FİNANSMAN.Net (SQL) V.4.03 KULLANIM KLAVUZU (HIZLI BAŞLANGIÇ) Zirve Bilgi Teknolojileri

Transkript

1 FİNANSMAN.Net (SQL) V.4.03 KULLANIM KLAVUZU (HIZLI BAŞLANGIÇ) 1 / 23

2 İçindekiler: 1. Programa Giriş Modüller Kısa Yol Tuşları Firma Girişi Kartların Açılması Diğer Tanımların Yapılması Açılışların Kaydedilmesi Fatura Girişi Fatura Yazdırma Gider Kayıtlarının İşlenmesi Cariden Tahsilat Cariye Ödeme Çek ve Senetlerin İşlenmesi Yedekleme Güncelleme Hesap Planının Oluşturulması Ticari İşlemler Tarafında Hesap Kodlarının Ouşturulması Entegrasyon Modülü Hesap Kodu Tablosunun Oluşturulması Entegrasyon / 23

3 1. Programa Giriş: Masa üstünde bulunan program kısa yolunu çift tıklayın. Açılan pencerede Kullanıcı Adı, Kullanıcı Şifresi bilgilerini girdikten sonra Firma Tanıtıcı Adı ve Yıl seçimini yaparak Tamam butonuna basın. (Not: Yeni yüklenmiş programlarda kullanıcı adları SERVER ve ZİRVE şeklindedir. SERVER için şifre bölümüne 1 yazılacaktır, ZİRVE için şifre belirtilmediği için bu bölüm boş geçilecektir. Yeni yüklenmiş programda firma açılmamış olduğundan Firma listesi boş gelecektir. Bu durumda firma tanıtıcı adı bölümünde F1 ile firma bilgileri sayfasına geçerek yeni firma açılacaktır.) 3 / 23

4 2. Modüllerin Tanıtımı: Ticari İşlemler: Firma Bilgileri Kendi firmanızın/firmalarınızın tanımının yapıldığı bölüm. (Not: Finansman veya Üretim Programı kullanan muhasebe bürolarında bu bölümde mükelleflerin firma bilgilerinin tanımları yapılacaktır.) Fatura Çeşitli türdeki (alış, satış, iade, gider..vb.) faturaların girildiği, bunlara ait diğer işlemlerin (inceleme, düzeltme, yazdırma..vb.) yapıldığı bölüm. İrsaliye Stok İşlemleri İrsaliye ve stok hareket fişlerinin girişlerinin ve diğer işlemlerin yapıldığı bölüm. Sipariş Sipariş ve tekliflerin girişlerinin ve diğer işlemlerin yapıldığı bölüm. Stok Stok kartlarının açıldığı ve bu kartlara ait hareketlerin izlendiği bölüm. Cari Cari kartlarının açıldığı ve bu kartlara ait işlemlerin yapılabildiği (ve diğer bölümlerden yansıyan işlemlerin incelenebildiği) bölüm. Kasa Kasa kartlarının açıldığı ve bu kartlara ait işlemlerin yapılabildiği (ve diğer bölümlerden yansıyan işlemlerin incelenebildiği) bölüm. Banka Banka kartlarının açıldığı ve bu kartlara ait işlemlerin yapılabildiği (ve diğer bölümlerden yansıyan işlemlerin incelenebildiği) bölüm. Çek/Senet Çek ve senetlerin giriş ve çıkışlarının, durum değişikliklerinin ve bunlara ait inceleme işlemlerinin yapıldığı bölüm. Ayarlar Kullanıcı tanımlarının yapıldığı, yetkilerin belirlendiği ve kullanıcı/firma bazında kullanım şeklinin ayarlandığı bölüm. Gider Gider kartlarının açıldığı ve bu kartlara ait hareketlerin izlendiği bölüm. Gelir Gelir kartlarının açıldığı ve bu kartlara ait hareketlerin izlendiği bölüm. Ajanda Program açıkken belirli tarih ve zaman noktasında istenilen uyarıların (program tarafından) verilmesinin sağlandığı bölüm. Servis Verilerin bakımının, eski programlardan veri aktarımının veya diğer dosyalardan (ör: excel) kart oluşturma işlemlerinin yapıldığı bölüm. Devir Aktif kullanımda olan firmanın yılları arasında kart ve/veya hareketlerin (açılış fişlerinin) aktarımının yapıldığı bölüm. Döviz İşlemleri Programa tanıtılan çeşitli para birimlerinin yerel para birimine göre kurlarının girildiği 4 / 23

