Özel Kalem Müdürlüğü Yılı Faaliyet Raporu

Transkript

1 Özel Kalem Müdürlüğü 2014 Yılı Faaliyet Raporu

2 ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ Görevleri : 1-Belediye Başkanının resmi,özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek. 2-Belediye Başkanına ve Müdürlüğe gelen,giden evraklar ile ilgili işlemleri yürütmek. 3-Belediye Başkanının ziyaret,davet,karşılama,ağırlama,uğurlama,açılış,her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek. 4-Günlük,Haftalık,Aylık Gazete,dergi ve mecmuaları temin ederek,birimlere dağıtılması ve arşivlenmesini sağlamak. 5-Belediyemizin tanıtımı için yerel ve ulusal medyada kitap,cd ve DVD ' lerin basımı ve yayınlanmasını sağlamak,belgesel-tanıtıcı-bilgilendirici filmleri ve her türlü reklam -tanıtımprodüksiyon görsellerini hazırlamak veya hazırlatmak. 6-Büyükşehir Belediye Başkanlığı Başkanlık Makamı ile ilgili görsel ve yazılı arşiv oluşturmak. 7-Belediye Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Temsil ve Protokol Şefliğinin Görev ve Yetki ve Sorumlulukları; 1-Belediye Başkanının resmi,özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek. 2-Belediye Başkanının ziyaret,davet,karşılama,uğurlama,açılış programlarını,milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vs. önemli günlerde düzenlenen her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek,yürütmek; zaman ve yerlerini Belediye Başkanına bildirmek; Belediye Başkanının iştirak edemediği program,tören vs.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek,protokol isim ve adres arşivini hazırlamak,adres ve isimlerin güncelleştirilmesini sağlamak. 3-Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanının görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek, randevularını planlamak,toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek, yurt içi ve yurt dışı ziyaret programlarının organizasyonunu ve koordinasyonunu yapmak. 4-Belediye Başkanının Belediye Meclisi,Belediye Encümeni,Daire Başkanları ve diğer kuruluşlarla ilişkilerini koordine etmek. 5-Belediye Başkanının sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak,takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak. 6-Çağdaş Belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla ; vatandaşlar, kamu kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı,sözlü veya e-posta ile başkanlık makamına intikal ettirilen talep ve şikayetlerin çözümü kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek,sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek. 7-Belediye Başkanının görev,izin,rapor,vekalet işlemleri ile üst yönetimin pasaport,vize işlemlerini takip etmek,sonuçlandırmak ve arşivlemek. 8-Başkan danışmanları ve başkanlık resmi koruma görevlileri ile ilgili işlemleri takip etmek. 9-Evrak kayıt,dosyalama ve arşiv hizmetlerini yürütmek. 10-Kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak. 11-Müdürlük tarafından verilen görevleri yerine getirmek. 1 iş ve işlemlerini yürütür.

3 Basın Yayın Halkla İlişkiler Şefliğinin görev yetki ve sorumlulukları ; 1-Günlük, Haftalık,Aylık Gazete,dergi ve mecmuaların aboneliğini yapmak ve ilgili birimlere dağıtılması ile arşivlenmesini sağlamak. 2-Yerel,Ulusal ve dış medyada,internet portallarında, Balıkesir Büyükşehir Belediyesi ile ilgili tüm konuları takip ederek kaydını yapmak,arşivlemek ve kupür haline getirerek Başkan, Genel Sekreter ve yardımcılarına ulaştırmak ve gerekli görüldüğü takdirde tekzip işlemlerini yapmak. 3-Günlük,Haftalık, aylık gazete, dergi vb. bilgilendirme amaçlarını hazırlayarak veya hazırlatarak ilgili birimlere dağıtmak ve arşivlemek, yabancı dilde broşür,dergi,kitap vb. yayımlamak. 4-Balıkesir ve Belediye ile ilgili araştırma yapmak,mevcut veya yapılmış çalışmalar arasında gerekli görülen kitap,cd ve DVD'lerin basımı ve yayımlanmasını sağlamak, belgesel-tanıtıcıbilgilendirici filmleri hazırlamak veya hazırlatmak. 5-Belediye ve bağlı birimleri arasında koordinasyonu sağlayarak belediyenin basın-yayın ve halkla ilişkiler politikasını tespit ve organize etmek,gerektiğinde bağlı kuruluş ve iştiraklerin halkla ilişkiler birimiyle koordineli çalışmak. 6-Belediye ile ilgili tüm açılışı ve Daire Başkanlıklarının yürüttükleri faaliyetleri takip etmek,haber olarak internet sitesinde yayınlamak,yerel ve ulusal görsel,sesli ve yazılı medyaya servis etmek, her türlü reklam-tanıtım-prodüksiyon görsellerini hazırlamak veya hazırlattırmak. 7-Başkan mesajlarını hazırlamak. 8-Belediyenin hizmetleriyle ilgili anket,kamuoyu araştırması yapmak veya yaptırmak bu araştırmaların sonuçlarını gerektiğinde yayımlamak. 9-Belediyenin ülkemizdeki diğer belediyelerle olan ilişkilerinin koordinasyonunu sağlamak ulusal kurum ve kuruluşlarla işbirliği sağlayarak etkinlikler düzenlemek. 10-Belediye ile kent halkı arasında etkili bir iletişim sistemi kurmak ve bu kapsamda sivil toplum kuruluşları ile sektörsel gruplar,özel ilgi grupları ve hemşerilerle çeşitli bilgilendirme toplantıları,halk günleri gibi özel düzenlemeler yapmak. 11-Bilginin erişilebilir olması, halkın belediye ile ilgili bilgiye edinebilme haklarını kullanabilmelerini sağlamak bu amaçla gerekli tedbirleri almak. a)vatandaşların sorunlarına insan odaklı olarak,imkanlar dahilinde çözüm masası aracılığıyla cevap vermek,yönlendirmek, kurum içinde rehberlik hizmeti vermek. b)7 Gün 24 Saat esasıyla çağrı merkezi vasıtasıyla vatandaşların talep,şikayet ve önerilerini sistem üzerinden kayıt altına almak. c)vatandaşlardan internet,çağrı merkezi ve yüz yüze alınan başvuruları ilgili birimlere ileterek süreç yönetimini takip etmek ve ivedilikle sonuçlandırılmasını sağlayıp,geri bildirimde bulunmak. 12-Evrak kayıt,dosyalama ve arşiv hizmetlerini yürütmek. 13-Kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak. 14-Müdürlük tarafından verilen görevleri yerine getirmek. 2 iş ve işlemlerini yürütür.

