AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 T.C. AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM FAALİYET RAPORU

2 İÇİNDEKİLER SUNUŞ. 4 I- GENEL BİLGİLER... 5 A- Kuruluş ve Gelişim... 5 B- Vizyon Misyon ve Temel Değerler. 5 a- Vizyon... 5 b- Misyon.. 5 c-temel Değerler. 5 II- YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR A- Yetki B- Görev C- Sorumluluklar. 6 III- YÜRÜTÜLEN HİZMETLER A- İdarî Hizmetler.. 7 B- Teknik Hizmetler C- Okuyucu ve Bilgi Hizmetleri IV- İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER. 7 A- Fiziksel Yapı 7 B- Örgüt Yapısı... 8 C- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 8 a-yazılım ve Bilgisayarlar 8 b- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar.. 9 V- KÜTÜPHANE OTOMASYON SİSTEMİ.. 9 A- Okuyucu Hizmetleri Modülü. 10 B- Kataloglama Modülü C- Süreli Yayınlar Hizmeti 10 D- Kütüphane Kaynakları.. 10 VI- PERSONELE AİT BİLGİLER A- İdarî Personelin Eğitim Durumu. 11 B- İdarî Personelin Hizmet Süreleri 11 C- İdarî Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 11 VII- HEDEFLERİMİZ A- Kısa Vadeli 11 B- Orta Vadeli C- Uzun Vadeli VIII- STRATEJİK AMAÇ VE ÖNCELİKLER IX- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER X-KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- GüçlüYanlar. 13 2

3 B- Zayıf Yanlar 13 XI- ÖNERİ VE TEDBİRLER.. 14 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI. 15 3

4 SUNUŞ Kütüphaneler her türlü bilgiyi toplumun ihtiyaç duyan her kesimine iletme hizmetini üstlenmiş kurumlardır. Kütüphanelerin bu konumu hemen hemen her çağda hiç değişmeden süregelmektedir. Değişmeyen ve değişmeyecek bu döngü, bilginin temel kaynak olarak ele alındığı, bilgi üretiminin ve iletişiminin yaygınlaştığı, bilgi üzerine çalışanların yoğunlukta olduğu, sürekli öğrenmenin ve bilgilenmenin kaçınılmaz hale geldiği yeni ekonomik dönem olarak tanımlanan bilgi çağında daha da belirginleşmiş durumdadır. Bu süreçte kütüphanemizin hizmetlerinin daha kaliteli ve verimli olarak sürdürülebilmesi için kendine ait birim analizleri ve temel değerler çalışmalarını başlatmıştır. Çağdaş ülkelerde kütüphane ve üniversite birbirinden ayrı düşünülemeyen iki kurum olarak kabul edilir. Önceleri üniversitelerin kalbi olarak nitelendirilen kütüphaneler, günümüz bilgi toplumunda üniversitenin düşünce ile ilgili fonksiyonunu yerine getiren beyni konumuna ulaşmıştır. Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Merkez Kütüphanesi; Üniversite bünyesindeki Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulları nın akademisyen, öğrenci ve idari personelinin eğitim, öğretim, araştırma ve serbest zamanlarını değerlendirmeleri için her türlü bilgi kaynağını ve bilgi teknolojilerini toplayıp kullanıcıların hizmetine sunmak hedefiyle 1985 de kurulmuştur. Kütüphanemiz civarında basılı kitap ve adet elektronik yayın ile Sağlık Yüksekokulu Yerleşkesinin C bloğunun 2.katında hizmet vermektedir. Birimlerimizdeki tüm yayınlar satın alma ve bağış yoluyla temin edilmektedir. Ayrıca kütüphanemize şu ana kadar bağış yoluyla gelen dergilerle bir süreli yayın koleksiyonu oluşturulmuş ve süreli yayınların alfabetik düzende tasnifi yapılmıştır. Yaklaşık 245 farklı isimde süreli yayın bulunmaktadır. Yaşar BAYAR Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı 4

