SÜREÇ EL KİTABI. 1 Süreç Girdileri Süreç Çıktıları 2. Sürecin Amacı. Süreç Performans Göstergeleri 4. İlgili Kanun/Standart Maddeleri

Transkript

1 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 1/16 Sürecin Tanımı Satınalma Süreci Süreç No Süreç Sahibi 3 Satınalma ü Sürecin Amacı İTÜ Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve Üniversitemizin diğer birimlerinden gelen satınalma taleplerinin değerlendirilmesi ve ihtiyaçların temin edilmesi. 1 Süreç Girdileri Süreç Çıktıları 2 İhtiyaç listesi Satın Alma Talebi Teknik Şartname Fatura Muayene ve Kontrol Tutanağı Teklif (Piyasa Araştırması) Onay Belgesi Sonuç Formu izmet İşleri Kabul Tutanağı akediş Raporu Ödeme mri Fiyat Talebi Süreç Performans Göstergeleri 4 Temin Süresi İade Oranı azırlayan Kontrol den Onaylayan İlgili Kanun/Standart Maddeleri Kamu Kanunu Muayene Kabul Yönetmeliği 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Doküman Tanımı Tip İdari Şartnameler Teknik Şartnameler Sözleşme Tasarısı Bilgisayar, Bilgisayar Programları Faks, Telefon Personel Kullanılan Dokümanlar 5 Doküman No Kullanılan Kaynaklar 6

2 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 2/16 Doküman Akış Sorumlu 1. İhtiyaç Listesi 2. Teknik Şartname ve ekleri 3. Bütçe ödeneği 4. konusu işin niteliğinin belirlenmesi (Mal, izmet, Yapım İşi, Danışmanlık) 5. Diğer belgeler Diğer birimlerden satın alma talebinin ilgili ekleri ile birlikte alınması Talep yazısı ve eklerinin kontrol edilmesi 1. İlgili resmi kurumlara yazı yazılması 2. Piyasadan fiyat araştırması (Proforma faturası veya teklif isteme) 3. Kurum içinde yapılan son 5 yıl ihale fiyatları (Mal, izmet Alımı ve Yapım İşi) ve TF - TÜF den yararlanma ksik var mı? Alım DMO yoluyla mı yapılacak? ksik bilgilerin talep edilmesi A Piyasa fiyat araştırması yapılarak yaklaşık maliyetin düzenlenmesi 4734 sayılı Kamu Kanunu ve ilgili yönetmelikler Bedel DTL üzerinde mi? B 4735 sayılı Kamu Sözleşmeleri Kanunu ve ilgili yönetmelikler 1. Bütçe Tertibi 2. Bütçe Ödeneği 3. Yaklaşık Maliyet 4. Avans verilip verilmeyeceği 5. Fiyat farkı verilip verilmeyeceği 6. Dokümanının satış bedeli 7. İlanın şekli ve usulü Yaklaşık maliyet cetveli oluşturulur onay belgeleri düzenlenir ve ihale usulü belirlenir Teknik şartname ve bilgilerin KAP a girilmesi, ihale kayıt numarası alınması, Şef, Tip idari şartnamenin KAP üzerinde oluşturulması ve onaylanması, Şef, Sözleşme taslağının KAP üzerinde oluşturulması ve onaylanması, Şef, 1 azırlayan Kontrol den Onaylayan

