02/11/ GEBZE BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 02/11/ GEBZE BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Tanımlar, Yasal Dayanaklar AMAÇ : Madde 1 Bu yönetmeliğin amacı 5393 Sayılı Belediye Kanunu nun 48 nci maddesi, ISO kapsamında, Görev, Çalışma Usul ve Esaslarını belirler ve düzenler. KAPSAM : Madde 2 Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğü nce : 1. Başkanlık dışına gönderilecek evrakların kayıt edilip ilgili yerlere teslimini ya da posta vasıtasıyla veya zimmetle elden gönderilmesini sağlamak. 2. Belediye Başkanlığı adına gönderilen evrakların kaydının alınarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. 3. Belediye Meclisi ve Encümeninde görüşülmesi talebiyle gelen evrakı zimmetle teslim alarak, Meclis ve Encümen gündemine teslim etmek. 4. Encümen kararlarının yazılmasını sağlamak, gereği için ilgili birimlere göndermek. 5. Meclis gündemini hazırlamak, gündemin meclis üyelerine dağıtımını sağlamak, gazete aracılığı ile ilanını yaptırmak. 6. Meclis gündemlerinin parti gruplarına dağıtımını yapmak. 7. Mecliste İhtisas Komisyonlarına havale edilen evrakın, Komisyonda incelendikten sonra tekrar bir sonraki gündeme girmesini sağlamak. 8. Mecliste alınan kararların ilgili yasa hükümlerine dayanarak yazılmasını sağlamak, ilgili kurum ve birimlere göndermek. 9. İhtisas Komisyonunca hazırlanan raporları çoğaltarak belediye meclis üyelerine dağıtımını yapmak. 10. Meclis ve Encümen Kararlarının özetlerini karar defterlerine yazmak. 11. Meclis ve Encümen Kararlarının periyodik aralıklarla Belediyemiz Web Sayfasında yayınlanmasını sağlamak. 12. Meclis ve Encümen Üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek. 13. Birim içi personel özlük işlemlerini yapmak. 14. Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak. 15. Müteferrik yazışmaları takip etmek. 16. Sivil toplum örgütü Gebze Belediyeler Birliğine ve Belediyemizin üyesi olduğu diğer birliklere ait işlemleri takip etmek. 17. Belediyemizin Kurum Arşivinin birimlerce düzenli bir şekilde kullanılması için gerekli iş ve işlemleri yapmak. 18. Stratejik Plan, Performans Esaslı Müdürlük bütçesini hazırlamak. 19. Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak. 20. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek işlemlerini kapsar. 1

2 EVLENDİRME SERVİSİ 1. Belediye Başkanlığınca kendilerine verilen yetkiye istinaden birbirleri ile evlenmek isteyen kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek. 2. Gerekli evrakları hazır olanların evlenme akdini yapmak. 3. Aile cüzdanı düzenleyip vermek. 4. Evlilik işlemlerinin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak. 5. Evlenme kütüğü ve dosyalarını arşivlemek. 6. İkametgahı Gebze sınırları içinde olup, başka bir Nikah Memurluğunda nikah kıydırmak isteyen çift veya çiftlere gerekli evraklar tamam olduktan sonra Evlenme İzin Belgesi düzenleyip vermek. 7. Çiftler yurt dışında veya yabancı elçiliklerde nikâh yaptırmak istiyorsa kendilerine gerekli belgelerin toplanmasında danışmanlık yapmak. 8. Birimin ayniyat işlemlerini yapmak. 9. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. TANIMLAR : Madde 3 Bu Yönetmelikte geçen; a) Belediye : Gebze Belediyesini, b) Başkanlık : Gebze Belediye Başkalığını, c) Müdürlük : Gebze Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü nü d) Meclis : Gebze Belediye Meclisini e) Encümen : Gebze Belediye Encümenini f) Evlendirme: Gebze Evlendirme Memurluğu nu g) Arşiv : Gebze Belediyesi Kurum Arşivini h) SYT -KYS: Strateji Yönetim ve KYS Temsilciliğini ifade eder. YASAL DAYANAKLAR : Madde 4 a) 5393 Sayılı Belediye Kanunu b) 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu c) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, d) 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu ile bu kanunlara dayanılarak çıkarılmış yönetmelikler e) ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Kalite El Kitabı f) Belediye Meclis Çalışma Yönetmeliği g) Evlendirme Yönetmeliği h) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ı) Yürürlükteki diğer Kanun, Kararname ve Yönetmelikler Madde 5 İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş Unvan ve Nitelikler MÜDÜR : Yazı İşleri Müdürü Genel İdare Hizmetleri sınıfına dahil personel arasından Devlet memurları Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde 4 yıllık Yüksek Okul mezunu olanlar arasından atanır. 2

