İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ SÜRECİ

Transkript

1 EVE İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ SÜRECİ Birimlere Ait Satın Alma İstek/Talep Yazılarının Gelmesi Birimleri İlgili Birime Geri Gönderilir. Gelen Satın Alma İsteği Yazıları ve Ekleri Uygun Mu? Yetkilisi Yetkilisinin Onayı İle İsteklerin Karşılanması TKYS Talep Edilen İstek Ambarda Var Mı Yada İMİD Kendi İmkanları İle Karşılayabiliyor Mu? -Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğ -Bütçe Kanunu Eki (i) cetveli 4734 sayılı Kanun 4735 sayılı Kanun 5018 sayılı Kanun Bütçe Kontrollerinin Yapılması İşlem İptal Edilir ve Talepte Bulunan Birime Bilgi Verilir. İlgili Kaleminde Ödenek Var Mı ve Yeterli Mi? Yetkilisi İşlemin Onaya Sunulması sayılı Kanun'un 22 ve 62 'nci maddesi -Kamu İhale Genel Tebliği'nin 22'nci maddesi Yetkilisi Onayladı Mı? Satın Alma İşlem Dosyası Oluşturulması Satın Alma İşlem Dosyası Teklif İsteme Yazısı Hazırlanması ve İmzalanması 1

2 EVE EVE 1 Piyasa Fiyat Araştırmasının Yapılması Tekliflerin Değerlendirilmesi Ve Tutanak Düzenlenmesi Piyasa Fiyat Araştırması Cetveli Alım Yapılacak Firma İle Sözleşme Yapılacak Mı? Gerekirse Teminat Alınması ve Sözleşme Düzenlenerek Taraflara İmzalatılması Alınacak Ürünün Siparişi Verilir. Sipariş Teslim Edildi Mi? SİPARİŞ İPTAL EDİLİR Avantajlı İkinci İstekliye Sipariş Verilir. Yetkilisi Muayene Kabul Komisyonu Kurulması İçin Olur Alınması ve Muayene Kabul İşlemlerinin Yapılamsı ---Muayene Kabul Komisyonu -Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik -Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği Mal/Hizmet Sözleşmeye Uygun Mu? Sözleşme Hükümleri Uygulanır. Muayene Kabul İşlemlerinin Yapılması Fatura, Muayene Kabul ve Komisyon Tutanağı, Taşınır İşlem Fişi HYS Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi Ödeme Emri Belgesi SGDB Yetkilisinin İmzalamasından Sonra Ödeme Birimine Gönderilerek İşlem Sonlandırılır.

3 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI MAL VE HİZMET ALIMI İHALELERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Birimlere Ait Satın Alma İstek Yazısı ve Teknik Şartnamenin Gelmesi Birimleri İlgili Birime Geri Gönderilir. Gelen Satın Alma İsteği Yazıları ve Ekleri Uygun Mu? Yetkilisi Yetkilisinin Onayı İle İsteklerin Karşılanması TKYS Talep Edilen İstek Ambarda Var Mı Yada İMİD Kendi İmkanları İle Karşılayabiliyor Mu? -Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğ -Bütçe Kanunu Eki (i) cetveli 4734 sayılı Kanun 4735 sayılı Kanun 5018 sayılı Kanun Fiyat Araştırması Yapılarak Yaklaşık Maliyet Tespiti Yapılması Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Hazırlanarak Eşik Değer Tespiti Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Bütçe Kontrolleri Yapılarak Bir Yıldan Fazla Süreli İhalelerde (Yıllara Sari) ise Gelecek Yıllara Yükleme Onayı Alınması ve İdari Teknik Şartname Hazırlanması. İşlem İptal Edilir ve Talepte Bulunan Birime Bilgi Verilir. İlgili Kaleminde Ödenek Var Mı ve Yeterli Mi? Yetkilisi İhale Usülü Tespit Edilerek Onaya Sunulur. Yetkilisi Onayladı Mı? 1 Sayfa 1

4 EVE sayılı Kanun'un 22 ve 62 'nci maddesi -Kamu İhale Genel Tebliği'nin 22'nci maddesi İhale Dökümanı Hazırlanması İhale Dökümanı İhale Dökümanı Uygun Mu? İhale İşlem Dosyası Oluşturulması İhale Dökümanı EKAP Sistemi İhale İlan Metni ve İlan Süresi Tespiti Yapılması --- İhale Komisyonu İhale Komisyonu Tepit Edilerek Görevlendirilir. Giden Evrak Süreci EKAP da ve S.Ü. İhale Duyuruları sayfasında İlan Yayınlanması İlanın Basın İlan Kurumuna Yazı İle Bildirilmesi Yerel Gazete İlanı İhale İşlem Dosyasının Bir Örneğinin İhale Komisyon Üyelerine Gönderilmesi İstekli Firmaların İhale Dökümanlarını Görmeleri yada Satın Almalarının Sağlanması 2 Sayfa 2

