NASIL BAŞARDIM: Planlanma, İş Yükü Dağıtımı ve Zaman Yönetimi

Transkript

1 NASIL BAŞARDIM: Planlanma, İş Yükü Dağıtımı ve Zaman Yönetimi Ahmet CANSIZ İstanbul Teknik Üniversitesi Elektrik-Elektronik Fakültesi Elektrik Mühendisliği Bölümü Maslak İstanbul 1

2 ÖZET 1. Başarıya Giden Yol 2. Niçin Bilim Yaparız? 3.TUBİTAK 1001 Araştırma Projesi 4. Başarısızlık nedenleri

3 1. Başarıya Giden Yol Hedef belirleme Plân yapma İyi bir ortam oluşturma Verimli çalışma yollarını öğrenme Motivasyonu sağlama 3

4 1. Başarıya Giden Yol İhtiyaçlarınızı karşılamak için sizi harekete geçiren güç MOTİVASYONDUR. Onu yanınıza almadan PROJE işine girmeyin. BAŞARAMAZSINIZ! Motivasyonun Kaynağı: Merak, problem, eldeki veriler, teknik olanaklar, ekipman, malzeme, ekonomik kaynak, problemle ilgili güncel yaklaşımlar. Bilgisizliğinin farkında olma ve onu yenme isteği. 4

5 2. Niçin Bilim yaparız? BİLİM: Yaşadığımız, hissettiğimiz ortamlarda ortaya çıkan durum ve sonuçları ANLAMAK, VURGULAMAK, YORUMLAMAK ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ SUNMAK için yapılan düzenli çalışmaların tümüdür. 5

6 2. Niçin Bilim yaparız? Bilimsel Bilgi: Bilimsel yöntem ve akıl yürütme yoluyla varlıklar hakkında elde edilen bilgidir. Herkes tarafından kabul edilen, kanıtlanan ve istenildiğinde tekrarlanabilen deneyler sonucunda iki olay arasında neden-sonuç bağı kurulabildiğinde bilimsel bilgi elde edilir. Nesneldir, Eleştiriye açıktır, Akla ve Mantığa dayalıdır, Evrenseldir. 6

7 2. Niçin Bilim yaparız? Bilimsel Bilginin kendine özgü özellikleri vardır: Tarafsızlık ilkesi Doğru ölçümler Kanıtlama niteliği Genelleyici oluşu 7

8 2. Niçin Bilim yaparız? Çoğu durumda bilim insanları eski olanların aksini kanıtlamak veya yeni fikirleri test etmek için bilgi toplarlar. 8

9 3. Bilimsel Araştırma Araştırma, problemlere güvenilir çözümler aramak amacı ile planlı ve sistematik olarak, verilerin toplanması, çözümlenmesi, yorumlanarak değerlendirilmesi ve rapor edilmesi sürecidir. Araştırma, bir şeyin eleştirel bir biçimde incelenmesi sonucunda yeni gerçekleri keşfetmek ve yeni ilişkiler ve sonuçlara ulaşmak adına yapılan arayış ve sorgulamalar bütünüdür. Araştırma, kuramsal bir katkı ya da uygulamada karşılaşılan bir probleme çözüm aramak amacıyla yapılır. 9

10 1. PROJE ÖZETİ 2. AMAÇ VE HEDEFLER 3. KONU, KAPSAM ve LİTERATÜR ÖZETİ 4. ÖZGÜN DEĞER 5. YÖNTEM 6. PROJE YÖNETİMİ, EKİP VE ARAŞTIRMA OLANAKLARI PROJE YÖNETİMİ YÖNETİM DÜZENİ (İş Paketleri (İP), Görev Dağılımı ve Süreler BAŞARI ÖLÇÜTLERİ VE RİSK YÖNETİMİ PROJE EKİBİ PROJE EKİBİNİN ÖNERİLEN PROJE KONUSU İLE İLGİLİ PROJELERİ ARAŞTIRMA OLANAKLARI 7. YAYGIN ETKİ EK: BÜTÇE VE GEREKÇESİ, VS. 10

