Hewlett Packard Enterprise Supplier Setup Instructions. Hewlett Packard Enterprise Yeni Tedarikçi Talimatları: Firmanızı Hewlett Packard

Transkript

1 Hewlett Packard Enterprise Supplier Setup Instructions Hewlett Packard Enterprise Yeni Tedarikçi Talimatları: Firmanızı Hewlett Packard Enterprise'nin Tedarikçi Veritabanına Nasıl Kayıt edebilirsiniz Global Procurement Last Updated: 1 November 2015 Secure Vendor Administration Tool (SVAT) 1

2 Konu: 1 Hewlett Packard Enterprise nin firmanızın detaylarına neden ihtiyacı var? Konu 2 - Secure Vendor Administration Tool ile gönderilen E-posta Bildirimi E-posta bildirimi önemsiz e-posta klasörüne giderse ne yapmanız gerekiyor Konu 3 - Güvenli Satıcı Yönetim Sistemi (SVAT) ne Erişim Konu 4 - Güncelleme formu nasıl tamamlanıyor Adres Bilgileri Satıcı Havale / Merkez Ofis İletişim Bilgileri Satıcı Banka ve Muhasebe Bilgileri Satıcı Gruplandırma Bilgileri Ek Bilgi, Notlar, Yorumlar Ekler Bölümü 2

3 Konu: 1 Hewlett Packard Enterprise nin firmanızın detaylarına neden ihtiyacı var? Hewlett Packard Enterprise şirketinizle iş yapabilmek için ve ödemeleri gecikmeden yapabilmek icin firma bilgilerinizi sizden rica ediyor. Secure Vendor Administration Tool (SVAT) a iletilen bilgiler,veri şifreleme ile güvence altına alınmıştır.sağlanan tüm bilgiler gizli tutulur ve sadece Hewlett Packard Enterprise. ve şirket arasındaki işi kolaylaştırmak için kullanılır. Konu 2 - Secure Vendor Administration Tool ile gönderilen E-posta Bildirimi Hewlett Packard Enterprise'nin Tedarikçi Veritabanına iş bilgilerinizi eklemek veya güncellemek için SVAT tan otomatik bir bildirimi alacaksınız. Hewlett Packard Enterprise den gelen e- posta adresimiz Suppliersetuphpe@hpe.com olacaktır. Not: Bu e-posta sadece Hewlett Packard Enterprise tedarikçileri kayıt prosedürünün başlatılması için kullanılır. Bu posta kutusu kontrol edilmez bu yüzden lütfen bu e-posta adresine yanıt vermeyin. 1. Bu mailde iş bilgilerinize ihtiyacımız var bilgisi alacaksınız, ve onları güvenli bir şekilde nasıl ileteceğiniz ile ilgili kısa bir açıklama yer alacaktır. 2. Ayrıca, iş bilgilerinizi göndermek için yapılması gerekenlerle ilgili kısa bir açıklama olacak 1 2 E-posta bildirimi Spam (önemsiz) e-posta klasörüne giderse ne yapmanız gerekiyor Bazı durumlarda e-posta bildirimi, Suppliersetuphpe@hpe.com adresten gelen, Spam / Junk klasörüne gidebilir. Bunu önlemek için önemsiz e-posta klasörüne gidin ve Suppliersetuphpe@hpe.com adresinin bloke edilmemiş olduğundan emin olun. 3

