BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İÇ KONTROL SİSTEMİ İDARİ ve MALİ İŞLER İŞ AKIŞ ŞEMASI

Transkript

1 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA ADI: Bütçe Hazırlama İş Akış Şeması ŞEMA NO: 01 Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalışmalarıyla ilgili süreç Maliye Bakanlığı tarafından çağrının yapılması ve Rektörlük Makamı nca birimlere bildirilmesi ile başlar. Bütçe Hazırlık Çalışmalarına esas teşkil etmesi için bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosyalar incelenir. Maliye Bakanlığı otomasyonu üzerinden ilgili formlar düzenlenerek Enstitü Mali Yıl Bütçesi Hazırlanır. Yönetim Kurulu onayına sunulur. Onaylanan Bütçe Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir. Onaylanan bütçe üzerinden Strateji G. Daire Başkanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcanmak üzere Enstitümüze her Mali Yıl başında ödenek aktarılır.

2 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA ADI: Stratejik Plan İş Akış Şeması ŞEMA NO: 02 Her 5 yılda bir Üniversitemiz Stratejik Planının hazırlanması için Rektörlük Makamı tarafından birimlere bilgilendirme toplantısı yapılır. Birim Stratejik Planı hazırlama komisyonları oluşturulur ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na bildirilir. Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığının Stratejik Plan Hazırlama Klavuzu ve geçiş takvimine göre süreç takip edilir. Üniversitemiz Stratejik Planınına esas teşkil etmek üzere, Birim Stratejik Planı takvimdeki sürelere riayet edilerek hazırlanır ve Rektörlük Makamına sunulur.

3 ŞEMA ADI: Faaliyet Raporu Hazırlama İş Akış Şeması ŞEMA NO: 03 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ Üniversitemiz Birim Faaliyet Raporunu oluşturmak için her mali yıl başında Rektörlük Makamı tarafından birimlere yazı gönderilir. Üniversitemiz web sayfasında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nın örnek şablonu yayınlanır. Enstitüye bağlı birimlerden akademik faaliyetleri ile ilgili bilgiler istenir. Enstitümüz birim faaliyet raporunu oluşturmak için bir yıllık akademik ve idari faaliyetlerimiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nın örnek şablonuna göre hazırlanır. Hazırlanan birim faaliyet raporu Rektörlük Makamına gönderilir.

4 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA ADI: Yıllık Onay İş Akış Şeması ŞEMA NO: Harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi mutemeti görevlendirme yazıları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir. 2- Gerçekleştirme görevlisi tarafından "Muayene Kabul Komisyonu ve Kontrol Teşkilatı " Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Harcama Yetkilisi onaylar. Mal ve Hizmet alımlarında kullanılmak üzere dosyaya kaldırılır.

5 ŞEMA ADI: Makine Teçhizat Talepleri İş Akış Şeması ŞEMA NO: 05 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından Enstitümüze tahsis edile Makine Teçhizat ödenekleri bildirilir. Enstitümüz alt birimlerine Makine Teçhizat Talepleri sorulur. Birimlerden gelen talepler Enstitüye bildirilir. Enstitümüze tahsis edilen ödenek tutarı göz önünde bulundurularak hazırlanan öncelikli Makline Teçhizat listesi onaylanmak üzere Yönetim Kuruluna sunulur. Liste Yönetim Kurulunca onaylanır. Yönetim Kurulunca onaylanan Makine teçhizat listesi İdari ve Mali İşle Daire Başlanlığı'na gönderilir.

6 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA ADI: DMO Alım İş Akış Şeması ŞEMA NO: 06 İhtiyaç talep listesi Malzeme ihtiyaç listesi hazırlanır. İnternet ortamında DMO kataloğu ile malzeme ihtiyaç listesi ile karşılaştırılır. İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı? Hayır Doğrudan Temin Yöntemi İş Akışı Evet İhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme istem listesi oluşturulur. DMO Malzeme istem listesi Listeler üst yazı ile DMO ya gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na kredi talepnamesi gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından DMO hesabına Muhasebe İşlem Fişi İhtiyaç talep listesi DMO tarafından gönderilen mallar teslim alınır. Muayene kabul komisyonu tarafından mallar kontrol edilir. Mallar uygunmu? Hayır DMO ile bağlantı kurulur. Evet Mallar Taşınır İşlem fişi kesilerek ambara alınır. TİF Ödeme emri belgesi düzenlenir ve kredi mahsup edilerek kapatılır. Ödeme Emri Belgesi Belgeler Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı'na

