2015 Yılına ait Kurum İç Değerlendirme Raporlarının (KİDR) Değerlendirilmesi. 15 Mart 2017 Yükseköğretim Kurulu Konferans Salonu, Ankara

Transkript

1 2015 Yılına ait Kurum İç Değerlendirme Raporlarının (KİDR) Değerlendirilmesi 15 Mart 2017 Yükseköğretim Kurulu Konferans Salonu, Ankara 1

2 Sunum içeriği Genel bilgiler Yöntem Nitel ve nicel değerlendirme sonuçları İyileşmeye açık alanlar Öneriler 2

3 Eğitim ve öğretim Araştırma ve geliştirme Kurum kalite güvence sistemi Yönetim sistemi Kurum hakkında bilgiler KİDR Sonuç ve değerlendirme Kurum İc Değerlendirme Raporu (KİḊR); kurumun yıllık ic değerlendirme süreçlerini izlemek ve bes yıl içinde en az bir defa gerçekleştirilecek dış değerlendirme sürecinde esas alınmak üzere, kurum tarafından her yıl hazırlanır. 3

4 Yükseköğretim Kalite Kurulu Kurul Üyeleri Kurumsal Dış Değerlendirme Komisyonu Kalite Güvence Ajansları Tescil Komisyonu Kalite Kültürünü Yaygınlaştırma Komisyonu 4

5 KDDK ÜYELERI Prof.Dr.Tuncay Döğeroğlu (Komisyon Başkanı), Prof.Dr.Aslıhan Nasır, Doç.Dr.Halil İbrahim Çetin, Prof.Dr.Ömer İrfan Küfrevioğlu, Prof.Dr.Sibel Aksu Yıldırım, Prof.Dr.Tuğba Yelken 5

6 2015 yılında Yükseköğretim Kurumlarımızın %99 u KİDR raporunu Yükseköğretim Kalite Kurulu na teslim etmiştir. Raporlar tarihi itibarıyla web sayfasında yayınlanmaya başlanmıştır. 6

7 Dış Değerlendirme Bu çalışma neden önemli? Rehberlik Başlangıç düzeyi değerlendirmesi Sürekli iyileştirme 2016 yılına air KİDR ler için İyileştirme çalışmaları Sonuçların değerlendirilmesi İç Değerlendirme Önlem al (Ö) Kontrol et (K) Planla (P) Uygula (U) Kurum iç değerlendirme kılavuzu hazırlandı Takvim oluşturuldu Bilgilendirme toplantısı düzenlendi Sürecin takvime göre işletilmesi 7

8 MÜKEMMELLİK P P Ö K U 4.yıl P Ö K U 3.yıl Ö U K 2. yıl İlk yıl 8

9 KİDR lerin Değerlendirilmesi Yöntem Raporlar KDDK üyeleri tarafından değerlendirildi Standart değerlendirme ölçütleri kullanıldı Nicel ve nitel değerlendirme kullanıldı Tutarlılık kontrolü yapıldı KİDR süreci net olarak anlaşılmıştır. Katılıyoru m Kısmen Katılıyoru m Katılmıyorum KİDR de süreçlerin (kalite güvencesi, eğitim, araştırma, yönetimsel) kurumda nasıl işletildiğine dair yeterli açıklama bulunmaktadır. Katılıyoru m Kısmen Katılıyorum Katılmıyoru m KİDR, Kurumsal dış değerlendirme ölçütlerine uygun olarak hazırlanmıştır Kısmen Katılıyoru Katılıyor m um Katılmıyoru m KİDR de kanıtlara eklerde yer verilmiş ya da uygun referanslarla web sayfalarına yönlendirilmiştir. Katılıyoru m Kısmen Katılıyoru m Katılmıyor um 9

10 Değerlendirme başlıkları KİDR süreci net olarak anlaşılmıştır. KİDR de süreçlerin (kalite güvencesi, eğitim, araştırma, yönetimsel) kurumda nasıl işletildiğine dair yeterli açıklama bulunmaktadır. KİDR, Kurumsal dış değerlendirme ölçütlerine uygun olarak hazırlanmıştır. KİDR de kanıtlara eklerde yer verilmiş ya da uygun referanslarla web sayfalarına yönlendirilmiştir. KİDR de sunulan bilgiler günceldir KİDR, kendi içinde tutarlıdır. KİDR, kılavuza uygun olarak hazırlanmıştır. KİDR, soru-cevap ya da stratejik plan/ faaliyet raporları formatında yazılmıştır. KİDR de iletişim bilgileri paylaşılmıştır. KİDR in yazım dili açık, anlaşılır ve sadedir. KİDR, sayfa sayısı açısından uzunluğu uygundur (sayfa sayısı<50). KİDR, kurumun web sayfasında kolayca erişilebilir şekilde yayınlanmıştır. 10

