T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı

Transkript

1

2 T.C. Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Stratejik Yönetim Ve Planlama Daire Başkanlığının, Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Görev Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergedeki Görevleri a) Stratejik Planlama Hizmetleri 1. Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde Bakanlığın orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarının, vizyon, misyon, stratejik amaç ve hedeflerinin belirlenmesi ve revizyon için gerekli çalışmaları yapmak, 2. Bakanlığın stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, 3. Bakanlığın stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek, 4.Stratejik Plan ve performans programının izlenip değerlendirilmesi için gerekli bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve raporlamak, 5. Stratejik planın uygulama sonuçlarını periyodik olarak izlemek, değerlendirmek ve raporlamak, 6. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. b) Faaliyet Raporlama Hizmetleri 1. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak, 2. Başkanlığın faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek ve Birim Faaliyet Raporunu hazırlamak, 3. Hükümet Acil Eylem Planı, Orta Vadeli Program, Yıllık Programlarda Bakanlığımız tarafından yürütülmesi öngörülen faaliyetlerle ilgili çalışmaları raporlar halinde Kalkınma Bakanlığı na göndermek, 4. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. c) Yönetim Bilgi Sistemleri Hizmetleri 1. Başkanlığın yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek ve koordine etmek, 2. Başkanlığın ihtiyaçlarına yönelik izleme ve raporlama sistemlerini geliştirmek, 3. Başkanlığın web sitesi ve bilgiye erişim hizmetlerini yürütmek, 4. Resmi yazışmaların Standart Dosya Planına uygun kodlamalarının yapılıp yapılmadığının kontrolünü yapmak ve eğitimlerini vermek, 5. Başkanlığın görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme ve proje faaliyetlerini yürütmek, 6. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. 27

3

4 İŞ SÜREÇLERİ

5 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): STRATEJİK PLANLAMA HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: a.1, a.2, a.3 SÜREÇ KODU: SP.001 İŞ SÜRECİ: Stratejik Planın Hazırlanması (1) Bakanlık Makamından yeni stratejik planın yapılmasına ilişkin yazılı ya da sözlü talimatın verilmesini takiben 2 iş günü içerisinde veya stratejik planın kapsadığı dönemin bitmesinden bir yıl önce stratejik plan çalışmalarının başlatılması için hazırlanan yazı Üst Yöneticiye onay alınmak üzere sunulur. (2) Alınan onaya istinaden Stratejik Planlama Ekibi kurulması amacıyla birimi temsile yetkili personel isimlerinin bildirilmesi için harcama birimlerine 2 iş günü içerisinde yazı gönderilir. (3) Birimlerden isimleri bildirilen personelle oluşturulan Stratejik Planlama Ekibinin, 30 iş günü içerisinde Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik te belirtilen konuları kapsayan hazırlık programını oluşturmaları koordine edilir. (4) Stratejik planlama ekibince Hazırlık Programı oluşturulduktan sonra 5 iş günü içerisinde paydaş analizi yapılarak iç ve dış paydaşlar belirlenir. (5) Paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dâhil edilmesi ve planın bu kesimlerce sahiplenilmesi amacıyla mülakat, anket, atölye çalışması ve toplantılar düzenlenerek Bakanlığımızın güçlü ve zayıf yönleri 30 iş günü içerisinde belirlenir. (6) Aynı süre zarfında, iç ve dış paydaş toplantıları ile Bakanlığın; vizyon, misyon, stratejik amaç ve hedefleri belirlenerek birimlerin stratejik hedefleri, hedefe yönelik stratejileri ve faaliyetleri tespit edilir. Stratejik amaç ve hedeflere ulaşma yöntemlerinin saptanması amacıyla performans göstergelerinin belirlenmesi koordine edilir. (7) Planlama ekibince; 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu ve Kalkınma Bakanlığınca yayımlanan stratejik planlamaya ilişkin diğer rehberler ile Kalkınma Planı, Orta Vadeli Program ve faaliyet alanı ile ilgili diğer ulusal, bölgesel ve sektörel plan ve programlara uygun olarak 2 ay içerisinde Stratejik Plan Taslağı hazırlanması koordine edilir. (8) Hazırlanan taslak 2 iş günü içerisinde harcama yetkililerinin görüşlerine sunulur. (9) Harcama yetkililerinden varsa gelen görüş ve öneriler üzerine değiştirilen taslak, 2 iş günü içerisinde sıralı amirlere sunularak Bakanlık Makamına gönderilir. (10) Bakanlık Makamı tarafından değerlendirilen ve gerektiğinde revize edilen Stratejik Plan, kapsadığı dönemden önceki yılın Ocak ayında Kalkınma Bakanlığına değerlendirilmek üzere gönderilir. (11) Kalkınma Bakanlığından gelen Değerlendirme Raporu dikkate alınarak 5 iş günü içerisinde son şekli verilen Stratejik Plan Bakanlık Makamına onaylanmak üzere sunulur. (12) Stratejik Plan, Makam onayını müteakip performans programı ve bütçe hazırlıklarında esas alınmak üzere elektronik ortamda ve yazılı olarak Maliye Bakanlığına ve Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Ayrıca birer nüsha, Türkiye Büyük Millet Meclisine ve Sayıştay Başkanlığı na da gönderilir. (13) Stratejik Plan, eşzamanlı olarak kamuoyuna duyurulmak üzere Bakanlık ve Başkanlık web sitesinde yayınlanır. Dönemi içerisinde Stratejik Plan ile ilgili herhangi bir güncelleştirme durumunda Kalkınma Bakanlığı ve Maliye Bakanlığına bilgi verilir. MEVZUAT: Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, -Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar 32