11 Projede Amacı ve Hedefi: Projenin amacı ve hedefleri ayrı bölümler halinde kısa ve net cümlelerle ortaya konulmalıdır. Amaç ve hedeflerin belirgin, ölçülebilir, gerçekçi ve proje süresinde ulaşılabilir nitelikte olmasına dikkat edilmelidir. Özgün Değer Proje önerisinin, özgün değeri (bilimsel kalitesi, farklılığı ve yeniliği, hangi eksikliği nasıl gidereceği veya hangi soruna nasıl bir çözüm geliştireceği ve ilgili alanlara metodolojik/kavramsal/kuramsal olarak ne gibi özgün katkılarda bulunacağı) ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. 11

12 Özgün Değeri Ölçme Sorusu Proje önerisi ne ölçüde mevcut bilim/teknolojideki eksiklikleri ortaya koymakta; bu eksikliklerin giderilmesi veya problemlerin çözümüne yönelik özgün ve yaratıcı/yenilikçi öneriler sunmakta ve ilgili bilim/teknoloji alanlarına metodolojik/kavramsal/kuramsal olarak özgün katkılarda bulunmaktadır? 12

13 YÖNTEM Projede uygulanacak yöntem ve araştırma teknikleri (veri toplama araçları ve analiz yöntemleri dahil) ilgili literatüre atıf yapılarak belirgin ve tutarlı bir şekilde açıklanmalı ve bu yöntem ve tekniklerin projede öngörülen amaç ve hedeflere ulaşmaya elverişli olduğu ortaya konulmalıdır. Projede uygulanacak yöntem(ler)le ilerleme kaydedilememesi durumunda devreye sokulacak alternatif yöntem(ler) de belirlenerek açık bir şekilde ifade edilmelidir. Soru: Yöntem(ler) ve araştırma teknikleri ilgili literatüre atıf yapılarak ne ölçüde açıklanmış ve öngörülen amaçlara ve hedeflere ulaşmaya ne kadar uygundur? Projede önerilen yöntem(ler)le ilerleme kaydedilememesi durumunda uygulanacak alternatif yöntemler (B planı) projede 13 öngörülen amaçlara ve hedeflere ulaşmaya ne ölçüde uygundur?

14 PROJE YÖNETİMİ, EKİP VE ARAŞTIRMA OLANAKLARI PROJE YÖNETİMİ YÖNETİM DÜZENİ (İş Paketleri, Görev Dağılımı ve Süreleri) BAŞARI ÖLÇÜTLERİ VE RİSK YÖNETİMİ PROJE EKİBİ PROJE EKİBİNİN ÖNERİLEN PROJE KONUSU İLE İLGİLİ ÖNCEKİ PROJELERİ ARAŞTIRMA OLANAKLARI 14

15 Yapılabilirlik Proje ekibi, projenin kapsadığı faaliyet ve disiplin(ler) dikkate alındığında nitelik ve nicelik yönünden ne ölçüde yeterli ve uygundur; iş ve görev dağılımı kişilerin yetkinlikleri ve iş paketleri dikkate alınarak ne ölçüde doğru planlanmıştır? Projede öngörülen iş-zaman planlaması, iş paketleri, her bir iş paketinin önem derecesi ve başarı ölçütleri ne kadar uygulanabilir ve ölçülebilir/izlenebilirdir? Proje ekibinin işbirliği ve koordinasyonu, iş paketleri dikkate alınarak ne kadar gerçekçi ve uygulanabilir şekilde planlanmıştır? 15