11 Sonuçlar 11

12 KİDR süreci net olarak anlaşılmıştır. 22% 50% 28% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 12

13 Sürecin net anlaşıldığına dair bulgular KİDR nin aşağıdaki soruların cevabını içerecek şekilde hazırlanması beklenmektedir: Kurum ne yapmaya çalışıyor? (Kurumun misyonu ve hedefleri) Kurum misyon ve hedeflerine nasıl ulaşmaya çalışıyor? (Kurumun yo netis im/organizasyonel süreçleri ve faaliyetleri) Kurum misyon ve hedeflerine ulaştığına nasıl emin oluyor? (Kalite gu vencesi su rec leri, I c deg erlendirme su rec leri) Kurum geleceğe yönelik süreçlerini nasıl iyileştirmeyi planlıyor? (Kurumun rekabet avantajını koruyabilmesi için sürekli iyileşme faaliyetleri) 13

14 Sürecin net anlaşıldığına dair bulgular Genel bilgi aktarımından çok Nasıl sorularının cevaplandırılması, KİḊR de kurumun niteliksel ve niceliksel değerlendirmesinin yapılabilmesine olanak veren bilgiler, Kurumsal Dış Değerlendirme Ö lçütlerinin, kurumun ic kalite güvencesi için de esas teşkil ettiğinin vurgulanması, Tanımlı süreçlerin detaylandırılması, Göstergelerin nasıl izlendiğine, iyileştirmelerin nasıl yapıldığına ve çevrimlerin nasıl kapatıldığına dair açıklamalar, Bilginin kanıtlarla desteklenmesi. 14

15 Örnek 1 B. Kalite Gu vencesi Sistemi..Kurum I c Deg erlendirme Raporu hazırlanırken, katılımcı bir yaklas ımın benimsenmesine o zellikle o nem verilmis olup kurumun ic ve dıs paydas larının katılımı ile bu anlayıs hayata gec irilmeye c alıs ılmıs tır. C es itli iletis im yolları ile paydas larımızın katkıları, Kalite Komisyonumuzun c alıs maları ve nihayetinde U niversitemiz Senatosunun onayı ile Kurum I c Deg erlendirme Raporu olus turulmus tur. Tanımlı süreçler? Kanıtlar? Uygulamalar? Örnek 2 B. Kalite Gu vencesi Sistemi..I yiles tirme c alıs maları kapsamında Kalite C emberleri ve I yiles tirme Proje Ekipleri olmak u zere iki farklı iyiles tirme takımı kurulmus tur. I yiles tirmeler ic in izlenen su rec ler ve konunun sistematig i Kalite I yiles tirme Planında anlatılmaktadır ( Olus turulan ve su rekli gelis tirilen bu sistem u niversite hastanemizin hasta c alıs an o g renen gu venlig ine o nem ve o ncelik verdig inin en somut go stergelerinden birisidir. 15

16 KİDR de süreçlerin kurumda nasıl işletildiğine dair yeterli açıklama bulunmaktadır. 23% 36% 41% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 16

17 Süreçlerin kurumda nasıl işletildiğine dair açıklamalar Kurumda kalite güvencesi sistemi amacıyla yapılmış önceki çalışmalar, süreçlerin hangi kalite araçları kullanılarak işletildiğine ait bilgiler, (Bologna süreci, EUA dış değerlendirme programı, EFQM..vb) İlgili yönetmelikler ve yönergelere atıflar, İyi uygulama örnekleri (Eğitimde Ölçme-Değerlendirme Kalite Koordinatörlüğü nün kurulması). 17

18 Örnek 1 Örnek 2 Sunulan hizmetlerin/desteklerin kalitesi, etkinlig i ve yeterlilig i nasıl gu vence altına alınmaktadır? Sunulan hizmet ve destekler ile ilgili olarak ic ve dıs paydas larımız ile yapılan memnuniyet anketleri bu konuda bize gerekli veriyi sag lamaktadır. Garantiyi sağlayan tanımlı süreçler? Uygulamalar? 1-Uluslararası Topluluk Ofisi tarafından U niversitesi nde eg itim alan tam zamanlı o g rencilere yo nelik Ek-B Tam Zamanlı O g renciler Anketi yapılmaktadır. Ankette belirtilen sorulara alınan yanıtlara go re ilgili birimlerle su rec leri ve sunulan hizmetleri gelis tirmeye yo nelik c alıs malar yapılmaktadır