5 I- GENEL BİLGİLER A-Kuruluş ve Gelişim Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Merkez Kütüphanesi; Üniversite bünyesindeki Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulları nın akademisyen, öğrenci ve idarî personelinin eğitim, öğretim, araştırma ve serbest zamanlarını değerlendirmeleri için her türlü bilgi kaynağını ve bilgi teknolojilerini toplayıp kullanıcıların hizmetine sunmak hedefiyle 2007 de kurulmuştur. Kütüphanemiz tarafından, Kütüphane Yönergesi hazırlanmış, web sayfası ve Kütüphane otomasyon programı oluşturulmuştur. Koleksiyonun nicelik ve niteliksel analizi yapılarak teknik işlemlerinin sistemli şekilde başlatılması, satın alma işlemlerinin analizi ve denetimi ile koleksiyon oluşturma ve geliştirme politikasının belirlenerek netlik kazanması çalışmaları tamamlanmış olup, satın alma işlemlerinin yürütülmesi ve koleksiyonun gelişimi sağlanmıştır. B-Vizyon, Misyon ve Temel Değerler a- Vizyon Bölgesel alanda öncü, ulusal alanda referans gösterilen; çağın gerektirdiği kütüphane hizmetlerini en üst düzeyde sağlayan, bilgiye değer veren ve üstün kılan, paylaşımcı, şeffaf ve hesap verebilen, kullanıcıları ile iletişimde sürekliliği bulunan bir kütüphane olmaktır. b-misyon Üniversitemizde sürdürülen eğitim-öğretim ile bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinde gerekli olan kütüphane hizmetlerini çağdaş gelişmeler doğrultusunda çeşitli kaynak türleri ile düzenleyip, kullanıcılara sunmak ve toplumsal fayda sağlamaktır. c-temel Değerler Takım Çalışması Süreklilik Kalite Disiplinler Arası Çalışma 5

6 II. Yetki, Görev ve Sorumluluklar A-Yetki Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı; 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ile diğer ilgili Kanun, Yönetmelik vb. gibi düzenlemeler. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ile diğer ilgili Kanun, Yönetmelik vb. gibi düzenlemeler. B-Görev Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için, gerekli bütçeyi; yönetmelik, yönerge, plan ve programı hazırlamakla birlikte, konu ile ilgili olarak yeterli kadronun oluşturulması ve koordinasyonunun sağlanmasıdır. Öğretim elemanı, öğrenci ve araştırmacıların yayın, bilgi-belge isteklerini, kütüphane binasında ya da interaktif ortamda karşılamak. Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphanede kullanımını sağlamak, Kullanıcıların araştırmalarını kolaylaştırmak, Bilimsel, kültürel ve sosyal etkinliklerde bulunmak, Görev alanına giren ve kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği diğer çalışmaları yapmaktır, C-Sorumluluklar Basılı ve elektronik bilgi kaynaklarını temin etmek ve erişimini sağlamak, Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphaneye girmesi için çalışmalar yapmak, Teknik ve okuyucu hizmetlerinin standardizasyonunu sağlamak ve denetimini yapmak, Bilginin organizasyonunu sağlamak, Bilgiye hızlı ve kolay erişim için gerekli düzenlemeleri yapmak, Kullanıcıların istekleri doğrultusunda, kişi ve kurumlarla işbirliği yapmak, gerekli bilgi ve kaynaklarını sağlamak, Kurumsal veri tabanları oluşturmak, III. YÜRÜTÜLEN HİZMETLER Üniversitemiz Merkez Kütüphanesi tarafından yürütülen hizmetler, aşağıdaki şekilde yapılandırılmıştır: 6

7 A - İdari Hizmetler - Yazı İşleri, - Bütçe Hazırlanması Çalışmaları, - İhtiyaç Maddeleri, Araç-Gereç ve Malzeme Temini, - Bilgisayar ve Donanımlarının Bakımı, Takibi ve Onarımlarının Yaptırılması, - Bina Temizlik, Bakım-Onarım ve Tamirat İşleri, B - Teknik Hizmetler - Kütüphane Otomasyon Programı İle İlgili Çalışmalar, - Web Sayfası Hizmetleri, - Satın Alma İşlemleri, - Bağış İşlemleri, - Ayniyat İşlemleri, - Kataloglama ve Sınıflandırma İşlemleri, - Demirbaş Kayıt, Kitap Sırtı ve Ödünç Vermeye Yönelik İşlemler, - Sağlama ve Geliştirme Çalışmaları, - Kayıt ve Takip İşlemleri, - Okuyucu Hizmetleri, - Veri Tabanları, - Elektronik Kitaplar, - Elektronik Dergiler, - Bilgi Tarama Hizmetleri, - Ciltleme ve Onarım Servisi, C-Okuyucu ve Bilgi Hizmetleri - Okuma Salonu Kontrol ve Denetimi, - Ödünç Verme Servisi, - Belge Sağlama Hizmetleri, IV-İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER A- Fiziksel Yapı Sağlık Yüksekokulu Yerleşkesinin C bloğunda yer alan Merkez Kütüphanemizin, 85 okuyucu kapasitesine sahip olmakla birlikte, 201 m 2 lik alanda hizmet vermektedir. Kütüphanemizde öğrencilerimizin araştırma faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için toplam 4 adet bilgisayar kullanıma sunulmuştur. 7

