Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarihi/No:

Transkript

1 GÖREVLİ PERSONEL: Bilgisayar İşletmeni Ayşegül DURAN 1. GÖREVİN KISA TANIMI Kırklareli Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak Yüksekokulun gerekli Öğrenci İşleri Bürosunun tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun bir şekilde yürütülmesi amacıyla öğrenci işlemlerini yapar. 2. GÖREVİ VE SORUMLUKLULARI 2.1 Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar. 2.2 Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Müdürlük makamına sunar. 2.3 Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar. 2.4 Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar. 2.5 Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder. 2.6 Müdürlüğe yeni kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapar. 2.7 Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar. 2.8 Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır. 2.9 Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar Her yarıyıl sonunda icmal listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılmasını ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10 a girenlerin tespitini yapar ve ilan eder Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerle ilgili Yönetim Kurulu kararlarını ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır Müdürlükte yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar Akademik takvimin gerektirdiği işlemleri yürütür Müdürlüğe alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer Öğrenci kimliklerine bandrol yapıştırmak. Kemalettin BAL MYO Sekreteri

2 GÖREVLİ PERSONEL: Bilgisayar İşletmeni Ayşegül DURAN 2.26 Rektörlük ve Müdürlük tarafından oluşturulan kurulların kararlarını uygulamak 2.27 Müfredat, İntibak, Şubelendirme, Sınav Tarihleri, Ders Programları Yeni eğitim-öğretim yılı ve yarıyıllarında güncellenmesi gereken bilgileri ve diğer tüm veri girişlerini Üniversitemiz ÖBS istemine girişini yapmak 2.28 Öğrenci işleri Daire Başkanlığı ile bilgi paylaşımları ve iletişim faaliyetlerini yürüterek Yüksekokul Sekreterini bilgilendirmek, karar verilemeyen iş ve işlemler için Yüksekokul Sekreterinden yardım talep etmek 2.29 Yök, Rektörlük ve Yüksekokul idaresince istenen bilgi ve verileri hazırlamak ve ilgili yerlere ulaştırmak 2.30 Tüm Öğrenci İşleri hizmetlerinin Yürürlükte yer alan hukuki mevzuata göre yürütülmesinde Yüksekokul Sekreterine yardımcı olmak 2.31 Öğrenci işlerine sevki yapılan evraklara cevap verilmesini sağlamak 2.32 Öğrenci İşleri bürosunca yapılan işlerin yapılmasından Yüksekokul Sekreterine karşı sorumlusunuz 2.33 Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur Müdürlüğün görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar. 3. YETKİLERİ 3.1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, 3.2 Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 4. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Yüksekokul Sekreteri 5. ARANAN NİTELİKLER Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, 5.2 En az lise veya dengi okul mezunu olmak, 5.3 Öğrenci işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek, 5.4 Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. 6. SORUMLULUK Öğrenci İşleri Memuru, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur. 7. DAĞITIM İlgili birimlere dağıtımı yapılır. 8. ÖNEMLİ HUSUSLAR : Yukarıda yapılan görev tanımlarının uygulamasında mutlaka Yazılı Emir, Komisyon,ve İlgili Kurulun Kararları aranacak olup, belgesiz hiçbir işlem uygulaması yapılmayacak olup,büro personelinde bu doğrultuda çalışması sağlanacaktır. Kemalettin BAL MYO Sekreteri

3 GÖREVLİ PERSONEL: Bilgisayar İşletmeni Ahmet RODOPLU 1. GÖREVİN KISA TANIMI Kırklareli Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak Yüksekokulun gerekli öğrenci İşleri Bürosunun tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun bir şekilde yürütülmesi amacıyla öğrenci işlemlerini yapar. 2. GÖREVİ VE SORUMLUKLULARI 2.1 Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar. 2.2 Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Müdürlük makamına sunar. 2.3 Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar. 2.4 Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar. 2.5 Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder. 2.6 Müdürlüğe yeni kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapar. 2.7 Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar. 2.8 Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır. 2.9 Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar Her yarıyıl sonunda icmal listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılmasını ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10 a girenlerin tespitini yapar Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerle ilgili Yönetim Kurulu kararlarını ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır Akademik takvimin gerektirdiği işlemleri yürütür Müdürlüğe alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer Harç Tanımlama, Harç İşlemleri ve Harç İadeleriyle ilgili iş ve işlemleri yürütmek ve gerekli yazıları yazmak Öğrenci işlerinin yazması gereken cevap yazıları ve öğrencilere yapılacak tebliğ yazılarını ( Kayıl silme, kayıt dondurma, öğrenci dilekçelerine cevap vs.) hazırlamak imza sonrası postaya vermek ve bunları derleyerek dosyalamak Öğrenci kimlik kartlarına bandrol yapıştırılması

