2014 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU

Transkript

1

2 SUNUŞ Kamu kaynağının kullanıldığı birimlerde, kaynakların etkili, ekonomik ve verimlilik düzeylerinin kamuoyu ve ilgili diğer paydaşlar nezdinde paylaşılması ve bu yolla hesap verebilirliğin ve şeffaflığının sağlanması adına faaliyet raporlarının oluşturulması büyük önem taşımaktadır. Başta, 5018 ve 5436 sayılı kanunlar olmak üzere yasal düzenlemelerle, kamu kaynaklarının hedeflere dayalı, verimli ve ekonomik biçimde kurum düzeyinde kullanılmasının sağlanması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına görev ve sorumluluklar verildiği görülmekte olup, kamuoyuna, kurum içinde ve dışında paydaşlara hesap verebilir olma bu birimler için ayrı önem taşımaktadır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına tevdi edilen görev ve sorumluluklar doğrultusunda; stratejik plan ve performans programına dayalı ödeneklerin kullanılması, iç kontrolün kurulması, finansal ve finansal olmayan konularda raporlamaların yapılması, paydaş memnuniyetlerinin ölçülmesi, değerlendirilmesi ve performans bütçe sürecinde kullanılması, ödemelerin ve buna bağlı muhasebe kayıtlarının yapılmasına yönelik iş ve işlemler gerçekleştirilmiştir. Aynı zamanda, tüm birimlerimize bu konulardaki faaliyetlerin niteliğinin artırılması, kurumsal ve yasal düzenlemelere uyumun sağlanması ve farkındalığın artırılması amacıyla stratejik yönetim, performans bütçe, iç kontrol ve muhasebe alanlarında; iş geliştirme, eğitim ve danışmanlık hizmetleri verilmiştir. Yıl boyunca gerçekleştirilen faaliyet ve etkinliklerin yer aldığı 2014 yılı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı birim faaliyet raporu kamuoyunun ve ilgili tarafların bilgisine sunulmuştur. Saygılarımla. Dr. Hakan BAKKAL Strateji Geliştirme Daire Başkanı

3 I. GENEL BİLGİLER... 1 A. MİSYON VE VİZYON... 1 B. GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR... 2 C. BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER FİZİKSEL YAPI SOSYAL ALANLAR Toplantı/Konferans/Eğitim Salonları HİZMET ALANLARI Ofis Alanları Ambar, Arşiv ve Benzeri Alanlar ÖRGÜT YAPISI BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ BİLGİSAYAR ALT YAPISI VE AĞ SİSTEMLERİ DİĞER TEKNOLOJİK KAYNAKLAR BİLGİ KAYNAKLARI İNSAN KAYNAKLARI İDARİ PERSONEL Yıllara Göre İdari Personel Sayıları Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Engelli Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı İdari Personelin Eğitim Durumuna Göre Dağılımı İdari Personelin Hizmet Sürelerine Göre Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Kadın Erkek Dağılımı PERSONELİN KATILDIĞI EĞİTİMLER SUNULAN HİZMETLER İDARİ HİZMETLER Satın Alma İşlemleri Üniversite Personeline Yönelik Olarak Düzenlenen Eğitim Faaliyetleri Hazırlanan Raporlar Gelen Giden Evrak Sayıları Bütçe İşlemlerine İlişkin Bilgiler Muhasebe İşlemlerine İlişkin Bilgiler Ön Mali Kontrol İşlemleri Mali İş ve İşlemlere İlişkin Düzenlemeler YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ Başkanlığımız Yönetim ve İç Kontrol Sistemine İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler Üniversitemiz Yönetim ve İç Kontrol Sistemine İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler II. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. MALİ BİLGİLER BÜTÇE UYGULAMA SONUÇLARI BÜTÇE GİDERLERİ Ekonomik Sınıflandırmaya Göre Bütçe Giderleri Fonksiyonel Sınıflandırmaya Göre Bütçe Giderleri III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. GÜÇLÜ YÖNLERİMİZ B. ZAYIF YÖNLERİMİZ C. FIRSATLARIMIZ D. TEHDİTLERİMİZ E. DEĞERLENDİRME IV. ÖNERİ VE TEDBİRLER YILI ÇALIŞMALARINA İLİŞKİN FOTOĞRAFLAR II

4 TABLOLAR DİZİNİ Tablo 1: Toplantı Konferans Eğitim Salonları Tablo 2: Ofis Alanları Tablo 3: Ambar, Arşiv ve Benzeri Alanlar Tablo 4: Yönetim Bilgi Sistemleri Tablo 5: Bilgisayar Sayıları Tablo 6: Diğer Teknolojik Kaynaklar Tablo 7: Kütüphane Kaynakları Tablo 8: Yıllara Göre İdari Personel Sayıları Tablo 9: İdari Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Tablo 10: Özürlü Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Tablo 11: İdari Personelin Eğitim Durumuna Göre Dağılımı Tablo 12: İdari Personelin Hizmet Sürelerine Göre Dağılımı Tablo 13: İdari Personelin Yaş İtibarıyla Dağılımı Tablo 14: İdari Personelin Kadın Erkek Dağılımı Tablo 15: Personelin Katıldığı Eğitimler Tablo 16: 4734 Sayılı Kanun Kapsamında Yıl İçinde Yapılan Satın Alma İşlemleri Tablo 17: Üniversite Personele Yönelik Olarak Düzenlenen Eğitim Faaliyetleri Tablo 18 : Hazırlanan Raporlar Tablo 19: 2014 yılı Gelen Giden Evrak Sayısı Tablo 20: Bütçe İşlemlerine İlişkin Bilgiler Tablo 21: Yıllar İtibarıyla Projelere İlişkin Muhasebe Kayıt Bilgisi Tablo 22: Yıllar İtibarıyla Toplam Muhasebe Kayıt Bilgisi Tablo 23: Muhasebe İşlemlerine İlişkin Diğer Bilgiler Tablo 24: Ön Mali Kontrol İşlemleri Tablo 25: Mali İş ve İşlemlere İlişkin Düzenlemeler Tablo 26: Ekonomik Sınıflandırmaya Göre Bütçe Giderleri Tablo 27: Fonksiyonel Sınıflandırmaya Göre Bütçe Giderleri GRAFİKLER DİZİNİ Grafik 1: Ekonomik Sınıflandırmaya Göre Bütçe Gerçekleşmeleri Grafik 2: Ekonomik Sınıflandırmaya Göre Bütçe Gerçekleşmeleri ŞEKİLLER DİZİNİ Şekil 1: Örgüt Yapısı III

