AKHİSAR BELEDİYESİ STANDART DOSYA PLANI

AKHİSAR BELEDİYESİ STANDART DOSYA PLANI Akhisar/MANİSA 2013

GENEL AÇIKLAMALAR Dosya Tümleşik Dosya Dosya Planı : Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. : Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). : Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen 000-099 veya 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda (100-599 sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için 000-099 veya 600-999 sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. 2

Örneğin ; Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 805 1 Belge Yönetimi 805 1 1 Saklama Süreli Dosya Planı 805 1 2 Kodlama İşlemleri 805 2 Arşiv Yönetimi 805 2 1 Devir-Teslim İşlemleri 805 2 2 Ayıklama ve İmha İşlemleri 805 2 2 1 Ayıklama ve İmha 805 2 2 2 Uygunluk Görüşü 805 2 3 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 805 2 4 İnceleme ve Denetleme 805 2 5 Arşivlerden Yararlanma 805 99 Diğer Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası" uygulaması da sağlanmış olacaktır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR 1) Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır. 3

2) Dosya Planlarının 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100-599 sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599 sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. 3) Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. 4) Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkân sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde "Personel işleri"ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda "900 Personel İşleri" kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. "900 Personel İşleri" adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir. 5) Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu "9" ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış "Diğer" adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. 6) Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda "99 Diğer" adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır. 7) Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda "99 Diğer" adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. 8) Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yılsonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve kurumun dosya planından sorumlu birimlere (Bilgi İşlem Müdürlüğü - Kurum Arşivi) bildirilecektir. 9) Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. 10) Planın ekinde bulunan "İndeks", dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. 11) Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin 4

sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir. 12) Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek- 1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, "/" işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. 13) Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod ";" (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; 14) Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. 15) Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir. Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir. Örnek; Satın alma sürecinde alınması gereken bir olur için "Genel İşler" bölümünde yer alan "020 Olurlar, onaylar" kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satın alma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satın alma kodu ile tanımlanmalı ve satın alma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği "020 Olurlar" adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir. 5

16)Yazı İşleri Müdürlüğü, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. 17)Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. 18) Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. 19) Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. 20) Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa "Özel Kodu" gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır "Ek-3". Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır. 21) Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir. 22) Müdürlükler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Akisar Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği'nin 11 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, kurum arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. 6

Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. 23) Dosyaların birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Akhisar Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerine uyulacaktır. STANDART DOSYA PLANI EKLER ÜLKE K ODLARI EK 1 Andorra AD Eritre ER Komor Adalar KM Portekiz PT ABD Virjin Adaları, VI Ermenistan AM Kongo CG Porto Riko PR Afganistan AF Fas MA Kongo CD Reunyon RE Almanya DE Fiji FJ Kore KP Romanya RO Amerikan Samoa AS Fildişi Sahili CI Kuzey Mariyan Ad. MP Ruanda RW Angola AO Filipinler PH Küba CU Rusya Federasyonu RU Anguilla AI Finlandiya FI Lao LA Seysel SC Antarktika AQ Fransa FR Lesotho LS Sierra Leone SL Antigua ve Barbados AG Fransız Guyanası GF Letonya LV Singapur SG Arjantin AR Fransız Polinezyası PF Liberya LR Slovakya Cum. SK Arnavutluk AL Gabon GA Libya LY Slovenya SI A rub a AW Gambiya GM Lihtenştayn LI Solomon Adalar SB Avustralya AU Gana GH Litvanya LT Somali SO Avusturya AT Georgia & Sandwich GS Lübnan LB Srilanka LK Azerbaycan AZ Gine GN Lüksemburg LU Sudan SD Bahama BS Gine Bissau GW Macaristan HU Surinam SR Bahreyn BH Granada GD Madagaskar MG Suriye Arap Cum. SY Bangladeş BD Grönland GL Makao MO Suudi Arabistan SA Barbados BB Guadalup GP Makedonya MK Svalbard ve Jan Ma SJ Batı Sahra EH Guam GU Malavi MW Svaziland SZ Belçika BE Guatemala GT Maldiv Adalar MV Şili CL Belize BZ Guyana GY Malezya MY Tacikistan TJ Benin BJ Güney Afrika ZA Mali ML Tanzanya TZ Bermuda BM Gürcistan GE Malt MT Tayland TH Beyaz Rusya BY Haiti HT Marshal Adalar MH Tayvan TW Bhutan BT Heard ve Mcdonald HM Martinik MQ Togo TG Birleşik Arap Emirlik. AE Hindistan IN Mayotte YT Tokelan TK Birleşik Devletler US Hırvatistan HR Meksika MX Tonga TO Birleşik Krallık GB Hollanda NL Merkez Afrika Cum. CF Trinidad ve Tobago TT Bolivya BO Hollanda Antilleri AN Mısır EG Tunus TN Bosna Hersek B Honduras HN Moğolistan MN Turks ve Caicos Ad. TC 7

