Revizyon Tarihi Açıklama Revizyon No Madde No Yeni yayınlandı - - -

Transkript

1 Yürürlük i: SATIN ALMA PROSEDÜRÜ Revizyon i: - Sayfa: 1/5 Revizyon i Açıklama Revizyon No Madde No Yeni yayınlandı KAPSAM: Tüm Birimler Hazırlayan: Duygu SIDDIKOĞLU Kalite Yönetim Birimi Sabri YILDIZ Döner Sermaye İşletme Müdürü Prof.Dr.Bülent TUNÇÖZGÜR Başhekim Yardımcısı Prof.Dr.Levent ELBEYLİ Başhekim Prof.Dr.Abdurrahman KADAYIFÇI Tıp Fak. Dekanı

2 Yürürlük i: SATIN ALMA PROSEDÜRÜ Revizyon i: - Sayfa: 2/5 1. AMAÇ: Şahinbey Araştırma Ve Uygulama Hastanesi'nde hizmet kalitesini doğrudan ve dolaylı olarak etkileyen, her türlü malzeme ve ilacın istenilen kalite, miktar ve zamanda alımı, doğru kaynaklardan ve uygun fiyatlarla temin edilmesi ve birimlere dağıtımı için yöntem belirlemektir. 2. KAPSAM: Tüm birimler 3. TANIMLAR: 3.1. Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama birimlerinin en üst yöneticisi. (Bkz: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Madde 31) Hastane Başhekimi, Rektör tarafından harcama yetkilisi olarak atanmıştır Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama yetkililerince belirlenen görevli/ler. Harcama Talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürüten personeldir. (Bkz: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Madde 33, 1. fıkra, 2. cümle) 4. SORUMLULAR: Md. No. SÜREÇ ADIMLARI / SORUMLULAR BS ŞK DSA DSİ M 5.1 İhtiyacın Tespiti X X 5.2 Ön Şartname Hazırlama X X 5.3 Ön X X X 5.4 Satın alma yönteminin belirlenmesi X 5.5 Belgesinin hazırlanması X X 5.6 Harcama Yetkilisi ı X 5.7 Satın Alımın Gerçekleştirilmesi X X 5.8 Ambara Ön Kabul X HY GG MK S 5.9 Muayene ve Kabul Komisyonu X X 5.10 Ambara Kesin Kabul X 5.11 Tahakkuk X 5.12 Harcama Yetkilisi ı X 5.13 Saymanlık X BS: İlgili Birim Sorumlusu ŞK: Şartname Komisyonu DSA: Döner Sermaye Ambarı DSİM:Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü HY:Harcama Yetkilisi GG:Gerçekleştirme Görevlisi MK: Muayene ve Kabul Komisyonu S: Saymanlık

3 5. PROSEDÜR AKIŞI: GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ Doküman No: HSA-P01 Yürürlük i: SATIN ALMA PROSEDÜRÜ Revizyon i: - Sayfa: 3/ İhtiyacın Tespiti: Hastane içerisinde, ihtiyaçlar, satın alma talepleri aşağıdaki gibi gruplandırılır İlaç: Önceden belirlenmiş, hastane işleyişinin ve sağlık hizmetinin sürekliliği için bulundurulması gereken ilaçların tümü bu gruba girer. Envanter, minimum stok seviyesine ulaşınca Sorumlu Eczacı tarafından ihtiyaç tespiti yapılır ve satın alma süreci başlatılır. (Bkz: HEC-P01 Eczane İşleyiş Prosedürü) Tıbbi ve tıbbi olmayan, sürekli kullanılan ürünler: Önceden belirlenmiş, hastane işleyişi ve hizmetin sürekliliği için bulundurulması gereken tıbbi ya da tıbbi olmayan ürünlerin tümü bu gruba girer. Envanter, ambarda minimum stok seviyesine ulaşınca Döner Sermaye Ambarı görevlileri tarafından ihtiyaç tespiti yapılır Tıbbı ve tıbbi olmayan, ilk kez satın alınacak ürünler: Envanterde yer almayan ilk kez satın alınacak ürün için ilgili Birim Sorumlusu ihtiyacı tespit eder Yatırım ve demirbaş ihtiyaçları: İlgili Birim Sorumlusu tarafından tespit edilir Acil tıbbi sarf malzeme ve ilaç ihtiyaçları: Önceden saptanamayan, beklemeye tahammülü olmayan ve yokluğu hastane işleyişini ve sağlık hizmetini olumsuz yönde etkileyen veya engelleyen ilaç ve sarf malzemelerdir. Bu nedenle mümkün olan en kısa zamanda bu gruba giren ürünlerin temini esastır. İlgili doktor ve/veya birim sorumlusu ihtiyacı tespit eder. (Bkz: Hasta Adına Acil İlaç ve Sarf Malzeme Alım Talimatı) 5.2. Ön Şartname hazırlama: Acil alımlar dışında tüm ihtiyaçlar için ihtiyacı kullanacak olan birimin sorumlusu ön şartname hazırlar. (Bkz: HSA-YD01 Teknik Şartname Hazırlama Rehberi) 5.3. Ön onay: Acil alımlar dışında tüm ihtiyaçlar için ilgili Birim Sorumlusu iç yazışma ile ön şartnameyi ve talep dilekçesini Harcama Yetkilisi nin onayına sunar. Talep onaylanmazsa iptal edilir veya gerektiğinde revize edilir Envanter kontrolü: Ön onay sürecinde Döner Sermaye İşletmesi Ambar Sorumlusu talep edilen ürünün envanter ve stok kayıtlarındaki durumunu kontrol eder, daha önce kullanılıp kullanılmadığını, kullanıldıysa miktarı, geri ödeme durumunu Harcama Yetkilisi ne bildirir Şartname komisyonunun kontrolü ve onayı: Şartname Komisyonu; Muayene ve Kabul Komisyonu nun bir üyesi, alımı yapılacak ürünü/malı/hizmeti kullanan birim veya ana bilim dalından bir uzman, teknik uzman ve Döner Sermaye Ambarı Şefi veya Sorumlusundan oluşur. Şartname Komisyonu, ön şartnameyi inceler, uygunluğunu kontrol eder, gerekirse yeniden düzenler ve onaylar Satın alma yönteminin belirlenmesi: Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ön onaydan ve envanter kontrolünden geçen ihtiyacın satın alma yöntemini 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre belirler. İki tür satın alma yöntemi vardır: Doğrudan temin İhale