7 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA ADI: Doğrudan Temin Alımı İş Akış Şeması ŞEMA NO: 07 Birimlerin talep yazıları Malzeme talep yazıları (varsa teknik şartname) satınalma birimine gelir. Alım için bütçe tertibinde ödenek olup olmadığı tespit edilir. Yaklaşık Maliyet Cetveli Görevli memur fiyat araştırması yaparak yaklaşık maliyeti tespit eder. Evet Ödenek var mı? Hayır Talepte bulunan birime Ödenek olmadığı bildirilir. İhale onay belgesi düzenlenir. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Piyasa fiyat araştırması yapılarak yaklaşık maliyete uygun şekilde satın alma işlemi gerçekleşir. Satın alınan malzeme ve hizmetin Muayene Kabul Komisyonu tarafından kontrolleri yapılır ve tutanak T İ F Muayene Kabul Komisyonu tarafından kontrolleri yapılan malların taşınır kayıt görevlisi tarafından giriş işlemi gerçekletirilir. ÖDEME EMRİ BELGESİ Ödeme Belgesi düzenlenir ve eki belgeler ile birlikte Strateji Daire Başkanlığına gönderilir.

8 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA ADI: Ek Ders Ödemeleri İş Akış Şeması ŞEMA NO: 8 Eğitim-öğretim yarıyılının başlaması ile birlikte ilgili Fakülte /Yüksekokul lardan, Enstitümüz Tezsiz Yüksek Lisans Programlarımızda ders veren öğretim üyelerinin Lisans Ders Yükleri istenir. Ek Ders Formları düzenlenerek Enstitü web sayfasında yayımlanır. Tezsiz Yüksek Lisans programlarında görev alan öğretim üyelerince ek ders beyanları hatasız bir şekilde doldurularak Anabilim Dalı Başkanlıklarına verilir. Anabilim Dalı sekreteri kendisine ulaşan formları haftalık ders programı ile karşılaştırarak Öğretim Üyesi toplu beyanları formunu hazırlar. Anabilim Dalı Başkanlığınca yapılan kontroller sonrasında ilgili öğretim üyeleri ve Anabilim Dalı Başkanları imzaları tamamlatılarak üst yazı ekinde Enstitü Müdürlüğüne teslim edilir. Anabilim Dalı Sekreteri her dönemin başında -Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli -Ders Dağılım Çizelgesini hazırlar ve -Ders Yükü Bilgi Formu ile birlikte ilk ödemede gönderir. Tahakkuk memuru formlarının haftalık ders programı ve enstitü yönetim kurulun kararına uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Ders Yükü Bilgi Formu, Ek Ders Ücreti Döküm Cetveli, Ders Dağılım Çizelgesi ile öğretim elemanın ve Anabilim dalı başkanı tarafından incelenerek imzalandıktan sonra,izinli öğretim üyesi bulunup bulunmadığına ilişkin yazı ve Ek Ders Ücret Çizelgesi İle birlikte tahakkuk bürosuna gönderilir. Hatalar düzeltilmek üzere ilgili bölüme gönderilir. Evet Ek Ders Ödeme Formlarında hata var mı? Hayır Formlar Enstitü Müdürü tarafından imzalanır. Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan her ay için öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları yazı ile istenir. Formlar kontrol edilir, birimlerden belgeleri istenir. Ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk evrakı teslim listesi ile strateji daire başkanlığına gönderilir. Ek ders ücret bordrosu ve Banka Listesi nin çıktıları ile Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak geliştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır. Belgeler mevzuata uygunluğu bakımından kontrol edilir ve ve bilgiler Ek ders hesaplama programına girilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının ilgili birimde evrakların incelenmesinden sonra ödeme gerçekleştirecek bankaya "Banka ödeme bilgileri" elektronik ortamda gönderilir. Banka ödeme emri kendilerine ulaşmasından en geç iki gün sonra ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretleri yatırılır.

9 ŞEMA ADI: Mesai Dışı Ödemelere Ait İş AkışŞeması BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA NO: 09 Fazla Mesai Oluru Enstitü Yönetim Kurul Kararı ile II.Öğretimde görev alacak Akademik ve İdari personel belirlenir. Görev alacak Akademik ve İdari personel Personel Daire Başkanlığı'na bildirilir. Aylık puantajlar hazırlanıp ilgili personelin imzası ve birim amirinin onayıyla tahakkuk Memuruna teslim edilir. Tahakkuk memuru aylık saat ücretine göre bordro ve ödeme emrini hazırlar, harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisine imzalatır. Fazla mesai Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Ödemenin yapılması için evraklar Strateji Geliştirme Daire Bşk.'na gönderilir..