16 PROJEDEN BEKLENEN YAYGIN ETKİ Proje başarıyla gerçekleştirildiği takdirde projeden elde edilmesi öngörülen/beklenen yaygın etkilerin (bilimsel/akademik, ekonomik/ticari/sosyal, araştırmacı yetiştirilmesi ve yeni projeler oluşturulması) neler olabileceği diğer bir ifadeyle projeden ne gibi çıktı, sonuç ve etkilerin elde edileceği kısa ve net cümlelerle belirtilmelidir. Yaygın Etki Türleri Projede Öngörülen/Beklenen Çıktı, Sonuç ve Etkiler Bilimsel/Akademik (Makale, Bildiri, Kitap) Ekonomik/Ticari/Sosyal (Ürün, Prototip Ürün, Patent, Faydalı Model, Üretim İzni, Çeşit Tescili, Spin-off/Start- up Şirket, Görsel/İşitsel Arşiv, Envanter/Veri Tabanı/Belgeleme Üretimi, Telife Konu Olan Eser, medyada Yer Alma, Fuar, Proje Pazarı, Çalıştay, Eğitim vb. Bilimsel Etkinlik, Proje Sonuçlarını Kullanacak Kurum/Kuruluş, vb. diğer yaygın etkiler) Araştırmacı Yetiştirilmesi ve Yeni Proje(ler) Oluşturma (Yüksek Lisans/Doktora Tezi, Ulusal/Uluslararası Yeni Proje) 16

17 Yaygın Etki Proje başarıyla gerçekleştirildiği takdirde projeden nitelikli akademik yayın, patent/tescil, faydalı model, lisans, yeni şirket kurulması, araştırmacı yetiştirilmesi, yeni proje üretilmesi, farklı bilim/teknoloji alanlarında kullanılabilme v.b. gibi çıktı ve sonuçların elde edilebilme potansiyeli ne düzeydedir? Proje çıktı ve sonuçlarının toplumsal sorunları çözme, ticarileştirilme, ilgili alanda ülkenin yurtdışına bağımlılığını azaltma ve/veya rekabet gücünü arttırma potansiyeli ne düzeydedir? 17

18 PROJE ÖNERİSİ BİLİMSEL DEĞERLENDİRME KRİTER İYİLEŞTİRMESİ (1) Yüksek Özgün Değer (Yeterli literatür taraması, proje ekibi, ön araştırma) (2) Yöntem (Yeterli literatür taraması, doğru proje ekip seçimi, piyasa araştırması, B planı öngörüleri yapılması, maliyet analizi, kalite analizi) (3) Yapılabilirlik (Mevcut makine teçhizat durum tespiti, araştırmacı yetkinliği ve sayısı, proje ekibi- iş paketleri uyumu, iş paketlerizaman uyumu, piyasa araştırması) (4) Yaygın Etki (Makale, bildiri, kitap, Ürün, Prototip Ürün, Patent, Faydalı Model, Üretim İzni, Çeşit Tescili, Spin-off/Start- up Şirket, Görsel/İşitsel Arşiv, Envanter/Veri Tabanı/Belgeleme Üretimi, Telife Konu Olan Eser, medyada Yer Alma, Fuar, Proje Pazarı, Çalıştay, Araştırmacı yetiştirmesi: Yüksek Lisans/Doktora Tezi, Ulusal/Uluslararası Yeni Proje Uygun Zaman (Doğru iş paketi tanımı, doğru iş paketi-araştırmacı seçimi, malzeme alım ve üretimi ile ilgili ön piyasa araştırması, malzeme alım veya üretimi esnasında opsiyonlu zaman) Uygun Bütçe (Yeterli literatür taraması, ön piyasa araştırması, opsiyonel bütçe, önceki tecrübeler)

