Ordu Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü İş Akış Şemaları: Öğrenci İşleri

Transkript

1 İş Akış Şemaları: DOSYA NO : Dosyaya kaldırılır. Gelen evraklar kaydedilir. Evrak Kayıt Birimi İşlem gerektirmeyen. Evraklar incelenir, hangi işlemin yapılacağına karar verilir. Enstitü Sekreteri Enstitü Müdürü İşlem gerektiren. İlgili birime havale edilir. Enstitü Sekreteri Enstitü Müdürü Yazışma işlemleri tamamlanır. Birimi Hayır Yazı ve ekleri uygun mu? Enstitü Sekreteri Evet Evrak paraflanır ve imzalanır. İlgili Birim Sorumlusu Enstitü Sekreteri Enstitü Müdürü Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. İlgili Birim Sorumlusu Evrakların dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. İlgili Birim Sorumlusu

2 İş Akış Şemaları: Öğrenci Belgesi/Transkript alınması DOSYA NO : işlev Başvuru dilekçesi öğrenci tarafından Enstitü ne teslim edilir. ÖĞRENCİ Hayır Talep uygun mu? ÖĞRENCİ İŞLERİ Evet Belge hazırlanır, imzalanıp mühürlenir. ÖĞRENCİ İŞLERİ, ENSTİTÜ SEKRETERLİĞİ Belge öğrenciye teslim edilir. ÖĞRENCİ

3 İş Akış Şemaları: Ders Görevlendirmeleri DOSYA NO : Akademik Takvimde yer alan sürelere uyularak süreç işler. Yarıyıl başından önce, ilgili yarıyılda açılacak dersler için görevlendirilen öğretim üyelerinin Anabilim Dalı Başkanlığından talep edilir. Anabilim Dalı Başkanlığı bünyesinde ilgili yarıyılda açılan dersler ve dersleri verecek olan öğretim üyeleri belirlenir. Anabilim Dalı Akademik Akademik Kurulu Kararı, üst yazı ile enstitüye bildirilir. Anabilim Dalı Başkanlığı İlgili konu Enstitü Kurulunda görüşülür ve karara bağlanır. Enstitü Kurulu Enstitü Kurulu Kararı Rektör Olur una gönderelir. İlgili karar Anabilim Dalı Başkanlığına tebliğ edilir. Dersler ve dersi veren öğretim üyeleri bilgileri öğrenci bilgi sistemine işlenir. Birimi Dış birimlerden görevlendirilen öğretim üyesi olması durumunda, ilgili öğretim üyesinin bilgileri Rektörlük Makamı PDB ye gönderilir. Mali işlemler için gerekli bilgiler Rektör Olur una gönderelir.

4 İş Akış Şemaları: Kontenjanların Belirlenmesi ve İlanı DOSYA NO : işlev Anabilim Dallarından kontenjan teklifleri Anabilim Dalı Kurul Kararı ile birlikte Enstitü Müdürlüğü ne gelir. ANABİLİM DALI BAŞKANLIKLARI Kontenjan teklifleri Enstitü Kurulu nda görüşülür. ENSTİTÜ KURULU Hayır Kontenjan teklifleri kabul edildi mi? ENSTİTÜ KURULU Evet Kontenjan teklifleri görüşülmek üzere Üniversite Senatosu na gönderilir. YAZI İŞLERİ BİRİMİ Hayır Kontenjan teklifleri Senato da kabul edildi mi? ÜNİVERSİTE SENATOSU Evet Kontenjan ilanları Üniversite web sayfasından veya ulusal bir gazetede yayınlanır. GENEL SEKRETERLİK, ENSTİTÜ WEB MASTER Başvuru tarihleri dahilinde başvurular kabul edilir. ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ

5 DOSYA NO : İş Akış Şemaları: Lisansüstü Yazılı / Mülakat Sınavı Jüri Üyelerinin Belirlenmesi işlev Sınav jüri üyesi teklifleri Anabilim Dalı Başkanlıklarından talep edilir. YAZI İŞLERİ BİRİMİ Jüri yesi teklifleri Enstitü Yönetim Kurulu nda görüşülür. ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU Hayır Kabul edildi mi? Evet Görevlendirilen jüri üyelerine görevleri yazıyla tebliğ edilir. YAZI İŞLERİ BİRİMİ