3 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 3/16 Kamu Kanunun 21. maddesinde belirtilen hükümler doğrultusunda pazarlık usulüne karar verilir. İAL İLANI 1. nin tarihi, saati ve yeri 2. Yeterlilik kriterleri 3. Yabancı isteklilere açık olup olmadığı 4. Yabancı isteklilere açıksa yerli istekliler lehine fiyat avantajı olup olmadığı 5. Teklifin ve sözleşmenin türü 6. Alternatif teklifin verilip verilmeyeceği 7. Kısmi teklifin verilip verilmeyeceği 8. Alt yükleniciler 9. Teklif ve ödemelerde geçerli para birimi 10. Tekliflerin geçerlilik süresi İAL İŞLM DOSYASI KİK Mevzuatındaki Uygulama Yönetmeliklerinde belirtilen belgeler: 1. Tip İdari Şartname 2. İhtiyaç Listesi 3. Teknik Şartname 4. Proje (Yapım İşi için) 5. Sözleşme Tasarısı 6. Genel Şartname (Yapım İşi ve izmet Alımı için) 7. Birim fiyat tarifleri (Yapım İşi) 8. Mahal Listesi (Yapım İşi) 9. İdarece verilecek malzeme listesi (Yapım İşi) 10. KİK Standart formları 11. Yaklaşık Maliyet Cetveli 12. İlan metinleri (Açık de) 13. Onay Belgesi 14. nun görevlendirme yazısı 15. Diğer tüm yazışmalar İAL DOKÜMANLARI 1. Tip İdari Şartname 2. İhtiyaç Listesi 3. Teknik Şartname 4. Sözleşme Tasarısı 5. Genel Şartname 6. KİK Standart formları 7. İlan Metni (Açık de) 1 Açık ihale mi? ilanının KAP üzerinden oluşturularak KİK onayı alınması ilanının yayınlanması: - şik değerin üzerinde ise Kamu Kurumu Bülteninde - şik değerinin altında ise Kamu Bülteninde ve Basın İlan Kurumunda komisyonunun görevlendirilmesi işlem dosyasının hazırlanması İsteklilere satılacak olan ihale dokümanının hazırlanması işlem dosyasının görevlendirme yazısı ile birlikte üyelerine iletilmesi (İlandan sonra 3 gün içinde olmalı) KAP a üye isteklilere ve istekli olabileceklere ihale dokümanının satılması ve dizi pusulasının düzenlenmesi Pazarlık usulü ihale ile alım yapılmak üzere piyasadan ihale konusu işe ilişkin en az 3 firmanın yazılı davet edilmesi, Şef, Yetkilisi 2 azırlayan Kontrol den Onaylayan

4 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 4/16 1. Belgeleri eksik olan ve geçici teminatı teklif usulüne uygun olmayanlar ihale dışı bırakılır. 2. Belgeleri tam olanların belgelerinin ayrıntılı incelenmesi 3. Teklif mektuplarında aritmetik kontroller yapılır. 4. İnceleme sonucu 4734 sayılı KİK na uygun olmayan belgeler tespit edilerek, ihale dışı bırakılır. 5. Yapılan işlemler komisyon tutanağı ile kayıt altına alınır. 2 İsteklilerce verilen teklif zarflarının ihale saatine kadar teslim alınması (1. nin yapılacağı saate kadar teslim edilen zarflar için alındı belgesi düzenlenmesi 2. Geç teslim edilen zarfların kabul edilmemesi) 3. Teslim edilen zarflara ait istekli bilgilerinin KAP a kaydedilmesi teklif zarflarının tutanak ile na teslim edilmesi nca ihale dış zarflarının isteklilerin huzurunda şekil yönünden incelenmesi Usulüne uygun mu? Zarf açılmadan isteklinin teklif zarfı değerlendirme dışı bırakılır. nca bu durumla ilgili bir tutanak düzenlenir. tarafından teklif zarflarının veriliş sırasına göre açılması ve yeterlilik kriterlerine göre kontrol edilmesi Yeterlilik kriterlerine uygun mu? Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminat usulüne uygun olmayanların tekliflerinin değerlendirmeye alınmayarak ihale dışı bırakılması ve tutanakta belirtilmesi ve KAP a kaydedilmesi 3 azırlayan Kontrol den Onaylayan