19 İş paketi: İş paketi hazırlama süreci, yapılabilirlik analizinde, projenin yapılabilir bulunmasından sonraki aşamadır. İş paketizaman çizelgesinde proje süresince nelerin, ne zaman yapılacağı, nasıl yapılacağı, gibi sorunun cevabı verilir. Projenin hayata geçirilmesinde ve sonuçlandırılmasında rehberdir (Projenin kontrolünü kolaylaştırır). İş paketleri proje ekibinin ve projeyi izleyen kurumun (TÜBİTAK), yapılacak projenin ve iş paketlerinin eleştirel ve objektif bir bakış açısıyla gösterilmesini sağlayan belgeyi sunar (İş paketleri projenin kimlik kartıdır). 20

20 Çalışma Takvimi - Projedeki başlıca iş paketleri ve zamanlama, İş-Zaman Çizelgesi halinde verilmelidir. -Projenin belli başlı aşamaları ve bunlardan her birinin ne zaman gerçekleşeceği, bu aşamalarda görev alacak proje personeli ve iş tanımları ayrıntılı yazılmalıdır. Personelin niteliği (yürütücü, araştırmacı, danışman, bursiyer) belirtilmelidir. Gelişme ve sonuç raporu hazırlama aşamaları proje çalışmalarına paralel olarak yürütülmeli ve ayrı bir iş paketi olarak gösterilmemelidir. 21

21 Çalışma Takvimi Projede öngörülen iş zaman planlaması, iş paketleri, her bir iş paketinin önem derecesi ve başarı ölçütleri ne düzeyde uygulanabilir, ölçülebilir ve izlenebilirdir? Projenin başarısını olumsuz yönde etkileyebilecek riskler ve bu risklerle karşılaşıldığında alınması öngörülen tedbirler (B Planı) ne ölçüde gerçekçi ve uygulanabilirdir? Proje ekibi, projenin kapsadığı faaliyet ve disiplin(ler) dikkate alındığında nitelik ve nicelik yönünden ne ölçüde yeterli ve uygundur; iş ve görev dağılımı, kişilerin yetkinlikleri ve iş paketleri dikkate alınarak ne ölçüde doğru planlanmıştır? 22

22 Proje örneği? Özgün değer? Yöntem? Yapılabilirlik? Yaygın etki? 23

23 İŞ-ZAMAN ÇİZELGESİ İP No 1 2 İP Adı/Tanımı Sıvı azot ortamında çalışan manyetik kuvvet ölçüm sisteminin hizmet alım yöntemi ile yapılması TSMG yöntemi ile hazırlanmış tek kristal YBCO süperiletken ve Mg- sıvı sızma tekniği kullanarak üretilen MgB2 süperiletken numunelerinin tedarik edilmesi. Farklı boyutlarda ve manyetik alan şiddetinde mıknatıs alınması Kim(ler) Tarafından Yapılacağı A, B ve C kişileri x x x x AYLAR A ve B x x x 3 4 Optimum manyetik kuvvet parametrelerinin belirlenmesi için FEM yöntemi ile sayısal modelleme yapılması YBCO-PM, YBCOmıknatıslanmış YBCO, YBCO- MgB2 ile PMG kılavuzlama rayı arasında manyetik kuvvet ölçümü. Farklı boyut, farklı sıcaklık ve soğutma şartlarında manyetik kuvvet ölçümü B ve C x x x x x x x A, B, C ve D x x x x x x x x 24

24 Proje Görev Dağılımı K.. (Proje yürütücüsü): Projeye malzeme temini, ölçümlerin alınması, Manyetik kuvvet modellenmesi ve proje ekibinin teknik ve bilimsel koordinasyonunu sağlama görevinden sorumludur. Selim. (Araştırmacı): Maglev ölçüm düzeneği ile ilgili yapılacak olan tüm teknik işlerden proje boyunca sorumludur. Ahmet. (Araştırmacı): Manyetik kuvvet ölçüm düzeneği ve veri alımı ile ilgili, proje ekibine teknik ve bilimsel katkıdan sorumludur. Hasan. (Araştırmacı): Manyetik kuvvet veri alımı ve FEM ile sistemdeki elektromanyetik davranışın modellenmesi ile ilgili proje ekibine teknik ve bilimsel katkıdan bulunmadan sorumludur. Murat (Bursiyer): Manyetik kuvvet ölçümlerinin alınması, verilerin işlenmesi ve sonuçların literatüre kazandırılmasında sorumludur. Mehmet (Bursiyer): Manyetik kuvvet ölçümlerinin alınması, verilerin işlenmesi ve sonuçların literatüre kazandırılmasında proje ekibine katkıda bulunmadan sorumludur. 25

