İ.Ü. İSTANBUL TIP FAKÜLTESİ HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No : 1 / AMAÇ: Bu prosedürün amacı İÜ İstanbul Tıp Fakültesi Hastanesi nde kullanılacak ilaç ve tıbbi malzemelerin belirlenmesi, Satın Alma Prosedürü ne uygun olarak talebin yapılması, talep edilen nitelikte ve nicelikteki malzemelerin en kısa sürede kabulünün sağlanması, uygun olarak saklanması, saklama koşullarının ve stok miktarının düzenli olarak kontrolünün yapılması, birimlerden yapılan taleplerin değerlendirilmesi, uygun taleplerin derhal gerçekleştirilmesi, uygunsuz taleplerin yeniden gözden geçirilmesine özen gösterilerek, hasta ve çalışan güvenliği ilkelerinden taviz vermeden kullanılacak tüm ilaç ve malzemelerin hızla kullanıma sunulmasını sağlamaktır. 2. KAPSAM: Bu prosedür İÜ İstanbul Tıp Fakültesi Hastanesi eczanesini, tıbbi malzeme birimini ve ilaçmalzeme saklanan tüm depoları kapsar. 3. TANIMLAR: Tıbbi Malzeme: Basit tıbbi sarf dışında kalan ve geri ödeme kurumlarına fatura edilebilen tıbbi malzemeler Tıbbi Malzeme Birimi: İstanbul Tıp Fakültesinde hastaya kullanılmak üzere ihtiyacı olan tıbbi malzemelerin isteminin ve kabulünün yapıldığı birimdir. Depo: Yönetimi sadece İstanbul Tıp Fakültesi Eczanesince yapılan, genellikle hastaya fatura edilebilen ürünlerden oluşan tüm depoları, özellikli malzeme deposunu, ortopedik malzeme deposunu ve ameliyathane deposunu tanımlar. Mini Depo: Birimlerde oluşturulan, ilgili birimin ihtiyacına yönelik oluşturulan depolardır. Ameliyathane, acil, özellikli malzeme, ortopedi depoları dışındaki mini depoların yönetimi, ilgili birim tarafından atanmış sorumlularca yürütülür. Ameliyathane, acil, özellikli malzeme, ortopedi depolarında ise, eczane tarafından görevlendirilmiş bir kalfa bulunur. Hatalı ürün: Her ne sebeple olsun ambalajı hasar görmüş, etiketinde tahribat bulunan (etiket ismi, etken maddesi, son kullanma tarihi, saklama koşulları, lot numarası, barkodu gibi bilgilerin tamamının ya da bir bölümünün görünmediği) ve/veya içinde bulunmaması gereken partiküllerin, yabancı cisimlerin var olduğu ya da renk değişikliği gibi her türlü sakıncayı barındıran ilaç ya da malzemeyi tarif eder.

2 Sayfa No : 2 / 10 Muayene Kabul İşlemi: İstanbul Tıp Fakültesi nde kullanılacak olan tüm ilaç ve tıbbi malzemelerin teknik şartnameye uygun özellikte ve satın alma koşullarını sağlayacak şekilde stoklara aktarılmasının ve kabulünün yapıldığı işlemler bütünüdür. Kurum: İÜ İstanbul Tıp Fakültesi Hastanesi 4. SORUMLULAR: Bu prosedürün uygulanmasından Başhekimlik, eczaneden sorumlu öğretim üyesi/üyeleri, baş eczacı, tıbbi malzeme sorumlusu, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri, eczacılar/eczacı kalfaları sorumludur. 5. UYGULAMALAR: 5.1. Eczane Çalışma İlkeleri: İÜ İstanbul Tıp Fakültesi Eczanesinde hizmet, tatil günleri de dahil olmak üzere 24 saat devam eder. Nöbetlerde bir eczacı ve bir kalfa bulunur. Bu eczacı ve kalfa hem ilaç hem de tıbbi malzemenin hazırlanmasından sorumludur Eczanede tutulacak nöbetlerin listesini bu işle görevlendirilmiş eczacı hazırlar. Liste, her ayın son haftası içinde hazırlanır, Eczane Nöbet Listesi Formu kayıt altına alınır ve Eczaneden Sorumlu Başhekim Yardımcısı tarafından onaylanır. Onaylanan liste eczanedeki duyuru panosuna asılır İlaçların kabulünden, hastaya uygulanması ve uygulama sonrası dönemde izlenmesine kadar gerçekleşen tüm işlemlerde Güvenli İlaç Kullanım Prosedürü nde belirlenen ilkelere uygun hareket edilir Eczane ya da depolarda herhangi bir nedenle antineoplastik ilaç dökülme-saçılma durumu meydana gelirse Antineoplastik İlaç Dökülme Saçılmalarında Yapılacak İşlemler Talimatı na, radyoopak madde dökülme saçılmalarında Radyoopak Madde Dökülme Saçılmalarında Yapılacak İşlemler Talimatı na uygun hareket edilir Eczane çalışanlarının görev, yetki ve sorumlukları ilgili dokümanlarında belirtilmiştir Ayaktan ve günübirlik hastalara ayrıca yatan hastaların hastane eczanesinden temin edilemeyen diğer ilaçlarının talebi ve onayı E-Reçete Uygulamaları Talimatı nda olduğu gibidir.

