FEN ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE. BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR

Transkript

1 FEN ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR Amaç Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge; Fen İşleri Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar. Hukuki dayanak Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Belediye Meclisi nin 05/05/2008 gün ve 223 sayılı kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı Teşkilat Yönetmeliği nin 43 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Ġlkeler Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek, sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek. Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak. Tanımlar Madde 5- Bu Yönergede adı geçen; Belediye Başkanlık Başkan Meclis Encümen Müdürlük : Denizli Belediyesi ni, : Denizli Belediye Başkanlığı nı, : Denizli Belediye Başkanı nı, : Denizli Belediye Meclisi ni, : Denizli Belediye Encümeni ni, : Fen İşleri Müdürlüğü nü, ifade eder

2 ĠKĠNCĠ BÖLÜM MÜDÜRLÜĞÜN KURULUġU VE GÖREVLERĠ KuruluĢu Madde 6- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 4 birim ve bu birimlere bağlı servislerden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat şeması aşağıda gösterilmiştir: FEN ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma Birimi Yapım ĠĢleri Birimi Yol ĠĢleri Birimi Bakım, Onarım ve Ġkmal Birimi Müdürlüğün görevleri Madde 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır: 1. Müdürlüğün yetki ve hizmet alanında kalan yapı, tesis, onarım, inşaat ve hizmetlerin yıllık yatırım, plan ve programlarını yapmak, söz konusu hizmet ve yatırımların ihale edilmesini, kontrollük işlerinin yürütülmesini sağlamak, 2. Yapı, tesis, onarım ve inşaat işlerinin kontrollük işlerinin yürütülmesini yapmak veya yaptırmak, 3. Hizmet ve yatırımlar için gerekli olan malzeme, iş makinesi, yedek parça vb. diğer ihtiyaçların teknik şartnamelerini hazırlamak/hazırlatmak ve temin etmek, madde uygulaması ve altyapısı tamamlanmış yolları açmak, 5. Açtığı yolların tekniğine uygun olarak temel ve üst kaplamalarını yapmak veya yaptırmak, 6. Altyapı ve üstyapı konusunda ilimizde faaliyette bulunan diğer kurum ve kuruluşlar ile koordinasyonu sağlamak için periyodik toplantılar yaparak altyapı işlerinin koordinasyonunu ve takibini yapmak, 7. Belediye hizmetlerinde kullanılmak üzere tekniğine uygun asfalt üretimini yapmak veya yaptırmak, bu konuda gerekli alımları yapmak, 8. Asfalt şantiyesinde ürettiği veya dışarıdan satın aldığı üretilmiş asfaltı, altyapısı tamamlanmış yollara serme ve sıkıştırma işlemini yapmak veya yaptırmak, 9. Belediyenin ihtiyaç duyduğu çeşitli demir işlerini yapmak veya yaptırmak, 10. Belediyeye ait yapıların tadilatı, elektrik ve sıhhi tesisat, ısıtma ve soğutma tesisatlarının bakım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak, 11. Yol ve kaldırımların sürekli hizmette olması için gerekli bakım ve onarımı yapmak veya yaptırmak, 12. Gecekondu veya kanunen yerinde korunması mümkün olmayan yapıların yıkım işlerini yapmak/yaptırmak, - 2 -

3 13. Belediyenin telsiz iletişimini ve elektrik ile ilgili işlerini yapmak/yaptırmak, 14. Belediyeye ait araç ve iş makinelerinin verimli çalışmalarını sağlamak, talep halinde ve iş durumuna göre görevlendirmeleri yapmak, iş makineleri ile ilgili her türlü tamir, bakım işlerini, akaryakıt teminini sağlamak, 15. Korkuluk imalatı gibi çeşitli demir işlerini yapmak/yaptırmak. Müdür Madde 8- Denizli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği nde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur. Birimlerin görevleri Madde 9- Madde 6 da Müdürlük Teşkilat Şeması nda gösterilen birimler ve birimlere bağlı servislerin görevleri: Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma Birimi Birim dört servisten oluşur: İdari İşler Servisi Müdürlük ile ilgili yazışmaları yapmak, Gelen, giden evrak kaydını, evrakların dosyalama ve arşiv işlerini yapmak, Müdürlük personelinin hasta sevk ve izin formlarını düzenler ve takip etmek, Müdürlük personel listesini hazırlamak ve güncellemek, İhale ve satın alma servisince temin edilen kırtasiye, cd, toner, kartuş vb. malzemeleri teslim almak, imza karşılığı müdürlük personeline teslim etmek, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu na göre Müdürlüğün giderlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak, Kanun gereği Müdürlükle ilgili diğer işlemleri yürütmek, 2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu kapsamındaki kültür varlıklarının röleve, restorasyon, restitüsyon projeleri, sokak sağlıklaştırma, çevre düzenleme projeleri ve bunların uygulamaları ile değerlendirme, muhafaza, nakil işleri ve kazı çalışmalarına ilişkin mal ve hizmet alımlarını yapmak. İhale ve Satın Alma Servisi Yapılacak olan mal veya hizmet alımı için eğer müdürlük tarafından yapılacak ise 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre ihaleyi yapmak ve sözleşmenin onaylanarak mal veya hizmet teminini sağlamak, Eğer alım Destek Hizmetleri Müdürlüğü sorumluluğunda gerçekleştirilecek bir alım ise teknik şartnameyi hazırlamak, İhale sürecinin tamamlanması ile birlikte imzalanan sözleşmede tanımlanan tüm süreçleri ve zaman planını takip etmek, İhalenin bitişiyle birlikte hakediş raporlarını hazırlamak, Alınan mal veya hizmetin muayene kabulünü hazırlamak