5 bölüm (Not: USD, EURO gibi bilinen para birimleri için internetten otomatik kur güncellemesi yapılmaktadır.) Barkod Yazdırma Stok kartlarına ait barkod numaralarının girildiği ve bunlara ait barkod etiketlerinin yazdırılabildiği bölüm. Seri No/Detay Takip Stok hareketlerinde (fatura, irsaliye) kullanılan seri no, detay ve parametre özelliklerinin izlenebildiği ve bunlara ait işlemlerin yapılabildiği bölüm. Fiyat/KDV Değiştir Stok kartlarındaki çeşitli alanlarda (KDV yüzdesi, alış-satış fiyatları..vb.) toplu değişikliklerin yapılabildiği bölüm. Editör/Dilekçeler Metin (dilekçe..vb.) girişlerinin yapılabildiği ve kaydedilebildiği bölüm. Adres Etiket Firma bilgilerinde ve/veya cari kartlarda girilmiş olan bilgilerin (unvan, adres..vb.) çekilebildiği ve buna yönelik yazdırma işlemlerinin (ör: bayram tebriğinde kullanılan zarflara ait etiketler) yapılabildiği bölüm. Yardım Program kullanımına yönelik bilgilerin olduğu bölüm. Hakkında Yazılımcı firma iletişim bilgilerinin ve kullanılan versiyon hakkındaki bilgilerin olduğu bölüm. Muhasebe İşlemleri: Genel Muhasebe Muhasebe fişlerinin oluşturulduğu, bunlara yönelik muavin, mizan dökümlerinin alınabildiği, dönem sonu işlemlerinin yapıldığı bölüm. (Not: Bu bölüm hem ticari taraf hem de muhasebe işlemleri tarafındaki diğer bölümlerle entegre çalışmaktadır.) Bordro-Personel Personel kayıtlarının girildiği, bordro ve bildirgelerin otomatik olarak hazırlatılıp yazdırılabildiği (ve xml formatında internetten gönderilebildiği) bölüm. İşletme Defteri Basit usül defter tutulan firma kayıtlarının girildiği bölüm. Bu bölümün ticari işlemler bölümündeki modüllerle entegrasyonu yoktur (ancak muhasebe işlemleri bölümünde ilgili modüllerle entegrasyon mevcuttur). Müşavir Stok Genel Muhasebe ve İşletme Defterinde kayıt girilmesi sırasında stok fişlerinin (yine muhasebe işlemleri bölümünde) otomatik olarak oluşması sağlanır. Bu bölümde oluşan bu fişlerin inceleme ve raporlama işlemleri gerçekleştirilir. Demirbaşlar Sabit kıymet girişlerinin ve girilen bu kayıtlara yönelik diğer işlemlerin (raporlar, amortisman ayırma, muhasebe fişlerinin oluşturulması..vb.) yapılabildiği bölüm. 5 / 23

