İşlem Destek Sistemleri. Yönetim Destek Sistemleri

Transkript

1 Veri İşleme Sistemi İşlem Destek Sistemleri Süreç Kontrol Sistemi Bilgi Sistemleri Ofis Otomasyon Sistemi Yönetim Bilgi Sistemi Yönetim Destek Sistemleri Karar Destek Sistemi Üst Yönetim Bilgi Sistemi 18 Aralık

2 Daha çok işletmenin operasyonel seviyesindeki (alt kademe) yöneticilere hizmet verir. Operasyonel seviyedeki görevler, kaynaklar ve amaçlar önceden tanımlanmıştır, bu nedenle alınan kararlar yapısal kararlardır. 18 Aralık

3 İşletme içindeki ham veriyi işlemek İşletme veri tabanını güncellemek Ofis iletişimini gerçekleştirmek Endüstriyel süreçlerin etkin bir biçimde kontrol edilmesini sağlamak İşletme verimliliğini desteklemek 18 Aralık

4 1. Veri İşleme Sistemleri 2. Süreç Denetim Sistemleri 3. Ofis Otomasyon Sistemleri 18 Aralık

5 İşletmenin yürütmesi gereken günlük ve rutin işlemleri kaydeden, işleyen, güncelleştiren bilgisayarlı sistemlerdir. Bu sistemdeki işlemler, işlem yükü ve hacmi çok yüksek olan, tekrar eden işlemlerdir. Olay Veri girişi Geri bildirim Veri girişi Geri bildirim Veri İşleme Sistemi Programı Raporlar Veri İşleme Sistemlerinin Yapısı 18 Aralık

6 Veri İşleme Sisteminde veriler 2 türlü işlenir: Doğrudan işleme (immediate/on line processing): İşlemler yapıldıkları anda sisteme girilir ve kaydedilir, veri tabanı hemen güncellenir. Maliyetli, ancak hızlı bir veri işleme yöntemidir. Parti işleme (batch processing): İşlemler belli bir zaman süresince gruplanır, süre bitiminde sisteme ardarda girişleri yapılır. İşin niteliğine göre yöneticinin performansını etkileyebilir. Hangi işleme sisteminin kullanılacağına işin niteliğine göre karar verilmelidir. 18 Aralık

7 Müşteri Ana Dosyası Posta Siparişleri (parti işleme) Telefon Siparişleri (doğrudan işleme) 18 Aralık

8 Geri bildirimleri dikkate almak suretiyle işletmedeki endüstriyel süreçlerde ortaya çıkan veya çıkabilecek olan aksaklıkları saptar ve bunlar üzerinde düzeltme, yeniden tasarım ve güncelleme işlemlerini yapar. 18 Aralık

9 Ofis çalışanlarının verimliliğini arttırmak amacıyla tasarlanmış olan sistemlerdir. İşletmede etkin iletişimi, veri ve bilgiye hızlı ulaşımı ve paylaşımı gerçekleştirerek işlerin etkin, verimli ve hızlı olarak yapılmasını sağlar. Kelime işlemci Elektronik/sesli posta Belge kopyalama, iletme Görüntü işleme Elektronik takvimleme Telekonferans Masaüstü yayıncılık 18 Aralık

10 Yönetimin etkili karar vermesine yardımcı olmak amacıyla bilgi sağlayan ve destek olan bilgi sistemleridir. Yönetim destek sistemleri stratejik (üst) ve taktik (orta) seviyedeki yöneticilerin karar verme gereksinimlerini destekler. 18 Aralık

11 Planlama, denetleme ve düzeltici faaliyetler için geliştirilmiş; üretim, pazarlama, insan kaynakları, finans ve muhasebe gibi işletme işlevlerine ilişkin bilgileri çeşitli araçlar aracılığıyla yöneticilere sunan bir sistemdir. 18 Aralık

12 YBS nin tasarım amacı bilgi üretmek, sorgulamalara cevap vermek hatta bilgiler arasındaki ilişkileri kurmak olmuştur. Yönetici ve bilgisayar arasında çift yönlü bir akış bulunmaktadır. Veri işleme sistemindeki kullanıcı nın yerini YBS de yönetici almıştır. YBS genellikle taktik seviyede yapısal kararların desteklenmesine yönelik bir sistemdir. Büyük ölçüde organizasyonun içindeki değişkenlere odaklanır, dış parametrelerle çok ilgilenmez. 18 Aralık

