GENEL KURUL TOPLANTILARINI ONLİNE YAPACAK ANONİM ŞİRKETLERİN UYMALARI GEREKEN ESASLAR

Transkript

1 GENEL KURUL TOPLANTILARINI ONLİNE YAPACAK ANONİM ŞİRKETLERİN UYMALARI GEREKEN ESASLAR Soner ALTAŞ* Öz Genel Kurul anonim şirketin zorunlu organlarından birisidir. Paysahipleri, yönetim kurulu üyelerinin seçimi, azli, ibrası, kârın dağıtımı, esas sözleşmenin değiştirilmesi, sermayenin artırılması, azaltılması, finansal tablolar ile faaliyet raporunun tasdiki gibi hususları genel kurul toplantılarında görüşüp karara bağlarlar sayılı eski Ticaret Kanunu genel kurul toplantılarının sadece fiziki ortamda yapılmasına izin vermekte iken, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetleri kapsamında anonim şirket genel kurul toplantılarının fiziki ortam yanında elektronik ortamda da yapılmasını mümkün kılmıştır. Dolayısıyla, dileyen anonim şirketler, gerekli koşulları sağlamak suretiyle genel kurul toplantılarını online olarak yapabilirler. Pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketler ise genel kurul toplantılarını zorunlu olarak elektronik ortamda yaparlar. Bu çalışmada, genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi için gerekli olan şartlar ile bu toplantılarda hangi hususlara dikkat edilmesi gerektiği ele alınmaktadır. Anahtar Sözcükler : anonim şirket, online genel kurul, elektronik genel kurul sistemi, merkezi kayıt kuruluşu, elektronik imza. 1. GİRİŞ Anonim şirketin zorunlu organları genel kurul ve yönetim kuruludur. Genel kurul, paysahiplerinin katılımıyla oluşan ve yönetim kurulu üyelerinin seçimi, görevden alınması, ibrası, kârın dağıtımı, esas sözleşmenin değiştirilmesi, sermayenin artırılması, şirketin finansal tabloları ile yıllık faaliyet raporunun tasdiki gibi Kanunla sadece kendisine tanınmış olan konularda karar alan organdır. Anonim şirketlerde genel kurul olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde toplanır. Olağan genel kurul toplantısının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması gerekmektedir (TTK, m.409/f.1). Olağanüstü genel kurul toplantısının ise * Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Başmüfettişi 119

2 belli bir zamanı yoktur. Olağanüstü genel kurul toplantısı gerektiği takdirde her zaman için yapılabilir (TTK, m.409/f.3) sayılı eski Ticaret Kanunu anonim şirket genel kurul toplantılarının sadece fizikî ortamda yapılmasına izin veriyordu sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) 1 ise paysahiplerinin elektronik ortam üzerinden genel kurul toplantılarına katılmalarına imkan tanımıştır. Bu amaçla, TTK nın maddesinin beşinci fıkrasında; Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukukî sonuçlarını doğurur. denilmiştir. Dolayısıyla, anonim şirket paysahiplerinin fiziki katılım yanında elektronik ortam üzerinden genel kurula katılmaları ve oy kullanmaları mümkündür. Online toplantı sistemi vasıtasıyla genel kurula katılım, öneride bulunma ve oy verme, hukuksal sonuçları açısından, fizikî katılım, öneride bulunma ve oy vermenin bütün sonuçlarını doğurur. Ancak, belirtmek gerekir ki, genel kurula elektronik ortamda katılma ve oy kullanma hususu kapalı anonim şirketler ile hisse senetleri borsaya kote olmamış halka açık anonim şirket açısından zorunlu olmayıp, şirketlerin ihtiyarına bırakılmıştır. Pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde 2 ise genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması, 1 Ekim 2012 tarihi itibariyle zorunlu hâle gelmiştir 3 (TTK, m.1527/f.5). Gümrük ve Ticaret Bakanlığı TTK nın maddesinin beşinci fıkrasının kendisine vermiş olduğu yetki çerçevesinde, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasları, genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneğini, oyun hak sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasının esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sisteminin işleyiş esaslarını ve bu sistemin 1 Çalışmamızda, 13 Ocak 2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu için TTK kısaltması kullanılmıştır. 2 Borsaya kote şirket; İstanbul Menkul Kıymetler Borsası düzenlemeleri uyarınca borsaya kote olan anonim şirketleri ifade eder(egky, m.4/b). 3 TTK nın gerekçesinde Pay senetleri borsada işlem gören anonim şirketler açısından, en büyük sorun yönetimsel anlamda yaşanan güç boşluğudur. Halk paysahiplerinin genel kurullara katılımı yetersiz kalabilmektedir. On-line genel kurullar, bu soruna önemli bir katkı sağlayacak ve halka açık anonim şirketlerin daha şeffaf bir şekilde yönetilmelerine hizmet edecektir. denilmiştir. Bkz. Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu, Esas No:1/324, S.Sayısı:96 120