5 I. GENEL BİLGİLER A. MİSYON VE VİZYON MİSYON Üniversitemizin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak stratejik yönetim anlayışıyla; faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, mali verilerin şeffaf ve erişilebilir olmasını sağlamak, mali mevzuat, iç kontrol sistemi, stratejik yönetim alanlarında; yetişmiş personellerle üst yöneticiye ve harcama yetkililerine danışmanlık yapmaktır. VİZYON Alanında uzman, yenilikçi, araştırma ve geliştirmeye önem veren bir kadro ile stratejik yönetim anlayışının Üniversitemizde uygulanması için sürekli destek veren ve rehberlik eden; kamu kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde kullanılabilmesi ve Üniversitemizde sürdürülebilir sürekli gelişimin ve kalitenin sağlanabilmesi görevlerini yürüten; çalışmalarında mali saydamlık ve hesap verebilirlik ilkelerinden ödün vermeyen stratejik bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı olmaktır. 1

6 B. GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR 2014 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU Daire Başkanlığımız dört alt birimden oluşmakta olup, söz konusu birimler çerçevesinde Başkanlığın görev ve sorumluluklarına aşağıda yer verilmektedir. STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREVLER 1. Üniversitenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, Stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek, 2. Stratejik plan en az iki yıl uygulandıktan sonra gerek görülmesi halinde hedeflerinde nicel değişiklikler yaparak güncelleştirmek, 3. Üniversitenin, görev, yetki ve sorumluluklarını düzenleyen mevzuatta değişiklik olması, hükümetin değişmesi, bakanın değişmesi hâlinde, bu şartların oluşmasını müteakip stratejik planını yenileme çalışmalarında bulunmak, 4. Stratejik planı kamuoyuna duyurmak ve Üniversitemiz internet sitesinde yayınlamak, 5. Üniversitenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek, 6. Üniversitenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, 7. Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditler karşısında önlem almak, 8. Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, 9. Üniversitenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek, 10. Üniversite faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek, 11. Birimlerden gelen faaliyet raporlarını birleştirerek Üniversitenin faaliyet raporunu hazırlamak, 12. Üniversitenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, 13. Üniversitenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, 14. Üniversitenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek Rektör'e sunmak, 15. Üniversitede kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını oluşturmak, takip etmek, koordine etmek ve sonuçlarını bildirmek, 2

7 16. Üniversitede Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek, istatistiki kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmaktır. SORUMLULUKLAR 1. Birimi ile ilgili eğitim, öğretim, araştırma ve geliştirme konularında; çalıştay, seminer, sempozyum, kongre, konferans gibi bilimsel ve eğitsel toplantılar düzenlemek, katılmak, yayınlar yapmak, gerektiğinde bu konularda bölgesel ve uluslararası kişi ve kuruluşlarla ortak araştırma ve çalışmalar yapmak, 2. Biriminin kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Genel Sekreterliğe bildirmek, 3. Üniversitenin stratejik planına uygun birim Stratejik planını hazırlamak ve uygulamak, stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemleri yapmak, 4. Biriminin bütçe teklifini hazırlamak, 5. Birimi ile ilgili performans planını hazırlamak ve Üniversite performans planını birimde uygulamak, 6. Birimi ile ilgili varsa yıllık yatırım programı teklifini hazırlamak, Yatırım Programı Kararlarına göre birimde gerekli iş ve işlemleri yapmak, 7. Biriminde kalite sisteminin uygulanmasını temin ve takip etmek, 8. Yapılan çalışmalar ilgili dönemler halinde faaliyet raporları hazırlamak, 9. Stratejik plan, performans planı ve yatırım programında, kendisini ilgilendiren görevleri yapmak ve uygulamak, 10. Üniversitenin mali istatistik çalışmaları ile ilgili bilgi ve belgeleri Üst Yönetime sunmak, 11. Üniversitede kurulması halinde, Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek, 12. Birimlerin görevlerine ilişkin iş ve işlemlerine esas olacak Üniversitenin İş Akış Şemasını hazırlamak ve uygulamak, 13. Üniversitenin, diğer kurumlar nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, 14. Mali konularda Üniversite adına diğer kurumlarla yazışmaları yapmak, 15. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda Rektör'e ve Üniversite birimlerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, 16. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevleri; başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri doğrultusunda; Üniversitenin amaç ve politikalarına uygun olarak yapmak, 17. Yapacağı iş ve işlemlerde kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak, tasarruf tedbirlerini etkin bir şekilde uygulamak ve bu hususlara azami dikkat etmek, 3

8 18. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevlere ilişkin iş ve İşlemleri, şeffaflık, hesap verilebilirlik ve katılımcılık anlayışıyla yapmak, 19. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevler çerçevesinde, yapılacak iş ve işlemleri, bilgi işlem konusunda birimlerle koordinasyonu sağlayıp, belirlenen iş akış şemasına uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak, 20. İç Kontrol faaliyetleri kapsamında, birimine ilişkin iş ve işlemleri yerine getirmek, 21. Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek, yapılan değişiklikleri bağlı olduğu üst birime bildirmek, 22. Birimindeki araç-gereç, malzeme ve demirbaşlarla ilgili iş ve işlemleri, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yerine getirmek, 23. Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Standart Dosya Planına uygun yazışmalarda bulunmak, 24. Birimi ile ilgili arşiv ve dokümantasyon işlemlerini yapmak, 25. Mevzuatın ve amirlerin verdiği/vereceği diğer görevleri yerine getirmektir. BÜTÇE VE YATIRIM PROGRAMI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREVLER 1. Üniversite Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlayarak, Üniversitenin Performans Programını hazırlamak ve değiştirmek, 2. Stratejik plana, stratejik planda yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu Üniversite bütçesini hazırlamak, buna ilişkin ilgili mercilerle görüşmelerde bulunmak, 3. Üniversitede harcama birimlerinin bütçe işlemlerini gerçekleştirmek, kayıtlarını tutmak ve raporlarını hazırlamak, 4. Üniversitenin bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunları önleyici ve etkinliği artırıcı tedbirler üretmek, 5. Üniversitenin Ayrıntılı finansman programını hazırlamak, birimlerdeki harcamalarının finansman programına göre yapılmasını sağlamak, 6. Üniversite faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, 7. Üniversite harcama birimleri ile "Bütçe Hazırlama, Harcama ve Ödenek Kontrolü" konularında koordinasyon sağlamak, 4