13 Üretim Pazarlama YBS İK Finans Muhasebe 18 Aralık

14 Üretim Bilgi Sistemi İşletmede üretilen malların ve hizmetlerin ve bunlara ilişkin girdilerin işletme içindeki fiziksel akışlarına ilişkin bilgileri sağlamaya yönelik bilgileri üretir ve dağıtır. Bu bilgiler: üretim teknolojisi planlama ürün geliştirme talep öngörüleri siparişler ve ambar bilgileri stok ve kalite kontrol süreç kontrol üretim maliyetleri satınalma 18 Aralık

15 Pazarlama Bilgi Sistemi Ürün ve hizmetlerin üreticiden tüketiciye doğru akışını yöneten faaliyetlere ilişkin bilgileri üretir ve dağıtır. Bu bilgiler: satış planlaması reklâm ve tanıtım pazar payı ve satış gücü performansının değerlendirilmesi fiyatlama, satış ve karlılık analizleri satış öncesi ve sonrası hizmetler müşteri memnuniyeti 18 Aralık

16 İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi İnsan kaynakları bilgi sistemleri yöneticilere gerek insan kaynaklarının yönetimi ile ilgili güncel bilgiler sunmak, gerekse insan kaynaklarının yönetimi ile ilgili alınan kararları etkilileştirmek suretiyle yardımcı olur. İnsan kaynakları bilgi sistemi; İstihdam Personel değerlendirme İş analizi ve tasarımı Personel eğitimi ve geliştirme Resmi kurumlar için rapor üretme Personel aylıkları ve ödemelerin yönetimi 18 Aralık

17 Finansman Bilgi Sistemi Finansman bilgi sistemleri finansmandan sorumlu yöneticilere işletmeye en uygun maliyetle kaynak bulunması ve kaynakların tahsisi ve kontrolüyle ilgili destek sağlayan sistemlerdir. Aşağıdaki konulara ilişkin bilgileri sağlamaktadır: mali analiz parasal kaynakların tedariki parasal kaynakların uygun işletme varlıklarına yönlendirilmesi parasal kontrol ve denetim 18 Aralık

18 Muhasebe Bilgi Sistemleri Muhasebe, isletmenin varlıkları ve kaynakları üzerinde değişme yaratan mali nitelikteki işlemleri kaydetme, sınıflandırma, özetleyerek rapor etme, analiz etme ve yorumlama bilim ve sanatıdır. Muhasebe bilgi sistemi bu sürece ilişkin tüm verileri yönetimin hizmetine sunmaktadır. 18 Aralık

19 VİS tek bir fonksiyonel alanı desteklerken, YDS tüm fonksiyonel alanlar arasındaki bilgi akışını bütünleştirir. Bütünleşik karakteri nedeniyle YDS yöneticinin bilgi gereksiniminin karşılanmasında daha büyük bir esneklik sağlar. YDS yönetimin tüm seviyelerine bilgi sağlarken, VİS sadece operasyonel seviyeye destek vermektedir. VİS nin çıktısı YDS nin girdisidir, yani YDS için veri tabanı oluşturur. 18 Aralık

20 VİS YDS Dosyaları YDS Sipariş dosyası Ana Üretim dosyası Sipariş işleme sistemi Kaynak işleme sistemi Satış Verisi Ürün Maliyet Verisi Ürün Gelişim Verisi YBS Raporlar Genel muhasebe sistemi Harcama Verisi Yöneticiler Muhasebe dosyası 18 Aralık

21 Planlı ya da Periyodik Raporlar (Periodic Reports) (günlük, haftalık, aylık, yıllık) Örn: Bordro, günlük üretim ve satış raporu. Kilit-Gösterge Raporları (Key-Indicator Reports): Yöneticinin kritik olarak nitelendirdiği faaliyetlerin, önceki dönemlerle karşılaştırmalı olarak sunulduğu raporlardır. Örn: Karşılaştırmalı mali tablolar, 3 aylık satış raporları 18 Aralık

