astours Turizm Taşımacılık Otomasyonu Kullanıcı Kitabı UNI-ON Bilgisayar, Yazılım ve İletişim Sistemleri LTD.ŞTİ.

Transkript

1 astours Turizm Taşımacılık Otomasyonu Kullanıcı Kitabı UNI-ON Bilgisayar, Yazılım ve İletişim Sistemleri LTD.ŞTİ. Cumhuriyet Bulvarı No:283 K:3 D:3 Alsancak / İZMİR Tel / Faks : +90 (232) Gsm : +90 (535) info@avessoft.com

2 1.Giriş astours Turizm Taşımacılık Otomasyonu, turizm taşımacılık alanında faaliyet gösteren firmalar için hazırlanmıştır. Bu sektördeki firmaların tüm ihtiyaçlarına cevap verecektir. Personel ve Okul Taşımacılığı yapan firmalarla, Turizm Taşımacılığı yapan firmaların istekleri doğrultusunda hazırlanmış ve her iki gruptaki firmalara da hitap etmektedir. Sektördeki gelişmeleri yakından takip eden ve bu gelişmeleri astours otomasyonuna aktaran AVESSOFT sektörün büyük bir problem haline gelen yazılım ihtiyacını en iyi şekilde karşılayacak ve turizm taşımacılık sektörüne program üreten yazılım şirketleri arasındaki liderliğini sürdürecektir. astours Turizm Taşımacılık Otomasyonu'nu seçtiğiniz için teşekkür ederiz. AVESSOFT (UNI-ON Bilgisayar, Yazılım ve İletişim Sistemleri LTD.ŞTİ.) 2.Başlarken 2.1.Kullanıcı Girişi Program çalıştırıldığında ekrana Kullanıcı Girişi penceresi gelir. Programı ilk kez kullanacaksanız; Şirket : 1 Yıl : 2005 Kullanıcı Adı : ASTOURS Şifre : ASTOURS 2.2.Şifre Değiştir Şifre değiştirmek için; Kullanıcı adınızı girin. Şifrenizi girin; Şifre Değiştir butonuna basın. Ekrana gelen pencerede yeni kullanıcı adınızı ve şifrenizi girin.

3 ONAY butonuna basın. Şifreniz değiştirilecektir. 2.3.Program Ayarları Programın veritabanı ve ana makine-terminal ayarlarının yapıldığı penceredir. Database User / Password : Veritabanına erişim için kullanıcı adı ve şifre bilgileridir. User : SYSDBA Password : masterkey olarak girilmelidir. Ana Bilgisayar : Eğer programın kurulduğu bilgisayar ana makine olarak hizmet verecekse bu seçenek seçilmelidir. Veri tabanı klasörü : C:\Program Files\Union Software\asTOURS v.3\data olarak ayarlanmalıdır. Eğer program başka bir klasöre kurulduysa; kurulum yapılan klasör buraya yazılmalıdır. Terminal : Programın kurulduğu bilgisayar terminal olarak çalışacaksa bu seçenek seçilmelidir. Ana Bilgisayar Adı : Ağdaki ana makinenin adı veya IP numarası girilmelidir. Veri Tabanı Klasörü : Ana makinede astours programının kurulduğu klasör buraya yazılmalıdır. 2.4.Başlarken Yapılması Gereken İşlemler astours Programını kullanmaya başlamak için yapmanız gereken işlemler aşağıda belirtilmiştir. Servis Taşımacılığı için: Firmalar / Firma Kartları penceresinden fabrika, okul vb. müşterileri kayıt edin, Araçlar / Araç Kartları penceresinden şirket, kiralık ve joker araçları kayıt edin.