3 Sayfa No : 3 / İlaç Malzeme İhtiyacının Tespit Edilmesi ve Temini: Kuruma hangi ilaç ve malzemelerin alınacağı ve miktarları, birimlerden gelen talepler doğrultusunda, eczacı ve tıbbi malzeme birimi tarafından yıllık olarak belirlenir ve Satın Alma Birimi ne bildirilir. Bu belirlemede aşağıdaki faktörler göz önünde bulundurulur: Bir önceki yıl tüketimi, mevsimsel değişkenler Hastane gereksinimleri Doktor istemleri Etkinlik, toksisite Maliyet Stokta mevcut olan ve aynı etken maddeye ya da aynı töropatik etkiye sahip ilaçların tüketilmesinin kurumun yararına olacağı prensibi her zaman göz önünde bulundurulur Her yıl uygun zamanlarda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun ilgili maddelerine ve Satın Alma Prosedürü ne göre ilaç ve tıbbi malzeme alımına karar verilir. İhalede alımı yapılamayan ürünler için yeni ihale düzenlenir. İhale komisyonunca karara bağlanan ilaç ve tıbbi malzeme ilgili firmadan yazılı olarak sipariş edilir Tüketim hızının belirlenmesi için, Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) üzerindeki stok takip ekranlarından yararlanılır. Alımın türüne ilgili ürünün belirli bir periyotdaki tüketimi göz önüne alınarak karar verilir (Yıllık ihalede son bir yıl içindeki, doğrudan alımlarda daha kısa periyodlardaki tüketim göz önüne alınır). Bunun dışında ürünün son bir ay içindeki tüketimi de belirleyici olur Yeni ürün talepleri için ihalenin yaklaşık 2 ay öncesinde eczane tarafından birimlere ihalede alınması planlanan ürünlerin listesi gönderilir ve liste dışında ürün istekleri olup olmadığına ilişkin yazılı geri bildirim bir hafta içinde istenir. Bu ürünlerin alınıp alınmayacağına, alınacaksa miktarlarına eczacı, ilgili birimle görüşerek karar verir Stokta bulunmayan ve acil alımı gereken ilaçlar/malzemeler ilgili birim tarafından eczaneye yazılı olarak iletilir, bu ürünler için önce İÜH nin diğer birimlerinin eczaneleri ile iletişime geçilir (OE, CTF, Kardiyoloji Enst., Diş Hekimliği Fakültesi.). Bu birimlerde bulunmayan ürünler için dışarıdan temin planlanır. Ürünler eczacı tarafından Taşınır İstek Belgesi Formu na yazılıp Satın Alma Birimi ne bildirilir. Satın Alma Birimi ne

