ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI

Transkript

1 ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod Öngörülen Eylem veya Eylemler No Sorumlu Birim İşbirliği veya Çalışma Yapılacak grubu üyeleri Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 1 1.Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç kontrol konusunda eğitimler düzenlenmiştir İç kontrol sisteminin işleyişi konusunda Üst yöneticinin gerek gördüğü durumlarda eksikleri giderici eğitimler yapılacaktır. İç denetim-sgdb Eğitim programı Üst yöneticinin uygun bulduğu tarihlerde KOS İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Mevzuata uyularak örnek olunmaktadır Kurum yöneticilerine yönelik hizmetiçi eğitim çalışması yapılmış olup ihtiyaç halinde yeni eğitimler düzenlenecektir. Personel Daire Üst yöneticinin uygun bulduğu tarihlerde Üniversitemiz Etik Kurulu oluşturulmuş olup sürekli güncellenecektir. Üst Yönetici Üniversitemiz Etik Kurulu yönergesi hazırlanmış olup mevzuat çerçevesinde güncellenecektir. Etik Kurul Yönerge KOS Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Üniversitemizin etik kurulu oluşturulmuştur İyileştirme kapsamında Üniversitemiz Etik Kuralları mevzuata uygun olarak güncellenecektir. Etik Kurul Etik Kuralları Mevcut uygulamaya devam edilecektir. SGDB Yasada belirtilen tarihlerde KOS Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Stratejik Plan, Faaliyet Raporu, Yatırım Değerlendirme Raporu, Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu web sayfamızda yayınlanmaktadır Tüm birimlerin faaliyetleri web sayfasında yayınlanması Üst yönetici Üniversitemizin tüm faaliyetlerinde şeffaflık sağlanacak ve kamu oyu bilgilendirilmiş olacaktır. KOS İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Yasalara uygun davranılmaktadır Personel memnuniyet anketi düzenlenecektir. Anket Yılda Bir Kez Hizmet sunumunda adil, eşit davranılması için eğitim verilecektir. Etik Kurul -Personel Dai.Bşk Eğitim programı Üst yöneticinin uygun bulduğu tarihlerde KOS İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Tüm faaliyetler ilgili mevzuatlar çerçevesinde yürütülmektedir İdarenin faaliyetleri mümkün olduğunca elektronik ortamda takip edilmesi Üst Yönetici, Bilgi İşl.Dai.Bşk Web

2 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem No Kod Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği veya Çalışma Yapılacak grubu üyeleri Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 2 2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Üniversitemiz misyonu belirlenmiş ve web sayfasında yayımlanmıştır Üniversitemizin misyonunun; çalışma ofisleri, koridor, ilan panoları vs yerlere asılmış olup, benimsenmesi Üst yönetici Yazılı veriler KOS Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere Tüm birimlerin görev tanımları idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler bulunmaktadır. yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Tüm birimlerin görev tanımları yapılarak web sayfasında yayımlanmış olup sürekli güncellemeler yapılacaktır. Üst yönetici Görev tanımları KOS İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Tüm birimlerin bulunmaktadır Tüm birimlerin görev dağılım çizelgeleri oluşturularak personele tebliğ edilmiştir. Görev dağılım çizelgesi KOS İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Üniversitemizin ve birimlerin teşkilat şeması bulunmaktadır Üniversitemizin teşkilat şeması yeni oluşan birimlerde göz önüne alınarak güncellemeler yapılmıştır. Tüm birimlerimizin teşkilat şeması revize edilerek yeniden oluşturulmuştur. Genel Sekreterlik SGDB Teşkilat şeması SGDB Teşkilat şeması KOS İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin ve birimlerin organizasyon yapısı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde yeniden düzenlenmesi gerekmektedir Üniversitemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak aşağıdan yukarıya doğru, gerçekleştirilecek bir raporlama sisteminin oluşturulmasına çalışılacaktır. Üst yönetici -İç Denetim Rapor Üniversitemizin hassas görevleri tanımlanmış olup güncellemeler yapılacaktır. Üst yönetici- Harcama yetkilisi Liste KOS İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Yangın ve olaganüstü durumlarda görev alacak personeller belirlenmiş durumdadır.güvenlik birimi sorumluları mevcuttur Birim yöneticileri, birimine ait hassas görevleri belirleyecek ve bu görevlerden sorumlu personelin listesini güncel tutacaktır. Liste Hassas görevlere ilişkin prosedur personele bildirilecektir. Liste KOS Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Faaliyet raporu ve evrak yönetim sistemi ile izlenmeye çalışılmaktadır Verilen yetki çerçevesinde yapılan parafların izlenmesi için takip çizelgeleri oluşturulacaktır. Takip Çizelgesi

