ETİK DAVRANIŞ KURALLARI VE UYGULAMA KILAVUZU YÖN-İK-07 REV.NO : 00 YAYIN TARİHİ:

Transkript

1 ETİK DAVRANIŞ KURALLARI VE UYGULAMA KILAVUZU YÖN-İK-07 REV.NO : 00 YAYIN TARİHİ:

2 İGDAŞ İSTANBUL GAZ DAĞITIM SANAYİ VE TİCARET A.Ş. ETİK DAVRANIŞ KURALLARI VE UYGULAMA KILAVUZU I. ETİK KURALLARIMIZ 1. Dürüstlük 2. Değişmeye ve gelişmeye açıklık 3. Gizlilik 4. Çıkar Çatışması Hallerinden Kaçınma 5. Sorumluluklarımız 5.1. Yasalara Karşı 5.2. Müşterilere Karşı 5.3. Çalışanlara Karşı 5.4. Tedarikçi Ve İş Ortaklarımıza Karşı 5.5. İGDAŞ Adına Karşı II. ETİK KURALLARINI OLUŞTURAN ANA UNSURLAR 1. Çıkar Çatışması Halleri 1.1. Çıkar Çatışması Yaratabilecek Faaliyetler 1.2. Görevi Kötüye Kullanma 1.3. Kaynakların Kullanımı 1.4. İGDAŞ ın Ticari İlişki İçerisinde Bulunduğu Diğer Kişi Veya Kuruluşlarla İlişkiler 1.5. Medya İle İlişkiler 1.6. İGDAŞ ı Temsil 2. Hediye Kabul Etme Ve Verme 2.1. Performans Ve Kararlara Etkisi Olan Hediyeler 2.2. Gizli Veya Açık Karşılığı Olan Hediye Ve Menfaatler 2.3. Ödünç Para Kabulü Veya Gider Karşılatma 2.4. Verilecek Hediye Ve Promosyonların Karar Mercii 3. Gizli Bilgilerin Korunması 4. Sağlıklı ve Düzenli Çalışma Ortamının Sağlanması 2

3 III. ŞİKÂYET VEYA BİLDİRİM IV. ETİK KURALLARINA UYGUNSUZLUKLARIN AYDINLIĞA KAVUŞTURULMASI V. KAPSAM I. ETİK KURALLARIMIZ 1. Dürüstlük İstanbul Büyükşehir Belediyesi iştiraki olan İGDAŞ bağıntıda bulunduğu bütün özel ve kamusal kişiliklerle dürüst ve açık ilişkileri esas alır. 2. Değişmeye ve gelişmeye açıklık İGDAŞ, öğrenen organizasyon olarak iç ve dış ilişkilerinde karşılıklı saygıya dayalı, olumlu yönde her türlü etkileme ve etkilenmeye açık bir şirkettir. 3. Gizlilik İGDAŞ olarak müşterilerimizin, çalışanlarımızın ve diğer paydaşlarımızın yasal ve etik tüm gizliliklerine ve özel bilgilerinin korunmasına en yüksek düzeyde özen gösteririz. Bu özeni aktif çalışma hayatı devam ederken olduğu kadar sona erdikten sonra da sürdürürüz. 4. Çıkar Çatışması Hallerinden Kaçınma İGDAŞ çalışanları, gerek kişisel yatırım ve işlemleriyle gerekse dışarıda çalışma yoluyla olsun doğrudan yahut da yakın kişilerin istihdamı veya hediye, davet, kredi, ikram ve benzeri yararlar kabulü yoluyla dolaylı olarak çıkar çatışması yaratmamayı ilke edinmişlerdir. Bununla birlikte tereddüde yol açan durumlarda yöneticilerine, İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne veya İç Denetim Kurulu na danışırlar. 5. Sorumluluklarımız İGDAŞ çalışanları aşağıda sıralanan sorumlulukları yerine getirmeye özen gösterirler: 5.1. Yasalara karşı Yasalara, düzenleyici kurum ve kuruluşlara saygı İGDAŞ ın ve personelinin ortak sorumluluğudur. Şirket ayrıca bu sorumlulukların yerine getirilip getirilmediğini izleme ve düzeltmeden de sorumludur. Düzenleyici kurum ve kuruluşlar tarafından istenen bilgileri zamanında doğru, eksiksiz ve anlaşılır biçimde sunmak ta bu sorumluluğun doğal bir parçasıdır Müşterilere karşı İGDAŞ ve çalışanları müşterilerine karşı başta müşteri memnuniyeti olmak üzere yönetim politikamızda yer alan ilkeler doğrultusunda ve karşılıklı saygı, eşitlik ve nezaket kuralları çerçevesinde davranır Çalışanlara karşı İGDAŞ, çalışanlarının özlük haklarına tam ve eksiksiz bir biçimde riayet eder. çalışanlarına karşı dürüst ve adil davranır, ayrımcılık yapmaz; iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun bir çalışma ortamı sağlar; bireysel gelişimleri için gerekli çabayı gösterir Tedarikçi Ve İş Ortaklarımıza karşı 3