6 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER: a.1. Ulusal Kalkınma Strateji ve Politikaları, Yıllık Program ve Hükümet Programı Çerçevesinde Bakanlığın Orta ve Uzun Vadeli Strateji ve Politikalarının, Vizyon, Misyon, Stratejik Amaç ve Hedeflerinin Belirlenmesi ve Revizyon İçin Gerekli Çalışmaları Yapmak a.2. Bakanlığın Stratejik Planlama Çalışmalarına Yönelik Bir Hazırlık Programı Oluşturmak a.3. Bakanlığın Stratejik Planlama Sürecinde İhtiyaç Duyulacak Eğitim ve Danışmanlık Hizmetlerini Vermek veya Verilmesini Sağlamak ve Stratejik Planlama Çalışmalarını Koordine Etmek Bakanlık Makamından gelen talimat / stratejik planın kapsadığı dönemin bitmesinden bir yıl önce Stratejik plan çalışmalarının başlatılması için Üst Yöneticiden onay almak için yazı yazılır. Stratejik Planlama Ekibi kurulması için birimi temsile yetkili personel isimlerinin bildirilmesi için harcama birimlerine yazı gönderilir. Stratejik planlama sürecine dahil olacak görüş ve düşüncelerin toplanması için çeşitli çalışma ve toplantılar yapılarak Bakanlığımızın güçlü ve zayıf yönleri belirlenir. Stratejik Planlama Ekibinin hazırlık programını oluşturmaları koordine edilir. Stratejik amaç ve hedeflere ulaşma yöntemlerinin belirlenmesi için performans göstergelerinin belirlenmesi koordine edilir. Planlama ekibince plan taslağı hazırlanması koordine edilir. Stratejik Plan Taslağı Taslak, harcama yetkililerine sunulur ve onların görüşleri üzerine varsa değişiklikler yapılır. Stratejik Plan Kalkınma Bakanlığına gönderilir ve oradan gelen değerlendirme raporuna göre son hali verilir. Son hali verilen taslak, sıralı amirlere sunularak Bakanlık Makamına gönderilir. Bakanlık Makamınca değerlendirilen taslak gerektiğinde tekrar revize edilir. Stratejik Plan Plan onaylanmak üzere Bakanlık Makamına sunulur. Onaylanan Stratejik Plan, Maliye Bakanlığına, Kalkınma Bakanlığı na, TBMM ne ve Sayıştay a da gönderilir. 33