5 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 5/16 3 Açık mi? komisyonunca teklif fiyatlarının istekliler huzurunda açıklanması İstekliler huzurunda yaklaşık maliyetin ve na sunulan tekliflerin açıklanması İsteklilerin teklif fiyatlarının KAP a kaydedilmesi İsteklilerin her biri için KAP yasaklılık teyidi alınması de ilk oturumunun kapatılması İsteklilerin teklif fiyatlarının KAP a kaydedilmesi Pazarlık lerinde isteklilerden ilk tekliflerine bağlı kalmak şartıyla son teklifleri yazılı olarak istenerek oturum kapatılması Belirtilen tarih ve saatte kadar istekliler son tekliflerini yazılı olarak na sunması İstekliler huzurunda yaklaşık maliyetin ve na sunulan tekliflerin açıklanması, KAP a kaydedilmesi, Şef,, Şef,,, Şef, 4 azırlayan Kontrol den Onaylayan

6 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 6/16 4 Tekliflerin ayrıntılı olarak değerlendirmesi komisyonu tarafından aşırı düşük tekliflerin belirlenmesi Aşırı düşük teklif var mı? AŞIRI DÜŞÜK TKLİF: İsteklilerin teklif ettiği fiyatların Kamu Genel Tebliği hükümleri çerçevesinde yaklaşık maliyet hesaba katılarak sınır değer tespiti ve sınır değerin altında kalan isteklilerin teklifleri aşırı düşük teklif olarak belirlenir. Kamu Genel Tebliği ve Tip İdari Şartnamede belirtilen hükümler çerçevesinde İlgili isteklilerden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıların komisyon tarafından yazılı olarak istenmesi ve bu durumun KAP üzerinden bütün isteklilere bildirilmesi Açıklama geldi mi? komisyonunca belirtilen sürede isteklilerin teklifler ile ilgili açıklamalarının alınması İsteklinin teklifinin değerlendirilmeye alınmayarak ihale dışı bırakılması, Gelen açıklamaların değerlendirilmesi İsteklilerin sunmuş olduğu avantajlı koşulların incelenmesi Kamu Genel Tebliği hükümleri çerçevesinde değerlendirilmesi, Açıklamalar yeterli mi? 5 Açıklaması yeterli görülen isteklilerin tekliflerinin değerlendirilmesi azırlayan Kontrol den Onaylayan

7 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 7/16 - Kamu Kanunu, Yönetmelik ve Tebliğe uygun olarak ekonomik açıdan en düşük teklif veren istekli üzerine komisyon karar verir. - Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, birim teklifleri, ihale tarihi, hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle karara bağlandığı belirtilir. 5 Tüm teklif fiyatlarının incelenmesi ve kararının komisyon tarafından imzalanması ve KAP üzerinden teklif değerlendirme aşamalarının sonlandırılması, konomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci isteklinin yasaklı olup olmadığının KAP üzerinden teyit ettirilmesi, Şef, komisyon kararının tüm ekleri ile birlikte Yetkilisi onayına sunulması Yetkilisince komisyon karar tarihini izleyen 5 gün içinde onaylar veya gerekçe belirterek iptal eder. Onaylandı mı? kararının onaylanması işlem dosyasının ön mali kontrol için (Üst Yöneticinin belirlediği bedelin üzerindeki ihale dosyaları) SGDB na gönderilmesi nin iptal edilmesi İptal edilen ihale kararının isteklilere bildirilmesi Yetkilisi Yetkilisi İşlemleri Ön Mali Kontrol Süreci SGDB SGDB dan uygun görüş yazısının alınması İsteklilere KAP üzerinden tebliğ edilir. Kesinleşen ihale kararının 3 gün içinde ihaleye teklif veren tüm isteklilere KAP üzerinden yazılı bildirilmesi 6 azırlayan Kontrol den Onaylayan