6 İş Akış Şemaları: Lisansüstü Başvuru ve Kayıtların Kabulü DOSYA NO : işlev Lisansüstü Programlara başvurular akademik takvimde belirtilen tarihler arasında kabul edilir. ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Dosyalar değerlendirme işlemi için gönderilmez ve nedeni ile beraber web sayfasından ilan edilir Başvuru şartlarına uygun başvurular, Anabilim Dalı Başkanlıklarınca teklif edilen ve EYK tarafından görevlendirilen jürilere verilmek üzere kontrol edilir ve hazırlanır ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİI Hayır Dosyalar uygunmu Evet Başvuru tarihi sonunda koşulları sağlayan başvuru dosyaları ilgili anabilim dalı sınav jüri üyelerine teslim edilir. ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Akademik Takvimde belirtilen tarihte Anabilim Dalı Başkanlığı nda yazıl/mülakat sınavı jüri üyeleri tarafından düzenlenir. SINAV JÜRİ ÜYELERİ Değerlendirme sonuçları tamamlanınca Enstitü ye teslim edilir. ANABİLİM DALI BAŞKANLIĞI Akademik takvimdeki ilan tarihinde değerlendirme sonuçları Enstitü Yönetim Kurulu nda görüşüldükten sonra Enstitü web sitesinde ilan edilir. ENSTİTÜ WEB MASTER SORUMLUSU Akademik takvimdeki kayıt tarihleri arasında asil ve yedek öğrenci kayıtları yapılır. ENSTİTÜ ÖĞRENCİ İŞLERİ

7 İş Akış Şemaları: Burs Başvuru İşlemleri İşlev İşlev DOSYA NO : Sorumlular Burs Duyurusunun Yapılması Başvurular için belirli bir tarih aralığının verilmesi Bursa Başvurmak isteyen öğrencilerin Müdürlük öğrenci işlerinden başvuru formunu almaları İlgili Öğrenci Aşama Başvuru formunun doldurulması ve süresi içerisinde varsa istenen belgelerle birlikte Müdürlüğe teslim edilmesi İlgili Öğrenci Başvuru evraklarının Burs Komisyonuna verilmesi Komisyon tarafından belirlenen kriterler çerçevesinde öğrencilerin tesbit edilmesi Burs Komisyonu Seçilen öğrencilerin komisyon raporu yazılarak liste halinde, komisyon tarafından Müdürlüğe teslim edilmesi Burs Komisyonu Burs kazanan öğrencilerin listesinin ilan edilmesi ve kazanan öğrencilerin isimlerinin ilgili yerlere yazılması

8 İş Akış Şemaları: Yatay Geçiş İşlemleri DOSYA NO : Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararıyla kontenjanlar belirlenir. Anabilim Dalı Başkanlığı Ret Enstitü Kurulunda görüşülür. Enstitü Yönetim Kurulu Kabul Üniversite Senatosuna sunulur. Birimi Senato kararı sonrası kontenjanlar ilan edilir. Enstitü Web İşlemleri Birimi Akademik takvimde belirtilen tarihlerde öğrenciler başvurularını gerçekleştirir. Öğrenci İlgili belgeler (dilekçe, transkript, ders içerikleri) anabilim dalı başkanlığına gönderilir. Birimi Gerekli incelemeler ve değerlendirmeler yapılıp Enstitüye gönderilir. Anabilim Dalı Başkanlığı Enstitü Yönetim Kurulu Kararı alınır Enstitü Yönetim Kurulu Anabilim Dalı Başkanlığına ve ilgili öğrenciye karar tebliğ edilir. Birimi İlgili öğrenci akademik takvimde belirtilen tarihlerde kesin kaydını yapar. Öğrenci Öğrencinin kaydı sisteme işlenir ve dosyası ilgili üniversitesinden talep edilir. Birimi

