BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ UYGULAMALI BİLİMLER YÜKSEKOKULU Ek Ders İşlemleri Süreci İş Akış Şeması (Personel İşleri Birimi)

Transkript

1 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU k Ders İşlemleri Süreci İş Akış Şeması K DRS ÜCRTİ İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Akademik takvime uygun olarak dönem başında, Bölüm Başkanlıkları tarafından verilecek dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanları belirlenir. Belirlenen dersi verecek öğretim elemanı birimde yoksa 2547 sayılı Kanunun ilgili maddeleri uyarınca diğer birimlerden görevlendirme istenir. Diğer birimler tarafından uygun görülen görevlendirmeler, öğretim elemanının kendi biriminde verdiği dersler ve varsa başka birimlerde verdiği dersler detaylı olarak listelenir ve ilgili birime gönderilir. Ders Yükü dağılımı harcama birimi Yönetim Kurulunda görüşülüp karara bağlanır. İlgili aya ait fiilen yapılan derslerden zorunlu ders yükü düşülüp geriye kalan ders yüklerinden ek ders ücret çizelgesi hazırlanır. azırlanan çizelge YÖK tarafından belirlenen Ders Yükü Tespitinde Uyulacak saslara ve diğer ilgili mevzuata uygunluğu yönünden kontrol edilir. Bu çizelgeye göre çeşitli ödemeler bordrosu ve banka listesi düzenlenir. KBS sistemi üzerinden ek ders puantajlar hazırlanıp YS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenir. azırlanan yapılan bordrolar doğru mu? Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak SGDB'na gönderilir. Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması sağlanır. vrakların bir sureti dosyalanır. İŞLM SONU

2 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU meklilik İşlemleri Süreci İş Akış Şeması MKLİLİK İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT mekli olacak personelin dilekçesi ve ayrılış onayı geldikten sonra ayrılış tarihini takip eden ay başından itibaren maaş bordrosundan çıkartılır. mekli dilekçesi, emekli onayı, ayrılış yazısı tamamlandığında yolluk bildirimi hazırlanır. YS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenerek yolluk bildirimi ile birlikte imzaya sunulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme D. Başk.'lığına gönderilir. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

3 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU İdari Personel İzin Alma Süreci İş Akış Şeması İDARİ PRSONL İZİN ALMA İŞLMİNİ BAŞLAT İdari Personel Yıllık/Mazeret izni almak için İzin Formu doldurarak Yüksekokul Sekreterliğine başvurur. Yüksekokul Sekreteri ilgili kişinin izin talebini değerlendirir. İzin isteği Yüksekokul Sekreterliği'nce uygun görüldü mü? İzin İsteği Karar onaylanmak üzere Müdürlük Makamına sunulur. İzin isteği Müdürlükçe uygun görüldü mü? İzin İsteği İzin isteği Yüksekokul Müdürlüğünce Onaylanır. İzin formunun bir sureti ilgiliye verilir. İzin Üniversite Bilgi Sistemine (UBS) işlenir İzin formunun bir sureti ilgili kişinin özlük dosyasına konur. İŞLM SONU

4 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU İdari Personel Naklen Geçiş Süreci İş Akış Şeması İDARİ PRSONL NAKLN GÇİŞ İŞLMİNİ BAŞLAT Naklen Geçiş yapmak isteyen personel Yüksekokul Müdürlüğüne dilekçe ile başvurur. Yüksekokul Sekreteri Yüksekokulun kadro ve ihtiyaç durumunu değerlendirir. Yüksekokul Sekreteri talebi Müdürün onayına sunar. Talep Müdürlükçe uygun görüldü mü? İlgilinin talebi reddedilir. Müdürlük ilgilinin talebini uygun görüş belirterek Rektörlüğe bildirir. Talep Rektörlükçe Uygun Görüldü mü? İlgilinin talebi reddedilir. Rektörlük ilgili kişinin çalıştığı kurumdan muvafakatını ister. İlgilinin muvafakat yazııs gelince Rektörlük Makamınca Yüksekokula ataması yapılır. Müdürlük ilgiliye Atama Onayını tebliğ eder. Yüksekokul kişinin başlama yazısını Rektörlüğe gönderir. Kişi Yüksekokulun ilgili biriminde göreve başlar. İŞLM SONU