10 ŞEMA ADI: Kadrolu Personel Maaş Ödemesi İş Akış Şeması BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA NO: 10 Her ayın 1-8 i arasında Maliye Bakanlığı 'nın otomasyon sistemi üzerinden Enstitümüz kadrolu personellerinin bordro bilgi girişi yapılır. -Personel Terfi onayı -Mahkeme nafaka ilamı -Mahkeme İcra ilamı -Sağlık raporu -Atama onayı Ödeme Emri Belgesine eklenir. Ay içinde gelen ; - Terfi bilgi girişi, -Mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili personel bazında nafaka kesintileri girişi, -Mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel bazında icra kesintileri girişi, -Personelin 7 günü aşan sağlık raporları girişi, -Nakil ve açıktan atanan personel girişi yapılır. Maliye Bakanlığı 'nın otomasyon sistemi üzerinden Ödeme Emri Belgesi,Personel Bordro Dökümleri, Aylık Personel Bildirimi,Banka Listesi, Askeri Geçim İndirimi, Kesintiler Listesi ve Sendika Listesi çıktıları alınır.harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalandıktan sonra ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme D.Bşk.'na gönderilir. Maaş Ödeme Emri Belgesi ve ekleri

11 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ ŞEMA ADI: Yolluk Ödemelerine Ait İş Akış Şeması ŞEMA NO: 11 Yolluk bildirimleri, ilgilisi tarafından Enstitüye teslim edilir. Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında; -Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, -Personel nakil bildirimi, -Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında; -Görevlendirme yazısı (olur) veya harcama talimatı, -Yönetim Kurul Kararı, -Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi -Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme emri belgesine bağlanır. Ödeme emri belgesi ile eki belgeler gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından incelenerek imzalanır. İmzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler ilgilisine ödenmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

12 ŞEMA ADI: Taşınır Giriş İşlemi İş Akış Şeması ŞEMA NO: 12 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ - Satınalma -Bağış veye Yardım Alma -Devir Alma suretiyle edinilen malzemelerin giriş işlemleri için taşınır kayıt yetkilisine teslim edilir. Malzemeler kontol edilerek sisteme giriş işlemleri gerçekleştirilir. Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenir. Ödeme Emri veya Muhasebe İşlem Fişine bağlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir. Yıl sonu işlemleri için giriş veçıkış İşlemleri yapıldıktan sonra sistem üzerinden muhasebe kayıtlarıile taşınır raporları kontrol edilir ve mutabakat sağlanır.

13 ŞEMA ADI: Taşınır Çıkış İşlemi İş Akış Şeması ŞEMA NO: 13 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ - Devretme -Bağış Yapma -Kayıttan Düşme ve tüketime verilen/verilecek taşınırların kontrolleri yapılır ve tutanakları düzenlenir. Malzemelerin sistemeden çıkış işlemleri gerçekleştirilir.( 150 ilk madde ve malzemeler hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen taşınır işlem fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Ancak 3 'er aylık dönemlerde dönem raporu hazırlanır.) Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenir. Muhasebe İşlem Fişine bağlanarak muhasebe kayıtlarına alınmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir. Yıl sonu işlemleri için giriş veçıkış İşlemleri yapıldıktan sonra sistem üzerinden muhasebe kayıtlarıile taşınır raporları kontrol edilir ve mutabakat sağlanır.

14 ŞEMA ADI: Taşınır Yılsonu İşlemleri İş Akış Şeması ŞEMA NO: 14 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ Her mali yıl sonunda taşınırların fiili sayımı için Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre Enstitü Müdürü tarafından sayım kurulu oluşturulur. Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımları yapılır. Taşınır Çıkış İşleminin Yapılması ( TİF ) Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım Fazla sonuçları tutuyor mu? Taşınır Giriş İşleminin Yapılması ( TİF ) 1-Düzenlenen TİFler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir. 2-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı muhasebe raporları ile Enstitü taşınır raporları karşılaştırılır. Hesaplar tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemleri yapılır. Hayır Hesaplar tutuyor mu? Evet Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli sistemden alınarak Starteji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından kontrol edilir ve Muhasebe Yetkilisine imzalatılır. Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanak hazırlanır ve Sayıştaya iletilmek üzere Starateji G. D. Bşk.'na gönderilir.