ĠNSAN KAYNAKLARI VE EĞĠTĠM MÜDÜRLÜĞÜ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE

Transkript

1 Amaç ĠNSAN KAYNAKLARI VE EĞĠTĠM MÜDÜRLÜĞÜ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge; İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar. Hukuki dayanak Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Belediye Meclisi nin 05/05/2008 gün ve 223 sayılı kararı ile kabul edilerek tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı Teşkilat Yönetmeliği nin 43 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Ġlkeler Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek, sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek. Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak. Tanımlar Madde 5- Bu Yönergede adı geçen; Belediye Başkanlık Başkan Meclis Encümen Müdürlük : Denizli Belediyesi ni, : Denizli Belediye Başkanlığı nı, : Denizli Belediye Başkanı nı, : Denizli Belediye Meclisi ni, : Denizli Belediye Encümeni ni, : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nü, ifade eder. -1-

2 ĠKĠNCĠ BÖLÜM MÜDÜRLÜĞÜN KURULUġU VE GÖREVLERĠ KuruluĢu Madde 6- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 4 şeflik ve bu şefliklere bağlı servislerden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat şeması aşağıda gösterilmiştir: ĠNSAN KAYNAKLARI VE EĞĠTĠM MÜDÜRLÜĞÜ Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma ġefliği Personel ĠĢleri ġefliği Eğitim ġefliği Bordro Kontrol ġefliği Müdürlüğün görevleri Madde 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır: 1. Çalışan personelin özlük dosyalarını oluşturmak ve personelin özlük hakları ile ilgili tüm iş ve işlemleri yürütmek, 2. Belediyede görevli memurlardan hususi pasaport almaya hak kazanan ve almak için talepte bulunan personelin iş ve işlemlerini yürütmek, 3. Toplu iş sözleşmesi ile sosyal denge tazminatı sözleşmesi çalışmalarını yürütmek, 4. Teşkilat yapısı ile ilgili yapılacak yönetmelik, yönerge ve düzenlemeler ile ilgili sekretarya görevini yürütmek, 5. Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince dolu/boş işçi ve memur kadrolarının iptali, ihdası, unvan, derece ve sınıf değişikliklerinin takiplerini yaparak cetvellerini düzenlemek ve Belediye Meclisine sunmak, 6. Memur ve işçi personelin değişen mevzuat hükümleri karşısında uyum ve bilgilenmesi amacıyla personelin eğitimini sağlamak; bu amaçla hizmet içi eğitimler yapmak veya yaptırmak, 7. Denizli Belediyesi nde çalışan memur ve işçi personelin kişisel gelişimini sağlayacak eğitimler yapmak veya yaptırmak, 8. Belediye hizmet kalitesini arttırmak ve sürekliliğini sağlamak amacıyla işçi ve memur personele yönelik eğitimler yapmak veya yaptırmak, 9. Belediyeye yönelik yapılacak eğitim seminerleri, toplantılar, kongreler, fuarlar vb. faaliyetler ile ilgili olarak Müdürlükleri bilgilendirmek, bu faaliyetlere katılım amacıyla personel görevlendirmesi için gereken işlemleri yapmak, 10. Personel çalıştırılması ve gelişimine ilişkin gerekli çalışmaları yaparak Başkanlığı bilgilendirmek, -2-