3 GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Başkanlığa gelen her türlü genelge ve yazılar ile vatandaşların yazılı talep ve isteklerinin kaydının yapılarak ilgili birimlere sevkini sağlamak, teftişe tabi olan evrakları dosyasında muhafaza etmek. 2. Belediye Başkanlığınca meclise ve encümen e havale edilen evrakların takibi ve alınan kararların yazdırılarak gönderilmesi ve karar asılları ve suretlerinin muhafazasını sağlamak. 3. Belediyemizin genel arşiv işlemlerini düzenlemek. 4. Müdürlük personelinin tümüne emir verme yetkisini bulundurmak. 5. Kendisine bağlı personelin çalışmalarını düzenlemek, işbirliği sağlamak. 6. Birim personelinin disiplin ve sicil amiridir. 7. Birimi ile ilgili çalışmaları izlemek ve denetlemek. 8. Kendi çalışma konularında resmi ve özel kuruluşlarla işbirliği yapmak, yetkili üst makama bilgi vermek. 9. Biriminin bütçesini ve birim faaliyet raporlarını hazırlayarak başkanlığa sunmak. 10. Belediye meclis ve encümen toplantılarının zamanında ve usulüne uygun olarak toplanmasını ve ilgili salonların yönetim ve denetimi sağlamak. 11. Evlendirme Servis Şefliğinde yapılan tüm işleri denetlemek. 12. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 13. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 6 KARARLAR ŞEFİ : Genel İdare Hizmetleri sınıfına dahil personel arasından en az Lise veya Dengi Okul mezunu olanlardan Devlet Memurları Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde atanır. 1. Başkan Yardımcısı ve Müdürün verdiği diğer görevleri yapmak. 2. Müdürün bulunmadığı zamanlarda servisi sevk ve idare etmek. 3. Müdürlüklerden gelen tekliflerin karara bağlanmasını sağlamak. 4. Encümen karar defterine kayıt yapmak, karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırmak, karar asıllarını ve suretlerini dosyalamak. 5. Belediye Encümeni ve Meclisi nin aktif olarak çalışabilmesi için gerekli çalışmaları yerine getirmek. 6. Meclis, Encümen işlemlerinin koordinasyonunu sağlamak. 7. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 7 ENCÜMEN KALEMİ 1. Müdürlüklerden gelen dosyalara, tekliflere göre Encümen toplantı gündemini hazırlamak. 2. Gündemi oluşturan evrakları encümen üyelerine toplantıda sunmak. 3. Encümen Kararlarının yazarak, takip eden gündemde imzaya sunmak. 4. Encümen karar metinlerinin Belediyemiz web sayfasında aylık periyotlar halinde yayınlanmak. 5. Ay bitiminde Encümen üyelerinin hakkı huzurlarını hazırlamak. 6. Birimlerde oluşan ve arşivlenecek malzemelerin standart bir yapıya kavuşturulmasını sağlamak amacı ile tüm birimler için kodlama yapmak ve takip etmek. 7. Müdürlüğün faaliyet raporlarını hazırlamak. 8. İşçi personele ait puantaj formlarını düzenlemek. 9. Müdürlüğe ait yazışmaları ilgili Genelge ye uygun yapmak. 10. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 11. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. 3

4 Madde 8 MECLİS KALEMİ 1. Müdürlüklerden gelen teklifleri kayda alarak gündem oluşturmak ve meclis üyeleri sayısınca çoğaltarak tebligatını yapmak. 2. Meclis toplantı gündeminin evrakını toplantı öncesi meclis üyelerine elektronik posta yoluyla göndermek. 3. Meclis toplantı günlerinde kasete kayıtları almak ve toplantı bitiminde kaseti deşifre ederek toplantıda alınan kararları yazmak ve imzalatmak. 4. Yazılan Kararları Mülkiye İdare Amiri ve ilgili müdürlüklere göndermek. 5. Meclis Karar özetlerinden karar defteri oluşturmak. 6. Meclise ait bütün tutanakları dikkatli ve titizlikle kayda geçmek ve kararları teklifleri ile birlikte düzenli bir şekilde dosyalayıp arşivlemek. 