9 İş Akış Şemaları: Tez Danışmanı Atama İşlemi DOSYA NO : işlev Tez Danışmanı Ataması; (Yarıyıl ders kayıt tarihlerinden 1 hafta önce yapılır) Anabilim Dalı Başkanlığı Anabilim Dalı Akademik kurulunda tez danışmanı için öneri yapılır. Anabilim Dalı Başkanlığı Anabilim Dalı akademik kurul kararı Enstitü Yönetim Kurulu nda görüşülür. Enstitü Yönetim Kurulu Hayır Enstitü Yönetim Kurulu nda onaylandı mı? Enstitü Yönetim Kurulu Sonuç Anabilim Dalına bildirilir. Evet Tez Danışmanı atanması, Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte AD ve öğretim üyesine bildirilir.

10 İş Akış Şemaları: Öğrenci Kimlik Kartı Çıkarma Başvurusu DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Öğrenci Kimliğinin Kaybolması veya yıpranması İlgili Öğrenci Kaybolması halinde yerel gazetede kayıp ilanının yapılması İlgili Öğrenci Dilekçe ile ekinde kayıp küpürü, ödendi dekontu veya yıpranmış öğrenci kimlik kartı ile Müdürlüğe başvuru yapılması İlgili Öğrenci Dilekçenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Aşama Dilekçenin incelenmesi ve öğrenci işlerine havale edilmesi Enstitü Sekreteri Başvurusunun red edildiğinin öğrenciye yazılması hayır Dilekçenin ve ekindeki belgelerin kontrol edilmesi, belge uygun mu? Enstitü Sekreteri evet Dilekçenin Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan sonra Rektörlük Makamına gönderilmesi, Evrak Kayıt Memuru Rektörlükçe kimlik basımı yapılması, Müdürlüğe teslim alınması ve ilgili öğrenciye teslim edilmesi Rektörlük,

11 İş Akış Şemaları: Ders Programlarının Belirlenmesi DOSYA NO : Akademik Takvimde yer alan sürelere uyularak süreç işler. Anabilim Dalı Başkanlığından ders programı talep edilir. Anabilim Dalı Başkanlığı Akademik Kurul Kararı ile ders programını belirler. Anabilim Dalı Akademik Kurulu Belirlenen karar üst yazı ile enstitüye gönderilir. Anabilim Dalı Başkanlığı İlgili karar Enstitü Kurulunda görüşülür. Enstitü Kurulu İlgili karar Anabilim Dalı Başkanlığına gönderilir ve ilan edilir. Onaylanan ders programı Öğrenci Bilgi Sistemine işlenir. Birimi Mali işlemler için gerekli belgeler Rektör OLUR una gönderilir.

12 İş Akış Şemaları: Ders Muafiyet İşlemleri DOSYA NO : Ders muafiyet işlemi için belirtilen tarihlerde başvuru yapılır Öğrenci Danışmanın görüşü ve anabilim dalı başkanlığının teklifi talep edilir. Birimi Anabilim Dalı Başkanlığına ve öğrenciye tebliğ edilir. İlgili teklif Enstitü Yönetim Kurulunda görüşülür Enstitü Yönetim Kurulu Hayır Uygun mu? Evet Muafiyet işlemi gerçekleştirilir. Gerekli bilgiler öğrenci bilgi sistemine girilir. Birimi Anabilim Dalı Başkanlığına ve öğrenciye tebliğ edilir.

13 İş Akış Şemaları: Ders Kaydının yapılması DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Ders kayıt yenileme tarihlerinin başlaması Müdürlük Derslerin yeniden seçilmesi Otomasyon sisteminde derslerin seçilmesi İlgili Öğrenci Başvurusunu yeniden yapmalı hayır Ders seçimi uygun mu? İlgili Danışmanı evet Danışman tarafından, ders proğramı ve öğrencinin kaldığı dersler esas alınarak ders kaydının incelenmesi, uygun ise onaylanması İlgili Danışmanı Aşama 3 adet çıktı alınarak, danışman ve öğrenci tarafından imza altına alınması İlgili Danışmanı, İlgili öğrenci Çıktının biri danışmanda, ikincisinin öğrencide kalması, İlgili Danışmanı, ilgili öğrenci 3. çıktının ise ders kayıt süresi bitiminde toplu olarak Müdürlüğe gönderilmesi İlgili Danışmanı, ilgili öğenci