3 Standart Kod No KOS 3 KOS 3.1 KOS 3.2 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 3.Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut Durum İnsan kaynakları planlaması çalışması yapılmaktadır. Yeterli eğitim çalışması yapılmaktadır. Eylem Kod Öngörülen Eylem veya Eylemler No Stratejik planlamada yer verilen amaç ve hedeflerin gerçekleşmesi için Rektörlüğe bağlı birimlerin idari ve akademik personel ihtiyaçları hakkında bilgi alınacaktır. eğitim merkezi kurulmuş olup ihtiyaç duyulan konularda eğitim verilecektir. Sorumlu Birim İşbirliği veya Çalışma Yapılacak grubu üyeleri Birim Üst yönetici- Per.Dai.Bşk Eğitim Merkezi Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Rapor Yılda bir kez Eğitim programı İhtiyaç durumunda Açıklama KOS Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Atamalarda uygun personel seçimine özen gösterilmektedir Kabul görmüş mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkıda bulunacak uygun personellerin istihdamı Kuruma bağlı birimlerin bu alana yönelik çalışmaları Personel Daire na bildirilecektir. Rektörlük Uygun personel ile hizmetler sunulacaktır. KOS Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. İdari personel KPSS ile alınmakta ve görevde yükselme sınavı yapılmaktadır.akademik personel alımında atanma kriterleri uygulanmaktadır Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği" çerçevesinde yapılmaktadır. Rektörlük Kriterlerin gözden geçirilmesi KOS 3.5 KOS Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Görevde yükselme sınavı öncesi eğitim düzenlenmektedir Üst düzey yöneticilerin eğitimi seminerleriyle üst düzey ve orta kademe yöneticilerin bilgi ve tecrübeleri artırılacak, eğiticilerin eğitimi seminerleriyle de memurları eğitecek eğiticilerin yetişmesi sağlanacak ve bu eğiticilerle gruplar halinde dönüşümlü olarak sık sık hizmetiçi eğitimler düzenlenecektir. Rektörlük - Personel Daire Personel Daire Hizmet İçi Eğtim Kriter belirlenecek KOS Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Personelin yeterliliği ve performansı bağlı bulunduğu yönetici tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecek, memnuniyet anketi düzenlenerek değerlendirme yapılacaktır Değerlendirme sonuçlarına göre Personel Daire ile iletişim kurularak, performansı yetersiz olan personellerin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınacak, personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları ve daha uygun yerde görevlendirilmeleri Performans değerlendirmelerinde emsallere göre yüksek performans gösteren personel hakkında mevzuatta yer alan ödül ve takdirnameye ilişkin hükümler işletilmek suretiyle işlem tesis edilecektir. Personel Daire Hizmet İçi Eğtim Her Yıl Rektörlük Ödül kriterleri Personel istihdamı mevzuata uygun olarak karşılanmakta olup, ihtiyaç duyulan kadrolar, eğitim durumu, mesleki tercübe kriterleri dikkate alınarak gerçekleştirilecektir. Rektörlük Personel Daire Liste () KOS Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük Uygun araçlar ile personele hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli duyurulmaktadır. hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği " yönetmeliğine göre sınavlar açılacak, personelin yetişmesi sağlanacak, ayrıca personelin eğitim durumu ve işgal ettiği kadro pozizyonuna göre deneyimli, etkin, performansı yüksek mekanizmalardan hizmetiçi eğitimler alınması sağlanarak, mevcut insan gücünün performansı artırılacaktır. Rektörlük Personel Daire Eğitim programı ()