4 Kartlar / Semt Kartları penceresinden servis yapılan güzergahları (semtleri) kayıt edin. Firmalar / Firma (Servis) Fiyat Listesi penceresinden firmaya yapılan servisleri tanımlayın. Servisler / Servis-Günlük penceresinden servisleri işleyebilirsiniz. Turizm Taşımacılığı için: Firmalar / Firma Kartları penceresinden seyahat acentesi vb. müşterileri kayıt edin, Araçlar / Araç Kartları penceresinden şirket, kiralık ve joker araçları kayıt edin. Turizm / Tur-Transfer Kartları penceresinden yapılan işleri tanımlayın. Turizm / Genel Turizm Fiyat Listesi penceresinden genel fiyat listenizi oluşturun. Firmalar / Firma (Turizm) Fiyat Listesi penceresinden firmaya (seyahat acentesine) göre fiyat listesi seçimlerini yapın. Turizm / Operasyon penceresinden yapılan işleri (tur - transfer) girmeye başlayabilirsiniz. 3.Hareketler 3.1.Cari Hareketler Tahsil Fişi Herhangi bir hesaptan tahsilat yapıldığı zaman kullanılır. Fiş No F4 ù Liste : Program tarafından otomatik olarak getirilir. İşlemin numarasını belirtir. : İşlemin yapılacağı hesaba ait cari kod. : İşlemin yapılacağı hesabın adı. : Programa kayıtlı olan hesapların listesini açar. Tahsil Şekli : İşlemin şekli. (Çek ù Senet - Nakit) Nakit olarak girilen işlemler KASA ya da otomatik olarak kayıt edilir.

5 Vade i : İşlem şekli çek / senet olarak seçildiyse çek / senet'in vade tarihi. Banka : İşlem şekli çek / senet olarak seçildiyse çek / senet'in bankası. Tutar : İşlem satırı için tahsilat tutarı Tediye (Ödeme) Fişi Herhangi bir hesaba ödeme yapıldığı zaman kullanılır. Fiş No F4 ù Liste : Program tarafından otomatik olarak getirilir. İşlemin numarasını belirtir. : İşlemin yapılacağı hesaba ait cari kod. : İşlemin yapılacağı hesabın adı. : Programa kayıtlı olan hesapların listesini açar. Ödeme Şekli : İşlemin şekli. (Çek ù Senet - Nakit) Nakit olarak girilen işlemler KASA ya da otomatik olarak kayıt edilir. Vade i : İşlem şekli çek / senet olarak seçildiyse çek / senet'in vade tarihi. Banka : İşlem şekli çek / senet olarak seçildiyse çek / senet'in bankası. Tutar : İşlem satırı için ödeme tutarı Borç-Alacak Dekontu Hesaplara borç veya alacak işlemi kayıt etmek için kullanılır. Aynı satırda borç ve alacak işlemi kayıt edilemez.

6 F4 ù Liste : Programa kayıtlı olan hesapların listesini açar. : İşlemin yapılacağı hesaba ait cari kod. : İşlemin yapılacağı hesabın adı. Borç : Seçilen hesabın borcuna girilecek tutar. Alacak : Seçilen hesabın alacağına girilecek tutar Araç (Ödeme) Dekontu Araçlara ödeme yapıldığı zaman kullanılır. Yapılan işlemler KASA'ya işlenmez. Bu bölümde Araç Plakasından veya Şoför Ad Soyadından hesaplar kolayca seçilebilir. Araç Plaka Şoför Ad Soyad : İşlemin yapılacağı aracın plakası. : İşlemin yapılacağı aracın şoför ad soyadı.

7 Ödeme Tutarı : Yapılan ödeme tutarı Araç (Aksama) Dekontu Herhangi bir araç yapması gereken servisi veya transferi yapmaz ise araca ceza olarak aksama girileceği zaman kullanılır. : Aksama tarihi. Araç Plaka : İşlemin yapılacağı aracın plakası. Şoför Ad Soyad : İşlemin yapılacağı aracın şoför ad soyadı. Aksama Tutarı : Yapılan aksama tutarı Araç (K.D.V.) Dekontu Araçların kestiği hizmet faturalarının sadece K.D.V. tutarını girmek için kullanılır. Araç Plaka Şoför Ad Soyad : İşlemin yapılacağı aracın plakası. : İşlemin yapılacağı aracın şoför ad soyadı. K.D.V. Tutarı : Faturanın K.D.V. tutarı.

