Bulut ta Raporlama Bulut ta Kurumsal Performans Yönetimi kurumunuz için uygun mu?

Transkript

1 Bulut ta Raporlama Bulut ta Kurumsal Performans Yönetimi kurumunuz için uygun mu?

2 Bulut ta Raporlama Bulut ta Kurumsal Performans Yönetimi kurumunuz için uygun mu? Kurumsal performans yönetimi uygulamaları: İş performansında şeffaflık Kurumsal Performans Yönetimi (KPY) uygulamaları, üst düzey karar vericilerin kurumlarının geçmişteki, günümüzdeki ve gelecekteki kârlılık ve performansı hakkında fikir edinmelerine olanak tanıyan, finansal ve operasyonel bilgi sağlayan entegre araçlardır. Kurumun performansı hakkında derinlemesine bilgi edinmek için yöneticiler, geçmiş bilgiler ve güncel sonuçlar hakkında bilgi veren bir performans yönetim platformuna; ayrıca geleceğin yönetilmesine ve planlanmasına yardımcı olacak tahmin temelli analitik yaklaşımlara ihtiyaç duyarlar. KPY uygulamaları, finans birimlerine finansal kapanıştaki bilgi toplamadan yasal raporlama, yönetim raporlaması, planlama ve bütçelemeye kadar çok çeşitli konularda süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olur. Doğru kurulmuş ve yapılandırılmış bir KPY platformu ile kurumlar, işletmelerinin durumlarını başarılı bir şekilde ölçebilmek için, kapanış dönemlerinde genelde hataya açık olan Excel tabloları, manuel raporlama, e-posta ile iletişim ve telefon görüşmeleri gibi kanallara mecbur kalmazlar. Özetle, tüm veriler insan hatasına karşı korunmuş güvenilir ortak bir yerde toplanır. KPY uygulamalarını buluta taşımak artık daha da basitleşti. Hatta son 10 yılda kurumlarda KPY bulut çözümlerine önemli bir geçiş olduğu gözlemlenmiştir. Birçok CFO ve CIO artık bulut tabanlı uygulamaların pek çok avantajını benimsemektedir. 2 PwC

3 Bulut ta KPY in Faydaları Bulut, karmaşık finansal raporlama için benzer özelliklere sahip kurum içindeki (on-premise) KPY çözümlerine göre yatırım maliyeti daha düşük olan ölçeklenebilir bir model sunar. Bulut tabanlı çözümler temel muhasebe süreçlerini otomatikleştirerek, dönem sonu kapanış süresinden tasarruf etme ve manuel işlemlerle ilgili hata riskini azaltma potansiyeline sahiptir. Bir kurumun bilgi teknolojileri (BT) sistemlerini (KPY platformları da dahil olmak üzere) buluta geçirmesinin faydaları; Daha kısa geliştirme süresi Daha düşük danışmanlık ücretleri Daha geniş coğrafyadan erişim Yazılım sağlayıcı tarafından gerçekleştirilen gerçek zamanlı yamalar ve güncellemeler Yatırım maliyeti yerine bir işletme gideri olarak aylık üyelik ücreti Daha az kurulu BT yatırımı ihtiyacı olarak listelenebilir. Kurum içindeki (on-premise) KPY uygulamalarında; Kurumlar yazılımların bir veya birden fazla sunucu üzerinde, farklı ortamlarda bakımını yapmak zorundadır. Kurumun BT ve Finans birimleri bunları yönetmek için yeterli kaynağa sahip olmak zorundadırlar. Bu yapılardaki birçok değişikliği yönetebilmek için çoğu zaman dış danışmanlara ve kurum içinde BT yöneticilerine ihtiyaç vardır. Güncel ve yeni özelliklerden, güvenlik yamalarından ve yeni teknolojilerle uyumluluk getiren geliştirmelerden yararlanmak için yazılım her iki üç yılda bir maliyetli bir sürüm yükseltme işlemine ihtiyaç duyabilir. Bu, uzun süren ve yoğun emek isteyen bir uygulama geliştirme süreci ve yeni donanımlar gerektiren maliyetli bir yatırım anlamına gelebilir. Bu masrafların tümü yatırım harcamaları olarak kabul edilir ve yıllar boyu Kurum Bilançosu nda yer alabilirler. Bu konular dikkate alındığında KPY ni buluta taşımak kurumlar için gerçekten önemli hale gelebilmektedir. Bulut ta Raporlama 3