9 8. Bütçe ödeneklerinde, Üniversite ödeneklerinin dengeli ve verimli bir şekilde kullanılması için gerekli tedbirleri almak ve uygulamak, 9. Birimlerin ödenek aktarma ve ek ödenek taleplerini sonuçlandırmak, ödenek üstü harcamalara engel olmak, 10. Üniversite harcama Birimlerine ödenek gönderme belgesi ile ödenek göndermek, 11. Üniversitede B cetveline göre gerçekleşen gelirlerin tahakkuku, bütçeleştirilmesi ile gelir ve alacakların takip işlemlerini yürütmek, 12. Üniversitede yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlayarak Üniversite Yatırım Programını hazırlamak, buna ilişkin ilgili mercilerle görüşmelerde bulunmak; uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, 13. Üniversite taşınmaz mallarının icmal cetvellerini birimlerden temin ederek konsolide etmek, taşınmazlara ilişkin protokolleri düzenlemektir. SORUMLULUKLAR 1. Birimi ile ilgili eğitim, öğretim, araştırma ve geliştirme konularında; çalıştay, seminer, sempozyum, kongre, konferans gibi bilimsel ve eğitsel toplantılar düzenlemek, katılmak, yayınlar yapmak, gerektiğinde bu konularda bölgesel ve uluslararası kişi ve kuruluşlarla ortak araştırma ve çalışmalar yapmak, 2. Biriminin kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Genel Sekreterliğe bildirmek, 3. Üniversitenin stratejik planına uygun birim Stratejik planını hazırlamak ve uygulamak, stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemleri yapmak, 4. Biriminin bütçe teklifini hazırlamak, 5. Birimi ile ilgili performans planını hazırlamak ve Üniversite performans planını birimde uygulamak, 6. Birimi ile ilgili varsa yıllık yatırım programı teklifini hazırlamak, Yatırım Programı Kararlarına göre birimde gerekli iş ve işlemleri yapmak, 7. Biriminde kalite sisteminin uygulanmasını temin ve takip etmek, 8. Yapılan çalışmalar ilgili dönemler halinde faaliyet raporları hazırlamak, 9. Stratejik plan, performans planı ve yatırım programında, kendisini ilgilendiren görevleri yapmak ve uygulamak, 10. Üniversitenin mali istatistik çalışmaları ile ilgili bilgi ve belgeleri Üst Yönetime sunmak, 11. Üniversitede kurulması halinde, Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek, 12. Birimlerin görevlerine ilişkin iş ve işlemlerine esas olacak Üniversitenin İş Akış Şemasını hazırlamak ve uygulamak, 5

10 13. Üniversitenin, diğer kurumlar nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, 14. Mali konularda Üniversite adına diğer kurumlarla yazışmaları yapmak, 15. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda Rektör'e ve Üniversite birimlerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, 16. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevleri; başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri doğrultusunda; Üniversitenin amaç ve politikalarına uygun olarak yapmak, 17. Yapacağı iş ve işlemlerde kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak, tasarruf tedbirlerini etkin bir şekilde uygulamak ve bu hususlara azami dikkat etmek, 18. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevlere ilişkin iş ve İşlemleri, şeffaflık, hesap verilebilirlik ve katılımcılık anlayışıyla yapmak, 19. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevler çerçevesinde, yapılacak iş ve işlemleri, bilgi işlem konusunda birimlerle koordinasyonu sağlayıp, belirlenen iş akış şemasına uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak, 20. İç Kontrol faaliyetleri kapsamında, birimine ilişkin iş ve işlemleri yerine getirmek, 21. Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek, yapılan değişiklikleri bağlı olduğu üst birime bildirmek, 22. Birimindeki araç-gereç, malzeme ve demirbaşlarla ilgili iş ve işlemleri, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yerine getirmek, 23. Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Standart Dosya Planına uygun yazışmalarda bulunmak, 24. Birimi ile ilgili arşiv ve dokümantasyon işlemlerini yapmak, 25. Mevzuatın ve amirlerin verdiği/vereceği diğer görevleri yerine getirmektir. İÇ KONTROL VE ÖN MALİ KONTROL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREVLER 1. Kurumsal iş ve işlemlere ilişkin süreç akış şemalarının oluşturulması ve uygulamalar çerçevesinde geliştirilmesi, iş ve işlemlerin standardize edilmiş süreçlere göre yürütülmesi, yürütülen faaliyet ve işlemlerin etkinliğinin ve verimliliğinin çeşitli kontrol mekanizmalarıyla artırılması, alınan tedbirlerle varlıkların kötüye kullanımının ve zarara uğramasının önlenmesi, kurumun veya kamuoyunun, yetkili mercilerin ihtiyaç duyduğu rapor ve bilgilerin doğru bir şekilde üretilmesi ve tüm faaliyet ve işlemlerin ifasında 6

11 mevzuata ve ilgili düzenlemelere uygunluğun sağlanması için Üniversitede İç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak, 2. Kanunlara ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, yönetim tarafından gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar hazırlamak ve Rektör'ün onayına sunmak, bu standart ve yöntemlerin kurum düzeyinde uygulanmasını sağlamak, 3. İç kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeleri Rektör'ün onayıyla yürürlüğe koymak ve onayını izleyen on iş günü içinde Maliye Bakanlığına bildirmek, 4. Üst Yönetici ve Harcama Yetkililerinin iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun olarak gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanının düzenlenmesini sağlamak, 5. İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişini, yöneticilerin görüşü, kişi ve /veya birimlerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları dikkate alarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutmak ve gerekli önlemleri almak, 6. İç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin genel ve özel nitelikli düzenlemelerde Üst yönetim ile işbirliği yapmak, çalışma toplantıları düzenlemek, 7. İç kontrol ve ön mali kontrol düzenleme ve uygulamaları hakkında birimlerden rapor ve bilgi alarak sistemlerin işleyişi hakkında Rektör'e bilgi sunmak, 8. Üniversitenin ön mali kontrole tabi; gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; Üniversitenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden kontrolünü yapmak, 9. Ön mali kontrolde; süreç kontrolünü sağlamak amacıyla mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlamak, 10. Ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeleri üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe koymak ve onayını izleyen on iş günü içinde Maliye Bakanlığına bildirmek, 11. İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak, 12. Strateji Geliştirme Daire Başkanının harcama yetkilisi olduğu durumlarda ön mali kontrol görevini yürütmek, 13. Üniversitenin amaçları ile hedef sonuçları arasındaki farkın azaltılmasına yönelik çalışmalar yapmak, 14. İç ve dış riskleri değerlendirmek ve bu riskleri tespit edici, önleyici, düzeltici faaliyetleri ortaya koymak, 7

