T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Bulaşıcı Hastalıklar Kontrol Programları Başkan Yardımcılığı Tüberküloz Daire Başkanlığı

Transkript

1 T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Bulaşıcı Hastalıklar Kontrol Programları Başkan Yardımcılığı Tüberküloz Daire Başkanlığı İSTANBUL TÜBERKÜLOZ SAHA ÇALIŞMASI VE DEĞERLENDİRME PROGRAMI TEKNİK ŞARTNAMESİ T.C. Sağlık Bakanlığı, Türkiye Halk Sağlığı Kurumu, Bulaşıcı Hastalık Kontrol Programları Başkan Yardımcılığı na bağlı Tüberküloz Daire Başkanlığı tarafından bedeli kurum bütçesinden karşılanmak üzere Ekim 2015 tarihleri arasında İstanbul İlinde İstanbul Tüberküloz Saha Çalışması ve Değerlendirme Programı düzenlenecektir. Yüklenici; ihaleyi alan firmayı, İdare; Türkiye Halk Sağlığı Kurumu nu ifade eder. İstanbul Tüberküloz Saha Çalışması ve Değerlendirme Programı için satın alınması düşünülen hizmete ait teknik şartname aşağıdaki gibidir; 1. Değerlendirme toplantısı kapsamında İdarenin belirleyeceği ve İstanbul dışından toplantıya katılması planlanan 25 kişi için (22 kişi*6 gece=13z konaklama+2 kişi*2"gece=4 konaklama+ç kişi* 1=1 konaklama=toplam 137 Konaklama) İstanbul İli Beyoğlu İlçesi sınırları içerisinde bulunan 5 yıldızlı bir otelde, tek kişilik odada, yarım pansiyon olarak konaklama hizmeti alınacaktır. 2. Konaklayan katılımcılar, en erken program başlangıcından bir gün önce saat 12:00 de otele giriş yapacaklar ve en geç program bitim tarihinden bir gün sonra saat 12:00 de otelden ayrılacaklardır. Konaklamak katılımcılar tek kişilik odalarda yarım pansiyon 6 (altı) gece konaklayacaklardır. Misafir konaklaması olan katılımcılar doğacak fiyat farkım kendileri karşılayacaklardır. Katılımcıların tam listesi organizasyon tarihlerinden en az 3 gün önce Yükleniciye verilecektir. İdare aldığı hizmetin bedelini ödeyecektir. 3. Tüm organizasyon süresince otelde konaklayan katılımcılar için sabah kahvaltısı ve akşam yemekleri açık büfe olacaktır. Akşam yemeklerinde servis edilecek açık büfede bir çorba ve en az üç çeşit ana yemek (kırmızı et, beyaz et, sebze yemeği) olacaktır. Her yemekte katılımcılara su (doğal kaynak suyu) ile akşam yemeklerinde birer adet meyve suyu veya meşrubat (suya karıştırılarak yapılan oralet tarzı içecekler verilmeyecektir) ile akşam yemeklerinden sonra sınırsız çay, kahve, Türk Kahvesi ve soda ikramı yüklenici tarafından sağlanacaktır. 4. Saha çalışması ve değerlendirme programı; 1- ) tüberküloz saha çalışması -3 (Üç) gün-, 2- ) değerlendirme toplantıları -1 (Bir) gün-, 3- )değerlendirme programı olmak üzere 3 (Üç) kısımda yapılacaktır. Saha çalışmaları; 3 gün boyunca, toplam J70 kişiden (25 kişi konaklamak katılımcı, 15 kişi İstanbul Halk Sağlığı Müdürlüğü Personeli, 10 kişi demek personeli, 10 kişi akademisyen, 10 kişi şoför) oluşan, 10 ayrı ekip tarafından yürütülecektir. Değerlendirme toplantılarından birincisi; 8 Ekim 2015 Perşembe günü 08:00-12:00 saatleri arasında saha