TEKNOLOJİ TRANSFER OFİSİ GİRİŞİMCİLİK VE KULUÇKA BİRİMİ TALİMATI

Transkript

1 Sayfa 1 / 5 AMAÇ Bu talimat İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Teknoloji Tranfer Ofisi nin (İZÜ TTO) Girişimcilik ve Kuluçka Birimi; proje başvuru dosyalarının hazırlanması, geliştirilmesi sonrası destek kararının çıkması ve sözleşmelerin imzalanması ile başlayan, proje kaynaklarının doğru ve etkin kullanılması, projenin başarıyla yürütülmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamak için düzenlenmiştir. YÜRÜRLÜK Bu talimat yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve İZÜ TTO tarafından yürütülür. KAPSAM Bu talimat, İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi nin (İZÜ) yürütücü ya da partner olarak yer aldığı girişimcilik projeleri kapsamındaki proje başvurusu gerçekleştirme ve başvurusu kabul edilmiş başarılı projelerin teknik ve mali yönetim süreçlerini içermektedir. TANIMLAR Girişimci: Ulusal/Uluslararası, tek taraflı ya da ortaklı girişimcilik projelerinde, destekleyici kuruluşa karşı sorumluluk üstlenen yetkili kurum/kuruluş veya araştırmacıdır. Proje Personeli: Projede, tam veya kısmi zamanlı olarak görev alan; girişimci, proje personeli, danışman, uzman, teknik eleman vb. gibi proje çalışanlarıdır. Danışman: TÜBİTAK BİDEB projeleri kapsamındaki projelerde akademik ve sanayi danışmanlığı ile diğer projelerde teknik veya akademik anlamda danışmanlık yapan proje çalışanlarıdır. İnovasyon: Yeni veya önemli ölçüde değiştirilmiş ürün (mal ya da hizmet) veya sürecin; yeni bir pazarlama yönteminin; ya da iş uygulamalarında, iş yeri organizasyonunda veya dış ilişkilerde yeni bir organizasyonel yöntemin uygulanmasıdır. Girişimcilik ve Kuluçka Birimi Programları: TÜBİTAK Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığı (BİDEB) tarafından girişimcilere sağlanan destekler ile Bakanlıklar ve KOSGEB tarafından verilen destekleri kapsamaktadır. Uygulamalı Girişimcilik Eğitimi: Ülkede girişimcilik kültürünün yaygınlaştırılması ve başarılı işletmelerin kurulması genel hedefine uygun olarak; girişimcilerin iş kurma ve yürütme konularında bilgi ve beceri sahibi olmaları, bu süreçte kendi rol ve sorumluluklarının farkına varmaları ve kendi iş fikirlerine yönelik iş planı hazırlayabilecek bilgi ve deneyim kazanmaları amacıyla düzenlenir. Uygulamalı Girişimcilik Eğitimleri, en az 32 saat süren, genel katılıma açık ve ücretsiz eğitimlerdir. Ar-Ge ve İnovasyon Programı: Bilim ve teknolojiye dayalı yeni fikir ve buluşlara sahip küçük ve orta ölçekli işletmeler ile girişimcilerin geliştirilmesi, yeni ürün, yeni süreç, bilgi ve/veya hizmet üretilmesi konularında yürütülen projelerin KOSGEB tarafından desteklenmesidir Teknogirişim Sermaye Destek Programı: Girişimcilerin, teknoloji ve yenilik odaklı iş fikirlerini, katma değer ve nitelikli istihdam yaratma potansiyeli yüksek teşebbüslere dönüştürebilmeleri için, fikir aşamasından pazara kadar olan faaliyetlerin desteklenmesi, böylece

