2012 Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları Ara Dönem Toplantısı

Transkript

1 2012 Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları Ara Dönem Toplantısı 17 Haziran Ankara

2 2012 Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları Nihai Rapor 17 Haziran Ankara

3 Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları Nihai Raporu Proje, 1 Ağustos 2012 ile 31 Temmuz 2014 tarihleri arasında uygulanmıştır. Nihai raporda, 2 yıllık proje süresi içerisinde yapmış olduğunuz tüm çalışmaların anlatılması, çalışmalara ilişkin örneklerin sunulması, projeden elde edilen kazanımların aktarılması gerekmektedir. Nihai raporda yapıldığı belirtilen tüm çalışmaların başvuru formunda belirtilen çalışma takvimi, çalışma planı, proje ürünleri, öngörülen proje çıktıları ile uyumlu olması beklenmektedir. Nihai ödeme (%20 lik dilim), raporun Merkez tarafından onaylanmasından sonra yapılır.

4 Nihai rapora ek olarak; Yurtdışı hareketlilik faaliyetlerine ilişkin; Seyahat biletleri, uçağa biniş kartları ve Ev sahibi kurum tarafından düzenlenmiş imzalı katılım sertifikaları Yapılan proje aktivitelerine ilişkin; Yerel faaliyetleri veya ortaklık düzeyinde yapılan çalışmaları ispatlayıcı belge örnekleri ve Proje sonuçlarını gösterir belge ve/veya ürünlerin sunulması gerekmektedir.

5 Form, internet sitemizde yayınlanmamaktadır: tek tek sistemden üretilip irtibat kişisinin e-posta adresine Ecas Manuel dosyası ile birlikte tarafımızdan gönderilecektir. Gönderilen e-postada ecas şifresi alınız uyarısı yeralacaktır. Ecas manuel dosyasından yönergeler izlenip, Ecas şifresi alındıktan sonra nihai rapor açılacaktır. Projenin bitiş tarihinden itibaren en geç 30 Eylül 2014 tarihine kadar nihai raporun ekleriyle birlikte Merkezimize gönderilmesi gerekmektedir.

6

7 Nihai rapor, hibe sözleşmesinde hükme bağlanan son teslim tarihi itibari ile teslim edilmezse; 1 ay içinde nihai raporun gönderilmesi için 15 gün süre verilen resmi yazı gönderilir, 1 ay içinde ikinci kez 15 gün içinde nihai raporun gönderilmesi istenir, Üçüncü ve son kez 30 gün içinde nihai raporun teslimi istenir, Üç yazı sonunda nihai rapor teslim edilmez ise, verilen hibe iptal edilerek, verilmiş olan hibe miktarının iadesi istenir.

8 Formun A, B, C ve D bölümleri başvuru formunda belirtilen bilgilere göre otomatik olarak dolu gelecektir. Bu bölümlerde değişiklik yapılmayacaktır. Formun B bölümünde projeye ilişkin genel bilgiler yer almaktadır.

9 Formun C bölümü proje başvurusunu yapan kurumun bilgilerinin yer aldığı bölümdür. C.1 kurum bilgileri C.2 irtibat kişisi bilgileri C.3 yasal temsilci bilgileri C.4 bilginin kaynağı (başvuru aşamasında ortaklıkla ilgili nasıl bilgi aldınız?) Formun D bölümü aynı bilgilerin diğer ortaklarla ilgili olarak doldurulduğu bölümdür.

10 Formun E bölümü tüm proje ortaklığı düşünülerek doldurulması gereken bölümdür. Nihai raporun, projeye ilişkin tüm ayrıntılarının açıklandığı en önemli bölümüdür. Kısaca projenizin tanımlanması istenmektedir. Bu bölümdeki bilgiler daha sonrasında oluşturulacak basılı materyallerde kullanılabilir. Proje diliniz ingilizce dışında ise; bu bölüme yukarıda yazdıklarınızın ingilizce çevirisini yazmanız istenmektedir.