7 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): STRATEJİK PLANLAMA HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: a.4, a.5 SÜREÇ KODU: SP.002 İŞ SÜRECİ: Stratejik Planın Periyodik Olarak İzlenmesi, Değerlendirilmesi ve Raporlanması (1) Stratejik Planın yayınlanmasından itibaren 5 iş günü içerisinde, Stratejik Planın uygulamasının izlenmesi amacıyla, birimlerden Stratejik Plandaki amaç ve hedeflere yönelik yapmış oldukları faaliyetlerin uygulama sonuçlarının gönderilmesi yazı ile istenir. Yazıda gönderilmesi istenen veriler, gönderme zamanı ve gönderme yöntemi (elektronik ortamda, yazılı olarak vb) de belirtilir. (2) Verilerin zamanında gelip gelmediği ve gelen verilerin de istenilen hususlara uygun olup olmadığı 2 iş günü içerisinde kontrol edilir. Kontrol sonucu eksikliklerin tespit edilmesi halinde ilgili birimlerle görüşülerek giderilmesi sağlanır. Bu süre zarfında da düzelmemesi halinde durum sıralı amirlere bilgi notuyla bildirilir. (3) Birimlerden gelen veriler kullanılarak, Stratejik Plan Gerçekleşme Raporu 3 er aylık dönemleri takip eden ayın sonuna kadar hazırlanır. Hazırlanan rapor sıralı amirlere sunulur. Raporda, hedefler, ulaşılan sonuçlar ve değerlendirmelere yer verilir. MEVZUAT: Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, -Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar 34

8 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER: a.4. Stratejik Plan ve Performans Programının İzlenip Değerlendirilmesi İçin Gerekli Bilgi ve Verileri Toplamak, Analiz Etmek ve Raporlamak a.5. Stratejik Planın Uygulama Sonuçlarını Periyodik Olarak İzlemek, Değerlendirmek ve Raporlamak Stratejik Plan ın yayınlanması Birimlerden, stratejik plandaki amaç ve hedeflerine yönelik yapmış oldukları faaliyetlerin uygulama sonuçlarının gönderilmesi yazı ile istenir. Verilerin zamanında gelip gelmediği ve gelen verilerin de istenilen hususlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kontrol sonucu eksikliklerin tespit edilmesi halinde ilgili birimlerle görüşülerek giderilmesi sağlanır. Bu süre zarfında da düzelmemesi halinde durum sıralı amirlere bilgi notuyla bildirilir. Birimlerden gelen veriler kullanılarak, rapor hazırlanır. Stratejik Plan Gerçekleşme Raporu Rapor Üst Yöneticiye sunulur. 35

9 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): FAALİYET RAPORLAMA HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: b.1, b.2 SÜREÇ KODU: SP.003 İŞ SÜRECİ: İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması (1) Ocak ayının ikinci haftasında, Bakanlık merkez birimlerine, Müsteşar ya da Müsteşar Yardımcısı imzası ile bir önceki yıl içerisinde yaptıkları faaliyetleri kapsayan birim faaliyet raporlarının hazırlanması için yazı yazılır. Yazıda; faaliyet raporlarının gönderilmesi gereken tarih, uyulması gereken hususlara ayrıca yer verilir. Gönderilmesi gereken tarih, ilgili mevzuatında yer alan süreler dikkate alınarak belirlenir. (2) Gelen faaliyet raporları, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğe ve belirlenen diğer hususlara göre 15 iş günü içerisinde incelenir. (3) Verilerin eksik/hatalı gelmesi halinde, 3 iş günü içerisinde birimler ile görüşülerek düzeltilmesi sağlanır. Buna rağmen düzeltilememesi halinde durum bilgi notuyla sıralı amirlere bildirilir. (4) Birimlerden gelen faaliyet raporlarının konsolide ve kontrol işlemleri 5 iş günü içerisinde yapılarak Taslak İdare Faaliyet Raporu oluşturulur ve Üst Yöneticinin onayına sunulur. (5) Bakanlık İdare Faaliyet Raporu Nisan ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır. Aynı süre içerisinde Maliye Bakanlığı ve Sayıştay Başkanlığı na üst yazı ekinde gönderilir. Ayrıca Bakanlığımız web sitesinde yayınlanır. (6) Yönetici tarafından bu raporun Bakanlık yayını haline getirilmesine karar verilmesi halinde, yayın onayının birime gelmesini müteakip 2 iş günü içerisinde basıma ilişkin satın alma işlemlerine ve raporun yayınlanmasına ilişkin yasal izin alma sürecine (Bakanlık Yayın Numarası, İSBN numarası gibi) ilgili mevzuatı doğrultusunda başlanır. MEVZUAT: Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, -Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik 36

