GAZİ ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ DÖNER SERMAYE BİRİMİ DENGE TAZMİNATI ÖDEMELERİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI

Transkript

1 DÖNER SERMAYE BİRİMİ DENGE TAZMİNATI ÖDEMELERİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI İlgili ayın başında belirli tarihler arasında Denge Tazminatı işlemleri yapılır. İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri Ek ödeme aralıkları ile ilgili değişiklikler güncellenir. Nakil giden,yeni başlayan veya ücretsiz izne ayrılanların da METASOFT sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. -METASOFT sistemine personeller ile ilgili tüm güncellemeler girilir. 1.İcmal 2. 3.Banka Listesi Ödeme Emri Belgesi ve ekleri hazırlanıp Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. EVET Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödeme emri belgesi ve ekleri kontrol edilir. ata var mı? AYIR Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Gerçekleştirme Görevlisi ile arcama Yetkilisi tarafından onaylanır. azırlanan Ödeme Emri Belgeleri ve eklerinin asıl ve bir sureti, teslim tutanağı ile birlikte Döner Sermaye Saymanlığına gönderilir. Alındığına dair teslim tutanağı ve bir suret Ödeme Emri Belgeleri ve ekleri dosyalanır. Maaşla birlikte ödendikten sonra bir sonraki ay hesaplanan Döner Sermaye Katkı Payından mahsup edilir.

2 DÖNER SERMAYE BÜROSU BİRİMİ DOĞALGAZ, ELEKTRİK, YEMEK, TIBBİ ATIK, DERGİ FATURALARININ ÖDENMESİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI Fakültemize ait ilgili ayın doğalgaz, elektrik, tıbbi atık faturaları ve dergi ciltlenmesi ile aylık yemek bedelleri posta yoluyla birime ulaşır. Gelen faturaya göre ilgili kalemden bütçeye de bakılarak onay hazırlanıp Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisine imzaya sunulur. Gelen faturaya göre Tek elden temin veya hizmet işleri düzenlenir. Dmis muhasabat sisteminde ödeme emirleri ve ekleri hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayı alınır. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından gerekli kontrol yapılır. Gerçekleştirme Görevlisi ile arcama Yetkilisi tarafından üst yazı ve ekleri onaylanır. azırlanan Ödeme Emri Belgeleri ve eklerinin bir sureti birimimizde kalıp, asıl sureti teslim tutanağı ile ödenmek üzere Saymanlığa gönderilir. Alındığına dair teslim tutanağı tarafımıza gelir.

3 DÖNER SERMAYE BÜROSU BİRİMİ DOĞRUDAN TEMİN İLE MAL/İZMET ALIMI YAPILMASI SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI Bölümlerden/birimlerden satın alınacak malzemelerin/hizmetin talebi Dekanlığa gönderilip gerekli görülenler satın alma birimimize gönderilir. Bütçeden uygun kalem ve ödenek seçilerek Doğrudan temin onay belgesi hazırlanıp, Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. Piyasa Araştırması için Firmalardan teklif alınır. Piyasa Araştırma Tutanağı hazırlanıp imzaya sunulur. Avantajlı olan Firmadan gerekli malzeme/hizmetin temini yapılıp fatura kesilir. Mal alımı ise Muayene Kabul, hizmet ise izmet İşleri Kabul Tutanağı hazırlanıp imzaya sunulur. Mal alımı ise Tif kesilip Bütçe kontrol edilir ve Ödeme Emri Belgesi hazırlanır. 1. Talep 2. Doğrudan Temin Onay Belgesi 3.Piyasa Araştırma Tutanağı 4.Muayene Kabul veya izmet İşleri Kabul Tutanağı 5.Fatura 6.Taşınır İşlem Fişi 7.Ödeme emri Ödeme Emri Belgesi hazırlanıp, Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. EVET Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödeme emri belgesi ve ekleri kontrol edilir. ata var mı? AYIR Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Gerçekleştirme Görevlisi ile arcama Yetkilisi tarafından onaylanır. azırlanan Ödeme Emri Belgeleri ve eklerinin bir sureti birimimizde kalıp, asıl sureti teslim tutanağı ile ödenmek üzere Saymanlığa gönderilir. Alındığına dair teslim tutanağı tarafımıza gelir.