8 B- Örgüt Yapısı Yaşar BAYAR Daire Başkanı Ersin ERASLAN Şube Müdürü Abdullah GÜMÜŞER Şube Müdürü Özlem TOK Kütüphaneci Büşra ALTUN Kütüphaneci Murat ÖZBEK Bilg. İşlt Özlem ÇELİK Memur. Bünyamin GÖKÇE Memur C- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar a- Yazılım ve Bilgisayarlar Yazılım Cinsi Yazılım ve Bilgisayarlar İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Öğrencilerin Kullanımına açık bilgisayar sayısı) (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam Masa Üstü Bilgisayar Taşınabilir Bilgisayar 1 1 8

9 b- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Projeksiyon Cinsi Slayt Makinesi Tepegöz Episkop Barkod Okuyucu Baskı Makinesi Fotokopi Makinesi Faks Fotoğraf Makinesi 1 Kameralar Televizyonlar Tarayıcılar 2 Müzik Setleri Mikroskoplar Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İdari Amaçlı Eğitim Amaçlı Araştırma (Adet) (Adet) Amaçlı (Adet) DVD ler 215 Diğer Toplam V-KÜTÜPHANE OTOMASYON SİSTEMİ Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kütüphanesinde otomasyon yazılımı olarak Yordam firmasıyla yapılan anlaşma gereği Yordam Kütüphane otomasyon sistemi kullanılmaktadır. Taşınır Mal Yönetmeliği ne gore sicil numarası verilen Kütüphane materyalleri, Taşınır Mal Yönetmeliği ilkelerine uygun kaydedilmiş olup, ödünç verme işlemleri yapılmaktadır. Kataloglama; Anglo-American Kataloglama Kuralları 2 ve Sınıflama ise; LC (Kongre Kütüphanesi) Sınıflama Sistemine göre koleksiyon düzenlenmekte ve hizmete sunulmaktadır. 9

10 A- Okuyucu Hizmetleri Modülü: Üye kayıtlarının tutulması gibi işlemleri yerine getiren, gerektiğinde çok yönlü istatistik alınabilen, yayınların ödünç verilmesi ve iade alınması, ödünç verilen yayınların iade sürelerinin uzatılması gibi işlemlerin yapıldığı bir modüldür. B- Kataloglama Modülü: Kütüphanemizdeki basılı veya elektronik her türlü materyalin katalog bilgilerinin girildiği, sınıflama ve konu başlıklarının verildiği, etiket basımı ve çıktının alınabildiği; sonuç olarak yayınların en hızlı şekilde kullanıcılarımızın kullanımına sunulmasını olanaklı kılan modüldür. C- Süreli Yayınlar Hizmeti: Kütüphanemize şu ana kadar bağış yoluyla gelen dergilerle bir süreli yayın koleksiyonu oluşturulmuştur. 245 basılı ve elektronik süreli yayın koleksiyonumuz mevcuttur. D- Kütüphane Kaynakları: Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi Kütüphanesi Koleksiyonu, basılı ve elektronik yayınlardan oluşmaktadır. Eğitim Fakültesi nden devralınan kitapların ayıklama işlemi yapıldıktan sonra koleksiyon güncel hale getirilmiştir yılında kütüphanemizde adet kitap mevcuttur. Ayrıca yurt dışı yayınları kapsayan akademik araştırmalarda kullanabilecek e-kitap bulunan veri tabanına abonelik bulunmaktadır. Birim Kütüphane Kaynakları Bölümü Kitap Elektronik Kitap Peryodik Yayın Peryodik Elektronik Yayın Toplam Tıp Fen Sosyal Diğerleri Toplam

11 Yıllar İtibariyle Kitap Artış Sayısı Kitap sayısı VI-PERSONELE AİT BİLGİLER A- İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Ortaöğretim Önlisans Lisans Y.Lisans Kişi Sayısı B- İdari Personelin Hizmet Süreleri 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl Yıl Yıl 21-Üzeri Kişi Sayısı C- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51-Üzeri Kişi Sayısı

12 VII. HEDEFLERİMİZ A-Kısa Vadeli Üniversitemize mensup olan okuyucularımızın kütüphane hizmetlerinden en üst düzeyde faydalanmasını sağlamak, Üniversitemiz kütüphanesine temin edilen kaynakların optimum düzeyde kullanımı için tanıtım, yapmak ve okuyucuyu bilgilendirmek, Otomasyon sisteminin kütüphane standartlarında hizmet sunmasını sürdürmek, yapılan çalışmalarla eğitimin kalitesini artırmak, Kullanıcıların talep ettiği yayınların sağlanması, E-Kaynaklar Koleksiyonu oluşturulması, B-Orta Vadeli Üniversitemize mensup olan okuyucularımızın kütüphane hizmetlerinden en üst düzeyde faydalanmasını sağlamak, Dış kullanıcı sayısını artırmak, Üniversitemiz kütüphanesine temin edilen kaynakların optimum düzeyde kullanımı için tanıtım yapmak ve okuyucuyu bilgilendirmek, Otomasyon sisteminin kütüphane standartlarında hizmet sunmasını sürdürmek, Yapılan çalışmalarla eğitimin kalitesini arttırmak, Danışma hizmetinin etkin şekilde verilmesini sağlamak, C-Uzun Vadeli Öncelikle ilimizde nitelikli bir araştırma kütüphanesi olmak, daha sonra ise ülke genelinde hizmet kalitemizle, başarılarımızla ve çalışmalarımızla üniversitemizin adını duyurmak, Üniversitemiz yayınlarının toplanmasını ve gelecek kuşaklar için korunmasını sağlamak. VIII- STRATEJİK AMAÇ VE ÖNCELİKLER Kütüphanemizin varlık sebebinin okuyucularımız olduğu ilkesinin bütün hizmetlerimize yön vermesini sağlamak, 12

