T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Türk Dünyası Araştırmaları Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürlüğü STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA

Transkript

1 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Türk Dünyası Araştırmaları Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürlüğü *BENDJ2R2* Sayı : Konu : İç Kontrol Eylem Planı Öngörülen Eylemler STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA İlgi : 30/12/2016 tarihli, sayılı yazınız. İlgi yazınız doğrultusunda; Merkez Müdürlüğümüze ait İç Kontrol Uyum Eylem Planı yazımız ekinde gönderilmiştir. Bilgilerinizi arz ederim. EK : İÇ KONTROL EYLEM PLANI (10 sayfa) e-imzalıdır Yrd.Doç.Dr. Erol SAKALLI Müdür Mevcut Elektronik İmzalar EROL SAKALLI (Türk Dünyası Araştırmaları Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürlüğü - Müdür) 23/01/ :30 1 Eylül Kampusü İzmir Yolu 8.Km 64100/Uşak Ayrıntılı bilgi için irtibat: Ayşe KOÇKAN Tel: Faks: E-Posta: Elektronik ağ: Sayfa 1 / 1

2 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI TÜRK DÜNYASI ARAŞTIRMALARI UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ

3 İÇİNDEKİLER Merkez Müdürlüğümüze İlişkin Genel Bilgiler 1 Görev Ve Vizyonu 1 Alt Birim/Şubelerin Yapısı 1 Organizasyon Şeması 1 Personel Yapısı Ve Yeterliliği 1 Kayıt Ve Dosyalama Sistemi 1 Personelinin Ortak Görev Ve Sorumluluklar 1 Hassas Görevler 1 Merkez Müdürlüğü Personelinin Görev/ Yetki / Vekalet Ve Sorumlulukları Görev, Yetki Ve Sorumlulukları 2 Müdür Görev, Yetki Ve Sorumlulukları 2 Yönetim Kurulu Görev Ve Sorumlulukları 2 Danışma Kurulu Görev Ve Sorumlulukları 2 Merkez Müdürlüğüne İlişkin Bilgiler Evrak Kayıt Birimi İş Akış Süreci 3 İş Akış Şeması 3 Faaliyet ve Faaliyetlerin Sürekliliği 3 Kayıt ve Dosyalama 4 Bilgi Ve İletişim 5 Raporlama 6 Ek:3 Faaliyet Raporu Hazırlama Süreci 6 Ek:4 Faaliyet Raporu Hazırlama Formatı 6

4 I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Misyon Uşak Üniversitesine bağlı olarak kurulan, Uşak Üniversitesi Türk Dünyası Araştırmaları Uygulama ve Araştırma Merkezinin amaçlarına, faaliyet alanlarına, organlarına, organlarının görevlerine ve çalışma şekline ilişkin hükümleri kapsar Vizyon Üniversitemiz ile diğer Türk Devletlerindeki üniversiteler arası ilişkileri geliştirme kapsamında, öğrenci ve öğretim elemanı değişimi ile bilgi paylaşımı faaliyetlerini yürütmek, ayrıca ortaklaşa sosyal, kültürel, bilimsel ve sportif faaliyetler düzenlemek ve bu tür faaliyetlere katılmak, B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar a) Merkezin amaçları doğrultusunda çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, b) Yönetim Kurulunu toplantıya çağırmak ve toplantılara başkanlık etmek, c) Merkezi temsil etmek, ç) Merkez çalışmalarının gerektirdiği görevlendirmeleri yapmak, d) Her öğretim yılı sonunda ve istenildiğinde Merkezin genel durumu ve işleyişi hakkındaki raporunu Yönetim Kurulunun görüşünü de aldıktan sonra Rektöre sunmak, e) Yurt içinde ve yurt dışında benzer faaliyetlerde bulunan kuruluşlarla iş birliği yapmak,