4 Taşınabilir Kayıt ve Kontrol Servisi Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. Laodikeia Yönetim Servisi Laodikeia ören yerinde yürütülen çalışmalar için gerekli mal, hizmet alımı ve yapım işlerinde görev almak, Laodikeia ören yerinde yürütülen çalışmaların kontrol ve koordinasyonunu sağlamak, Laodikeia ören yerinde yürütülen kültürel aktivitelerin planlanması ve yürütülmesi, korunması, imar, güvenlik, çevre koruma, temizlik, restorasyon ve peyzaja ilişkin çalışmaları Laodikeia Kazı Başkanlığı ve Denizli Valiliği ( Müzesi Müdürlüğü) nin görüşlerini de alarak denetlemek, Yeni çalışmaları planlamak ve koordine etmek. Yapım ĠĢleri Birimi Birim iki servisten oluşur: Kontrol Servisi 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait kontrollük hizmetlerini yürütmek, 4734 sayılı Kanun a göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait hakedişleri ve ilgili ödeme evraklarını; 4734 sayılı Kanun u, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ni, yapım işi ise Yapım İşleri Genel Şartnamesi ni de dikkate alarak tanzim etmek, 4734 sayılı Kanun a göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait muayene kabul, geçici kabul ve kesin kabulleri; ilgili muayene ve kabul yönetmeliklerine, yapım işi ise Yapım İşleri Genel Şartnamesi ne, varsa ilgili teknik şartnamelere göre yapmak, - 4 -

5 Kontrollük hizmetlerini yürütürken vatandaşlardan veya amirlerinden gelen uygun talepleri ilgili yükleniciye üst yöneticisinin bilgisi dahilinde iletmek ve gereğinin yapılmasını sağlamak, 4734 sayılı Kanun a göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait İş Deneyim Belgesi ni tanzim etmek ve üst yöneticinin onayına sunmak, Gerek görülmesi halinde, 4734 sayılı Kanun a göre yapılacak olan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait teknik şartnameleri hazırlayarak İhale ve Satın Alma Servisi ne iletmek. İnceleme Servisi 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait hakediş, geçici kabul, kesin kabul ve ilgili diğer evrakları kontrol etmek, hesap hatası veya evrak noksanlığı olması durumunda düzeltilmesi için Kontrol Servisi ne geri göndermek, İncelenip kontrol edilen ödeme evraklarına ait ödeme emrini ve varsa hakedişleri imzalayarak gerçekleştirme görevlisine göndermek. Yol ĠĢleri Birimi Birim üç servisten oluşur: Asfalt Servisi Asfalt çalışmaları için gerekli olan bitüm, agrega, kal-yak, iş makinesi, yedek parça, avadanlık vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi ne talepte bulunmak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken önlemleri almak, Karla mücadele çalışmaları yapmak, Asfalt yol imalatı, asfalt tamiratı ve yama işlemlerini yapmak, Asfalt şantiyesindeki plentte sıcak ve soğuk asfalt üretimi yapmak, sıcak asfaltı, sathi kaplamayı, temel malzemesini; gerekli iş makineleri ile sermek ve silindirle sıkıştırmak, Gerekli görülen yerlerde asfalt kazıma makinesi ile asfalt kazımak, Asfalt kesme makinesi ile asfaltı kesmek, Çalışmalar sırasında çıkan moloz, kazınmış asfalt gibi malzemelerin nakliye, depolanma vb. işleri yapmak, Gerekli yerlerde yolu süpürge aparatıyla süpürmek, sulama tankeriyle sulamak, Yol imalatlarıyla ilgili hafriyat ve tesviye çalışmaları yapmak. Kaldırım Servisi Kaldırım çalışmaları için gerekli olan kilit taş, bordür, beton, parke, iş makinesi, yedek parça, avadanlık vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi ne talepte bulunmak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken önlemleri almak, Mevcut kaldırımların, asfalt harici üst kaplamaların ve kilit taş yolların tamiratını yapmak, Bordür tanzimi, kaldırım dolgusu, kalıp-beton işleri, parke, kilit taş, traverten vb. malzemelerle kaldırım üst kaplaması imalatı ve kilit taş yol tanzimi yapmak, Kaldırım imalatlarıyla ilgili hafriyat ve tesviye çalışmaları yapmak, Çalışmalar sırasında çıkan moloz, daha sonra kullanılmak üzere sökülen bordür, kilit taş gibi malzemelerin nakliyesi, depolanması vb. işleri yapmak, - 5 -

