YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREV BAŞVURU VE TAKİP YARDIM KILAVUZU

Transkript

1 Sisteme Giriş YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREV BAŞVURU VE TAKİP YARDIM KILAVUZU Yurtdışı Geçici Görev Başvuru ve Takip sistemi ekranına, Bakanlığımız Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından adınıza oluşturulmuş bulunan kullanıcı adınız ve şifrenizi kullanarak aşağıdaki linkten giriş yapınız. (Kullanıcı adı ve şifreniz ile sisteme girişi gerçekleştiremiyorsanız ve T.C. Kimlik numaranız soruluyorsa, lütfen T.C. kimlik numaranız ile giriş yapınız.) 1. Yeni Görev Başvurusu Sisteme giriş yaptıktan sonra görev başvurunuzu gerçekleştirmek için Yeni Görev Başvurusu butonuna tıklayınız. Yurtdışı Geçici Görevlendirme Başvuru Formu penceresi karşınıza gelecektir. İki bölüm halinde ekrana gelen Başvuru Formu nun ilk bölümü Personele Ait Bilgiler, ikinci bölümü ise gidilecek görevle ilgili Göreve Ait Bilgileri içermektedir. Formun Doldurulması: Personele Ait Bilgiler kısmında Bakanlık Personel Dairesi Başkanlığında veri kaydı bulunan personelin mevcut bilgileri hazır olarak gelmektedir. Ancak bazı bilgilerin eksik olması halinde söz konusu eksikliklerin personelin bizzat kendisi tarafından tamamlanması gerekmektedir. Lütfen mevcut bilgilerinizi öncelikle kontrol ederek varsa eksik bilgileri tamamlayınız. Göreve Ait Bilgilerin doldurulması; Bu bölüm, gidilecek göreve ilişkin bilgilerin ilgili personelce doldurulması gerektiğinden sistem tarafından tümüyle boş olarak getirilmektedir. Bu nedenle, söz konusu bölüme ait bilgilerin aşağıdaki açıklamalar çerçevesinde doldurulması gerekmektedir. - Gidilecek görevin konusu: Görevin konusu açık ve net ifadelerle yazılmalıdır. Toplantı adı ve konusu açık şekilde yazılarak kısaltma öngörülmesi halinde bunlar parantez içinde belirtilmelidir. Sadece k ı s a l t m a l a r ile toplantı adı ya da konusu belirtilmemelidir. Örneğin Birleşmiş Milletler İklim Değişikliği Çerçeve Sözleşmesi (BMİDŞS) Taraflar Konferansı şeklinde ifadeler kullanılmadır.

