Ordu Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şemaları: 40-d Maddesine Göre Ders Vermek Üzere Görevlendirme İşlemleri

Transkript

1 İş Akış Şemaları: 40-d Maddesine Göre Ders Vermek Üzere Görevlendirme İşlemleri DOSYA NO : Sorumlular Dönem Öncesinde lisansüstü programlarında bulunan ve enstitüce verilemeyecek olan derslerin anabilim dalı başkanlıklarınca tespit edilerek Müdürlüğe bildirilmesi Anabilim Dalı Başkanlıkları ve Sekreterlikleri Anabilim dalı öğretim üyelerince verilemeyeceği bildirilen dersler için gerekli incelemenin yapılması Öğrenci İşleri, Enstitü Sekreterliği Enstitüye bildirilen dersleri verebilecek üniversitemiz birimlerinin incelenmesi, yok ise bu dersleri vermesi mümkün civardaki en yakın üniversitenin belirlenmesi Müdür İlgili Üniversiteye talep iletilmek üzere Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığına dönem başlamadan 45 gün önce üst yazının yazılması, Enstitü Sekreterliği Personel Daire Başkanlığınca ilgili Üniversiteye yazılan yazıya cevap geldikten sonra cevabi yazının Enstitüye gönderilmesi Personel Daire Başkanlığı, Yazının kayda alınması, incelenmesi Evrak Kayıt Memuru, Enstitü Sekreteri Yazının Yönetim Kurulunda karar altına alındıktan sonra Rektör oluru için üs yazı ile Rektörlüğe sunulması Yönetim Kurulu,, Enstitü Sekreteri Enstitüye gelen karar olurunun ödeme işlemleri için Tahakkuk bürosuna verilmesi, bir nüshasının birimlere yazılması ve suretinin dosyasına konulması, Enstitü Sekreteri, Tahakkuk Memuru

2 İş Akış Şemaları: Akademik Personel Görevlendirme DOSYA NO : SORUMLULAR Görevlendirme talebinde bulunan personel, talebini bağlı olduğu Anabilim Dalına ilgili belgelerle sunar İlgili Akademik Personel Anabilim Dalı uygun görüşünü ve ilgili belgeleri Enstitüye sunar. Anabilim Dalı Başkanlığı İlgiliye nedeni ile bildirilir. Enstitü Yönetim Kuruluna alınır ve görüşülür. Enstitü Yönetim Kurulu Hayır Uygun mu? Enstitü Yönetim Kurulu Evet Görevlendirme süreleri dikkate alınarak gerekli yazışma ve teklifler gerçekleştirilir. Birimi İlgililere tebliğ edilir. Birimi

3 İş Akış Şemaları: Akademik Personel Görev Süresi Uzatımı DOSYA NO : SORUMLULAR Görev süresi bitiminden en az 1 ay öncesi ilgili dilekçe enstitüye teslim edilir. İlgili Akademik Personel Anabilim dalı başkanlığı ve danışmanın görüşü talep edilir. Birimi İlgili akademik personelin ilişiği kesilir. Enstitü Yönetim Kuruluna alınır ve görüşülür. Enstitü Yönetim Kurulu Hayır Uygun mu? Enstitü Yönetim Kurulu Evet İlgili Enstitü Kurulu Kararı ve gerekli belgeler Rektör OLUR una sunulur. Birimi Rektör Onayı alınır Genel Sekreterlik İlgili onay ve gerekli belgeler muhasebeye gönderilir. Birimi İlgili bilgiler KBSY işlenir. Mali İşler Birimi İlgili onay ve gerekli belgeler personel dosyasında saklanır. Birimi