11 E.2 bölümüne proje ortaklığında oluşturulan proje ürünlerini belirtmeniz gerekmektedir. Bu ürünler oluşturulan kitap, dergi, el sanatları, eğitim seti, görsel materyaller gibi ürünler olabilir. Combobox olarak verilen alanlardan size en uygun olanı seçiniz.

12 Yapılan ortaklığın daha yoğun bir Avrupa İşbirliğini sağlamaya katkısı ne olmuştur? Projenizin katma değeri nedir? Projenizin temel amaç ve hedefleri nelerdir? Belirlenen temel yeterliliklerden size uygun olanları seçiniz. Ortaklık düzeyinde, yukarda belirlediğiniz temel yeterlilikleri destekleyici ne gibi aktiviteleriniz olduğunu kısaca belirtiniz.

13 İşaretlemiş olduğunuz alanlara ilişkin ortaklık seviyesinde yapmış olduğunuz aktiviteleri belirtmeniz istenmektedir. Yukarıda belirtilen alanlardan projenizle bağlantılı/ilgili olan alanları işaretlemeniz beklenmektedir.

14 Başvuru formunda belirtilen ve yapılması planlanan görevlerden farklı olarak yapılmış herhangi bir görev varsa bunları sebepleriyle açıklamanız beklenmektedir. Ortaklık yapısındaki değişikliklerden dolayı oluşan görev değişiklikleri Ekonomik açıdan daha uygun olabileceği düşünülen faaliyetlerin uygun olan ortaklara kaydırılması Proje çalışma planında oluşan herhangi bir değişikliğe ilişkin açıklamalar Çalışma takviminde oluşan küçük zaman farklılıklarını belirtmenize gerek yoktur.

15 Ortaklıkta yer alan tüm kuruluşların arasındaki iletişim ve işbirliğini nasıl tanımlarsınız? Tüm kuruluşlar eşit olarak projede yer aldı mı? Projede yer alan tüm ortakların projeye verdikleri katkıları, yapılan çalışmalardaki işbirliği ve iletişimin etkinliği değerlendirilmelidir. Yaşanan herhangi bir sorun varsa; iletişim problemi, problemi, görevlerini yerine getirmeme veya zamanında yapmama gibi..., belirtmeniz beklenmektedir. Ortaklığın çalışma dili ve iletişim dilini belirtiniz.

16 Projenin beklenen etkilere ulaşıp ulaşmadığını ve projenin gidişatını, nasıl izlediniz ve değerlendirdiniz? Kullandığınız araçları belirtmeniz beklenmektedir. Yapmış olduğunuz izleme ve değerlendirmenin temel sonuçlarını, beklenen amaçlara ulaşıp ulaşmadığınızı belirtmeniz beklenmektedir. Projenizin beklenen hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını veya beklediğiniz sonuçları elde edip etmediğini tespit etmek amacıyla ne tür metodlar kullandığınızı ve bunlardan elde ettiğiniz sonuçları açıklamanız beklenmektedir. Bu yöntem anket, ihtiyaç analizi raporlamaları, istatistiksel çalışma sonuçları olabilir. Yapılan toplantılardaki sözlü değerlendirmeler kastedilmemektedir. Başvuru formunda belirtmiş olduğunuz yöntemlerle paralellik göstermesi beklenmektedir.

17 Başvuru formunda belirtilen sonuçlar/ürünler ve çıktılar ne oranda gerçekleştirildi? Başvuru formunda belirtilenler çıktılarda/sonuçlarda farklılıklar varsa bu farklılıkların sebebleriyle birlikte açıklanması beklenmektedir. Başvuru formunda belirtilen amaçlar ve hedefler ne oranda gerçekleştirildi? Amaçlar ve hedeflere ulaşmada yetersiz kalınmışsa bu yetersizliğin sebebleriyle birlikte Amaçlar ve hedeflere ulaşmada yetersiz kalınmışsa bu yetersizliğin sebebleriyle birlikte açıklanması beklenmektedir. açıklanması beklenmektedir. Başvuru formunda belirtilenlerden daha fazlası yapılmış Başvuru formunda belirtilenlerde değişiklik yapılmış Başvuru formunda belirtilenlerin çok azı gerçekleştirilebilmiş, olabilir. Bunların sebebleriyle birlikte açıklanması beklenmektedir.