2 - Katılım Sağlanacak Görevin Maksadı: Katılım sağlanacak görevin ne maksatla düzenlendiği (düzenleyen kurumun düzenleme maksadı) açıkça ifade edilecektir. -Düzenleyen/Davet Eden Kurumun Adı : Toplantıyı kim organize ediyor ise o ülke, kurum, kuruluş vs. nin ismi belirtilmelidir. - Görevin Tarihi : Göreve katılım sağlanacak tarihler yazılmalı, bu arada yol hariç katılım günü sayısı rakamla ayrıca belirtilmelidir. 1 günlük bir toplantıya katılım sağlanması söz konusu ise görev başlangıç ve bitiş tarihleri aynı tarih olarak seçilmelidir. - Görevin Türü: Görevin maksadı göz önünde bulundurularak mevcut görev türleri içerisinden seçilmelidir. Göreve ilişkin farklı görev türleri söz konusu ise (örneğin hem çalıştaya hem de toplantıya katılım sağlanacaksa) her bir görev türüne dair ayrı ayrı seçim yapılmalıdır. - Gidilecek Ülke ve Yer (Şehir) : Ülke ya da ülkeler (birden çok ülkeye gidilecekse, gidilecek ülkeler tek tek) seçildikten sonra şehir ya da şehirler (birden çok şehre gidilecekse araya virgül (,) konularak) yazılmalıdır. - Gidilecek Göreve İlişkin Katılım Gerekçesi: İştirak edilecek görevin objektif gerekçeleri açık şekilde belirtilmeli, bir başka deyişle katılımın niçin gerekli olduğu açıklanmalıdır. 2007/3 Sayılı Başbakanlık Genelgesi hükümleri çerçevesinde ve Bakanlığımız AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığının konuya ilişkin tarih ve sayılı yazısı kapsamındaki Müsteşarlık Makamı talimatları uyarınca söz konusu gerekçeler zorunlu görülmektedir, gereklidir, zaruridir ve sair ibareler ile nihayetlendirilmelidir. Belirtilen ifadeler ile bağlanmayan görev gerekçeleri ve görev onayı talepleri Müsteşarlık Makamının talimatları gereği olarak işleme alınmayacaktır. - Gündem (Türkçe/İngilizce): Katılım sağlanacak toplantının varsa günlük/saatlik gündemi ek olarak konulacak, herhangi bir gündemin mevcut olmaması halinde gündem yoktur ibaresi yazılacaktır. - Davet Yazısı: Davet yazısı ek olarak mutlaka eklenecektir. Davet yoksa neden olmadığı açıklanacaktır. - Masrafları Kimin Karşılayacağı: Masraflarının hangi kaynak ya da kaynaklardan ve ne oranlarda karşılanacağı yazılarak, yurtdışı gündeliklerin belirlenmesine ilişkin Bakanlığımız Yönergesi (2011/4) ayrıca belirtilecektir. A) BÜTÜN MASRAFLARIN BAĞLI OLUNAN GENEL MÜDÜRLÜK BÜTÇESİNDEN KARŞILANMASI DURUMUNDA; Bütün masrafların bağlı bulunulan Genel Müdürlük bütçesinden karşılanmasının söz konusu olduğu görevler için Bakanlığımız 2011/4 Sayılı Yönergesine atıfta bulunulmasına gerek yoktur. Yazılacak ifade; Bütün masraflar Genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. şeklinde olacaktır. B) KARŞI TARAFÇA HERHANGİ BİR ÖDEME YAPILMASI DURUMUNDA; 1. Ulaşım (Uçak Bileti ) ve konaklamanın karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek 1 Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak) ve konaklama bedelleri Bakanlığımızın 2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi hükümleri dairesinde. Projesi bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 2. Yalnızca konaklama karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek 2 Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair konaklama bedelleri Bakanlığımızın 2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi hükümleri dairesinde. Projesi bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir.

3 3. Yalnızca ulaşım karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek 3 Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak) Bakanlığımızın 2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi hükümleri dairesinde Projesi bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 4. Yalnızca gündelik karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek 4 Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair gündelikleri Bakanlığımızın 2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi hükümleri dairesinde. Projesi bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 5. Ulaşım, konaklama ve gündelik karşılanması durumunda yazılacak ifade; Örnek 5 Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak), konaklama bedelleri ve gündelikleri Bakanlığımızın 2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi hükümleri dairesinde. Projesi bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 6. Ulaşım ve gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek 6 Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak) ve gündelikleri Bakanlığımızın 2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi hükümleri dairesinde. Projesi bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 7. Konaklama ve gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek 7 Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair gündelikleri ve konaklama bedelleri Bakanlığımızın 2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi hükümleri dairesinde. Projesi bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 8. Yetiştirilmek amacıyla yurtdışına eğitim ve staj için gidilmesi durumunda yazılacak ifade; Örnek tarihli ve 7/7756 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Yetiştirilmek Amacıyla Yurt Dışına Gönderilecek Devlet Memurları Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddesi (Madde 12) ile 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu nun 78. ve 79. Maddeleri çerçevesinde, aylık ve eğitim giderleri (gidilecek ülke para birimi cinsinden miktar rakamla yazılacak) Özel Kalem Müdürlüğü, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları bağlı bulundukları bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır. Formda yer alan bütün unsurların doldurulduğundan emin olmak için, başvurunuzu tekrar kontrol ediniz. Boş kalan unsur olduğu takdirde kayıt işlemi yapılamamaktadır.