çalışmasına katılan 60 kişi (25 kişi konaklamak katılımcı, 10 kişi İstanbul Halk Sağlığı Müdürlüğü Personeli, 10 kişi dernek personeli, 10 kişi akademisyen) ve ile yapılacaktır. İkincisi ise 8 Ekim 2015 Perşembe günü 13:00-18:00 ve 09 Ekim 2015 Cuma günü 08:00-12:00 saatleri arasında ise 40 kişinin (25 kişi konaklamak katılımcı, 10 kişi İstanbul Halk Sağlığı Müdürlüğü Personeli, 5 Akademisyen) katılımıyla değerlendirme toplantısı düzenlenecektir. Değerlendirme programı ise 09 Ekim 2015 Cuma günü 12:00-18:00 saatleri arasında 150 kişinin (25 kişi konaklamak katılımcı, 10 kişi İstanbul Halk Sağlığı Müdürlüğü Personeli, 10 kişi dernek personeli, 10 kişi akademisyen, Valilik temsilcileri, ilgili Kaymakamlar,

2 Başhekimler, Kamu Hastaneleri Genel Sekreterler, Verem Savaşı Dispanseri Birimleri, Toplum Sağlığı Merkezi, İl sağlık müdürlüğü, vb.) 5. Programın birinci kısmı olan saha çalışmaları; Ekim 2015 tarihlerinde 6 şar kişiden oluşan 10 ekip ve müdürlükte bulunan 10 kişilik koordine ekibi tarafından toplam 70 kişi tarafından yürütülecektir. Saha ekiplerinde bulunan 70 katılımcının öğle yemekleri yüklenici tarafından karşılanacaktır. Yüklenici öğle yemeğini ekiplerin bulundukları bölgede veya kendisine bildirilen bölgedeki bir lokanta ile anlaşarak karşılayacaktır. Öğle yemeğinde; ana yemek (pide-ızgara-döner-sulu yemek-et yemekleri), çorba, salata, gazlı içecek/meyve suyu, doğal kaynak içme suyu ve maden suyu, tatlı olacaktır. 6. Konaklama günü ve bilgileri konusundaki değişiklikler (konaklamacı katılımcı bilgileri ve sayılarında) idare tarafından önceden Yükleniciye bilgi vermek suretiyle yapılabilecektir. 7. Programın ikinci kısmı olan değerlendirme toplantıları; Ekim 2015 tarihlerinde, konaklamak katılımcıların kaldığı otelde yapılacaktır. 08 Ekim 2015 tarihinde 08:00-18:00 arasında ve 09 Ekim 2015 tarihinde 08:00-13:00 arasında bir toplantı salonunda değerlendirme toplantıları yapılacaktır. 08 Ekim 2015 tarihinde 08:00-12:00 arasındaki toplantıda saha çalışma ve koordinasyon ekipleri için (her ekip 5 kişiden (5 kişix 10 grup=50kişi) oluşmakta+10 kişilik koordine ekibi bulunmaktadır=toplam 60 kişi) İÖ ayn çalışma masasının kurulacağı toplantı salonu olacaktır. Her çalışma masasında 1 adet dizüstü bilgisayar (acrobat reader, Microsoft Word, Excel, Powerpoint programları, mozilla, explorer ve virüs tarama programı kurulu) ve bütün katılımcıların çıktı alabileceği 1 siyahbeyaz lazer yazıcı (1000 adet çıktı) olacaktır. 08 Ekim 2015 tarihinde 13:00-18:00 saatleri arasında ve 09 Ekim 2015 tarihinde 08:00-12:00 arasında yapılacak değerlendirme toplantılarında tek salon kullanılacaktır. Salonda; en az 40 kişilik, U düzeni hazırlanmış masa (1 adet dizüstü bilgisayar (acrobat reader, Microsoft Word, Excel, Powerpoint programları, mozilla, explorer ve virüs tarama programı kurulu), projeksiyon cihazı, 1 adet flipchart (1 adet şövalye ve en az üç farklı renkte keçeli kalemle birlikte), 