Bostvana BW Hong Kong HK Moldavya Cum. MD Tuvalu TV Brezilya BR İngiliz Hint okyanus IO Monako MC Türkiye TR Bruney Darüsselam BN İngiliz Virjin Adalar VG Montserrat MS Türkmenistan TM Bulgaristan BG Irak IQ Moris Adalar MU Uganda UG Burkina Faso BF İran IR Moritanya MR Ukrayna UA Burma MM İrlanda IE Mozambik MZ Umman OM Burundi BI İspanya ES Namibya NA Uruguay UY Buvet Adası BV İsrail IL Nauru NR Ürdün JO Cad TD İsveç SE Nepal NP Vallis Fununa Ada. WF Cebeli Tarık GI İsviçre CH Nijer NE Vanuatu VU Cezayir DZ İtalya IT Nijerya NG Vatikan Şehir Dev. VA Cibuti DJ İzlanda IS Nikaragua NI Venezüella VE Cocos Adalar CC Jamaika JM Niue Adalar NU Vietnam VN Cook Adası CK Japonya JP Norfolk Adalar NF Yemen YE Çek Cumhuriyeti CZ Kamboçya KH Norveç NO Yeni Kaledonya NC Çin CN Kamerun CM Özbekistan UZ Yeni Zelanda NZ Danimarka DK Kanada CA Pakistan PK Yılbaşı Adası CX Doğu Timor TP Katar QA Palau PW Yugoslavya YU Dominik DM Kayman Adalar KY Panama PA Yunanistan GR Dominik Cumhuriyeti DO Kazakistan KZ Papua Yeni Gine PG Zambiya ZM Ekvator EC Kenya KE Paraguay PY Zimbabwe ZW Ekvodor Gine GQ Kırgızistan KG Peru PE El Salvador SV Kırıbatı KI Pitcairn Adası PN Endonezya ID Kolombiya CO Polonya PL EK -2 İL TRAFİK KODLARI Adana 1 Bitlis 13 Erzurum 25 Kastamonu 37 Muş 49 Trabzon 61 Şırnak 73 Adıyaman 2 Bolu 14 Eskişehir 26 Kayseri 38 Nevşehir 50 Tunceli 62 Bartın 74 Afyonkarahisar 3 Burdur 15 Gaziantep 27 Kırklareli 39 Niğde 51 Şanlıurfa 63 Ardahan 75 Ağrı 4 Bursa 16 Giresun 28 Kırşehir 40 Ordu 52 Uşak 64 Iğdır 76 Amasya 5 Çanakkale 17 Gümüşhane 29 Kocaeli 41 Rize 53 Van 65 Yalova 77 Ankara 6 Çankırı 18 Hakkâri 30 Konya 42 Sakarya 54 Yozgat 66 Karabük 78 Antalya 7 Çorum 19 Hatay 31 Kütahya 43 Samsun 55 Zonguldak 67 Kilis 79 Artvin 8 Denizli 20 Isparta 32 Malatya 44 Siirt 56 Aksaray 68 Osmaniye 80 Aydın 9 Diyarbakır 21 Mersin 33 Manisa 45 Sinop 57 Bayburt 69 Düzce 81 Balıkesir 10 Edirne 22 İstanbul 34 Kahramanmaraş 46 Sivas 58 Karaman 70 8