10 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER: b.1. Harcama Birimleri Tarafından Hazırlanan Birim Faaliyet Raporlarını da Esas Alarak İdarenin Faaliyet Raporunu Hazırlamak b.2. Başkanlığın Faaliyetleri İle İlgili Bilgi ve Verileri Toplamak, Tasnif Etmek, Analiz Etmek ve Birim Faaliyet Raporunu Hazırlamak Ocak ayının ikinci haftası Bakanlık merkez birimlerine, bir önceki yıl içerisinde yaptıkları faaliyetleri kapsayan birim faaliyet raporlarının hazırlanması için yazı yazılır. Gelen faaliyet raporları, ilgili yönetmeliğe ve belirlenen diğer hususlara göre incelenir. Verilerin eksik/hatalı gelmesi halinde, birimler ile görüşülerek düzeltilmesi sağlanır. Buna rağmen düzeltilememesi halinde durum bilgi notuyla sıralı amirlere bildirilir. Düzeltilen birim faaliyet raporlarının konsolide ve kontrol işlemleri yapılır. Taslak İdare Faaliyet Raporu Hazırlanan taslak Üst Yöneticinin onayına sunulur. Bakanlık İdare Faaliyet Raporu kamuoyuna açıklanır. Aynı süre içerisinde Maliye Bakanlığı ve Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. Yönetici tarafından bu raporun Bakanlık yayını haline getirilmesine karar verilmesi halinde, yayın onayının birime gelmesini müteakip basıma ilişkin satın alma işlemlerine ve raporun yayınlanmasına ilişkin yasal izin alma sürecine ilgili mevzuatı doğrultusunda başlanır. 37

11 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): FAALİYET RAPORLAMA HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: b.3 SÜREÇ KODU: SP.004 İŞ SÜRECİ: Sağlık Bakanlığı Yılı Programı Tedbir Teklif Tablosunun Hazırlanması (1) Bakanlığımızın Yılı Programı Tedbir Tekliflerin oluşturulması için Kalkınma Bakanlığı ndan gelen yazı doğrultusunda Bakanlığımız merkez birimleri ve bağlı kurumlara 3 iş günü içerisinde yazı hazırlanarak gönderilir. Yazıda; Kalkınma Bakanlığı tarafından gelen yazı ekinde gönderilen formata göre Bakanlık birimlerinin görev ve sorumluluk alanına giren konu ve faaliyetlerine ilişkin Tedbir Teklif Tablosunun doldurularak göndermeleri istenir. Yazıda ayrıca verilerin son gönderileceği tarih de belirtilir. (2) İstenilen verilerin gelmemesi halinde, durum bilgi notu hazırlanarak sıralı amirlere bildirilir. (3) Gelen veriler, Kalkınma Bakanlığının belirlediği kriterler doğrultusunda 3 iş günü içerisinde kontrol edilir. Kontrol sonucu eksikliklerin tespit edilmesi halinde ilgili birimlerle görüşülerek giderilmesi sağlanır. (4) Veriler 2 iş günü içerisinde konsolide edilerek Sağlık Bakanlığı Yılı Programı Tedbir Teklif Tablosu oluşturulur ve sıralı amirlere sunulur. (5) Son hali verilen Sağlık Bakanlığı Yılı Programı Tedbir Teklif Tablosu Üst Yöneticinin onayına sunulur. (6) Üst Yönetici tarafından Onaylanan Yılı Programı Tedbir Teklif Tablosu, Kalkınma Bakanlığınca belirtilen süre içerisinde ilgili Bakanlığa gönderilir. (7) Tablo nun Kalkınma Bakanlığına gönderildiğine dair bilgi notu aynı gün içerisinde hazırlanarak Yöneticiye sunulur. MEVZUAT: Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun -Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönergenin 7. Maddesi -Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı 38

12 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER b.3. Hükümet Acil Eylem Planı, Orta Vadeli Program, Yıllık Programlarda Bakanlığımız Tarafından Yürütülmesi Öngörülen Faaliyetlerle İlgili Çalışmaları Raporlar Halinde Kalkınma Bakanlığı na Göndermek Kalkınma Bakanlığından gelen yazı Bakanlığımız merkez birimleri ve bağlı kurumlara, Yılı Programı Tedbir Teklif Tablosunun hazırlanarak gönderilmesi için yazı yazılır. İstenilen verilerin gelmemesi halinde, durum bilgi notu hazırlanarak sıralı amirlere bildirilir. Gelen veriler kontrol edilir ve kontrol sonucu eksikliklerin tespit edilmesi halinde ilgili birimlerle görüşülerek giderilmesi sağlanır. Veriler konsolide edilir. Sağlık Bakanlığı Yılı Programı Tedbir Teklif Tablosu Teklif Tablosu Üst Yöneticinin onayına sunulur. Onaylanan Teklif Tablosu, Kalkınma Bakanlığı na gönderilir. Tablo nun Kalkınma Bakanlığına gönderildiğine dair bilgi notu hazırlanarak yöneticiye sunulur 39