14 İş Akış Şemaları: Ders Ekle Sil İşlemi DOSYA NO : Kayıt Sonrası ekle-sil tarihlerinde işlemler yapılır. İlgili Öğrenci ve Danışmanı Danışman ve öğrenci sorumluluğunda gerçekleştirilir. İlgili Öğrenci ve Danışmanı İlgili evraklar Anabilim Dalına bildirilir. İlgili Öğrenci ve Danışmanı Anabilim Dalı evrakları Enstitüye bildirir. Anabilim Dalı Başkanı Öğrenci dosyasında saklanır.

15 İş Akış Şemaları: Özel Öğrenci İşlemleri DOSYA NO : Öğrenci akademik takvime göre belirlenen tarihlerde web sayfasında yer alan dilekçeyle başvurusunu yapar. İlgili Öğrenci Açılan derslerden seçim için Anabilim Dalı Başkanlığından uygunluk onayı alır. Mezuniyet kredisinin %50 si oranında seçim yapar. İlgili Öğrenci Anabilim Dalı Başkanı Hazırlanan bu evrak Enstitüye teslim edilir. Anabilim Dalı Başkanlığı Anabilim Dalına ve ilgili öğrenciye bildirilir. EYK gündemine alınır. EYK Gündemi Hayır Teklif uygun mu? EYK Evet Anabilim Dalı ve ilgili öğrenciye bildirilir. İlgili öğrenci ders masrafını ilgili hesaplara öder. İlgili Öğrenci Ödeme işlemi sonrası dekontlar Enstitüye teslim edilir. Öğrencinin kaydı yapılır. Birimi

16 İş Akış Şemaları: Lisansüstü Tez Savunma Jüri Üyelerinin Belirlenmesi ve Sınav Aşaması DOSYA NO : işlev Sınav jüri üyesi teklifleri (YL için 3 asil, 2 yedek üye; DR için 5 asil, 2 yedek üye) Anabilim Dalı Başkanlıklarınca teklif edilir. Not: YL için en az bir asil jüri üyesi ve DR için en az iki asil jüri üyesi başka bir üniversiteden olmalıdır. ANABİLİM DALI BAŞKANLIĞI Jüri yesi teklifleri Enstitü Yönetim Kurulu nda görüşülür. ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU Hayır Kabul edildi mi? ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU Evet Kabul edilen jüri üyelerine görevleri tebliğ edilir. ENSTİTÜ YAZI İŞLERİ Jüri, tezi teslim aldığı tarihten itibaren en çeç 30 gün içinde Enstitü Yönetim Kurulunca belirlenen yer ve zamanda öğrencinin tez sınavını yapar. Sınav eksik üye ile yapılamaz. Bu durumda 15 gün içinde 2. Bir sınav yapılır. İkinci kez toplanamayan jüriler konusunda yapılacak işleme Enstitü Yönetim Kurulu karar verir. JÜRİ, ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU Jüri, tez hakkında salt çoğunlukla kabul, red veya düzeltme kararı verir ve enstitüye bildirir. JÜRİ, ANABİLİM DALI BAŞKANLIĞI

17 İş Akış Şemaları: Mazeretli Ders Kaydı Yaptırma Başvurusu DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Mazereti nedeniyle Süresi İçerisinde Ders kaydını yaptıramaması İlgili Öğrenci Başvurunun mazeret belgesi ile birlikte Müdürlüğe yapılması İlgili Öğrenci Başvurunun kayda alınması, Müdürlükçe incelendikten sonra ne havale edilmesi Evrak Kayıt Memuru, Enstitü Sekreteri Belgenin uygun olmaması halinde red yazısının yazılması hayır Başvurunun incelenmesi Aşama evet Başvurunun Yönetim Kurulunda karar altına alınması Enstitü Sekreteri Kararın ilgili öğrenciye yazılması Gerekli durumlarda kararın Rektörlük Makamına yazılması, ilgili öğrencinin öğrenim harcını yatırması, ders kaydının yapılması, İlgili Danışmanı

