ATATÜRK ÜNĠVERSĠTESĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ OTOMASYONU ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRE BAġKANLIĞI PERSONELĠ KULLANIM KILAVUZU ( )

Transkript

1 ATATÜRK ÜNĠVERSĠTESĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ OTOMASYONU ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRE BAġKANLIĞI PERSONELĠ KULLANIM KILAVUZU ( ) Üniversitemizin yeni Öğrenci İşleri Otomasyon sistemi, eğitim-öğretim faaliyetleri, akademik etkinlikler ve diğer idari işlemlerin, doğru ve hızlı bir biçimde yapılabilmesine olanak sağlamak için devreye sokulmuştur. Bu doküman, sizlere Öğrenci İşleri Programını tanıtmak ve bu programdan etkin bir biçimde yararlanabilmenize olanak sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. adresi üzerinden hizmet vermekte olan Üniversitemiz web sayfasında bulunan Otomasyona GiriĢ linkini tıklayarak Atatürk Üniversitesi Öğrenci İşleri Otomasyon Programına ulaşabilirsiniz. Otomasyona Giriş linki sizi yan tarafta görüntülenen sayfaya ulaştıracaktır. Otomasyon programını ilk kez kullanacak olan personelimizin bu sayfada yer alan Kullanıcı Adı alanı ile ġifre alanlarına Üniversite Kurum Sicil Numaralarını yazmaları gerekmektedir. Personelimizin karşısına, kendilerine ait şifrelerini oluşturabilmeleri için yan taraftaki ekran gelecektir. Personelimiz tarafından yapılacak olan şifre değiştirme işleminden sonra değiştirdikleri yeni şifre ile sisteme giriş yaptıklarında karşılarına gelecek olan ekranda; KiĢisel Bilgiler menüsünün altında o Bölüm Bilgileri; İdari personelin bağlı bulunduğu birim bilgilerinin, o Özlük Bilgileri; İdari personel kişisel bilgilerinin, o ġifre DeğiĢtirme; İdari personelin şifresini değiştirmek istediğinde kullanabileceği bilgilerin yer aldığı menüler bulunmaktadır.

2 Kayıt ĠĢlemleri menüsünün altında o Aktif Öğrenciler o Kayıt Analiz o Kesin Kayıt o Kesin Kayıt Yaptıran Öğrenciler o Üniversite DıĢı Yatay ve Dikey GeçiĢ o Üniversite Ġçi Yatay ve Dikey GeçiĢ- ÇAP-Yandal Aktif Öğrenciler; İçinde bulunulan dönemde devamlı öğrencilere ait listelerin alınabildiği Bölüm seçme işlemi yapıldıktan sonra listesi alınmak istenilen öğrenci grubu (Devamlı Öğrenci, Kayıt Donduran, Kayıt Sildiren vb) belirlenir. Belirlenen bu kriterler göre öğrenci listesi ekranda görüntülenebilir. Kayıt Analiz; Üniversiteye kayıt yaptıran (ÖÖS, DGS, Ek Kontenjan.. vb) öğrencilere ait istatistiklerin izlenebildiği Konu başlıkları sürüklenip bırakma metodu ile analiz programı üzerinde çeşitli alternatifler üretilerek farklı analiz bilgileri alınabilir. Öğrenci analiz ile farkı; yalnızca üniversite kayıtları ile ilgili analizler yapılabilmesidir. Başlıklar üzerinde iken sağ klik yapılarak (Hide Field List) aracılığı ile listede ki veri başlıkları artırılıp azaltılabilir. Başlıklar üzerinde iken sol klik yapılarak listede ki veriler isteğe göre düzenlenebilir. Kesin Kayıt; ÖSYM den alınan bilgiler sonucunda Üniversiteye yerleştirilen aday öğrencilerin Üniversite kayıtlarının yapılabildiği Öğrencinin kredi (harç) borcu ödenmemiş ise kayıt işlemi gerçekleşmemektedir. Kesin Kayıt Yaptıran Öğrenciler; Üniversiteye kayıt yaptıran (ÖÖS, DGS, Ek Kontenjan.. vb) öğrencilerin kayıt tarihleri esas alınarak hazırlanan listelerin bulunduğu

3 Üniversite DıĢı Yatay ve Dikey GeçiĢ; Üniversite dışından yatay veya dikey geçiş yolu ile gelen öğrencilerin Üniversite kayıtlarının yapıldığı Üniversite Ġçi Yatay ve Dikey GeçiĢ- ÇAP-Yandal; Üniversite içi yatay / dikey / ÇAP / Yandal gibi programlara geçiş yapan öğrencilerin kayıtları için kullanılan Öğrencilerin işlemleri ilgili yönetim kurul kararlarına göre bu menüden yapılır. Öğrenci numarası, adı veya soyadı kriterlerine göre arama yapılır. Öğrenci menüsünün altında o Bilgi Güncelleme (Sicil-ĠletiĢim) o Detaylı Kayıt Arama o Öğrenci Analiz o Öğrenci Durumu (Genel Akademik Durum) o Öğrenci Görüntüleme (Sicil ĠletiĢim) Bilgi Güncelleme (Sicil-ĠletiĢim); Üniversiteye kayıtlı öğrencilerin kişisel bililerinin güncellenmesi için kullanılan Öğrenci numarası, adı veya soyadı kriterlerine göre arama yapılır. Yapılan işlemler Kaydet butonuna tıklanarak kaydedilir. Detaylı Kayıt Arama; İstenilen kriterlere göre öğrenci bilgileri esaslı aramanın yapılabildiği Öğrenci Analiz; Birimde (Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu) öğrenim gören veya herhangi bir nedenle ayrılmış olan öğrencilere ait istatistiklerin izlenebildiği Konu başlıkları sürüklenip bırakma metodu ile analiz programı üzerinde çeşitli alternatifler üretilerek farklı analiz bilgileri alınabilir. Kayıt analiz ile farkı bu analizde tüm öğrenciler için analiz yapılabilmesidir. Başlıklar üzerinde iken sağ klik yapılarak (Hide Field List) aracılığı ile listede ki veri başlıkları artırılıp azaltılabilir. Başlıklar üzerinde iken sol klik yapılarak listede ki veriler isteğe göre düzenlenebilir.