5 Organizasyon Şeması Merkezin Organları ve Görevleri Merkezin organları (1) Merkezin organları şunlardır: a) Merkez Müdürü, b) Yönetim Kurulu, c) Danışma Kurulu. Merkez müdürü (1) Merkez Müdürü, Merkezin faaliyet alanı ile ilgili çalışmalarda bulunan Üniversite öğretim elemanları arasından, Rektör tarafından üç yıl için görevlendirilir. Süresi biten Merkez Müdürü tekrar görevlendirilebilir. (2) Merkez Müdürü; çalışmalarında kendisine yardımcı olmak üzere, Üniversite öğretim elemanları arasından iki kişiyi müdür yardımcısı olarak görevlendirmek üzere Rektörün onayına sunar. Merkez Müdürünün görevi sona erdiğinde yardımcılarının da görevi sona erer. (3) Merkez Müdürü, görevi başında bulunmadığında, müdür yardımcılarından veya Yönetim Kurulu üyelerinden birine altı aydan fazla olmamak üzere vekâlet bırakabilir. Vekâlet, altı aydan fazla olmaz. Merkez Müdürünün altı aydan fazla görevinin başında bulunamayacağı durumlarda görevi sona erer. (4) Merkez Müdürü, Merkezi temsil eder ve Rektöre karşı Merkezin tüm faaliyetlerinden sorumludur. Merkez müdürünün görevleri (1) Merkez Müdürünün görevleri şunlardır: a) Merkezin amaçları doğrultusunda çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, b) Yönetim Kurulunu toplantıya çağırmak ve toplantılara başkanlık etmek, c) Merkezi temsil etmek, ç) Merkez çalışmalarının gerektirdiği görevlendirmeleri yapmak,

6 d) Her öğretim yılı sonunda ve istenildiğinde Merkezin genel durumu ve işleyişi hakkındaki raporunu Yönetim Kurulunun görüşünü de aldıktan sonra Rektöre sunmak, e) Yurt içinde ve yurt dışında benzer faaliyetlerde bulunan kuruluşlarla iş birliği yapmak, f) Rektör tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. (2) Merkez Müdürü, Merkezin tüm etkinliklerinin gözetim ve denetiminden ve bu konularda gerekli önlemlerin alınmasında Rektöre karşı birinci derecede sorumludur. Yönetim kurulu (1) Yönetim Kurulu; Merkez Müdürü, iki müdür yardımcısı ve dört üye olmak üzere toplam yedi kişiden oluşur. (2) Merkez Müdürü ve müdür yardımcıları dışındaki dört üye Üniversite öğretim elemanları arasından Merkez Müdürünün önerisiyle Rektör tarafından üç yıl süreyle görevlendirilir. Görev süresi biten üye yeniden görevlendirilebilir. Üyeliğin herhangi bir nedenle boşalması halinde kalan süreyi tamamlamak üzere yeni bir üye görevlendirilir. (3) Yönetim Kurulu, Merkezin karar organıdır. Merkez Müdürü, Yönetim Kurulunun başkanıdır. (4) Yönetim Kurulu, Merkez Müdürünün daveti üzerine salt çoğunlukla toplanır ve kararlar oy çokluğuyla alınır. Yönetim kurulunun görevleri (1) Yönetim Kurulunun görevleri şunlardır: a) Merkezin çalışma plan ve programını hazırlamak, b) Merkez bünyesinde kurulacak çalışma gruplarını oluşturmak ve bu gruplarda görevlendirilecek adayları tespit etmek, c) Araştırma ve uygulama projelerini görüşmek ve karara bağlamak, ç) Bütçe taslağını görüşmek ve karara bağlamak, d) Rektörlüğe sunulmak üzere hazırlanacak faaliyet raporlarını görüşmek, e) Merkezde gerçekleştirilen çalışmaları değerlendirip ileriye yönelik öneriler hazırlamak, f) Kurulacak araştırma ve çalışma gruplarını belirlemek, g) Merkezle ilgili görevlendirmeleri karara bağlamak. Danışma kurulu