3 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu ile Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca; mal bildirimi vermek zorunda olanların mal bildirimlerinin, süresi içinde verilmesini sağlamak, izlemek, inceleme ve karşılaştırmaların yapılmasını sağlamak ve bunlarla ilgili iş ve işlemleri yürütmek. Müdür Madde 8- Denizli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliğinde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur. ġefliklerin görevleri Madde 9- Madde 6 da Müdürlük Teşkilat Şeması nda gösterilen şeflikler ve bu şefliklere bağlı servislerin görevleri: Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma ġefliği Bu şeflik üç servisten oluşur: İdari İşler Servisi Yükleniciler veya Belediyemiz ekiplerince yapılan işlerin müdürlükçe koordineli bir şekilde yapılmasını sağlamak, Müdürlüğün kırtasiye, fotokopi, ozalit, dosyalama vb. taleplerini ve ihtiyaçlarını yerine getirmek, Gelen, giden evrakların kaydını tutmak, Servisin dosyalama ve yazışma işlemlerini yerine getirmek, Faks ve telefon kullanımı ile ilgili iş ve işlemleri takip etmek, Kurumun faaliyet sahasına giren tüm çalışmaları, yürürlükte olan mevzuat ve tespit edilen hedefler doğrultusunda sisteme uygun şekilde yürütülmesini takip etmek ve denetlemek, Memur ve işçi personelin değişen mevzuat hükümleri karşısında uyumu ve kendini yenilemesi, kalite yönetimi ve performansını artırması hususunda, ilgili yasal değişiklikleri izlemek ve değişiklik durumunda personeli yönlendirmek ve bununla ilgili Başkanlığa bilgi vermek, Üst görev (Müdürlük v.b) vekâlet yazılarını hazırlayıp, duyurmak, Memur personelin yeşil pasaport ile gri pasaport ön işlemlerini düzenlemek, Yurtdışına gönderilecek personelle ilgili işlemleri yürütmek, Gerektiğinde toplu iş sözleşmeleri ile sosyal denge tazminatı sözleşmelerinin yapılmasını sağlamak, toplu iş sözleşmesi ile sosyal denge tazminatı sözleşmesi toplantılarına katılmak, işçiişveren ilişkilerini düzenlemek ve yürütmek, Belediyemizde çalışan işçi ve memur personelin kurum içi ve kurum dışı görev değişiklerinin ve geçici görevlendirmeler ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, Başkanlık Makamı onayı alındıktan sonra evrakları ilgili yerlere göndermek, Gelen raporlar ve yapılan toplantılar sonucunda belirlenen aksaklıkların giderilmesine yönelik olarak uygulamaya konulan önleyici ve düzeltici faaliyetlerin takibini yapmak ve etkinliğini denetlemek, Müdürlüğü ile ilgili Belediye Meclisi ve Encümen Kararları ile Başkanlıkça yapılan toplantılarda alınan kararların uygulanmasını sağlamak, -3-

4 Personelden gelecek tüm önerileri Müdürlüğü ile görüşerek, bu önerilerin yapılıp/yapılamayacağı konusunda bilgi vermek, Belediye Başkanlığınca hazırlanacak teşkilat yapısı ile ilgili yönetmelik, yönerge ve düzenlemelerin sekretaryasını yapmak, 5176 sayılı Kanun gereğince; etik kültürünü yerleştirmek ve geliştirmek, etik davranış ilkelerini belirlemek ve etik uygulamaları değerlendirmek üzere etik komisyonu üyelerini Başkanlık Makamının onayına sunmak ve etik komisyonu üyelerinin bilgilerini 3 ay içinde Etik Kurulu na bildirmek, Servise ait evrak, bilgi ve belgelerin korunmasını ve arşivlenmesini sağlamak, İhale ve Satın Alma Servisi Yapılacak olan mal veya hizmet alımı için eğer müdürlük tarafından yapılacak ise 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre ihaleyi yapmak ve sözleşmenin onaylanarak mal veya hizmet teminini sağlamak, Servisin dosyalama ve yazışma işlemlerini yerine getirmek, İhalenin bitişiyle birlikte hakediş raporlarını hazırlamak, Alınan mal veya hizmetin muayene kabulünü hazırlamak, Yapılan ihalede bütün süreçleri takip etmek, İhale müdürlük tarafından değil, Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yapılacak ise teknik şartnameyi hazırlamak, Servise ait evrak, bilgi ve belgelerin korunmasını ve arşivlenmesini sağlamak, Taşınabilir Kayıt ve Kontrol Servisi Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak, Servisin dosyalama ve yazışma işlemlerini yerine getirmek, -4-