19 KİDR, Kurumsal dış değerlendirme ölçütlerine uygun olarak hazırlanmıştır 5% 30% 65% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 19

20 20

21 KİDR de kanıtlara eklerde yer verilmiş ya da uygun referanslarla web sayfalarına yönlendirilmiştir. 31% 38% 31% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 21

22 KİDR de kanıtlara eklerde yer verilmiş ya da uygun referanslarla web sayfalarına yönlendirilmiştir. Ekler Web sayfaları Toplantı tutanakları Yönetmelik ve yönergeler Senato, YK ya da Akademik Kurul Kararları Paydaşlara ait anket sonuçları Arşiv belgeleri İş akış şemaları 22

23 Kanıtlarla ilgili sık karşılaşılan problemler Raporda tanımlı süreçlere ait genel bilginin ya da sorulara verilen kısa yanıtların bulunması ancak ilgili herhangi bir kanıt sunulmamış olması, Özellikle İzleme ve İyileştirme süreçleri hakkında somut bilgi ve veriler bulunmaması, Kalite güvencesi sisteminin ISO süreçleriyle sınırlı algılanması, Sürecin Denetim olarak algılanması nedeniyle süreç yönetiminden bahsedilmeksizin nicel verilerin ön planda olması, Kalite güvence sisteminde izlemenin sadece anketlerle yapılabileceği algısı, şeffaflık ve hesap verebilirlik boyutunun geri planda kalması, 23

24 Örnek 1:...U niversitemizin hizmet sundug u her alanda buna aras tırma gelis tirme faaliyetleri de dahil- sivil toplum kurulus ları, kamu kurum ve kurulus ları, o zel sekto r, farklı s ehir ve u lkelerdeki u niversiteler vs ile is birlig i desteklenmekte ve tes vik edilmektedir. Bu bag lamda u niversitemizin oldukc a fazla kurum ve kurulus la ortak c alıs maları su rmektedir... Kurum ve kuruluşların listesi, çalışmaların kapsamı raporda yer almalıdır. Örnek 1:...Verilen doktora derecelerinin c es itlilig i ve doktora o g rencilerinin yurtic i ve yurtdıs ı u niversitelerde o g retim go revlisi olarak is e bas lama oranlan kısmen de olsa takip ediliyor... Halbuki bu kurumda doktora programı bulunmamaktadır! 24

25 Kanıtlar Örnek 3:..Verilen derslerin nitelig i ve o g retim u yesi performansı her do nem sonunda o g renciler tarafından deg erlendirilir ve deg erlendirme sonuc ları hem o g retim u yeleri hem de yo neticiler (Dekanlar, Akademik I s lerden Sorumlu Rekto r Yardımcısı ve Rekto r) tarafından analiz edilerek gerekli iyiles tirmeler planlanır (Bknz. Ek-B.4-Ders Deg erlendirme Sistemi ve Ek- B.4.1-Ders Deg erlendirme Raporu). Kanıtlara web sayfasından rahatlıkla erişilebilmektedir. 25

26 KİDR de sunulan bilgiler günceldir KİDR, kendi içinde tutarlıdır. 1% 2% 16% 25% 83% 73% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum KIDR lerde önceki dış değerlendirme sürecine ait güncel olmayan bilgiler ve Diğer bir kuruma ait rapordan direkt alıntılar nedeniyle kuruma ait özgün bilgilerde tutarlılığın bozulması. 26

27 KİDR, kılavuza uygun olarak hazırlanmıştır. 6% 26% 68% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 27

28 Kurum İç Değerlendirme Hazırlama Kılavuzu Dil birliği, Değerlendirme Takımları için dayanak, KIDR lerin değerlendirilmesi ve izlenebilmesinde standardizasyon Yükseköğretim kalite güvencesi sisteminde ulusal boyutun güçlendirilmesi 28

29 KİDR, soru-cevap ya da stratejik plan/ faaliyet raporları formatında yazılmıştır. 33% 45% 22% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 29

