İlk Yayın Tarihi HASSAS GÖREV RAPORU. Revizyon Tarihi Eğitim Fakültesi Dekanlığı

Transkript

1 T.C. Doküman No Hg.Form.1 AMASYA ÜNİVERSİTESİ İlk Yayın Tarihi HASSAS GÖREV RAPORU Revizyon Tarihi Eğitim Fakültesi Dekanlığı Revizyon No Standart 2: Misyon, 2.6. İdare yöneticileri faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele organizasyon yapısı ve duyurmalıdır görevler Hassas görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmesi ve hassas görevler için görev tanımlarının hazırlanması. Hassas Görev (Tanım) Kurum/organizasyonların hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kurum imajını sarsacak, itibar kaybına sebep olacak iş ve işlemlere, bunun yanında hizmet ve faaliyetleri etkinlik, ekonomiklik ve verimlilik bakımından olumsuz yönde etkileyecek görevlere hassas görev denir. Bölümü/ Birimi: Dekan yardımcısı Dekanın bulunmadığı zamanlarda yerine Kurulların ve idari işlerin Görevini zamanında yerine getirmek, kurullara başkanlık vekalet etmek, Fakülte Kurulu, Fakülte aksaması ile oluşabilecek hak etmek. Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık kayıpları etmek. Muhasebe, taşınır ve teknik hizmetlerin İş akış ve işlemlerin İş akışlarının zamanında yerine getirilmesi ve eksiklerin denetimini yapmak hızlanması, aksamaması giderilmesi Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav Dekan Yardımcısı Eğitim kalitesinin azalması, Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde olmak, gerekli programları ile ilgili çalışmaları yapmak, haksız ders dağılımı olması gibi düzenlemeleri yapmak ve kontrol etmek hak ve adalet kayıpları Öğrencilerle ilgili her türlü iş ve işlemleri Öğrenciler arasında asayişin Bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle irtibat halinde olmak ve düzenlemek ve denetlemek bozulması, haksızlık ortamının kontrol mekanizmasını geliştirmek, çözüm yolları üretmek. doğması gibi düzensizliklerin oluşması Sayfa 1 / 4

2 Bölümü/ Birimi : Fakülte Sekreteri Olan Personel Getirilmeme Sonucu Birimlere uygun personelin görevlendirilmesi İşlerin aksaması Uygun görevlendirmelerin yapılması ve birimler arası koordinasyonun sağlanması Kanun, Yönetmelik ve diğer mevzuatların Fakülte Sekreteri Yanlış işlem sonucu Değişiklikleri takip etmek ve uygulamak takip ve uygulanması oluşabilecek hak kayıpları Bütçe çalışmaları Bütçe açığı Oluşacak harcamaların öngörülmesi Gizli yazıların hazırlanması ve takibi Güven Kaybı Gizliliğe uygun hareket etmek. Bölümü/ Birimi : Evrak Kayıt-Yazı İşleri Bürosu EBYS üzerinden gelen evrakları kaydetmek ve genel takibi yapmak Zaman, güven ve hak kaybı Takip işlemlerinin zamanında ve düzgün yapılması. EBYS üzerinden giden evrakları kaydetmek ve genel takibi yapmak İşlerin aksaması ve evrak kaybı Evrakların takibi ve zimmetlerin yapılması. Öğretim Elemanlarına ait tüm özlük işler Hak Kaybı İşlemlerin zamanında yapılması takip işlemlerinin yasal süre Evrak Kayıt-Yazı İşleri içerisinde yapılması Süreli yazıları takip etmek. Personeli İşlerin aksaması ve evrakların Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi. kaybolması Fakülte ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi Hak Kaybı aranan bilgi ve Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek. korumak ilgisiz kişiliklerin eline geçmesini belgeye ulaşılmaması önlemek.

3 Sayfa 2 / 4

4 Bölümü/ Birimi : Muhasebe Birimi Maaşların hazırlanmasında özlük hakların Hak kaybı Birimler arasında koordinasyonun sağlanması zamanında temin edilmesi. Ödeme Emri Belgesi Kamı zararına sebebiyet verme Kontrollerin doğru yapılması riski Maaş hazırlanmasında kesintilerin doğru ve Kamu ve kişi zararı, hak Birimler arasında koordinasyonun sağlanması eksiksiz yapılması kayıpları Faturaların ödenmesi Muhasebe Personeli Kamu ve Kurum zararı Birimler arası koordinasyon ve gecikme cezasına sebebiyet vermeme Akademik ve idari personelin sosyal haklarının Hak kaybı Birimler arasında koordinasyonun sağlanması hazırlanması Sosyal Güvenlik Kurumuna keseneklerin doğru Kamu zararı ve kişi zararına Birimler arasında koordinasyonun sağlanması eksiksiz ve zamanında gönderilmesi sebebiyet verme ve buna bağlı para cezası Bölümü/ Birimi : Taşınır ve Kayıt Kontrol Taşınır malların ölçerek sayarak teslim Mali kayıp menfaat sağlama, Kontrollerin doğru yapılması alınması depoya yerleştirilmesi yolsuzluk Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları Taşınır Kayıt Kontrol Kamu zararı Giriş ve çıkış işlemlerinin zamanında yapılması, belge ve tutmak, belge ve cetvelleri oluşturmak. Yetkilisi cetvellerin düzenli yapılması. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak Kamu zararı ve iş yapmama Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak. durumu Harcama biriminin malzeme ihtiyacı Kamu zararına sebebiyet Kontrollerin doğru yapılması ve ihtiyaçların buna göre planlamasına yardımcı olmak verme, itibar kaybı belirlenmesi. Sayfa 3 / 4

5 Bölümü/ Birimi : Bölüm Sekreterliği Yazışmaların zamanında yapılması İşlerin aksaması Koordinasyonun sağlanması ve işlerin zamanında yapılması Öğretim elemanlarının ek ders ücret Bölüm Sekreterliği Öğretim elemanlarının ders Kontrollerin doğru yapılıp işin zamanında teslimi. formlarının zamanında telim alınıp Personeli ücretini zamanında muhasebeye verilmesi alamaması. Bölüm Başkanlıklarına ait resmi bilgi ve Kamu zararı Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek. belgelerin muhafazası ve arşivlenmesi. Ders görevlendirme, haftalık ders programı ve Programların eksik ve yanlış Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek. sınav programının zamanında yapılmasına hazırlanması yardımcı olmak Sayfa 4 / 4