13 Nitelik ve nicelik açılarından yeterli insan gücüne sahip olmak, Kullanıcıların ihtiyaç duyduğu basılı, elektronik ve görsel bilgi kaynaklarının, dengeli bir şekilde sağlanıp, sahip olma yerine erişim felsefesini benimseyen bir anlayışı hayata geçirmek, Çağdaş bilgi teknolojileri ile donatılmış, araştırma imkânlarının sunulduğu bir bilgi merkezi olmak, Hizmet alanlarını ergonomik (kullanımı sırasında üretimi ve konforu arttıran, güvenli) bir duruma getirmek, Kütüphanemizin varlık sebebini, ilgililere duyurmak ve tanıtmak için çağdaş iletişim yöntemlerinden yararlanılmaktadır. IX- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER HAZİNE YARDIMI 01- Personel Giderleri Bütçe Ödeneği Serbest Ödenek (b) Hazine Yardımı Gerçekleşme Durumu% (a*100)/b Kesin Harcama(a) Kalan Ödenek Açıklama 02- Sos. Güv. Kur. D. Prim. Giderleri Mal ve Hizmet Alım Giderleri Sermaye Giderleri Toplam

14 X-KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ Birimin GZFT (Güçlü Yanlar, Zayıf Yanlar, Fırsatlar, Tehditler) analizinde, güçlü ve zayıf yanlar belirlenmiş PEST ( Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik Değerlendirme) yöntemiyle de birime ilişkin uzun dönemde oluşabilecek fırsatlar ve tehditler tespit edilmiştir. Bu tespitler sonucunda elde edilen veriler Birimin Stratejik Amaçlarının ve Hedefleri nin belirlenmesinde kullanılmıştır. A-GÜÇLÜ YANLAR Zengin ve güncel koleksiyona sahip olması, Meslekî yeniliklerin izlenmesi, Özverili çalışanlara sahip olması, Yetki, görev ve sorumlulukların kanun ile belirlenmiş olması, Kütüphane kaynaklarının giderek zenginleşmesi, Paralel hizmet birimleri ile oluşturulan ortak kaynak akışı, B- ZAYIF YANLAR Kütüphane binasının merkezi yerleşkeden uzak olması, Kütüphane kaynaklarının hizmete sunulduğu fiziksel alan yetersizliği, Teknolojik altyapı yetersizliği, Kütüphane bütçesinin yetersizliği, İdarî ara personel yetersizliği, XI- ÖNERİ VE TEDBİRLER Çağdaş bilgi hizmetlerine uygun kütüphane binasının mümkün olan en kısa süre içerisinde hizmete açılmasını sağlamak, Üniversitemiz araştırmacıları için gelişen teknolojilerden yararlanmak, Kütüphanemize yıl içerisinde temin edilen kaynakları en kısa sürede otomasyon programına yükleyerek, kullanıcının hizmetine sunmak, Engelli öğrencilerin, kütüphane kaynaklarından ve hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak, Çalışanların motivasyonunu artırıcı önlemler almak, Çalışanların meslekî gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim olanakları oluşturmak, Katılımcı yönetim anlayışını esas alan bir örgüt yönetim yapısı geliştirmek, Elektronik kaynakların sağlanmasına yönelik ölçütler oluşturmak, etkin kullanımlarını sağlamak ve kullanıcı eğitim programlarını geliştirmek, Üniversitedeki eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini destekleyecek olanakları sağlamak, 14

15 Görsel-İşitsel araç ve gereçlerimizi geliştirerek Üniversitemiz deki eğitim ve öğretim çalışmalarını desteklemek ve kullanıcılarımızın boş zamanlarını değerlendirmelerine olanak sağlamak, Mevcut bina ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak, Yeterli sayıda ve kalitede araç gereç sağlamak, Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemleri almak, Hizmet alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak, Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmaktır. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Yaşar BAYAR Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı 15