4 İGDAŞ iş ilişkisinde bulunduğu tüm taraflara karşı saygılı davranır, yükümlülüklerini zamanında yerine getirir ve onların gizli bilgilerini korur İGDAŞ adına karşı İGDAŞ olarak faaliyet ve hizmetlerimizi, profesyonel standartlar, verdiğimiz taahhütler ve etik kurallar çerçevesinde yerine getirmek için azami derecede gayret gösteririz. İGDAŞ ı ve sermayedarlarını risk veya töhmet altında bırakabilecek müphem durumlarla karşılaştığımızda öncelikle ilgili danışma prosedürlerini izleyerek uygun mercilere danışırız. II. ETİK KURALLARINI OLUŞTURAN ANA UNSURLAR 1. Çıkar Çatışmaları İGDAŞ çalışanları etik kurallarına aykırı çıkar çatışmalarından özenle uzak dururlar. Bunun için de aşağıda yer alan faaliyet türlerinde özellikle hassastırlar: 1.1. Çıkar Çatışması Yaratabilecek Faaliyetler İşe alım kararı verme durumunda olan yöneticiler, eşlerini, yakın akrabalarını ve bu kişilerin yakınlarını işe almazlar Çalışanlar şirket ve faaliyetleri ile ilgili olmayıp politikalarına da aykırı olmayan konularda konuşmalar yapabilir, profesyonel yazılar yazabilir. Bu eylemlerde İGDAŞ adının kullanılabilmesi için lük makamından onay alırlar Çalışanlar yardım derneği, vakıf ve benzeri sivil topum kuruluşlarında görev alabilir, bunlara şahsi olarak maddi veya manevi yardımda bulunabilirler Yöneticiler çalışanlardan, politik bir iş yapmalarını veya siyasi bir partiye üye olmalarını isteyemezler Çalışanlar İGDAŞ ile ilgili kamuya açık olmayan herhangi bir bilgiyi kullanmak veya kullandırmak suretiyle herhangi bir ticari menfaat elde edemezler, edilmesine vesile olamazlar Çalışanlar İGDAŞ dışında İGDAŞ ta yerine getirmekte bulundukları işin aynısını veya doğal bir parçasını teşkil eden işlerde bilfiil çalışamazlar, böyle mahiyetteki işlere hissedar da olamazlar İGDAŞ çalışanları aile fertleri veya dostlarının iş ilişkisinde bulunulan üçüncü şahıslarla hiçbir surette karşılıklı veya karşılıksız menfaat sağlayan iş ilişkisine girmez Görevi Kötüye Kullanma İGDAŞ çalışanlarının kullandıkları yetkiler nedeniyle İGDAŞ ın zarar görmesi hiçbir surette kabul edilemez. İGDAŞ çalışanları İGDAŞ ın tasarruflarından kaynaklanan hiçbir kazancın dolaylı veya dolaysız sahibi olamazlar Kaynakların Kullanımı İGDAŞ ın sahibi olduğu varlıklar, kaynaklar, imkânlar ve personel İGDAŞ menfaatleri haricinde kullanılamaz. İGDAŞ çalışanları ister görevlendirilme yoluyla olsun ister ihtiyari olarak işyerinde ve mesai saatleri dâhilinde birbirlerinin şahsi işlerini yapamazlar. 4

5 İGDAŞ çalışanları ilke olarak çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul etmezler. İstisnai ve zorunlu ziyaretçi kabulleri, ziyaretin konusunun gereği kadar süre içinde ve iş akışına mani olmayacak surette gerçekleştirilir İGDAŞ ın Ticari ilişkide bulunduğu Diğer Kişi Veya Kuruluşlarla İlişkiler İGDAŞ çalışanları, çalıştıkları birimin ticari ilişkide bulunduğu kişi ve kuruluşlarla şahsi iş ilişkileri kuramaz, bunlardan şahsi mal veya hizmet satın alamaz, borç para kabul edemez, bunlara mal ve hizmet satamaz borç para veremez. İGDAŞ çalışanları müşterinin bilgisi olmaksızın onun lehine bile olsa tasarrufta bulunamaz, müşteri zaaflarını İGDAŞ lehine değerlendiremez ve müşteriye hiçbir surette eksik veya yanlış bilgi veremez. İGDAŞ çalışanları bulundukları pozisyon nedeniyle kurum dışından kendilerine sunulacak hiçbir hediye, indirim, bağış ve ikramı kabul edemezler Medya İle İlişkiler Medya ile olan ilişkiler Kurumsal İletişim Ve Medya İle İlişkiler Müdürlüğü tarafından yürütülür. İGDAŞ adına açıklama yapmak, mülakat vermek, seminer-konferans vbz. yerlere konuşmacı olarak katılmak genel müdürünün onayına bağlıdır. Bu faaliyetlerden hiçbir şekilde kişisel kazanç elde edilemez İGDAŞ ı Temsil İGDAŞ ı temsil münasebetiyle doğacak her türlü ücret, ve menfaat İGDAŞ lehine tevcih edilir. Böyle temsillerde para dışında verilen ve sembolik değeri olan ödül, şilt vbz. hediyeler alabilirler. 2. Hediye Kabul Etme Ve Verme İGDAŞ çalışanları hediye alma ve verme hallerinde aşağıdaki ilkelere uygun davranırlar: 2.1. Performans ve kararlara etkisi olan hediyeler İGDAŞ çalışanları, tarafsızlıklarını, performanslarını, karar almalarını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan hiçbir menfaati, hediyeyi ve özel uygulamayı kabul edemezler Gizli veya açık karşılığı olan hediye ve menfaatler İGDAŞ çalışanları gizli veya açık bir karşılığa bağlanan hiçbir hediye veya menfaati kabul edemezler Ödünç para kabulü veya gider karşılatma İGDAŞ çalışanları alt işverenlerden, tedarikçilerden, rakiplerden veya müşterilerden karşılıksız veya ödünç niteliğinde para kabul edemez, muhtelif giderlerini onlara karşılatamazlar Verilecek hediye ve promosyonların karar mercii İGDAŞ ın üçüncü taraflara sunacağı hediye ve promosyonların neler olacağına, kimlere ve ne surette verileceğine genel müdür karar verir. 3. Gizli Bilgilerin Korunması İGDAŞ çalışanları bilgiyi kullanırken paylaşırken gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişilebilirliğinin temininden sorumludurlar. Bu sorumluluk aşağıdaki ilkeler çerçevesinde yerine getirilir. 5