5 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSOKULU İstifa, Askerlik, Ücretsiz İzin İşlemleri Süreci İş Akış Şeması İSTİFA, ASKRLİK, ÜCRTSİZ İZİN İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT İstifa, askerlik ve ücretsiz izin durumlarında personel işleri biriminden gelen ayrılış yazısı ile birlikte peşin alınan maaş için borçlandırma belgesi hazırlanır. Borçlandırma belgesi Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisinin onayı için imzaya sunulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? Zimmet defterine işlenerek Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na gönderilir. Takip eden ay başından itibaren maaş bordrosundan çıkartılır. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescil işlemi gerçekleştirilir. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

6

7 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Kısıt Maaş İşlemleri Süreci İş Akış Şeması KISIT MAAŞ İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Açıktan atama, ücretsiz izin dönüşü, askerlik dönüşü ay başına denk gelmeyen durumlarda işe başlandığı tarihten itibaren yapılır. İşe başlama tarihinden sonra 15 gün içerisinde SGK sistemi üzerinden "İşe Giriş Bildirgesi hazırlanıp, İşyeri Tescil İşlemi Yapılır. İşe başlama tarihine göre kısıtlı maaş bordrosu ve banka listesi hazırlanır. Say2000i sistemi üzerinden veya manuel oluşturulan bordro ile YS üzerinden ödeme emri düzenlenip, Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisine onay için imzaya gönderilir. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ödeme emri belgesi ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

8 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Maaş İşlemleri Süreci İş Akış Şeması MAAŞ İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem vb. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri vb. değişiklikler KBS ekranından güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da say2000i sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152. maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri vb) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir. KBS sisteminden maaş hesaplaması yapılır. KBS sisteminden bordro dökümü alınır. KBS'den alınan bordro ve diğer maaş evrakları birbirine uygun mu? KBS sistemi üzerinden ödeme emri düzenlenip, Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisine onay için imzaya gönderilir. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisince onaylandı mı? Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başk.'lığına gönderilir. Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması sağlanır. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

9 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Naklen Giden Personel İşlemleri Süreci İş Akış Şeması NAKLN GİDN PRSONL İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Kurumdan ayrılacak olan personelin, personel işleri biriminden ayrılış yazısı geldikten sonra maaş nakil ilmuhaberi hazırlanarak imzaya sunulur. Paraf ve imzaları tamam mı? İmzaları tamamlandıktan sonra maaş nakil ilmuhaberi zimmet ile ilgili kişiye teslim edilir. Takip eden ay başı itibariyle maaş bordrosundan çıkartılır. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

10 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Ölüm Yardımı İşlemleri Süreci İş Akış Şeması ÖLÜM YARDIMI İŞLMİ SÜRCİNİ BAŞLAT Ölüm yardımı alacak personel veya yakını dilekçe ile başvuruda bulunur. Vefat eden personel ise takip eden ay başı maaş bordrosundan maaşı çıkartılır. Bakmakla yükümlü olduğu eş veya çocuk ise takip eden ay başından itibaren ödeneği maaşından çıkartılır. Çeşitli ödemeler bordrosundan ölüm yardımı bordrosu hazırlanır. YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisine onay için imzaya sunulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? Ödeme emri belgesi, tahakkuk teslim tutanağı ekleri ile birlikle SGDB'na gönderilir. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

11 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Sınav Ücreti İşlemleri Süreci İş Akış Şeması SINAV ÜCRTİ İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Yarıyıl sonunda yapılan sınavlar için öğretim elemanlarından, sınava giren öğrenci sayıları istenip "sınav ücret bildirimi" hazırlanır. Bildirimler sınav programı, raporlu, görevli, izinli yazısı kontrol edilerek sınav ücreti puantaj giriş çizelgesi hazırlanır. azırlanan puantaj KBS sistemine girilerek bordro sınav ücret bordrosu oluşturulur. azırlanan bordrolar doğru mu? YS sistemi üzerinden ödeme emri düzenlenir. Gerçekleştirme Görevlisine ve arcama Yetkilisine onay için imzaya sunulur. Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak SGDB'na gönderilir. Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması sağlanır. vrakların bir sureti dosyalanır. İŞLM SONU