8 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 8/16 6 ŞİKAYTİN USULÜN UYGUNLUĞU: - lere Yönelik Başvurular akkında Yönetmelik ükümleri çerçevesinde - 10 gün içinde şikayetlerle ilgili tüm işlemler değerlendirilerek ilgiliye bildirilmelidir. Birinci ve İkinci istekliler hariç geçici teminatlar ve belgelerin iade edilmesi kararına isteklilerden şikayet var mı? Gelen şikayetin usulüne uygunluk açısından incelenmesi, Şef, 7 Dizi pusulasına tarih, sayı ve belge sayısı şerh düşülerek kayıt altına alınması Yetkilisi veya görevlendireceği kişi/ kişiler tarafından incelenmesi Yetkilisi, 5 Şikayet haklı bulundu mu? Yetkilisi tarafından komisyon kararının ve dokümanların yeniden değerlendirilmesi ve düzeltici işlem belirlenmesi ve KAP üzerinden isteklilere bildirilmesi Yetkilisi tarafından ihale iptal edildi mi? 8 Yetkilisi, nin iptal edilmesi Yetkilisi azırlayan Kontrol den Onaylayan

9 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 9/16 8 ye katılan isteklilere Yetkilisi tarafından gerekçesi yazılarak KAP üzerinden bildirilmesi 9, Şef İdareye şikayette bulunan istekli, tebliğden itibaren 10 gün içinde Kamu Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulundu mu? Kamu Kurumundan gelen yazı üzerine işlemlerinin durdurulması ve ihale işlem dosyasının idareden istenmesi Yetkilisi ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri içiren ihale işlem dosyasının Kamu Kurumuna 3 gün içinde gönderilmesi, Şef, Kamu Kurumundan inceleme sonuçlarına ilişkin kararın gelmesi KİK Kararı itirazın reddi yönünde mi? KİK Kararı düzeltici işlem yönünde mi? 5 nin iptal edilmesi Yetkilisi azırlayan Kontrol den Onaylayan

10 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 10/ İsteklilere komisyon kararının tebliğ tarihinden itibaren açık ihalelerde 10 günlük pazarlık usulünde 5 günlük sürenin geçmiş olması gerekir. konomik açıdan en avantajlı istekliye sözleşmeye davet yazısının KAP üzerinden gönderilemesi, Şef, İstekli tebliği tarihinden itibaren 10 gün içinde gerekli belgeleri idareye teslim ederek sözleşmeyi imzalamak zorundadır konomik açıdan en avantajlı isteklinin KİK nun 10. maddesinde belirtilen belgeler, kesin teminat, karar pulu, varsa KİK bedeli ve sözleşme notere gitmeyecekse sözleşme damga vergisi ile ilgili makbuzlarını idareye teslim ederek sözleşme imzalamak üzere başvurusunun alınması, Şef, Sözleşme imzalanmadan önce isteklinin yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi Sözleşme imzalandı mı? konomik açıdan en avantajlı isteklinin geçici teminatının gelir olarak kaydedilmesi ve yasaklama getirilmesi Üst Yönetim, Yetkilisi Birinci ve İkinci isteklilerin talebi üzerine geçici teminatların iade edilmesi konomik açıdan ikinci avantajlı istekli ile sözleşme imzalanması Yetkilisi, Şef, Sonuç Formu sonucunu KAP üzerinden Sonuç Formu düzenlenerek 15 gün içinde Kamu Bülteninde yayımlanmak suretiyle ilan edilmesi, Şef, 10 azırlayan Kontrol den Onaylayan

11 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 11/16 10 Sözleşme imzalandıktan sonra hizmet alımı ve yapım işi ihalelerinin işyeri bildirimi için 15 gün içinde SGK na bildirilmesi, Şef, 11 izmet alımı mı? Sözleşme hükümleri doğrultusunda hizmetin yapılıp yapılmadığına dair hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi, Şef, izmet İşleri Kabul Tutanağı Fatura ve ödemeye bağlı diğer belgelerin alınması Merkezi arcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen belgeler akediş Raporu Faturaya istinaden hakediş raporunun düzenlenmesi Kontrol edilip tahakkuka bağlanması, Şef, Tahakkuk Süreci izmet sunumu devam ediyor mu? SGK dan ilişiksiz belgesinin alınması ve teminatın iade edilmesi Dosyanın kapatılması, Şef, azırlayan Kontrol den Onaylayan

