İLK KAYIT İŞLEMLERİ DAİRE BAŞKANI ŞEF FAKÜLTE TEMSİLCİSİ MALİ İŞLER BİRİMİ ÖĞRENCİ

Transkript

1 İLK KAYIT İŞLEMLERİ DAİRE BAŞKANI ŞEF FAKÜLTE TEMSİLCİSİ MALİ İŞLER BİRİMİ ÖĞRENCİ Kayıt organizasyonu Görevlendirmelerin yapılması Kayıt evraklarının kontrol edilmesi Kayda gelecek öğrencilerin öğrenci masalarının OBS 'de kayıt işleminin gerçekleştirilmesi Öğrencilerin interaktif kayıt bilgilendirme masasına yönlendirilmesi Kayıt masalarında hazır bulunması İLK KAYIT İŞLEMLERİ a) Daire Başkanının ilgili şefler ile birlikte kayıt organizasyonunu gerçekleştirmesi b) Fakülte temsilceleri bürosundaki kayıt ve günlük iş akışının devamını sağlamak üzere görevlendirmelerin yapılması c) Kayıtlarla ilgili organizasyonun yapılması ve kayıtta görevli arkadaşlara bilgi verilmesi d) Randevu saati verilen Öğrencilerin masalarının ayarlanması e) Evraklarının kontrol edilmesi f) Evrakları tamam olan öğrencinin ilk kayıt hakkı kazandı durumunun aktif olarak değiştirilmesi g) Öğrencilere İnteraktif Kayıt Bilgilendirme masasına yönlendirilmesi

2 DGS İLE YERLEŞEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ ÖSYM FİRMA ŞEF FAKÜLTE TEMSİLCİSİ ÖĞRENCİ Yerleştirme datalarının web servisinde yayınlanması Sonuçların OBS sistemine aktarılması Öğrencilerin bilgilendirilmesi web sayfasından ilan Belgeler ile kayıt randevusuna zamanında gelinmesi Öğrencilerin kayıtlarının yapılması İntibak işlemleri için evrakların ilgili birimlere gönderilmesi Ders kayıtlarının yapılması ve muafiyet işlemlerinin OBS'ye işlenmesi DGS İLE YERLEŞEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ a) ÖSYM tarafından yayınlanan yerleştirme sonuçlarının alınması b) Alınan sonuçların firma tarafından OBS sistemine aktarılması c) Yeni kayıt yaptıracak öğrencilere gerekli evraklar ve randevu saati ile ilgili bilgi web sayfasından duyurulması öğrencilerin bilgilendirilmesi d) Kayıt günü gelen öğrencilerin kayıtlarının yapılması ve bilgilerinin Öğrenci Bilgi Sistemine işlenmesi e) Öğrencilerin ders içeriklerinin ve transkriplerinin ders intibaklarının yapılabilmesi ve fakülte yönetim kurulu kararı alınması için Fakülte Dekanlıklarına üst yazı ile gönderilmesi f) Ders intibakları yapılan öğrencilerin ders kayıtlarının yapılması sınıf ve muafiyet işlemlerinin öğrenci bilgi sistemine işlenmesi

3 KURUMLARARASI YATAY GEÇİŞ VE MERKEZİ YERLEŞTİRME TABAN PUANI (EK MADDE 1) İLE YERLEŞEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ YÖK YÖNETİM KURULU KOMİSYON FAKÜLTE / YÜKSEKOKUL ŞEF FAKÜLTE TEMSİLCİSİ ÖĞRENCİ Yatay geçiş kontenjanlarının ilanı Birimlere kontenjan talepleri sorulur Talepler bildirilir Değişikliklerin YÖK'na bildirilmesi Değişikliklerin web sayfasından yayınlanması Başvuru ilanının web sayfasından yayınlanması Başvuruların alınması Yönetim Kurulu Kararının alnıması Değerlendirmelerin yapılması ve Yönetim Kuruluna sunulması İncelenen başvuruların komisyona sunulması Kayıt ilanı web sayfasından yayınlanır Kayıt tarihinde hazır bulunulması Kayıt işlemlerinin yapılması İlgili birimlere intibak işlemleri için yazı yazılması Ders kayıtları ve muafiyet işlemlerinin yapılması YATAY GEÇİŞ İLE YERLEŞEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ a) YÖK tarafından yatay geçiş kontenjanlarının ilan edilmesi b) Fakülte/Yüksekokullara yatay geçiş, ek kontenjan, yurt dışı ve kurum içi kontenjanlarının web sayfamızda ilan edilmek üzere birimlerden istenmesi c) Değişikliklerin YÖK na bildirilmesi d) Fakülte/Yüksekokulların yatay geçiş kontenjan, koşullar ve başvuru tarihlerinin web sayfasında ilan edilmesi e) Başvuruların alınarak incelenmesi ve yatay geçiş komisyonuna sunulması f) Üniversite Yönetim Kurulu Kararı ile kabul edilen öğrenci listesi, başvuruda istenen belgeler ve kayıt tarihlerinin web sayfasından duyurulması g) Kayıt günü öğrencilerin kayıtlarının yapılması ve bilgilerinin Öğrenci Bilgi Sistemine işlenmesi h) Öğrencilerin ders içeriklerinin ve transkriptlerinin ders intibaklarının yapılabilmesi ve Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınması için ilgili birimlere üst yazı ile gönderilmesi i) Ders intibakları yapılan öğrencilerin ders kayıtlarının yapılması sınıf ve muafiyet işlemlerinin öğrenci bilgi sistemine işlenmesi SORUMLU PERSONEL:Süleyman ALTINTAŞ (Şef V.)