4 2. Görev Başvuruları ve Durumu Başvurunuzun başarıyla kayıt edilmesinden sonra Görev Başvuruları ve Durumu butonunda yaptığınız başvuru Yeni Kayıt olarak gözükecektir. Öncelikle Yazıcıdan Çıktı Alınız butonu ile başvurunuzun ve göreve ilişkin özet bilgi notunuzun çıktısını alınız. (Bu aşamada, word ortamında açılan Yurtdışı Geçici Görev Bilgi Formunun, yapılan müracaata uygunluğu bir kez daha kontrol edilmelidir.) Sonrasında, müracaatı yapan personel tarafından, formun ıslak imzalı şekilde imzalanması gerekmektedir. Bilgi Formu ile birlikte yazıcıdan çıktısı alınacak Bilgi Notu nun, çıktı alınmadan önce kontrol edilmesi, varsa personel tarafından doldurulması gereken bilgilerin manuel olarak girilmesi ve ondan sonra çıktı alınması gerekmektedir. Bakanlık birimlerinden, Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığına yurtdışı geçici görevlendirmeye ilişkim Makam Oluru alınması için gönderilen resmi talep yazısına, yurtdışı geçici göreve ilişkin gerekli bütün bilgi ve belgelerin (davet yazısı, yurtdışı geçici görevlendirmeye ilişkin bilgi formu, özgeçmiş, toplantı bilgi notu) eklenmesi gerekmektedir. AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığına başvurulmadan önce birim evrakından alınan tarih ve sayının kesinleşmesi için Yazıcıdan Çıktı Alınız butonunun solunda yer alan Evrak Tarih/Sayı butonuna basılması gerekmektedir. Söz konusu butona basılması, kişinin müracaatının sistemce aktif hale getirilmesi açısından önem arz etmektedir. Aksi takdirde, yani Evrak Tarih/Sayı nın sistem üzerinden girilmemesi durumunda başvurunuz AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı tarafından görülemeyecek ve başvurunuza ilişkin herhangi bir işlem başlatılamayacaktır. Aktif olan Yurtdışı Geçici Görev başvurusuna ait resmi yazı Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığına ulaştıktan sonra, talep edilen yurtdışı geçici görevlendirmeye ilişkin Makam Oluru ilgili şube müdürlüğü tarafından hazırlanacak ve söz konusu müracaata ilişkin her türlü gelişme, ekranda örnek olarak gösterilen bilgilendirme mesajları vasıtasıyla müracaat sahibine ulaştırılacaktır.

5 Evrak tarih ve sayısı girildikten sonra mesaj durumu; Olur Hazırlanırken Mesaj Durumu; Olur un Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Başkanı tarafından imzalanması durumunda; Olur un tüm imza sürecinden geçtikten ve Makam dan onay aldıktan sonra mesaj durumu; bilgi mesajları ile müracaat sahibi, müracaatı ile ilgili her aşamayı takip edebilecektir.

6 3. Yurtdışı Görev Raporunun sisteme yüklenmesi: Geçici Görev ile yurtdışına çıkan Bakanlık personeli, 2007/3 sayılı Başbakanlık G e n e l g e s i ve ilgili diğer mevzuat mucibince, görevden dönüş tarihinden itibaren en geç 1 (bir) ay içerisinde Yurtdışı Görev Raporlarını dijital ortamda arşivlenmeye imkân sağlayacak d osya formatında hazırlamak suretiyle dosyalama işlemini yaparak aşağıda açıklanan şekilde sisteme girmek zorundadırlar. Kayıtlı Görevler ve Görev Raporları menüsünde son 2 (iki) yıl içerisinde gidilen görevler listelenmektedir. Gidilen göreve ilişkin raporun yüklenmesi için ilk adım olarak söz konusu görevin karşısında Görev Raporunu Yükle butonunu tıklayınız. Yurtdışı Geçici Görev Bilgileri nin geldiği açılır pencerede doldurulması gereken Rapor Bilgilerini lütfen doldurunuz.

7 Rapor Bilgileri; Görev Teması, Görev Konusu, Görevin Maksadı, Özet, Genel Bilgiler, Sonuç (Çıktılar) ve Öneriler, Görevden Elde Edilen Bilgi ve Deneyimler, Kurumsal Faydalar ile Bu Bilgilerin Nasıl Kullanılacağı ve Yayılacağı: gibi sorulan sorular yanıtlanarak doldurduktan sonra altta yer alan Rapor Taslağı Oluştur butonu ile görev taslağını bilgisayarınızda seçtiğiniz yere (masa üstü, belgeler vs.) kaydediniz. Kaydedilen Rapor Taslağını açarak raporu tamamlayabilmek için Genel Bilgiler bölümünü doldurduktan sonra sisteme yükleme işlemi yapılacaktır. Bunun için; Gösterilen Görev Raporunu Yükle butonu yardımıyla; açılan pencereden raporun kayıtlı olduğu dosyayı seçmek suretiyle yükle butonuna basınız. Bu şekilde raporunuzu (Görev Raporunuz yazılı sütun karşısında ekli dosya işareti görüldüğünde) sisteme başarıyla kayıt etmiş olursunuz. Rapor yüklendikten sonra çıktısının alınarak Bakanlığımız 2012/3 sayılı Genelgesi çerçevesinde ilgi yerlere gönderilmesi gerekmektedir.