18 İş Akış Şemaları: Seminer Sunumu İşlemi DOSYA NO : işlev Seminerin verileceği dönem seminer kaydı işlemi öğrenci bilgi sistemi üzerinden ders kayıt tarihlerinde öğrenci tarafından yapılır. Aynı dönem içerisinde tez danışmanı ve öğrenci tarafından hazırlanan seminer konusu önerisi ve programı anabilim dalı başkanlığı aracılığı ile enstitüye bildirilir. ÖĞRENCİ, TEZ DANIŞMANI Seminerin sunulacağı yer ve zaman en az 10 gün önce Enstitü tarafından web sayfasından ilan edilir ÖĞRENCİ İŞLERİ Sunulan semineri tez danışmanı başarılı veya başarısız olarak değerlendirir. Sonuç, seminer sunum raporu ile birlikte anabilim dalı başkanlığı tarafından bir hafta içerisinde Enstitüye bildirilir. ANABİLİM DALI BAŞKANLIĞI Hayır Başarılı? ÖĞRENCİ Evet Öğrenci Bilgi Sistemine işlenir TEZ DANIŞMANI

19 İş Akış Şemaları: Final Sınav Programı DOSYA NO : Akademik Takvimde belirlenen sürelere göre süreç işler. Sınav programları Anabilim Dalı Başkanlıklarından talep edilir. Hazırlanan ders programları enstitüye gönderilir. Anabilim Dalı Başkanlığı İlgili programlar Enstitü Yönetim Kurulunda görüşülür. Enstitü Yönetim Kurulu Onaylanan ders programları ilan edilir.

20 İş Akış Şemaları: Sınav Notu İtirazı Yapılması İşlev DOSYA NO : İşlev Sınav Sonucunun İlan edilmesi İlgili Öğretim Elemanı Sonuca itiraz için başvuru dilekçesinin Müdürlüğe yazılması İlgili Öğrenci Dilekçenin kayıt altına alınması Evrak Kayıt Başvurusunun Müdürlükçe incelenmesi, Enstitü Sekreteri Aşama Başvurusunu red edildiğine dair Müdürlükçe ilgiliye yazı yazılması hayır Başvurusu uygun mu? evet Başvurusunun ilgili öğretim elemanına yazılması Başvurunun ilgili öğretim elemanı tarafından incelenerek sonucun Müdürlüğe yazılması İlgili Öğretim Elemanı Gelen yazının ilgili öğrenciye yazılması Notunda değişiklik var ise not bildirim formunun düzenlenmesi ve Rektörlük Daire Başkanlığına gönderilmesi l

21 İş Akış Şemaları: Yüksek Lisans Tez Önerisi DOSYA NO : Öğrenci ve tez danışmanı tez konusunu belirler. 1. Danışman Öğrenci Web sayfasında bulunan Tez Konusu Öneri formu doldurulur, imzalanır ve AD Akademik Kurula sunulur. 1. Danışman Öğrenci Akademik Kuruldan geçerek Enstitüye sunulur. Akademik Kurul Kararı Anabilim Dalı Başkanlığı Hayır EYK Karar uygun mu? EYK Evet Anabilim Dalına bildirilir

22 İş Akış Şemaları: Mazeret Sınavı DOSYA NO : Öğrenciye tebliğ edilir. Öğrenci mazeret belgesiyle enstitüye dilekçesini teslim eder. Öğrenci Red Enstitü kurulunda görüşülür. Enstitü Yönetim Kurulu Kabul Öğrenciye ve anabilim dalı başkanlığına tebliğ edilir. Birimi İlgili derslerin mazeret sınavları yapılır ve notlar sisteme işlenir İlgili Öğretim Üyesi