13 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): FAALİYET RAPORLAMA HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: b.3 SÜREÇ KODU: SP.005 İŞ SÜRECİ: Yılı Programının İzlenmesi (1) Yılı Programı yayınlandıktan sonra Bakanlığımız ile ilgili tedbir maddelerinin hangi birimleri ya da bağlı kurumları ilgilendirdiği 3 iş günü içerisinde tespit edilir. (2) Kalkınma Bakanlığınca gönderilen, Yılı Programının 3 er aylık dönemler halinde izlenerek bildirilmesine ilişkin yazıya istinaden 3 iş günü içerisinde, harcama birimleri ve bağlı kuruluşlarına yazı gönderilir. Yazıda; yılı programında sorumlu oldukları tedbirlere ilişkin uygulama durumlarını gösteren raporları hazırlayarak belirtilen süre içerisinde göndermeleri istenir. (3) Gelen veriler; Programda belirtilen hedeflere, önceki dönem verilerine ve gerçekleşmelere varsa teyit edilebilecek diğer veri kaynaklarına uygunluğu 5 iş günü içerisinde kontrol edilir. (4) Varsa eksik veya hatalı veriler için ilgili birim ile görüşülerek verilerin tamamlanması istenir. Verilen ilave sürede de eksiklerini tamamlamayan birimler, sıralı amirlere bildirilir. (5) Tamamlanan veriler konsolide edilerek 3 iş günü içerisinde Tedbirlere İlişkin Uygulama Raporu hazırlanır. (6) Hazırlanan Rapor 1 iş günü içerisinde, onaylanmak üzere yöneticiye sunulur. (7) Onaylanan rapor, Kalkınma Bakanlığının yazısında belirtilen usullere göre bu Bakanlığa gönderilir. MEVZUAT: Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun -Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönergenin 7. Maddesi -Yılı Programı Uygulanmasına Dair Bakanlar Kurulu Kararı 40

14 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER b.3. Hükümet Acil Eylem Planı, Orta Vadeli Program, Yıllık Programlarda Bakanlığımız Tarafından Yürütülmesi Öngörülen Faaliyetlerle İlgili Çalışmaları Raporlar Halinde Kalkınma Bakanlığı na Göndermek Yılı Programının yayınlanması Kalkınma Bakanlığından yılı programının izlenmesi için gelen yazı Bakanlığımızı ilgilendiren tedbir maddelerinin hangilerinin birimleri/bağlı kurulumları ilgilendirdiği tespit edilir. Harcama birimleri ve bağlı kuruluşlarına yazı gönderilir. Gelen verilerin uygunluğu kontrol edilerek varsa eksik/hatalı verilerin düzeltilmesi için birimlerle görüşülür. Tamamlanan veriler konsolide edilir. Tedbirlere İlişkin Uygulama Raporu Rapor, Yöneticinin onayına sunulur. Onaylanan rapor, Kalkınma Bakanlığının yazısında belirtilen usullere göre bu Bakanlığa gönderilir. 41

15 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): FAALİYET RAPORLAMA HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: b.4 SÜREÇ KODU: SP.006 İŞ SÜRECİ: Haberleşme Kodları İşlemleri (İdari Birim Kimlik Kodu) (1) Bakanlığımız Merkez ve Taşra Birimlerimize yeni birim eklenmesi, güncellenmesi veya kaldırılması durumlarında, tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 2011/1 sayılı Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Hakkındaki Genelge ye istinaden Haberleşme Kodu (İdari Birim Kimlik Kodu) verilmesi/gerekli değişikliklerin yapılması konusunda ilgili birim tarafından gelen yazı Başkanlıkça belirlenen Kodlama Standartları doğrultusunda 3 iş günü içerinde incelenir. (2) İnceleme sonucunda, varsa eksikliklerin tamamlanması için belirlenen süreyi takip eden 2 iş günü içerisinde ilgili birim ile görüşülür. (3) Eksikliklerin tamamlanması sonucunda; Başbakanlığın Kodlama Standartlarına göre 3 iş günü içerisinde Başbakanlık Elektronik Uygulamalar Merkezi Web sayfasından (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Sistemine (DTVT)) onaylanmak üzere girişi yapılır. (4) Girilen veriler Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından onaylandıktan sonra sistem üzerinden oluşturulan kod, ilgili birime yazı ile 2 iş günü içerisinde gönderilir. MEVZUAT: -2011/1 Sayılı Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Hakkındaki Genelgesi 42

