Formların Elektronik Ortamda Doldurulması Sistemi Bilgilendirme ve Kullanımı Hakkında Yardım Belgesi

Transkript

1 Formların Elektronik Ortamda Doldurulması Sistemi Bilgilendirme ve Kullanımı Hakkında Yardım Belgesi Öğretim Üyelerimizin ve Öğrencilerimizin Dikkatine, yılı Güz döneminden itibaren Enstitümüze ait bazı formların, elektronik ortamda Enstitü web sayfasındaki ( sistem üzerinden doldurulması gerekmektedir. Birlikte doldurmak üzere formlara, öğrenciler ve danışmanları kendi şifreleri ile ulaşabilir. Form doldurulup çıktısı alınarak ilgili yerler imzalandıktan sonra formların Akademik Kurul da görüşülmesi ve Enstitüye iletilmesi için Anabilim Dalı Başkanlıklarına teslim edilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda, ilk adım çalışmalarımızda aşağıdaki formlar, elektronik ortamda doldurulacak duruma getirilmiştir. Zamanla, elektronik ortamda doldurulması uygun olan formlar sisteme eklenerek sistemin zenginleştirilip, Öğretim Üyelerimiz ve Öğrencilerimiz için daha kullanışlı bir hale dönüştürülmesi planlanmaktadır. Elektronik ortamda doldurulabilecek, sistemimizde mevcut formlar şunlardır: Form No / (Eski Form No) 21(1) / (eski form no: 17A) 31(1) / (eski form no: 26A) 8(1) / (eski form no: 4A) 21(2) / (eski form no: 17B) 31(2) / (eski form no: 26B) Form Açıklaması Yüksek Lisans Tez Konusu Bildirim Formu Doktora Tez Çalışma Alanı Bildirim Formu Doktora Tez Konusu Öneri Bildirim Formu Yüksek Lisans Tez Konusu/Başlığı Ve/Veya **Danışman Değişikliği Bildirim Formu Doktora Tez Çalışma Alanı/Başlığı Ve/Veya **Danışman Değişikliği Bildirim Formu Sayfa 1 / 5

2 Öğretim Üyelerinin Kullanımı Danışmanlık görevi olan Öğretim Üyelerimiz yine aynı şekilde üzerinden aşağıda belirtilen adımları izleyerek ilgili formun kilitlenip onaylanmasını sağlayabilirler. Kilitsiz çıktılar işleme alınmayacaktır. Aynı zamanda kilitli çıktının da, eğer gerekiyorsa, hem ilgili öğrenci hem de danışmanı tarafından imzalanması gerekmektedir. İmzalandıktan sonra formun Akademik Kurulda görüşülmesi ve Enstitüye iletilmesi için Anabilim Dalı Başkanlıklarına teslim edilmesi gerekmektedir. Kilitlenmiş formlar üzerinde değişiklik yapılamayacağı unutulmamalıdır. Eğer form kilitlenmiş ancak kilidinin açılması isteniyorsa, danışman öğretim üyesi tarafından ya da mail adresine hangi formun hangi öğrenci için kilidinin kaldırılması gerektiğini içeren bir mail gönderilmesi beklenmektedir. Ya da yeni form no ile yeni bir form doldurarak aynı süreci yeni doldurduğu form için gerçekleştirebilir. web sitesinde sol tarafta bulunan Üye Girişi bölümünden Kullanıcı Adı ve parola bilginiz ile giriş yapmalısınız. Parolanız, DEBİS şifreniz değildir, eğer şifreniz yoksa İlk Defa Giriş Yapıyorum ya da Şifremi Unuttum bağlantısını tıklayarak yeni şifre temin edebilirsiniz. (İlgili ekran görüntüsü sıradaki sayfadadır) Giriş yaptıktan sonra Üye Girişi altında sol tarafta Formlar bağlantısını tıklamalısınız. Açılan Formlar sayfasında üstteki dört seçenekten: Birincisi sistemde kayıtlı olan formların listesi; İkincisi birincisinde seçmiş olduğunuz forma göre değişen sizin danışmanı olduğunuz öğrencilerin listelendiği seçenektir. Üçüncüsü, Danışmanlık görevi yürütmediğiniz ama yeni dönemde danışmanı olacağınız öğrenciler için form doldurmak isterseniz de, Danışmanlık yaptığım öğrencilerin dışında farklı bir öğrenci için form doldurmak istiyorum seçeneğini seçip, altındaki kutucuğa öğrencinin numarasını yazıp ilgili formu seçerek Getir butonunu tıklarsanız ilgili öğrenci için ilgili form üzerinde işlem yapabilirsiniz. Dördüncüsü, doldurulacak formun sırasal (versiyon) bilgisi. Her yeni form doldurulduğunda otomatik artarak kullanıcının karşısına yeni bir form getirilir. Eski doldurduğunuz formlar kaybolmaz, form no bilgisi ile sistemde saklanır. Sayfa 2 / 5