22 Talep raporları (Demand Reports): İstek üzerine üretilen raporlardır. Örn: Belli bir birim için stok seviyesi, çalışma saatleri, belli bir müşteriye gönderilen mal miktarı Olağanüstü Raporlar (Exception Reports): Normalden ya da bir plandan sapmaları göstermek için üretilen raporlardır. Yöneticinin dikkatini çeken, uyaran raporlardır. Örn: Minimum stok seviyesi altında kalan malzeme ve ürün raporları, haftada 40 saatten fazla çalışan personel listesi, belli bir zaman aralığında hiç kullanılmayan malzeme ya da makineleri gösteren raporlar 18 Aralık

23 İşin büyümesinde kolaylık sağlar. Bir Bilgi işleme sistemi kurulduğunda esaslı değişikliklere gereksinim olmadan faaliyetleri genişletme olanağı tanır. Pazarın genişlemesi (müşteri sayısının artması) durumunda sadece bellekte yapılacak kapasite arttırımı ile problem çözülür, rekabet gücü artar. Ofis personelini azaltır. Sistem analisti ve programcı gibi teknik eleman dışında diğer ofis personeline gereksinimi azaltır. Bilgi işleme maliyetlerini azaltır. Bazı kararların otomasyonunu sağlar. Operasyonel seviyedeki bazı kararlar otomatik olarak alınabilir. Sipariş zamanı, yakıt gereksinimi gibi. Daha fazla ve daha nitelikli bilgi sağlar. 18 Aralık

24 Organizasyonun taktik ve stratejik seviyedeki yöneticilerine hizmet sunar. Çabuk değişen yapısal ve yapısal olmayan nitelikteki sorunların çözümünde veri ve modeller kullanmak suretiyle karar alıcıya yardımcı olan etkileşimli bilgisayar sistemleridir. 18 Aralık

25 Bu sistemlerde karar alma işlevinde arttırmaktan çok, geliştirmek amaçlanmaktadır. Verimlilik: Bir işi önceden belirlenen performans kriterleri içinde yapmak. Zaman, maliyet ve çabanın en aza indirgenmesi amaçlanır. Etkililik: Bir işin yapılması ile ilgili olarak ne yapılması gerektiğini belirlemek ve seçilen kriterlerden en uygun olanını gerçekleştirmektir. 18 Aralık

26 Geleceği planlamaya yönelik olarak yarı yapısal ve yapısal olmayan kararların alınmasında kullanılır. Kullanıcının kontrolü altında ve kullanıcı etkileşimlidir. İç ve dış verileri kullanır. Veri ve model tabanlarına erişimlidir. Değişen şartlara ve karar durumlarına uyum sağlayabilir. Düzensiz ve planlanmamış zaman aralıklarında da kullanılabilir. Hedef arama işlevi vardır. What-If analizleri yapabilir. 18 Aralık

27 Bu sistemler örgütün stratejik düzeyine hizmet sunar. Başta genel müdür ve yönetim kurulu üyeleri olmak üzere, işletmenin unu, unu, değerlerini ve stratejilerini belirleyen kişiler için oluşturulmaktadır. Tamamen stratejik, karmaşık ve öngörülemeyen ve önceden planlanamayan kararların alınmasında kullanılan bilgi sistemleridir. 18 Aralık

28 Yeni vergi yasaları veya rakip firmalar gibi dış parametreler hakkındaki verileri birleştirmeyi amaçlar. YBS ve KDS nin ürettiği bilgileri de kullanır. Kritik bilgileri özetler ve izini sürer. 18 Aralık

29 Grafikseldir. Kullanımı kolaylaştıran arayüzlere sahiptir. Geniş bir bakış açısı sağlar. Tercihe bağlı olarak detaylara doğru genişler. Çok sayıda veri kaynağını bütünleştirir. 18 Aralık

30 ÜBS Terminali Menüler Grafikler İletişim Yerel İşleme İç Veriler VİS/YBS verileri Finansal veriler Ofis sistemleri Modelleme Analiz Dış Veriler İnternet Çeşitli raporlar 18 Aralık

31 Üst Yönetim Bilgi Sistemleri Karar Destek Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri İşlem Destek Sistemleri