2 Sayfa 2 / 5 nitelikli girişimciliğin özendirilmesi ve uluslararası rekabet gücü olan, yenilikçi, teknoloji düzeyi yüksek ürün ve hizmetleri geliştirebilen başlangıç firmalarının oluşturulmasını hedefleyen bir programdır. Proje Sözleşmesi: Fon veren kurum tarafından desteklenmesi kabul edilen projenin, idari ve mali hükümleri ile diğer hükümlerinin belirlendiği, (projenin süresi, kapsamı, bütçe planı vb.) girişimci ile fon veren kurum arasında akdedilen yazılı anlaşmadır. Gelişme ve Sonuç Raporu: Proje sözleşmesinde belirtilen sürelerde, fon veren kurum tarafından belirlenmiş olan format ve usullere uygun olarak ara dönemlerde sunulan Gelişme, projenin bitişi ile 2 ayı geçirmemek kaydı ile hazırlanan proje kapanış raporu Sonuç raporunu ifade eder. Ayrıca, Gelişme ve Sonuç raporları, Projenin başarılı bir şekilde yürütüldüğünü gösteren, Bilimsel ve Mali Verilerin paylaşıldığı rapora verilen addır. Proje Numarası: Proje sözleşmesinde imzalanan ve onay verilen bir tür kimlik numarasıdır. Bu numara projenin başladığı yıl, ait olduğu fakülte, yürütüldüğü program, ana bütçe kodu içerir. Formlar: Proje Yürütücüleri tarafından doldurulan, iş akışını sağlamak ve faaliyetleri kayıt altına tutmak amacıyla kullanılan, İZÜ TTO tarafından oluşturulmuş dokümanlardır. Kullanılan formlar şu şekildedir: TTO-FR-XXX-TTO Girişimci İş Fikri Paylaşım Formu: Girişimci olarak TTO ya başvuran kişilerin projelerini TTO personeli ile paylaşılabilmesi için kullanılır. İLKE VE ESASLAR Girişimcilik projelerinde başvurular başvuru sahibi kişiler (girişimci) tarafından yapılır. Fon veren kurum karşısında girişimci muhataptır. Proje önerisi ve sözleşmeleri, girişimci tarafından imzalanır. Girişimciler tarafından, proje başvurularının fon veren kuruma gönderilmeden önce İZÜ TTO nun bilgilendirilmesi esastır. İZÜ TTO, proje başvuru öncesi önerilerin ve sözleşmelerin İZÜ genel işleyişi, ilgili ulusal yasal düzenlemeler ile fon veren kurum hibe programının ilke ve kurallarına uygun olarak hazırlanması ve sunulmasından sorumludur. Proje başvuru süreci, İZÜ TTO Girişimcilik ve Kuluçka Birimi ve Girişimci tarafından yürütülür. Proje sözleşmesinin imzalanmasının ardından proje dosyaları İZÜ TTO da arşivlenir. Projelere ait asıl belgeler, İZÜ TTO tarafından proje dosyalarında arşivlenir. Proje dosyalarında bulunması gereken dokümanlar şunlardır: Proje Başvuru Dosyası, Proje sözleşmesinin fon veren kurum tarafından imzalı hali, Projenin yürütülmesi kapsamında iş akışı süreçleri dahilinde kullanılan tüm form ve belgeler. UYGULAMA VE GENEL PROJE YÖNETİM SÜRECİNİN AŞAMALARI Bu talimatın uygulanması, Girişimci ve İZÜ TTO nun sorumluluğundadır. Talimatta belirtilen faaliyetlerle ilgili uygulama süreci aşağıdaki gibidir.