16 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER b.4. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak Haberleşme Kodu (İdari Birim Kimlik Kodu) işlemleri için ilgili birim tarafından gelen yazı Gelen yazı Başkanlıkça belirlenen Kodlama Standartları doğrultusunda incelenir. Varsa eksikliklerin tamamlanması için ilgili birim ile görüşülür. Başkanlıkça belirlenen Kodlama Standartlarına göre Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Sistemine (DTVT) onaylanmak üzere girişi yapılır. Girilen verilerin Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından onaylanmasından sonra sistem üzerinde kod oluşturulur. İlgili birim için oluşturulmuş kod Oluşturulan kod, ilgili birime yazı ile gönderilir. 43

17 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): FAALİYET RAPORLAMA HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: b.4 SÜREÇ KODU: SP.007 İŞ SÜRECİ: Hizmet Envanteri İşlemlerinin Koordinasyonu (1) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığından gelen yazı doğrultusunda, Bakanlık ana hizmet birimlerinden, Daire Başkanlığı düzeyinde Veri Giriş Görevlilerini belirleyerek 2 iş günü içerisinde yazı ile bildirilmesi istenir. İlk bildirim yapılmasından sonra takip eden her yılın Ocak ayı içerisinde bu isimlerde bir değişiklik olup olmadığının bildirilmesi istenir. Yazıda, isimlerin bildirileceği son tarih ile gerek görülen diğer hususlara da yer verilir. (2) Belirlenen personele, Başbakanlık Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi ile ilgili eğitimin düzenlenmesi koordine edilir. (3) Eğitim alan personelin birim faaliyetlerine ilişkin ana hizmetlere ait verilerini Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığınca yayınlanan kılavuz doğrultusunda Başbakanlık Elektronik Uygulamalar Merkezi Web sayfasından Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi (HEYS) üzerinden girmelerine ilişkin yazı; eğitimin düzenlenmesini takiben 5 iş günü içerisinde Bakanlık ana hizmet birimlerine gönderilir. (4) Birimlerce mevcut sisteme (Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi) girilen veriler, 5 iş günü içerisinde ilgili genelge doğrultusunda kontrol edilir. (5) Kontrol süresince uygun bulunan veriler sistem üzerinden onaylanarak Başbakanlığa gönderilir; uygun bulunmayanlar ise gerekçeleri belirtilerek yeniden düzenlenmesi için ilgili birime iade edilir. MEVZUAT: -Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik -2011/37 Sayılı Sağlık Bakanlığı nın Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme Çalışmaları Konulu Genelgesi 44

18 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER b.4. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığından gelen yazı Bakanlık ana hizmet birimlerinden, daire başkanlığı düzeyinde Veri Giriş Görevlilerini belirleyerek yazı ile bildirilmesi istenir. İlk bildirim yapılmasından sonra takip eden her yılın Ocak ayı içerisinde bu isimlerde bir değişiklik olup olmadığının bildirilmesi istenir Belirlenen veri giriş personeline, Başbakanlık Hizmet Envanteri Yönetim Sistemi ile ilgili eğitimin düzenlenmesi koordine edilir. Eğitim alan personelin birim faaliyetlerine ilişkin ana hizmetlere ait verilerini sistem üzerinden girmelerine ilişkin yazı, Bakanlık ana hizmet birimlerine gönderilir. Sisteme girilen veriler kontrol edilir. Kontrol süresince uygun bulunan veriler sistem üzerinden onaylanarak Başbakanlığa gönderilir; uygun bulunmayanlar ise gerekçeleri belirtilerek yeniden düzenlenmesi için ilgili birime iade edilir 45