8 3.1.7.Araç (Ekstra Sefer) Dekontu Araç herhangi bir ekstra işe gönderildiği zaman kullanılır. Burada yapılan işlemler sadece araca (alacak olarak) kayıt edilir. Herhangi bir firmaya veya müşteriye kayıt edilmez. Araç Plaka : İşlemin yapılacağı aracın plakası. Şoför Ad Soyad : İşlemin yapılacağı aracın şoför ad soyadı. Ekstra Sefer Tutarı : Yapılan ekstra işin tutarı Araç (Kira) Dekontu Programa kiralık olarak kayıt edilen araçların kira bedellerini araçlara (alacak olarak) girmek için kullanılır. Her ay yapılması gerekir. İşlem yapılmazsa araçların kira bedelleri bakiyelerinde görünmez. Seçimi F5 ù Yenile : Kira bedelinin hangi tarih aralığında hesaplanacağı ve kayıt edileceği seçilir. : aralığı seçildikten sonra Yenile butonuna basılır. Seçilen tarih aralığında kayıtlı tüm (sözleşmesi olan) kiralık araçların kira bedelleri hesaplanıp liste oluşturulur.

9 Araç Plaka Şoför Ad Soyad Kira Tutarı : İşlemin yapılacağı aracın plakası. : İşlemin yapılacağı aracın şoför ad soyadı. : Aracın belirtilen tarih aralığındaki kira bedeli Personel Maaş Dekontu Personelin maaş alacağını liste halinde işlemek için kullanılır. Her ay yapılması gerekir. İşlem yapılmazsa personelin maaş alacakları hesaplarında görünmez. Seçimi F5 ù Yenile : Personel maaşlarının hangi aya ait olduğu seçilir. : Ay seçildikten sonra Yenile butonuna basılır. Seçilen aya ait personel maaşları hesaplanıp personel maaş listesi oluşturulur. Personel Ad Soyad : İşlemin yapılacağı personelin ad soyadı. Maaş : Personelin maaşı.

10 3.2.Kasa Hareketleri Kasa Dekontu Günlük Kasa işlemlerini yapmak için kullanılır. Aynı satırda giren ve çıkan işlemi kayıt edilemez. Kasa i F4 ù Liste : İşlemlerin kasaya hangi tarihte işleneceğini gösterir. Kasa işlem tarihi ile seçilen hesabın işlem tarihi farklı olabilir. : Programa kayıtlı olan hesapların listesini açar. Giren : İşlemin seçilen hesaba kayıt tarihi. : İşlemin yapılacağı hesaba ait cari kod. : İşlemin yapılacağı hesabın adı. : Kasaya giren tutar. Çıkan : Kasadan çıkan tutar Gider Dekontu Şirketin gider kartlarına göre gider işlemlerini (elektrik, su, telefon, mutfak masrafı vb.) kayıt etmek için kullanılır. Bu bölümde yapılan gider işlemleri otomatik olarak kasaya da işlenir.

11 : İşlemin yapılacağı gider kartına ait cari kod. : İşlemin yapılacağı gider kartı. Tutar : Gider tutarı Gelir Dekontu Şirketin gelir kartlarına göre gelir işlemlerini (kira, ekstra gelirler vb.) kayıt etmek için kullanılır. Bu bölümde yapılan gelir işlemleri otomatik olarak kasaya da işlenir. : İşlemin yapılacağı gelir kartına ait cari kod. : İşlemin yapılacağı gelir kartı. Tutar : Gelir tutarı. 3.3.Banka Dekontu Banka işlemlerini kayıt etmek için kullanılır. Bu bölümde yapılan işlemler bankaya ve ilgili hesaplara otomatik olarak kayıt edilir. Banka Kodu Banka Adı : İşlemlerin yapılacağı bankanın kodu. : İşlemlerin yapılacağı bankanın adı.

12 : İşlemin yapılacağı hesaba ait cari kod. : İşlemin yapılacağı hesabın adı. Yatırılan : Bankaya giren tutar. Çekilen : Bankadan çıkan tutar. 3.4.Çek-Senet Dekontu Çeklerin ve senetlerin kayıt edildiği bölümdür. Kayıt edilen çek ve senetler vadesinden 3 gün önce program tarafından size hatırlatılacaktır. : Çek veya senedin işlem tarihidir. Burada belirtilen tarihe göre ilgili hesaplara borçlandırma veya alacaklandırma işlemi yapılır. F4 ù Kaydet : Hesap listesini açar.