12 15. Mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikleri dikkate alarak süreklilik arz edecek şekilde Üniversitemiz Stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirmek üzere risk değerlendirme toplantıları yapmak, 16. İç kontrol sistemini sürekli izlemek ve değerlendirmektir. SORUMLULUKLAR 1. Birimi ile ilgili eğitim, öğretim, araştırma ve geliştirme konularında; çalıştay, seminer, sempozyum, kongre, konferans gibi bilimsel ve eğitsel toplantılar düzenlemek, katılmak, yayınlar yapmak, gerektiğinde bu konularda bölgesel ve uluslararası kişi ve kuruluşlarla ortak araştırma ve çalışmalar yapmak, 2. Biriminin kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Genel Sekreterliğe bildirmek, 3. Üniversitenin stratejik planına uygun birim Stratejik planını hazırlamak ve uygulamak, stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemleri yapmak, 4. Biriminin bütçe teklifini hazırlamak, 5. Birimi ile ilgili performans planını hazırlamak ve Üniversite performans planını birimde uygulamak, 6. Birimi ile ilgili varsa yıllık yatırım programı teklifini hazırlamak, Yatırım Programı Kararlarına göre birimde gerekli iş ve işlemleri yapmak, 7. Biriminde kalite sisteminin uygulanmasını temin ve takip etmek, 8. Yapılan çalışmalar ilgili dönemler halinde faaliyet raporları hazırlamak, 9. Stratejik plan, performans planı ve yatırım programında, kendisini ilgilendiren görevleri yapmak ve uygulamak, 10. Üniversitenin mali istatistik çalışmaları ile ilgili bilgi ve belgeleri Üst Yönetime sunmak, 11. Üniversitede kurulması halinde, Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek, 12. Birimlerin görevlerine ilişkin iş ve işlemlerine esas olacak Üniversitenin İş Akış Şemasını hazırlamak ve uygulamak, 13. Üniversitenin, diğer kurumlar nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, 14. Mali konularda Üniversite adına diğer kurumlarla yazışmaları yapmak, 15. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda Rektör'e ve Üniversite birimlerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, 8

13 16. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevleri; başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri doğrultusunda; Üniversitenin amaç ve politikalarına uygun olarak yapmak, 17. Yapacağı iş ve işlemlerde kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak, tasarruf tedbirlerini etkin bir şekilde uygulamak ve bu hususlara azami dikkat etmek, 18. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevlere ilişkin iş ve İşlemleri, şeffaflık, hesap verilebilirlik ve katılımcılık anlayışıyla yapmak, 19. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevler çerçevesinde, yapılacak iş ve işlemleri, bilgi işlem konusunda birimlerle koordinasyonu sağlayıp, belirlenen iş akış şemasına uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak, 20. İç Kontrol faaliyetleri kapsamında, birimine ilişkin iş ve işlemleri yerine getirmek, 21. Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek, yapılan değişiklikleri bağlı olduğu üst birime bildirmek, 22. Birimindeki araç-gereç, malzeme ve demirbaşlarla ilgili iş ve işlemleri, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yerine getirmek, 23. Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Standart Dosya Planına uygun yazışmalarda bulunmak, 24. Birimi ile ilgili arşiv ve dokümantasyon işlemlerini yapmak, 25. Mevzuatın ve amirlerin verdiği/vereceği diğer görevleri yerine getirmektir. MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREVLER 1. Üniversite harcama birimlerinden gelen her türlü ödeme emri ve muhasebe işlem fişi evraklarının mevzuata uygunluk kontrolünü yaparak kontrol işlemi tamamlanan evrakların ödeme işlemini gerçekleştirmek, 2. Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde yapılan kontroller sonucunda noksanlığı tespit edilerek tamamlanmak üzere ilgili birimine iade edilen ödeme emri belgeleri tamamlanarak kayıtlara girdikten sonra, bu tutarı, yeni giriş sırasına göre ödemek, 3. Tahsil edilebilir hale gelmiş gelir ve alacakları yükümlüleri ve sorumluları adına ilgili hesaplara kaydederek tahsil etmek, 4. Tahsili Üniversitemize ait alacaklardan borçlusu başka bir yerde olduğu anlaşılanların tahsilini, borçlunun bulunduğu yerdeki aynı kamu idaresinin muhasebe biriminden istemek, 9

14 5. Defter ve belgelerin düzenlenmesinde ve bunların Sayıştay'a ve ilgili kamu idarelerine gönderilmesinde, muhasebe yönetmeliklerinde yer alan usul ve esaslar ile Sayıştay tarafından belirlenen usul ve esaslara uymak, 6. Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahakkuk ve tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek. 7. Teminat mektupları da dahil olmak üzere para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri Üniversite adına almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek, 8. Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek, 9. Mutemetleri aracılığıyla aldıkları ve elden çıkardıkları para ve parayla ifade edilen değerler ile bunlarda meydana gelebilecek kayıpları önlemek, 10. Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarında ödeme emri belgesi ve eki belgeleri usulünce incelemek ve kontrol etmek, 11. İdare aleyhine oluşan kamu zararının, zararın oluştuğu tarihten itibaren ilgili mevzuatına göre borç tahakkuku yapmak ve faiziyle beraber tahsilatını sağlamak, 12. Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri vermek, geri verilecek tutarın, düzenlenen belgelerde öngörülen tutara uygunluğunu sağlamak, 13. Denetimler sonucu tespit edilecek fazla ödemeleri kişi borcuna almak, tahsil etmek ve sonuçlarını Sayıştay'a bildirmek. 14. Kurum alacaklarını takip ve tahsil ettirmek ve bunlardan mahkeme veya icraya intikali gerekenlerin Hukuk Müşavirliği marifetiyle takibini yaptırmak, 15. Emaneten yapılan nakden ve mahsuben tahsilâtlar ile ilgili mevzuatları uyarınca diğer kamu ve özel kişi veya kurumlar adına ödeme emri belgesi üzerinden kesilmek suretiyle emanet hesaplarına alınan tutarların ilgililerine ödenmesini sağlamak, 16. Nakit yetersizliği veya hak sahibinin bulunamaması nedeniyle bütçe emanetine alınan tutarların ilgililerine ödenmesi sağlamak, 17. Ön ödeme (avans ve kredi) hesapları işlemlerinin tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik" hükümlerine göre ödeme ve takibinin yapılarak, zamanında mahsup edilmesini sağlamak, 18. Tevkifat suretiyle kesilen vergiler için muhtasar ve katma değer vergisi beyannamesi düzenlemek ve vergi tutarlarının ödenmesini sağlamak, 19. Hazırlanan Yan Ödeme Cetvellerini onaylamak, 20. Muhasebe hizmetleri ile ilgili defter ve kayıtları mali yıl esasına göre tutmak, Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak, 10