4 Öğrenci Durumu (Genel Akademik Durum); Öğrencinin genel akademik bilgilerinin görüntülendiği Öğrenci, öğrenci no, adı veya soyadı kriterlerine göre bulunarak Öğrencinin bilgileri (Not Kartı, Geçmiş Notları, Dönem Dersleri, Ders Programı, Danışman Bilgileri) görüntülenir. Öğrenci Görüntüleme (Sicil ĠletiĢim); Öğrenciye ait kişisel bilgiler ile kayıtlı olduğu bölüm/program bilgilerinin görüntülendiği Öğrenci, öğrenci no, adı veya soyadı kriterlerine göre bulunarak Öğrencinin bilgileri (Not Kartı, Geçmiş Notları, Dönem Dersleri, Ders Programı, Danışman Bilgileri) görüntülenir. Kararlar menüsünün altında o Y.K. Kararı Ekleme o Y.K. Kararı Güncelleme o Y.K. Kararı Uygulama Y.K. Kararı Ekleme; İlgili veriler girilerek öğrencinin eğitimöğretim süreci ile ilgili konularda Yönetim Kurulu Kararının oluşturulduğu Y.K. Kararı Güncelleme; Y.K. Kararı Ekleme menüsünde oluşturulan Yönetim Kurulu Kararının Güncellenebildiği İşlem tamamlandıktan sonra Güncelle butonuna basılarak yapılan işlemler kaydedilir. Y.K. Kararı Uygulama; Eklenen veya güncellenen Yönetim Kurulunun kim ya da kimler için uygulanacağının belirlendiği İşlem tamamlandıktan sonra Uygula butonuna basılarak yapılan işlemler kaydedilir. Yönetim Kurulu Kararları için mutlaka uygulama işlemi yapılmalıdır. Ön Büro menüsünün altında o Askerlik Belgesi o Belge Talepleri o Geçici Mezuniyet Belgesi o Mezuniyet Transkripti o Öğrenci Belgesi Askerlik Belgesi; Erkek öğrencilerin askerlik belgesi düzenlenmesi amacıyla kullanılan

5 Belge Talepleri; Öğrencilerin online olarak talep ettikleri belgelerin prosedür aşamalarının (İşleme Alınacak, Yazdırılacak, Teslim Edilecek, İşlemi Reddedilecek) görüntülenebildiği Geçici Mezuniyet Belgesi; Mezun öğrenciler için geçici mezuniyet belgesi tanzim edilmesi gereken durumlarda kullanılan Mezuniyet Transkripti; Mezun öğrencilerin transkript işlemleri için kullanılan Öğrenci Belgesi; Öğrencilerin öğrenci belgelerinin tanzim edilerek verildiği Rapor menüsünün altında o Ara Transkript o DanıĢman Öğrencileri o Ders Alma Sayıları (Bölüm Bazlı) o Kayıt Yaptıran Öğrenciler o Öğrenci Sicil Bilgileri Ara Transkript; Kayıtlı öğrenciler için tanzim edilen transkript belgelerinin alınabildiği DanıĢman Öğrencileri; Danışmanlar bazında öğrenci listelerinin alınabildiği Ders Alma Sayıları (Bölüm Bazlı); Bir dersin kaç öğrenci tarafından alındığını sayılarla gösteren

6 Kayıt Yaptıran Öğrenciler; Üniversite kayıtları ile ilgili olarak kayıt yaptıran öğrencilerin tarih bazlı listelerinin alınabildiği Öğrenci Sicil Bilgileri; Öğrenci sicil (özlük) bilgilerinin matbu form olarak çıktısının alınabileceği Ġstek - Yorum menüsünün altında o Cevaplar o Ġstek Yorum Ekle o Yorumlar Cevaplar; Yapılan istek veya yoruma ilgili birim yetkilisi tarafından verilen cevabın izlenebildiği Yorumlarınız başlığı altında yapılmış olan yoruma tıklandığında sayfanın ortasında yer alan Cevaplarınız başlığı altıda yorum veya istek için verilen cevap, veriliş tarihi ve cevabı veren kişi bilgileriyle birlikte görüntülenir. Ġstek Yorum Ekle; Öğretim elemanlarımızın program ile her hangi bir konu hakkındaki istek ve yorumlarını bildirebileceği bir İstek veya yorum yazıldıktan sonra Gönder sekmesi tıklayarak işlem bitirilmiş olur. Yorumlar; Yapılan istek ve yorumlar için verilen cevapların izlenebildiği Yanıtlar sekmesi tıklanarak ilgili yorum için verilmiş olan cevap görüntülenebilir. Yardım menüsünün altında o Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı Personeli Kullanım Kitapçığı Programa menüler ilave edildikçe doküman da güncellenerek kullanıcılarımızın hizmetine sunulacaktır. Yayın Tarihi :