Bilecik 11 Elazığ 23 İzmir 35 Mardin 47 Tekirdağ 59 Kırıkkale 71 Bingöl 12 Erzincan 24 Kars 36 Muğla 48 Tokat 60 Batman 72 EK-3 9

Konu Grubunun Adı STANDART DOSYA PLANI KONU GRUPLARI Dosya Kodu Aralığı 1 GENEL İŞLER 000-099 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599 3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699 3.1 Araştırma ve Planlama İşleri 600-619 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler 620-639 3.3 Hukuk İşleri 640-659 3.4 Teftiş/Denetim İşleri 660-679 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999 4.1 Bilgi-İşlem İşleri 700-719 4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Konuları 720-749 4.3 Emlak ve Yapım İşleri 750-769 4.4 Eğitim İşleri 770-799 4.5 İdari ve Sosyal İşler 800-819 4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839 4.7 Mali İşler 840-869 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-899 4.9 Personel İşleri 900-929 4.10 Satınalma ve Satış İşleri 930-949 4.11 Topyekun Savunma Sivil Hizmetleri 950-969 10

STANDART DOSYA PLANI ANA DOSYA 1.ALT KONU 2.ALT KONU 3.ALT KONU GENEL İŞLER (000-099) 0 Genel 010 Mezzuat İşleri 010 01 Kanunlar 010 02 Tüzükler 010 03 Yönetmelikler 010 04 Yönergeler 010 05 Tebliğler 010 06 Genelgeler 010 06 01 İç Genelgeler 010 06 02 Dış Genelgeler 010 07 Talimatlar,Duyurular,Sirkülerler 010 07 01 Talimatlar 010 07 02 Duyurular 010 07 03 Sirkülerler 010 08 Rehber,Kılavuz 010 09 Standartlar 010 99 Diğer (Mevzuat İşleri) 020 Olurlar,Onaylar 030 Anlaşma,Sözleşme ve Protokoller 030 01 Anlaşmalar 030 02 Sözleşmeler 030 03 Protokoller 030 04 Şartnameler 030 04 01 İdari 030 04 02 Teknik 030 99 Diğer (Anlaşma,Sözleşme ve Protokoller) 040 Faaliyet Raporları 040 01 Haftalık 040 02 Aylık 040 03 Üç Aylık 040 04 Altı Aylık 040 05 Yıllık 040 06 Konsolide 040 99 Diğer (Faaliyet Raporları) 041 Brifingler ve Bilgi Notları 041 01 Brifingler 041 02 Bilgi Notları 041 99 Diğer (Brifingler ve Bilgi Notları) 042 İstatistikler 044 Anketler 045 01 Teknik ve Mesleki 11