4 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem No Kod Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim İşbirliği veya Çalışma Yapılacak grubu üyeleri Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 4 4- Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır İş akış şemaları hazırlanmış olup sürekli güncellenecektir. SGDB İş akış şemaları KOS İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır ve 2547 sayılı yasalara göre iş akış süreçleri belirlenmiş ve uygulanmaktadır Birimlerin iş akış şemalarına göre görev dağılımı yazılı ve ayrıntılı olarak yapılmış, her işin sorumlusu ve yetkilisi açıkça belirlenmiştir. Görev dağılım belgeleri sürekli güncel tutulacaktır. İş akış şemaları ve ayrıntılı görev dağılım belgeleri. KOS Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Harcama yetkilileri mevzuata uygun olarak belirlenmiştir.gerçekleştirme görevlileri ise yapılan işleme göre değişkenlik göstermektedir Birim gerçekleştirme görevlilerinin hangi işlemlerde kimler olacağı Birim amirlerince açıkça belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. Görevlendirme yazısı. Her Yıl KOS Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Hiyerarşik yapı içinde devredilmektedir İmza, onay yetkileri personelin unvan, bilgi, deneyim ve yeteneğine göre belirlenecektir. Üst yönetici Yönerge KOS Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mevcut mevzuat hükümlerine göre yapılmaktadır Yetki, kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması Üst yönetici Onay KOS Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli,yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Hiyerarşik olarak kontrol sağlanmaktadır Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. Onay

5 ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Sorumlu Birim veya Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS5 RDS 5.1 RDS 5.2 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, Üniversitemiz performanslarını ölçmek, izlemek ve dönemi Stratejik Planı değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanmış olup stratejik plan hazırlamalı ve Üniversitemizin Üniversitemiz Web stratejik amaç ve hedeflerine ulaşılmasını sayfasında yayınlanmıştır. engelleyebilecek hususların periyodik aralıklarla gözden geçirilmesi sağlanmalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve Üniversitemiz performans projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, programları performans hedef ve göstergelerini içeren hazırlanmaktadır. performans programı hazırlamalıdır. RDSEK yılı Stratejik Planı hazırlanacaktır. SPK-SGDB Stratejik plan RDSEK5.2.1 Üniversitemizin stratejik amaçlarına ulaşılmasını sağlamak için; hedefler, göstergeler ve bunlara ulaşmak için gereken kaynakları içeren yıllık performans programları hazırlanmaktadır. Üst yönetici-sgdb Performans programı Yasal sürelerde Yasal sürelerde RDS 5.3 Bütçemiz stratejik plan ve İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programına performans programlarına uygun olarak uygun olarak hazırlamalıdır. hazırlanacaktır. RDSEK5.3.1 Birimler tarafından hazırlanan birim performans programları Strateji Geliştirme tarafından konsolide edilerek idare performans programı oluşturulacak ve üst yöneticiye iletilecektir. Üst yönetici-sgdb Bütçe Yasal sürelerde RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik Uygunluk sağlanmaya plan ve performans programıyla belirlenen amaç çalışılmaktadır. ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Üniversitemiz faaliyetlerinin ilgili mevzuata, stratejik plan ve performans programlarına RDSEK5.4.1 uygunluğunu değerlendirmeye yönelik birim SGDB Rapor yöneticileri ile değerlendirme toplantıları düzenlenecektir. RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin Birim stratejik planda yer hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve alan hedefler. personeline duyurmalıdır. RDSEK5.5.1 Birim yöneticileri, birim performans hedeflerini stratejik plan ve idare performans kapsamında değerlendirecek, kendi birim performans hedeflerini personeline duyurarak bilgilendirecek ve benimsemelerini sağlayacaktır. Personel çalışmalarını birim performans hedeflerine göre yapacaktır. RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Üniversitemiz Stratejik planı, hazırlama rehberine göre hazırlanmıştır. RDSEK5.6.1 Üniversitemiz birimlerince birim ve idare hedefleri stratejik plana uygun olarak; spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak şekilde süreçler belirlenecektir. Süreç çizelgesi

6 RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Mevcut durumda çalışma yapılmamıştır. RDSEK RDSEK Üniversitemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin gerekli sayıda kişiden oluşacak Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu oluşturulacaktır. Risk Belirleme ve Değerlendirme komisyonu gerekli izleme ve değerlendirme çalışmalarını bir rapor haline getirerek üst yöneticiye sunacaktır. Üst yönetici Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu Komisyon oluşumu Rapor RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Mevcut durumda çalışma yapılmamıştır. RDSEK Üniversitemiz birimlerinde oluşturulan Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları dikkate alınarak yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir. Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu Rapor RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Mevcut durumda çalışma yapılmamıştır. RDSEK Yapılan Risk Analiz çalışmaları sonucunda risk belirleme komisyonunca, belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu eylem planı