23 İş Akış Şemaları: Mezuniyet Belgesi Müracaatı DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Mezuniyete hak kazanma, dönem sonu notlarının otomasyonda aktarılması Müdürlük Mezuniyet belgesi için ilişik kesme belgesinin öğrenci İşlerinden alınması İlgili mezun öğrenci İlişik kesme belgesinin ilgili yerlerinin imzalatılması İlgili mezun öğrenci Aşama İlişik kesme belgesi ile birlikte müracaat formu ve öğrenci kimliğinin, öğrenci işleri bürosuna teslim edilmesi İlgili mezun öğrenci Öğrenciye ait başvuru evraklarının incelenmesi, Kendisine yazı ile bildirilmesi hayır Mezuniyeti uygun mu? evet Mezunuiyetin otamasyona işlenmesi, bilgilerinin girilmesi Mezuniyet Belgesinin suretinin dosyasına konulması, diğer belgelerin diploma bilgileri formunun hazırlanması amacıyla ayrı dosyada toplanması Mezuniyet belgesinin düzenlenmesi ve Müdür tarafından imzalanması, transkriptin Enstitü sekreterince imzalanması imzalanan belgenin üst nüshasının mühürlenerek imza karşılığında ilgiliye teslim edilmesi - Enstitü Sekreteri - Müdür

24 İş Akış Şemaları: Doktora Yeterlik Sınavı DOSYA NO : Öğrenci kredili derslerini tamamladıktan sonra yeterlik sınavı için en geç 2.5 yıl içerisinde Anabilim Dalı Başkanlığına müracaat eder. Öğrenci Doktora yeterlik komitesi tarafından yeterlik sınavı organize edilir. Yeterlik Komitesi Yeterlilik Komitesi tarafından en az ikisi kurum dışından olmak üzere 5 kişilik (+2 yedek) sınav jürisi oluşturulur. Yeterlik Komitesi komite teklifi yeniden düzenlenmek üzere geri gönderilir. Oluşturulan sınav jürisi Anabilim Dalı Başkanlığı tarafından enstitüye gönderilir. Anabilim Dalı Başkanlığı hayır jüri uygunluğu EYK da görüşülür. Enstitü Yönetim Kurulu evet Komite görevlendirmeleri Anabilim Dalı Başkanlığı ve jürilere bildirilir. Bir sonraki sınav döneminde yeterliliğe girer. İlgili sınav yazılı ve sözlü olarak yapılır. 3 gün içerisinde tutanakla enstitüye bildirilir. Anabilim Dalı Başkanlığı hayır Sınav başarılı mı Yeterlik Sınav Jürisi evet Başarılı kararı sonrası 1 ay içinde TİK kurulur. Anabilim Dalı Başkanlığı

25 İş Akış Şemaları: Tez İzleme Komitesinin Belirlenmesi DOSYA NO : Yeterlilik sınavında başarılı olan öğrenci için en geç 1 ay içerisinde TİK oluşturulur. Enstitiye önerilir. Danışman, anabilim dalı başkanlığı hayır eyk uygun mu? EYK evet TİK üç öğretim üyesinden oluşur. En az bir üye farklı bir Anabilim Dalından olmalıdır. EYK Karar Anabilim Dalına ve ilgili öğretim üyelerine bildirilir.

26 İş Akış Şemaları: Doktora Tez Önerisi DOSYA NO : Yeni bir danışman ve tez konusu belirleme hakkı mevcuttur. Yeterlilik sonrası 1 ay içerisinde TİK oluşturulur. Öğrenci TİK e yazılı olarak Tezi hakkında raporu en az 15 gün önce sunar. Öğrenci bu çalışmasını TİK önünde savunur. Öğrenci, Danışman Ret TİK kabul ya da ret kararı verir. TİK Kabul Karar 3 gün içerisinde tutanaklarla Anabilim Dalı aracılığıyla Enstitüye bildirilir. TİK ABD Başkanlığı EYK kararı ile Tez konusu onaylanır. EYK Onaylanan Karar Anabilim Dalı Başkanlığına ildirilir. Tez Çalışmaları ile ilgili her dönemde 1 kez Tez İzleme Komitesi toplanır. Tez İzleme Komitesi Tez çalışması başlar. Başarısız olarak değerlendirilir. Tez İzleme Komitesi

