TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI İLETİŞİM PROSEDÜRÜ PR11/KYB

Transkript

1 TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI PR11/KYB

2 Sayfa No: 1/4 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığında iç (yatay/dikey) ve dış iletişimin zamanında, kesintisiz ve etkin olarak sağlanmasıdır. Bu prosedür, Daire Başkanlığı içi / Daire Başkanlığı dışı her tür iletişim kanalını, iletişimin aşamalarını ve kullanıcılarını kapsar. 2. SORUMLULUKLAR Daire Başkanlığıiçi yatay/dikey iletişim kanalının açık tutulmasından, iletişimin zamanında kurulmasından, kesintisiz ve etkin biçimde yürütülmesinden iletişimde bulunan personel ve/veya birim sorumlusu, daire başkanı; Daire Başkanlığı içi ve Daire Başkanlığı dışı elektronik iletişimin sağlanmasından Bilgi İşlem Birimi; KYS ile ilgili birim içi iletişimin yürütülmesinden ve birimler arası iletişimin kurulmasından BKT ler; birimler arası iletişimin koordinesinden KYT; Daire Başkanlığı içi genelge/yönerge/duyuruların yapılmasından; Daire Başkanlığı dışı resmi/özel yazışmaların onaylanmasından Daire başkanı; ; Müşteri ve tedarikçilerle iletişim kanallarının açık tutulmasından, iletişimin zamanında kurulmasından, kesintisiz ve etkin biçimde yürütülmesinden, hizmet sunulan kesimden geri bildirimlerin alınmasından/ ilgili birimlere iletilmesinden/ karşılanmasından/ müşteri ve tedarikçilerin bilgilendirilmesinden ilgili birim sorumlusu / daire başkanı; Daire Başkanlığı dışı/ kurumlararası yatay iletişim kanallarının açık tutulmasından, iletişimin zamanında ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesinden, ilgili birim sorumlusu/ daire başkanı; Daire Başkanlığı dışı dikey iletişim kanalının açık tutulmasından, iletişimin zamanında ve kesintisiz olarak gerçekleştirilmesinden daire başkanı; Daire Başkanlığı dışı yazışmalara kayıt numarası verilmesinden ve kayıt altına alınmasından büro; KYS i etkileyecek/etkileyen her türlü iç/dış iletişimin kayıt altına alınmasından ve KYT i, bilgilendirmekten, BKT ler, Her türlü iletişim araçlarının sağlanmasından daire başkanı, sorumludur.

3 Sayfa No: 2/4 3. TANIMLAR ve KISALTMALAR 3.1. Üst Yönetim: Kurum Başkan ve Başkan Yardımcısı 3.2. Daire Başkanlığı: Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı 3.3. İletişim Araçları: Daire Başkanlığı içi/dışı iletişim için kullanılan resmi/özel yazı, telefon, faks, e-posta, duyuru, genelge, vb. gibi iletişim araçları 3.4. İletişim Kanalları: Verinin bir noktadan diğerine taşındığı ortamlar ya da mesajın göndericiden alıcıya aktarıldığı yol 3.5. Yatay İletişim: Daire Başkanlığı içi hiyerarşik yapıya göre eşit düzeydeki personel/personel, birim/birim, gibi yapılar arasındaki iletişim 3.6. Dikey İletişim: Daire Başkanlığı içi hiyerarşik yapıya uygun olarak genellikle yukarıdan aşağıya, bazen de aşağıdan yukarıya gerçekleştiren iletişim 3.7. Daire Başkanlığı Dışı İletişim: Daire Başkanlığının hizmet sunduğu ya da ilişkide bulunduğu resmi/özel kuruluşlar arasındaki iletişim 3.8. Daire Başkanlığı İçi İletişim: Daire Başkanlığı birimlerinin kendi aralarında yaptığı iletişim 4. UYGULAMA Daire Başkanlığı; hizmet sunumunun istenilen şartlara uygun olarak verilebilmesi ve Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanabilmesi amacıyla birebir (yüz yüze), telefon, e-posta, ilan tahtası ve/veya toplantılar ile değişik iletişim kanallarını, araçlarını kullanarak kurum içi/dışı iletişimi gerçekleştirir: 4.1. İç İletişim: Yatay İletişim:, yukarıda belirtilen hususların yerine getirilmesi yanı sıra Kurum kültürünün ve bağının geliştirilmesi için çalışanlar ve birimler arasında kurulacak yatay iletişimi destekler Proses İçi Yatay İletişim: Birim içinde yürütülen bir işleyişin çeşitli aşamalarında ortaya çıkan iletişim ihtiyacı için prosedürler, talimatlar, iş akışları, kalite planları, raporlama sistemi, formlar ve/veya kayıt defterleri kullanılır Prosesler Arası Yatay İletişim: Bir birim içinde ya da birden fazla birimde yürütülen ve birbirleriyle etkileşimde bulunan proseslerin kontrollü bir şekilde yönetilmesi için dahili yazışma, prosedürler, talimatlar, iş akışları, kalite planları raporlama sistemi, formlar ve/veya kayıt defterleri vasıtasıyla iletişim sağlanır Daire Başkanlığı ve/veya Birim İçi Yatay İletişim: Kurum kültürünün veya aidiyet duygusunun gelişmesinde önemli bir yeri olan birim içi çalışanlar arasındaki ya da iş özelliği nedeniyle