12 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Açıktan Atama İşlemleri Süreci İş Akış Şeması AÇIKTAN ATAMA İŞLMLRİ SÜRCİNİ BAŞLAT Rektörlük Makamı tarafından ataması yapılan personelin atama onayı ve işe başlama yazısı geldikten sonra aile durum bildirimi, asgari geçim indirimi bildirimi doldurtularak kurum ile anlaşmalı bankaya hesap açtırılır, İBAN numarası istenilir. İşe başlama işlemi ay başında mı yapıldı? İşe başlama ay başında yapıldı ise maaş bordrolarının hazırlanmasından sonra işe başlandığından manuel maaş yapılır. İşe başlama işlemi maaş bordrosu hazırlanmadan önce mi yapıldı? İşe başladığı tarih ile içinde bulunduğu ayın 14'ü arasındaki günler için kısıtlı maaş ve takip eden ayın 15'i ile diğer ayın 14'ü arasındaki günler içinde tam maaş yapılır. vrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

13 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Akademik Personel Alım Süreci İş Akış Şeması AKADMİK PRSONL ALMA SÜRCİNİ BAŞLAT Rektörlük Yüksekokul Müdürlüğü'ne Akademik Personel talebine ilişkin yazı gönderir. Müdürlük Bölüm Başkanlarından talep ettiği Akademik Personel Sayılarını bir üst yazı ile Rektörlüğe bildirir. Rektörlük tüm birimlerin taleplerini değerlendirir. Rektörlükçe talep uygun görüldü mü? MYO'nun Akad. Pers. Talebi Rektörlük Akademik Personel Alımı için onay almak üzere YÖK'e yazı gönderir. YÖK onay verdi mi? Rektörlüğün Talebi YÖK Üniversitenin alacağı akademik personelin özelliklerini web sayfasında duyurulur. Adaylar müracaatlarını Yüksekokula yaparlar. Birimler Sınav Komisyonlarını (Jüri Üyelerini) Oluştururlar.

14 Sınav Komisyonu Kanunlarda / Yönetmeliklerde belirtilen esaslar doğrultusunda sınavları yapar. Sınav sonuçları Üniversitenin web sitesinde ilan edilir. Sınavda başarılı olanların dosyası Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte Rektörlüğe gönderilir. Rektörlük gerekli incelemeleri yaptıktan sonra kazanan adayın atamasını Yüksekokula yapar. Rektörlük Atama onayını Yüksekokula gönderir. Yüksekokul atama onayını igili kişiye tebliğ eder. Müdürlük göreve başlama yazılarını hazırlar ve Rektörlüğe gönderir. Akademik Personel Yüksekokulda göreve başlar. İŞLM SONU

15 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Akademik Personel İzin Alma Süreci İş Akış Şeması AKADMİK PRSONL İZİN ALMA İŞLMİNİ BAŞLAT Akademik Personel Yıllık/Mazeret izni almak için İzin Formu doldurarak Bölüm Başkanlığı'na başvurur. Bölüm Başkanı ilgili kişinin izin talebini değerlendirir. İzin isteği Bölüm Başkanlığı'nca uygun görüldü mü? İzin İsteği Karar onaylanmak üzere Müdürlük Makamına sunulur. İzin isteği Müdürlükçe uygun görüldü mü? İzin İsteği İzin isteği Yüksekokul Müdürlüğünce Onaylanır. İzin formunun bir sureti ilgiliye verilir. Üniversite Bilgi Sistemine İzin bilgisi girilir. İzin Formunun bir sureti ilgili kişinin özlük dosyasına konur. İŞLM SONU

16 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Akademik Personel Yolluk Ödenmesi Süreci (İl Dışı) İş Akış Şeması (Mali İşler Birimi) AKADMİK PRSONL YOLLUK-YVMİYLRİNİN ÖDNMSİ SÜRCİNİ BAŞLAT Öğretim lemanı Konferans, Seminer vb. etkinliklere katılmak için Personel İşlerine (Bölüm Başkanlığına iletilmek üzere) dilekçe ile başvurur. Talep Talep Bölüm Başkanlığı'nca uygun görüldü mü? Bölüm Başkanlığı'nca uygun görülen talep Yönetim Kuruluna sunulur. Talep Talep Yüksekokul Yönetim Kurulunca uygun görüldü mü? Yönetim Kurulunca uygun görülen talep onaylatmak üzere Rektörlük Makamına sunulur. Talep Rektörlük Makamınca uygun görüldü mü? Rektörlük Makamı onayından sonra akademik personel göreve gider. Dönüşte yolculuk-konaklama belgeleri Muhasebeye iletilir. Muhasebe görevlisi eldeki evrak verilerine göre hesaplamaları yapar. İŞLM SONU esaplanan tutar ilgili kişinin banka hesabına yatırılır.