4 Sayfa No : 4 / 10 gelen talepler doğrultusunda 4734 sayılı kamu ihale kanununun 22/D maddesine ve Satın Alma Prosedürü ne göre acil ilaç ve tıbbi malzeme teminine gidilir Acil müdahalede kullanılabilecek ilaçlar dışında, alıma çıkılıp ta kuruma temin edilemeyen ve izleyen süreçte İÜH birimlerinde de bulunamayan ürünlerde, eczacı tarafından reçeteye Hastane Eczanemizde Yoktur kaşesi basılır, Başhekimlikçe onaylandıktan sonra hastanın ilgili ürünü serbest eczaneden ücretsiz olarak temin etmesi sağlanır İlaç ve Malzemelerin Teslim Alınması: Alımı tamamlanan ürünlerin kuruma teslim zamanları, alım türüne göre belirlenir. KİK maddesi ve firma ile kurum arasında gerçekleştirilen sözleşme esası teşkil etmekle birlikte depo durumuna ve tüketim hızına göre kısmi miktarlarda ürünün kuruma teslim edilmesi sağlanır, doğrudan alımlarda alınan ürünün tamamı bir seferde kabul edilmek zorundadır Kuruma teslim edilen ürünlerin depoya kabulünden önce, Muayene Komisyonu Çalışma Talimatı na uygun şekilde, muayene komisyonu ürünlerin uygunluğunu kontrol ederek raporunu hazırlar Muayene Komisyonu, yaptığı muayenenin sonucunu Muayene Raporu Formu na yazar. Herhangi bir sorun yoksa Muayene Komisyonu Raporunu hazırlar ve imzalar. Bir sorun olması durumunda (hatalı ürün) sorunu açıkça belirten bir rapor ( Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Tespit Formu?) hazırlanır, Muayene raporuna uygunsuz ürün yazılır ve ürün İstanbul Tıp Fakültesi Hastanesi depolarından uzaklaştırılır Uygun ürünün teslimi için ilgili firma ile yapılan sözleşmeye bağlı kalınarak belirlenen süre içinde ürün yeniden talep edilir. Partiler halinde teslim edilmesi planlanan ürünler için de her parti teslimatında aynı işlemler tekrarlanır Sorunsuz olduğuna oy birliği ile karar verilen ürünler Muayene Komisyonu Raporu imzalandıktan sonra depoya kabul edilir ve kullanıma sunulur Ürünler bağış dahi olsa 5.3. maddesinin tümü gerçekleştirilir.

5 Sayfa No : 5 / Ürünlerin Depoya Kabulü: Depoya kabulü kesinleşen (muayeneden geçmiş) ürünler, (ilaç için bu işle sorumlu eczacı kalfası, tıbbi malzeme için ilgili depo görevlisi tarafından) son kullanma tarihleri ile birlikte HBYS stoklarına alınır Aynı zamanda Taşınır Mal Yönetimi (TMY) programı üzerinde de ilgili Taşınır Mal Kayıt Kontrol Yetkilileri tarafından fatura ve muayene girişi yapılır Ürünler HBYS ye alınırken Taşınır Tanımlama Talimatı uyarınca sistem üzerinde kartları açılır. (En yakın miadın girilmesi, bağış ürün fiyat bilgisi, ürünlerin girilmesi sırasında izlenen kodlama algoritması Faturası olmayan (bağış ya da TMY ile başka bir kurumdan gelen) ve dolayısı ile hastaya fatura edilemeyecek ürünler için ayrı ilaç ve malzeme kartları tanımlanır.) Faturasıyla birlikte gelen mala ilgili Taşınır Mal Kayıt Kontrol Yetkilileri tarafından Taşınır İşlem Fişi kesilir. Taşınır İşlem Fişi üzerine Eczacı ve Firma yetkilisi/ Tıbbi Malzeme Birimi çalışanı ve Firma yetkilisi imza atar. Eczacı ilacın, tıbbi malzemenin bilgisayara girişini yapar İlaç fiyatlandırması, Sağlık Bakanlığı onaylı ilaç fiyat listesine göre yapılır. İlaçlar adet/ünite fiyatlı olarak HBYS ye girilir Uyuşturucu ilaçlar Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak kabul edilir Soğuk zincir özelliği olan ilaçlar ve malzemeler Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak kabul edilir Ürünlerin Yerleştirilmesi ve Saklanması: Ürünler yerleştirilirken, miadlı ürünlerde miadı erken olan, raflarda öne yerleştirilir. Miadsız ürünlerde ise ilk giren-ilk çıkar ilkesine göre yerleştirme yapılır. Birimlere/hastalara ürün verilirken ön sıradan verilir. Yerleştirme sırasında Yazılışları ve Okunuşları Benzer İlaç Listesi, Yüksek Riskli İlaçlar Listesi, Ambalajı Benzer İlaç Listesi, Pediatrik Dozdaki İlaç Listesi dikkate alınır ve bunların ayrı raflarda yerleştirilmesi sağlanarak diğer ilaçlarla karışmasının önüne geçilir Depolarda Eczane ve Depo Yerleşim Planı bulundurulur. Ürünlerin yer değiştirmesi durumunda bu planlar da güncellenir.