7 ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 3- KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart Eylem Kod Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Kod No No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden Yürürlükte geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, bulunan yasalar karşılaştırma, onaylama, raporlama, çerçevesinde koordinasyon, doğrulama, analiz etme, uygulanmaktadır. yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Üniversitenin her birimi, kendi alanına giren her bir faaliyet alanı ve KFSEK risklerle ilgili düzenli gözden geçirme, örnekleme yöntemiyle kontrol, Üst yöneticikarşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, teyit etme (doğrulama), - Denetim SGDB - İç Talimat gözetim, inceleme ve izleme gibi denetim yöntemleriyle faaliyetleri yönlendirmeye, riskleri saptamaya ve olumsuzlukları önlemeye yönelik iç kontrol mekanizmalarını oluşturup, uygulamasını sağlayacaktır. KFS 7.2 Mevcut yasal Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi mevzuat kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası çerçevesinde kontrolleri de kapsamalıdır. yapılmaktadır. KFSEK Üniversitemiz birimlerinin hiyerarşik yapısında sorumluluk ve yetki devri çerçevesinde gerekli hallerde iş akış şemasına göre iş akış süreçlerinin işlem öncesi süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri görevliler ve yetkililer tarafından sağlanmaktadır. Üst yönetici - SGDB - İç İş akış Şemaları Denetim sürekli KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel Taşınır kayıt kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını otomasyon sistemi KFSEK kapsamalıdır. kullanılmaktadır. Kullanılmakta olan taşınır kayıt otomasyon programı ile sağlanmaktadır. Üst yönetici- SGDB - İç Denetim Rapor üç ayda bir KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Bu konuda herhangi bir çalışma yapılmamıştır. KFSEK Üniversite birimlerinde iç denetimle ilgili yapılacak iç kontrol faaliyetleri için önceden belirlenen kontrol yöntemleri maliyetinin yapılacak olan Üst yöneticikontrolden sağlanacak faydayı geçmemesi için gerekli önlemleri alarak maliyet-fayda analizleri yapmak suretiyle iç kontrol faaliyetlerinin etkin, etkili, ekonomik ve verimli olarak uygulanması Analiz raporu çalışma sürekli

8 KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Mevcut yasalar uygulanmaktadır. KFSEK Üniversite bünyesinde yeralan birimlerin idareleri tarafından yürütülen faaliyetlerle ilgili mali kararlara ve yürüttükleri mali konularda yetki devri, görevlendirme, iş akış süreçlerinde yetkili olanları belirleme işlemlerine ilişkin olarak mali mevzuata uygun bir biçimde izlenecek prosedürleri yazılı duruma getirip, uygulamaya koyacaktır. Üst yönetici- SGDB - İç Denetim İş akış şemalarıprosedürler KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. KFSEK Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dökümanlar faaliyet veya Üst yöneticimali işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları SGDB kapsayacak şekilde düzenlenmesine yönelik analizler yapılacaktır. - İç Denetim prosedürler KFSEK Analiz sonuçlarına göre ilgili prosedürler ve dökümanlar revize edilecektir. Üst yönetici prosedürler KFS 8.3 KFS9 KFS 9.1 KFS 9.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, Mevcut durumda kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tüm mevzuat web tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. sayfamızda yayınlanmaktadır. Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve Uygulanmaktadır. kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrığı ilkesinin tam olarak Detaylı bir çalışma uygulanamadığı idarelerin yöneticileri yapılmamıştır. risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. KFSEK Birimler, belirlenen prosedürler ve ilgili dökümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliğini sağlamak üzere güncel ve ihtiyacı Üst yöneticisağlamak için alt yapıyı oluşturacak yazılı ve görsel mekanizmalarla SGDB ulaştırılacaktır. KFSEK Hizmetiçi eğitimler verilecektir. Hizmet İçi Eğitim KFSEK İş akış şemalarında otokontrol sistemi kurulacaktır. Üst yönetici- SGDB - İç Denetim - İç Denetim prosedürler dökümanlar İhtiyaç olması durumunda İş akış şemalarıprosedürler KFSEK Risk analizleri yapılarak görevlendirmeler gözden geçirilecektir. Rapor KFSEK Personelin verimliliğini ve bilgi düzeyini artıracak eğitimler verilecektir. Hizmet İçi Eğitim ve İhtiyaç olması durumunda