5 Servise ait evrak, bilgi ve belgelerin korunmasını ve arşivlenmesini sağlamak, Personel ĠĢleri ġefliği Yürürlükte olan ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde görev yapan personelin özlük dosyalarını oluşturmak ve özlük işlemlerini takip etmek, Personel Yönetim Sistemi nin uygulanması sırasında ortaya çıkan aksaklıkları belirlemek, bu hususların giderilmesi için gerekli önlemleri almak, çözüm önerilerini oluşturmak ve uygulamaları takip etmek, işleyiş hakkında Başkanlığa bilgi vermek, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince dolu/boş işçi ve memur kadrolarının iptali, ihdası, unvan, derece ve sınıf değişikliklerinin takiplerini yaparak cetvelleri düzenlemek, Meclis tarafından karar alınmak üzere yazıları hazırlamak, Personelin vizite, rapor ve izin işlemlerinin takibini yapmak, Memur açıktan atama işlemleri, intibak ve terfi işlerini yürütmek, Memur personel ve bakmakla yükümlü olduğu kişilerin sağlık aktivasyon işlemlerini yapmak, Devlet Memurları Kanunu na göre memurların derece ve kademe ilerlemesi veya intibaklarını yapmak, 3628 sayılı Kanun gereğince; mal bildirimi vermek zorunda olanların mal bildirimlerinin süresi içinde verilmesini sağlamak, izlemek, inceleme ve karşılaştırmaların yapılmasını sağlamak ve bunlarla ilgili iş ve işlemleri yürütmek, Memurların askerlik borçlanması ile ilgili işlemlerini yürütmek, Emekliliği gelen ve emekli olmak için talepte bulunan personelin işlemlerini yürütmek, Her ay, işyeri durum bilgilerini Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü ne bildirmek, İşçi personelin atama ve iş akdi fesih işlemlerini yürütmek, İşçi personelin puantaj cetvellerinin çıkartılarak, ilgili müdürlüklerin kontrolünden sonra Bordro Kontrol Şefliği ne göndermek, Personel planlaması ile ilgili çalışmaları yürütmek, personel ihtiyaçlarını sistemli bir biçimde tespit etmek, personelin birimler arasında sayı nitelik yönünden uygun biçimde dağılımını sağlamak, kadro, şema ve cetvellerini onaylattırmak ve kadroları sağlamak, buna göre atama işlemlerini yürütmek, İş başvurusu, nakil vb. talepler ile ilgili işlemleri yürütmek, Memur ve işçi disiplin kurulu çalışmalarına katılmak, kurulun raportörlük görevini yapmak, Kalkınma plan ve programlarındaki personel ile ilgili ilke ve tedbirlerin uygulanmasını sağlamak, Her türlü personel davaları için gerekli bilgileri toplamak, dosyalarını hazırlamak, gereğinde Hukuk İşleri Müdürlüğü ne bilgi vermek, davaların sonuçlarını izlemek, Verilecek ceza, ikramiye ve ödülleri yasalara uygun olarak uygulamak, Şefliğin dosyalama ve yazışma işlemlerini yerine getirmek, Şefliğe ait evrak, bilgi ve belgelerin korunmasını ve arşivlenmesini sağlamak, -5-