6 Serbest Meslek Makbuzu Program serbest meslek makbuzu kullananların (SMMM ve diğer serbest meslek erbabları) bu makbuzları oluşturdukları, yazdırma ve raporlama işlemlerini yaptıkları bölüm. Kira Entegrasyonu Firmaların kira bilgilerini girdikleri ve muhasebe entegrasyonunu yaptıkları bölüm. Müşteri Cari Takibi Müşavirlerin müşterileri (mükellefleri) ile borç-alacak işlemlerini kaydettikleri ve izledikleri bölüm. e-beyanname (Paket) Beyannamelerin oluşturulmuş olan xml kayıtlarını toplu bir paket haline dönüştüren ve buradan maliyenin ilgili sitesine gönderen bölüm. Ofis Otomasyonu Özellikle müşavirlik büroları için düzenlenen bu bölümde ofis içindeki işlerin paylaştırılması, tahakkuk ve ödemelerin izlenmesi, belgelerin elektronik ortamda tutulması sağlanmaktadır. KDV-1 Beyannamesi KDV-1 beyannamesinin hazırlandığı, yazdırıldığı, xml dosyasını oluşturulduğu ve tahakkuk fişinin kesildiği bölüm (genel muhasebe ve işletme defterindeki kayıtlara göre otomatik olarak oluşturulur veya istenirse manuel olarak doldurulabilir). KDV-2 Beyannamesi KDV-2 beyannamesinin hazırlandığı, yazdırıldığı, xml dosyasını oluşturulduğu ve tahakkuk fişinin kesildiği bölüm (genel muhasebe ve işletme defterindeki kayıtlara göre otomatik olarak oluşturulur veya istenirse manuel olarak doldurulabilir). Muhtasar Beyanname Muhtasar beyannamenin hazırlandığı, yazdırıldığı, xml dosyasını oluşturulduğu ve tahakkuk fişinin kesildiği bölüm (genel muhasebe ve işletme defterindeki kayıtlara göre otomatik olarak oluşturulur veya istenirse manuel olarak doldurulabilir). Geçici Vergi Beyannamesi (G) Geçici vergi beynannamesinin (gelir vergisi mükellefleri için) hazırlandığı bölüm. Geçici Vergi Beyannamesi (K) Geçici vergi beynannamesinin (kurumlar vergisi mükellefleri için) hazırlandığı bölüm. Gelir Vergisi Beyannamesi İlgili beyannamenin hazırlandığı bölüm. Kurumlar Vergisi Beyannamesi İlgili beyannamenin hazırlandığı bölüm. B-a Formu B-a formunun hazırlandığı, yazdırıldığı, xml dosyasını oluşturulduğu bölüm (genel muhasebe ve işletme defterindeki kayıtlara göre otomatik olarak oluşturulur veya istenirse manuel olarak doldurulabilir). B-s Formu B-s formunun hazırlandığı, yazdırıldığı, xml dosyasını oluşturulduğu bölüm (genel muhasebe ve işletme defterindeki kayıtlara göre otomatik olarak oluşturulur veya istenirse manuel olarak doldurulabilir). Ayarlar Muhasebe işlemleri kısmındaki modüllerin kullanımına yönelik ayar bilgilerinin girildiği bölüm. Entegrasyon Ticari taraftaki işlemlerin muhasebe fişlerinin otomatik olarak kesilmesinin sağlandığı ve bu fişlerde kullanılacak muhasebe hesap kodlarının programa tanıtıldığı bölüm. 6 / 23

7 3. Kısa Yol Tuşları: Ana menüde (hem ticari işlemler hem de muasebe işlemleri bölümünde) Program Kısayol Tuşları bulunmaktadır. Butona bastığınızda açılan pencerede programın her yerinde geçerli olan kısa yollar bildirilir (ör: Ctrl+X butonlarına birlikte basıldığında programdan doğrudan çıkış sağlanır). Bunun dışında hemen hemen bütün butonlarda (hem ana menüde hem de modüllerde) bir kısa yol atanmıştır. Bu kısa yol ya ilgili butonda parantez içerisinde belirtilmiştir ya da altı çizili harfe karşılık gelmektedir (ör: ana menüde F tuşuna bastığınızda Fatura modülü açılacaktır). Bunlara ek olarak Fatura, Stok ve Cari modül ekranlarında Kısayollar adında (sol alt köşede) bir işaret kutusu vardır, bu kutu tıklandığında yeni bir pencere açılmakta ve kullanılabilecek kısa yollar tanıtılmaktadır. (Not: Kullanım kolaylığı bakımından programın her yerinde aynı kısa yolların aynı işlevi görmesi sağlanmıştır.) 7 / 23

8 4. Firma Girişi: Yeni Firma butonuna basın. Firma Tanıtıcı Klasör Adı'nı ve Firma Unvanı'nı girin. Diğer bilgileri (adres, telefon..vb.) girdikten sonra Kaydet butonuna basın. Bu şekilde açtığınız yeni firmayı programa giriş ekranında (tanıtıcı klasör adına girdiğiniz bilgiye göre) seçebilirsiniz. 8 / 23