4 Konu 3 - Güvenli Satıcı Yönetim Aracı (SVAT) Erişim SVAT bir tedarikçiyi Hewlett Packard Enterprise'nin Tedarikçi Veritabanına eklemek için gerekli bilgi ve onayları toplamak için kullanılan bir web application dur. Iletilen tüm bilgi, veri şifreleme ile güvence altına alınmıştır. Hewlett Packard Enterprise 'den aldığınız e-posta bildirimi ve Tedarikçi Kurulum İstek Anahtarının arasında bir bağlantı vardır. 1. Aldığınız e-posta bildirimini tıklayin ve Svat link ine girin Mailde belirtilen Tedarikçi Kurulum İstek Sifresini (Supplier Setup Request Key) girin Not: Tedarikçi Kurulum İstek Sifresi sadece "bir kez kullanım" içindir. Gelecekte güncellemeler gerekiyorsa, Suppliersetupsupporthpe@hpe.com dan Hewlett Packard Enterprise ile temasa geçerek yeni bir sifre talep etmeniz gerekmektedir. 3. Go tıklayın>> ve Tedarikçi Güncelleme Formuna gireceksiniz. 3 Konu 4 - Güncelleme formu nasıl tamamlanıyor Tedarikçi Güncelleme Formu, Adres Bilgileri, Satıcı Havale/Merkez Ofis İletişim Bilgileri, Satıcı Banka ve Muhasebe Bilgileri, Satıcı Gruplandırma Bilgileri, Ek Bilgiler, Notlar, Açıklamalar ve Ekler bölümlerini içerir. Bir yıldız (*) ile işaretlenmiş alanların doldurulması zorunludur ve bu alanlardaki bilgiler eksikse formu göndermek mümkün olmayacaktır. Adres Bilgileri Tedarikçi Güncelleme Formunda ilk bölüm firmanızın adresi hakkındadır. 1. Yasal Satıcı Adı alanında şirketinizin yasal adını tam olarak girin. 2. Satıcı Adres alanında firmanızın adresini tamamlayın 4

5 3. Şehir alanındaki adresi girin 4. Bölge, İlçe, Devlet veya İl varsa girin 5. Posta Kodu 6. PO Box numarası, PO Box Posta kodu ve PO Box City varsa doldurun 7. Açılır listeden Ülke seçin 8. Satıcı Telefon numarası alanına şirketin telefon numarasını girin. Lütfen, uluslararası formatta giriniz ör Hewlett Packard Enterprise temsilcisi, faks, telefon ya da e-posta yoluyla şirketinizle iletişim kurabilmek icin aşağıdaki dört alanın doldurulması zorunludur. 9. Varsa Satıcı Faks numarası girin 10. Gelecek yazışmalar icin kullanılması gereken şirketin kontak kişisinin adını girin 11. Kontak kişinin telefon numarasını girin 12.Kontak kişinin mail adresini girin 5

6 Satıcı Havale / Merkez Ofis İletişim Bilgileri Tedarikçi Güncelleme Formu ikinci bölümü Satıcı Havale / İletişim detayları hakkında bilgi içerir. Bu bölüm, Hewlett Packard Enterprise tarafindan ödeme yapılması sırasında kullanılacaktır. 13. Merkez ofis iletişim detayları ve havale için kullanilan adres aynı ise daha sonra Same onay kutusunda bir onay işareti koyun. Adres Bilgileri bölümünde daha önce girdiğiniz adres bilgileri otomatik olarak gelecektir. 14. Merkez ofis iletişim detayları ve havale için kullanilan adres farklı ise o zaman, bu kısımda doğru adresi girin. Gerekli bilgiler önceki bölümdeki ile aynıdır. Satıcı Banka ve Muhasebe Bilgileri Bu bölümde bulunan alanlar, şirketinizin muhasebe detaylarini Hewlett Packard Enterprise sistemlerinde girmek ve gelecekteki siparişlerle ilgili ödemeleri sağlamak için gereklidir. Hewlett Packard Enterprise'nin bir temsilcisi Tedarikçi Veritabanıni güncellemeden önce gerektiği takdirde bu bilgileri tamamlamak icin sizlerle temasa girecektir.bu nedenle, prosedur süresini hızlandırmak icin bu bilgileri tam ve dogru olarak girmeniz önemlidir. Kuruluşunuzda alacaklari yöneten kişi aşağıdaki alanlari doldurmalidir. 15. Banka Adı alaninda, ödemelerin hangi bankaya yapilmasini istiyorsanız, bu banka adını içermelidir. 6

