T.C. YOZGAT VALĠLĠĞĠ Gençlik Hizmetleri ve Spor Ġl Müdürlüğü ĠMZA YETKĠLERĠ ĠÇ YÖNERGESĠ

Transkript

1 T.C. YOZGAT VALĠLĠĞĠ Gençlik Hizmetleri ve Spor Ġl Müdürlüğü ĠMZA YETKĠLERĠ ĠÇ YÖNERGESĠ Amaç MADDE 1 Bu yönergenin amacı, Yozgat Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğünde Müdür adına (Müdür a.) imza yetkililerini belirlemek, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara da düşünme, önemli kararlarda daha salim karar almak için zaman kazandırmak, hizmetlerde sürat ve verimliliği artırmaktır. Kapsam MADDE 2 Bu yönerge Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürü, Şube Müdürleri ile Şefleri, Yozgat Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğü hizmet ve faaliyetlerine ait imza yetkilerini ve bu yetkilerin tam ve etkili olarak kullanılmasına ilişkin ilke ve usulleri kapsar. Dayanak MADDE 3 Bu yönerge Yozgat Valiliğinin tarih ve 8869 sayılı yazıları eki İmza Yetkileri Yönergesinin dördüncü bölüm altında yer alan genel uygulama esaslarının 14. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 Bu yönergede geçen; a) Ġç Yönerge :Yozgat Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğü İmza Yetkileri İç Yönergesini, b) Gençlik Hizmetleri ve Spor Ġl Müdürlüğü: Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğünü, c) Gençlik Hizmetleri ve Spor Ġl Müdürü : Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürünü, d) ġube Müdürü : Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğü Şube Müdürlerini, e) Amir : Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğü Şube Müdürünü, f) ġef : Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğü Şeflerini, Ġlke ve Usuller MADDE 5 (1) İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz, zamanında ve doğru olarak kullanılması. (2) İmza yetkisine sahip kişiler, yetki alanlarına giren önemli konu ve işler ile prensip kararı niteliği taşıyan hususlarda imzadan önce veya işlem safhasında üst makamlara varsa alternatif önerilerle birlikte bilgi sunmak ve makamın görüş ve direktiflerine göre hareket etmek durumundadırlar. (3) İmza yetkisinin kullanılmasında, hitap edilen makamların seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin de göz önünde tutulması temel ilkedir.

2 (4) Yazılarda, yazıyı hazırlayandan başlayarak, aşama sırasına göre imza makamına kadar bütün ara kademe amirlerinin parafları yer alır. Müdürlük Makamından alınan onaylarda birim amirinin teklifi ve müdürün onayı yer alır. (5) Birim amirleri kendi birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludur. (6) Birim amirlerinin izin, hastalık, hizmet içi vb. nedenlerle görevleri başında bulunmadıkları zamanlarda imza döngüsündeki sıralı yetkisini kullanır. Ancak yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir. (7) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda koordinasyon yetkililerinin de parafı bulunur. (8) Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar müdüre bilgi verildikten sonra talimatına göre yazılır ve imzaya sunulur. (9) Müdürün imzasına sunulacak diğer yazılar Müdürlük Özel Kalemde görevlendirilen yetkiliye teslim edilir. (10) Yazıların ilgili birimde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Müdürlük Özel Kalemde hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birime gönderilir. (11) Yazılar, varsa ekleri ile birlikte; evveliyatı olanlar veya incelemeyi gerektirenler ise dosyası ile birlikte imzaya sunulur. Yazı ekleri, başlıklı, ek numaralı ve tasdikli olur. (12) Müdürlüğümüzün bölümlerinden alt birim olan İlçe Müdürlüklerine, spor salonlarına, stadyum sorumlularına, Gençlik Merkezi ve Güreş Eğitim Merkezine yazılan yazılarda Şube Müdürleri Müdür adına (Müdür a.) ibaresini kullanarak yazışma yapacaklardır. (13) Müdürlük birimlerinin birbirleriyle olan yazışmalarında, Müdür a. İbaresini kullanmadan yetki durumuna göre ilgili Şube Müdürünün imzası ile yazışma yapılacaktır. (14) Bu yönergede sözü edilen herhangi bir imza yetkisi devrinin yeniden düzenlenmesi, yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür. (15) Birim amirlerinin şahıslarına gönderilecek yazılar, müdür tarafından imzalanır. (16) Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde bilme hakkı nı kullanır. (17) Bu amaçla; a) Her makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. b) İl Müdürü Müdürlüğün tamamının, amirler önce kendi birimleri ile ilgili olarak Bilgi Hakkı nı kullanırlar. c) Gizli konularda, sadece ilgili makamların bilmesi gerektiği kadarı açıklanır. BaĢvurular MADDE 6- (1) Vatandaşlarımız, Anayasamızın 74. maddesi uyarınca kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında yetkili makamlara başvurma hakkına sahip bulunmaktadırlar. Bu nedenle vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikayetlerine Müdürlük Makamı daima açıktır Sayılı Bilgi Edinmesi Hakkındaki Kanun gereğince de bilgi talebinde bulunanlara ilgili mevzuat gereği cevap verilecektir.