5 EVE EVE EVE 2 İhale İlanı veya Dökümana İtiraz Var Mı? Zeyilname Yapılır İtiraz Ret Edilir Zeyilnamenin Döküman Alanlara Gönderilmesi Teklif Zarfları Tekif Zarflarının Teslim Alınması Teklif Zarfı Alındı Belgesi Teklif Zarfları İhalenin Belirlenen Tarih Ve Saatte Yapılması Komisyon Teslim Tutanağı İhale Komisyonu Tekliflerinin İncelenmesi ve Değerlendirilmesi İhale Oturum Tutanakları İhale Komisyonu İhale Komisyon Kararı Belgesi İhale Komisyon Kararının İhale Yetkilisinin Onayına Sunulması Karar Onaylandı Mı? İhale İptal Edilir. Kesinleşen İhale Kararınnın Tüm İsteklilere Bildirilmesi Karara İtiraz Var Mı? İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik Kapsamında Gerekli İşlemler Yapılır. İhale İptal Edilir. İhaleye Devam Kararı Alınır. Sayfa 3 3

6 EVE EVE EVE EVE 3 İhale Ön Mali Kontrole Tabi Mi? İhale İşlem Dosyasının Ön Mali Kontrol Gönderilmesi İhale İptal Edilir. Uygun Görüş Kararı Verildi Mi? İhale Uhdesinde Kalan İstekliyle Sözleşme Yapılması Firma Yasal Sorumluluklarını Yerine Getirerek Sözleşmeye Geldi Mi? İşlem İptal Edilir. Varsa İkinci Firmanın Sözleşmeye Davet Edilmesi İlgili Firma İle Sözleşme Yapılması Sözleşme Süresi İçinde Muayene Ve Kabul İşlemlerinin Yapılması Malzeme/Hizmet Sözleşmeye Uygun Mu? Sözleşme Hükümleri Uygulanır. Fatura,Muayene Kabul Komisyon Tutanağı,Taşınır İşlem Fişi Ödeme Emri Belgesi Düzenlenmesi Ödeme Emri Belgesi Yetkilisinin İmzalaması Sonrası Evraklar SGDB'na Gönderilerek İşlem Sonlandırılır. Sayfa 4

7 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI AÇIK İHALE YOLU İLE MAL VEYA HİZMET ALIMI İŞ AKIŞ SÜRECİ Birimleri Birimlere Ait Satın Alma İstek/Talep Yazılarının Gelmesi İhtiyaca Göre Satın Alma Yönteminin Belirlenmesi Açık İhale Usülü İle Alımı Yapılacak İhtiyaç Talep Yazısının ve Teknik Şartnamenin Birime Gelmesi Yaklaşık Maliyetin Tespit Edilmesi İhale Dökümanlarının Hazırlanması İdari Şartname Sözleşme Tasarısı Teknik Şartname Standart Formlar İhale Onay Belgesinin ve İhale Kayıt Numarasının Alınarak İlanın Yapılması Komisyonun Kurulması ve İhale Dökümanın İhale Komisyon Üyelerine Verilmesi --- İhale Komisyonu İhale Dökümanının Satılması Tekliflerin Alınması ve İhale Komisyonuna Sunulması Tekliflerin Değerlendirilmesi ve Kararın Verilmesi Karar İhale Yetkilisince Onaylandı Mı? Gerekçeleri Göz Önünde Bulundurularak İhale İptal İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi ve Kararın İlgililere Tebliğ Edilmesi İhaleye Katılan Firmalara Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi 1 Sayfa 1

8 HİZMET 1 Mal ve Hizmet Alımı Sözleşmesi İhale Üzerinde Kalan İsteklinin Sözleşmeye Davet Edilmesi ve Sözleşmenin İmzalanması Mal Yada Hizmet Alımının Yapılması Mal Yada Hizmetin Faturasının Alınması Mal Yada Hizmet Alımı Faturası Muayene Kabul Komisyonu Tarafından Muayene Kabul Tutanağının Düzenlenmesi Muayene Kabul Tutanağı Ürün Yada Hizmette Tespit Edilen Eksiklik ve Aksaklıkların Firmaya Bildirilmesi Mal veya Hizmet Uygun Mu? Mal Yada Hizmetin Kabulu Taşınır İşlem Fişi Satın Almanın Türü MAL Taşınır İşlem Fişi Kesilmesi Hizmet İşleri Kabul Tutanağı Düzenlenmesi Hizmet İşleri Kabul Tutanağı Faturanın Ödenmesine Yönelik Ödeme Emrinin Düzenlenmesi SGDB Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Tahakkuk Evrakı Teslim Formu İle SGDB'ye Teslim Edilerek İşlem Sonlandırılır. Sayfa 2