1 siyah-beyaz lazer yazıcı (1.000 sayfa çıktı) ve 1 renkli lazer yazıcı (200 sayfa çıktı) değerlendirme toplantıları yapılacaktır. Toplantı salonunda wi-fi internet bağlantısı olmalıdır. Salonda bulunması istenilen cihazların çalıştırılmasından yüklenici sorumludur. Toplantı saatleri süresi boyunca çay ve kahve servisi yapılacaktır. Toplantı salonundaki gruba sabah bir ve öğleden sonra da bir kez olmak üzere günde 2 kez çay, kahve, maden suyu/soda, su, meyve, kuru pasta, küçük pizza, küçük simit, yaş pasta niteliğindeki kâğıtlı meyveli pastalar, ekler ve diğer küçük tuzlu ve tatlı kanepe çeşitlerinden hazırlanmış çay-kahve arası servisi yapılacaktır. Çay kahve servisi için hazırlanan masada, değerlendirme programı süresince yeteri kadar ağzı kapalı şişelerde doğal kaynak suyu ve kâselerde küçük şeker bulunacak, her oturum arasında masalardaki su ve şekerler kontrol edilecek ve eksikler tamamlanacaktır. 8. Programın üçüncü kısmı olan Değerlendirme Programı; 09 Ekim 2015 tarihinde en az 150 kişilik, sınıf düzenindeki toplantı salonunda, bütün katılımcılar öğle yemeğini yedikten sonra saat 14:00Te yapılacaktır. Otelin girişinde; Türkiye Halk Sağlığı Kurumu logoları ve toplantının adı bulunan 1,5 m x 2,5 m boyutunda bez afiş asılacak ve toplantının düzenleneceği salona kadar yönlendirme tabelaları (A3 boyutunda) konulması sağlanacaktır. Yüklenici tarafından, Türk Bayrağı ve Atatürk bayrağı (150x225cm) ile birer adet Sağlık Bakanlığı, Türkiye Halk Sağlığı Kurumu kırlangıcı (150x225cm) yaptırılarak salonda asılacaktır. Toplantı; saygı duruşu, İstiklal Marşı, açılış konuşması ile başlayacaktır. Toplantı salonunda; 1 adet dizüstü bilgisayar (acrobat reader, Microsoft Word, Excel, Powerpoint programları, mozilla, explorer ve virüs tarama programı kurulu), projeksiyon cihazı, 1 lazer pointer, 1 yaka mikrofonu, 3 seyyar mikron ve ihtiyaç halinde 5 adet masa tipi mikrofon ve mikrofonların katılımcılara sunumu ve koordinasyon amacıyla 2 hostes yüklenici tarafından salonda hazır bulundurulacaktır. Salondaki sunum platformu ile

3 seyirciler arasında sütun olmayacaktır. Yüklenici, içeriği İdare tarafından verilecek olan Dinleyici Notu mu basacak, her katılımcıya A4 boyutunda, spiralli, çizgili, 40 sayfalık blok not (Kapağında Kurumun logosu- adı, toplantının adı yazacaktır), mavi tükenmez kalem (kurum logosu baskılı, çelik uçlu, metalik) ve 16 GB Flash disk (metalik, kurum logosu. baskılı) çıtçıtlı plastik zarf dosya içinde verecektir. Dinleyici notu, zımbalanmış, renkli baskılı 20 sayfadan oluşacaktır. Toplantıda 1 kez çay-kahve arası verilecektir. Molada; çay, kahve, maden suyu/soda, su, meyve ve kuru pasta, küçük pizza, küçük simit, yaş pasta niteliğindeki kâğıtlı meyveli pastalar, ekler ve diğer küçük tuzlu ve tatlı kanepe çeşitlerinden hazırlanmış çay-kahve arası yapılacaktır. Çay kahve servisi için hazırlanan masada, değerlendirme programı süresince yeteri kadar ağzı kapalı şişelerde doğal kaynak suyu ve kâselerde küçük şeker bulunacak, her oturum arasında masalardaki su ve şekerler kontrol edilecek ve eksikler tamamlanacaktır. Salondaki oturma düzeninde İdare değişiklik yapabilir. 