19 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: c.1, c.5 SÜREÇ KODU: SP.008 İŞ SÜRECİ: Yönetim Bilgi Sistemlerine İlişkin Hizmetlerin Yerine Getirmesi ve Koordine Edilmesi (1) Yöneticinin talimatı üzerine Bakanlığımız Bilgi Güvenliği Politikaları ve Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğünün belirlemiş olduğu çerçeve ilkeler doğrultusunda; teknolojideki gelişmeler sonucu başkanlık ihtiyaçlarını karşılamak üzere gerekli araştırmalar yapılarak teknik rapor 3 iş günü içinde hazırlanır. (2) Başkanlığımızın yönetim bilgi sistemi ihtiyaçlarına yönelik ( bilgisayar alımı, yazılım temin edilmesi v.b.) talebiyle ilgili analiz toplantıları, ihtiyaçların yerindelik tespiti, alınacak ya da hazırlanacak ürünün gereksinimlerini içeren rapor, en geç 5 iş günü içerisinde hazırlanır. (3) Hazırlanan raporlar, 1 iş günü içerisinde yöneticiye sunulur. (4) Yapılan analizler doğrultusunda mevzuata uygun teknik şartname 5 iş günü içerisinde hazırlanarak aynı süre içerisinde ilgili birime gönderilir. MEVZUAT: -Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönergenin 7. Maddesi 46

20 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER c.1. Başkanlığın Yönetim Bilgi Sistemlerine İlişkin Hizmetleri Yerine Getirmek ve Koordine Etmek c.5. Başkanlığın görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme ve proje faaliyetlerini yürütmek, Yönetici talimatı Başkanlığımızın yönetim bilgi sistemi ihtiyaçlarına yönelik talebi Teknolojideki gelişmeler sonucu başkanlık ihtiyaçlarını karşılamak üzere gerekli araştırmalar yapılarak teknik rapor hazırlanır. Taleple ilgili analiz toplantıları, ihtiyaçların yerindelik tespiti, alınacak ya da hazırlanacak ürünün gereksinimlerini içeren rapor hazırlanır.. Teknik rapor Rapor Hazırlanan raporlar yöneticiye sunulur. Yapılan analizler doğrultusunda mevzuata uygun teknik şartname aynı süre içerisinde ilgili birime gönderilir. 47

21 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: c.2 SÜREÇ KODU: SP.009 İŞ SÜRECİ: Başkanlığın İhtiyaçlarına Yönelik İzleme ve Raporlama Sistemlerinin Geliştirilmesi (1) Başkanlık birimlerinden gelen talepler doğrultusunda mevcut izleme ve raporlama sistemleri değerlendirilerek taleplerin bu sistemler aracılığı ile karşılanıp karşılanamayacağı 5 iş günü içerisinde değerlendirilir. (2) Değerlendirmeler sonucunda işin süreci, gerekli olan fiziki ve mali kaynakları, ekipmanları ve varsa bu işle ilgili çözüm önerilerini içeren rapor aynı süre içerisinde hazırlanarak yöneticiye sunulur. (3) İhtiyaç başkanlık bünyesinde karşılanabiliyorsa, gerekli çalışmalar 2 iş günü içerisinde başlatılır. (4) Başkanlık bünyesinde karşılanamıyorsa talepte bulunan birime yazı ile bildirilir. MEVZUAT: Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönergenin 7. Maddesi 48

22 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER c.2. Başkanlığın İhtiyaçlarına Yönelik İzleme Ve Raporlama Sistemlerini Geliştirmek Başkanlık birimlerinden gelen talepler Mevcut izleme ve raporlama sistemleri değerlendirilerek taleplerin bu sistemler aracılığı ile karşılanıp karşılanamayacağı değerlendirilir. Değerlendirmeler sonucunda, gerekli olan fiziki ve mali kaynakları, ekipmanları ve varsa bu işle ilgili çözüm önerilerini içeren rapor hazırlanarak yöneticiye sunulur. Rapor İhtiyaç başkanlık bünyesinde karşılanabiliyorsa, gerekli çalışmalar başlatılır Başkanlık bünyesinde karşılanamıyorsa talepte bulunan birime yazı ile bildirilir. 49

23 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: c.3 SÜREÇ KODU: SP.010 İŞ SÜRECİ: Başkanlığın Web Sitesi ile İlgili Hizmetleri (1) İlgili birim amirince onaylanan Haber İstek Formu, 1 iş günü içerisinde teknik açıdan (Web sitesinde yayınlanan ve güncellenmesi gereken mevzuatlar, yazı ve duyuruların güncellenmesi) incelenerek yönetici onayına sunulur. (2) Onaylanan talebe istinaden, yayınlanması istenen doküman ve belgeler aynı gün içerisinde ilgili birimden talep edilir. (3) Birimlerden gelen doküman ve belgeler 2 iş günü içerisinde Başkanlık ve/veya Bakanlık web sitesinde yayınlanır. MEVZUAT: Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönergenin 7. Maddesi 50