9 KFS10 KFS 10.1 KFS 10.2 KFS11 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Uygulama yapılmaktadır. İç ve dış denetim raporları değerlendirilmektedir. KFSEK KFSEK Dönemsel olarak yöneticiler rapor hazırlayacaktır. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol ederek tespit ettiği olumsuzlukları söz konusu personele bildirmesi Rapor Çizelge KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi Rotasyon sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat yapılarak değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KFSEK KFSEK Birimler, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda; faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak tedbirleri alacaktır. Birimlere, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri yapılacaktır. Görev çizelgesi Eğitim programı dağılım İhtiyaç olması durumunda KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Mevzuat çerçevesinde yapılmaktadır. KFSEK İdaremizde yürütülen görevlere asaleten atama koşulları bulunmayan durumlarda, personel mevzuatlarında belirtilen koşullara haiz olanlar arasından usulüne uygun olarak personel görevlendirilecektir. Personel Dairesi Görevlendirmeler İhtiyaç olması durumunda KFS 11.3 KFS12 KFS 12.1 KFS 12.2 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de Kısmen içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu uygulanmaktadır. görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı Kısmen olarak belirlenmeli ve uygulanmaktadır. uygulanmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit nca edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak yapılmaktadır. mekanizmalar oluşturulmalıdır. KFSEK KFSEK KFSEK Birimler, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önem derecesine göre gerekli belgeleride içerecek şekilde görevi ile ilgili rapor hazırlatıp, yerine görevlendirilen personele teslimi sağlanmış olacaktır. Üniversite içerisinde gerekli olan sürekli ve güvenilir bir bilgi sistemini kurmak amacıyla gerekli iş akış modülünü oluşturarak sistemde sürekli ve güvenilir bir biçimde bilgi ve veri akışını sağlayacak kontrol mekanizmalarının nelerden oluştuğunu yazılı olarak saptanarak uygulanacaktır. Birimler tarafından, hata ve usulsüzlüklerin tespit edilmesi, önlenmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturacak, bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile erişim konusunda hiyerarşik yetkilendirmeler yapılacaktır. Rapor Rapor Talimat KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. nca yapılmaktadır. KFSEK İdarenin, çıkarılacak olan bilgi sistemleri raporu doğrultusunda bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmaların geliştirilmesi için, çalışma programı oluşturulacaktır. Rapor

10 ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 4- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanm a Tarihi Açıklama BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Üniversitemiz yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemine sahiptir güncellenebilir etkili, kapsamlı bir bilgi ve iletişim sistemi kurulmuştur. Web Sayfası BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, Yöneticiler ve personel, görevlerini görevlerini yerine getirebilmeleri yerine getirebilmeleri için gerekli ve için gerekli ve yeterli bilgiye yeterli bilgiye zamanında zamanında ulaşabilmelidir. ulaşabilmektedir. Üniversitemiz personelinin gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşmalarını sağlayacak web sayfası sürekli güncellenmektedir. Birim web sayfaları BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir şekildedir Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olabilmesi için otomasyon sistemi geliştirilecektir. Karar alma süreç mekanizmaları daha hızlı ve güvenilir bir ortamda yapılmış olacaktır Döküman yönetim sistemi ve bilgi işlem üzerindeki kontrollerin sürekli yapılması İdari ve Mali İşler Dare

11 BİS 13.4 BİS 13.5 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmektedir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri duyduğu gerekli bilgileri ve raporları ve raporları üretebilecek ve analiz üretebilecek ve analiz yapma imkanı yapma imkanı sunacak şekilde sunacak şekilde tasarlanmaktadır. tasarlanmalıdır. Yazılımlar geliştirilecektir. Yetkili kişiler belirlenecektir. Kurum içi bilgi sistemi ve bilgi akışının aktif olması Yönetim bilgi sistemi geliştirilecektir.yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanına sahip olarak tasarlanmış olan mevcut sistemimiz geliştirilerek güncelleştirmelerin yapılmasına devam edilecektir. Kaynakların etkin kullanımı sağlanarak yöneticiler ve ilgili personelin performans programı ve bütçenin uygulanması ile ilgili bilgilere zamanında erişilmesi Yönetim bilgi sisteminin yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanması kurumsal anlayışın yerleşmesine, kurum politikalarının etkili ve etkin kullanılmasını sağlamış olacaktır BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmektedir Yöneticiler birim içi ve birimler arası yapılan toplantılarla beklentilerini personele bildirecektir. Beklentilerin personele bildirilmesinde elektronik ortam, yazılı, görsel ve işitsel araçlar kullanılacaktır. Hizmet sunum kalitesi artmış olarak kurum kimliği güçlenmiş olacaktır. Beklentilerin personele bildirilmesinde elektronik ortam, yazılı, görsel ve işitsel araçlar kullanılmış olacaktır. Yılda bir defa BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi sistemi personelin değerlendirme, personelin değerlendirme, öneri ve öneri ve sorunlarını sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. iletebilmelerini sağlamalıdır Üniversitemiz personelinin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamak amacıyla mevcut sistem geliştirilecektir. Personelin etkileşimli ve bütünleşik katılımının sağlanacağı yöntemler geliştirilecektir. İdarenin yatay ve dikey iletişim sisteminin personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlayacak şekilde gerçekleştirilmesi personelin motivasyonun artmasını sağlayacaktır