13 Belge İşlem Ad Soyad : İşlemin çek veya senet olduğu seçilir. (ÇEK / SENET) : İşlemin ne olduğu seçilir. (ALINDI / VERİLDİ) : İşlemin yapılacağı hesabın adı. : Çek / Senet üzerinde yazılı olan isim. Çek/Senet No : Çek / Senet numarası. Vade i : Çek / Senet vade tarihi. Banka : Çek / Senet in bankası. Bu alanda programda kayıtlı olan bankalar listelenir. Eğer çek, başka bir bankaya aitse buraya elle yazılabilir. Tutar : Çek / Senet tutarı. 3.5.Fatura Satış Faturası Herhangi bir hesaba satış faturası düzenlemek için kullanılır. Fatura No Fatura i Fatura Ünvanı Fatura Adresi Vergi Dairesi V.D. No : Faturanın numarası. : Faturanın tarihi. : Faturanın kesileceği hesabın cari kodu. : Faturanın kesileceği hesabın adı. : Faturaya bir açıklama yazılacaksa buraya yazılır. : Faturanın kesileceği hesabın ünvanı. : Faturanın kesileceği hesabın adresi. : Hesabın vergi dairesi. : Hesabın vergi dairesi numarası.

14 İrsaliye No : Faturanın irsaliye numarası. veya seçilince; eğer bilgileri girilmişse, fatura ünvanı, fatura adresi, vd, vd no bilgileri otomatik olarak gelecektir. F4 ù Kaydet F9 ù Yazdır K.D.V. Dahil K.D.V. Oranı : Faturayı kayıt eder. : Hesap listesini açar. : Yeni fatura satırı ekler. : Seçili olan fatura satırını siler. : Faturayı yazdırır. Fatura kayıt edilmeden yazdırma işlemi yapılamaz. : Eğer kesilen fatura KDV dahil olacaksa bu alanı işaretleyin. Program otomatik olarak girilen fatura satırlarını KDV dahil olacak şekilde değiştirecektir. : Bu bölümden faturanın KDV oranını ayarlayabilirsiniz. Miktar Fiyat Tutar Toplam K.D.V. GENEL TOPLAM : Fatura satırının açıklaması. : Fatura satırının miktarı. : Fatura satırının birim miktarı. : Fatura satırının tutarı. Bu alan miktar ve birim fiyat girilince otomatik olarak hesaplanır. : Fatura satırlarının toplamı. : Faturanın KDV miktarı. : Faturanın KDV dahil genel toplamı Servis Faturası Servis yapılan firmalara servis faturası hazırlamak için kullanılır. Girilen servilere göre fatura otomatik olarak hazırlanır. Fatura No Fatura i Servis Seçimi : Faturanın numarası. : Faturanın tarihi. : Faturanın kesileceği hesabın cari kodu. : Faturanın kesileceği hesabın adı. : Faturaya bir açıklama yazılacaksa buraya yazılır. : Bu bölümde faturalanacak servisler seçilir.

15 Başlangıç i Bitiş i F5 - Yenile Detaylı Fatura Fatura Hazırla : Faturalanacak olan servislerin başlangıç tarihini belirtir. : Faturalanacak olan servislerin bitiş tarihini belirtir. : Başlangıç ve bitiş tarihleri seçildikten sonra Yenile butonuna basılır. Seçilen tarihler arasındaki servisler listelenir. Servisler, servis türüne ve gizergahına göre otomatik olarak gruplandırılır. : Servis faturası servis türü ve güzergaha göre ayrı satırlar halinde faturalandırılacaksa bu alan seçilmelidir. Tek satırda faturalandırılacaksa bu alanın işareti kaldırılmalıdır. : Faturanın servisleri ve detay durumu seçildikten sonra Fatura Hazırla butonuna basarak fatura otomatik olarak hazırlanır. Faturayı görmek için Fatura Bilgileri penceresine geçilir. Fatura Ünvanı Fatura Adresi Vergi Dairesi V.D. No İrsaliye No : Faturanın kesileceği hesabın ünvanı. : Faturanın kesileceği hesabın adresi. : Hesabın vergi dairesi. : Hesabın vergi dairesi numarası. : Faturanın irsaliye numarası. veya seçilince; eğer bilgileri girilmişse, fatura ünvanı, fatura adresi, vd, vd no bilgileri otomatik olarak gelecektir. F4 ù Kaydet F9 ù Yazdır K.D.V. Dahil K.D.V. Oranı : Faturayı kayıt eder. : Hesap listesini açar. : Yeni fatura satırı ekler. : Seçili olan fatura satırını siler. : Faturayı yazdırır. Fatura kayıt edilmeden yazdırma işlemi yapılamaz. : Eğer kesilen fatura KDV dahil olacaksa bu alanı işaretleyin. Program otomatik olarak girilen fatura satırlarını KDV dahil olacak şekilde değiştirecektir. : Bu bölümden faturanın KDV oranını ayarlayabilirsiniz. Miktar Fiyat Tutar : Fatura satırının açıklaması. : Fatura satırının miktarı. : Fatura satırının birim miktarı. : Fatura satırının tutarı. Bu alan miktar ve birim fiyat girilince otomatik olarak hesaplanır.

