5. KARAYOLU TRAFİK GÜVENLİĞİ SEMPOZYUM VE SERGİSİ ORGANİZASYON İŞLERİ ŞARTNAMESİ

Transkript

1 5. KARAYOLU TRAFİK GÜVENLİĞİ SEMPOZYUM VE SERGİSİ ORGANİZASYON İŞLERİ ŞARTNAMESİ A. AMAÇ: İçişleri Bakanlığı, Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı, Polis Akademisi Başkanlığı, diğer bakanlık, kurum, kuruluşların ve üniversitelerin katılımıyla Mayıs 2014 tarihleri arasında düzenlenecek olan 5. Karayolu Trafik Güvenliği Sempozyum ve Sergisi nin organizasyon işlerinin yaptırılmasıdır. B. KAPSAM: Sempozyum ve serginin düzenlenebilmesi için gerekli olan mekanın bulunması ve kiralanması, sempozyum ve sergiye katılımı arttırmaya yönelik tanıtım duyurularının (afiş, broşür, davetiye, bilet, logo, pankartlar vb.) tasarım basım ve dağıtımı, etkinliğin internet sitesinin var olan alan adı ile yeniden yapılması, sempozyum malzemelerinin (dosya, kalem, bloknot, bildiri özeti kitapçığı ve bildiler kitabı, yaka kartı, teşekkür ve katılım belgeleri, plaket ve şiltler vb.) temini, başvuru takibi, bildiri seçim ve kabulü, kayıt işlemleri, konaklama ve ulaşım ihtiyaçlarının karşılanması, yemek ve ikramlarla ilgili iş ve işlemler ile diğer organizasyon giderlerinin karşılanma yöntemi ile ilgili hususları kapsar. C. TANIMLAR: Bu Şartnamede yer alan; İdare : Emniyet Genel Müdürlüğü Trafik Hizmetleri Başkanlığını, Yüklenici Firma : Şartname hükümlerini kabul ederek idare ile sözleşme imzalayacak olan firmayı, Sempozyum : 5. Karayolu Trafik Güvenliği Sempozyum ve Sergisi ni, ifade eder. D. YAPILACAK İŞ VE İŞLEMLER 1. Sempozyum ve Serginin Düzenleneceği Yerin Belirlenmesi ve Kiralanması Sempozyum ve serginin düzenleneceği yer; 1.1. Ankara ilinde, 1.2. Ankara Şehirlerarası Otobüs Terminali (AŞTİ), Esenboğa Havaalanı ve TCDD Ankara Garından rahatlıkla ulaşımın sağlanabileceği, 1.3. Sempozyum açılış töreninin düzenleneceği en az kişi kapasiteli, ses ve sunu düzeni kurulu 1 büyük salon ile sempozyum oturumlarının rahatlıkla düzenleneceği şekilde dizayn edilmiş/edilebilecek en az 50 kişilik oturma kapasitesine sahip ve bir konuşmacı kürsüsü ile bir adet 6 kişilik oturum yönetim masası (head desk) hazır/hazırlanabilecek olan, ses düzeni ve sunumlar için perde ile projeksiyon cihazı kurulu/kurulabilecek olan en az iki adet oturum salonu bulunan, 1.4. Sempozyum oturumları ile aynı anda serginin de kurulması için gerekli alana sahip, bir yer olacak ve belirlenen bu mekan idarenin de onayının ardından yüklenici firma tarafından kiralanacaktır. 1