9. Toplantı salonları; otelin gürültülü mekânlarından uzak olması, katılımcı sayısına uygun büyüklükte, uygun teknik altyapıya sahip, temiz ve tertipli olmalıdır. Salonun İdare tarafından uygun görülmesi esastır. İdarece salonlarda bulunması talep edilen cihazların çalıştırılmasından, korunmasından ve idamesinden/yerine yenisinin verilmesinden yüklenici sorumludur. 10. Yüklenici tarafından 08 Ekim 2015 tarihinde 60 kişilik, 09 Ekim 2015 tarihinde ise 150 kişilik değerlendirme toplantılarında katılımcılara konaklamanın yapıldığı otelde öğle yemeği verilecektir. Öğle yemeklerinde servis edilecek açık büfede bir çorba ve en az üç çeşit ana yemek (kırmızı et, beyaz et, sebze yemeği) olacaktır. Katılımcılara su (doğal kaynak suyu) ile yemeklerinde birer adet meyve suyu veya meşrubat (suya karıştırılarak yapılan oralet tarzı içecekler verilmeyecektir), yemekten sonra sınırsız çay, neskafe, Türk kahvesi ve soda ikramı Yüklenici tarafından sağlanacaktır. 11. Organizasyon süresince firma tarafından otel katılımcılarına çay/neskafe/türk Kahvesi/su servislerinin yapıldığı tüm yerlerde bu içecekler sınırsız ve ücretsiz olarak sunulacaktır. 12. Tüm eğitimler süresince otelde konaklayan katılımcılar yarım pansiyon konaklamanın bütün imkânlarından yararlanacak olup, bunun dışında otelde katılımcıların yapacağı bireysel harcamalar (Mini bardaki 2 su, 2 soda hariç. Su ve sodalar her gün tamamlanacaktır.) katılımcılar tarafından ödenecektir. Konaklama tesisinin tüm birimlerindeki (toplantı salonları, lobi, otel odası vb.) wi-fı internet bağlantısından tüm katılımcılar 24 saat boyunca ücretsiz olarak yararlanacaklardır. 13. İstanbul ili dışından gelen konaklamak her bir katılımcının geliş ve gidiş tarihlerine ve saatlerine göre; İstanbul iline geldikleri havaalanı/gar/terminal/vb. den kalacakları otele transferleri ile İstanbul dan ayrılış yapacakları havaalanı/gar/terminal/vb. ye transferleri yüklenici tarafından yapılacaktır. Transferlerde kullanılacak araçların klima vb. teknik akşamları çalışır vaziyette olacak ve araçlar azami 5 yaşında olacaktır. 14. Yüklenici, otelde kalan konaklamak katılımcıları Ekim 2015 tarihlerinde saat 08:00'de otelden alıp İstanbul Halk Sağlığı Müdürlüğüme, saat 17:30 da İstanbul Halk Sağlığı Müdürlüğümden otele geri götürecektir. 15. Konaklamak katılımcıların bulundukları illerden İstanbul a gidiş-dönüş otobüs/uçak/tren/deniz taşıtı vb. biletlerinin bedelleri Yüklenici tarafından karşılanacaktır. Yüklenici ulaşım vasıtalarının seçiminde katılımcının tercihini dikkate alır. Özel araçlarla yapılan yolculukların bedeli ödenmeyecektir. Konaklamak katılımcıların İstanbul iline gelişgidişleri ve transferleri ile ilgili organizasyonun sorumluluğu Yükleniciye aittir.