24 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER c.3. Başkanlığın Web Sitesi Ve Bilgiye Erişim Hizmetlerini Yürütmek İlgili birim amirince onaylanan Haber İstek Formu Form teknik açıdan incelenerek yönetici onayına sunulur. Onaylanan talebe istinaden, yayınlanması istenen doküman ve belgeler ilgili birimden talep edilir. Birimlerden gelen doküman ve belgeler Başkanlık ve/veya Bakanlık web sitesinde yayınlanır. 51

25 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: c.3 SÜREÇ KODU: SP.011 İŞ SÜRECİ: Bilgiye Erişim Hizmetleri (1) Birimlerden bilgisayar, çevre malzemeleri, network ağ alt yapısı ile bağlantılarının kurulumu, bakım ve arızalarının giderilmesi yönünde gelen talepler, aynı gün içerisinde konularına ve durumun aciliyet sırasına göre değerlendirilir. (2) Değerlendirme sonucunda mevcut arızalar veya giderilemeyeceği anlaşılan talepler, 1 iş günü içerisinde tutanağa bağlanarak ilgili birime gönderilir. (3) Karşılanabileceği anlaşılan talepler için 2 iş günü içerisinde gerekli iş ve işlemler yapılır. (4) İlgili birime, tutanak veya işlemin yapıldığına dair aynı süre içerisinde bildirim yapılır. MEVZUAT: Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönergenin 7. Maddesi 52

26 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER c.3. Başkanlığın Web Sitesi Ve Bilgiye Erişim Hizmetlerini Yürütmek Birimlerden gelen talepler Gelen talepler, konularına ve aciliyet durumlarına göre değerlendirilir. Talebin karşılanamaması durumunda tutanak hazırlanır. Talebin karşılanması durumunda iş ve işlemler yapılır. Tutanak İlgili birime, tutanak veya işlemin yapıldığına dair bildirim yapılır. 53

27 BİRİM: STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI DAİRE BAŞKANLIĞI (ALT BİRİM): STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA DAİRE BAŞKANLIĞI FONKSİYON (HİZMET): YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ HİZMETLERİ YÖNERGE FONKSİYON (HİZMET) SIRA NO: c.4 SÜREÇ KODU: SP.012 İŞ SÜRECİ: Resmi Yazışmaların Standart Dosya Planına Uygunluğunun Kontrolü (1) Birimlerden yeni kod açılması, var olan kodların revize edilmesi veya dosyaların hangi kodlarla ilişkilendirileceği hususlarında yazılı veya sözlü talep gelmesi halinde, gelen talepler yürürlükte bulunan ilgili genelge çerçevesinde 5 iş günü içerisinde değerlendirilir. (2) Yapılan değerlendirme sonucunda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nce tanımlanmış mevcut kodların ihtiyacı karşılaması halinde ilgili birime; karşılamaması halinde ise Başkanlığımız görüşü de oluşturularak talebe ilişkin yazı Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne 15 iş günü içerisinde gönderilir. (3) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından onaylanarak resmi yazıyla gönderilen değişikliğe ilişkin bilgiler 5 iş günü içerisinde Bakanlığımız ve Bağlı Kuruluşlara yazı ile duyurulur ve Başkanlık web sitesinde yayınlanır. MEVZUAT: -Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşları Saklama Süreli Standart Dosya Planına ilişkin 2005/7 Sayılı Genelge -Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının Görev Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönergenin 7. Maddesi 54

28 İŞ SÜRECİ İÇİN SAĞLIK BAKANLIĞI STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞININ GÖREV ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE DE YER ALAN GÖREVLER c.4. Resmi Yazışmaların Standart Dosya Planına Uygun Kodlamalarının Yapılıp Yapılmadığının Kontrolünü Yapmak Ve Eğitimlerini Vermek Birimlerden resmi yazışma kodlarıyla ilgili talebin gelmesi Talepler ilgili mevzuat çerçevesinde incelenir. Mevcut kodlar ihtiyacı karşılaması halinde ilgili birime yazı yazılır mevcut kodlar ihtiyacı karşılamaması halinde başkanlığımız görüşü de oluşturularak ilgili birimin talebine ilişkin yazı Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından onaylanarak resmi yazıyla gönderilen değişikliğe ilişkin bilgiler Bakanlığımız ve Bağlı Kuruluşlara yazı ile duyurulur ve web sayfamızda yayınlanır. 55