3 katılımcılarının yükümlülüklerini Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik (EGKY 4 ) ve Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ (EGKT 5 ) ile düzenlenmiştir. Dolayısıyla, gerek online genel kurul sistemini zorunlu olarak uygulayacak olan pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerin gerek ihtiyarî olarak online genel kurul sisteminden faydalanacak olan anonim şirketlerin, bahsigeçen Yönetmelikte ve Tebliğde belirtilen usul ve esaslara uymaları gerekecektir. İşte bu çalışmamızda elektronik genel kurul sistemini kullanacak olan ve de anılan sisteme geçmeyi düşünen anonim şirketlere yol göstermesi bakımından bu konuda yerine getirilmesi gereken usul ve esaslar üzerinde durulacaktır. 2. ONLİNE GENEL KURUL TOPLANTISI İÇİN ESAS SÖZLEŞMEYE HÜKÜM KONULMASI TTK nın 1527 nci maddesi uyarınca genel kurul toplantılarına elektronik ortam üzerinden katılmaya 6 imkan sağlayacak, diğer bir anlatımla Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) 7 ni uygulayacak olan anonim şirketlerin esas sözleşmesinde, aşağıda belirtilen hükmün genel kurul toplantılarının düzenlendiği maddelerden biri içerisinde yer alması zorunludur(egky, m.5/f.1): Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım : Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elekt- 4 Çalışmamızda, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik için Elektronik Genel Kurul Yönetmeliği manasında EGKY kısaltması kullanılmıştır. 5 Çalışmamızda, Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ için Elektronik Genel Kurul Tebliği manasında EGKT kısaltması kullanılmıştır. 6 Elektronik ortamda katılma; anonim şirket genel kurul toplantılarına EGKS den katılmayı, görüş açıklamayı, öneride bulunmayı ve oy kullanmayı ifade eder(egky, m.4/1.ç). 7 Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS); Genel kurullara elektronik ortamda katılmayı teminen 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanacak elektronik platformu ve diğer şirketlerin 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini ifade eder(egky, m.4/1.c). 121

4 ronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır. Hak sahipleri ve temsilcilerinin elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılma ve oy kullanmasına imkan tanıyacak olan anonim şirketler, yukarıda belirtilen esas sözleşme hükmünde herhangi bir değişiklik yapmadan bu metni esas sözleşmelerine aktarmak zorundadır. Esas sözleşmelerinde bu maddede belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır(egky, m.5/f.2). Yukarıda belirtilen örnek hükmü esas sözleşmeye işlemek amacıyla yapılacak değişikliğinin, payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerce, 1 Ekim 2012 tarihinden sonra yapacakları ilk genel kurul toplantısında yapılması zorunludur (EGKY, Geçici Madde 1/f.1). 3. ONLİNE GENEL KURUL ÖNCESİNDE YAPILACAK İŞLEMLER Payları Merkezi Kayıt Kuruluşu 8 (MKK) tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, temsilci tayin etme, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri MKK tarafından sağlanan EGKS üzerinden yapılır(egky, m.5/f.3). Bunların dışında kalan şirketler ise, elektronik genel kurul sistemini kendileri kurabilecekleri gibi dışarıdan destek alımı suretiyle bu amaçla kurulan şirketlerin sistemlerin de yararlanabilirler. 8 Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS); Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu merkezi ortak veri tabanını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen uygulamayı ifade eder(egky, m.4/1.ğ). 122