18 Yerel aktiviteler bölümüne, yurtiçinde yapmış olduğunuz faaliyetlere katılanların sayısı yazılacaktır. Uluslararası hareketlilik bölümüne, yurtdışı hareketliliği yapmış olanların sayısı yazılacaktır. Bir kişi birden fazla hareketlilik yapmışsa, her bir hareketliliği ayrı olarak değerlendirilecektir. Yerel aktiviteler bölümünde belirtilen sayıların başvuru formu ile uyumlu olması beklenmektedir. Uluslararası hareketlilik için verilen sayının raporun diğer bölümlerinde belirtilen sayı ile uyumlu olması gerekmektedir.

19 Belirtilen sayının bir önceki bölümle uyumlu olması gerekmektedir. Sadece öğrenicilere ilişkin yaş aralığı belirtilmelidir. Farklı yaş aralıkları için ekleme yapılabilir. İstatistiki bilgi amaçlıdır.

20 Gerçekleştirilen aktiviteyi tanımlayınız. Combobox tan en uygun olanı seçiniz. Başlangıç tarihini formdaki seçenekten giriniz. Gerçekleştirilen aktivitede yer alan tüm aktörleri belirtiniz. Başvuru formunda belirtilen planlanmış aktiviteler ne oranda gerçekleştirilmiştir? Planlanan tüm aktiviteler tam olarak gerçekleştirilmemiş ise bunun sebeblerini ve ortaklığa etkisini açıklamanız beklenmektedir. Planlanandan farklılıklar varsa bunlarında sebeplerini belirtmeniz gerekmektedir.

21 Yerel düzeyde ve hareketlilikler sırasında sizin kurumunuzun yapmış olduğu temel aktiviteleri belirtiniz. Yapmış olduğunuz her bir aktivite için ekleme yapınız. Gerçekleştirilen yurtdışı hareketlilikleri yazmayınız. Yapmış olduğunuz aktiviteye ilişkin yaptığınız ön çalışma ve hazırlık sürecini yazmayınız. Yurtdışından gelen konuklarınızı ağırladığınızı yazmayınız. Ancak Türkiye de yapılan toplantı sırasında yapılmış önemli bir aktivite varsa bunları yazınız.

22 Yapılan ortaklığın ve projenin öğreniciler üzerine etkisini, belirtilen alanlar için ayrı ayrı değerlendirmeniz beklenmektedir. Yapmış olduğunuz değerlendirmelere ilişkin açıklama yapmanız gerekmektedir.

23 F.3.2 : Yapılan ortaklığın ve projenin kurum personeli üzerine etkisini, belirtilen alanlar için ayrı ayrı değerlendirmeniz beklenmektedir. F.3.3: Yapılan ortaklığın ve projenin kurum üzerine etkisini, belirtilen alanlar için ayrı ayrı değerlendirmeniz beklenmektedir F.3.4: Yapılan ortaklığın ve projenin yerel halk üzerine etkisini, belirtilen alanlar için ayrı ayrı değerlendirmeniz beklenmektedir. Yapmış olduğunuz değerlendirmelere ilişkin açıklama yapmanız gerekmektedir. Projenizin belirtmek istediğiniz başka etkileri varsa bu bölümde açıklayabilirsiniz