3 (2) Doğrudan müdürlük makamına yapılan yazılı başvurular, bir özellik arz etmediği, amir tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde kaydı yapıldıktan sonra işleme konulacak ve sonuç dilekçe sahibine yukarıdaki belirtilen esaslara göre birim amiri Şube Müdürü tarafından ilgiyle yazılı olarak bildirilecektir. (3) Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekçeler ilgili birim amiri tarafından herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan doğruya veya Müdür uyarısı üzerine dikkatle incelenecek ve sonuç en kısa zamanda ilgili birim amirinin değerlendirmesiyle Müdüre bildirilecektir. Basına gönderilecek cevap şekli müdür tarafından takdir edilecektir. Basına bilgi verme müdür ya da yetkili kılacağı amirler tarafından yapılacaktır. Evrak Havalesi ve Gelen Yazılar MADDE 7- (1) Gizlilik dereceli yazılar ve şifreler müdür veya müdürün bulunmadığı zamanlarda müdür vekili veya amir tarafından havale edilecek ve özel kalemde kaydı tutulacaktır. (2) Müdürlük makamına gelen diğer bütün yazılar, Müdürlük evrak bürosunda açılacak, ilgili memur tarafından gideceği yer yazılıp havale yapıldıktan sonra kaydı yapılmak suretiyle dağıtımı gerçekleştirilecektir. (3) Birim amirleri kendilerine gelen evrakı inceledikten ve havale ettikten sonra Müdürün görmesi gerekenleri takdim ettikten sonra, havale doğrultusunda işlem yapılacaktır. (4) Müdürlüğümüze gelen Faks, Elektronik Posta veya Bilgi Edinme müracaatı ile gelen dilekçe veya evrakın ilgililer tarafından kaydı tutulacak ve Müdürün görmesi gerekenler özel kalem yetkilisine verilecektir. Diğerleri ise ilgili birim amirine birim amirinin bulunmaması durumunda ise ilgili birim şefine teslim edilecektir. Müdürün Ġmzalayacağı Onaylar ve Yazılar MADDE 8- (1) İlgili mevzuatın doğrudan Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürüne bıraktığı yazılar, (2) Vali ve Vali Yardımcısının imza ve onayını gerektirmeyen yazılar, (3) Teşkilat dışı kurum ve kuruluşlara yazılan yazılar, (4) Valilik İmza Yetkileri Yönergesinde Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürünün yetkisine bırakılan yazılar, ġube Müdürlerinin Ġmzalayacağı Onaylar ve Yazılar MADDE 9- (1) Birim Amirleri Müdürlük kanalından geçirmeden kendi aralarında Müdür a. İbaresini kullanmadan, İlçe Müdürlüklerine, spor salonlarına, stadyum sorumlularına, Gençlik Merkezi ve Güreş Eğitim Merkezi ile sınırlı olmak üzere Müdür adına (Müdür a.) ibaresini kullanarak yazışma yapacaklardır. Birim Amirleri müdürlük içerisinde birimler/bölümler ile yapacakları yazışmalarda Müdür a. ibaresini kullanmadan aşağıdaki yazıları imzalar; a. Bilgi, belge, mutat yazışma, form, istatistikî bilgi, valilik ve müdürlük makamınca onaylanmış kararlar, komisyon kararları ve buna benzer yazılar ile evrak noksanlarının tamamlanmasına ilişkin yazılar, b. Kendilerine bağlı birimlerin iş ve işlemlerine ilişkin yazılar, c. Sağlık raporlarının izne dönüştürülmesi onayları, refakat izin onayları, yıllık izinleri,