4 İş Akış Şemaları: Göreve Başlama - İlk Atama DOSYA NO : SORUMLULAR Personel başvuru tarihlerinde evraklarını tamamlar ve teslim eder. EYK gündeminde atama teklifi yapılır. EYK Teklif ve ekli dosyaları Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) bildirilir. Yazı İşleri Birimi Atama onayı alındıktan sonra göreve başlatma işlemi yapılır. Birimi Mali işler Birimi -Aile durum bildirimi -Mal bildirimi -Personel bilgi formu doldurulur. SGK giriş ve maaş işlemleri yapılır (KBS). Mali İşler Birimi Göreve başlama tarihi ve ekli dosyaları Rektörlük Makamına (Personel Daire Başkanlığı) gönderilir. Birimi Maaş evrakları Rektörlük Makamına (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı) gönderilir. Mali İşler Birimi

5 İş Akış Şemaları: Göreve Başlama DOSYA NO : SORUMLULAR Naklen, Tayin,, Geçici Görevlendirme Göreve Atama (Başlama) Evrakları Gelir (Hazırlanır). Evrak Kayıt Birimi Personel Kimlik Formu Mal Bildirim Formu Aile Yardım Bildirim Formu Maaş Bilgi Formu Doldurulur. SGK Girişi Yapılır. Mali İşler Birimi Tüm Evraklar Personel Daire Başkanlığına Ekli Dosya ile Gönderilir. Göreve başlaması bildirilir. Birimi Mali İşler Birimi Maaş İşlemleri İçin KBS Üzerinden Giriş İşlemleri Yapılır. Mali İşler Birimi Maaş Dosyası Rektörlük Muhasebe Birimine Gönderilir. Mali İşler Birimi

6 İş Akış Şemaları: Hastalık(rapor) İzni Başvurusu DOSYA NO : Sorumlular Hastalık iznine esas mazeretin ortaya çıkması Çalıştığı kurumun bulunduğu yerdeki sağlık kuruluşlarından veya izinli/görevli ise bu ilden alınmış raporun edinilmesi Raporun, başlangıç gününün akşamına kadar en azından faks ile Müdürlüğe teslim edilmesi Raporun İncelenmesi Enstitü Sekreteri- İzin talebinin uygun olmadığı ya da eksikliği tamamlaması gerektiğinin ilgiliye yazılması hayır Talebi uygun mu? Enstitü Sekreteri- evet Hastalık İzin Formunun Düzenlenmesi Formun ilgili yerlerinin imzalatılması ve Müdür onayına sunulması, formun kayda alınması, evrak kayıt memuru İzin dönüşü başlamasının Müdüre imzalatılması Formun 1. nüshasının Rektörlük Makamına gönderilmesi Formun 2. nüshasının personelin özlük dosyasına konulması

7 DOSYA NO : Ordu Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şemaları: Hizmetiçi Eğitim, Toplantı, Konferans ve Faaliyetleri SORUMLULAR İlgili yazılar kayıt edilir. Evrak Kayıt Birimi Gelen evrak iş akışı uygulanır. Evrak Kayıt Birimi Müdür tarafından gelen yazının konusuna göre tebliğ edilerek personelin belirlenmesi Enstitü Müdürü Personele tebliğ edilmesi Katılımın sağlanması Enstitü Sekreteri

8 İş Akış Şemaları: İstifa Başvurusunun Yapılması DOSYA NO : Sorumlular Üzerinde istifa tarihinin yazılı olduğu İstifa Dilekçesinin Enstitüye yapılması Dilekçenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin ne Havale edilmesi Enstitü Sekreteri, Müdür Dilekçenin İncelenmesi, Enstitü Sekreteri, Müdür Dilekçenin üst yazı ile kayda alındıktan sonra Rektörlük Makamına yazılması, Evrak Kayıt Memuru, Yazının Rektörlük Personel Daire Başkanlığına sunulması, Başkanlıkça istifa dilekçesinin atamaya yetkili amirin onayına sunulması Evrak Kayıt Görevlisi, Personel Daire Başkanlığı İstifa dilekçesinin kabulü halinde Müdürllüğe bildirilmesi, Kadro boşaltılması onay yazısının sisteme işlenmesi Personel Daire Başkanlığı, Enstitü Personel İşleri, Tahakkuk Birimi İstifa sonucunun ilgili personele tebliğ edilmesi, borçlanmasının yapılarak ilgiliye bildirilmesi ve ödenme sürecinin sonuçlandırılması, bilgi ve belgelerin özlük dosyasına konulması, Tahakkuk Birimi