9 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Birimlere Ait Satın Alma İstek/Talep Yazılarının Gelmesi Birimleri Yetkilisi TKYS Talep Edilen İstek Ambarda Var Mı Yada İMİD Kendi İmkanları İle Karşılayabiliyor Mu? Yetkilisinin Onayı İle İstekler Karşılanarak TİF Kesilir. Alım Yapılacak Tüketim Yada Demirbaş Malzeme Listesi Hazırlanarak Teklif Formu Oluşturulması Teklif Formu Sayılı Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunu - Taşınır Mal Yönetmeliği Alımın Satın Alma Birimine Bildirilmesi Satın Alınan Demribaş Yada Tüketim Malzemesinin Muayene Kabul İşlemlerinin Yapılması Muayene Kabul Raporu Gelen Malzeme Hangi Depoya Konulacaksa Ayrım Yapılarak İlgili Depoya İstifin Sağlanması Fatura ve Muayene Kabul Komisyon Belgesine Bağlı Olarak TİF Düzenlenir. Taşınır İşlem Fişi Düzenlenen TİF'in İki Nüshasının Satın Alma Birimine Verilmesi Satın Alınan Ürünün Depolanması ve İstek Yapan Birime Çıkışı İle İşlem Sonlandırılır. Taşınır İşlem Fişi

10 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ YIL SONU SAYIMI İŞ AKIŞ SÜRECİ Yönetmelik Gereği Taşınır Sayımlarına Yıl Sonu Başlanması Yetkilisi Yıl Sonu Sayım Komisyonu Oluşturmak İçin Olur Alınmsı ---Sayım Komisyonu Komisyonun Demirbaş Malzemeleri İle Zimmet Fişlerini Karşılaştırması Sayılı Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunu - Taşınır Mal Yönetmeliği Noksan Veya Fazla Malzeme Varsa Tespiti Yapılması Depoların Sayımın Yapılması TKYS - Sayım Tutanağı - Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli -Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli - Tutanak TKYS Sisteminden Dönem Kapatma İle İlgili Evrakların Çıktısının Alınarak Onaya Sunulması - Yetkilisi - Taşınır Kontrol Yetkilisi Taşınır Kontrol Yetkilisi ve Yetkilisinin Onaylaması EBS SGDB Onaylanan Evraklar Üst Yazı İle İki Nüsha Olarak SGDB'ye Bildirilerek İşlem sonlandırılır.

11 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ MÜHÜR ALIMI İŞ AKIŞ SÜRECİ Mühür Talep Yazılarının Gelmesi Mühür Bedelinin İlgili Bankaya Yatırılması Sayılı Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunu - Taşınır Mal Yönetmeliği - Resmi Mühür Yönetmeliğii Mühür Yönetmeliği Doğrultusunda Resmi Yazışma Metninin Hazırlanması Yazının Ekine Bağlanması Gereken Eklerin Yazıya İliştirilmesi Üst Yönetici Yazının Sistem Üzerinden İmzaya Sunulması Evrakın Yazı İşlerinden İlgili Kuruma Gittiğinin Takibinin Yapılması SGDB Taşınır İşlem Fişi Mühür Geldikten Sonra Taşınır Kayıt İşlemlerinin Yapılarak SGDB'ye Bildirilmesi Taşınır İşlem Fişi İstek Yapan Birime Mühürün TİF İle Çıkılrak İlgi Birim Amirine Mühürün Zimmetlenmesi İle İşlem Sonlandırılır.

12 EVE İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ HURDAYA AYIRMA İŞ AKIŞ SÜRECİ Hurdaya Ayrılacak Malzemelerin Listesinin Oluşturulması Hurdaya Ayrılacak Malzemeler İçin Yetkilisinden Olur Alınarak Komisyon Oluşturulması ---Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Komisyonu Komisyonun Malzemelerin Durumunu Tespit Etmesi Komisyon Raporu Yetkilisi Komisyon Kayıttan Düşmeyi Onayladı Mı? Kayıttan Düşme İşlemi İptal Edilerek Gerekçeli Rapor Yetkilisine Sunulur. Hurdaya Ayrılan Malzemeler Bir Yere Toplanarak MKE Kurumuna Resmi Yazı Yazılması - Hurdaya Ayırma Çıkış Tifi - Kayıttan Düşme Teklif Ve Onay Tutanağı KBS Taşınır Sisteminden Hurdaya Ayırma Çıkış TİF'i ve Kayıttan Düşme Teklif Onay Tutanağı Çıkarılması KBS Hurdaların MKE görevlilerine Kartela ve Teslim Tutanağı Karşılığında Teslim Edilmesi Sayılı Kamu Mali Yönetimi Ve Kontrol Kanunu - Taşınır Mal Yönetmeliği - 20/03/1971 tarih ve 7/2156 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı - Başbakanlığın 2001/15 sayılı genelgesi Düzenlenen Evrakların Yetkilisine İmzaya Sunulması SGDB SGDB Yıl Sonunda Kayıttan Düşülen Tüm Malzemeleri Rapor Halinde Üst Yöneticiye Sunar İmzadan Çıkan Evraklara MKE'den Alınan Evraklar Eklenerek SGDB'ye Teslim Edilerek İşlem Sonlandırılır.