15 21. Gerekli bilgi ve raporları, Sayıştay'a, Maliye Bakanlığı'na, Başkan ile Rektör'e mevzuatta belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek, 22. Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'nde belirlenen diğer görevlerin yerine getirilmesini sağlamak, 23. Bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak, Maliye Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde muhasebe kayıtları dikkate alarak bütçe kesin hesabını hazırlamak, 24. Maliye Bakanlığınca tarih ve Sayılı Resmî Gazetede yayımlanan "Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" hükümleri doğrultusunda Kesin hesabın kontrol ve onay işlemlerini takip etmek ve sonuçlandırmak, 25. Harcama birimlerinin taşınır iş ve işlemlerine yönelik kayıtları konsolide ederek Taşınır Konsolide görevliliği kapsamında Üniversitede gerekli iş ve işlemleri gerçekleştirmek, 26. Üniversitedeki birimlerin taşınır işlemlerinin muhasebe kayıtlarına uygunluğunu kontrol etmek, 27. Üniversite birimlerince hazırlanan harcama birimi taşınır yönetim hesabı cetvellerini inceleyip onaylayarak harcama birimlerine vermek, 28. Taşınır kesin hesap cetveli ile Taşınır hesabı icmal cetvelini, Rektör adına hazırlamak, 29. Her malî yılbaşından önce, harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve bu ambarlardan sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ad, soyadı ve unvanlarını gösteren listeleri Saysştaya göndermek, harcama birimlerince bildirilen değişikliklerde, değişiklik tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Sayıştay'a bildirmek, 30. Taşınmaz işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarını, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yapmak, 31. Taşınmazların mevcutlarla birlikte içinde bulunulan yılda çeşitli yollarla edinilenlerin ve elden çıkarılanların miktar olarak takip edilmesi amacıyla kayıt altına almak, kayıtları belgeye dayandırmak, 32. Üniversitenin her türlü taşınır ve taşınmaz mal kayıtlarını konsolide ederek Mal Yönetim İcmal Cetvellerini oluşturmak ve gönderilmesini sağlamak, 33. Maliye Bakanlığınca belirlenmiş ilkelere uygun olarak mali istatistikleri hazırlamak ve belirlenen süre içinde Maliye Bakanlığına göndermek, 34. Mali raporları, Devlet Muhasebesi Standartları Kurulu tarafından belirlenecek standartlara, mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve raporlanmasında izlenecek yöntem ve ilkelere, muhasebe yönetmeliklerine ve muhasebe kayıtlarına uygun olarak düzenlemek ve mevzuatında belirlenen sürelerde ilgili mercilere göndermek, 35. Üniversitenin Yönetim dönemi hesabını hazırlamak ve ilgili mercilere vermek, 11

16 36. Döner Sermaye İşletmesi hariç Üniversitenin bankalarla olan iş ve işlemlerini gerçekleştirmektir. SORUMLULUKLAR 1. Birimi ile ilgili eğitim, öğretim, araştırma ve geliştirme konularında; çalıştay, seminer, sempozyum, kongre, konferans gibi bilimsel ve eğitsel toplantılar düzenlemek, katılmak, yayınlar yapmak, gerektiğinde bu konularda bölgesel ve uluslararası kişi ve kuruluşlarla ortak araştırma ve çalışmalar yapmak, 2. Biriminin kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Genel Sekreterliğe bildirmek, 3. Üniversitenin stratejik planına uygun birim Stratejik planını hazırlamak ve uygulamak, stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemleri yapmak, 4. Biriminin bütçe teklifini hazırlamak, 5. Birimi ile ilgili performans planını hazırlamak ve Üniversite performans planını birimde uygulamak, 6. Birimi ile ilgili varsa yıllık yatırım programı teklifini hazırlamak, Yatırım Programı Kararlarına göre birimde gerekli iş ve işlemleri yapmak, 7. Biriminde kalite sisteminin uygulanmasını temin ve takip etmek, 8. Yapılan çalışmalar ilgili dönemler halinde faaliyet raporları hazırlamak, 9. Stratejik plan, performans planı ve yatırım programında, kendisini ilgilendiren görevleri yapmak ve uygulamak, 10. Üniversitenin mali istatistik çalışmaları ile ilgili bilgi ve belgeleri Üst Yönetime sunmak, 11. Üniversitede kurulması halinde, Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek, 12. Birimlerin görevlerine ilişkin iş ve işlemlerine esas olacak Üniversitenin İş Akış Şemasını hazırlamak ve uygulamak, 13. Üniversitenin, diğer kurumlar nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, 14. Mali konularda Üniversite adına diğer kurumlarla yazışmaları yapmak, 15. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda Rektör'e ve Üniversite birimlerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, 16. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevleri; başta 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri doğrultusunda; Üniversitenin amaç ve politikalarına uygun olarak yapmak, 17. Yapacağı iş ve işlemlerde kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak, tasarruf tedbirlerini etkin bir şekilde uygulamak ve bu hususlara azami dikkat etmek, 12

17 18. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevlere ilişkin iş ve İşlemleri, şeffaflık, hesap verilebilirlik ve katılımcılık anlayışıyla yapmak, 19. Kendisine verilen görevler ile verilecek diğer görevler çerçevesinde, yapılacak iş ve işlemleri, bilgi işlem konusunda birimlerle koordinasyonu sağlayıp, belirlenen iş akış şemasına uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak, 20. İç Kontrol faaliyetleri kapsamında, birimine ilişkin iş ve işlemleri yerine getirmek, 21. Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek, yapılan değişiklikleri bağlı olduğu üst birime bildirmek, 22. Birimindeki araç-gereç, malzeme ve demirbaşlarla ilgili iş ve işlemleri, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yerine getirmek, 23. Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Standart Dosya Planına uygun yazışmalarda bulunmak, 24. Birimi ile ilgili arşiv ve dokümantasyon işlemlerini yapmak, 25. Mevzuatın ve amirlerin verdiği/vereceği diğer görevleri yerine getirmektir. C. BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER 1. FİZİKSEL YAPI SOSYAL ALANLAR Toplantı/Konferans/Eğitim Salonları Birimin Adı Yerleşke Adı Adedi Kapasite Alanı (M 2 ) Toplantı (Kişi) Salonu SGDB Toplantı Salonu Rektörlük Toplam Tablo 1: Toplantı / Konferans / Eğitim Salonları HİZMET ALANLARI Ofis Alanları Alt Birim Ofis Sayısı m 2 Kullanan Kişi Sayısı Yönetim Ofisleri 1 29,39 1 İdari Personel Ofisleri 8 231,63 14 Toplam 9 261,02 15 Tablo 2: Ofis Alanları 13

18 Ambar, Arşiv ve Benzeri Alanlar Kullanım Amacı Adet Alan (m²) Sayıştay Odası 1 29,70 Arşiv 1 27,73 Kitaplık ve Dokümantasyon Merkezi 1 12 TOPLAM 3 69,43 Tablo 3: Ambar, Arşiv ve Benzeri Alanlar 2. ÖRGÜT YAPISI Şekil 1: Örgüt Yapısı 14

19 3. BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Yönetim Bilgi Sistemleri Yönetim Sistemi Kullanım amacı Kullanan Birim Stratejik Yönetim Sistemi Performans Yönetimi Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü ve Tüm Birimler İç Kontrol ve Risk Yönetimi Sistemi (KİOS) İç Kontrol ve Risk Yönetimi İç Kontrol Müdürlüğü ve Tüm Birimler Say2000i Mali Hizmetler Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü TTS TÜBİTAK Proje İşlemleri Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü ve BAPKO Birimi Harcama Yönetim Sistemi (HYS) Ödeme İşlemleri Bütçe ve Yatırım Programı Müdürlüğü TKKYS Taşınır İşlemleri Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü E-Bütçe Bütçe Hazırlık ve Uygulama, Bütçe ve Yatırım Programı Müdürlüğü E-Bütçe Ön Mali Kontrol İşlemleri İç Kontrol Müdürlüğü ve Personel Daire Başkanlığı İKİS Yatırım Ödenekleri Bütçe ve Yatırım Programı Müdürlüğü Kamu-yat Programı Yatırım Ödenekleri Bütçe ve Yatırım Programı Müdürlüğü Tablo 4: Yönetim Bilgi Sistemleri BİLGİSAYAR ALT YAPISI VE AĞ SİSTEMLERİ Bilgisayar Sayıları Cinsi İdari Amaçlı Masaüstü Bilgisayar 16 Dizüstü Bilgisayar 3 Tablet 3 Toplam 22 Tablo 5: Bilgisayar Sayıları 15