6 Sayfa No : 6 / Hemzemin yerleştirme yapılmaz, rafların altında palet bulundurulur. Tavandan 40 cm aşağıya kadar yerleştirme yapılır ve yerleştirme sırasında malzemenin cinsine uygun davranılır İlaçlar ve tıbbi malzemeler oda sıcaklığında (25 derece altında), direk güneş ışığından uzak tutularak ve nem oranı %60 ı aşmayan ortamlarda saklanır. Depolarda ve eczanede ortam ısısı ve nemi kalibre cihazlarla izlenir. Isı-nem takipleri günde 2 kez eczane görevlileri tarafından yapılır ve Isı-Nem Takip Formu ile kayıt altına alınır. Uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda Eczacı ve teknik birim durumdan haberdar edilir Depo ortamlarının fizik koşullarının uygunluğu, Depo Ortamları Takip Talimatı na göre sağlanır ve olası tehlikelere karşı bu talimatta tanımlanan önlemler uygulanır Uyuşturucu ilaçlar Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak saklanır Soğuk zincir özelliği olan ilaçlar ve malzemeler için Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak depolama yapılır Stok Seviyelerinin ve Miadların Takibi: İlaç ve tıbbi malzemelerin stok takipleri HBYS üzerinden yapılır. Stok miktarları, 3 seviye üzerinden izlenir: Minimum, emniyet ve maksimum stok seviyeleri. Bunlar içinde en belirleyici olan, emniyet stok seviyesidir. En az stokla çalışmak kurumun ana prensibidir Emniyet stok düzeyi belirlenirken, ürünün talep edilmesi ile doğrudan alımla alınıp kuruma teslim edilmesi ve stoklara yansıması arasında geçen sürede tüketilecek miktar göz önüne alınır. Ürün miktarı emniyet stok seviyesine düştüğünde talep yapılarak alım süreci başlatılır HBYS, emniyet stok seviyesi altına düşen malzemeler için uyarı verir. Bu durumda alım süreci başlatılır. Ancak bu işlem için özellikle etken madde ve aynı ya da benzer töropatik etki yaratan ilaçların da stok durumu göz önüne alınır. Ayrıca yılsonunda stok sayımı yapılarak yıl kapatılır HBYS de ürünler otomatik olarak son kullanma tarihlerine gore listelenebilir. SKT nin dolmasına 6 ay kalan ilaçlar ve malzemeler sarı, 3 ay kalan ilaç ve malzemeler yeşil renkte işaretlenir.

7 Sayfa No : 7 / SKT nin dolmasına 6 ay kalan ürünlerin tüketiminin hızlandırılması için ilgili birimler uyarılır Son kullanma tarihine 3 ay ve daha az zaman kalmış ürünlerin değiştirilmesi için SKT nin dolmasına 6 ay kala firmalarla iletişime geçilir Birimlerde kullanımı süren ve SKT nin dolmasına 3 ay ve daha az kalmış ürünlerin eczaneye iadesi İlaç ve Malzeme İade Talimatı na gore planlanır Son kullanma tarihine 1 ay ve daha az kalmış ürünler birimlere dağıtılmaz. Ancak, birim, buna rağmen ürünü istediğini üst yazı ile belgelerse, dağıtım yapılabilir Son kullanma tarihi dolan ürünler kullanım alanından ayrılır, ilgili depoda bu iş için ayrılmış ve işaretlenmiş alana alınır. SKT geçmiş olan ilaç ve sarf malzemeler HBYS üzerinde zayi depoya ayrılır. HBYS, miadı geçmiş ürünlerin birimlere ya da hastaya çıkışına izin vermez Her ayın ilk Salı günü, eczanedeki ürünlerin miadları HBYS üzerinden kontrol edilir Her eczane deposu için miad kontrolü periyodik olarak yapılır. Hangi deponun kim tarafından, ne zaman control edileceği Depo Kontrol Listesi ile belirlenmiştir İlgili eczane görevlisi depolarda miad kontrolü yapar ve sonuçlarını Depo Miad Kontrol Formu ile kayıt altına alır Miad kontrolü sırasında miadının dolmasına 1 aydan az kalmış ürünlerin tümü, öncelikli olarak kontrol edilir. Diğer ürünler randomize olarak kontrol edilebilir Birimlerde bulunan ilaç ve malzemelerin kullanıma uygunluğu ilgili birimlerde oluşturulan Birim İlaç ve Malzeme Yönetim Talimatları uyarınca kontrol edilir Eczaneden İlaç ve Malzeme İstemi, Birimlere İlaç ve Malzeme Dağıtımı: Bölümlerin eczaneden hasta başı ilaç ve tıbbi malzeme isteme işi 7 gün 24 saat kesintisiz devam eder Yatan hastalar için eczaneden hasta başına ilaç ve tıbbi malzeme istemi hekimler tarafından HBYS üzerinden elektronik order yoluyla yapılır. Order edilen ürün kan ürünü ise ayrıca mor reçeteye yazılır Sadece belirli bir branş uzmanı tarafından yazılabilen bir ilaç istenecekse önce hastanın primer hekimi tarafından HBYS üzerinden ilgili branştan konsültasyon istemi yapılır ve ilgili konsültan hekim ilacı order eder.

