KALKINMA AJANSLARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ (KAYS PROJESİ)

Transkript

1 KALKINMA AJANSLARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ () TALEP YÖNETİM SİSTEMİ KAYS-PRJ-TalepYonetimSistemi Proje Kodu: Y401-G SBİL Numarası: Revizyon Numarası: / 02 / 2014 Dağıtım Numarası: TÜBİTAK BİLGEM TÜBİTAK Gebze Yerleşkesi Gebze / KOCAELİ Tel: (0262) Faks: (0262) TÜBİTAK BİLGEM YTE Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü YTE Ar-Ge Binası Çukurambar Mah Cadde No: Çankay a / ANKARA Tel: (0312) Faks: (0312) te.bilgem.tubitak.gov.tr y te.bilgem@tubitak.gov.tr Bu doküman Kalkınma Aj ansları Yönetim Sistemi (KAYS) Proj esi kapsamında T.C. Kalkınma Bakanlığı Bölgesel Gelişme ve Yapısal Uyum Genel Müdürlüğü ve Kalkınma Aj ansları için hazırlanmıştır.

2 DEĞİŞİKLİK TARİHÇESİ Rev.No Yayın Tarihi Yayın Nedeni Hazırlayan(lar) /02/2014 İlk sürüm. Dr. Yavuz İNAL Nesibe ÖZEN Ömer AYDIN

3 İÇİNDEKİLER Bölüm 1 Talep Yönetim Sistemi'ne Giriş 4 Bölüm 2 Talep Oluşturma 6 Bölüm 3 Talep Detayını Görüntüleme 7 3

4 1 Talep Yönetim Sistemi'ne Giriş Giriş Bu doküman, TÜBİTAK BİLGEM Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü (YTE) tarafından hazırlanmıştır. Dokümanda, Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi ne yönelik hata bildirimlerinin, değişiklik ve iyileştirme taleplerinin değerlendirildiği Talep Yönetim Sistemi anlatılmaktadır. Talep Yönetim Sistemi'ne giriş yapmak için tarayıcı üzerinden adresine erişilir. İlgili adrese ulaşılmasının ardından kullanıcı bilgilerinin girileceği Login Ekranı (Giriş Ekranı) görüntülenir. Username (Kullanıcı Adı) ve Password (Şifre) bilgileri girilerek, Giriş ( ) düğmesine tıklanır. Talep Yönetim Sistemi'ne giriş sırasında kullanılacak Username ve Password bilgileri, KAYS'a giriş yapılan bilgiler ile aynıdır. Bu bilgisayarda beni hatırla kutucuğu işaretlenerek, Username bilgisinin Sistem tarafından sonraki giriş işlemlerinde hatırlanması sağlanabilir. Login Ekranı Girilen bilgilerin hatalı veya geçersiz olması durumunda, kullanıcı, hatalı bilgi girişinin olduğunu belirten sayfaya yönlendirilir. Hatalı Giriş Ekranı nda, bilgiler yeniden girilerek işlem tekrarlanabilir. Girilen bilgilerin doğru olması durumunda, Talep Yönetim Sistemi ne ait işlemlerin yer aldığı Ana Sayfa Ekranı görüntülenir. Sistem'e ilk kez giriş yapan kullanıcıların talep oluşturmak, oluşturulan taleplere yönelik değerlendirmeleri takip etmek ve Sistem'e kayıtlı talepleri görüntülemek amacıyla bir defaya mahsus olmak üzere KAYS'ı favorilerine eklemesi gerekmektedir. KAYS'ı favorilere eklemek için Ana Sayfa'nın sol üst köşesinde yer alan Panolar / Panoları Yönet işlemi seçilir ve 4

5 Panoları Yönet Ekranı görüntülenir. Panolar Menüsü Panoları Yönet Ekranı'nda yer alan Search (Arama) Sekmesi'ne tıklanır ve Panolarda Ara başlığı görüntülenir. Panolarda Ara başlığında yer alan Search ( ) düğmesine tıklanır. İlgili başlıkta listenen KAYS - Son Kullanıcı bağlantısının yanındaki yıldız ( tıklanır. ) ikonuna Panoları Yönet Ekranı KAYS'ın favorilere eklenmesinin ardından Ana Sayfa Ekranı'na gidilir. Ana Sayfa nın sağ üst kısmında, taleplerin girileceği Talep Oluştur bağlantısı yer alır. Ana Sayfa nın orta kısmında, Ajans ve Bakanlık kullanıcıları tarafından oluşturulan talepler ve bu taleplerin değerlendirme aşamalarının izlenmesini sağlayan alanlar yer alır. Ana Sayfa Ekranı 5