6 Eğitim ġefliği Birimlerden gelen hizmet içi personel eğitim ihtiyaçlarını belirlemek, Kurum eğitim ihtiyaçlarını değerlendirerek buna göre eğitim planı oluşturmak, Düzenlenen eğitim, seminer, panel, toplantı, fuar vb. konularında birimleri bilgilendirmek, bununla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek ve katılımı sağlamak, Görevde yükselme ve unvan değişikliği ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, Yapılacak olan eğitim ve organizasyon hizmeti ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek Şefliğin dosyalama ve yazışma işlemlerini yerine getirmek, Şefliğe ait evrak, bilgi ve belgelerin korunmasını ve arşivlenmesini sağlamak, Yürüttüğü tüm faaliyetler ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, Aday memurların temel ve hazırlayıcı eğitim ile staj programlarını hazırlamak, uygulanmasını sağlamak, programları Devlet Personel Başkanlığı na göndermek, Eğitim Kurulu nun sekretarya görevini yapmak, alınan kararlar doğrultusunda her yıl Hizmet İçi Eğitim Uygulama Esasları ile personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimlerinin Yıllık Eğitim Plan ve Programını hazırlayarak Başkan onayına sunmak ve uygulanmasını sağlamak, Altı Aylık Eğitim Planı, Yıllık Eğitim Programı ve Altı Aylık Eğitim Faaliyet Raporunu Devlet Personel Başkanlığı na göndermek. Bordro Kontrol ġefliği Personelin bordrolarından yapılan kesintilerin emanet hesaplara alınarak, emanet defterine kayıt edilmesini sağlamak, Başkan ve Başkan Yardımcıları ödeneklerinin tahakkuku yapılarak, ödenmesini sağlamak, Emanet hesaplara alınan paraların zamanı geldiğinde hak sahiplerine ödenmesini sağlamak, Meclis ve Encümen huzur hakları ile komisyon ücretlerinin tahakkuku yapılarak, ödenmesini sağlamak, Personel maaş ve ücret bordrolarını hazırlamak ve ödenmesini sağlamak, Terfi ve atamalarla ilgili işlemleri yapmak, Aylık ve dört aylık bildirgeleri Sosyal Güvenlik Kurumu na bildirmek, Personel icra ve kesintilerini kaydetmek ve ilgili icra dairelerine gönderilmesini sağlamak, Fiili hizmet süresi zammı kesinti ve prim belgelerini hazırlamak ve göndermek, Emekli Sandığı kesinti ve evraklarını hazırlamak ve göndermek, Şefliğin dosyalama ve yazışma işlemlerini yerine getirmek, Şefliğe ait evrak, bilgi ve belgelerin korunmasını ve arşivlenmesini sağlamak, -6-

7 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK HÜKÜMLER Müdürlük bütçesi Madde 10- İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını hazırlayarak yasal süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü ne teslim etmek zorundadır. Müdürlüğün taģınır mal iģlemleri ve ihtiyaçların temini Madde 11- İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nü ilgilendiren mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre yapılacak alımlar ile hurdaya çıkan malzemelerin satışı Destek Hizmetleri Müdürlüğünce, yapım ihaleleri ise müdürlük tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları müdürlükçe gerçekleştirilir. Destek Hizmetleri Müdürlüğünce gerçekleştirilecek ihaleler müdürlükle koordineli olarak gerçekleştirilir. Müdürlük birimine ait mal ve malzemelerin giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek veya satmak, bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür. Ġnceleme ve araģtırma Madde 12- İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. YazıĢmalar Madde 13- Müdürlük; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır. Ortak görevler Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir. Prosedürler Madde 15- Yukarıda sayılan görev alanları ile ilgili işler, tanımlanan prosedürlere göre yürütülecektir. Söz konusu prosedürler bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 2 ay içerisinde ilgili müdürlük tarafından hazırlanır ve Başkanlık Makamının onayı ile yürürlüğe konur. DeğiĢiklik Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. Yürürlükten Kaldırılan Yönerge Madde 17- Bu Yönergeden önce yürürlükte olan İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Teşkilat Yapısı ve Çalışma Esaslarına Dair Yönerge ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır. -7-

8 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Yürürlük Madde 18- Bu yönerge hükümleri Başkan onayıyla yürürlüğe girer. Yürütme Madde 19- Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. (Bu Yönerge, Başkanlık Makamı nın 04/04/2013 gün ve 1530 sayılı Onay ı ile 04/04/2013 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.) -8-