045 02 Hukuki 045 03 İdari 045 99 Diğer 050 Kurullar ve Toplantılar 050 01 Genel Kurullar, Senatolar, Meclisler 050 01 01 Seçim ve Atama İşleri 050 01 02 Davetler ve Gündemler 050 01 03 Tutanaklar 050 01 04 Kararlar 050 01 05 Ödemeler 050 02 Yönetim Kurulları, Belediye Encümeni 050 03 Danışma, Disiplin, Koordinasyon Kurulları 050 04 İhtisas Kurulları 050 05 Konseyler 050 06 Komite, Komisyonlar 050 99 Diğer (Kurullar ve Toplantılar) 051 Bilimsel Ve Kültürel Toplantılar 051 01 Kongre 051 02 Konferans 051 03 Şura 051 04 Sempozyum 051 05 Seminer 051 06 Benal 051 07 Kurultay 051 08 Çalıştay 051 09 Panel 051 10 Kollokyum 051 99 Diger (Bilimsel Ve Kültürel Toplantılar) 060 Kalite Yönetim Sistemi 060 01 Kalite El Kitabı 060 02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler 060 04 Talimatlar 060 05 Formlar 060 07 İzleme ve Ölçme İşlemleri 060 07 01 Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi) 060 07 02 Tetkik İşlemleri 060 07 03 İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi) 060 08 İyileştirme İşlemleri 060 08 01 Düzeltici Faaliyetler 060 08 02 Önleyici Faaliyetler 060 09 Bireysel Öneriler 060 10 Yönetimin Gözden Geçirmesi 060 11 Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme 060 11 01 Planlama 060 11 02 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 060 11 03 Tasarım ve Geliştirme 060 11 04 Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması) 12

060 99 Diğer (Kalite Yönetim Sistemi) 105 Ölüm 105 01 Ölüm ve Mirasçı Bildirimleri 105 02 Gaiplik/Gaipliğin Feshi 105 03 Vasiyatname Bildirimi/İptali 105 99 Diğer (Ölüm İşleri) 24 01 03 İşbirliği 250 Mahalli İdareler İşler 251 Mahalli İdarelerin İş ve İşlemlerine İlişkin Onaylar 251 01 İl Özel İdare İhale Onayları 251 01 01 2886 s Kanun 251 01 02 4734 s Kanun 251 01 03 4735 s Kanun 251 02 Belediye ihale İşlemleri 251 02 01 2886 s Kanun 251 02 02 4734 s Kanun 251 02 03 4735 s Kanun 251 03 İhaleden yasaklama onayları 251 04 Tasarruf tedbirleri Genelgesine Göre Harcama izinlerine İlişkin Onaylar 251 04 01 Başbakanlıktan alınan 251 04 02 Bakanlıktan alınan 251 05 Tahsis Onayları 251 06 Borçlanma Onayları 251 07 Şirket Kurulmasına İlişkin Onaylar 251 08 İşletme Kurulmasına İlişkin Onaylar 251 09 Yardım Ödenek Onayları 251 09 01 İl Özel İdareleri 251 09 02 Belediyeler 251 09 03 Tahsis değişikliği 251 10 Onayla kapanan dosyalar 251 11 Ön İnceleme Onayları 251 12 Araştırma Onayları 251 13 Özel Denetim Onayları 251 14 Görevden Uzaklaştırma onayları 251 14 01 Belediye başkanı 251 14 02 Belediye Meclis Üyeleri 251 14 03 Muhtarlar 251 14 04 İhtiyar Heyeti Üyeleri 251 14 05 Birlik Başkanı ve üyeleri 251 15 Göreve iade onayları 251 16 İşlemden Kaldırma Onayları 251 17 Mükerrer Onayın İptali 251 19 Belediye Sınır Tasdikleri Onayları 251 20 Birlik Tüzük Onayları 251 20 01 Tüzük Değişikliği onayı 251 99 Diğer (Mahalli İdarelerin İş ve İşlemlerine İlişkin Onaylar) 252 İhbar, Şikayet ve Suç Duyuruları 13