4 GÖREVLİ PERSONEL: Bilgisayar İşletmeni Ahmet RODOPLU 2.26 Kimlik Kartı yenileme ve kayıp dilekçelerin alınarak (dilekçede evrak kayıt numarası bulunacak) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazı ile bildirilmesi 2.27 İlgili Makama yazılarını yazmak ve takibini yapmak 2.28 Burs duyurularını ( ilan panolarına asmak, internet sitesinde duyurmak) yapmak, başvuru formlarını dağıtmak ve toplamak, burs komisyonuna iletmek, komisyon işlemlerinin takibini yapmak ve verilen kararlar neticesinde burs veren kuruma süresinde yazı ile bildirmek 2.29 Öğrenci Konseyi seçimlerini duyurmak, ( ilan panolarına asmak, internet sitesinde duyurmak) başvuru formlarını toplamak, verilen süre içinde seçim takvimi hazırlayarak Öğrenci Konseyi Seçim Komisyonu ile birlikte uygulanmasını sağlamak ve Rektörlük makamına yazı ile bildirmesi süreçlerini tamamlamak 2.30 Öğrenci işleri bürosunun yapmış olduğu işlemlerle duyuruları hazırlayarak ilan edilmesi ( ilan panolarına asmak, internet sitesinde duyurmak) 2.31 Öğrencilere Öğrenci Belgesi-Transkript ve mezuniyet belgesi verme işlemlerini gerçekleştirmek Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur 2.33 Arşiv odasında bulunan öğrenci işleri evrakının düzenli arşivlenmesi yerine getirmek Amirlerin verdiği diğer görevleri yapmak ve Öğrenci işleri bürosunda yapılan diğer işlere yardımcı olmak 3. YETKİLERİ 3.1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, 3.2Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 4. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Yüksekokul Sekreteri 5. ARANAN NİTELİKLER Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, 5.2 En az lise veya dengi okul mezunu olmak, 5.3 Öğrenci işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek, 5.4 Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. 6. SORUMLULUK Öğrenci İşleri Memuru, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur. 7. DAĞITIM İlgili birimlere dağıtımı yapılır. 8. ÖNEMLİ HUSUSLAR : Yukarıda yapılan görev tanımlarının uygulamasında mutlaka Yazılı Emir, Komisyon,ve İlgili Kurulun Kararları aranacak olup, belgesiz hiçbir işlem uygulaması yapılmayacak olup,büro personelinde bu doğrultuda çalışması sağlanacaktır.

5 GÖREVLİ PERSONEL: Memur Mustafa KAZOĞLU 1. GÖREVİN KISA TANIMI Kırklareli Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak Yüksekokulun gerekli öğrenci İşleri Bürosunun tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun bir şekilde yürütülmesi amacıyla öğrenci işlemlerini yapar. 2. GÖREVİ VE SORUMLUKLULARI 2.1 Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar. 2.2 Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Müdürlük makamına sunar. 2.3 Öğrencilerin tecil, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar. 2.4 Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar. 2.5 Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder. 2.6 Müdürlüğe yeni kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapar. 2.7 Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar. 2.8 Ders kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır. 2.9 Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar Her yarıyıl sonunda icmal listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılmasını ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10 a girenlerin tespitini yapar Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerle ilgili Yönetim Kurulu kararlarını ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır Müdürlükte yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar Akademik takvimin gerektirdiği işlemleri yürütür Müdürlüğe alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur Öğrenci İşleri bürosunca yapılan işlerin yapılmasından Yüksekokul Sekreterine karşı sorumlusunuz.

6 GÖREVLİ PERSONEL: Memur Mustafa KAZOĞLU 2.27 Rektörlük ve Müdürlük tarafından oluşturulan kurulların kararlarını uygulamak 2.28 Müfredat, İntibak, Şubelendirme, Sınav Tarihleri, Ders Programları Yeni eğitim-öğretim yılı ve yarıyıllarında güncellenmesi gereken bilgileri ve diğer tüm veri girişlerini Üniversitemiz ÖBS istemine girişini yapmak 2.29 Öğrenci işleri Daire Başkanlığı ile bilgi paylaşımları ve iletişim faaliyetlerini yürüterek Yüksekokul Sekreterini bilgilendirmek, karar verilemeyen iş ve işlemler için Yüksekokul Sekreterinden yardım talep etmek 2.30 Yök, Rektörlük ve Yüksekokul idaresince istenen bilgi ve verileri hazırlamak ve ilgili yerlere ulaştırmak 2.31 Öğrencilerin staj işlemlerini okul-sanayi koordinatörü, staj danışmanları ve muhasebe bürosu ile birlikte çalışarak başlatıp sonlandırmak ve arşivlemek Tüm Öğrenci İşleri hizmetlerinin Yürürlükte yer alan hukuki mevzuata göre yürütülmesinde Yüksekokul Sekreterine yardımcı olmak 2.33 Öğrenci işlerine sevki yapılan evraklara cevap verilmesini sağlamak 2.34 Arşiv odasında bulunan öğrenci işleri evrakının düzenli arşivlenmesi yerine getirmek Amirin verdiği diğer işleri yapmak. 3. YETKİLERİ 3.1 Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak, 3.2 Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek. 4. EN YAKIN YÖNETİCİSİ Yüksekokul Sekreteri 5. ARANAN NİTELİKLER Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, 5.2 En az lise veya dengi okul mezunu olmak, 5.3 Öğrenci işlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek, 5.4 Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak. 6. SORUMLULUK Öğrenci İşleri Memuru, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur. 7. DAĞITIM İlgili birimlere dağıtımı yapılır. 8. ÖNEMLİ HUSUSLAR : Yukarıda yapılan görev tanımlarının uygulamasında mutlaka Yazılı Emir, Komisyon,ve İlgili Kurulun Kararları aranacak olup, belgesiz hiçbir işlem uygulaması yapılmayacak olup,büro personelinde bu doğrultuda çalışması sağlanacaktır.

7