2 2. Sempozyum ve Sergi Tanıtım Materyallerinin Tasarım Basım Ve Dağıtımı Sempozyum ve sergi etkinliğinin ilgili, kurum, kuruluş, sivil toplum örgütleri ve kamuoyuna duyurularak etkinliğe katılımın arttırılması ve sempozyum açılışına davetli çağırılabilmesi amacıyla aşağıda özellikleri belirtilen materyallerin tasarım, basım ve dağıtımı yapılacaktır Tanıtım Afişleri Sempozyumu düzenleyen kurum ve kuruluşların logo ve/veya amblemlerinin yer aldığı; Poster Afiş (50 x 70 cm.) 135 gr/m 2 kuşe kâğıt, 3000 adet CLP (Raket) Afiş (118.5 x 175 cm) 135 gr/m 2 backlight cinsi kâğıt, 50 adet Billboard Afiş (345 x 195 cm.) 115 gr/m 2 blueback cinsi kâğıt 50 adet Megalight Afiş (352 x 247 cm.) 150 gr/m 2 backlight cinsi kâğıt, 10 adet 2.2. Davetiye 1000 adet basılacak davetiyenin şekil ve boyutları ile kullanılacak karton kâğıdın özellikleri idarece belirlenerek sözleşme aşamasında ilgili firmaya bildirilecektir Pankartlar Sempozyum ve sergi etkinliğinin bir hafta öncesinden başlayarak sempozyum süresince ilgili yerlere asılmak üzere 150 x 350 cm. boyutlarında, köşelerinde asmaya uygun delikleri olan 15 adet bez afiş yaptırılacaktır. 3. Etkinliğin İnternet Sitesinin Var Olan Alan Adı İle Yeniden Yapılması Karayolu Trafik Güvenliği Sempozyum ve Sergisinin tanıtımı ve yapılacak olan bazı iş ve işlemlerin online olarak yapılabilmesinin sağlanması amacıyla kullanılan isimli internet sitesi aynı alan adı ile baştan yapılacaktır. 4. Sempozyum Malzemelerinin Temini 4.1. Katılımcı ve dinleyicilere verilmek üzere en az 500 adet; a. Üzerinde 5. Karayolu Trafik Güvenliği Sempozyum ve Sergisi yazılı mavi renkli tükenmez kalem, b. Kare tasarımlı en az 25 yapraklı, dış kapağı etkinliğin adı ve düzenleyen kurum ve kuruluşların logo/amblemi bulunan selefon kaplı kartondan (tanıtım afişine benzer şekilde tasarlanmış) hazırlanmış ve 2

3 arka kapağının dış kısmında idarece belirlenecek trafik güvenliğine yönelik bir görselin bulunduğu A5 boyutunda bloknot, c. A4 boyutundaki evrakların rahatlıkla içine sığabileceği boyutlarda, dış tasarımı bloknot ile aynı olan, arka kapağının iç tarafında evrak gözü bulunan evrak dosyası, d. Sempozyuma gönderilen ve kabul edilen tüm bildiri özetlerini içeren A5 boyutunda bildiri özetleri kitapçığı, 4.2. Katılımcı (bildiri sunan-bildiri sahibi/sahipleri, panelistler, dinleyiciler) ve oturum başkanlarına verilmek üzere şekil ve içerikleri tasarım aşamasında belirlenecek A4 boyutunda japon bristol kartondan 1000 adet teşekkür ve katılım belgesi (katılım ve teşekkür oranı daha sonra bildirilecektir.), 4.3. Katılımcılar, oturum başkanları, panelistler ve görevliler için şekil ve içerikleri tasarım aşamasında belirlenecek, plastik (PVC) malzemeden üretilmiş, parlak ön ve arka yüzeyli 95 x 125 cm. boyutlarında 250 adet yaka kartı, dinleyicilere verilmek üzere 1000 adet termal yaka kartı, bu yaka kartlarının boyunda taşınabilmesi için en az 1 cm. genişliğinde beyaz renkli kordon kısmında III. Karayolu Trafik Güvenliği Sempozyum ve Sergisi yazılı ve sempozyum logosu bulunan adet askı ipi, 4.4. Oturum Başkanları, panelistler ve idare tarafından belirlenecek diğer kişilere verilmek üzere şekil ve içeriği sözleşme aşamasında belirlenecek toplam 50 adet plaket ve şilt, 4.5. Etkinliğe katılanlara ve davet edilenlere verilmek üzere şekil ve boyutu sözleşme aşamasında belirlenecek ince kartondan hazırlanmış 1500 adet Sempozyum Programı, 4.6. Sempozyumda sunulan bildirilerin tam metinlerini içeren dış kapak tasarımı kitapçık ile aynı olan (kitap ismi farklı olarak) 1000 adet Bildiriler Kitabı, 4.7. İdareye düzenlenecek sergi alanında 10 adet stant, yüklenici firma tarafından temin edilecektir. 5. Kayıt İşlemleri Sempozyum başlangıcında ve sempozyum süresince katılımcı ve misafirlerin dijital olarak kayıtlarının yapılması ile dinleyici ve misafirlerin isim ve varsa kurum bilgilerini içeren ve yukarıda D maddesinin 4. bendinde (4.4) bahsedilen yaka kartlarının basımı ve sahiplerine teslim edilmesi işlemleri yüklenici firma tarafından yapılacaktır. Bu işlemler için yüklenici firma tarafından yeteri kadar personel ve araç-gereç (bilgisayar, yazıcı vb.) hazır bulundurulacaktır. 6. Yemek ve İkram Sempozyumun düzenleneceği süre zarfında ilk gün 1000, ikinci gün 300 kişilik yemek ve sempozyumdaki her bir oturum arasındaki ikramlar (çay, kahve, kuru pasta 3