4 Yürürlük i: SATIN ALMA PROSEDÜRÜ Revizyon i: - Sayfa: 4/ Belgesinin hazırlanması: Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, satın alma yönteminin belirlenmesinin ardından Belgesi ve İdari Şartname yi düzenler, onaya sunar Harcama Yetkilisi ı: Belgesi Harcama Yetkilisi nin onayına sunulur. lanmadığı takdirde talep iptal veya gereğince revize edilir Satın Alımın Gerçekleştirilmesi: Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü yönetmeliğe göre satın alımı gerçekleştirir. (Bkz: Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği) Doğrudan Temin Yolu ile yapılan alımlar: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca doğrudan temin ile alınacak alımlarda, komisyon kurulmadan, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü veya belirlediği görevli tarafından piyasa araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir Teklif Toplama: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince Piyasa araştırması yapmakla görevli personel yazılı veya sözlü olarak fiyat araştırması yapar, istekli tedarikçilerden teklif mektuplarını toplar, İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Belgesi ve Doğrudan Temin Tutanağı hazırlanır Harcama Yetkilisi ı: Harcama yetkilisi teklifleri değerlendirir ve Doğrudan Temin Tutanağı üzerinde onayı gerçekleştirir İhale yolu ile yapılan alımlar: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre ihale süreci başlatılır Sözleşmenin yapılması: İhale sonucu bildirilir, 4735 Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu gereğince tedarikçiyle sözleşme yapılarak ihale süreci tamamlanır Teslimat Programı hazırlanması: Döner Sermaye Ambarı Sorumlusu yapılan sözleşmeyi göz önünde bulundurarak siparişe ilişkin Teslimat Programı nı hazırlar Ambara Ön Kabul: Teslimat programına göre alınacak ilk parti malzemenin Döner Sermaye Ambarı na ön kabulü yapılır, Taşınır Geçici Alındısı doldurulur Muayene ve Kabul Komisyonu: Envanterin bir numunesi ve satın alma dosyası Muayene ve Kabul Komisyonu na sunulur. Muayene Komisyonu numuneyi inceler, şartnameye uygunluğunu kontrol eder. (Bkz: Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine dair yönetmelik) Muayene ve Kabul Komisyonu Reddi: Muayene Komisyonu alınan ürüne onay vermez ise Muayene ve Kabul Komisyonu Ret Raporu hazırlanır, malın tedarikçiye iadesi yapılır Muayene ve Kabul Komisyonu ı: lanan ürün için Muayene ve Kabul Raporu imzalanır, ambara kesin kabulü yapılır Ambara Kesin Kabul: Envanterin ambara kesin kabulü Taşınır İşlem Fişi üzerinde giriş işlemi ile yapılır.

5 Yürürlük i: SATIN ALMA PROSEDÜRÜ Revizyon i: - Sayfa: 5/ Tahakkuk: Satın alıma dair tüm belgeler ve fatura Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gelir. Tahakkuk birimi, yönetmeliğe göre inceleme yapar ve Ödeme Emri Belgesi ni hazırlar. (Bkz: Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği) Harcama Yetkilisi ı: Harcama yetkilisi Ödeme Emri Belgesini onaylar Saymanlık: Saymanlık, Sayıştay kararları doğrultusunda ödeme işlemini gerçekleştirir. (Bkz: Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği) (Bkz: 832 sayılı Sayıştay Kanunu) İhtiyaç tespiti, talebin onayı ve satın alma adımları Satın Alma Süreci İş Akış Şeması nda şematik olarak da tanımlanmıştır. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. HSA-YD01 Teknik Şartname Hazırlama Rehberi 6.2. HSA-YD02 Satın Alma Süreci İş Akış Şeması 6.3. HSA- T01- P01 Hasta Adına Acil İlaç ve Sarf Malzeme Alım Talimatı 6.4. HEC-P01 Eczane İşleyiş Prosedürü 6.5. Belgesi 6.6. Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği 6.7. İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Belgesi 6.8. Doğrudan Temin Tutanağı 6.9. Taşınır Geçici Alındısı Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine dair yönetmelik Muayene ve Kabul Raporu Muayene Kabul Komisyonu Ret Raporu Taşınır İşlem Fişi Ödeme Emri Belgesi Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği sayılı Sayıştay Kanunu