PETTYCASH (P/C) UYGULAMASI KULLANICI DOKUMANI

Transkript

1 PETTYCASH (P/C) UYGULAMASI KULLANICI DOKUMANI

2 İçindekiler Uygulamaya Giriş... 3 PC Girme Adımları... 3 Sıkça Sorulan Sorular... 8

3 Uygulamaya Giriş Kullanıcı adı ve şifre girilir, Dil = Türkçe seçilir, Captcha kodu girilir, «Oturum açın» butonu tıklanır.

4 PC Girme Adımları Önemli uyarı : Öncelikle belgelerin tarihlerine göre ay bazında gruplanması gerekiyor. Eğer geçmiş dönem belge girişi yapılacak ise o ayın son günü p/c tarihi olarak seçilir. Ondan sonra kaydet ile devam edilir. P/C tarihinin elimizdeki belgelerden içinde bulunulan güne en yakın olanının tarihi olması gerekir. Gelen ekran aşağıdaki gibidir. Buradan Yeni Talep linki tıklanır.

5 Gelen ekran aşağıdaki gibi olacaktır. P/C girmek için şu adımlar sıra ile uygulanmalıdır. 1- Yukardaki bilgiler kontrol edildikten sonra Kaydet butonuna basılır. (Bu işlemle Yeni Satır butonu aktif hale gelecektir, Kaydet denilmediği sürece PC masraf kaydı eklenemeyecektir. Üst taraftaki Toplam tutar vs gibi bilgiler müdahale edilebilir alanlar değildir. PC masrafı girildikçe otomatik hesaplanmaktadır. ) 2- Yeni Satır butonuna basılır, gelen pencere aşağıdaki gibidir.

6 Kategori satırındaki... işaretini tıkladığınızda aşağıdaki gibi seçim ekranı gelecektir. Burda hangi masraf tipi için kayıt girdiğinizi seçmeniz gerekmektedir.

7 Bu kısımda bütün bilgileri doldurduktan sonra Kaydet butonuna basılır. Eğer bir P/C kaydında birden fazla masraf gireceksiniz her bir masrafınız için aynı işlemi tekrarlamanız gerekmektedir. Gelen ekran aşağıdaki gibi olacaktır. P/C girme işleminiz bittikten sonra Toplu Onay butonuna basmanız gerekmedir. Siz Toplu Onay butonuna bastığınız anda onaycınıza bir bilgi maili gitmektedir. Onaycınız tarafından P/C kaydınız onaylandığında size aşağıdaki gibi bir mail gelecektir. Maildeki P/C kaydına değiştir ile girdiğinizde zaten en altta onay bilgilerini görebileceksiniz.

8 Bundan sonraki adımda ekrandaki Yazdır butonuna basarak çıktısı almalı ve masraf belegelerinizi de forma ekleyip Muhasebe Departmanına ulaştırmalısınız. Sıkça Sorulan Sorular 1- Şifremi bilmiyorum, ne yapmalıyım? Giriş sayfasından Şifremi Unuttum butonunu tıklayabilir ve adresinizi girebilirsiniz. Böylece kullanıcı adınız ve şifreniz tanımlı adresinize gönderilecektir. 2- Şifremi Nasıl değiştirebilirim? Giriş sayfasından Şifremi Değiştir butonunu tıklayabilir ve açılan sayfadan değişiklik işlemini gerçekleştirebilirsiniz. 3- P/C kaydımın Onaycım tarafından onaylandığını nasıl anlayabilirim? Sizin Toplu Onay yaptığınız ancak onaycınızın henüz onaylamadığı P/C kayıtları Pettycash (masraf) listesi sayfasında Onay Bekliyor statüsünde görünür. Onaycınız tarafından onaylanmış P/C leriniz ise Onaylandı statüsünde görünür. Kaydın detayında da en latta bu bilgileri detaylı şekilde bulabilirsiniz. 4- Muhasebenin P/C kaydımı onayladığını nasıl anlarım?

9 Pettycash (masraf) listesi sayfasında ERP fiş no alanı dolu ise muhasebe departmanı tarafından P/C kaydınız kontrol edilmiş ve onaylanmıştır fakat bu size ödeme yapıldığı anlamına gelmez. Bunun anlamı Ödeme Yapılacak demektir. 5- Bir P/C kaydımın red edildiğine dair bilgi maili geldi ne yapmalıyım? Eğer onaycınız red etti ise size mail ile bilgisi gelecektir ve red edilen PC kaydınızın detayına girdiğinizde ilgili red olan satırı silmeli ya da değiştirerek yeniden onaylama işlemi yapmalısınız ki onaycınıza tekrar onay için düşsün. Eğer muhasebe sorumlusu red etti ise o kalem sistem tarafından ilgili P/C kaydından silinir, yeni bir P/C kaydı açılır ve size de bilgisi mail ile gelir. 6- Daha önce girdiğim P/C kayıtlarını nasıl görebilirim? Pettycash (masraf) listesi sayfasından görebilirsiniz. Aynı zamanda menüden Departman raporu Finans kısmından da ulaşabilirsiniz. 7- P/C kaydı girerken hata mesajları almaktayım ne yapmalıyım? Bütün bilgiler dolu olmayabilir. Doldurulması gereken alanlar hata mesajı ardından kırmızı ile belirecektir. Ya da bir P/C e birden fazla masraf kalemi ekleme kurallarına takılıyor olabilirsiniz. Örneğin; - Bugünden sonraya P/C talebi girilemez, - P/C Form tarihinden sonrasına ve birbirinden farklı 2 aya ait P/C kaydı girilemez. Eğer P/C ler birbirinden farklı aylara ait ise herbir ay için yeni P/C kaydı girilmelidir. Bu kontroller nedeni ile hata mesajı alıyor olabilirsiniz. 8- Dövizli P/C nasıl girerim? Herbir dövüz türü için ayrı bir P/C girip açıklama kısmına dövüz türünü ve ek bilgileri ekleyebilirsiniz.