4 Bulut ta KPY in potansiyel riskleri Bununla birlikte, bulut tabanlı KPY uygulamalarının potansiyel dezavantajları da vardır. Bunlar arasında; kritik verilerle ilgili gizlilik ve güvenlik kaygısı, bulut tabanlı raporlama sistemlerinin karmaşık finansal veya operasyonel raporlama süreçleriyle başa çıkamama olasılığı ve bu tür kritik sistemlerin bakımının üçüncü parti yazılım sağlayıcılar tarafından yapılmasından dolayı dış kaynak kullanımı riski yer alıyor. Ayrıca, bazı bulut tabanlı KPY uygulamalarının özelleştirilebilmesi sınırlı olabilmektedir. İki şirketin mali açıdan birbirine yakın kapanış, bütçeleme ve raporlama süreçlerinin olması çok nadirdir. Bu nedenle, genellikle KPY uygulamalarının kuruma özel konfigüre edilmesi gerekir. Geniş kapsamda konfigüre edilebilme esnekliği bazı bulut tabanlı KPY uygulamalarında sınırlıdır. Bu olası sınırlamalar göz önüne alındığında, buluttaki KPY, tüm kurumlar için henüz en doğru çözüm olmayabilir. Bulut tabanlı KPY sistemlerinin birçoğu halen gelişim aşamasındadır. Kurum içindeki (on-premise) KPY sistemlerinin sahip olduğu büyük ve çoklu şirket yapılarının daha kolay yönetimi, çok para birimli raporlama yapıları gibi birçok özellikten bazıları bulut KPY sistemlerinde eş güçte değildir. Yüksek sayıda kullanıcı, yüksek sayıda şirket ve farklı raporlama yapıları içinde barındıran KPY mimarisine sahip kurumlar için bulut henüz en uygun çözüm olmayabilir. 4 PwC

5 Bulutta KPY hizmetinin artık sizlere sunulan yeni bir alternatif olduğunu göz önüne alırsak, kurumunuz için bulutta KPY ile raporlama doğru bir çözüm müdür? Bu sorunun cevabı kurumdan kuruma göre değişebilecek çeşitli faktörlere bağlıdır. Bulut ta KPY şu durumlarda kurumunuz için doğru çözüm olabilir: Excel tabloları standart konsolidasyon aracı ise Excel tabloları finansal verilerde önemli tutarsızlıklara neden oluyorsa Günlük ve tekrarlanan raporlama işlemleri gününüzü tüketiyorsa Muhasebe yazılımınız sınırlı fonksiyonundan dolayı farklı vergi oranları, para birimi vb. gibi konularda raporlama sürecinizi engelliyorsa Verilerdeki istenmeyen değişiklikler engellenemiyorsa Rapor ve veri denetim izini incelemek neredeyse imkansızsa Manuel veri girişinden dolayı ekibiniz, son veri güncellemesinin kim tarafından, ne zaman ve neden yapıldığını sürekli sorgulamak zorunda kalıyorsa Mevcut bir konsolidasyon veya raporlama aracınız yoksa veya yukarıdaki faktörler kurumunuz için geçerliyse, bulutta KPY değerlendirebileceğiniz önemli bir seçenektir. Bulutta KPY nin göreceli olarak düşük maliyeti, finans ekipleri için erişim kolaylığı, düzenli ve kontrollü konsolidasyon ve/veya raporlama süreci ve verinin gelişmiş güvenliği ile ilgili tüm faydaları kurumunuzca dikkate alınmalıdır. Bulutta KPY şu durumlarda kurumunuz için uygun olmayabilir: Aktif kullandığınız büyük bir KPY mimariniz varsa (100 den fazla kullanıcıya sahipseniz) Uygulamalarınızda dahili ve harici raporlama için geliştirilmiş yoğun özelleştirmeler varsa Birden fazla ülkede, küresel konsolidasyona dönüşen alt konsolidasyon süreçleriniz varsa Kurumunuzda birden fazla para birimi, yüksek sayıda şirket veya karmaşık grup içi işlemleriniz varsa Senaryo analizleri (what-if) ve raporlama yapısındaki değişikliklerden dolayı geçmiş rapor yapısının arşivlenerek mevcut rapor yapısı ile yoğun şekilde karşılaştırılma ihtiyacı varsa Kurum içi diğer sistemler ile kimlik doğrulama, ana veri ve veri üzerinde gerçek zamanlı entegrasyon ihtiyacı varsa Bu faktörlerin çoğu kurumunuz için geçerliyse, henüz bulut için iyi bir aday olmayabilirsiniz. Özetle bulut, büyüklükleri ne olursa olsun çoğu kurum için geleceğin yöntemi olacak gibi görünse de, henüz kurum içindeki (onpremise) KPY uygulamalarının başlıca fayda ve işlevselliğinin tamamı bulut çözümlerinde bulunmamaktadır. Bu durum özellikle karmaşık raporlama süreçlerine sahip kuruluşlar için geçerlidir. Bulut ta Raporlama 5