12 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 12/16 11 Mal alımı mı? Yüklenici tarafından malın teslim edilmesi (irsaliye ile) ve idareye yazılı olarak kabul işlemi için başvuruda bulunulması 12 Muayene ve Kabul tarafından 7 gün içerisinde malın Teknik Şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi Muayene Uygun mu? ksiklerin giderilmesi için yükleniciye iletilmesi Muayene ve Kabul Tutanağı Muayene ve Kabul Tutanağı düzenlenmesi Muayene Tedarikçiden mal veya malzeme faturasının alınması Taşınır İşlem Fişinin düzenlenmesi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt Kontrol Süreci Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Taşınır İşlem Fişinin alınması ve tahakkuka bağlanması, Şef Tahakkuk Süreci, Şef Süresi sonunda ilgili birimden yazı alınarak kesin teminatın tedarikçiye iade edilmesi, Şef, azırlayan Kontrol den Onaylayan

13 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 13/16 12 akediş raporundaki kesintiler: - Damga Vergisi - Gelir Vergisi (Varsa) - lektrik, su bedeli - Keşif artışı olup olmadığı Yapı İşleri ve Teknik DB tarafından düzenlenen ihale konusu işe ait hakediş dosyasının üst yazı ile gerçekleştirme birimi tarafından alınması akediş dosyasının kontrol edilmesi Uygun mu?, Şef, İlgili müteahhit firmadan faturanın talep edilmesi Müteahhit firmanın SGK borcunun sorgulanması ve borcu varsa ödeme emri belgesinde kesilmesi Fatura ve hakedişe göre Ödeme mrine bağlanması ve imzaya sunulması, Şef İmzalanan Ödeme mrinin SGDB na gönderilmesi Sözleşme devam ediyor mu? Kesin kabul yapıldı mı? Kesin kabul için eksiklerin tamamlanmasının beklenmesi SGK dan ilişiksiz belgesinin alınması Müteahhidin yazılı talebi ve birimin yazısı ile kesin teminatın iade edilmesi, Şef azırlayan Kontrol den Onaylayan

14 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 14/16 DMO ALIMI A -Teslim Tesellüm Tutanağı -İstek formu DMO web sitesinden talep edilen ürünler seçilerek ürün kodları ve tutarları ile yaklaşık maliyetin belirlenmesi, Şef -Banka dekontu Üst yönetimden alımın yapılmasına dair Olur alınması, Şef Onaylandı mı? İptal edilecek mi? Kredi talepnamesi hazırlanması Talep sahibi birime alımın uygun olmadığının bildirilmesi, Şef arcama Talimatının düzenlenmesi Muhasebe İşlem Fişi düzenlenmesi Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisine onaylatılması ve SGDB na gönderilmesi, Şef, Şef, Şef, Ödeme Süreci Ödemeye ilişkin dekont ve malzeme istek formunun DMO ya iletilmesi, Şef Malzemenin DMO tarafından teslim edilmesi 14 azırlayan Kontrol den Onaylayan

15 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 15/16 DOĞRUDAN TMİN B izmet İşleri Kabul Tutanağı Piyasa fiyat araştırma tutanağının hazırlanması Merkezi arcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen belgeler Onay belgesinin hazırlanması akediş Raporu Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi onayına sunulması Onaylandı mı? İptal edilecek mi? İlgili firmaların belirlenmesi ve çağırılması Firmalarla pazarlık yapılması ve en düşük teklif veren firmanın teklifinin uygun görülmesi Talep sahibi birime durumun bildirilmesi Siparişin ilgili tedarikçiye iletilmesi izmet alımı mı? azırlayan Kontrol den Onaylayan

16 SÜRÇ L KİTABI SK Rev 02 16/16 13 Talep doğrultusunda hizmetin yapılıp yapılmadığına dair hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Fatura ve ödemeye bağlı diğer belgelerin alınması izmet İşleri Kabul Faturaya istinaden hakediş raporunun düzenlenmesi Kontrol edilip tahakkuka bağlanması Tahakkuk Süreci, Şef izmet sunumu devam ediyor mu Dosyanın kapatılması azırlayan Kontrol den Onaylayan