27 İş Akış Şemaları: Kayıt Dondurma işlev DOSYA NO : ÖĞRENCİ Öğrenci mazeretinin yer aldığı belgeyi ve ilgili dilekçeyi Enstitü Müdürlüğü ne teslim eder. YÖNETİM KURULU Yönetim Kurulu dilekçeyi inceler YÖNETİM KURULU Hayır Dilekçe Kabul edildi mi? Kabul edilmemesi gerekçesiyle birlikte öğrenciye bildirilir. Evet Sonuç öğrenciye bildirilir. Mevzuat hükümlerine göre talep edilen süre uygunsa sistem kaydı yapılır. ÖĞRENCİ İŞLERİ

28 İş Akış Şemaları: Mezuniyet İşlemleri işlev DOSYA NO : Mezuniyet İşlemleri En geç 1 ay içerisinde belirtilen formata göre düzeltilir ve Enstitüye teslim edilir. Tez savunma sınavında başarılı olan öğrenci, Tez yazım yönergesine göre tezin hazırlanıp kontrolü için bir adet çıktısı alınır. ÖĞRENCİ Teslim edilen tezin uygunluğu Enstitü tarafından kontrol edilir. ENSTİTÜ MÜDÜRLÜĞÜ Hayır Tez basım için uygun mu? ENSTİTÜ MÜDÜRLÜĞÜ Evet Bastırılan tezler Enstitüye teslim edilir. Baskı sonrası inceleme ve kontrolü yapılır. Toplanan ilk EYK toplantısında alınan kararla mezun edilir. ÖĞRENCİ ve ENSTİTÜ MÜDÜRLÜĞÜ Hazırlanan tezlerin dağıtımı; 1 nüshası kendisine, 1 nüshası enstitüye, 1 nüshası KDDB na, 1 nushası ilgili AD na ve kalan nushalar ise ilgili jürilere teslim edilir. (YL için en az 7 adet, DR için en az 9 adet basım yapılır) Proje kapsamında ise BAP için 1 adet daha ilave edilir. ÖĞRENCİ Tez Veri Giriş Formu ve Yayın İzni Belgesi (Dört Kopya ) adresinden kullanıcı adı ve şifre alınarak Tez veri girişleri yapıldıktan sonra ilgili belge indirilip dört kopya olacak şekilde imzalanacaktır. Bir nüsha kendine 2 nüsha enstitüye ve son nüsha KDDB na veilecektir. ÖĞRENCİ Eksik belgeler düzenlenmesi için öğrenciye bildirilir. Mezuniyet öncesi 2 adet cd hazırlanır. İçerisinde hazırlamış olduğu tezin tamamı PDF ve Word olarak referans no adı altında kaydedilir. İlişik kesme esnasında 1 adeti enstitüye diğeri KDDB na verilir. ÖĞRENCİ İlişik Kesme Formu (İlgili form Mezuniyet Kararından sonra Enstitümüzün Sayfasından temin edilerek teslim edilecektir.) ÖĞRENCİ Hayır Belgeler eksiksiz ve uygun mu? ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Evet Öğrenci, geçici mezuniyet belgesini Enstitü Öğrenci İşlerinden teslim alır. ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ

29 DOSYA NO : İş Akış Şemaları: Mezuniyet Belgesi Başvuru İşlemleri(Kayıp Nedeniyle) İşlev İşlev Sorumlular Mezuniyet belgesinin yenisini almak için kaybettiğini belgelemek şartı ile Müdürlüğe Dilekçe ile başvuru yapılması Başvuru Sahibi Dilekçenin ve ekindeki yerel gazetede yayımlanmış kayıp ilan küpürü ile birlikte kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Dilekçenin Öğrenci İşlerine havale edilmesi Enstitü Sekreteri, Müdür Dilekçenin ve ekindeki belgenin incelenmesi, Enstitü Sekreteri Aşama Başvurusunun eksik olduğunun ilgiliye yazılması hayır Başvurusu Uygun mu? evet Mezun öğrenciye ait mezuniyet belgesinin dosyasında kalan 2. suretinin 2 adet fotokopisinin çekilmesi Belgelerin arkasına belgenin kayıptan dolayı düzenlendiğine dair ibare düşülmesi Belgenin imzaya sunulması, Enstitü Sekreteri Belgenin imzadan sonra kayda alınması, mühürlenerek, başvuru sahibine imza karşılığı verilmesi, Enstitü Sekreteri 2. suretinin mezunun dosyasına konulması

