T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ KOCAELİ SAĞLIK YÜKSEKOKULU KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI

Transkript

1 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ KOCAELİ SAĞLIK YÜKSEKOKULU KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI KOCAELİ RAPORU

2 II. KOÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Not: Mavi renkle ve italik yazı karakteri ile belirtilen bölümler yüksekokulumuza aittir. KOS1 KOS 1.1 Etik Değerler ve Dürüstlük: davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Bu standart için birim yöneticilerine iç denetim birimi tarafından gerekli eğitim verilmiştir. Eylem Kod No KOS 1.1-E1 İlgili personel eğitim almıştır. veya Yöneticileri İç Denetim i Çıktı/ Sonuç Eğitilmiş KOS 1.2 KOS 1.3 KOS 1.4 KOS 1.5 KOS 1.6 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir Bu standart için birim yöneticilerine iç denetim birimi tarafından gerekli eğitim verilmiştir. Üniversitemiz etik kurulu kurulmuştur. Faaliyet raporları, stratejik plan ve performans programı, mali tablolar ile önemli mali karar ve işlemler belli dönemlerde Yüksekokulumuz web sayfasında yayınlanacaktır. Her bir hizmet için belirlenen kriterler objektif unsurlara dayanmaktadır. Varsa eksiklikler tespit edilecektir. İç denetim birimi denetim faaliyetlerine başlamıştır. KOS 1.2-E1 KOS 1.3-E1 KOS 1.4-E1 KOS 1.5-E1 KOS 1.6-E1 İlgili personel eğitim almıştır. Üniversite etik yönergesi ve kamu görevlileri etik davranış ilkeleri başvuru usul ve esasları ile ilgili yönetmelik hakkında konferans düzenlenecektir. İlgili veriler hazırlanmış olup, yenilenme çalışmaları devam eden yüksekokulumuz web sayfasında yayınlanacaktır. ve hizmet görenlere ilişkin memnuniyet anketleri dolduruldu. Her birim faaliyet ve işlemlerine ilişkin ilgili personeline eğitim almıştır. Yöneticileri Üniversite Etik Kurulu İç Denetim i Üniversite Etik Kurulu Eğitilmiş Etik Kurallar Konusunda Bilgilendirilmiş İnternet Sitesi Yayını Anket Değerlendirme Raporu Eğitilmiş

3 KOS2 KOS 2.1 KOS 2.2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Yüksekokulumuzun misyonu belirlenmiştir. akademik birimlerin görev tanımları mevcuttur. Eylem KOS 2.1-E1 KOS 2.2-E1 İlgili veriler hazırlanmış olup yenilenen web sayfamızda yayınlanacaktır. İlan panolara asılarak personele duyurulmuştur. İdare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak hazırlanmış olup yenilenen web sayfamızda yayınlanacaktır. veya Çıktı/ Sonuç İnternet sitesinde yayımı /Bilgilendirme İnternet sitesinde yayımı KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Görev tanımları yapılan birimlerden bir kısmının görev dağılım çizelgesi mevcuttur. KOS 2.3-E1 Görev dağılım çizelgeleri ilgili personele bildirilmiştir. Görevler görevlilerin görebileceği bir yere asılmıştır. Görev dağılım çizelgeleri KOS 2.4 KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin örgüt şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde Yüksekokulumuzun örgüt şeması mevcuttur. İdarenin ve birimlerinin örgüt yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde kısmen yapılmıştır. KOS 2.4-E1 KOS 2.5-E1 Görev dağılımı ve örgüt şeması web sitemizde mevcuttur. Öğretim elemanı ve öğrenci panolarına asılmıştır. Rektörlüğe bildirilmiştir. İdarenin ve birimlerinin örgüt yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde geliştirilecektir. Görev dağılım çizelgeleri İnternet sitesinde yayımı

4 Eylem veya Çıktı/ Sonuç KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Hassas görevlere ilişkin bir çalışma kısmen bulunmaktadır. KOS 2.6-E1 Bu konuya ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Doküman KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik kontrol mekanizmaları vardır. KOS 2.7-E1 Bu konuya ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Yönerge KOS3 in yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaktadır. KOS 3.1-E1 İyileştirici faaliyetler devam edecektir. Daire Başkanlığı Eğitim Programı KOS 3.2 KOS 3.3 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Üniversitemiz yönetici ve personeli, görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip kişiler arasından atanmasına özen gösterilmektedir. Mesleki yeterliliğe önem verilerek, her görev için uygun personel seçilmektedir. KOS 3.2-E1 KOS 3.3-E1 Üniversitemiz yönetici ve personelinin görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olması, mesleki yeterliliğe ve gelişmelere ayak uydurabilmesi için eğitim verilecektir. Görevlendirme yapılırken eğitim, yetkinlik, yeterlilik ve yapabilirlik durumuna uygun yapılmaya çalışılmaktadır. Daire Başkanlığı Eğitim programı Yönerge 4

5 KOS 3.4 in işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. in işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmaktadır. Eylem KOS 3.4-E0 veya Çıktı/ Sonuç KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Hizmet içi eğitimler kısmen yapılmaktadır. KOS 3.5-E1 Gereksinim duyulan konulara ilişkin alanında uzmanlar getirilerek konferans, söyleşi ve çalıştay ile gereksinimler karşılanmaya çalışılmaktadır. Eğitim programları KOS 3.6 KOS 3.7 in yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. in yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından değerlendirilmektedir. Performans değerlendirme kısmen yapılmaktadır. KOS 3.6-E1 KOS 3.7-E1 in yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmesine yönelik sistem oluşturulacaktır. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınacak, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilecektir. Performans Değerlendirme Çizelgesi Değerlendirme Raporu /Eğitim Programı 5

6 KOS 3.8 Eylem istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Halen mevzuata göre işlem yapılmaktadır. KOS 3.8-E1 istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. veya Yapılaca k Çıktı/ Sonuç Doküman KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. İmza ve onay mercileri kısmen belirlenmiştir. KOS 4.1-E1 İş akış süreçleri hazırlanacak, bu süreçlerde imza ve onay mercileri belirlenecektir. Doküman KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri kullanımı ve yetki devri sınırları kısmen mevcuttur. KOS 4.2-E1 Bu konuya ilişkin çalışma devam etmektedir. Doküman KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu Yetki devri kısmen mevcuttur. KOS 4.3-E1 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu hale getirilecektir. Doküman KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermekte, yetki devreden ise bu bilgiyi aramaktadır. KOS 4.4-E1 KOS 4.5-E0 Yetki devirlerinde standartta öngörülen şartlar iyileştirilecektir. Doküman

7 4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Eylem veya Çıktı/ Sonuç BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Mevcuttur. BİS15.1-E0 BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir Kısmen mevcuttur BİS15.2-E1 Üniversitemiz kayıt ve dosyalama sistemi analiz edilerek standartlara uygun hale getirilecektir. Doküman BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Mevcuttur. BİS15.3-E0 BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun Kısmen mevcuttur BİS15.4-E1 Üniversitemiz kayıt ve dosyalama sistemi analiz edilerek standartlara uygun hale getirilecektir. Doküman BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Mevcuttur. BİS15.5-E0 BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Kısmen mevcuttur BİS15.6-E1 Bu konuya ilişkin çalışma devam etmektedir. Doküman Not: Mavi renkle ve italik yazı karakteri ile belirtilen bölümler yüksekokulumuza aittir. 7