6 3.1. İGDAŞ ın uhdesinde bulunan bilgiler herhangi bir mevzuat gereği olmaksızın dışarı verilemez 3.2. Bu bilgiler azami dikkat ve itina ile muhafaza edilirler ve üzerlerinde yapılan değişiklikler tarihi ile kaydedilir Gizli belgeler yetkili mercilerin onayı olmaksızın mahallerinden ve sorumlularından uzaklaştırılamazlar Bilgilere erişim sağlayan her türlü maddi araçlar ve elektronik bilgiler özel koruma altındadır Çalışanlar yetkilendirilmedikleri bilgilere erişim sağlamazlar Şirket bilgileri gerek şirket dışında gerekse yemekhane, sağlık odası, kafeterya, asansör, servis aracı ve benzeri şirket içi umumi mekânlarda konuşulmaz Herhangi bir nedenle şirket dışı ile paylaşılan bilgilerin korunması ve güvenliği için taahhüt alınır, gizlilik anlaşması imzalanır Çalışanlara ait özlük bilgileri gizlidir, açıklanamaz, bunlara yetkilileri dışındakiler erişemez. 4. Sağlıklı ve Düzenli Çalışma Ortamı Sağlanması İGDAŞ aşağıdaki ilkeleri gözeterek sağlıklı ve düzenli bir çalışma ortamı oluşturmayı hedef almıştır: 4.1. İşyerindeki fiziksel çalışma ortamı ve şartlarının tüm çalışanlar için sağlıklı ve güvenli olması sağlanır İşyerinde işbirliğini destekleyen, pozitif ve uyumlu bir çalışma ortamı yaratılır, çatışma ortamları önlenir, farklı inanç, düşünce ve görüşe sahip kişilerin uyumlu bir şekilde çalışmaları sağlanır Çalışanlar arasında dil, ırk, renk, cinsiyet, siyasi düşünce, inanç, din, mezhep, yaş, fiziksel engel ve benzeri nedenler ile ayrımcılık yapılmaz Çalışanların her türlü dokunulmazlıklarının yanında özel hayatlarına, fiziksel, cinsel ve duygusal dokunulmazlıklarına saygı gösterilir Kişilere ait bilgiler ve beyanlar usulüne uygun olarak kaydedilmiş veya elde edilmiş olsa da başkalarına iletilemez İşe alma, terfi, rotasyon, ücretlendirme, ödüllendirme, sosyal haklar vbz. konulardaki tüm uygulamalar ilgili prosedürlere uygun olarak icra edilirler. III. ŞİKAYET VEYA BİLDİRİM İGDAŞ Etik Kuralları Uygulama Kılavuzunda tanımlanan etik kurallara aykırı hallerin vuku bulduğuna kanaat getirenler, kanaatlerini isim ve imza zorunluluğu bulunmaksızın yazılı bir dilekçeyle İGDAŞ lüğü ne bildirirler. IV. ETİK KURALLARINA UYGUNSUZLUKLARIN AYDINLIĞA KAVUŞTURULMASI lük şikayet veya bildirimi, gerekli inceleme ve araştırmayı yapmaları için, İç Denetim Kuruluna sevk eder. İç Denetim Kurulu işbu kılavuz ışığında gerekli inceleme ve araştırmayı yaparak sonucu en geç 45 gün zarfında lük makamına bildirir. İç Denetim Kurulu raporu doğrultusunda personeli Disiplin Kuruluna sevk edebilir. 6

7 İç Denetim Kurulu İGDAŞ da etik kültürünün yerleşmesi için çalışmalar yapmak veya yaptırmak konusunda da öncülük eder. V. KAPSAM Bu kılavuz tüm İGDAŞ Çalışanlarını ve Yönetim Kurulu üyelerini kapsar. 7