9 5. Kartların açılması: 5.1 Stok Kartı: Stok modülünde Yeni Stok Kartı butonuna basın, Stok Kodu program tarafından otomatik olarak verilir (istenirse kullanıcı tarafından değiştirilebilir). Stok Adı, 1. Birim ve varsa Alış / Satış Fiyatları girildikten sonra Kaydet butonu ile işlemi tamamlayın. 5.2 Cari Kartı: Cari modülünde Yeni Cari Kartı butonuna basın, Cari Kodu program tarafından otomatik olarak verilir (istenirse kullanıcı tarafından değiştirilebilir). Cari Adı ve (istenirse) diğer kart bilgileri girildikten sonra Kaydet butonu ile işlemi tamamlayın. 9 / 23

10 5.3 Kasa Kartı: Program kurulumu ile birlikte Merkez Kasa otomatik olarak gelir. Başka bir kasa kartı açmak için kasa modülündeki Yeni Kasa Kartı butonuna basın, Kasa Kodu program tarafından otomatik olarak verilir (istenirse kullanıcı tarafından değiştirilebilir). Kasa Adı ve (istenirse) diğer kart bilgileri girildikten sonra Kaydet butonu ile işlemi tamamlayın. 5.4 Banka Kartı: Banka modülünde Yeni Banka Kartı butonuna basın, Banka Kodu program tarafından otomatik olarak verilir (istenirse kullanıcı tarafından değiştirilebilir). Banka Adı ve (istenirse) diğer kart bilgileri girildikten sonra Kaydet butonu ile işlemi tamamlayın. 5.5 Gider Kartı: Program kurulumu ile birlikte GENEL GİDERLER (hem ana hem de detay düzeyde) otomatik olarak gelir. Başka bir gider kartı açmak için gider modülündeki Yeni Gider/Gelir butonuna basın, Gider Kodu, Gider Adı ve (istenirse) diğer kart bilgileri girildikten sonra Kaydet butonu ile işlemi tamamlayın. (Not: Finansman ve Üretim paketlerinde bu modüldeki kartlar istenirse hesap planından da oluşturulabilir.) 5.6 Gelir Kartı: Program kurulumu ile birlikte GENEL GELİRLER (hem ana hem de detay düzeyde) otomatik olarak gelir. Başka bir gider kartı açmak için gider modülündeki Yeni Gider/Gelir butonuna basın, Gelir Kodu, Gelir Adı ve (istenirse) diğer kart bilgileri girildikten sonra Kaydet butonu ile işlemi tamamlayın. (Not: Finansman ve Üretim paketlerinde bu modüldeki kartlar istenirse hesap planından da oluşturulabilir.) 10 / 23

11 6. Diğer tanımların yapılması: 6.1 Depo: Programın kurulumu ile birlikte MERKEZ DEPO otomatik olarak gelir. Başka bir depo tanımı yapılacaksa, Stok veya Ayarlar (Genel Tanımlar sayfası) bölümlerinde Depolar butonuna basarak yeni deponun/depoların tanımı yapılır. 6.2 Departman: Programın kurulumu ile birlikte MERKEZ DEPARTMAN otomatik olarak gelir. Başka bir departman tanımı yapılacaksa, Ayarlar (Genel Tanımlar sayfası) bölümlerinde Departmanlar butonuna basarak yeni departmanın/departmanların tanımı yapılır. (Not: Yeni departman tanımı departman seçimi yapılabilen evraklarda bu pencereye ulaşıldığında da yapılabilmektedir.) 6.3 Satıcı: Ayarlar (Genel Tanımlar sayfası) ve satıcı seçiminin yapılabildiği evraklarda ilgili formdan satıcıların girişi yapılabilir. 6.4 Döviz: TL dışında para birimi kullanılan evraklarda otomatik olarak döviz tutarının hesaplanması için bu tablonun dolu olması gerekmektedir. USD ve EURO kurları internetten otomatik olarak indirilebilir. 11 / 23

12 7. Açılışların Kaydedilmesi: Programı ister yıl ortasında isterse yıl başında alın, doğru işlem yapabilmek için mutlaka açılış kayıtlarının oluşturulması gerekmektedir (eski yılda kayıtlar varsa açılış kayıtları devir modülü ile otomatik olarak oluşturulacaktır) Cari: Cari Dekontu butonuna basarak açılan pencerede seçilen cari karta ait borç ya da alacak tutarı girilerek Açılış Fişi oluşturun. (Not: Bu işlemi daha seri yapmak için Toplu Dekont kullanılabilir.) 7.2. Stok: İrsaliye modülünde Yeni İrsaliye butonuna basarak Açılış Fişi'ni seçin Depoda bulunan stokların miktar (ve fiyatları) girilerek stok kartı açılışları oluşturun. 12 / 23