4 YAZ OKULU İŞLEMLERİ YÖNETİM KURULU FAKÜLTE / YÜKSEKOKUL ŞEF FAKÜLTE TEMSİLCİSİ ÖĞRENCİ Birimlerin karar alması Birimlerden ders açma taleplerinin istenmesi Yönetim Kurulu Kararı alınması Yönetim Kurulu'na sunuş Web sayfasında ilan edilmesi Kayıtlarda hazır bulunulması Belirlenen tarihlerde kaytıların alınması Kayıt işlemlerinin tamamlanması YAZ OKULU İŞLEMLERİ a) Yaz okulunda açılacak ders açma taleplerinin birimlerden istenmesi b) Birimlerin karar alması c) Üniversite Yönetim Kuruluna sunulması ve karar alınması d) Yaz okulu açan Fakülte/Yüksekokulların Yönetim Kurulu Kararı doğrultusunda açılan derslerin bilgisi ve kayıt tarihlerinin web sayfasında ilan edilmesi e) Belirlenen tarihlerde kayıtların alınması f) Başka üniversitelerden ders alan öğrencilerin yazışmaları ilgili fakülte/yüksekokula gönderilerek öğrenciler hakkında Yönetim Kurulu kararları alınıp öğrenci bilgi sistemine notlarının işlenmesi.

5 İNTERAKTİF KAYIT İŞLEMLERİ FAKÜLTE TEMSİLCİSİ Ders planları (müfredat) hazırlanması Öğrenci Bilgi Sistemine müfredatın girilmesi ve Kontrollerin yapılması Ekle Bırak haftasından önce İnteraktif kayıt sürecince tespit edilen hataların belirlienmesi çözülmesi Ders kayıtlarının yapılması İnteraktif kayıt için test işlemlerinin yapılması Ders kayıtlarının yapılması İNTERAKTİF KAYIT İŞLEMLERİ a) İlgili bölüme ait ders planlarının hazırlanması, b) Ders planlarının Öğrenci Bilgi Sistemine girilmesi kontrollerinin yapılması, c)interaktif kayıt için test işlemlerinin yapılması, d)interaktif ders kaydının yapılması, e)ekle-bırak haftasından önce interaktif kayıtta karşılaşılan sorunlar çözülmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması f)ekle-bırak ders kayıtlarının yapılması g)interaktif kayıt sonrası kayıt durumu danışman onayı bekliyor, danışman reddetti ve danışman onayı gönderilmeyi bekleyen durumunda olan öğrencilerin durumları incelenerek ders kayıtlarının ders kayıt formu ile yapılması

6 YÖNETİM KURULU İŞLEMLERİ FAKÜLTE / YÜKSEKOKUL FAKÜLTE TEMSİLCİSİ Yönetim Kurulu Kararı alnıması Kararların OBS'ne işlenmesi Maddi hata ve mazeret sınavları hk. Yönetim Kurulu Kararı alınması OBS'de ilgili öğretim elemanlarına maddi hata ve mazeret not giriş izni verilmesi Disiplin cezası alan öğrenciler ile ilgili yazışmalar Kayıt işlemlerinin tamamlanması YÖNETİM KURULU İŞLEMLERİ a) Öğrencilerin kayıt dondurma, disiplin cezası, mazeret kaydı, kayıt silme işlemleri, mezuniyet kriterleri değişiklikleri ile sorumlu öğretim elemanı değişiklikleri vs. Fakülte Yönetim Kurulu Kararlarının ÖİBS ne işlenmesi b) Ankara Üniversitesi Ön lisans ve Lisans Eğitim- Öğretim yönetmeliğinin 22.maddesi kapsamında maddi hata ve mazeret sınavlarına yönelik Fakülte\Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararları alınması c) İlgili öğretim elemanlarına sistemde maddi hata ve mazeret not giriş izninin ÖBS ne tanımlanması d) Disiplin Cezası alan öğrencilerin ilgili kurum ve birimlere bildirmesine yönelik yazışmaların yapılması.