4 16. Yüklenici tarafından konaklama yapılacak otelin uygun bir yerinde stant kurulacaktır. Yüklenici, standa otele girişin yapıldığı günden programın bitimindeki son güne kadar; işinde tecrübeli, iletişim becerisi yüksek bir (1) görevli bulundurur. Stanttaki görevli; katılımcıların, konaklama yapılacak otelde konaklama yerine giriş/çıkış işlemlerini yapmaktan ve katılımcılarla ilgili koordinasyonu sağlamaktan sorumludur. 17. Programın uygulanması sırasında katılımcıların ve hizmetlerin koordinasyonu, giriş/çıkış imzalarının takibinin yapılması, program işleyişinin sağlanması, transfer organizasyonu, yemek paralarının karşılanması, kahve ve yemek aralarının takip edilmesi, program sırasında ortaya çıkabilecek aksaklıkların giderilmesi ve gerektiğinde İdare tarafından verilecek diğer işlerde görev alabilecek en az bir kişi Yüklenici tarafından görevlendirilmelidir. Görevli firma yetkilisi; adı, soyadı ve firma yetkilisi olduğunu belirten yaka kartı takmalıdır ve takım elbiseli, kravatlı -resmi kıyafette- olmalıdır. 18. Yüklenici katılımcılara verilmek üzere teşekkür belgesi tasarlayacak, idarenin onayını aldıktan sonra en geç değerlendirme toplantısından bir gün önce katılımcıların adı ve soyadını teşekkür belgesine ekleyip basımını yaparak idareye teslim edecektir. Teşekkür belgeleri kalın gramajlı ve A4 kâğıdı boyutunda olup toplam 150 adet basılacaktır. Yüklenici tarafından basılan her bir teşekkür belgesi kapaklı kâğıt dosya içinde teslim edilecektir. Kapakta renkli olarak kurum logosu ve adı ile toplantının adı ve tarihi yazacaktır. 19. Şartnamede verilen sayılar kesin olmayıp, ödemeler hizmet sonunda otelde/tesiste konaklayan katılımcıların ve alınan hizmetler için gerçekleşen sayılar üzerinden yapılacaktır. Bu nedenle alınan her hizmet için adisyon, foliolar, saha ekiplerine ödenen yemek paraları ile ilgili faturalar, şartnamede idare tarafından onaylanması istenilen belgeler ve diğer dokümanlar düzenli olarak tutularak İdarenin görevlendireceği yetkiliye ibraz edilecektir. Alınmayan mal ve hizmetler için ödeme yapılmayacaktır. Dolmayan rezervasyonlar için eğitimin birinci günü hariç ödeme yapılmayacaktır. İdare aldığı hizmetin bedelini ödeyecektir. 20. Katılımcıların katılımlarını belgeleyen sabah giriş, sabah çıkış ve öğle giriş, öğle çıkış imzalarının toplanması, günlük katılım dökümünün istenildiğinde/toplantı sonunda idareye sunulması yüklenicinin sorumluluğundadır. 21. Organizasyonda ortaya konan bütün dokümanların, görüntülü görüntüsüz kayıtların tüm yasal hakları idareye ait olup hiçbir maksatla izinsiz kullanımı mümkün değildir. Yüklenici, kendine ait bilgisayarlarda kalan doküman ve veriyi hiçbir amaç için kullanamaz. 22. İş bu şartname 22 (Yirmi İki) maddeden oluşmaktadır. /C /jc$/2015 4

5 Yüklenici tarafından aşağıda belirtilen illerden İstanbul a gidiş ve dönüş uçak biletleri alınacaktır. Ankara: 15 kişi Bursa: 1kişi Hatay: 1 kişi Malatya: 1 kişi İzmir: 1 kişi Osmaniye: 1 kişi Samsun: 1 kişi Antalya: 1kişi Konya: 1 kişi Niğde: 1 kişi Erzurum: 1 kişi