24 Proje sonuçlarını kurumunuz/diğer kurumlar/ yerel halk arasında nasıl yaygınlaştırdınız? Yaygınlaştırma amaçlı yapmış olduğunuz çalışmaları detaylı olarak belirtmeniz beklenmektedir. Belirtilen çalışmaların başvuru formu ile uyumlu olması beklenmektedir. Başvuru formunda belirtilenden farklılıklar varsa sebebleriyle birlikte açıklanması gerekmektedir. Projenizin sürdürülebilirliği hakkında ne düşünüyorsunuz? Proje sonuçları başkaları tarafından kullanılabilir durumda mıdır? Proje sonuçlarınızı paylaşmak üzere oluşturmuş olduğunuz internet sayfanız, hazırlamış olduğunuz dergi, kitapçık, broşür gibi materyallerin uygun yerlere dağıtımının sağlanması, projenizle ilgili olarak yapılan veya yapılmış diğer proje sahipleri ile iletişim içinde olmanız vs. bu bölümde yer alabilecek örneklerdir.

25 Hareketliliğin gerçekleştirildiği proje ortağı Hareketliliğin gerçekleştirildiği ülke Hareketliliğin gerçekleştirildiği şehir Hareketliliğin tanımı Hareketliliğin başlangıç tarihi Hareketliliğin bitiş tarihi Hareketliliğe katılan öğrenici sayısı Hareketliliğe katılan yukarıda belirtilen kişilerden engelli olanların sayısı Hareketliliğe katılan personel sayısı Hareketliliğe katılan yukarıda belirtilen personelden engelli olanların sayısı Refakatçi sayısı Refekatçı Sayısı

26 F.6 : Yurtdışı hareketliliklerin tamamı ayrı ayrı ekleme yapılarak yazılmak zorundadır. Belirtilen personel ve öğrenici sayılarının formun diğer alanlarında belirtilenlerle uyumlu olması gerekmektedir. Bir kişi birden fazla hareketliliğe katılmış ise, her bir katılımı bir hareketlilik olarak sayılacaktır. ÖRNEK: 8M projede; Fransa: 2 personel 3 öğrenici Belçika: 1 personel 2 öğrenici A adlı kurum personeli Fransa - Belçika hareketliliğine katılmış, B adlı öğrenici Fransa - Belçika hareketliliğine katılmış ise, Bu örnek projede hareketliliğe toplam 6 farklı kişi katılmış ancak toplam 8 hareketlilik yapılmıştır.

27 Proje öncesinde/sırasında/ sonrasında karşılaştığınız herhangi bir problem veya engel olduysa belirtmeniz ve nasıl çözümlediğinizi açıklamanız beklenmektedir. Ortak bulma, vize sorunu, iletişim problemleri, görev paylaşımındaki sorunlar, mali sorunlar, hareketliliklere katılacak kişilerin seçiminde yaşanılan sıkıntılar, ulusal ajans ile yaşanılan sıkıntılar gibi problemleriniz olduysa bunları belirtiniz. Eklemek istediğiniz diğer yorumlarınızı belirtiniz. Ortaklık projelerinin uygulamalarına dönük Avrupa Komisyonu veya Ulusal Ajansa yönelik herhangi bir yorum veya öneride bulunmak istiyorsanız lütfen detaylı olarak belirtiniz.

28 Bu bölümde, sizin kurumunuzdan hareketliliğe katılan kişi sayısının belirtilmesi gerekmektedir. Hibenin tamamını alabilmeniz için buradaki sayının gerçekleştirmeniz gereken minimum hareketlilik sayısını yansıtması gerekir. Minimum hareketlilik sayısından fazla hareketlilik yaptıysanız yapılan tüm hareketliliğe ilişkin sayıyı yazmanız gerekir. Belirtilen sayının formun diğer bölümlerinde belirtilen sayılar ile uyumlu olması gerekir.