13 7.3. Kasa: Kasa Fiş İşlemleri butonuna basarak Açılış Fişi seçilir ve kasadaki mevcut girilir Banka: Banka Dekontları Açılış Fişi aracılığı ile banka mevcut değerini girin Çek-Senet: Eldeki çek ve senetler Çek Senet Girişi / Yeni Giriş butonu ile girilir (Devir seçeneğinin Evet olarak belirlenmesi gerekir). 13 / 23

14 8. Fatura Girişi: Yeni Fatura butonuna basın, açılan kutudan faturanın türünü belirleyerek fatura girişine başlayın. Fatura No, Tarih ve Cari Unvanı gibi fatura üst bilgilerini girdikten sonra aşağıdaki pencerede fatura içeriğini (stoklar) girin. İşlemi tamamladığınızda Kaydet butonuna basın. 9. Fatura Yazdırma: Girişini yaptığınız faturayı Yazdır butonuna tıklayarak yazdırabilirsiniz. (Not: Basılmış faturanızla uyumlu bir şekilde yazdırabilmeniz için evrak dizaynı yapılmış olması gerekmektedir.) 14 / 23

15 10. Gider Kayıtlarının İşlenmesi: Giderler belgeli ise fatura bölümünde Gider Faturası seçilerek veya (belgesiz ise) kasa modülündeki Kasa Ödeme Fişi'nden girilebilir. 15 / 23

16 11. Cariden Tahsilat: Bir cari hesaptan nakit tahsilat yapıldığında cari modülünde Cari Dekontu Tahsilat Fişi ile kayıt yapabilirsiniz. (Not: Aynı işlemi kasa modülünde Cari Fiş İşlemleri Tahsilat Fişi ile de yapabilirsiniz.) 12. Cariye Ödeme: Bir cari hesaba nakit ödeme yapıldığında cari modülünde Cari Dekontu Ödeme Fişi ile kayıt yapabilirsiniz. (Not: Aynı işlemi kasa modülünde Cari Fiş İşlemleri Ödeme Fişi ile de yapabilirsiniz.) 16 / 23

17 13. Çek ve Senetlerin İşlenmesi: Müşterilerden aldığınız çek veya senetleri Çek/Senet Girişi Yeni Giriş ile kaydedebilirsiniz (bankadan veya daha önce çıkış yaptığınız bir cari hesaptan iade alıyorsanız yine bu giriş bölümündeki ilgili seçenekten kayıt yapmalısınız). Bir cari hesaba çek veya senet çıktığınızda (ister kendi evrakınız olsun isterse cirolamış olun) Çek/Senet Çıkışı Cari Hesaba ile işlem yapabilirsiniz (bankaya çıkma veya daha önce aldığınız cari hesaba iade etme durumunda da ilgili seçenekten kayıt yapın). 17 / 23

18 14. Yedekleme: Zirve programını kapatın. Zirvenet klasörünün içindeki Guncelle.exe programını çalıştırın. SQL Listesini Temizle butonuna basın. İşlem tamamlanınca bu ekranı kapatın. Zirvenet klasörünün üzerinde mouse ile sağ tıklama yapın, açılan pencereden Arşive ekle seçeneğini işaretleyin. Böylece zirvenet klasörünün sıkıştırılmış bir kopyasını almış olursunuz. (Not: İsterseniz Kopyala seçeneğini işaretledikten sonra başka bir yerde yapıştırma işlemi yaparak da yedekleme işlemini tamamlayabilirsiniz.) 18 / 23

19 15. Güncelleme: Zirve programları belirli aralıklarla (kullanıcılardan gelen öneri ve istekler veya bazen de kanun ve yönetmeliklerde meydana gelen değişiklikler doğrultusunda) belirli aralıklarla geliştirilerek güncellenir. Bu güncellemeleri sayfasından inceleyebilir ve son güncellemeyi bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Bu işlemin nasıl yapılacağını yine bu sayfanın teknik destek bölümünden ( öğrenebilirsiniz. 19 / 23