4 DÖNER SERMAYE BİRİMİ DÖNER SERMAYE KATKI PAYI ÖDEMELERİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI İlgili ayın başında bir önceki ayın işlemleri yapılır. İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı bilgileri v.b değişiklikler güncellenir. Yeni başlayan, ilişiği kesilen veya ücretsiz izne ayrılanların METASOFT BYS sisteminde gerekli güncelleme işlemi tamamlanır. Yıllık izin ve hastalık izin süreleri v.b personel biriminden alınır ve METASOFT sistemine girilir. B,D ve E puanlar aktarılır. Birim gelirleri girilerek hesaplama yapılır. Döner Sermaye Yürütme Kuruluna o aya ait hazırlanan belgeler sunulur. Döner Sermaye Ölçme,İzleme ve Değerlendirme Komisyonunda kabul edildikten sonra Tahakkuk işlemlerine başlanır. -METASOFT sistemine personeller ile ilgili tüm güncellemeler girilir. METASOFT BYS sisteminden 1.İcmal 2.Bordro 3.Banka Listesi Personel bildirimi ve üst yazısı yazılır. Ödeme Emri Belgesi ve ekleri hazırlanıp Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. EVET Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödeme emri belgesi ve ekleri kontrol edilir. ata var mı? AYIR Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Gerçekleştirme Görevlisi ile arcama Yetkilisi tarafından onaylanır. azırlanan Ödeme Emri Belgeleri ve eklerinin asıl ve bir sureti, teslim tutanağı ile birlikte Döner Sermaye Saymanlığına gönderilir. Alındığına dair teslim tutanağı ve bir suret Ödeme Emri Belgeleri ve ekleri dosyalanır. Döner Sermaye Saymanlığını evrak incelemelerini yaptıktan sonra DMİS Sisteminde onay vererek Muhasebeleştirerek bankaya para gönderilir. esaba para geçtikten sonra Banka Disketi gönderilir ve aktarım yapılır..

5 DÖNER SERMAYE BÜROSU BİRİMİ GELEN EVRAK SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI Evrak BYS sisteminden kaydı yapılıp birimimize sistemden ve aslı gönderilir. Gelen evrak incelenip, ilgili bir dosya tutulduysa bakılır, ekleri varsa oluşturulup cevap yazılır. BYS sisteminden de yazılan cevap Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. Paraf imza ve imza sistemden tamamlanıp tarafımıza geri döndüğünde yazıdan çıktı alınır. Varsa ekleri de yazıya eklenip ilgili birime eğer ıslak imza gerekiyorsa tekrar imzalatılıp, gerekmiyorsa direk gönderilir. BYS sisteminden de evrak işlemi sonlandırılır.

6 DÖNER SERMAYE BİRİMİ ASTAYA PARA ÖDEMELERİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI asta Dekanlığa dilekçe verir. Bilgi İşlem Birimi tarafından bırakılan dilekçeler incelenerek ödenmesi veya ödenmesi hakkında bilgi verir. -Gelen bilgiler doğrultusunda işleme başlanır. 1.Makbuz 2.Kimlik Fotokopisi 3.asta Dilekçesi ve esap Numarası Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğüne üst yazı ve ekleri hazırlanıp EBYS sisteminde Fakülte Sekreteri Ve Dekanın onayına sunulur. EVET Fakülte Sekreteri Ve Dekan tarafından kontrol edilir. ata var mı? AYIR Fakülte Sekreteri Ve Dekan tarafından onaylanır. azırlanan Yazı ve eklerinin aslı, teslim tutanağı ile birlikte Döner Sermaye Saymanlığına gönderilir. Alındığına dair teslim tutanağı alınır. Saymanlık tarafından hastanın hesabına iade edilir.