4 vb.) yüklenici firma tarafından karşılanacak ve gerekli tüm hazırlıklar aynı firma tarafından yerine getirilecektir. 7. Ulaşım ve Konaklama Yüklenici firma il dışından gelen oturum başkanı, bilim, düzenleme ve yürütme kurulu üyeleri ile panelistlerin ulaşım ve en az üç yıldızlı bir otelde konaklama giderlerini karşılayacaktır. 8. Diğer Organizasyon İşleri Yüklenici firma oturumların sonunda, panel sonrasında, açılış töreninde (açılış programı sırasında ve sergi açılışı sırasında) ödüllerin ve diğer malzemelerin sahneye, açılış alanına ve oturum salonuna getirilmesi işi için yeteri kadar personel görevlendirecektir. Bu alanlarda ve bahse konu işlerin yapılması sırasında kullanılacak tüm materyaller yüklenici firma tarafından temin edilecektir. (makas, tepsi, çiçek, vb.) Sergi alanına stant açacak olan Genel Kamu Güvenliği ve Karayolu Trafik Güvenliğine yönelik iş yapan firmaları bulma ve onlarla ilgili tüm işlemleri yapma işi yüklenici firma tarafından yapılacaktır. E. YÜKÜMLÜLÜKLER VE KISITLAMALAR: 1. Hazırlanacak olan tüm materyallerin, internet sitesinin, sempozyum ve sergi ile ilgili diğer tüm görsellerin telif hakları karşılıksız ve süresiz olarak Emniyet Genel Müdürlüğüne geçecek olup, firma bu konuda hiçbir şekilde hak iddia edemez. 2. Yüklenici firmanın sempozyumda kullandığı materyallerin (görsel, tasarım, kitap, web tasarımı vb.) telif hakları ile ilgili hukuki ve mali sorumluluk tamamen firmaya ait olacaktır. 3. Yüklenici firma sergi alanına tanıtım standı açabilecek firmaları sözleşme aşamasında belirlenecek şartlara göre kendisi bulacak olup, idarenin onayından sonra anlaşma yapacaktır. 4. Yüklenici firma sempozyum ile ilgili hazırlayacağı materyallerden idarenin onay verdikleri dışındakilerde hiçbir şekilde kendisine veya başkasına ait reklam, isim, logo, gibi tanımlayıcı işaretler kullanamaz. Basım ve Dağıtımı Yapılacak Sempozyum ve Sergi Tanıtım Materyallerinin Listesi S.N. Materyal Adı Adedi 1 Poster Afiş CLP (Raket) Afiş 50 3 Billboard Afiş 50 4 Megalight Afiş 20 5 Davetiye Pankart 15 4

5 Temin Edilecek Sempozyum Malzemeleri Listesi S.N. Materyal Adı Adedi 1 Kalem Bloknot Dosya Bildiri Özetleri Kitapçığı Katılım ve Teşekkür Belgesi Yaka Kartı (Plastik-PVC) Termal Yaka Kartı Boyun Askı İpi Plaket ve Şilt Sempozyum Programı Bildiriler Kitabı 1000 İş bu şartname 5 sayfadan oluşmakta olup, tarafımızdan hazırlanmıştır M.Kamil EKMEKÇİ 3.Sınıf Emniyet Müdürü Komisyon Başkanı Yusuf TÜFEKÇİ Komiser Yardımcısı Üye Bahadır A. YÜKSEKDAĞ Başpolis Memuru Üye 5