30 İş Akış Şemaları: Öğrenci Temsilciliği Seçimi İşlemleri DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Seçim Sürecinin Rektörlük Makamından alınan yazı ile başlaması Rektörlük Makamı 2 yılda bir yapılan öğrenci temsilciliği seçim takviminin ilan edilmesi, aday olmak isteyen öğrenciler ile ilgili duyurunun ilgili yerlere asılması, seçim kurulunun oluşturulması AD dan aday olmak isteyen öğrencilerin adaylık başvurularını Müdürlüğe yapması, kayda alındıktan sonra öğrenci işlerinde beklemeye alınması Aday Öğrenciler,, Enstitü Sekreteri Başvuruları uygun olan aday kesin listelerinin, hangi bölümlerde seçim olacağının ilan edilmesi, öğrenci seçmen listelerinin askıya çıkarılması Adaylık süreci sona erdikten sonra, aday öğrencilerin ilgili yönergedeki adaylık şartlara uygun olup olmadığının incelenmesi, Enstitü Sekreteri Aşama Adaylara ve seçmen listelerine varsa itirazların yapılması İtirazlar var ise seçim kurulu tarafından incelenmesi, sonucun ilan edilmesi Seçim Kurulu, Seçimin 2. turunun yapılması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, öngörülen katılım sağlanmamış veya adaylardan biri öngörülen orana ulaşamamış ise 3. tura kalması, seçim sonucunun tutanak altına alınması ve ilan edilmesi Seçimin 1. turunun yapılması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, öngörülen katılım sağlanmamış veya adaylardan biri öngörülen orana ulaşamamış ise 2. tura kalması, seçim sonucunun tutanak altına alınması ve ilan edilmesi Seçim Sayım Kurulu,, Enstitü Sekreteri Seçimin 3. ve son turunun yapılması, bu turda katılım oranı aranmaması ve en fazla oyu alan adayın kazanması, mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanımı bittikten sonra 3 kişilik kurul tarafından sayım yapılması, seçim sonucunun ve kazanan adayın ilan edilmesi Her AD dan kazanan öğrenci temsilcilerinin Enstitü öğrenci temsilcisini seçmek üzere toplanması, seçimin mühürlenmiş oy pusulaları ile oy kullanılması ve seçim bittikten sonra sayım yapılması Seçim Sayım Kurulu,, Enstitü Sekreteri En fazla oyu alan adayın Yüksekokul öğrenci temsilcisi, ikin oyu alan adayın yardımcısı olarak seçilmesi, seçilen öğrencinin isimlerinin üst yazı ile Rektörlük Makamına bildirilmesi, Seçim tutanaklarının ve tüm evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi Seçim Kurulu,, Evrak Kayıt Memuru, Enstitül Sekreteri

31 İş Akış Şemaları: Askerlikle İlgili Belgelerin Hazırlanması DOSYA NO : İşlev İşlev Sorumlular Erkek Öğrencinin Askerlik Çağına Gelmesi, mezun olması, ilişiğinin kesilmesi Otomasyon proğramında öğrenci bilgilerinin kontrol edilmesi İlgili belgenin düzenlenmesi Aşama Belgenin İncelenmesi, Enstitü Sekreteri Belgenin İmzalanması Enstitü Sekreteri, Müdür Belgenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Belgenin 1. suretinin posta ile ilgili askerlik daire başkanlığına gönderilmesi Evrak Kayıt Memuru Belgenin 2. suretinin öğrencinin dosyasına konulması