4 G.O.Paşa Altgeçit açılışı. 3 Nikah Seminer

5 ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ 2014 YILI FAALİYET RAPORU ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜMÜZ ; Büyükşehir Belediye Başkanımızın günlük programlarının oluşturulması ve yürütülmesi sağlanmıştır. Başkanımıza vatandaşlardan, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Sivil Toplum kuruluşlarından gelen randevu talepleri konularına göre alınarak görüşmelerini sağlanmış, Daire Başkanlığını ilgilendiren konularda Daire Başkanlarına konu iletilerek, gerektiğinde talep sahibi ile Daire Başkanları görüştürülerek talepleri karşılanmıştır. Başkanlığa gelen tüm davetler incelenmiş, Başkanımızın katılacağı programlar için organizeler yapılmış, katılamadığı toplantı, açılış, etkinlik, evlenme törenlerine telgraf ve çiçek-çelenk gönderilmiştir. Belediye içerisindeki diğer birimlerle her türlü irtibat sağlanmış,ayrıca resmi kurum ve kuruluşlarla olan yazışma ve diğer irtibatlar başkanlık adına yapılmıştır. Başkanımızın yurt dışından ve yurt içinden gelen misafirleri için her türlü karşılama,ağırlama ve uğurlama hizmetleri yerine getirilmiş ve gerekli organizasyonlar yapılmıştır. Belediyemizle ilgili Başkanımızın çalışmaları, faaliyet ve proje haberleri web sayfamız üzerinden basına servis edilmiştir.ayrıca Başkanımızın Basın toplantısı ve görsel basın kanalıyla yapılan açık oturum ve canlı yayın programları ile vatandaşlarımız belediye icraatları konusunda bilgilendirilmiştir. Basın birimimiz tarafından yerel ve ulusal gazetelerde yayımlanan haber ve köşe yazıları ile eleştiri içeren haber ve yorumlar günlük olarak takip edilmiştir. Basın birimimiz tarafından Başkanımızın katıldığı toplantı,etkinlik ve açılış törenlerinde, ayrıca başkanlık makamına ziyaret ve görüşmede bulunanların fotoğraflarının çekilmesi ve fotoğraf arşivi işlemleri yapılmıştır. Başkanımızın katıldığı (Ukome, Aykome, Baçeyöb gibi) toplantılar organize edilmiştir. Özel ve Milli günlerdeki törenlerde protokol işlemleri ile ilgili işler yapılmıştır. Bakanlarımızın ve Sayın Başbakanımızın şehrimize gelişlerin de karşılama, ağırlama, uğurlama iş ve işlemleri gerçekleştirilmiştir. Basın birimimiz tarafından yazılı ve görsel arşiv oluşturulması işlemleri yapılmıştır. Belediyemizde elektronik yazışma konusunda ilgili çalışmalar yapılmıştır. Özel Kalem Müdürlüğümüze gelen fakslarda incelenerek (talep,şikayet,resmi yazı) ilgili birimlere konusuna göre havale yapılmak suretiyle işlemler yapılması sağlanmıştır. 4