4 d. Kendileri dışındaki personelin görevden ayrılış/başlayış yazıları ile personel nakil bildirimini imzalamak, e. Birim personelinin kimlik belgeleri, f. Araç, gereç ve donanım talep yazıları, g. Birinci defa yazılan tekit yazıları. h. Müdür, İl merkezi dışında veya görevi başında olmadığı takdirde, Müdür tarafından imzalanması gerekli ancak özelliği ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan üst makamlardan gelen yazılara müdürün şifahi iznini aldıktan sonra verilecek cevabi yazılar, i. İnceleme ve soruşturma açılması ile ilgili teklif yazıları dışında kalan yazıları. j. Birim amirlerinin, müdür adına başkanlık ettikleri kurulların kararları ve duyuru yazıları, k. Memuru bulunmayan işlerin yürütülmesine ait hizmetlerin yürütülmesinde personelin asli vazifelerine halel gelmemek şartıyla genel ve mahalli hizmetlere ait işlerin görülmesine ilişkin onaylar, l. İhbar ve şikâyetler hariç olmak üzere genel nitelikte olan vatandaş başvurularına ve dilekçelerine karşı verilecek cevabi yazılar. Şahıs emeklilik işlemleri (emeklilik onayları hariç), emekliye ayrılanların aylık durumlarının bildirilmesine ilişkin iş ve işlemler, m. Çeşitli yardımlar için müracaat talepleri ve formlara ait işlemlerde dilekçeler Valilik Makamına yazılmış olsa bile havale gerektirmeden talebi kabul edip işlemlerini yürütme yetkisi, n. Öğrenci spor ve diğer kültürel faaliyetleri için görev gereği İl içi kamu görevlilerinin izin ve araç onayları, o. Personelin özlük hakları ile ilgili yazışmalar. ġeflerin Ġmzalayacağı Onaylar ve Yazılar MADDE 10- (1) İmza ve yazı örneklerinin onayı ile ilgili işlemler, aslı aynıdır vb. yazılar ile tasdik işlemleri, (2) Hiyerarşik düzen içinde kendisine gelen yazıların paraflanması ve imzaya hazırlanan yazıların takip ve kontrolü. Uygulamaya ĠliĢkin Diğer Hususlar MADDE 11- (1) Personelden herhangi birinin görev yerinde bulunmaması durumunda hizmetlerin yürütülmesinde, aksamaya meydan vermeyecek düzenlemeyi sorumlu amirler yapacaklardır. (2) Kat temizliği ve evrak getirip götürme kat görevlileri tarafından, posta işleri ise evrak görevlisi tarafından yürütülecektir. (3) İmza yetkilerinin devrinde Müdürün her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.

5 (5) Şube Müdürleri kendilerine bağlı birimlerin mevzuat hükümlerine göre faaliyetlerinden, iş ve işlemlerin zamanında yapılmasından sorumludurlar. Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürlüğünde görevli idareci ve diğer personel görev unvanına göre üstlerine karşı sorumludur (6) Özel Kalem Bölümü doğrudan İl Müdürüne bağlı olarak faaliyet sürdürecektir. (7) Şube Müdürleri görevli olarak günü birlik görevlerinden ayrılışlarında önce İl Müdürüne yoksa Özel Kalem Bölümüne bilgi vereceklerdir. (8) Birim amirleri kendilerine intikal eden resmi yazı veya belgelerin muhafazası ve korunması hususunda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Standart Dosya Planı hükümlerine göre işlem yapacaktır. (9) Birim amirleri memur ve diğer personel arasında kesintiye meydan vermeden ayrıntılı iş bölümü yapacaklar ve zaman zaman görev değişikliği ile memurların yetişmesine fırsat vereceklerdir. (10) Dairedeki çalışma düzeninin aksayan yönleri müdür ile istişare edilecektir. (11) Her amir hizmet birimlerinde verimli çalışma düzenini sağlayacaktır. (12) Müdürün başkanlık edeceği kurulların toplantı gündemi en az bir gün önce ilgili birim amiri tarafından müdüre arz edilecektir. (13) Müdür devrettiği tüm yetkileri bizzat kendisi kullanabileceği gibi geri de alabilir. (14) Kurul ve komisyonlarda, kendisine bağlı bölümlere birim amirlerinin başkanlık etmesi esas kuraldır. Ancak gerektiğinde bu kurul ve komisyonların toplantılarına Müdür başkanlık eder. Birim amirleri başkanlık ettikleri kurul ve komisyonların önemli toplantılarının gündemleri hakkında önceden, alınan kararlarla ilgili olarak da sonradan Makama bilgi vereceklerdir. YazıĢma Usulü MADDE 12-(1) Yazışmalar, Başbakanlığın tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe göre yapılacaktır. Bu usul ve esasa uygun olmayan yazılar ve onaylar işlem görmek üzere yetkililerin imzasına veya onayına sunulmayacaktır. (2) Bu Yönergede sayılmayan, tasnif ve tarif edilmeyen hususlarda Yozgat Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde müdürün görüşüne göre hareket edilir. Sorumluluk MADDE 13- (1) Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamanın Yönergeye uygunluğunun denetiminden, bizzat ilgili birim amirleri sorumludur. (2) Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından ilgili birimler ve evrak görevlileri sorumludur.

6 (3) Müdürün imzasına sunulacak yazılar, imza kartonuna konulmak suretiyle özel kalem yetkilisine teslim edilir. Gerek özel kalem yetkilisi ve gerekse evrak bürosuna teslim edilen yazılar imzadan çıktıktan sonra evrak bürosunda görevli personel tarafından teslim alınarak gereği yapılır. Yürürlük MADDE 15- (1) Bu Yönerge Valilik Onayından sonra yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 16- (1) Bu Yönergeyi Yozgat Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürü yürütür. Oğuzhan GÜNEŞER Gençlik Hizmetleri ve Spor İl Müdürü