Bilgi İşlem Müdürlüğü Stratejik Planı ( ) Bilgi İşlem Müdürlüğü Stratejik Planı ( )

Transkript

1 Bilgi İşlem Müdürlüğü Stratejik Planı Bilgi İşlem Müdürlüğü Stratejik Planı ( ) ( )

2 İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ.. 2 I. STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ VE YÖNTEM....3 II. MEVCUT DURUM ANALİZİ 3 A. MÜDÜRLÜK ORGANİZASYON ŞEMASI....3 B. GÖREV ALANI VE SUNULAN HİZMETLER C. PAYDAŞ ANALİZİ....5 D. BİRİM İÇİ ANALİZ VE ÇEVRE ANALİZİ Personel Durumu ve Mali Durum Teknik Donanım ve Sahip Olunan Araçlar SWOT (GZTF) Analizi..7 III. BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ STRATEJİK PLANI..8 A. MİSYON. 8 B. VİZYON 8 C. TEMEL DEĞERLER...8 D. STRATEJİK AMAÇLAR VE HEDEFLER...8 IV. MALİYETLENDİRME.. 13 V. İZLEME VE DEĞERLENDİRME 13

3 ÖNSÖZ Bu belge ile Bilgi İşlem Müdürlüğü nün yılları stratejik planı sunulmaktadır. Bu plan hazırlanırken Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) tarafından hazırlanan Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzunun (2. sürümü) rehberliğinden yararlanılmıştır. Bu çalışma ile Bilgi İşlem Müdürlüğü nün sunmuş olduğu hizmetlerin kalitesinin ve etkinlik düzeyinin artırılması hedeflenmektedir. Bunun yanında Bilgi İşlem Müdürlüğü nün faaliyetleri planlı ve sistemli bir esasa oturtulmuş olmaktadır. Böylece bu doküman ile Bilgi İşlem Müdürlüğü nün yıllarını kapsayan döneme ilişkin stratejik amaç ve hedefleri belirlenmiş ve bunların nasıl hayata geçirileceği ortaya konulmuştur. A.Latif İnan Bilgi İşlem Müdürü

4 I. STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ VE YÖNTEM Bilgi İşlem Müdürlüğü bünyesinde, Stratejik Plan çalışmaları Haziran 2014 tarihinde nin Stratejik Plan çalışma grubunun oluşturulması ile başlamıştır. İlk toplantı sonrasında Stratejik Plan çalışması için yapılması gereken analiz, veri ve bilgi toplama ve stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesi konularında zaman çizelgesi, çalışma planı oluşturulmuş ve iş bölümü yapılmıştır. Daha sonra yapılan periyodik toplantılarda, gelinen nokta değerlendirilmiş ve neler yapılması gerektiği karar altına alınmış ve bu kararlar uygulanmıştır. II. DURUM ANALİZİ A. MÜDÜRLÜK ORGANİZASYON ŞEMASI Bilgi İşlem Müdürlüğü nün 2014 yılı itibariyle sahip olduğu organizasyon şeması aşağıda verilmiştir: Bilgi İşlem Sorumlusu 1 kişi Teknik personel 1 kişi

5 BİLGİ İŞLEM GÖREV TANIMLARI 1.Belediyenin bilgi işlem ihtiyacının envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek, ihtiyaca göre öneriler hazırlamak. 2.Bilgi işlem faaliyetleri için gerekli sistem analizi, programlama, operasyon çalışmalarını yönlendirmek, nezaret etmek, denetim altında tutmak. 3.Bilgi işlem sistemi içerisinde bilgi işleme, sonuç alma ve bilgi iletimi çalışmalarını hızlı ve güvenilir olarak zamanında yürütülmesini sağlamak. 4.Bilgi işlem alanındaki teçhizat ve sistem programlama dili, program gelişmelerini izlemek, uygun görülürse Belediyede kullanılması için öneriler hazırlamak. 5.Bilgi işlem sisteminin teçhizatı ve programlarının alındığı kuruluşlarla ilişkileri düzenlemek, sözleşme hazırlamak, gerekli servisi almak, teçhizatı verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını sağlamak, gerekli önlemleri onaya sunmak, uygulamaya koymak. 6.Kurum için gerekli verilerin toplanmasını sağlamak ve sistem çıktı raporlarının dağıtımını, bilgilerini ve gizliliğini disiplin altında tutmak. 7.Vatandaşları ilgilendiren bilgi işlem hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak. 8.Başka kuruluşlardan alınacak bilgi işlem servis hizmetlerini düzenlemek ve kontrol altında tutmak. 9.Sistem programlarının ve diğer paket programların kullanılması için, personele gerekli eğitim vererek yetişmiş eleman sayısını artırmak. 10.Sistem otomasyonu verilerinin günlük yedeklerini almak 11.Sistem otomasyonuna bağlı donanımsal, yazılımsal ve kullanıcılara bağlı sorunları gidererek sistemin sorusuz çalışmasını sağlamak. 12.Belediyenin sistem otomasyonunda ve birimlerinde kullanılan bilgisayar programını hazırlamak veya gerekli programları satın alarak, zamanla değişen kanunun, tüzük ve yönetmeliklere göre gerekli düzenlemeleri yaparak teknik destek vermek. 13.Belediye faaliyetlerinin, etkinliklerinin sayısal ortamda (Internet, CD-DVD gibi) kentliye ulaştırılması amacıyla çeşitli tanıtım ve grafik faaliyetlerinin yürütülmesini koordine etmek. 14.Kent bilgi sistemi çalışmaları doğrultusunda verilerin güncellenmesini koordine etmek web sitesinin sorunsuz çalışmasını sağlamak 16.Kurum bünyesinde, korsan yazılım ve idarece uygun görülmeyen teçhizatın kullanılmasını