32 Olumlu etkiler: Küresel, ulusal ve organizasyon içi iletişimin niteliğinde artış Rekabet avantajı Örgütsel gelişim ve işbirliği (sinerji); takım çalışması yeteneğinde artış; departmanlar arası koordinasyonun sağlanması; örgütsel verimliliğin artması Kurumsallaşma; bürokrasinin azalması Lojistiğin güçlenmesi, outsourcing olanakları yaratma; hizmet hızı ve kalitesinde artış Müşteri ilişkilerinde yakınlaşma Maliyetlerde azalma Pazardaki yeni fırsatlardan haberdar olma; yeni ürün geliştirme ; pazarlama olanaklarındaki artış Satın alma sistemlerinin bir merkezde toplanması Sipariş İşlemlerinde kolaylık Etkin stok ve envanter yönetimi 18 Aralık

33 İyi tasarlanmamış ve yetersiz teknoloji ile çalışan bilgi sistemlerinin yaratabileceği olumsuz etkiler: Gereksiz veri paylaşımı nedeniyle zaman kaybı, aşırı yükleme İletişim ve bilgi sisteminde teknik sorunlar Yetersiz denetim mekanizması Güvenlik sorunları (şifreleme) Alt yapı sorunlarından kaynaklanan eşitsizlikler (teknik elemanların örgütte ayrıcalıklı pozisyonlara gelmesi) Yasal sorunlar (elektronik sözleşmeler/elektronik imza sorunları; vergi sorunları) Birden fazla sanal organizasyonda yer alan işletmeler nedeniyle oluşan güven sorunları ve iş çevresinin karmaşıklaşması Aldatıcı reklam ve haksız rekabet 18 Aralık

34 Sanal Organizasyonlar E-İşletme E-Ticaret E-Devlet 18 Aralık

35 Belli bir alanda uzmanlığa sahip olan işletmelerin geçici ortaklığıdır, özel bir proje çalışması için bir araya gelirler. Coğrafi yerleşim söz konusu olmadan bilgisayar ağları yardımıyla işletilmektedirler. Özellikleri: Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yoğun kullanımı İnformal iletişim Yüksek güven düzeyi gereksinimi Hiyerarşiden çok, bilgi ve yeteneğe dayanan ilişkiler Yüksek uyum yeteneği 18 Aralık

36 Bir işletmede gerçekleşebilecek tüm işletme süreçlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve işletme içi ve dışı fonksiyonlar arasında gerçekleşmesi gereken işlemlerin tamamının internet teknolojileri kullanarak gerçekleştirilmesidir. 18 Aralık

37 Ürün veya hizmetin üretimi, tanıtımı, satışı, ödemesi ve dağıtımının bilgisayar ağları (internet) aracılığıyla yapılması olarak tanımlanabilir. Süreç: Ticaret öncesi firmaların ve tüketicilerin elektronik ortamda bilgilenmesi ve araştırma yürütmesi, Firmaların ve tüketicilerin elektronik ortamda buluşması, Ödeme sürecinin yerine getirilmesi, Taahhüdün yerine getirilmesi, mal veya hizmetin müşteriye teslimi, Satış sonrası bakım, destek, vb. hizmetlerin temin edilmesi. 18 Aralık

38 Sınıflandırma: Şirketler Arası Elektronik Ticaret Şirket-Tüketici Arası Elektronik Ticaret Şirket-Kamu İdaresi Arası Elektronik Ticaret 18 Aralık

39 18 Aralık

40 Elektronik Devlet: Bilgi sistemlerinin kamu hizmetlerinin daha hızlı sunulması, yaygınlaştırılması, doğru ve yeterli bilgi sağlanması ve işletme giderlerinin azaltılması amacıyla kullanılmasıdır. Amaçları: Devletin şeffaflaşması, Devletin hızlı ve etkin bir şekilde işleyişinin sağlanması, Her düzeyde vatandaşın yönetime katılımının sağlanması, Kurumlar arası bilgi alışverişinin sağlanarak iş ve veri yinelemesinin önlenmesi, Kamunun hizmet verdiği vatandaşların yaşamalarının kolaylaştırılması, Karar vericilerin bilgiye dayalı karar verme süreçlerinin geliştirilmesi ve hızlandırılması 18 Aralık