252 01 Doğrudan İhbar ve Şikayetler 252 02 Savcılıklardan Gelenler 252 03 Valiliklerden Gelenler 252 99 Diğer (İhbar, Şikayet ve Suç Duyuruları) 253 Mahalli İdarelere Mevzuatının Uygulanmasına İlişkin Görüş Talepleri 254 01 01 Muhtar Ödenekleri 254 01 02 İl Özel İdaresinin iş ve işlemlerine ilişkin Görüşler Talepleri ve Şikayetler 254 01 03 İl Özel İdarelerinin Şirket Kurmaları veya Kurulmuş şirketlere İştiraklerine ilişkin işlemler 254 02 2380 sayılı Kanun gereği Yapılan İşlemler 254 99 Diğer (İl Özel İdaresi Bütçe İş ve İşlemleri) 255 Belediye Bütçe İş Ve İşlemleri 255 01 Mahalli İdarelerin Bütçe Çalışmaları 255 02 2942 Sayılı Kanunla İlgili İşlemler 255 02 01 Kamu Yararı Kararı 255 02 02 Kamu Yararı Kararından vazgeçme 255 02 03 Açılan Davalarla ilgili savunmalar 255 02 04 İhale Yasaklamaları 255 03 İller Bankası ile yapılan yazışmalar 255 03 01 Belediye bağlanmaları ile ilgili verilen talimatlar 255 03 02 Belediye kurulmaları ile ilgili verilen talimatlar 255 03 03 Büyükşehir Bel. Hk Yazışmalar 255 99 Diğer (Belediye Bütçe İş Ve İşlemleri 256 Bütçe Yardımları İş ve İşlemleri 256 01 Mahalli İdarelere Yardım Ödenekleri 256 01 01 Belediyeler 256 01 02 İl Özel İdareleri 256 99 Diğer (Bütçe Yardımları İş ve İşlemleri) 257 Raporlar ve Layihalara İlişkin İş ve İşlemleri 257 01 Denetim Teftiş Raporları 257 01 01 Belediyeler 257 01 02 İl Özel İdareleri 257 01 03 Birlikler 257 01 04 Belediyelere Bağlı Kuruluşlar 257 01 05 İlçe Özel İdareleri 257 02 Teftiş Layihaları 257 02 01 Belediyeler 257 02 02 İl Özel İdareleri 257 02 03 Birlikler 257 02 04 Belediyelere Bağlı Kuruluşlar 257 03 Tazmin Raporları 257 03 01 Belediyeler 257 03 02 İl Özel İdareleri 257 03 03 Birlikler 257 03 04 Belediyelere Bağlı Kuruluşlar 257 99 Diğer (Belediyelere Bağlı Kuruluşlar) 258 Kardeş Şehirler 14

259 Konsoloslukların İmza ve Mühür Örnekleri 260 Yerel Gündem 21 261 Belediye Başkanları İş ve İşlemleri 261 01 Belediye Başkanlarının Mal Bildirimlerinin Takibi 261 01 01 Gelen Mal Bildirimleri 261 99 Diğer (Belediye Başkanları İş ve İşlemleri) 262 Belediye ve İl özel idaresi Kadro İş ve İşlemleri 262 01 İl Özel İdareleri 262 01 01 Memur 262 01 02 İşçi 262 01 03 Sözleşmeli Personel 262 02 Belediye 262 02 01 Memur 262 02 02 İşçi 262 02 03 Sözleşmeli Personel 262 99 Diğer (Belediye ve İl özel idaresi Kadro İş ve İşlemleri) 263 Mahalli İdareler ve Bakanlığımız aleyhine açılan davalarla ilgili Savunmalar 264 Teşkilat ve Hizmetler İş ve İşlemleri 264 01 Belediye Kurulmaları 264 02 Birlik Kurulmaları 264 03 Birleşme ve Katılma 264 04 Sınır İçine Alınma 264 05 Tüzel Kişiliğin Sona Erdirilmesi 264 06 Belediye ve Birlik İsim Değişikliği 264 07 Belediye ve Birlik Meclisinin Feshi 264 08 Belediye Başkanının Düşürülmesi 264 09 3998 s Mezarlıkların Korunması Hakkında Kanun 264 10 4483 s Kanun 264 11 5366 s Kanun 264 12 5403 s Kanun 264 13 Mahalli İdarelerin Taşıt Edinmeleri 264 13 01 Yurt Dışı Hibeler 264 99 Diğer (Teşkilat ve Hizmetler İş ve İşlemleri) 300 Belediye ve Özel İdare İşleri 301 Yazı Ve Karar İşleri 301 01 Meclis Çalışmaları 301 02 Meclis Üyeleri 301 03 Meclis Gündemler 301 04 Meclis Toplantı Tutanakları 301 05 Meclis Kararları 301 05 01 Meclis Meclis Kararları İlanı 301 05 02 Meclis Mülki Amire Gönderilen Kararlar 301 05 03 Meclis Onaya Gönderilen Kararlar 301 06 Meclis Komisyonları 301 06 01 Plan ve Bütçe Komisyonu 301 06 01 01 Plan ve Bütçe Komisyon Toplantıları 301 06 01 02 Plan ve Bütçe Komisyon Kararları 15