20 DİĞER TEKNOLOJİK KAYNAKLAR Cinsi İdari Amaçlı Yazıcı 2 Fotokopi Makinesi 2 Projeksiyon 1 Faks 1 Fotoğraf Makinesi 1 Televizyon 1 Tablo 6: Diğer Teknolojik Kaynaklar BİLGİ KAYNAKLARI Bilgi Kaynakları Tablo 7: Kütüphane Kaynakları Sayı Kitap 215 Basılı Dergi İNSAN KAYNAKLARI İDARİ PERSONEL Yıllara Göre İdari Personel Sayıları Yıl Sayı Tablo 8: Yıllara Göre İdari Personel Sayıları 16

21 Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Hizmet Sınıfı/Ünvanı Toplam İdari Personel Genel İdari Hizmetler Sınıfı 14 Akademik Personel Öğretim Görevlisi 1 Toplam 15 Tablo 9: İdari Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Engelli Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Hizmet Sınıfı Unvanı Özürlü Personel Sayısı Özürlülük durumu/derecesi Genel İdari Hizmetler Bilgisayar İşletmeni 1 İşitme / 52 Toplam 1 Tablo 10: Özürlü Personelin Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı İdari Personelin Eğitim Durumuna Göre Dağılımı Ön Lisans Lisans Y. Lisans Doktora Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 11: İdari Personelin Eğitim Durumuna Göre Dağılımı İdari Personelin Hizmet Sürelerine Göre Dağılımı 0-1 yıl 1-3 yıl 4-6 yıl 7-10 yıl yıl yıl 21 yıl üzeri Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 12: İdari Personelin Hizmet Sürelerine Göre Dağılımı 17

22 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı yaş yaş yaş yaş Kişi Sayısı Yüzde (%) Tablo 13: İdari Personelin Yaş İtibarıyla Dağılımı İdari Personelin Kadın Erkek Dağılımı Kadın Erkek Toplam Kişi Sayısı Yüzde Tablo 14: İdari Personelin Kadın Erkek Dağılımı PERSONELİN KATILDIĞI EĞİTİMLER Eğitimin Konusu Mali Hizmetler Uzmanlığı Yeterlilik Hazırlık Eğitimi Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi Geliştirme Eğitimi TUBİTAK Projeleri Uygulama Eğitimi Hangi Kaynaktan Sağlandığı (Kurum İçi/Kurum Dışı) Süresi Katılan Personel Sayısı Personelin Ünvanı Kurum Dışı 5 Gün 2 Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı Kurum Dışı 5 Gün 2 Bilgisayar İşletmeni Kurum Dışı 2 Gün 2 Şube Müdürü Kamu Muhasebesi Kurum Dışı 3 Gün 2 Bilg. İşlt. / Bilg. Tek. Risk Yönetimi Eğitimi Kurum İçi 1 Gün 6 Daire Başkanı/Öğretim Görevlisi/Şube Müdürü- Uzman Yardımcısı/VHKİ Tablo 15: Personelin Katıldığı Eğitimler 18

23 5. SUNULAN HİZMETLER 5.1. İDARİ HİZMETLER Satın Alma İşlemleri Satın Alma Türü Sayı Tutar Doğrudan Temin 22/d ,37 TOPLAM ,37 Tablo 16: 4734 Sayılı Kanun Kapsamında Yıl İçinde Yapılan Satın Alma İşlemleri Üniversite Personeline Yönelik Olarak Düzenlenen Eğitim Faaliyetleri Eğitim Adı Konusu Katılımcı Sayısı Başlangıç-Bitiş Tarihi Performans Bütçe Eğitimi İç Kontrol Risk Yönetimi Performans Bütçe Hazırlık çalışmaları İç Kontrol Risk Yönetimi Taşınır Mal Yönetimi Eğitimi 1 Taşınır Mal Yönetimi Eğitimi 2 Taşınır Mal Yönetimi Taşınır Mal Yönetimi Tablo 17: Üniversite Personele Yönelik Olarak Düzenlenen Eğitim Faaliyetleri 19

24 Hazırlanan Raporlar 2014 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU Rapor Adı İdare Faaliyet Raporu Bireysel Öneri, İstek ve Memnuniyet Sistemi Performans Değerlendirme Raporu 1 (İlk 6 Ay) Raporun Sunulduğu Makam Sayıştay Başkanlığı Maliye Bakanlığı Kamuoyu Raporun Düzenlenme Tarihi Rektörlük Makamı Bireysel Öneri, İstek ve Memnuniyet Sistemi Performans Değerlendirme Raporu 2 (İkinci 6 Ay) Öğrenci Memnuniyet Anketi Değerlendirme Raporu Personel Memnuniyet Anketi Değerlendirme Raporu Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının Gerçekleşme Sonuçları İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu Yılı Yatırım Programı İzleme ve Değerlendirme Raporu Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Rektörlük Makamı Rektörlük Makamı Rektörlük Makamı Rektörlük Makamı Maliye Bakanlığı Rektörlük Makamı Maliye Bakanlığı Sayıştay Başkanlığı Maliye Bakanlığı Kalkınma Bakanlığı Maliye Bakanlığı Yılı Kesin Hesabı Maliye Bakanlığı Tablo 18 : Hazırlanan Raporlar Gelen Giden Evrak Sayıları Gelen Evrak Sayısı Giden Evrak Sayısı Tablo 19: 2014 yılı Gelen Giden Evrak Sayısı 20

25 Bütçe İşlemlerine İlişkin Bilgiler 2014 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU Bütçe işleminin Türü Ödenek Ekleme İşlemi Sayısı Ödenek Aktarma İşlemi Sayısı İptal Edilen Bütçe İşlemi Tenkis İşlemi Sayısı Ödenek Gönderme Belgesi Sayısı Tablo 20: Bütçe İşlemlerine İlişkin Bilgiler Muhasebe İşlemlerine İlişkin Bilgiler Yevmiye Sayısı Bilimsel Araştırma Projeleri Sayısı Değişim Programları Tablo 21: Yıllar İtibarıyla Projelere İlişkin Muhasebe Kayıt Bilgisi İşlem Yılı Yevmiye Sayısı Tablo 22: Yıllar İtibarıyla Toplam Muhasebe Kayıt Bilgisi Muhasebe İşlemi Türü İade Edilen Ödeme Emri Belgesi Sayısı İade Edilen Teminat Mektupları Sayısı Tahsil Edilen Kişi Borçları Tutarı Tablo 23: Muhasebe İşlemlerine İlişkin Diğer Bilgiler , , ,99 21