3 Sayfa 3 / 5 Araştırmacılara Uygun Destek Programlarının Bilgilendirilmesi Süreci İZÜ TTO, açılan girişimcilik destek programları hakkında ilgili öğrenci/akademisyenleri bilgilendirir. Bir proje fikrine sahip veya özel bir çağrıya başvuru yapmayı planlayan girişimciler, İZÜ TTO ile iletişime geçer. İZÜ TTO ilgili girişimcilik programı hakkında bilgileri girişimciye sağlar ve başvuru süreci hakkında girişimciyi birebir ve detaylı olarak program hakkında bilgilendirir. KOSGEB üzerinden girişimcilik programına başvuru yapacak girişimcilere KOSGEB in sitesinde yer alan uygulamalı girişimcilik eğitimi duyuruları linki, mail ile girişimcilere iletilir. Araştırmacılara Uygun Destek Programlarına Yönlendirme Süreci Bu süreçte girişimcinin ve proje fikrinin, program koşul ve gereklerine uygunluğu; Girişimci/Proje Ekibi ve İZÜ TTO tarafından değerlendirilir. Girişimcinin hazırladığı projede fon sağlama imkanı olması durumunda, KOSGEB in Ar-Ge İnovasyon Programı na yönlendirilir. Girişimcinin hazırladığı projeye fon sağlama imkanı olmaması durumunda, TÜBİTAK 1512 Teknogirişim Sermaye Desteği programına yönlendirilir. Girişimcinin uygulamalı girişimcilik eğitimi alması durumunda, KOSGEB Girişimci Desteği ne başvurması sağlanır. Bu alternatifler dışındaki özel durumlarda, girişimci ile İZU TTO Girişimcilik ve Kuluçka Birimi tarafından en iyi alternatif bulunur. İZÜ TTO ile girişimcinin görüşmeleri sonrasında girişimci bu belgede yer alan Proje Önerisinin Hazırlanması Süreci ne dâhil edilir. Proje Önerisinin Hazırlanması Süreci Proje önerisinin bilimsel ve teknik içeriği, fon veren kuruluşun proje çağrısına uygun formatta girişimci tarafından hazırlanır. Girişimci, hazırladığı proje önerisinin bilimsel bölümleri için İZÜ TTO dan ön-değerlendirme desteği alabilir. İZÜ TTO gerekli revizyon önerilerini girişimciye iletir. Proje önerisinin sunulması aşamasında bu süreç tekrarlanabilir. Hazırlanan proje tekliflerinin, proje başvuru süreçlerinde proje son başvuru tarihinden en az 15 gün öncesinde İZÜ TTO ya iletilmesi önerilmektedir. Proje önerisinin planlanması, hazırlanması ve başvurunun başarı ile yapılması sürecinde fon veren kuruluş ile iletişimi ve koordinasyonu İZÜ TTO sağlar. Proje önerilerinde talep edilen ve projeyi güçlendirecek destek mektupları gibi konularda girişimcinin talebi olması durumunda İZU TTO portföyünde yer alan firmalardan destek yazısı alması sağlanabilir. Proje önerisinin idari ve mali (Bütçe) bölümleri İZÜ TTO tarafından araştırmacı ile birlikte doldurulur.

4 Sayfa 4 / 5 Proje önerisinin, İZÜ düzenlemeleri ve genel işleyişine, ulusal yasal düzenlemelere ve fon veren kurum - hibe programı ilke ve kurallarına uygunluğu İZÜ TTO tarafından kontrol edilir. Proje Başvuru Süreci Projenin teknik ve mali açıdan hazırlanması ve proje ekibinin kurgulanmasında İZÜ TTO girişimciye, talepleri noktasında teknik destek verir. (Örn: proje bütçesinin hazırlanması vb.) İZÜ TTO, proje başvuru sürecini girişimciyle birlikte planlar, hazırlar ve yönetir. Proje Önerisinin Fon Veren Kuruma Sunulması Süreci Proje önerileri, girişimciler tarafından sunulur. Girişimci tarafından imzalanan proje başvuru dokümanları, İZÜ TTO tarafından fon veren kuruma gönderilir. Proje önerisinin ilgili bölümlerinin elektronik kopyaları İZÜ TTO Girişimcilik ve Kuluçka Birimi tarafından arşivlenir. Sözleşme Öncesi Fon Veren Kurum ile Görüşmelerin Yürütülmesi Süreci Proje