29 Şehir İrtibat kişisinin adı İrtibat kişisinin pozisyonu İrtibat kişisinin imzası Tarih Kurum yetkilisinin adı Kurum yetkilisinin pozisyonu Kurum yetkilisinin imzası Kurum mührü

30 NİHAİ RAPOR DOLDURULURKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Nihai rapor hem online olarak hem de kağıt çıktı olarak sunulacaktır. Online olarak doldurulacak olan rapor, irtibat kişisinin e-posta adresine gönderilecektir. Rapor İngilizce doldurulacaktır. İngilizce dışında bir dilde doldurulduysa İngilizce tercümesi ile birlikte sunulmalıdır. Formda değişik yerlerde verilen aynı bilgilerin birbiriyle uyumlu olmasına dikkat ediniz. Koordinatör kuruluşun raporunu aynen göndermeyiniz. Formda daha önceden girilmiş olan bilgiler otomatik olarak gelecektir. Bu alanlarda değişiklik yapma şansınız bulunmamaktadır. Eğer değişiklik varsa, bunu değişikliğin çeşidine göre üst yazı veya matbu oluşturulan formlarla yapmanız gerekmektedir.

31 Formda her sayfayı doldurduktan sonra «Validate» tuşuna basarak zorunlu alanların doldurulup doldurulmadığından emin olunuz. Zorunlu alanlar kırmızı çerçeveli alanlardır. Formu doldururken Internet bağlantınızın olmasına gerek yoktur. Formu bilgisayarınıza kaydedip farklı oturumlarda doldurabilirsiniz. Tüm formu doldurduktan sonra «Submit Online» butonuna basarak formu sisteme göndermeniz gerekmektedir. Bu işlem için Internet bağlantınızın olması gerekir. Elektronik olarak gönderilen ve doldurduğunuz formun, «Print form» butonuna basarak çıktısını alınız. Tüm sayfaları paraflayıp, son sayfadaki imza ve mühür bölümlerini doldurduktan sonra ekleriyle birlikte APS veya kargo yoluyla Merkezimize gönderiniz.

32 Formla birlikte sunmanız gereken belgeler; Resmi üst yazı Hareketliliklere ilişkin uçak biletleri ve biniş kartları Toplantı katılım sertifikaları (imzalı) Hareketliliğe katılan kişileri gösterir excel listesi Proje çalışmalarına ilişkin ispatlayıcı belgeler (Fotoğraflar, CD, DVD, broşür, afiş, gazete küpürleri, dergi, kitap, el sanatları vs.) Proje ile ilgisiz olan hiçbir belgeyi göndermeyiniz. Göndereceğiniz belgeleri tek nüsha olarak göndermeniz yeterlidir. CD ye kaydetmenize gerek yoktur. Göndereceğiniz belgelerin fotokopilerini göndermeniz gerekmektedir.

33 Nihai rapor ve eklerini gönderirken düzenli bir şekilde göndermeniz işleminizin daha hızlı sonuçlanmasını sağlayacaktır.

34 Hareketlilik Listesi Grundtvig Programı sayfası Faydalı Dokümanlar

35 Hareketlilik Tablosu

36 Hareketlilik Listesi Gidilen "her ülke için" ayrı ayrı düzenlenip / çoğaltılıp doldurulmalıdır. Personel ve Öğrenici hareketliliği ayrı ayrı belirtilmelidir.

37 Biniş kartı gönderim örneği gönderim örneği Seyahat belgelerini gönderirken düzenli düzenli bir bir şekilde gidiş şekilde ve dönüş gidiş ve dönüş olarak olarak ayrıştırılmış bir şekilde bir şekilde excel excel listesindeki listesindeki sıraya göre yerleştiriniz. sıraya göre yerleştiriniz.

38

39 Biniş kartı gönderim örnekleri örneği Katılım sertifikası Katılım Seyahat sertifikaları, belgelerini misafir gönderirken eden düzenli bir kuruluş şekilde tarafından gidiş imzalanmış ve dönüş ve olarak mühürlenmiş ayrıştırılmış bir şekilde olmalıdır. excel listesindeki sıraya göre yerleştiriniz.

40

41