26 Ön Mali Kontrol İşlemleri 2014 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU Ön Mali Kontrole Tabi İşlem Türü Yapım İşi Konusu Tutarı (TL) Ön Mali Kontrol Görüşü İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İnşaatının Yapılması İşi ,00 1- İhale komisyon karar pulunun yatırıldığına dair banka dekontunun ihale dosyasında yer almadığı, 2- İhaleye teklif veren istekli firmaların bilanço bilgilerine dayanılarak yapılan incelemede, cari oranın, öz kaynak oranının ve kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının hatalı hesaplandığı, ancak isteklilerin yeterlilik kriterlerini taşıdıkları, 3- Yasaklılık teyidinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 31.2 nci maddesine uygun yapılmadığı, 4- İhalesi yapılan işe ilişkin ruhsatın ihale dosyasında yer almadığı, Yapım işi Mühendislik Fakültesi İnşaatının Yapılması İşi ,00 1- İhale komisyon karar pulunun yatırıldığına dair banka dekontunun ihale dosyasında yer almadığı, 2- Yasaklılık teyidinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 31.2 nci maddesine uygun yapılmadığı, 3- İhalesi yapılan işe ilişkin ruhsatın ihale dosyasında yer almadığı, Yapım İşi Merkez Araştırma Laboratuvarı İnşaatının Yapılması İşi ,00 1- İhale komisyon karar pulunun yatırıldığına dair banka dekontunun ihale dosyasında yer almadığı, 2- Yasaklılık teyidinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 31.2 nci maddesine uygun yapılmadığı, 3- İhalesi yapılan işe ilişkin ruhsatın ihale dosyasında yer almadığı, Hizmet Alımı Yalova Üniversitesine Bağlı Birimlerin Çevre ve Bina Temizlik Hizmetlerinin Malzemeli Olarak 60 Kişi İle Yaptırılabilmesi ,00 1- İhale komisyon karar pulunun yatırıldığına dair banka dekontunun ihale dosyasında yer almadığı, 2- Yasaklılık teyidinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 31.2 nci maddesine uygun yapılmadığı, 3- Zeyilnameye ilişkin tarih ve zeyilnamenin isteklilere gönderildiğine ilişkin tebligatların ihale dosyasında olmadığı, 4- İstekliler arasında yer alan firmanın idari şartnamede belirtilen araca ait (K2) belgesinin ihale işlem dosyasında yer almadığı, bu nedenle 22

27 Hizmet Alımı Yan Ödeme Cetvelleri Yalova Üniversitesi Özel Koruma Güvenlik Görevlisi Hizmet Alımı Yan Ödeme Cetvellerinin Ön Mali Kontrolü isteklinin ihale dışı bırakılması gerekirken bırakılmadığı ancak isteklinin ekonomik açıdan en avantajlı birinci veya ikinci teklif sahibi olmaması nedeniyle ihalenin seyrini değiştirmediği, ,00 1- İhale komisyon karar pulunun yatırıldığına dair banka dekontunun ihale dosyasında yer almadığı, 2- Yasaklılık teyidinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 31.2 nci maddesine uygun yapılmadığı, 3- Zeyilnameye ilişkin tarih ve zeyilnamenin isteklilere gönderildiğine ilişkin tebligatların ihale dosyasında olmadığı, 4- Fonksiyonel kodların hatalı tespit edildiği, 5- İhale üzerinde kalan isteklinin araç ve motosikletlere ilişkin noter onaylı ruhsat fotokopilerinin bulunmadığı, - Tablo 24: Ön Mali Kontrol İşlemleri Mali İş ve İşlemlere İlişkin Düzenlemeler Yıllar Genel Yazılar Görüş Yazıları Usul ve Esaslar/Genelgeler 2012 Yapım İşlerinde İş Artışına İlişkin Genel Yazı 2013 Birim Kimlik Kodlarının Uygulanmasına İlişkin İlişkin Genel Yazı Saklama Süreli Standart Dosya Planının Uygulanmasına İlişkin Genel Yazısı Elektronik Haberleşme Hizmeti, Elektrik ve Doğal Gaz Alımları İlişkin Bilgilendirme Yazısı. Yüklenmeye Girişilmesi ve İş Artışlarına İlişkin Genel Yazı Zorunlu Ön Mali Kontrole Tabi Olan Kadro Dağılım Cetvellerinin Başkanlığımıza Kampüs Doğalgaz Bağlantı Hattına İlişkin Mali Görüş Yazısı Genel İdari Hizmet Kadrosunda Bulunan Personelin Arazi Tazminatı Alamayacağına İlişkin Görüş Yazısı 2547 sayılı Kanunun 40/d maddesi Kapsamında Üniversitemizde Görevlendirilen Öğretim Elemanlarına Ödenecek Ek Ders Ücretlerine İlişkin Görüş Yazısı Sözleşmeye Aykırı Davranan Yüklenicilerin Kesin Teminatlarının Gelir Kaydedilmesine İlişkin Görüş Yazısı. Yalova Üniversitesi Sosyal Tesisleri İşletme Yönergesi ile Yalova Üniversitesi Kısmi - Akademik Personel ve Öğrencilerin Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirmelerine İlişkin Usul ve Esaslar. Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ödemelerine İlişkin Usul ve Esaslar Üniversitemiz Taşınmazlarının Kayıt Altına Alınması ve Taşınmaz Envanterinin 23

28 TOPLAM DÜZENLEME SAYISI Gönderilmesi Gerektiğine İlişkin Genel Yazı Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımları Kapsamında Yapılan Mevzuat Değişikliklerine İlişkin Genel Yazı Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımları Kapsamında 6552 sayılı İş Kanunu Kapsamında Yapılan Değişikliklere İlişkin Genel Yazı Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Yönergesine İlişkin Mali Görüş Yazısı Bilimsel Araştırma Projelerinde Personel Çalıştırılmasına İlişkin Görüş Yazısı Oluşturulması İçin Hazırlanan Taşınmaz Mal Genelgesi Üniversitemizin Gelir ve Alacaklarının Takibine Yönelik İş ve İşlemlerini Düzenleyen Genelge Tablo 25: Mali İş ve İşlemlere İlişkin Düzenlemeler 6. YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ Başkanlığımız Yönetim ve İç Kontrol Sistemine İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler 2013 Yılı Kasım ayında başlayan İç Kontrol ve Risk Yönetimi projesi kapsamında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında çalışmalara aşağıda yer verilmiştir. Başkanlığımız görev ve sorumluluları doğrultusunda alt birimlerin ve görevlilerin görev tanımları oluşturularak personele tebliğ edilmiştir. Başkanlığımız görev ve sorumlulukları dahilindeki süreç ve alt süreçler belirlenmiştir. Mali ve Mali olmayan tüm alt süreçlere ilişkin iş akış şemaları oluşturulmuş iş akışlar üzerinden görev, yetki ve sorumluluklar ile imza ve onay mercileri belirlenmiştir. Alt süreçler ve süreçlere ilişkin risk analizi çalışmaları yapılarak; Başkanlığımız iş ve işlemlerine ilişkin riskler tespit edilerek risk ölçümleri yapılmış ve risk matrisleri oluşturulmuştur. Risklere ilişkin kontrol faaliyetleri tespit edilmiş, risk iştahının üzerinde kalan riskler için risk eylem planları oluşturulmuştur. Yapılan çalışmalar süresinde mali ve mali olmayan tüm işlemler ilişkin mevzuat gözden geçirilmiş, benzer süreç ve uygulamalar incelenmiş, mevcut işleyişin iyileştirilmesi için gerekli tedbirler alınmıştır. Başkanlığımızda görev ve yetki devri prosedürleri ile görevler ayrılığına ilişkin sorumluluklar titizlikle yerine getirilmektedir. 24