7 16.Sucursal alanında, varsa herhangi bir şube bilgisi girmeniz gerekmektedir - bu BIZkodu, iç kod vb olabilir. Doğru ödemeler için önemli olan bir özel kod veya bilgi varsa, bu alanda doldurduğunuza emin olun. Örnegin Sucursal sayısı Meksika'da Banka sifresi oluşturmak için kullanılır. Aşağıdaki dört alan, kullanmakta olduğunuz banka adresinin ayrıntıları içindir. 17. Adres, banka, Şehir, Eyalet / Bölge / Diğer ve Ülke açılır menüden bulunduğunuz ülkeyi seçin 18. Banka Şubesi varsa 19. Banka Kodu (Hindistan IFSC kod) - banka kodu ülkeye bağlı, farklı formatı olur (sadece sayı, rakam ve harflerden oluşan bir kombinasyon) ve uzunluğu farklidir. Ör: ABD satıcılar için Banka tuşuna ABA yönlendirme numarası denir. Banka kodu için, emin değilseniz, bankaya başvurmanız gerekir. 20. Banka Hesap Numarası - şirket ödemelerinin hangi hesaba yapılmasını isterseniz bu bilgileri giriniz 21. Hesap Sahibi. Genelde, sirket hesabinin sahibidir. 22. Kontrol Anahtari varsa bu bilgileri doldurun. 23. SWIFT Kodu (Dünya Bankalararası Mali Telekomünikasyon Derneği) girin. Kod benzersiz dünya çapında bir banka tanımlar.swift kodu, uluslararası ödeme işlemlerinde bankaları tanımlamak için kullanılır. Swift kodu 8 veya 11 haneli olmalıdır, ve 5ci. ve 6ci hane ülke kodunu temsil eder. 24. IBAN Kodu - Uluslararası Banka Hesap Numarası. Ülkelerarası işlemlerde gereklidir ve Avrupa ülkeleri için zorunludur. 7

8 Son dört alan sirketin vergi bilgileri içindir. Bu gruplarda hem açılan menüden seçim yaparak hem de boş alanlarda elle yazarak şirketin vergi kayıt numarasıni ekleyebilirsiniz. Bu numaralar her ülke için farklıdır. Örnek: Avrupa ülkeleri için VAT ID ve ABD için Federal VAT ID. 25. Vergi / KDV # 1 - Ülkeniz için geçerli olan bir sayıyı, açılan menüden seçebilirsiniz. Ülkeye Özgü Numaraları, Vergi / KDV # 1 listesinden farklı rakamlar arasından seçim yapmak mümkündür. Seçim, şirketin kayıtlı olduğu ülkede kullanılan ülke ve vergi özel numaralarına bağlı olmalıdır. 26. Ülkeye Özgü Numaraları, Vergi / KDV # 1 listesinden farklı rakamlar arasında seçim yapmak mümkündür. Seçim, şirketin kayıtlı olduğu ülkede kullanılan ülke ve vergi özel numaralarına bağlı olmalıdır. 8

9 27. Vergi / KDV # 1/2/3/4 ülkeye özel numarasını seçmek için yanındaki alanda, şirketin kayıtlı olduğu numarayı girin. Şirketin vergi bilgileri için dört grup alan vardır. Satıcı Gruplandırma Bilgileri Bu bölüm, firma hakkında bazı ek bilgiler gerektirir. 28. Sınıflandırma Kodu / Satıcı Şirket Vergi Türü / Satıcı Durum, Alıcı Tipi vb seçin - önceden tanımlanmış kodları seçtiniz. Örnek: Şirket ABD dışında ise A01 Yabancı seçiniz. 29. Aşağıda açılan listede şirketiniz inc. olup olmadığına cevap vermelisiniz. 9

10 Ek Bilgi, Notlar, Yorumlar 30. Yorumlar alanında, şirketiniz Hewlett Packard Enterprise tedarikçi veritabanı tedarikçisi olarak ayarlandığında, dikkat edilmesi gereken ihtiyaç duyduğunuz her türlü bilgiyi girebilirsiniz. Ekler Bölümü Ekler bölümünde, Hewlett Packard Enterprise'nin tedarikçi veritabanına firmanızın uygun kurulumu için gerekli olan herhangi bir belge ekleyebilirsiniz. 31. Gözat düğmesini tıklayın ve bilgisayarınızda bulunan dosyayi seçin. 32. Eklenen belge için kısa bir Açıklama girin 33. Dosya ekle tıklayın Not: her ekli dosya boyutu 10MB ile sınırlandırılmıştır. 10MB üzerindeki herhangi bir dosya yükleme, bir sistem hatası verir veya kaydedilmez. 34. Eklenen dosya yukarda görünecektir 35. Ekli olan dosyaları silmek istiyorsanız sol taraftaki Sil seçeneğini tıklayın. 36. Tüm gerekli bilgileri tamamladıktan sonra Gönder düğmesini tıklayın. 10