7 DÖNER SERMAYE BÜROSU BİRİMİ MAL VE İZMET ALIMI İALELERİNİN SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI Bölümlerden/birimlerden satın alınacak malzemelerin/hizmetin talebi ile teknik şartnamesi gelir. Talep edilen isteğin depomuzda mevcut olup olmadığı, yoksa yılık alınması gereken miktar belirlenir. arcama yetkilisinin onayı ile istek karşılanır. Firmalardan Yaklaşık Maliyet için teklif alınır. Yaklaşık maliyet hesap cetveli hazırlanır. Bütçe kontrolleri yapılır. İlgili harcama kaleminde ödenek var mı ve yeterli mi? E İşlem iptal edilir ve talepte bulunan birimlere bilgi verilir. İhale usulü tespit edilir. İhale Onay Belgesi hazırlanıp, Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. İhale dokümanı hazırlanır. İhale dökümanları EKAP da doldurulup ve EKAP onayı alınır. EKAP sisteminde İhale ilan metni ve ilan süresi tespiti yapılır. İlanın Basın İlan Kurumuna Yazı ile Bildirilip yerel gazetede ilan yayınlanır. Faturası geldiğinde ödenir. Kamu İhale Kurumuna ilan bedelinin ödemesi için avans açılır. Faturası geldiğinde de avans kapatılır. EKAP sayfasında ilan yayınlanır. İhale İşlem Dosyasının bir örneği İhale Komisyonu Üyelerine gönderilir.

8 İhale ilanı ve dokümana itiraz var mı? E Zeyilname yapılır. Zeyilname doküman alanlara gönderilir İtiraz ret edilir. Teklif zarfları teslim alınır. Teklif zarfı alındı belgesi çıkartılır. İhale, belirlenen tarih ve saatte yapılır. Teklif zarfları Komisyon Teslim Tutanağı ile komisyona teslim edilir. İhale komisyonu teklifleri inceler ve değerlendirir. İhale komisyonu karar verir. İhale komisyonu kararı yazılır, İhale Yetkilisinin onayına sunulur. Karar onaylandı mı? E İhale iptal edilir. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere bildirilir. Karara itiraz var mı? E İtiraz konusu incelenerek, İhalelere Yönelik Başvurular akkında Yönetmelik kapsamında gerekli işlemler yapılır. İhale iptal edilir. İhaleye devam etme kararı alınır.

9 İhale uhdesinde kalan istekliler sözleşmeye davet edilir. Firma yasal sorumluluklarını yerine getirerek bildirim tarihinden itibaren en geç on günü içinde sözleşmeye gelir. (Gelmediği taktir de işlem iptal edilir. Varsa II. Firma sözleşmeye davet edilir.) Sözleşme evrakları, karar sözleşme puluyla, kesin teminatının yatırıldığı da kontrol edilerek sözleşme yapılır. Sözleşme süresi içinde sözleşme hükümleri yerine getirildi mi? İşlem iptal edilir. Firma hakkında, sözleşme ve ilgili mevzuat gereği işlem yapılır. Sözleşme süresi içinde muayene ve kabul işlemleri yaptırılır. Malzeme/izmet sözleşmeye uygun mu? E Sözleşme hükümleri göre işlem yapılır. Malzemeler elimizdeki numunelere göre bakılarak, sayılıp, Fatura, Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı, Taşınır İşlem Fişi, Ödeme emri belgesi düzenlenir. Ödeme emri belgesi arcama yetkilisince imzalanır. 3 klasör olarak hazırlanan ihalenin başlangıcından sonuna kadar düzenlenen tüm evraklardan oluşan bir nüshası bizde kalarak asıl ve saymanlık dosyasıyla beraber ödeme birimi olan saymanlığa gönderilir.