7. Meclis karar metinlerinin Belediyemiz web sayfasında aylık periyotlar halinde yayınlamak. 8. Meclis bitiminde Meclis üyelerinin hakkı huzurlarını hazırlamak. 9. Müdürlüğe ait yazışmaları ilgili Genelge ye uygun yapmak. 10. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 11. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 9 EVRAK KAYIT SORUMLUSU 1. Posta yada elden zimmetle Belediyemize gelen / gönderilen evrakı teslim almak. 2. Gelen evrakı incelemek, ilgili birim ya da birimlerce havale şerhlerini evrak üzerine yazmak. 3. Havale şerhlerinden sonra elektronik ortamında kayıt işlemlerini yapmak. 4. Kayda giren evrakı zimmetle ilgili birimlere teslim etmek. 5. Belediyemiz birimlerince hazırlanan giden evrakı teslim almak. Kaydını yapmak. 6. Kurumumuza dışarıdan gelen ve cevap verilmesi gereken evraktan süresi içinde cevap verilmeyenlerin cevabının verilmesi için koordinasyon görevi yapmak. 7. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 8. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 10 POSTA HİZMETLİSİ 1. Kayda giren evrakı zimmetle ilgili birimlere teslim etmek. 2. Kaydı yapılan evrakı ilgili yerlere zimmetle ya da posta yolu ile göndermek. 3. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 4. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 11 ARŞİV SORUMLUSU 1. Her yılsonu birim evraklarının arşive intikal etmesi gerekenlerin teslim alınması ile ilgili işlemleri yürütmek. 2. Muhafazasına lüzum kalmayan evrakın imhası için Komisyon oluşturmak, Komisyon Kararını Arşivler Genel Müdürlüğü ne gönderip onay almak ve lüzum kalmayan evrakı/ evrakları okunmayacak şekilde imha etmek. 4

5 3. Arşivden talep edilen evrakı en kısa sürede ve eksiksiz olarak belirlenen prosedür çerçevesinde talep sahibine teslim etmek ve yine ilgili prosedüre uygun olarak iadesini gerçekleştirmek. 4. İndeksleme çalışmalarını yürütmek ve kontrolünü yapmak. 5. Çalışmalarını daha etkili ve verimli bir şekilde yürütebilmek için kullanmakta olduğu her türlü ekipmanın muhtemel hasarlardan korunabilmesi için gerekli önlemleri almak. 6. Bilgisayarda yürütmekte olduğu çalışmaların sistemli ve belirli prensipler dahilinde yedeklemesini yapmak. 7. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 12 EVLENDİRME SERVİS ŞEFİ : Genel İdare Hizmetleri sınıfına dahil personel arasından en az Lise veya Dengi Okul mezunu olanlardan Devlet Memurları Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde atanır. 1. Yasa gereği Belediye Başkanına görev olarak verilen resmi nikâh işlemlerinin Başkanın onayı ile görevlendireceği Nikah Memuru aracılığı ile yapılmasını sağlamak. 2. Gerektiğinde Nikah Memurunun bulunmadığı zamanlarda Belediye Başkanının kendisine verdiği yetki ile hafta içi, hafta sonu ve cezaevi nikahlarını kıymak. 3. Hafta içi, hafta sonu ve salon ücretlerinin tahsilatını yapmak. 4. Ücretlerin ödenmesinin takibini yapmak. 5. Resmi yazışmalara cevap yazılmasını sağlamak. 6. Günlük ve hafta sonu nikâhlarının organizasyonunun yapılmasını sağlamak. 7. Büronun sevk ve idaresini yapmak. 8. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 9. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 12-1 NİKAH MEMURU 1. Belediye Başkanının kendisine verdiği yetki ile hafta içi, hafta sonu ve cezaevi nikahlarını kıymak. 2. Uluslar arası aile cüzdanlarının Mal Müdürlüğü nde teslim almak, kontrolünü yapmak. 3. Alınan evrakların kontrolünü yapmak eksikse tamamlanmasını sağlatmak. 4. Nikâh defterlerini ve aile cüzdanlarının kontrolünü yapmak. 5. Günlük ve hafta sonu nikâhlarının organizasyonunun yapılmasını sağlamak. 6. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 7. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 12-2 MERNİS İŞLEMLERİ MEMURU 1. Uluslar arası nikah işlemlerinin evrakların kontrolünü yapmak, eksikse tamamlanmasını sağlatmak. 2. Nikah defterlerini ve aile cüzdanlarının kontrolünü yapmak. 3. Mernis evlendirme bildirimlerinin hazırlanmasının sağlanması kontrolü yapmak. 4. Mernis bildirimlerinin Nüfus Müdürlüğü ne işlenmesi için göndermek. 5. Uluslar arası aile cüzdanı, evlendirme kütüğü, evlendirme kütük takip defteri ve gerekli basılı evrakların takibi, bittiğinde talebini yapmak. 5