5 EGKS yi uygulayacak şirketler, genel kurul toplantılarına ilişkin çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik imzalı olarak TTK da öngörülen süreler içinde EGKS de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundururlar(egky, m.6). Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri 9 bu tercihlerini EGKS den bildirirler(egky, m.7/f.1). Genel kurula hak sahibi yerine temsilcinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisi EGKS ye kaydedilir. Temsilcinin toplantıya fiziken katılacağı durumlarda da yetkilendirme bu şekilde yapılabilir. Hak sahibi temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da yetkilendirebilir. Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır(egky, m.7/f.2). Tüzel kişi hak sahipleri adına, EGKS de yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza yetkilisince şirket namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekir(egky, m.7/f.3). Bildirimler, hak sahibinin talimatına uygun olarak payların tevdi edildiği kuruluş tarafından da yapılabilir(egky, m.7/f.4). Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri, bu tercihlerini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS den bildirmek zorundadırlar. Bu süre, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde bir gün olarak uygulanır(egkt 10, m.4/f.1). Şirket, genel kurula katılma taleplerini en geç iki iş günü içinde kontrol ederek EGKS den kabul veya reddeder. Bu süre içinde reddedilmeyen talepler kabul edilmiş sayılır 11 (EGKT, m.4/f.2). Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini genel kurul tarihinden bir gün öncesine kadar EGKS de geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini 9 Hak sahibi; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümleri uyarınca anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma hakkı olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder(egky, m.4/1.e). 10 Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ 11 Bu hüküm, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirket genel kurullarında uygulanmaz(egkt, m.4/f.2). 123

6 geriye almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz(egky, m.7/f.5; EGKT, m.4/f.3). 4. ONLİNE GENEL KURUL ANINDA YAPILACAK İŞLEMLER Bir önceki kısımda belirtildiği üzere, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin elektronik ortamda genel kurula katılabilmeleri için EGKS ye güvenli elektronik imza ile giriş yapmaları gereklidir (EGKY, m.8/f.1, m.14/f.1). Anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden bir saat öncesinde başlar, genel kurulun başlama saatinden beş dakika öncesine kadar sürer(egkt, m.5/f.1). Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS den alınır. Bu liste, Hazır Bulunanlar Listesinin oluşturulmasında kullanılır 12 (EGKY, m.8/f.2). Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir(egky, m.9). Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletir(egky, m.10). Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılan hak sahibi, görüşülmekte olan gündeme ilişkin görüşünü EGKS de yazılı olarak iletebilir. Hak sahibi her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir. Her bir görüş en fazla 600 karakter olabilir(egkt, m.6). Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır(egky, m.11/f.1). Anonim şirketin genel kurul gündeminde yer alan her bir gündem maddesine ilişkin olarak oylama, toplantı başkanı tarafından fiziki ve elektronik ortamda katılan hak sahipleri için aynı anda başlatılır. Elektronik ortamda oyların gönderilmesi beş dakika ile sınırlıdır(egkt, m.7). Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya tem- 12 Hazır Bulunanlar Listesinin hazırlanmasında TTK nın 407 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca çıkarılacak Yönetmelik hükümleri dikkate alınır(egky, m.8/f.2). 124

7 silci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işletir(egky, m.11/f.2). 5. ONLİNE GENEL KURUL SONRASINDA YAPILACAK İŞLEMLER Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı toplantı bitiminde Bakanlık temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde teslim edilir(egky, m.12). EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir(egky, m.14/f.2). Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca genel kurula ilişkin belgelerin EGKS tarafından MERSİS e elektronik ortamda aktarılması uygulamasının başlatılmasına kadar genel kurul belgeleri toplantı bitiminde, toplantı başkanı tarafından, Bakanlık temsilcisinin kurumsal elektronik posta adresine veya Kayıtlı Elektronik Posta hesabına gönderilir veya elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içinde Bakanlık temsilcisine teslim edilir(egky, Geçici madde 1/f.2). 6. EGKS NİN UYGUNLUĞUNUN YETKİLİ KURULUŞLARA TESPİT ETTİRİLMESİ ZORUNLULUĞU Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak olan anonim şirketler ile bu amaçla destek hizmeti sunacak şirketler, yukarıdaki bölümlerde belirtilen yükümlülüklerin yanında aşağıda belirtilen yükümlülükleri de yerine getirmek zorundadır: a) Şirketler, EGKS nin TTK ya, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ve Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ e uygunluğunu, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA 13 sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden birisine tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar 13 CISA (Certified Information Systems Auditor); bilgi sistemleri denetçi sertifikasını ifade eder(egkt, m.3/c). 125