4 Sayfa No: 3/4 değişik departmanlardaki çalışanlarla kurulan yatay iletişim; birebir (yüz yüze), telefon, e-posta, ilan tahtası ve/veya toplantılar ile gerçekleşir Birimler Arası Yatay İletişim: Daire Başkanlığı Organizasyon Şemasında yer alan birimler arasındaki yatay iletişim; prosedürler, talimatlar, iş akışları, dahili yazışma, raporlama sistemi, formlar, telefon, toplantı gibi vasıtalarla sağlanır. Hizmet sunumunu ve KYS i etkileyen iletişim için telefon kullanılması durumunda; iletişimin içeriği, Telefon Kayıt Formuna kayıt edilir, e- posta kullanılması durumunda çıktısı alınır. Birimler arası iletişimin toplantılarla yapılması halinde; çıktılar Toplantı Tutanağı haline getirilir ve ilgili birimlere dağıtımı yapılır Dikey İletişim: Daire Başkanlığı İçi Dikey İletişim: Daire Başkanlığının kendi içindeki dikey iletişim kanalı olarak, Organizasyon Şeması kullanır. Dikey iletişim, hiyerarşik yapıya uygun olarak yukarıdan aşağıya; telefon, dahili yazışma, genelge, yönerge, duyuru, raporlama sistemi, toplantı ve ilan tahtası kullanılarak sağlanır. KYS kapsamındaki iletişim için prosedürler, talimatlar, iç tetkikler, raporlama sistemleri ve toplantılar kullanılır. Aşağıdan yukarıya olan iletişim için telefondan, resmi yazışmalardan, dilekçelerden, personel öneri görüş formlarından faydalanılır Dış İletişim: Daire Başkanlığı Dışı Dikey İletişim: Daire Başkanlığının, dış dikey iletişimi, bağlı olduğu TİTCK Organizasyon Şemasındaki yapılanmasına uygun olarak gerçekleşir. İletişim; yazışma, Kanun, yönetmelik, genelge, yönerge ile hiyerarşik statüye uygun olarak sağlanır. İletişim aracı olarak; telefon, internet, kurye ve faks kullanılır Daire Başkanlığı Dışı Yatay İletişim: Daire Başkanlığı yada kuruluşlar arası resmi yada özel kuruluşlarla bilgilenme/bilimsel amaçlı yatay iletişim TİTCK vasıtası ile sağlanır. Resmi/özel yazışma, internet, toplantı, sempozyum, çalıştay ile gerçekleştirilir Hizmet Sunulan Kesimle İletişim: Daire Başkanlığı verdiği hizmet sunumunu, hizmet sunulan kesimin talepleri doğrultusunda gerçekleştirmek üzere, hizmet sunulan kesimle iletişimi; birebir, yazışma, telefon, internet, fiyat ve analiz kitapçığı ve anketler vasıtasıyla sağlar. Müşterilerin/hizmet sunulan kesimin görüş ve önerileri için PR09/KYB kodlu Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü ile PR19/KYB kodlu Şikayet Prosedürü gerekleri uygulanır. Hizmet sunumunu ve KYS i etkileyen iletişim için birebir, telefon, faks ve/veya internet ortamı kullanılması durumunda; iletişimin içeriği kayıt altına alınır. Kayıtlar için, Telefon Kayıt Formu, Görüşme Tutanağı ve e-posta çıktıları kullanılır. Sözleşmelerdeki ya da hizmet sunumundaki değişiklikler konusundaki iletişim, mutlaka yazılı yapılır ve karşılıklı imza altına alınır.

5 Sayfa No: 4/ Tedarikçilerle İletişim: Daire Başkanlığı, kendisinden mal ya da hizmet satın aldığı tedarikçileriyle iletişimi, yazışma / şartname / sözleşme, faks, telefon, internet ve basın ilanları yoluyla sağlar. Şartname/sözleşmelerdeki ya da mal/hizmet özelliklerindeki değişiklik talebiyle gerçekleştirilecek/gerçekleştirilen iletişimler, PR08/KYB kodlu Satınalma Prosedürü gereklerine uygun olarak ve 4.4. maddesindeki gibi yazılı olarak ve karşılıklı imzaya dayalı olarak yapılır Hizmet sunumunu ve KYS i etkileyen her türlü iletişim birer kalite kaydıdır. Bunlarla ilgili olarak PR02/KYB kodlu Kayıtların Kontrolü Prosedür gerekleri uygulanır. 5. İLGİLİ DÖKÜMANLAR 5.1. Kayıtların Kontrolü Prosedürü 5.2. İç Tetkik Prosedürü 5.3. Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü 5.4. Satınalma Prosedürü 5.5. Şikayetler Prosedürü 5.6. Telefon Kayıt Formu 5.7. Öneri ve Görüş Anketi Formu 5.8. Görüşme Tutanağı Formu 5.9. Toplantı Tutanağı Formu Fiyat ve Analiz Kitapçığı Personel Öneri ve Görüş Anketi Formu Şikayet Formu 6. KAYITLAR Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar PR02/KYB kodlu Kayıtların Kontrolu Prosedürü ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik gereklerine uygun olarak kayıt altına alınır. 7. REFERANS TS EN ISO 9001:2000 Standardı ve Maddeleri TS EN ISO/IEC 17025/Aralık 2005 Standardı 4.4, 4.7 ve 4.8 Maddeleri Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ( tarihli ve sayılı Resmi Gazete)