6 6. Üç ayda bir kıyılan nikahlarda verilen Aile Cüzdanlarını, Nüfus Müdürlüğü ne bildirmek. 7. Üç ayda bir kıyılan nikahların adedini Sağlık Grup Başkanlığı na bildirmek. 8. Resmi yazışmalara cevap yazmak. 9. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 10. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 12-3 EVRAK KONTROL VE VERİ GİRİŞİ GÖREVLİSİ 1. İlk Nikah müracaatını kabul ederek, gerekli evrakın tamamlanmasını sağlamak. 2. Alınan evrakların kontrolünü yapmak eksikse tamamlanmasını sağlatmak. 3. Evlenme Beyan imzalarını almak. 4. Nikah ve Salon Ücretlerinin tahakkukunu hazırlamak. 5. Gelen evrakların kontrolünü yaparak hafta içi nikahların randevusunu vermek. 6. Evrakı tamam randevulu hafta içi ve hafta sonu nikahların kıyılabilmesi için gerekli işlemleri yaparak nikah memuruna sunmak. 7. Hafta içi nikah esnasında salona müzik yayını yapmak. 8. Evlenme İzin Belgesini hazırlamak. 9. Nikah işlemleri ile ilgili gelen telefonlarda; vatandaşa bilgi vermek ve ilgili şahıslara yönlendirmek. 10. Nikah akdi defterinin sayfalarını numaralandırarak onayı için Nüfus Müdürlüğü ne göndermek. 11. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 12. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 12-4 CÜZDAN HAZIRLAMA VE SİCİL KAYIT GÖREVLİSİ 1. Uluslar arası evlenme aile cüzdanını hazırlamak. 2. Nikah yoğunluğuna göre ilk nikah müracaatını kabul ederek, gerekli evrakın tamamlanmasını sağlamak. 3. Evlenme Bildirimlerinin tasnifi ve arşivlendirmek. 4. Evlenme Kütük Takip Defterinin işlemek. 5. Aylık Puantaj hazırlamak. 6. Evlenme İzin Belgesi ile gelen nikahlara cevap yazmak. 7. Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. 8. Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Madde 13 STRATEJİ GELİŞTİRME VE KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ GENEL GÖREV TANIMLARI 1. Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi uygulamalarında birim temsilcisi olarak görev yapmak ve hazırlama çalışmalarında bulunmak. 2. Birimi ile ilgili dönemsel olarak performans ve kalite hedeflerini belirlemek, izlemek ve bu hedeflerine uygun faaliyetlerde bulunmak. 3. Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili birim aylık raporlarını düzenleyerek üst yönetime sunmak. 6

7 4. Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı uygulamalarına ve Kalite politikasının benimsenmesine yönelik olarak çalışmalarda bulunmak ve gereklerini yerine getirilmesini sağlamak. 5. Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite El Kitabında birimi ile ilgili bölümü hazırlamak ve yılda bir kez gözden geçirmek, gerekirse revize etmek. 6. İç denetim faaliyeti kapsamında denetçilere birimi ile ilgili konularda bilgi vermek ve Biriminde Kalite Yönetim Sistemi nin etkinliği konusunda rapor hazırlamak ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısına sunmak üzere Kalite Yönetim Koordinatörlüğüne iletmek. 7. Sistemde birimi ile ilgili doğabilecek uygunsuzlukların belirlenmesi ve giderilmesi için düzeltici, önleyici faaliyetlerin planlanması ve takibi işlemlerini yapmak. 8. Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite ile ilgili kurum içi ve kurum dışı toplantılara ve eğitimlere katılmak. 9. Yönetim tarafından oluşturulmuş olan diğer kurallar çerçevesinde ve Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi içinde hazırlanmış dokümanlarda belirtilen diğer görevlerini yerine getirmek. YÜRÜRLÜK : ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Madde 14 Gebze Belediye Meclisinin kabulüne müteakip, ilan ve yayımını müteakiben yürürlüğe girer. YÜRÜTME : Madde 15 İş bu yönetmelik 15 maddeden oluşmaktadır. Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. Adnan KÖŞKER Kerim BÜYÜKGÖZ Nilay AYRAN Belediye Başkanı Kâtip Kâtip 7