16 Toplam K.D.V. GENEL TOPLAM : Fatura satırlarının toplamı. : Faturanın KDV miktarı. : Faturanın KDV dahil genel toplamı. Not : Servis faturası kayıt edildikten sonra faturaya ait servisler üzerinde herhangi bir değişiklik veya silme işlemi yapılamaz. Ancak servis faturası silinirse tekrar işlem yapılabilir Turizm Faturası Turizm (Tur / Transfer) işleri yapılan firmalara turizm faturası hazırlamak için kullanılır. Girilen operasyon bilgilerine göre fatura otomatik olarak hazırlanır. Fatura No Fatura i : Faturanın numarası. : Faturanın tarihi. : Faturanın kesileceği hesabın cari kodu. : Faturanın kesileceği hesabın adı. : Faturaya bir açıklama yazılacaksa buraya yazılır. Tur / Transfer Seçimi: Bu bölümde faturalanacak turizm işleri seçilir. Başlangıç i : Faturalanacak olan turizm işlerinin başlangıç tarihini belirtir. Bitiş i : Faturalanacak olan turizm işlerinin bitiş tarihini belirtir. F5 - Yenile : Başlangıç ve bitiş tarihleri seçildikten sonra Yenile butonuna basılır. Seçilen tarihler arasındaki tur ve transferler listelenir. Detaylı Fatura : Turizm faturası iş türü ve koduna göre ayrı satırlar halinde faturalandırılacaksa bu alan seçilmelidir. Tek satırda faturalandırılacaksa bu alanın işareti kaldırılmalıdır. Fatura Hazırla : Faturanın turizm işileri ve detay durumu seçildikten sonra Fatura Hazırla butonuna basarak fatura otomatik olarak hazırlanır. Faturayı görmek için Fatura Bilgileri penceresine geçilir.

17 Fatura Ünvanı : Faturanın kesileceği hesabın ünvanı. Fatura Adresi : Faturanın kesileceği hesabın adresi. Vergi Dairesi : Hesabın vergi dairesi. V.D. No : Hesabın vergi dairesi numarası. İrsaliye No : Faturanın irsaliye numarası. veya seçilince; eğer bilgileri girilmişse, fatura ünvanı, fatura adresi, vd, vd no bilgileri otomatik olarak gelecektir. F4 ù Kaydet F9 ù Yazdır K.D.V. Dahil K.D.V. Oranı : Faturayı kayıt eder. : Hesap listesini açar. : Yeni fatura satırı ekler. : Seçili olan fatura satırını siler. : Faturayı yazdırır. Fatura kayıt edilmeden yazdırma işlemi yapılamaz. : Eğer kesilen fatura KDV dahil olacaksa bu alanı işaretleyin. Program otomatik olarak girilen fatura satırlarını KDV dahil olacak şekilde değiştirecektir. : Bu bölümden faturanın KDV oranını ayarlayabilirsiniz. Miktar Fiyat Tutar Toplam K.D.V. GENEL TOPLAM : Fatura satırının açıklaması. : Fatura satırının miktarı. : Fatura satırının birim miktarı. : Fatura satırının tutarı. Bu alan miktar ve birim fiyat girilince otomatik olarak hesaplanır. : Fatura satırlarının toplamı. : Faturanın KDV miktarı. : Faturanın KDV dahil genel toplamı. Not : Turizm faturası kayıt edildikten sonra faturaya ait tur ve transferler üzerinde herhangi bir değişiklik veya silme işlemi yapılamaz. Ancak turizm faturası silinirse tekrar işlem yapılabilir.