9 İş Akış Şemaları: Mazeret İzni Başvurusu DOSYA NO : Sorumlular Mazeretin Ortaya çıkması Mazeret izni isteğine ilişkin dilekçenin ve varsa buna ilişkin belgenin Müdürlüğe yazılması Dilekçenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin incelenerek Müdüre sunulması Enstitü Sekreteri Yıllık izni olup olmadığı, ve mazeretinin uygun olup olmadığının değerlendirilmesi Enstitü Sekreteri, Müdür Uygun olmadığının ilgiliye yazılması hayır Mazeret izni talebi uygun mu? Enstitü Sekreteri, Müdür evet Mazeret izni formu düzenlenmesi,formun ilgili yerlerinin imzalatılması, Müdür imzasına sunulması, formun kayda alınması, Enstitü Sekreteri, Müdür, Evrak Kayıt Memuru Mazeret izni dönüşü formun Müdüre imzalatılması, formun 1. nüshasının Rektörlük Makamına gönderilmesi, evrak kayıt memuru Formun 2.nüshasının personelin şahsi dosyasına konulması

10 İş Akış Şemaları: Mazeret(Babalık) İzni Başvurusu DOSYA NO : Sorumlular Babalık iznine esas mazeretin ortaya çıkması Babalık izni(10 gün) talebine ilişkin dilekçenin ve ekinde bu duruma ilişkin belgenin Müdürlük Makamına sunulması Dilekçenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin ve ekindeki belgenin incelenmesi Enstitü Sekreteri - İzin talebinin uygun olmadığı ya da eksikliği tamamlaması gerektiğinin ilgiliye yazılması hayır Talebi uygun mu? Enstitü Sekreteri - evet İzin Formunun Düzenlenmesi Formun ilgili yerlerinin imzalatılması ve Müdür onayına sunulması, formun kayda alınması, evrak kayıt memuru İzin dönüşü başlamasının Müdüre imzalatılması Formun 1. nüshasının Rektörlük Makamına gönderilmesi Formun 2. nüshasının personelin özlük dosyasına konulması Yüksekokul

11 İş Akış Şemaları: Mazeret(Evlilik) İzni Başvurusu DOSYA NO : Sorumlular Evlilik iznine (7 gün) esas durumum ortaya çıkması(eşinin, kendisinin veya çocuğunun evlenmesi Mazeret(evlilik) izni talebine ilişkin dilekçenin ve ekinde bu duruma ilişkin belgenin Müdürlük Makamına sunulması Dilekçenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin ve ekindeki belgenin incelenmesi Enstitü Sekreteri - İzin talebinin uygun olmadığı ya da eksikliği tamamlaması gerektiğinin ilgiliye yazılması hayır Talebi uygun mu? Enstitü Sekreteri - evet İzin Formunun Düzenlenmesi Formun ilgili yerlerinin imzalatılması ve Müdür onayına sunulması, formun kayda alınması, evrak kayıt memuru İzin dönüşü başlamasının Müdüre imzalatılması Formun 1. nüshasının Rektörlük Makamına gönderilmesi Formun 2. nüshasının personelin özlük dosyasına konulması

12 İş Akış Şemaları: Mazeret(Ölüm) İzni Başvurusu DOSYA NO : Sorumlular Mazeret(Ölüm) iznine (7 gün) esas durumum ortaya çıkması(eşinin, kendisinin,çocuğunıun veya eşinin ana, baba veya kardeşinin ölümü) Mazeret(ölüm) izni talebine ilişkin dilekçenin ve ekinde bu duruma ilişkin belgenin Müdürlük Makamına sunulması Dilekçenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin ve ekindeki belgenin incelenmesi Enstitü Sekreteri - İzin talebinin uygun olmadığı ya da eksikliği tamamlaması gerektiğinin ilgiliye yazılması hayır Talebi uygun mu? Enstitü Sekreteri - evet İzin Formunun Düzenlenmesi Formun ilgili yerlerinin imzalatılması ve Müdür onayına sunulması, formun kayda alınması, evrak kayıt memuru İzin dönüşü başlamasının Müdüre imzalatılması Formun 1. nüshasının Rektörlük Makamına gönderilmesi Formun 2. nüshasının personelin özlük dosyasına konulması