41 Uygulama alanları: Sosyal yardım ve transferler Kamu bilgilerine erişim Kurumlar arası, kurum içi, vatandaş-kurum, şirketkurum arası iletişim Vergi tahakkuku (vergi miktarının belirlenmesi), ödemeler Kamu alımları Uluslar arası ticaret, gümrükler Yasaların uygulanması Sağlık, eğitim, ortak kütüphane servisleri 18 Aralık

42 Bilginin etkin ve tam olarak paylaşımı Kullanıcının teknoloji kullanma yeteneğinin arttırılması Envanterin ve elektronik transferlerin nitelik ve niceliklerinin belirlenmesi Yatırım planlaması Bölgesel gelişmişlik düzeyinin arttırlması 18 Aralık

43 1. İşletme Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması a. Süreç Yenileme: Maliyet, kalite, hizmet, hız gibi performans değerlendirme ölçütlerinde iyileştirme ve gelişmeler yaratmak amacıyla iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve yeniden tasarlanmasıdır. Yerleşmiş fikir ve uygulamalardan tamamen vazgeçip, herşeye yeniden başlamayı hedefler. Stratejik vizyon gerektirir. Amaç maaliyet üreten faktörleri en aza indirip, değer katan faktörleri maksimuma çıkarmaktır. Faydaları: daha iyi ürün ve hizmet sunma süreçlerin iyileştirilmesi, etkin yönetim örgüt hiyerarşisinde daha az kademe (yalın) 18 Aralık

44 b. İş Akış Yönetimi: Dökümanların, bilgilerin ve işlerin bir yerden başka bir yere kolaylıkla ve etkili bir şekilde hareketini sağlayan prosedürleri düzenli hale getirme sürecidir. Faaliyet ve süreçlerin kontrol ve koordinasyonunu sağlar. Malzeme akışı (hammadde ürün) Bilgi akışı (organizasyon içi) Müşteri ve tedarikçilerle etkileşim 2. Toplam Kalite Yönetimi Yaklaşımıyla Yeniden Örgütlenme: TKY müşteri isteklerini herşeyin üstünde tutan, organizasyonda müşteri ve kalite odaklı kültür yaratan bir sistemdir. 18 Aralık

45 TKY nin 3 temel prensibi: 1. Müşteri odaklılık 2. Sürekli gelişim 3. Bütünleşik yaklaşım TKY de bilgi sistemleri verimliliği arttırmak, kaliteyi geliştirmek, rekabet avantajı elde etmek, sunulan hizmeti geliştirirken maliyetleri azaltmak amacıyla kullanılmaktadır. 18 Aralık

46 Bilgi Sistemi Geliştirme Nedenleri: Rekabet (işletme maliyetlerini düşürme isteği) Büyüme (varolan BS nin yetersiz kalması) Yasa ve yönetmeliklerdeki değişmeler Sistem geliştirme bilgi gereksinimlerinin belirlenmesini ve bunun giderilmesi için ne tür bilgisayar sistemine ve teknolojiye ihtiyaç olduğunun saptanmasını, sistemin nasıl işleyeceğine ilişkin ayrıntılı tasarım yaratılmasını, tasarımın kullanıcı birimlerce benimsenmesini, uygun yazılımların geliştirilip sınanmasını ve uygulanmasını içeren bir süreçtir. 18 Aralık

47 İş Ortamının Gereksinim Duyması Sistem Geliştirme Süreci Bilgi Sistemi İş Ortamının Değişmesi Bilgi Sistemi Geliştirilmesinde 4 model söz konusudur: Geleneksel Sistem Yaşam Çevrimi Prototipleme Uygulama Yazılım Paketleri Son Kullanıcı Geliştirmesi 18 Aralık

48 Geliştirme Aşamaları Yapılan İşler 1 Başlangıç Ön araştırma Mevcut prosedürler 2 Fizibilite çalışması Alternatif sistemler Maliyet tahminleri 3 Sistem analizi Mevcut prosedürlerin ayrıntıları Kullanıcı gereksinimleri 4 İhtiyaç analizi Veri toplama (hacim, girdi-çıktı, dosyalar, vb.) Sınır belirleme 5 Tasarım 6 Özellikler 7 Programlama İdeal sistemi geliştirme İdeal sistemi kabul edilebilir kılmak için gereken düzeltmeler İşlem mantığı Dosya tasarımı Girdi-çıktı Programlama gerekleri Elle yapılacak işlemler Birim testleri 8 Kontrol Birleştirilmiş modül testleri Kabul edilebilirlik testleri 9 Eğitim 10 Dönüştürme ve kurma Bakım 11 İşletim Nitelik yükseltme 18 Aralık