7 MEZUN/İLİŞİK KESME İŞLEMLERİ FAKÜLTE ÖĞRENCİ İŞLERİ DANIŞMAN BÖLÜM BAŞKANI ŞEF FAKÜLTE TEMSİLCİSİ DİPLOMA BÜROSU ÖĞRENCİ Mezuniyet bilgi formunun onaylanması Mezuniyet bilgi formunun onaylanması Mezuniyet bilgi formunun onaylanması Mezuniyet işlemlerinin başlatılması Yarıyıl sonunda olası mezun öğrencilerin listelerinin hazırlanmısı ve Fakültelere gönderilmesi Öğrencinin ÖİDB'na gelişi Öğrenci durum belgesinin kontrol edilmesi Fakülteden gelen kesin mezun listelerinin diploma basımı için diploma bürosuna gönderilmesi Diploması basılan mezunların OBS mezun duruma getirilmesi Diplomanın hazırlanması Diplomanın teslim alınması Öğrencinin ilişik kesme talep dilekçesi Öğrenci ilişik kesme belgesinin düzenlenmesi Mezuniyet/kayıt silme formunun onayı Öğrenciye diplomanın verilmesi Hazırlanan belgelerinin ilgili birime gönderilmesi MEZUN/İLİŞİK KESME İŞLEMLERİ a) Fakülte öğrenci işleri birimi, danışman, bölüm başkanı tarafından onaylanan Mezuniyet Bilgi Formları Başkanlığımıza geldikten sonra öğrencinin Mezuniyet işlemleri başlatılması b)fakülteden gelen kesin mezun listelerinin diploma basımı için diploma bürosuna gönderilmesi c) Öğrenci diplomasını almak üzere Başkanlığımıza geldiğinde ilgili Fakülte temsilcisi tarafından öğrenci durum belgesinin kontrol edilmesi d) Öğrenci Mezuniyet/Kayıt Silme Bilgileri Formunun temsilci tarafından onaylanması e) İşlemini tamamlayan öğrencinin formunun ilgili fakülte temsilcisi tarafından onaylanarak diploma bürosuna yönlendirilmesi f) Öğrencinin şahsen diploma bürosundan diplomasını teslim alması g) Kendi isteği ile ilişik kestirmek isteyen öğrenci şahsen ya da noterden vekalet verdiği kişi aracılığı ile talebini belirten bir dilekçe ile Başkanlığımıza başvurması h) İşlemini tamamlayan öğrencinin formunun sorumlu memur ya da şef tarafından onaylanarak lise diplomasını teslim almak üzere fakülte temsilcisine yönlendirilmesi ı) Öğrenci kayıt silme bilgileri Formu ve dilekçesi eklenerek Öğrencinin Fakülte/Yüksekokuluna Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu kararının alınması için gönderilmesi. SORUMLU PERSONEL:Süleyman ALTINTAŞ (Şef V.)

8 ASKERLİK İŞLEMLERİ FAKÜLTE TEMSİLCİSİ MİLLİ SAVUNMA BAKANLIĞI ÖĞRENCİ Verilerin OBS'ye işlenerek YÖKSİS sistemine gönderilmesii Aktif öğrenci ve öğrencilerin yeni kayıt yaptırması / mezun olması / ilişik kesmesi YÖKSİS sisteminden verilerin alınması Ayrıca EK-C2 belgesi isteyen öğrencilere belge düzenlenmesi ASKERLİK İŞLEMLERİ a) Aktif öğrenci veya yeni kayıt yaptıran ve her dönem sonunda mezun olan ya da ilişik kesen erkek öğrencilerin OBS sisteminden YÖKSİS sistemine aktarılması b)taleb eden öğrencilere EK-C2 belgesi düzenlenmesi

9 E-BEYAS (BELGENET) İŞLEMLERİ DAİRE BAŞKANI ŞUBE MÜDÜRÜ ŞEF FAKÜLTE TEMSİLCİSİ Gelen Yazışmaları birimlere havale eder Daire Başkanından gelen yazışmaları birimlere havale eder Şube Müdüründen gelen yazışmaları ilgili fakülte temsilcilerine havale eder Birim şefinden gelen evrak incelenerekten gerekli işlem ve yazışmaların yapılması (Kurum ve Kuruluşlardan gelen, öğrecnci dilekçeleri, Üniversiteye bağlı birimlerden v.s.) E-BEYAS İLE YERLEŞEN ÖĞRENCİLERİN İŞLEMLERİ a) Çeşitli Kurum ve Kuruluşlardan gelen yazışmaların birim şefi tarafından havale edilmesi b) Havale edilen belgelerin incelenerek gerekli işlem ve yazışmalarının yapılması