7 (1) Danışma Kurulu; Merkezin faaliyetleri ile ilgili olarak Yönetim Kurulunun ihtiyaç duyduğu konularda değerlendirmede bulunmak ve istişari nitelikte görüş ve öneri bildirmek üzere oluşturulan kuruldur. Bir yıl önceki işler hakkında bilgi alır, yıllık çalışma planlarını görüşür. (2) Danışma Kurulu, yılda en az bir kez Merkez Müdürünün çağrısı ile toplanır. Toplantı Merkez Müdürünün başkanlığında yapılır. Kararlar toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile alınır. (3) Danışma Kurulu üyelerinin görev süresi üç yıldır. Süresi dolmadan ayrılacak üyenin yerine kalan süreyi tamamlamak üzere aynı yöntemle yenileri seçilir. Süresi biten üyeler yeniden seçilebilir. Danışma kurulunun oluşumu oluşur: (1) Danışma Kurulu aşağıda belirtilen kurum ve kuruluşlardan seçilecek üyelerden a) Uşak Üniversitesi öğretim elemanları arasından Merkez Yönetim Kurulunca seçilecek altı üye, b) Diğer üniversitelerden Türk Dünyası ile ilgili çalışmalarda bulunan öğretim elemanları arasından Yönetim Kurulunca seçilerek davet edilecek en çok beş üye, c) Üniversite dışındaki kurum ve kuruluşlardan Yönetim Kurulunca seçilerek davet edilecek en çok beş üye, ç) Üniversitenin idari personeli arasından seçilecek üç üye. İŞ AKIŞ SÜRECİ EVRAK KAYIT 1.Rektörlük evrak kayıt veya diğer birimlerden/kurumlardan gelen evrak üzerinde geçerli bir tarih ve sayı olup olmadığı, amiri veya yetkilisi tarafından geçerli bir elektronik veya ıslak imza olup olmadığına bakılarak teslim alınır. 2.Evrakın ekleri varsa kontrol edilir. 3.Evrak zimmet defterine o günün tarihi yazılarak imzalanmak sureti ile teslim alınır.

8 4.Merkez Müdürü veya vekâletini bıraktığı Müdürüne götürülerek verilen talimatlar doğrultusunda cevap yazma, ilgili kişiye teslim etme, dosyaya kaldırma işlemleri yapılır. 5.Rektörlük Evrak Kayıt biriminden dış kurumdan gelen tüm evraklar taranmış halde önce ebys e düştüğünden evrakların asılları arkalarındaki numaralara bakılarak zimmet defterine günün tarihi ve imza atarak teslim alınır. 6.İadeli taahhütlü olarak gönderilen evraklar, evrakların posta alındıları üzerindeki numara ebys üzerinden kontrol edilerek ilgili personele teslim edilir. 1.Gelen evrak kontrol edilir.(içerik, ek, ilgi) E-BYS 2.İçeriğe göre cevap yazılması gerekli durumda ilgi tutularak cevap verilir, işlem yapılması gerekli durumda işlem yapılır. 3.Sorumlu kişiye sevk olunan belgeler yine mevzuata uygun şekilde veya Müdürün ekrana düştüğü nota göre değerlendirilerek cevap yazma, sonlandırma, başkasına sevk ve iade işlemleri yapılır. 4- Belgede ilgili evrak veya ek olup olmadığına, eklerin ve ilgili evrakın düzenine de ayrıca bakılır.

9 5.Merkez Müdürü herhangi bir nedenle vekâletini bir başkasına verdiğinde Başkanın vekâlet işlemi ebys üzerinden ilgili kişiye verilir. Başkanın herhangi bir nedenle görevine erken dönmesi hâlinde ise vekâlet ebys sistem yöneticileri aracılığı ile kaldırtılır. 6.EBYS sisteminde herhangi bir sorun yaşanması hâlinde duruma imkânlar ve yetkiler dâhilinde müdahale edilir ve sorun düzeltilemezse EBYS sistem yöneticileri ile irtibat kurularak sorunun bir an önce çözülmesi sağlanır. Kayıt ve Dosyalama Sistemi Kamu kurum ve kuruluşlarında yazılı iletişimin çağa uygun olarak geliştirilmesi, evrak havale ve takiplerindeki genel esasların yeniden değerlendirilerek otomasyon tekniklerine de uygun bir kodlama standardının sağlanması maksadıyla Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından Üniversitelerin yazışma kodlarının yeniden düzenlendiği ve Üniversitemiz birimlerinin yeni yazışma kodlarının neler olduğu tarih ve sayılı yazı ile bildirilmiştir. Buna göre Başkanlığımız birimlerinin yazışmalarında kullanacağı yazışma kodları aşağıda yazılı olduğu gibidir. Uşak Üniversitesi Türk Dünyası Araştırmaları Uygulama ve Araştırma Merkezinin yazışma kodları: Merkez Müdürlük yazışmaları Merkezin gelir kaynakları (1) Merkezin gelir kaynakları şunlardır: a) Rektörlük bütçesinden ayrılacak ödenek ve aktarmalar, b) İlgili fakültelerin bütçelerinden ayrılacak ödenekler,