6 Hizmet binalarında kendisi ile ilgili tamir ve tadilat işlerinden sorumlu olmak. İş Makineleri Servisi İş makineleri servisi çalışmaları için gerekli olan yedek parça, avadanlık vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi ne talepte bulunmak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken önlemleri almak, İmar durumuna aykırı, kaçak veya kamulaştırılmış yapıları gerekli güvenlik önlemlerini almak kaydı ile yıkmak, İmar durumuna göre yeni yollar açmak, Hafriyat, dolgu, tesviye, nakliye, sıkıştırma işlerini yapmak, İş makinelerinin sevk ve idaresinden sorumlu olmak. Bakım, Onarım ve Ġkmal Birimi Birim iki servisten oluşur: Atölye Servisi Belediyeye ait kamyon, otobüs, motor, motosiklet vb. araçlar ile iş makinelerinin zamanında tamir edilmesi ve kullanılması için gerekli olan akaryakıt, yağ, yedek parça, tamir takımları vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi ne talepte bulunmak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken önlemleri almak, Belediyeye ait kamyon, otobüs, motor, motosiklet vb. araçlar ile iş makinelerinin bakım ve onarımını yapmak, Belediyeye ait kamyon, otobüs, motor, motosiklet vb. araçlar ile iş makinelerinin kullanacağı akaryakıt ve madeni yağı depolamak, akaryakıt istasyonundan araçlara yakıt ikmali yapmak, Tamirat, kaynak, boya, korkuluk vb. imalatlar yapmak. Elektrik, Telsiz ve Telefon Servisi Elektrik, telsiz, telefon arızalarının giderilmesi için gerekli yedek parça, avadanlık, kablo, elektrik direği vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi ne talepte bulunmak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken önlemleri almak, Hizmet binaları, parklar ve su pompalarındaki elektrik arızalarını gidermek, Parklar, hizmet binaları vb. yerlerin aydınlatılması için elektrik direği ve projektör montajı yapmak, Elektrik, telefon abonelik işlemlerini takip etmek, Belediyeye ait aktif, reaktif sayaçların endeks takibini yapmak, Hizmet binalarındaki güç kaynakları ve jeneratörlerin bakım ve onarımını yapmak, Belediyenin telsiz ve telefon ile kesintisiz haberleşmesinden sorumlu olmak, Elektrik, telefon, telsiz kullanım bedellerine ait faturaları derlemek ve ödenmesi için gerçekleştirme görevlisine iletmek, Resmi ve özel günlerde ayrıca Belediye Meclis Salonu nda ses düzeni kurmak, Elektrik, telsiz, telefon ile ilgili tesisatları yapmak

7 Müdürlük bütçesi ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK HÜKÜMLER Madde 10- Fen İşleri Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını hazırlayarak yasal süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü ne teslim etmek zorundadır. Müdürlüğün taģınır mal iģlemleri ve ihtiyaçların temini Madde 11- Fen İşleri Müdürlüğü nü ilgilendiren mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre yapılacak alımlar ile hurdaya çıkan malzemelerin satışı Destek Hizmetleri Müdürlüğünce, yapım ihaleleri ise müdürlük tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları müdürlükçe gerçekleştirilir. Destek Hizmetleri Müdürlüğünce gerçekleştirilecek ihaleler müdürlükle koordineli olarak gerçekleştirilir. Müdürlük birimine ait mal ve malzemelerin giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek veya satmak, bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür. Ġnceleme ve araģtırma Madde 12- Fen İşleri Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. YazıĢmalar Madde 13- Müdürlük; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır. Ortak görevler Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir. Prosedürler Madde 15- Yukarıda sayılan görev alanları ile ilgili işler, tanımlanan prosedürlere göre yürütülecektir. Söz konusu prosedürler bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 2 ay içerisinde müdürlük tarafından hazırlanır ve Başkanlık Makamının onayı ile yürürlüğe konur. DeğiĢiklik Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. Yürürlükten Kaldırılan Yönerge Madde 17- Bu Yönergeden önce yürürlükte olan Fen İşleri Müdürlüğü Teşkilat Yapısı ve Çalışma Esaslarına Dair Yönerge ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır

8 Yürürlük DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Madde 18- Bu yönerge hükümleri Başkan onayıyla yürürlüğe girer. Yürütme Madde 19- Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. (Bu Yönerge, Başkanlık Makamı nın 28/02/2012 gün ve 1052 sayılı Onay ı ile 28/02/2012 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.) - 8 -