301 06 02 İmar ve Bayındırlık Komisyonu 301 06 02 01 İmar ve Bayındırlık Komisyonu Toplantıları 301 06 02 02 İmar ve Bayındırlık Komisyonu Kararları 301 06 03 Denetim Komisyonu 301 06 03 01 Denetim Komisyonu Toplantıları 301 06 03 02 Denetim Komisyonu Kararları 301 06 04 Eğitim Komisyonu 301 06 04 01 Eğitim Komisyonu Toplantıları 301 06 04 02 Eğitim Komisyonu Kararları 301 06 05 Kültür ve Sosyal İşler Komisyonu 301 06 05 01 Kültür ve Sosyal İşler Komisyonu Toplantıları 301 06 05 02 Kültür ve Sosyal İşler Komisyonu Kararları 301 06 06 Çevre ve Sağlık Komisyonu 301 06 06 01 Çevre ve Sağlık Komisyonu Toplantıları 301 06 06 02 Çevre ve Sağlık Komisyonu Kararları 301 99 Diğer (Yazı ve Karar İşleri) 302 Encümen Çalışmaları 302 01 Encümen Üyeleri 302 02 Encümen Gündemleri 302 03 Encümen Kararları 302 04 Onaya Gönderilen Kararlar 302 99 Diğer (Encümen Çalışmaları) 303 Evlendirme İşleri 303 01 Evlendirme Talepleri 303 02 Evlendirme Kütüğü 303 03 Evlendirme Cüzdanları 303 04 Evlendirme Beyannameler 303 05 Sağlık Raporları 303 06 Evlenme Ehliyet Belgeleri 303 07 Kurumlarla Yazışmalar 303 07 01 Nüfus İdaresi 303 07 01 01 Evlendirme Bildirimleri 303 07 02 Cumhuriyet Savcılığı 303 07 03 Konsolosluklar 303 99 Diğer (Evlendirme İşleri) 304 Zabıta İş ve İşlemleri 304 01 Çalışma Programları 304 01 01 Günlük Çalışma Programları 304 01 02 Aylık Çalışma Programları 304 02 Nöbetler ve Görev Dağılımları 304 03 Denetim Raporları 304 03 01 Günlük Raporlar 304 03 02 Aylık Raporlar 304 04 Tutanaklar 304 04 01 Araştırma Tutanakları 304 04 01 01 Zaptedilen Eşyalar Tutanağı 304 04 01 02 Adres Tespit Tutanakları 16