8 tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür(egkt, m.8/f.1). Teknik raporun aynı işlemler tekrarlanarak iki yılda bir yenilenmesi zorunludur. Ancak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerekli gördüğü hallerde bu teknik raporun daha kısa bir sürede de alınmasını isteyebilir(egky, m.13/a; EGKT, m.8/f.2). Yukarıda sayılan kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporda, EGKS nin asgari olarak; a) ISO e uygun bir bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması alt yapısına sahip olduğu, b) Güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama uygulamalarının, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu na ve ikincil düzenlemelerle belirlenen standartlara uygun olduğu, c) 5070 sayılı Kanun ve ikincil düzenlemelerle belirlenen standart ve kriterlere uygun olarak verilerin uzun dönemli arşivlenmesine imkan tanıdığı, ç) Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından ve diğer destek hizmeti veren şirketler tarafından oluşturulan platform veya bilişim sisteminin MERSİS e ve ilgili diğer veri tabanlarına entegrasyonu sağlayacak yeterlikte olduğu, şirketlerin kendilerinin kurdukları bilişim sisteminin ise tescili gerekli belgeleri bu veri tabanlarına iletebilecek nitelikte olduğu, gibi hususların tespitine yer verilmesi içerir(egkt, m.8/f.4). b) Şirketlerin EGKS yi kurmak yerine destek hizmeti alımını tercih etmeleri durumunda destek hizmeti alınan şirketler de sağlayacakları EGKS nin TTK ya, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ve Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ e uygunluğunu, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden birisine tespit ettirmek zorundadırlar. Hizmet sağlayıcı şirketler bu teknik raporu, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı nın uygun görüşünü aldıktan sonra kayıtlı bulundukları ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. Yükümlülük yerine getirilmeden şirketler destek hizmeti veremez. Teknik raporun aynı işlemler tekrarlanarak iki yılda bir yenilenmesi zorunludur. Ancak, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerekli gördüğü hallerde bu teknik raporun daha kısa bir sürede de alınmasını isteyebilir(egkt, m.8/f.2). 126

9 7. EGKS NİN KAYITLARININ SAKLANMASI ZORUNLULUĞU Şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları şirketler, EGKS de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır. Borsaya kote şirketler için söz konusu saklama zorunluluğu MKK tarafından yerine getirilir(egky, m.13/c). 8. ÖZET VE SONUÇ 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu anonim şirket paysahiplerinin elektronik ortam üzerinden genel kurul toplantılarına katılmalarına imkan tanımıştır. Online genel kurula katılma ve oy kullanma hususu kapalı anonim şirketler ile hisse senetleri borsaya kote olmamış halka açık anonim şirket açısından zorunlu olmayıp, şirketlerin ihtiyarına bırakılmıştır. Pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde ise genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması, 1 Ekim 2012 tarihi itibariyle zorunlu hâle gelmiştir. Genel kurul toplantılarına elektronik ortam üzerinden katılmaya imkan sağlayacak anonim şirketlerin Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik te belirtilen hükmü aynen şirket esas sözleşmelerine aktarmaları gerekmektedir. Payları borsaya kote şirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, temsilci tayin etme, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanan Elektronik Genel Kurul Sistemi üzerinden yapılır. Bunların dışında kalan şirketler ise, elektronik genel kurul sistemini kendileri kurabilecekleri gibi bu amaçla kurulan şirketlerin sistemlerini de kullanabilirler. Bu konuda dikkate alınması gereken önemli hususlardan birisi de, şirket esas sözleşmesine Yönetmelikte belirtilen hükmü aktaran anonim şirketlerin, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorunda olduğudur. Yani, Yönetmelik şirket esas sözleşmesine bu hükmü koyayım, dilediğim zaman kullanırım şeklindeki yaklaşımlara izin vermemektedir. Dolayısıyla, pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketler dışında kalan şirketlerin, özellikle az ortaklı kapalı anonim şirketlerin, elektronik genel kurul sistemine geçip geçmeme hususunu çok iyi irdelemelerinin faydalı olacağını düşünmekteyiz. 127

10 KAYNAKÇA Komisyon Raporu : Türk Ticaret Kanunu Tasarısı ve Adalet Komisyonu Raporu. Esas No:1/324, S.Sayısı:96 T.C. Yasalar ( ) 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu. Ankara: Resmi Gazete (9353 sayılı) T.C. Yasalar ( ) 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu. Ankara: Resmi Gazete (27846 sayılı) T.C. Yasalar ( ) 6335 sayılı Türk Ticaret Kanunu İle Türk Ticaret Kanununun Yürürlüğü Ve Uygulama Şekli Hakkında Kanunda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun. Ankara: Resmi Gazete (28339 sayılı) Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ( ) Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik. Ankara: Resmi Gazete (28395 sayılı) Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ( ) Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ. Ankara: Resmi Gazete (28396 sayılı) 128