6 önlemek. 17.Müdürlük yıllık bütçesini hazırlamak. 18.Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak. 19.Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak. D. PAYDAŞ ANALİZİ Paydaşlar, Müdürlüğün hizmetleri ile ilgisi olan, Müdürlükten doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen veya Müdürlüğü etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. Bu çerçevede Bilgi İşlem Müdürlüğünün paydaşları aşağıdaki gibidir. Tablo 1: Paydaş Analizi S.No PAYDAŞ ADI TÜRÜ 1 Belediye Başkanlığı İç Paydaş 2 Belediye Meclisi İç Paydaş 3 Belediyenin Tüm Birimleri İç Paydaş 4 Emniyet Müdürlüğü Dış Paydaş 2013 yılı itibariyle birimimize bütçe ayrılmamıştır. 2. Teknik Donanım ve Sahip Olunan Araçlar şu şekildedir: Tablo 3: Teknik Donanım ve Sahip Olunan Araçlar Teknik Donanım ve Aracın Cinsi Adedi Masa Üstü Bilgisayar 3 Yazıcı 1

7 3. SWOT (GZTF) Analizi GÜÇLÜ YÖNLER Teknolojiyi önemseyen yeni yönetim anlayışı Mobil uygulamalarda önemli mesafe kat etmemiz ZAYIF YÖNLER 1. Halkla ilişkiler ve bilgilendirme faaliyetlerinin eksik olması 2. Hizmet teknoloji bilgi eksikliği ve kurum içi eğitimin eksikliği 3. Kalifiye personel eksikliği 4. Kurumsal yapıdaki eksiklikler 5. Ekonomik ömrünü tamamlamış olan araç ve gereçlerin yenilenme gerekliliği 6. İnternet bağlantı hızının zaman zaman ciddi düşüşler göstermesi 7. Kurum arşivinin fiziki ve teknik imkânlarının arttırılma gerekliliği 8. Mezarlık bilgi sisteminin olmaması 9. Donanım eksikliği FIRSATLAR - Kablosuz teknolojinin yaygınlaşması - Kâğıt israfının olmaması - Teknolojinin işleri kolaylaştıracağı TEHDİTLER - Muş un teknolojiye çok uyumlu olmayan alt yapı sistemi - STRATEJİK AMAÇLAR VE HEDEFLER VİZYON Belediyemizde, hizmetlerin tanıtılması ve vatandaşlarımızın hizmetlerin amacı doğrultusunda bilgilendirilmesi çalınmalarına devam etmek. Bu kapsamda belediyemizde, özellikle web sitesi başta gelmek üzere her türlü tanıtım araçlarını değerlendirmek ve projelerin üretimini desteklemek. Vatandaş odaklı hizmet yönetimiyle vatandaşı Belediyemizin hizmetleri hakkında bilinçlendirmek ve en etkin şekilde yararlanmasını teşvik etmek.

