KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI. Öngörülen Eylem veya Eylemler

Transkript

1 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI Standart Öngörülen veya ler veya KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir tarih ve sayılı Dekanlık Görevlendirme yazıları ile İç Kontrol Sistemini kurmak ve işletmek için çalışmalar başlatılmıştır. KOS Fakülte İç Kontrol Komisyonu İç Kontrol Sisteminin işleyişi hakkında gerekli bilgiye sahip olduktan sonra Yöneticileri ve personeline İç Kontrol Sistemini tanıtmak üzere eğitim vereceklerdir. Genel Sekreterlik, SGDB İç kontrol sistemi hakkında eğitilmiş personel KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Dekanlık üst, iç kontrol sisteminin etkinleştirilmesine ilişkin olarak çalışmalara destek verecektir. KOS Üst yönetim, iç kontrol sisteminin etkinleştirilmesine yönelik toplantılara katılacaktır. Fakülte İç Kontrol bir hizmet içi eğitim konusu haline getirilecek KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Mevcut durumda yazılı etik kuralları belirlenmiş değildir. KOS Fakülte bünyesinde Etik Komisyonu kurulacak, etik davranış ilkeleri belirlenecek ve etik sözleşmesi hazırlanacaktır. Fakülte Etik İlkeleri, Etik Sözleşmesi Etik Sözleşmesi personele imzalatılarak personel dosyalarına konulacaktır.

2 Öngörülen veya ler veya KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Fakültenin stratejik planı hazırlanacak, performans programı, bütçesi, faaliyet raporu ve diğer tüm faaliyetler fakültemiz web sayfasından yayınlanacaktır. KOS Fakültenin ve ilgili akademik birimlerin stratejik planları ve faaliyet raporları hesap verebilirliği sağlayacak şekilde hazırlanacaktır. Stratejik plan ve faaliyet raporları Bütçe Faaliyet raporu yıllık mevzuatında ve periyotlarla yapılacaktır. Stratejik plan ise 5018 sayılı Üniversite üst nin kanundaki yasal belirleyeceği zaman süreçler. diliminde hazırlanacaktır. KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Mevcut durumda personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmasına özen gösterilmektedir. KOS Personelimize ve İdaremizden hizmet alan dış yararlanıcılara, mevzuatın öngördüğü şekilde objektif ve eşit davranılacaktır. Akademi Memnuniyet anketleri düzenlenecekti r KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Mevcut durumda idarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilirdir. KOS İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve Fakülte iç belgelerin doğruluğu ve güvenilirliği kontrol periyodik olarak denetlenecektir. komisyonu Doğru ve güvenilir faaliyetler Faaliyetlerin doğruluğu ve güvenilirliği yılda en az bir kez denetlecektir.

3 KOS2 KOS 2.1 KOS 2.2 KOS 2.3 KOS 2.4 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Fakültemiz Misyon ve Vizyonu belirlenmiştir. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimler ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmamıştır. Bu konuda çalışmalar başlatılmıştır. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna Bu konuda çalışmalar bağlı olarak fonksiyonel başlatılmıştır. görev dağılımı belirlenmelidir. KOS KOS KOS KOS Öngörülen veya ler Fakültemizin mevcut misyon ve vizyonu fakülte web sayfasında duyurulmuştur. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimler ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanacak ve duyurulacaktır. İdari personelin görev tanım çizelgeleri hazırlanacak ve ilgili personele tebliğ edilecektir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şemaları hazırlanacak ve fonksiyonel görev dağılım çizelgeleri yapılacaktır. veya Görev tanım çizelgeleri Görev tanım çizelgeleri Yazılı fonksiyonel görev tanımları Fakülte stratejik planı hazırlanırken misyon ve vizyon ihtiyaçlar doğrultusunda güncellenecektir. KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliskisini gösterecek sorumluluk dağılımı mevcut mevzuata göre yürütülmektedir. KOS Mevcut durumda belirtilen düzenlemeler bu sart için yeterli güvence sağlamaktadır

4 Öngörülen veya ler veya KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Bu konuda henüz yazılı bir çalışma yapılmamıştır. KOS Fakültemiz birimlerinde, hassas görevler belirlenecek ve ilgili personele duyurulacaktır. Hassas Görevler Listesi KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Yeterli bir izleme ve raporlama sistemi henüz geliştirilmiş değildir, daha ziyade kişisel olarak çaba gösterildiği düşünülmektedir. KOS Üniversitemizin izleme ve raporlama faaliyetleri için yapacağı çalışmalar takip edilecektir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve İdari İzleme ve Raporlama yazılımları KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik KOS 3.1 İnsan kaynakları, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Mevcut durumda insan kaynakları idarenin amaç ve hedefleri doğrultusunda yürütülmektedir. KOS Fakültemizin insan kaynağı planlaması için kısa, orta ve uzun vadeli planlar yapılacaktır., Genel ve Sekreterlik, İdari Personel Daire Başkanlığı Kısa, orta ve uzun vadeli personel planlaması çalışması.