25 BAŞARI ÖLÇÜTLERİ VE RİSK YÖNETİMİ Projenin tam anlamıyla başarıya ulaşmış sayılabilmesi için İş-Zaman Çizelgesinde yer alan her bir ana iş paketinin hedefi, başarı ölçütü (ne ölçüde gerçekleşmesi gerektiği) ve projenin başarısındaki önem derecesi aşağıdaki gibi Başarı Ölçütleri Tablosu nda belirtilmelidir. 26

26 İP No 1 BAŞARI ÖLÇÜTLERİ TABLOSU (*) İş Paketi Hedefi Sıvı azot ortamında çalışacak manyetik kuvvet ölçüm sisteminin, yüksek hassalıkta ölçümleri alabilecek şekilde imal edilmesi Başarı Ölçütü (%, sayı, ifade, vb.) Sıvı azot ortamında 1000N a kadar 1N hassaslıkta ölçüm alabilmesi Projenin Başarısındaki Önemi (%)** Deney öncesi FEM yöntemini kullanarak optimum manyetik alan parametrelerine ulaşmak ve böylece daha gerçekçi ve ekonomik deneyler tasarlamak Süperiletken-mıknatıs, süperiletken-mıknatıslanmış süperiletken ile farklı boyut ve dizilimlerden oluşan mıknatısların bulunduğu PMG kılavuzlama yolu arasında, düşey ve yanal konuma bağlı manyetik kuvvet ve kuvvet sabiti değerlerini belirlemek Sayısal yöntem kullanılarak elde edilecek verilerin, yapılacak test deneyleri ile %90 oranında uyum içerisinde olması Sıvı azot sıcaklığındaki Süperilet. İle PMG arasında oluşan m. kuvvet verilerinin %95 oranında alınması (*) Tablodaki satırlar gerektiği kadar genişletilebilir ve çoğaltılabilir. (**) Sütun toplamı 100 olmalıdır.

27 Projenin başarısını olumsuz yönde etkileyebilecek riskler ve bu risklerle karşılaşıldığında projenin başarıyla yürütülmesini sağlamak için alınacak tedbirler (B Planı) ilgili iş paketleri belirtilerek ana hatlarıyla aşağıdaki Risk Yönetimi Tablosu nda ifade edilmelidir. İP No En Önemli Risk(ler) B Planı 4 Sıvı azot ortamında çalışan manyetik kuvvet ölçüm sisteminin proje devam ederken hassalığının bozulması veya hatalı ölçüm alması. Proje önerisinde planlanan deneylerin % 40 dan az bir bölümü yapılamamış ise ilgili deney geometrisindeki verilere sayısal yöntem kullanılarak ulaşılacaktır. Yapılamayan deneylerin oranı daha yüksek ise yurtdışında benzer ölçüm düzeneği olan laboratuarlarla ikili işbirliğine gidilerek ölçümler alınacaktır. 28

28 4. Başarısızlık nedenleri Yürütülen Projelerin Başarısızlık Nedenleri Mevcut durumun yetersiz analizi Yanlış malzeme ve alet seçimi Yanlış bütçelendirme Doğru ekip oluşturulamaması Risklerin yeterince dikkate alınmaması Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları Yetersiz proje dokümanları (Ara ve sonuç raporları) 29

29 Sonuç İyi bir planlama başarıya giden yolun omurgasıdır.