13 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI GELEN EVRAK KAYIT İŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Daire Başkanı Gelen Evrakların Kaydı Alınarak Daire Başkanlığına Gönderilmesi Evrak İMİD'le İlgili Mi? Daire Başkanı İlgili Şube Müdürlüğüne Sevk Edilir. Evrak Yazı İşleri Şube Müdürlüğüne İade Edilir. - Resmi Yazışmlarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 27. Maddesi Şube Müdürü İlgili Personele İşlem Yapmak Üzere Evrağı Havale Ederek İşlem Sonlandırılır.

14 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI HAKEDİŞ ÖDEMEİŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Birimlerin Talepleri Doğrultusunda İhtiyaçların Belirlenmesi Birimleri Birimlerden Talepleri Doğrultusunda Teknik Şartnameler İstenmesi Yetkilisi Alım İçin Olur Alınması Alım İçin Piyasa Fiyat Araştırması Yapılması Yaklaşık Maliyet Tablosu Muayene ve Kontrol Komisyonu Kurularak Kabul İşlemlerinin Yapılması sayılı Kanun'un 17,22 ve 62 'nci maddesi -Kamu İhale Genel Tebliği'nin 22'nci maddesi Sözleşme İmzalanır. Hizmet Alımı İse Ayın Sonunda Fatura İstenir. Bakım Onarım İşi İse Firmadan Kontrol Tutanağı İstenip Fatura Kestirilir. Mal Alımı İse Teslim Formu İstenip Fatura Kestirilir. Yetkilisi HYS Ödeme Emri Belgesi Hazırlanıp Onaya Sunulur SGDB Ödeme Emri Belgesi Onaylanarak Ödeme Birimine Gönderilir.

15 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI AYLIK FATURA ÖDEME İŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ TÜM AYLAR Elektrik, Su, İnternet, Doğalgaz vb. Faturaların Alınması HYS Talimatı ve Ödeme Emri Belgesi Düzenlenir. Ödeme Emri Belgesi Yetkilisi Onaya Sunulur. Ödeme Emre Onaylanır. SGDB Ödeme Emri Belgesi SGDB'ye Gönderilerek İşlem Sonlandırılır.

16 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Birimleri Yapılacak Yolluklarla İlgili Evrakların Gelmesi Evrakların Kontrol Edilmesi Evraklar Doğru ve Tamam Mı? Gerçekleştirme Görevlisi Yolluk Bildirimi Yolluk Bildiriminin Hazırlanması Ve İmzaya Sunulması Yetkilisi Ödeme Emri Belgesinin Hazırlanması Ve İmzaya Sunulması Ödeme Emri Belgesi Ödeme Emri Belgesi İmzalandı Mı? İmzadan Gelen Evrakların Ayrıştırılması SGDB Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri SGDB'ye Teslim Edilerek İşlem Sonlandırılır.

17 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI AVANS YOLU İLE ALIM İŞ AKIŞ SÜRECİ Birimlerin İhtiyaçları Doğrultusunda Talep Yapması. Gelen Talep İsteği Yazıları ve Ekleri Uygun Mu? Bütçe Kontrolleri Yapılması Serbest Ödenek Var Mı? Üst Yönetici Avans Mutemedi Görevlendirmesi Yapılması Avans Onayı ve Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenmesi Avans Onayı Muhasebe İşlem Fişi Avans Çekildi. nın 5 İş Günü İçinde Yapılmaya Başlanması Avans Onayı ve Muhasebe İşlem Fişi Düzenlenmesi Belgeleri Avansı Kapatmak İçin Muhasebeye Giidilerek Avansa Ait Evrakların Muhasebe Kayıtlarının Yapılması Avans En Geç Bir Ay İçerisinde Kapatılmassa Geçikme Faizi Uygulanır. Avans Kapatıldı.