5 Öngörülen veya ler veya KOS 3.2 İdarenin yönetici ve Fakültemiz yönetici ve personeli personeli, görevlerini etkin ve görevlerini etkin ve etkili bir etkili bir şekilde şekilde yürütebilecek bilgi, yürütebilecek bilgi, deneyim deneyim ve yeteneğe sahiptir. ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS Hizmet içi eğitim ve seminerler ile fakülte personelinin bilgi ve mesleki yeterlilikleri güncel tutulacaktır. Fakülte ve diğer birim yöneticileri Genel Sekreterlik, Mesleki bilgi Personel Daire ve deneyime Başkanlığı, sahip personel SGDB KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Fakültemizde her görev için mesleki yeterliliğe önem verilerek uygun personel seçilmektedir. KOS Bundan sonraki görevlendirmelerde de mesleki yeterliliğe önem verilerek uygun personelin seçilmesi sağlanacaktır. Görevinde yetkin personel KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Mevcut durumda üst görevlere atamalarda liyakat ve yetkinlik ilkeleri dikkate alınmaktadır. KOS Üst görevlere atamalarda liyakat ve yetkinlik ilkelerini dikkate alma hassasiyeti devam edecektir.

6 Öngörülen veya ler veya KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu Eğitim ihtiyacı ve eğitim ihtiyacı giderecek eğitim planlaması konusunda yeterli faaliyetleri her yıl planlanarak düzeyde bir çalışma yürütülmeli ve gerektiğinde yapılamamaktadır. güncellenmelidir. KOS Kurum personelinin eğitim ihtiyacı belirlenecek ve üniversite üst tarafından düzenlenecek eğitimlere personelin katılımı sağlanacaktır. Eğitim ihtiyacı KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personel performans değerlendirmesi yapılmamaktadır. KOS Personelin performansının değerlendirilebilmesi için objektif değerlendirme kriterleri yazılı hale getirilip, bu kriterler çerçevesinde yetersiz performans gösteren personel ile görüşme yapılacaktır. Performans Değerlendirme Kriterleri. KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını Bu konuda henüz bir çalışma geliştirmeye yönelik önlemler yapılmamıştır. alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. KOS Üstün performans gösteren personel mevzuatın elverdiği ölçüde uygun şekilde ödüllendirilecektir. Performansı yetersiz olan personel hizmet içi eğitim programlarına alınarak eksiklikleri giderilecektir. Performans Değerlendirme Kriterleri.

7 KOS 3.8 KOS4 KOS 4.1 KOS 4.2 KOS 4.3 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları ne ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri Yürürlükteki mevzuata göre işlem yapılmaktadır. İş akış süreçlerindeki imza ve İmza ve onay mercileri kısmen onay mercileri belirlenmeli ve bilinmektedir. personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere Yetki devri/imza yetkisi devri bildirilmelidir. kısmen bilinmektedir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. KOS KOS KOS KOS Öngörülen veya ler İnsan kaynakları ne ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Fakültemizde iş akış şemaları hazırlanacak, iş akış süreçlerini, imza ve onay mercilerini gösteren çizelgeler/ tablolar hazırlanıp birimin internet sayfasında gösterilecektir. veya Mevzuatına göre sınırları açıkça belirtilmek suretiyle devredilmesi mümkün olan yetkilerin ve imza yetkilerinin yazılı biçimde devredilmesi için yetki devri/imza yetkisi devri yapılıp uygulanacaktır. İnsan kaynakları yönetim politikası İmza ve onay mercileri gösterilen iş akış şema ve süreç dökümanları Yetki Devri Belgesi

8 KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. uygulanacaktır. KOS Standart Öngörülen veya ler veya KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Mevcut durumda bu konuya dikkat edilmektedir. KOS KOS Yetki devri belgesinde yetki devredilecek kişilerin bu yetki ile uyumlu bilgi deneyim ve yeteneğe sahip kişilerden seçilmesi hususuna yer verilecektir. Yetki devreden personel ile yetki devredilen personel arasında sürekli bilgilendirme sağlanacaktır. Yetki Devri Belgesi Yetki Devri Belgesi