29 6.2. Üniversitemiz Yönetim ve İç Kontrol Sistemine İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler 2013 yılında Üniversitemizde yönetim bilgi sistemi ile entegre edilmiş etkin bir iç kontrol ve risk yönetimi sisteminin kurulmasını sağlamak amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesinde Yalova Üniversitesi İç Kontrol ve Risk Yönetimi Projesine başlanmıştır. İç kontrol ve risk yönetimi eğitimleri, pilot çalışmalar, süreç ve risk haritalarının çıkarılması, kontrol stratejilerin tasarlanması ve yönetim bilgi sistemine aktarılması aşamalarını kapsayan proje ile Üniversitemiz iç kontrolle ilgili yasal mevzuatı yerine getirmekle birlikte, iç kontrol ve risk yönetimine ilişkin çalışmaların içselleştirilerek, Üniversitemiz faaliyetlerine değer katacak şekilde uygulamada yer bulması, amaç ve hedeflere ulaşmada etkin bir kurumsal yönetim aracı olarak kullanılmasının sağlanması hedeflenmektedir. Proje kapsamında Üniversitemizde yürütülen tüm çalışmalar yönetim bilgi sistemi üzerinden gerçekleştirilmekte olup, bu sayede dokümantasyon en aza indirilerek, Üniversitemizde görev yapan her düzeydeki personelin çalışmalara ve çalışma raporlarına zamandan ve mekândan bağımsız olarak ulaşabilmesi sağlanmaktadır. Üniversitemizin iç kontrol sisteminin etkinliğini değerlendirmek amacıyla İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Anketi oluşturularak kurum personeline sunulmuştur. 5 li likert tipi ölçekle hazırlanan 62 sorudan oluşan anket formunda iç kontrolün tüm bileşenlerini kapsayan sorular bulunmaktadır. Toplam 114 kişiye gönderilen anketin 79 kişiden geri dönüşü sağlanmış olup, anketi cevaplayanların oranı % 69 olarak gerçekleşmiştir. Anket sonuçları doğrultusunda kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi iletişim ve izleme bileşenlerine ilişkin yer alan ifadelere verilen cevaplar dikkate alınarak geliştirilmesi gereken alanlar tespit edilmiştir. Yalova Üniversitesi İç Kontrol ve Risk Yönetimi Projesi kapsamında yürütülen kurumsal faaliyetler aşağıda başlıklar halinde açıklanmıştır. Etik Çalışmaları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesinin tüm idari personelimize tebliğ edilmesi için akademik ve idari birimlere bilgilendirilmiştir. Etik sözleşmesi İç Kontrol ve Risk Yönetimine kayıt edilerek tüm kullanıcıların sisteme ilk girişlerinde sözleşmeyi okuyarak onaylamalarına yönelik bir düzenleme yapılmıştır. Ayrıca İç Kontrol Eylem Planı kapsamında kamu görevlilerine uygulanan temel, hazırlayıcı ve hizmet içi eğitim 25

30 programlarında Etik Eğitimi konularına yer verilmesi konusunda Personel Dairesi Başkanlığı ndan yazılı olarak talepte bulunulmuştur. Süreç ve Risk Çalışmalarına İlişkin Rehber Dokümanların Hazırlanması İç Kontrol ve Risk Yönetimi Sisteminin kullanımı, risk yönetimine ilişkin temel kavramları ve Üniversitemiz süreç hiyerarşisini içeren Yalova Üniversitesi Süreç ve Risk Çalışmaları Rehberi Mart 2014 tarihinde hazırlanarak tüm birimlere dağıtılmıştır. Ayrıca sistemin kullanımına ilişkin sunum hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının web sayfasında kullanıcıların bilgisine sunulmuştur. Risk Analizi Eğitimi 05 Eylül 2014 tarihinde İç Kontrol Ekibi ve Birim İç Kontrol Temsilcilerine Risk Analizi Eğitimi verilmiştir. Verilen eğitim kapsamında; iç kontrol sisteminin kurulması, iş süreçlerinin belirlenerek iş akışlarının oluşturulması, süreçlere ilişkin risk ve kontrollerin belirlenmesi, iyileştirilmesi öngörülen alanlara ilişkin eylem planlarının oluşturulması konusunda katılımcılar bilgilendirilmiştir. Organizasyon Yapısının Analizi Üniversitemiz misyon ve vizyonu doğrultusunda yetki ve sorumluluklarımız fonksiyonel olarak analiz edilmiştir. Çalışma kapsamında; Tüm birimlerin teşkilat yapıları gözden geçirilerek, teşkilat şemaları ve birimlere ait görev tanımları güncellenmiştir. Birimlerin görev alanları dâhilinde standart görev unvanları belirlenerek, bu unvanlar doğrultusunda görev tanımları oluşturulmuştur. Kontrol ortamının temel bileşeni olan ve akademik ve idari birimlerce yapılan görüşmeler sonucunda oluşturulan tüm birimlerimizin bireysel görev tanımları nihai hale getirilerek 23/01/2014 Tarih ve 31 Sayılı yazı ile tüm birimlere duyurulmuştur. Üniversitemizde en alt düzeydeki personelden başlayarak Üst Yöneticiye kadar uzanan fonksiyonel bağlantıyı gösterecek şekilde Üniversite Teşkilat Şeması hazırlanmıştır. Üniversitemiz görev alanı dahilinde yürütülen ve yürütülmesi gereken iş süreçleri tüm birimlerin katılımı ile analiz edilerek Üniversitemiz süreç hiyerarşi, ana süreçler, süreçler ve alt süreçler şeklinde üçlü bir yapı oluşturularak belirlenmiştir. Çalışma neticesinde 11 ana süreç, 88 26