8 Sayfa No : 8 / İstem eczacı tarafından; miktar, günlük doz, ilaç etkileşimi, bir önceki gün verilen miktar gibi özellikleri dikkate alınarak değerlendirilir ve onaylanır. Onaylandıktan sonra çıkarılan ilaç, eczane stoğundan düşülür. Servisin mini deposuna aktarılır İlaç ve malzemeler, Güvenli İlaç Hazırlama, Dağıtım ve Taşıma Talimatı uyarınca hazırlanır ve dağıtılır Hastaya uygulanan ilaç ve tıbbi malzemelerin HBYS üzerinden hasta üzerine aktarılması işi, ilgili sağlık çalışanı tarafından yapılır Hasta üzerine aktarılmayan (kullanılmayan) ilaçların ve malzemelerin HBYS üzerinden eczaneye iadesi, İlaç ve Malzeme İade Talimatı uyarınca sağlanır Birimlerde bulunan mini depolar için yapılan toplu talepler, Mini Depo Talep Formu ile yapılır; eczanede bu iş için görevlendiren kalfa tarafından eczane stokları, bölümün stokları ayrıca bölümün ve eczanenin bu malzemeye özgü tüketim hızı kontrol edilerek değerlendirilir. Değerlendirme sonucuna göre mini depoya aktarımı uygun görülen ürünler, bir sonraki gün eczane taşıma ekibince Güvenli İlaç Hazırlama, Dağıtım ve Taşıma Talimatı na uygun şekilde teslim edilir. İlaçların hazırlanması ve transferi sırasında meydana gelecek zayi ve kayıplardan eczane sorumludur. Bu gibi durumların gerçekleşmesi halinde durum İlaç Zayi Formu ile kayıt altına alınır Uyuşturucu ilaçlar Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak dağıtılır Soğuk zincir özelliği olan ilaçlar ve malzemeler için Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı na uygun olarak dağıtılır Bağış İlaçlar ve Malzemeler: Bağış olarak getirilen ilaçlar önce formlarına göre gruplandırılır. Her ilacın SKT kontrol edilir. Bu ürünler HBYS ye alınırken Taşınır Tanımlama Talimatı uyarınca sistem üzerinde kartları açılır ve HBYS ekranlarında da bağış ilaç olarak görünür. Satış fiyatı sıfır gösterilir ve SGK ya faturalanamaz olarak işaretlenir Miadı geçmiş bağış ilaçlar Miadı Geçmiş İlaç İmha Talimatı uyarınca imha edilir.

9 Sayfa No : 9 / İLGİLİ DÖKÜMANLAR: 6.1. Satın Alma Prosedürü 6.2. Eczane Nöbet Listesi Formu 6.3. Güvenli İlaç Kullanım Prosedürü 6.4. Antineoplastik İlaç Dökülme Saçılmalarında Yapılacak İşlemler Talimatı 6.5. Radyoopak madde Dökülme Saçılmalarında Yapılacak İşlemler Talimatı 6.6. E-Reçete Uygulamaları Talimatı 6.7. Kamu İhale Kanunu 6.8. Taşınır İstek Belgesi Formu 6.9. Muayene Komisyonu İşleyiş Talimatı Muayene Raporu Formu Muayene Komisyonu Raporu Uygun Olmayan Ürün Hizmet Tespit Formu Taşınır Tanımlama Talimatı Uyuşturucu İlaçların Kontrolü Talimatı Soğuk Zincir İlaçların Kontrolü Talimatı Yazılışları ve Okunuşları Benzer İlaç Listesi Yüksek Riskli İlaçlar Listesi Ambalajı Benzer İlaç Listesi Pediatrik Dozdaki İlaç Listesi Eczane ve Depo Yerleşim Planı Isı-Nem Takip Formu Depo Ortamları Takip Talimatı İlaç ve Malzeme İade Talimatı Depo Kontrol Listesi Depo Miad Kontrol Formu Birim İlaç ve Malzeme Yönetim Talimatı Güvenli İlaç Hazırlama, Dağıtım ve Taşıma Talimatı Mini Depo Talep Formu İlaç Zayi Formu Taşınır Tanımlama Talimatı

10 Sayfa No : 10 / Miadı Geçmiş İlaç İmha Talimatı HBYS ilgili ekranları