12 BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını açıklamalıdır. kamuoyuna Üniversitemizde yıllık yayımlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporları, belirli dönemleri kapsayan stratejik planları ile yıllık performans programları Üniversitemiz web sayfasında yayımlanarak kamuoyu bilgilendirilmektedir Üniversitemiz web sayfasında yayımlanan duyurularla Kamuoyu bilgilendirilmeye devam edilecektir. BİDB-Basın Bilgilendirme BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık Üniversitemiz, bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin ilişkin beklentiler ve hedefler ile beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini faaliyetlerini kamuoyuna kamuoyuna açıklamaktadır. açıklamalıdır. Üniversitemiz, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefleri ile faaliyetlerini e ve kamuoyuna güncel olarak yayımlamaya devam edecektir. Üst yönetici- SGDB Bilgilendirme BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler İdare Faaliyet Raporunda gösterilmekte ve duyurulmaktadır Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilecek kamuoyu web sayfası aracılığıyla bilgilendirilmeye devam edilecektir. Üst yönetici- SGDB İdare Faaliyet Raporu BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmekte, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmektedir Üniversitemiz personel ve birimleri görevleri ve faaliyet alanları hakkında hizmet içi eğitim, birim içi ve birimler arası yapılan toplantı ve elektronik ortamda yapılan yazışma sistemimiz aracılığıyla bilgilendirilerek hazırlaması gereken raporlar hakkında yönlendirilecektir. Üst yönetici Prosedürler

13 BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik elektronik ortamdakiler dahil, ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak gelen ve giden evrak ile idare içi ile idare içi haberleşmeyi kapsamaktadır. haberleşmeyi kapsamalıdır Üniversitemiz idare içi haberleşmenin daha etkin ve verimli yapılabilmesi amacıyla kayıt ve dosyalama sistemimiz sürekli gözden geçirilerek güncelleştirilmeler yapılacaktır. BİDB Kayıt ve dosyalama sistemi otomasyon ortamında geliştirilmiş olacak. İdare içi haberleşme daha etkin sağlanmış olacak. Kayıtların kontrolü daha kolay yapılmış olacaktır. BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemimiz kapsamlı, güncel, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir şeklinde tasarlanmıştır Kayıt ve dosyalama sistemi ile ilgili otomasyon güncel tutularak yönetici ve personelin kayıt ve dosyalama sistemine daha hızlı ulaşılması Kayıt ve dosyalama sistemi ile ilgili otomasyon güncel tutularak yönetici ve personelin kayıt ve dosyalama sistemine daha hızlı ulaşılması sağlanmış olacaktır. BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, Kayıt ve dosyalama sistemimiz, kişisel kişisel verilerin güvenliğini ve verilerin güvenliğini ve korunmasını korunmasını sağlamalıdır. sağlamaktadır Kişisel verilerin güvenliği ve korunmasının sağlanabilmesi amacıyla kayıt ve dosyalama sistemimizde güncelleştirmeler yapılarak Döküman Yönetim Sistemi güvenliğinin artırılmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır. BİDB-İMİD Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamış olacaktır. BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş belirlenmiş standartlara uygun standartlara uygundur. olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi ile ilgili gelişmeler yakından takip edilerek belirlenmiş standartlara uyum daha kolay BİDB Kayıt ve dosyalama sisteminin belirlenmiş standartlar doğrultusunda yapılması sağlanmış olacaktır.