6 Bununla birlikte, bulutta KPY uygulamalarını kullanmak siyah beyaz bir karar değildir, potansiyel bir üçüncü aday karma KPY yaklaşımı dır. Karma bulut ve kurum içindeki KPY araçlarının kullanımı, şu durumlarda kurumunuz için doğru olabilir: Kurumunuz aktif bir şekilde KPY uygulaması kullanıyorsa Kurumunuzda orta büyüklükte bir kullanıcı potansiyeli varsa (50 veya daha az lisanslı kullanıcı) Birkaç karmaşık hesaplama, hiyerarşi veya raporlama yapısı gibi nispeten basit bir muhasebe düzeneğine ihtiyacınız varsa Kurumunuz bulut tabanlı planlamayla ilgileniyor ancak buluttaki finansal konsolidasyon ve raporlama yeteneklerinden henüz emin değilse Kurumunuz, kurum içi araçlar için gerekli olan lisanslama ve danışmanlık ücretlerinden tasarruf etmek istiyorsa Bu faktörlerin çoğu kurumunuz için geçerliyse, karma KPY mimarisi vasıtasıyla bulut yaklaşımı düşünebilirsiniz. Örneğin, kurumunuz bulut tabanlı planlamadan yararlanabilir, ancak bulut tabanlı finansal konsolidasyon veya raporlamayı kullanmayabilir. Konsolidasyon ve raporlama yetenekleri kurum içindeki KPY uygulamalarında kalabilir, ancak planlama işlevlerini buluta taşıyarak maliyetleri azaltabilirsiniz. Birçok kurum, bulut tabanlı KPY uygulamaları ihtiyaçlarına daha iyi cevap verene kadar karma bir yaklaşım benimsemektedir. 6 PwC

7 Sonuç İş süreçlerinin klasik hesap tablolarıyla tamamen manuel yöntemlerle konsolidasyonu ve planlanması (Örneğin; Excel gibi çözümler aracılığıyla) çoktan geçmişte kaldı ve tamamen kurum içinde yönetilen KPY uygulamalarının geçerliliği zaman geçtikçe azalmaktadır. BT altyapısının ve yazılım lisans bedelinin yüksek maliyeti, karmaşık ve pahalı kurum içi (on-premise) veya Excel tabanlı modellere alternatif arayan küçük ve orta ölçekli kurumlar için oldukça zorlayıcı bir konudur. Düşük sahip olma maliyeti, sınırsız lisanslama, uyarlanabilen bakım ve destek, hızlı geliştirme ve yeniden kullanılabilir planlama modelleri içeren bulut çözümleri KPY uygulamalarının yöneldiği yeni bir alternatiftir. Bulut çözümlerinin tek başına veya kurum içi çözümlerle karma kullanımı tüm kurumların ilgisini çekse de mevcut haliyle küçük ve orta büyüklükteki kurumlara daha uygundur. Bulutun kurumlara sunduğu ölçeklenebilirlik, güvenilirlik ve fırsatlar, önümüzdeki yıllarda artmaya devam edecek ve buna daha erken adapte olan ve benimseyen organizasyonlar, trendin içinde erken yer almış olacak ve bu yatırımın geri dönüşü daha hızlı olacaktır. Bulut ta Raporlama 7

8 Daha fazla bilgi için bizimle iletişime geçin: Neslihan Soyer, Kıdemli Müdür Selman Çeltiker, Kıdemli Müdür PwC Turkey 2017 PwC Türkiye. Tüm hakları saklıdır. Bu belgede PwC ibaresi, her bir üye şirketinin ayrı birer tüzel kişilik olduğu PricewaterhouseCoopers International Limited in bir üye şirketi olan PwC Türkiye yi ifade etmektedir. PwC Türkiye, PwC Bağımsız Denetim ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik A.Ş., PwC Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. ve PwC Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. ticari unvanları ile Türkiye de kurulmuş tüzel kişiliklerden oluşan PwC Türkiye organizasyonunu ifade ve temsil etmektedir