13 DOSYA NO : İş Akış Şemaları: Naklen Başka Kuruma Atanan Personelin Ayrılış İşlemleri Sorumlular in ayrılış yazısının Rektörlük Makamından Müdürlüğe Gelmesi Personel Daire Başkanlığı, Yazının Kayda Alınması, personel İşlerine havale edilmesi Evrak Kayıt Memuru, Enstitü Sekreteri, e tebliğ edilmesi İlgili personele zimmetindeki demirbaşların teslim alınması, Taşınır Kayıt Memuru Akademik personel ise AD Başkanlığından ayrılış yazısının Müdürlüğe yazılması, kayda alınarak personel işlerine havale edilmesi AD Başkanlığı, AD Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru, Enstitül Sekreteri İlgili personelin sgk ilişiğinin kesilmesi, formun doldurulması, formun ilgili yerlerinin imzalatılması, Tahakkuk Memuru, Ayrılış yazısının yazılması, Yazının ekine ilgili formların konularak, Rektörlük Makamına gönderilmesi in Kadro boşaltma işlemlerinin yapılması, onay yazısının Müdürlüğe gelmesi ve ilgilinin dosyasına konulması Personel Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,

14 İş Akış Şemaları: Ölüm Yardımı Başvuru İşlemleri DOSYA NO : Sorumlular Ölüm Yardımı alacak personel veya yakınının dilekçe ile Müdürlüğe başvuru yapması veya yakını Vefat eden personel ise takip eden aybaşı maaş bordrosundan çıkarılması, bakmakla yükümlü olduğu eş veya çocuk ise takip eden ay başından itibaren ödeneğinin maaş bordrosundan çıkarılması Tahakkuk Birimi Çeşitli ödemeler bordrosundan ölüm yardımı bordrosunun hazırlanması Tahakkuk Birimi KBS Üzerinden ödeme emri belgesi hazırlanması Tahakkuk Birimi Vefat eden personel veya yakınının SGK Sistemi üzerinden ayrılış tescilinin yapılması Tahakkuk Birimi Ödeme emri belgelerinin imzadan sonra ayrıştırılarak, ödeme işlemleri için SGDB na gönderilmesi, ödeme işlemlerinin başlatılması Tahakkuk Birimi, Enstitü Sekreteri, Müdür, Evrak Teslim Görevlisi Evrakların diğer suretlerinin dosyalama sistemine göre dosyalanması Tahakkuk Birimi

15 İş Akış Şemaları: Yıllık İzin İşlemleri DOSYA NO : SORUMLULAR Yıllık İzin Talebinin Yapılması. İlgili Öğretim Üyesi İdari Personel Personele Bildirilir. İzin Kontrolünün Yapılması. Birimi Hayır Yıllık İzin Hakkı var mı? Birimi Evet İlgili Sorumludan Alınan İzin Sonrası, İzin Formu 2 Nüsha Halinde Doldurulur. Talep Eden ve Birim Sorumluları İmzalar. İdari ve Akademik (Enst. Sekreteri) (AD Başkanı) Birimi İlgili Birim Sorumlusu Enstitü Sekreteri Anabilim Dalı Başkanı Enstitü Müdürü Müdürlük Onayı Onay Sonrası İçin Formun Kopyası Personel Daire Başkanlığına Gönderilir. Birimi Göreve Başlamasına da İmza Atılır ve Asıl Nüsha Personel Daire Başkanlığına Teslim Edilir. Enstitü Müdürü Birimi