10 c) Döner sermaye yönetmeliğine göre sağlanacak gelirler, ç) Uşak Üniversitesinin diğer birimlerinden sağlanacak gelirler, d) Çalışmalara katılacak veya destek verecek kamu kurum ve kuruluşların veya kişilerin sağlayacakları her türlü yardım ve bağışlar, e) Diğer gelirler. Merkezin giderleri (1) Merkezin giderleri şunlardır: a) Her türlü demirbaş, kitap ve süreli yayınların alımı ile diğer bilgi edinim giderleri, b) Haberleşme ve ulaşım giderleri, c) Merkez elemanlarının ücret ve teklif hakları, ç) 6 ncı maddede belirtilen faaliyetler kapsamında gerçekleştirilen her türlü harcamalar, d) Yurt içinden ve yurt dışından gelen araştırmacılarla ilgili yolluk, yemek, konaklama ve benzeri giderler, e) Yapılacak toplantılar için tören ve temsil giderleri, f) Beşinci maddede belirtilen amaçlar gereği merkez mensuplarının yurt içi ve yurt dışında yapacakları bilimsel faaliyetler için yolluk ve yevmiye giderleri, g) Yönetim Kurulu kararlarıyla yapılan diğer harcamalarıdır. Harcama yetkilisi (1) Merkezin harcama yetkilisi Rektördür. Rektör, bu yetkisini kısmen veya tamamen Merkez Müdürüne devredebilir. Personel ihtiyacı (1) Merkezin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı 2547 sayılı Kanunun 13 üncü maddesine göre Rektör tarafından görevlendirilecek personel tarafından karşılanır..

11 Faaliyet ve Proje Bilgileri a) Türk Dünyasını ilgilendiren her konuda projeler üretmek, hazırlanacak projelere yurt içi ve yurt dışı kurumlardan destek sağlamak, b) Üretilen projelere işlerlik kazandırmak için faaliyetlerde bulunmak, bu faaliyetleri, kongre, konferans, seminer, bilgi şöleni ve panellerle kamuoyuna duyurmak ve elde edilen sonuçları yayınlamak, c) Türkiye nin diğer Türk devletleriyle, yakın komşu devletlerle ve diğer ülkelerle olan ilişkilerinin geliştirilmesi amacıyla var olan problemler üzerinde çalışmalar yapmak ve bunların çözüm yollarını araştırmak, ç) Merkezin amacına uygun konularda araştırma ve inceleme yapan yurt dışındaki benzer kuruluşlar ile yurt içindeki öğretim kurumları, kamu tüzel kişileri ve bilim adamları ile işbirliğinde bulunmak ve onların yapacağı çalışmaları takip ve teşvik etmek, d) Merkezin çalışma alanı ile ilgili yayınları takip etmek, veri tabanı oluşturmak, e) Üniversitede öğrenim gören öğrencilerin araştırma yapmalarına, arşiv, müze ve kütüphanelerde incelemelerde bulunmalarına destek olmak, f) Merkezin amaçlarının gerçekleşmesine hizmet edecek şekilde görsel ve işitsel yayınlar hazırlamak, yaptırılacak araştırma sonuçlarını kitap, dergi, broşür, web sayfası ve benzeri yayım araçları vasıtasıyla yayınlamak, g) Üniversitede konuyla ilgili ödev, bitirme tezi, proje, araştırma, yüksek lisans ve doktora çalışmaları yapılmasını sağlamak.