önerisinin değerlendirme sonucu, girişimci tarafından İZÜ TTO ya sözlü ya da mail yolu ile bildirilir. Proje önerisinde yer alan fikri mülkiyet haklarıyla ilgili hukuki değerlendirmeler İZÜ TTO aracılığıyla İZÜ Hukuk Müşaviri ya da İZÜ TTO Fikri Haklar Birimince yapılır. Proje önerisi ile ilgili olarak bütçe veya teknik içerik revizyonu söz konusu olduğu durumlarda ilgili revizyonlar İZÜ TTO Girişimcilik ve Kuluçka Birimi ve girişimci/proje ekibi ile gerçekleştirilir. Fon veren kurum tarafından talep edilen sözleşmenin hazırlanması için gerekli bilgi ve belgeler, girişimcinin talebi ile İZÜ TTO tarafından hazırlanır. Proje Sözleşmesinin Onaylanması Süreci Proje sözleşmeleri kontrol ve uygulama süreci İZÜ TTO tarafından yürütülür. İmzalanan proje sözleşmeleri İZÜ TTO tarafından fon veren kuruma gönderilir. Proje sözleşmelerinin imzalı suretleri İZÜ TTO tarafından arşivlenir. Proje Yönetim Süreci İZÜ TTO Girişimcilik ve Kuluçka Birimi tarafından yürütülmesine aktif destek verilecek girişimcilik projelerinin yönetimi ile ilgili risklerin uygun biçimde kontrol altına alınabilmesi ve etkin yönetim sistemlerinin desteklenebilmesi için İZÜ TTO süreçlerinin girişimci ile bütünleşik olması, yürürlükte olan diğer yönerge ve talimatlarla uyumlu olması esastır. Girişimcilik ve Kuluçka Birimi Projelerinin genel proje yönetim süreci aşağıdaki gibidir;

5 Sayfa 5 / 5 Projelerin yönetim süreci; projelerin desteklenmesine dair kararın çıkması ile başlar. Fon veren kurum ile girişimci arasında Proje Sözleşmesi imzalanır ve sözleşmenin aslı İZÜ TTO tarafından arşivlenerek muhafaza edilir. Fon veren kurum tarafından girişimciye, dönem destek tutarının yatırıldığına dair bilgilendirme maili gönderilir. Proje hesabına aktarılan destek tutarı ile ilgili olarak proje harcamalarının sorumluluğu girişimciye aittir. Fon veren kurumlar tarafından projeye özel bir proje numarası atanır. Her proje, bu numara ile kodlanarak yürütülür. Kabul edilen projeler İZÜ TTO Otomasyon Yazılımında, takip numarası verilerek kayıt altına alınır. Proje kapsamında yapılacak olan tüm harcama ve ödemelerin proje başlangıç ve bitiş tarihleri arasında olması gerekir. Proje periyodu dışında yapılan harcamalar geçersiz sayılır. Proje harcamalarına dair tüm faturalar girişimci adına düzenlenmiş ve proje numarası faturanın üstüne yazılmış olmalıdır. Faturalar için şu ibare önemlidir: nolu proje kapsamında temin edilmiştir. Ara rapor (gelişme raporu) ve Sonuç raporları fon veren kurum tarafından tanımlanan formatlarda hazırlanır. Ara Rapor, proje sözleşmesinde belirtilen raporlama tarihi ve formatına göre, sonuç raporu ise, proje bitiş tarihinden itibaren sözleşmede belirtilen raporlama tarihleri dikkate alınarak, girişimci ile birlikte İZÜ TTO tarafından hazırlanarak gönderilir. Rapor hazırlanma sürecinde girişimci, finansal kısımların hazırlanmasından ve gerekli finansal belgelerin/ymm raporunun alınmasından sorumludur. Ancak YMM raporu gibi durumlar için İZU TTO dan teknik destek talep edilebilir. TÜBİTAK Projelerinde ara raporun ve final raporunun değerlendirilmesi ve onaylanmasını takiben 30 gün içinde proje desteği TÜBİTAK tarafından proje hesabına aktarılır. Şirketleşme Süreci İZÜ TTO Girişimcilik ve Kuluçka Birimi tarafından yürütülmesine aktif destek verilen girişimcilik projelerinin şirketleşme sürecinde de teknik destek girişimcinin talebi üzerine İZÜ TTO tarafından verilecektir.