14 BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun kaydedilmekte standartlara uygun bir bir şekilde sınıflandırılmalı ve şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv arşiv sistemine uygun olarak sistemine uygun olarak muhafaza muhafaza edilmelidir. edilmektedir Gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve arşiv sistemine uygun olarak korunabilmesi amacıyla belirli dönemlerde hizmet içi eğitim verilerek personel bilgilendirilecek ve istenilen belgelere en kısa sürede ulaşılmasını sağlayacak yazışma sistemimizin geliştirilmesi İMİD hizmet içi eğitim ihtiyaç halinde Elektronik ortamda belirlenmiş standartlara uygun oluşturulan Arşiv ve Döküman Yönetim Sistemimiz geliştirilecektir. İMİD BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve sınıflandırılması, korunması ve erişimini erişimini de kapsayan, belirlenmiş de kapsayan, belirlenmiş standartlara standartlara uygun arşiv ve uygun arşiv ve dokümantasyon dokümantasyon sistemi sistemimiz mevcuttur. oluşturulmalıdır İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişiminin etkin ve verimli yapılmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır. Üst Yönetici- BİDB Elektronik Belge Yönetim Sistemi

15 BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli bildirim yöntemleri belirlenmekte ve ve duyurulmalıdır. duyurulmaktadır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimi ile ilgili prosedürler hazırlanarak ilgililere duyurulması Üst Yönetici- İç Denetim Prosedürler BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve usulsüzlük ve yolsuzluklar yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadır. yapmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadır. Üst Yönetici Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlükler ve yolsuzluklar hakkında inceleme mekanizmasını geliştireceklerdir. BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren bildiren personele haksız ve personele, haksız ve ayırımcı bir ayrımcı bir muamele muamele yapılmamaktadır. yapılmamalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmasının önlenmesine yönelik gerekli tedbirlerin yönetici tarafından alınması Üst Yönetici Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmasının önlenmesine yönelik gerekli tedbirlerin alınmasına devam edilecektir.

16 ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 5- İZLEME STANDARTLARI Standart Kod No İS17 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama İS 17.1 İS 17.2 İç kontrol sistemi, Rektör Yardımcısı nda kurulan İç İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir Kontrol İzleme değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte ve kullanılarak değerlendirilmelidir. Yönlendirme Kurulu tarafından değerlendirilm ektedir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İSEK İSEK İSEK İSEK İç Kontrol sistemi; iç ve dış denetim raporları, Mali Hizmetler Biriminin bilgilendirmeleri ve diğer izlenimler doğrultusunda İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından değerlendirilecektir.. Üniversitemiz Rektör Yardımcısı nda İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. Bu kurulun etkin çalışması İç Denetim birimi belli bir proğram dahilinde bütün birimleri denetleyecektir. İç Kontrolün eksik yönleri,iç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından değerlendirilerek eksik yönleri belirlenecek, gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler oluşturulacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Üst Yönetici İç Denetçiler, Mali Hizmetler Birimi ve harcama yetkilileri. Değerlendirme ve yönlendirme İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İç Denetçiler İç Denetim raporu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve SGDB Değerlendirme ve yönlendirme Bu konuda İç kontrolün sisteminin değerlendirilmesinde İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin Katılımcılık İS 17.3 çalışma İSEK birim yöneticilerinin Üst Yönetici katılımı sağlanmalıdır. sağlanmış olacaktır. yapılmamıştır. katılımı

17 İS 17.4 İS 17.5 İS18 İS 18.1 İS 18.2 İç ve dış İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin denetim görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile raporları iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate dikkate alınmalıdır. alınmaktadır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. Uygulamanın yeni olması nedeniyle ilk Eylem Planı hazırlanmıştır. İç denetimler yeni başlatılmış olup, standartlar uygulanmaya çalışılmaktadır İç denetim sonucunda idare tarafından alınması İç denetimler yeni başlatılmış olup, denetim gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı sonuçlarına hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. göre eylem planı hazırlanmakta dır. İSEK İSEK İSEK Yapılacak toplantılarda birim yöneticilerin görüşlerinin alınması Web sayfasında oluşturulan öneri ve şikayet kutusuna iletilen talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen denetim raporları dikkate alınarak iç kontrol değerlendirilecektir. Yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. İSEK Söz konusu önlemler için eylem planı oluşturulmuş olup,uygulanması İç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde hazırlanan plan ve programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülecektir. Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken işlemler,denetim yapan iç denetçi ile denetlenen birim yetkilileri tarafından hazırlanacak eylem planına göre yürütülecek ve sonuçları ilgili iç denetçi tarafından takip edilecektir. Üst Yönetici, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu İç Denetim Rapor Eylem planı Plan, program İç Denetçiler Eylem planı