3 Sistemde öğrencilerle ilgili olmayan formlar bulunabilir, bu formlar için öğrenci seçmenize gerek yoktur. (örneğin, Doktora Tez Konusu Öneri Bildirim Formu için) Seçtiğiniz form ve öğrenciniz için alt bölümdeki bilgileri görüntüleyebilirsiniz. Bu bilgiler üzerinde öğrenciniz ile birlikte çalışıp gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra önce Formu Kaydet butonu ile düzenlemeleri kaydetmeli ve sonra Formu Kilitle butonu ile formu düzenlemeye kapatarak sisteme kaydetmelisiniz. Formu İndir (pdf) butonu ile formu bilgisayarınıza istediğiniz zaman kaydedebilirsiniz. Formların Akademik Kurulda görüşülmesi ve Enstitüye iletilmesi için Anabilim Dalı Başkanlıklarına teslim edilmesi gerekmektedir. Sayfa 3 / 5

4 Genel Hatırlatma -Yüksek Lisans Tez Konusu Türkçe ise tercümesine İngilizcesi, Yüksek Lisans Tez Konusu İngilizce ise tercümesine Türkçesi yazılacaktır. -Doktora Tez Çalışma Alanı Türkçe ise tercümesine İngilizcesi, Doktora Tez Çalışma Alanı İngilizce ise tercümesine Türkçesi yazılacaktır. -Form üzerindeki metin girişi yapılacak kutucukları boş bırakmayınız. Boş bırakmak istediğiniz kutucuğa '-' işareti yazarak geçiniz. -Seçmeli kutucuklardan seçtiğiniz değerler için 'kayıtlı değer' ifadesi esas alınarak kaydedilmiştir. Kaydetme işleminden sonra bu kontroldeki değerler varsayılan değerlere geri dönebilir, dikkate almayınız. -Formlar kilitlenmeden önce form defalarca üzerinde değişiklik yapılıp indirilebilmektedir. -Formlar kilitlenmeden önce kaydedilmelidir. Kaydetmeden kilitlenen formlar yeni girmiş olduğunuz değerleri kayıt etmez. -Kilitlenmiş formlar üzerinde değişiklik yapılamadığından formun, Akademik Kurul'da kilitsiz değerlendirilmesinde fayda vardır. Akademik Kurul'da görüşüldükten sonra kilitlenip çıktısı alınabilir. Kilitli çıktı da Akademik Kurul a sunulabilir. -'Form No' bilgisi form dolduruldukça yeni formun oluşmasını sağlayan otomatik artan bir sayıdır. Daha önce doldurduğunuz formlar için 'Form No' bilgisini değiştirip 'Bilgileri Aşağı Getir' butonu ile karşınıza gelmesini sağlayabilirsiniz. -Enstitüye kilitli form çıktısının teslim edilmesi gerekmektedir. Sayfa 4 / 5

5 Örnek Form Çıktısı Görüntüsü: Sayfa 5 / 5