30 Soru-Cevap????????? Programlarda yer alan derslerin o g renci is yu ku ne dayalı kredi deg erleri (AKTS) belirlenmekte midir? Evet O g rencilerin yurt ic i ve/veya yurt dıs ındaki is yeri ortamlarında gerc ekles tirebilecekleri uygulama ve stajların is yu kleri belirlenmekte (AKTS kredisi) ve programın toplam is yu ku ne da hil edilmekte midir? Evet Programların yu ru tu lmesinde o g rencilerin aktif rol almaları nasıl tes vik edilmektedir? Evet Bas arı o lc me ve deg erlendirme yo ntemi (BO DY) hedeflenen ders o g renme c ıktılarına ulas ıldıg ını o lc ebilecek s ekilde tasarlanmakta mıdır? Evet Dog ru, adil ve tutarlı s ekilde deg erlendirmeyi gu vence altına almak ic in nasıl bir yo ntem (sınavların/notlandırmanın/derslerin tamamlanmasının/mezuniyet kos ullarının o nceden belirlenmis ve ilan edilmis kriterlere dayanması, vb.) izlenmektedir? Evet O g rencinin devamını veya sınava girmesini engelleyen haklı ve gec erli nedenlerin olus ması durumunu kapsayan ac ık du zenlemeler var mıdır? - Vardır 30

31 KİDR de iletişim bilgileri paylaşılmıştır. 2% 11% 87% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 31

32 KİDR in yazım dili açık, anlaşılır ve sadedir. 2% 22% 76% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 32

33 KİDR, sayfa sayısı açısından uzunluğu uygundur (sayfa sayısı<50) 23% 54% 23% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 33

34 KİDR sayfa sayısı açısından uygundur 2015 yılına ait KIDR lerin toplam sayfa sayısı, ekleri ile birlikte 9 ile 686 sayfa arasında değişmektedir!! Sayfa sayısı az olan raporlar, genellikle soru cevap formatı ile yazılmış ve yüzeysel bilgilerden oluşmaktadır. Sayfa sayısı yüksek olan raporlarda ise tüm stratejik plan, öğretim program içerikleri, akademik ve idari birimlerin çok yoğun tanıtımı gibi kurumun web sayfasından da kolayca ulaşılabilecek bilgiler bulunmaktadır. Mevcut durumun yansıtılmasından çok geleceğe ait planlamaların ya da genel bilgilerin fazlaca detaylandırıldığı raporlarda sayfa sayısı artabilmektedir. 34

35 KİDR, kurumun web sayfasında kolayca erişilebilir şekilde yayınlanmıştır. 37% 46% 17% Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Katılmıyorum 35

36 KİDR Kurumun web sayfasında kolayca erişilebilecek şekilde yayınlanmıştır Şeffaflık ve hesap verilebilirlik ilkesi.. Web sayfasında kolay erişilebilirlik (max. 2 tıkla) 36

37 KİDR lerde geliştirilmeye ihtiyaç bulunan alanlar Kurumun misyonu ve hedefleriyle uyumlu olarak, iç kalite güvencesi sisteminin ana bileşenlerini nasıl tanımlandığı, nasıl yönettiği, iyileştirmelerin nasıl yapıldığı ve çevrimlerin nasıl kapatıldığı ile ilgili bilgileri içermesi, Kalite güvencesi sistemindeki tanımlı süreçler hakkında yeterli bilgi içermesi, Kurumsal Dış değerlendirme ölçütlerine ve KIDR kılavuzuna uygun hazırlanması Süreçlerin nasıl işletildiğine dair nicel ve nitel kanıtların sunulması, Güncel ve tutarlı bilgiler içermesi, Soru cevap, stratejik plan ya da denetleme raporu formatından uzaklaşılması, Sade anlaşılır bir dille, ekler hariç 50 sayfayı geçmeyecek şekilde kaleme alınması KIDR nin iletişim bilgilerini içermesi ve Kurumun web sayfasında kolayca erişilebilir şekilde yayınlanması. 37

38 Sonuç ve öneriler KİDR lerin hazırlanması ve yazımı sırasında kapsayıcı ve katılımcı yaklaşımın ve sürekli iyileştirme anlayışının benimsenmesi, Raporlama sırasında KİDR Hazırlama kılavuzunun takip edilmesi, Kurumsal farklılıkların, özgün yaklaşımların ve çeşitliliğin raporlarda görünür olması, Önümüzdeki yıllarda, birbirini tekrar eden KİDR lerden kaçınılması, Yükseköğretim Kalite Kurulu nun Yükseköğretim kurumlarına yönelik yıllık bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarının izlenmesi, Kurum içi kalite güvencesi kültürünün yaygınlaştırılması ve içselleştirilmesi. 38

39 39