49 Yaşam çevriminin en yaratıcı ve zor bölümü yeni sistemin tasarımıdır (5.aşama). Bu nedenle organizasyonun yapısını, iç ve dış çevresini, amaç ve hedeflerini, gereksinimlerini belirlemek, ayrı ayrı yöneticilerin gereksinimlerini anlamak için bir araştırma yapılır. Bu araştırma, sistem analizini temel almaktadır. Bu yaklaşımda sistem geliştirme süreci sıkı bir denetimi öngörmektedir. Denetim, her aşamada istenen belgeler ve raporlarla sağlanmakta ve ancak bu raporlar onaylandıktan sonra bir sonraki aşamaya devam izni verilmektedir. Avantajı: Kullanıcılar sistematik bir disipline sokulmakta ve kalite ve standardizasyon önem kazanmaktadır. Dezavantajı: Aşırı rapor üretimi nedeniyle hedeflere ulaşmada gecikmeler olabilmektedir. 18 Aralık

50 İşletmelerde çoğu zaman geleneksel yaşam çevrimindeki gecikmenin önüne geçmek için denilen ve gerçek gereksinmelerin öğrenilebilmesini sağlayan bir model kullanılmaktadır. Bu yaklaşımın aşamaları şunlardır: 1. Kullanıcının bilgi gereksinmeleri saptanır. 2. Bu gereksinmeleri karşılayacak hızlı bir prototip geliştirilir. 3. Kullanıcılar prototip sistemde deneyim kazanır. 4. Deneyimlerin ışığında sistemin gereksinimleri karşılayıp karşılamadığı test edilir. 5. Prototip hızlı olarak uygun biçimde değiştirilir ve 5. maddeler arası gerektiği kadar tekrar edilir. 7. Sistem verimlilik ve tamlık için yeniden geliştirilir. Avantajı: Kullanıcıların geliştirme sürecine erken katılımı dolayısıyla sistemin kabul edilebilirlik şansının yükselmesi Dezavantajı: Kullanıcıdan geliştirme sürecine daha fazla zaman ayırması istenir. 18 Aralık

51 Bu modelde piyasada hazır olarak satılan paket programlardan biri alınarak, işletme gereksinimlerine uyarlanmaktadır. Avantajı: İşletmenin kaynak ve zamanlama problemine yardımcı olur. Teknik riskler azalır. Dezavantajı: Doğru yazılım programının seçilmesi büyük önem taşır. 18 Aralık

52 Sistemin profesyonellerce değil, son kullanıcılarca geliştirilmesi söz konusudur. Bu yaklaşımda tablolama (excel), veritabanı (access) veya rapor yazma (word) gibi paket programlarla kullanıcıların kendi uygulama programlarını geliştirmeleri beklenmektedir. Avantajı: Kullanıcıya özel Dezavantajı: Tepki süresi, uzun dönemli kullanım, diğer projelerle ilinti ve bakım gibi faktörlerde olan ortamlarda kullanılmalıdır. 18 Aralık

53 Sistem geliştirme yaklaşımlarının öncelikleri: 1. Geleneksel sistem yaşam çevrimi: Denetim 2. Prototipleme: Bilgi 3. Uygulama yazılım paketleri: Kaynak ve zamanlama 4. Son kullanıcı geliştirme modeli: Tepki verme 18 Aralık

54 1. Mevcut sistemin işletimi ve bakımı 2. Mevcut sistemin kalite yönünden iyileştirilmesi 3. Yeni bilgi sistemlerinin geliştirilmesi 18 Aralık

55 Bilgi İşlem Birimi İdari Destek Sistem Geliştirme Uç-Kullanıcı Hizmetleri İşletim Teknik Destek Veritabanı Yönetimi Sistem Analizi Bilgisayar İşletmeni Sistem Programlama Sistem Tasarımı Ağ İşletmeni Ağ Tasarlama Uygulama- Programlama Veri Hazırlama Standartlar Yöntemler Sistem Değerlendirme 18 Aralık