10 DÖNER SERMAYE BİRİMİ ÖĞRETİM ÜYE FARKI ÖDEMELERİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI İlgili ayın başında bir önceki ayın işlemleri yapılır. İlgili aya ait, Döner Sermaye Performans hesaplaması yapıldıktan sonra METASOFT BYS yazılım sisteminden ilgili aya ait öğretim üyelerinin yaptığı mesai dışı öğretim üye farkları alınır. -METASOFT sistemine personeller ile ilgili tüm veriler girilir ve hesaplamalar yapılır. 1.İcmal 2.Bordro 3.Banka Listesi Ödeme Emri Belgesi ve ekleri hazırlanıp Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. EVET Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödeme emri belgesi ve ekleri kontrol edilir. ata var mı? AYIR Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Gerçekleştirme Görevlisi ile arcama Yetkilisi tarafından onaylanır. azırlanan Ödeme Emri Belgeleri ve eklerinin asıl ve bir sureti, teslim tutanağı ile birlikte Döner Sermaye Saymanlığına gönderilir. Alındığına dair teslim tutanağı ve bir suret Ödeme Emri Belgeleri ve ekleri dosyalanır. Mesai Dışı Öğretim Üye farkı olanların hesabına aktarılır.

11 DÖNER SERMAYE BÜROSU BİRİMİ YILLIK BAKIM SÖZLEŞMESİ YAPILMASI SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI Fakültemize ait bir sonraki yıl için bakım ve onarımı yapılacak cihaz ve makinalar için ilgili birimlerde talep gelir. Firmalardan Yaklaşık Maliyet için teklif alınır. İhale Onay Belgesi hazırlanıp, Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. Piyasa Araştırması için Firmalardan teklif alınır. Piyasa Araştırma Tutanağı hazırlanıp imzaya sunulur. Avantajlı olan Firma ile sözleşme imzalanabilmesi için davet yazısı gönderilip sözleşme evrakları, karar ve sözleşme puluyla, kesin teminatının yatırıldığı da kontrol edilerek sözleşme hazırlanır. Bütçe kontrol edilir ve bir sonraki yıl için yapılan bütçe tekliflerine göre sözleşme taraflarca imzalanır. 1.İhale Onay Belgesi 2.Piyasa Araştırma Tutanağı 3.Karar Pulu ve Damga Vergisi Yatırıldığına Dair Makbuz 4.Kesin Teminat Yatırıldığına Dair Alındı Makbuzu 5.Diğer sözleşme evrakları Yukarıdaki belgelerden oluşan bir sözleşme dosyası hazırlanarak ilk fatura ödemesiyle Saymanlığa gönderilir. Faturalar aylık bakım yada hizmetler ilgili kişilerce kontrol edilerek birimimize gönderilir. Faturayla birlikte hakkediş evrakları ve ödeme emri hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından gerekli kontrol yapılıp, imzalanır. Tüm evraklardan oluşan sözleşme dosyası bir nüshası bizde kalarak asıl sureti ödeme emriyle saymanlığa gönderilir.

12 DÖNER SERMAYE BİRİMİ TIBBİ UYGULAMAYA İLİŞKİN ZORUNLU MALI SİGORTA ÖDEMELERİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI Fakültedeki tüm akademik personellerin yaptırdığı yıl içinde yaptırdıkları sigorta poliçeleri ve dilekçeleri birime gelir. Yatırılan paranın yarısı iade edildiği için gelen poliçeler ve tutarları METASOFT Sisteminde personel kartlarına işlenir. -METASOFT sisteminde bordrolar hazırlanır. 1.İcmal 2.Bordro 3.Banka Listesi Ödeme Emri Belgesi ve ekleri hazırlanıp Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayına sunulur. EVET Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödeme emri belgesi ve ekleri kontrol edilir. ata var mı? AYIR Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Gerçekleştirme Görevlisi ile arcama Yetkilisi tarafından onaylanır. Öğretim üyelerinin hesabına aktarılır. azırlanan Ödeme Emri Belgeleri ve eklerinin asıl ve bir sureti, teslim tutanağı ile birlikte Döner Sermaye Saymanlığına gönderilir. Alındığına dair teslim tutanağı ve bir suret Ödeme Emri Belgeleri ve ekleri dosyalanır.