8 E-belediyecilik faaliyetlerini hizmet tanıtımında kullanmak. Sağlıklı bir bilgisayar ağı oluşturarak belediyemizin iletişim hantallığını bertaraf etmek. Teknoloji ve Bilgi Kenti stratejisi adı altında tüm stratejilerin birbiriyle etkin çalışmasını sağlayan temel teknoloji stratejisini oluşturmak. MİSYON Muş ta halkının tüm ihtiyaçları bilgi temeli boyutunda giderilerek, belediyenin tüm ilgili kurumlarla, halkla en verimli şekilde çalışması için sosyal, bilişsel ve kültürel altyapının hazırlanması ile Muşun Bilgi Toplumu olma yolunda farkındalığını oluşturmak. STRATEJİK FAALİYETLER STRATEJİK AMAÇ Hedef Performans göstergesi MUŞ BELEDİYESİNİ E-BELEDİYE HALİNE GETİRMEK Belediyenin, bilgi sistemlerinin envanterini çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenilirliğin, sağlayacak kontrol mekanizmalarının belirlenmesi, bilgi teknolojilerinin altyapılarını güçlendirmek ve etkin çalışmasını sağlamak 2018 e kadar bitirilmesi planlanıyor Üniversiteler, STK lar, TÜBİTAK v.b. kurumlarla projelerde işbirliği yapılması. Tüm belge ve dokümanları elektronik ortama aktarmak Kayıt dosyalama sisteminin elektronik ortamda yapılmasını zorunlu kılmak Güçlü bir arşiv yönergesi oluşturmak ve arşiv sitemini yapmak Doküman yönetim ve veri güvenlik sistemini güncellemek Kent Bilgi Sistemini modernleştirmek Dijital kent katalogu, dijital arşiv ve dijital kent haritası oluşturmak

9 STRATEJİK AMAÇ Hedef Performans göstergesi Hedef MUŞ BELEDİYESİNİ E-BELEDİYE HALİNE GETİRMEK Tüm hizmetlerin online olmasının sağlanması, kaynak yönetiminde, hizmet sunumunda bilgiye ve veriye dayalı, teknolojiyi kullanan ve verimliliği esas alan yönetim yapısını oluşturmak 2018 e kadar bitirilmesi planlanıyor Taşınır malların kayıt ve güncelleme işlemlerini daha etkin bir şekilde yapmak Tüm belge ve dokümanları elektronik ortama aktarmak Kayıt dosyalama sisteminin elektronik ortamda yapılmasını zorunlu kılmak Güçlü bir arşiv yönergesi oluşturmak ve arşiv sitemini yapmak Doküman yönetim ve veri güvenlik sistemini güncellemek Kent Bilgi Sistemini modernleştirmek Dijital kent katalogu, dijital arşiv ve dijital kent haritası oluşturmak Genel evrak sisteminde otomasyon (elektronik yazışma) sistemini geliştirmek Belediyenin, bilgi sistemlerinin envanterini çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenilirliğin, sağlayacak kontrol mekanizmalarının belirlenmesi, Proje bankası ve Bilgi bankası oluşturulması Web sitesinde Halk için rahat ulaşabilecekleri mevzuat portalı oluşturmak. Kurumsal web sitesinin portal olarak düzenlenmesi, katılımcıların interaktif olarak geribildirim yapabildiği (e-posta, anket, forum), birimlerden güncel veri girişinin pratik hale gelmesi. Donanım-Yazılım ihtiyacının karşılanması Vatandaşlar ve işletmeler için sosyal, iş, ekonomi ve eğlence dahil her türlü bilgiye her yerden kolayca erişilebilmesini mümkün kılacak geniş bant üzerinden kablosuz internet hizmetinin sunulması Belediyenin görüntü kayıtlarının arşivlenmesi Hizmet binalarının teknogüvenliğinin sağlanması Çalışanların bilişim bilgilerini arttırmak İnternet üzerinden ve sms ile borç sorgulama ve borç ödeme işlemlerinin yapılmasını sağlamak Çağrı merkezine gelen sonuçların verimliliğini analiz etmek

10 Üniversiteler, STK lar, TÜBİTAK v.b. kurumlarla projelerde işbirliği yapılması. V. MALİYETLENDİRME Maliyetlendirme çalışmaları Performans Programı ile yapılacağı için şu aşamada maliyetlendirme çalışması yapılmamıştır. VI. İZLEME VE DEĞERLENDİRME Bilgi İşlem Müdürlüğü Stratejik Planı yıllarını kapsayan bir dönem için hazırlanmıştır. Planın başarısı için bu dönem içinde belirli zaman aralıklarında gözden geçirme ve revizyonun yapılması gerekmektedir. Gözden geçirme ve revizyon sürelerinin yılda bir olması yararlı olacaktır. Bu nedenle Bilgi İşlem Müdürlüğünce plan yıllık olarak gözden geçirilecek, yeni gelişmeler ile gerçekleşip gerçekleşmeyen hedefler bağlamında revize edilecektir.