20 16. Hesap Planının Oluşturulması: Genel Muhasebe bölümünde Hesap Planı butonuna basın. Açılan formda hesap planınızı oluşturun. Hesap planı manuel olarak oluşturulabildiği gibi (Zirve Hesap Planına Geç ile) otomatik olarak da oluşturulabilir. Manuel olarak oluştururken herhangi bir satırda iken Yeni Hesap Ekle butonuna (veya insert tuşuna) basarak yeni hesap ekleyebilirsiniz. 17. Ticari İşlemler Tarafında Hesap Kodlarının Oluşturulması: Hesap planı oluşturulduktan sonra, (ticari işlemlerin kaydı sırasında muhasebe fişlerinin de otomatik olarak oluşturulabilmesi için) ticari taraftaki kartlara hesap kodlarının eklenmesi uygun olur. (Not: Bu bir zorunluluk değildir. Muhasebe fişleri oluşturulurken öncelikle işlemlerde kullanılan cari, stok..vb. kartların hesap koduna bakılır, buralarda hesap kodu yoksa entegrasyon tablosundaki hesap kodları kontrol edilir.) Bu işlemi kartlar ilk kez oluşturulurken yapmak mümkündür. Bu durumda her kartın (cari, stok, kasa..vb.) açılması sırasında hesap kodu kutularına ilgili kodun yazılması gerekmektedir (eğer bu kod hesap planında açılmamışsa bu alandan F1 ile hesap planına bağlanıldığında kullanıcı onayı alındıktan sonra otomatik olarak eklenecektir). Ticari taraftaki hesap kodunun bulunduğu bütün kutularda F1 ile hesap planına bağlanılabilir. 20 / 23

21 18. Entegrasyon Modülü Hesap Kodu Tablosunun Oluşturulması: Entegrasyon bölümünde Hesap Kodu Oluşturma İşlemi sayfasında ticari tarafta girilen kayıtlara istinaden muhasebe fişi/fişleri hazırlanırken kullanılacak hesap kodları tanımlanır. Buradaki bütün hesap kodu alanlarında F1 ile hesap planına bağlanabilirsiniz Fatura: Ticari tarafta girilen faturaların entegrasyonunda kullanılacak hesap kodları bu bölümde girilir. Fatura-muhasebe entegrasyonu için cari, stok, KDV..vb. hesap kodlarına ihtiyaç vardır. Bunlardan stok ve cari kartlara ait muhasebe hesap kodları kartların içerisinden okunmakta, KDV hesap kodu ise bu tablodan okunmaktadır (eğer kartlarda hesap kodu yoksa stok hesap kodları bu tablodan, cari hesap kodları da yine entegrasyon bölümündeki cari tablosundan okunacaktır). Yine faturada bulunabilen değişik unsurlar (ÖTV, ÖİV, indirim, vade farkı, tevkifat..vb.) hesap kodları buradan okunacaktır Çek-Senet: Ticari tarafta girilen çek ve senetlerin entegrasyonunda kullanılacak hesap kodları girilir. Cari, banka veya kasa kullanılan çek-senet bordrolarında muhasebe kodları ilgili kartlardan (yoksa entegrasyon tablosundaki karşılıklarından), çek veya senete ait hesap kodunu ise bu tablodan çeker. 21 / 23

22 18.3. Diğer: Ticari tarafta girilen diğer kayıtların (ör: irsaliye) entegrasyonunda kullanılacak hesap kodları yine bu hesap kodu oluşturma bölümünden girilir. 19. Entegrasyon: Entegrasyon bölümündeki Entegrasyon İşlemi sayfasında yapılacak entegrasyonun seçimi yapılır. İşlem Anında Entegrasyon seçeneği işaretlenirse (alttaki entegrasyonu yapılacak modüllerden seçilmiş olanlardaki) işlemlerde kayıt esnasında muhasebe fişleri oluşturulur (bu durumda ticari tarafta yapılan işlemin ardında Ctrl+F tuşlarına basarak ilgili evraka ait muhasebe fişi görüntülenebilir). 22 / 23

23 Sonradan Entegrasyon seçildiğinde ise belirlenen tarih aralığında işaretlenmiş olan modüllerdeki evarakların muhasebe fişleri oluşturulur (örneğin bir aylık evraka ait bütün muhasebe fişleri toplu halde kesilebilir). 23 / 23