6 2 Talep Oluşturma Ana Sayfa nın sağ üst kısmında yer alan Talep Oluştur bağlantısına tıklandıktan sonra Talep Oluşturma Penceresi görüntülenir. Talep Oluşturma Penceresi Talep Oluşturma Penceresi'nde bulunan yıldızlı alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. Talep Oluşturma Penceresi'nde aşağıdaki alanlar yer alır: Proje alanında, otomatik olarak Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi Projesi görüntülenir. Talep Tipi alanında, oluşturulacak talebin tipi belirtilir. Talep Tipi açılır listesinde Hata, İyileştirme, Gereksinim Değişikliği ve Görev seçenekleri yer alır. Talep Tipi belirlenmeyen taleplerin tipi Sistem tarafından Belirsiz olarak belirtilir. Özet alanında, oluşturulan talebin içeriğine yönelik kısa bir özet bilgisi belirtilir (Örn. Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi nde yer alan Yararlanıcı Raporu ile ilgili bir iyileştirme önerisi girilmek istenmiş olsun. Özet alanına, bu öneri için Yararlanıcı Raporu - Düğme İfadesinin Değiştirilmesi özet bilgisi yazılabilir). Tanım alanında, oluşturulacak talebin içeriği ayrıntılı bir şekilde tanımlanır (Örn. Tanım alanına, bu talep için Sistem üzerindeki Yararlanıcı Raporlarında, 'Onayla' düğmesi ile 6

7 raporun, Ajansın onayına gönderilmek istendiği yararlanıcılar tarafından anlaşılmamaktadır. 'Onayla' ifadesinin yerine 'Ajansın Onayına Gönder' şeklide olması yararlanıcı açısından daha anlaşılabilir olacaktır. şeklinde talep ile ilgili durum aktarılabilir). Önem Derecesi alanında, Sistem'e girilecek talebin ne derecede önem ifade ettiği ile ilgili seçim yapılır. Etkilediği Versiyon/lar alanında, oluşturulmak istenen talebin, yazılımın hangi versiyonu ile ilgili olduğu belirtilir. Dosya Ekle alanında, taleple ilgili bir dosya eklenmek istenirse (Örn. Ekran görüntüsü vb.) Choose Files (Dosyaları Seç) ( eklenebilir. ) düğmesine tıklanarak dosya Eklenecek destekleyici belgelerin boyutunun 1,95 MB'yi geçmemesi gerekmektedir. Talep Oluşturma Penceresi'nde yer alan zorunlu doldurulduktan sonra Oluştur ( ) düğmesine tıklanarak talep oluşturulur. Talepten vazgeçilmek istenildiğinde, Talep Oluşturma Penceresi'nde yer alan İptal bağlantısına tıklanır ve oluşturulan talep iptal edilerek Ana Sayfa ya dönülür. Talep oluşturmadan önce Ana Sayfa'nın sağ üstünde yer aran Hızlı Arama alanı kullanılarak oluşturulacak talebe benzer bir talebin daha önce başka bir kullanıcı tarafından oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilmelidir. 3 Talep Detayını Görüntüleme Talep Detayını Görüntüleme Ana Sayfa Ekranı'nda yer alan Anahtar ve Özet alanları altında yer alan bağlantılara tıklanarak, oluşturulan talebin detayı görülebilir. KAYS - Taleplerim alanında, kullanıcı tarafından oluşturulan tüm talepler listelenir. KAYS - Bilgi Talep Edilenler alanında, kullanıcının oluşturduğu talebe yönelik KAYS Destek tarafından bilgi istenen talepler görüntülenir. KAYS Destek tarafından istenen bilgiler, ilgili talep seçilerek talebi oluşturan kullanıcı tarafından Sistem'e girilir. KAYS - Açık Talepler alanında, Sistem'deki diğer kullanıcılar tarafından oluşturulan ve henüz sonuçlanmayan talepler listelenir. KAYS - Kapanmış Talepler (Tüm Talepler) alanında, Sistem'deki diğer kullanıcılar 7

8 tarafından oluşturulan ve KAYS Destek tarafından cevaplanarak kapanmış tüm talepler listelenir. Ana Sayfa Ekranı Bir talebe yönelik detay bilgilerine ulaşmak için ilgili talebin Anahtar veya Özet alanında yer alan bilgisine tıklanır. Talep Detay Ekranı nda, Talep Detayları, talebin içeriğinin yer aldığı Tanım alanı, benzer talep varsa bunun belirtildiği Talep İlişkileri alanı ve talebe yönelik yorum, tarihçe vb. bilgilerin yer aldığı Faaliyet alanı yer almaktadır. Talep Detay Ekranı Oluşturulan talebe yorum eklemek için Talep Detay Ekranı'nda yer alan Yorum ( ) düğmesine tıklanır. Oluşturulan talebe dosya eklemek için Talep Detay Ekranı'nda yer alan Dosya Ekle ( 8

9 eklenir. ) düğmesine tıklanarak kullanıcının bilgisayarından seçilen dosya Sistem'e Oluşturulan talebe ekran resmi eklemek için Ekran Resmi Ekle ( ) düğmesine tıklanır. İlgili düğmeye tıklanmasının ardından Ekran Resmi Ekle Penceresi görüntülenir. Ekran Resmi Ekle Penceresi Talebe eklenmek istenen ekran açıkken klavyede yer alan PrintSecreen düğmesine tıklanır ve Ekran Resmi Ekle Penceresi'nde yer alan Yapıştır ( ) düğmesine tıklanır. İlgili alanlar doldurulur ve Ekle ( ) düğmesine tıklanarak ekran resmi talebe eklenir. 9