304 04 01 03 Mali Durum Tespit Tutanakları 304 04 02 Ceza Tutanakları 304 04 02 01 1608 sayılı Kanun Gereği 304 04 02 02 3572 sayılı Kanun Gereği 304 04 02 03 3194 sayılı Kanun Gereği 304 04 02 04 5326 sayılı Kanun Gereği 304 99 Diğer (Çalışma Programları) 305 Denetimler 305 01 Esnaf Denetimleri 305 02 Pazar Denetimleri 305 03 Seyyar Denetimleri 305 04 Kurumlardan Gelen Talimatlar 305 04 01 Cumhuriyet Savcılığından Gelen Talimatlar 305 04 02 Emniyet Teşkilatından Gelen Talimatlar 305 05 Kurumlar Adına Yapılan Soruşturmalar 305 06 Tebligatlar 305 06 01 Kurum adına yapılan Tebligatlar 305 06 02 Diğer Kurumlar Adına Yapılan Tebligatlar 305 99 Diğer (Denetimler) 306 Trafik İşleri 306 01 Trafik Komisyon Raporları 306 02 Tutanaklar 306 99 Diğer (Trafik İşleri) 307 Küşat Ruhsat İşleri 307 01 Küşat Ruhsat Taleplari 307 02 Kurumlarla Yazışma 307 03 Küşat Heyet Raporları 307 04 Verile Küşat Ve Ruhsatlar 307 05 Kaynak Suları Ruhsatları 307 05 01 Kaynak Suları İşletme Ruhsatları 307 05 02 Jeotermal kaynaklar ve Doğal Mineralli Su Ruhsatı 307 05 99 Diğer Su Ruhsatları 307 06 1A Grubu Maden İşletme Ruhsatları 307 07 Hammadde Üretim İzinleri 307 99 Diğer (Küşat) 308 Ölçü ve Ayar İşleri 308 01 Ölçü ve Ayar Talepleri 308 02 Ölçü ve Ayar Beyannameleri 308 03 Ölçü Aletlerinin Kontrolü 308 03 01 Ani Kontroller 308 03 02 Yıllık Kontroller 308 04 Tutanaklar 308 05 Ölçü Aletleri Kontrol Raporları 308 06 Sanayi Bakanlığından Gelen Talimatlar 308 99 Diğer (Ölçü ve Ayar İşleri) 309 İtfaiye İş ve İşlemleri 309 01 Yangın İhbar Raporları 17

309 02 Yangın İstatistikleri 309 02 01 Aylık İstatistik Raporları 309 02 02 Yıllık İstatistik Raporları 309 03 Yangın Raporları 309 04 Yangın Ulaşım Planları 309 05 Yangın Tatbikatları 309 06 İtfaiye Uygunluk Raporları 309 06 01 Konut Kontrol Raporları 309 06 02 İşyeri Kontrol Raporları 309 06 03 Kamu Binaları Kontrol Raporları 309 07 Acil Yardım ve Kurtarma İşleri 309 07 01 Acil Yardım ve Kurtarma İhbarları 309 07 02 Acil Yardım ve Kurtarma Müdahale Tutanakları 309 99 Diğer (İtfaiye İş ve İşlemleri) 310 Bayındırlık-İmar İş ve İşlemleri 310 01 İmar Planları 310 01 01 Çevre Düzeni Planları 310 01 02 Nazım Planlar 310 01 03 Uygulama İmar Planları 310 01 04 Plan Tadilatları 310 01 04 01 Plan Tadilat Talepleri 310 02 Planlama İle İlgili Onaylar 310 02 01 Bayındırlık ve İskan Bakanlığı 310 02 01 01 3194 sayılı Kanun gereği 310 02 01 02 3621 sayılı Kanun gereği 310 02 02 Kültür ve Turizm Bakanlığı 310 02 02 01 2863 sayılı Kanun gereği Sit Alanları 310 02 02 02 2634 sayılı Kanun gereği Turizm Alanları 310 02 03 Özel Çevre Koruma Kurulları 310 02 04 2873 sayılı Kanun gereği Çevre ve Orman Bakanlığı 310 02 05 388 sayılı KHK gereği GAP İdaresi 310 02 06 4046 sayılı Kanun gereği Özelleştirme İdaresi 310 02 07 4562 sayılı Kanun gereği Sanayi ve Ticaret Bakanlığı 310 03 Parselasyon Planları 310 04 İfraz ve Tevhit İşleri 310 04 01 İfraz İşleri 310 04 02 Tevhit İşleri 310 05 İmar Durum Belgeleri 310 05 01 İmar Durum Belgesi Talepleri 310 05 02 Verilen İmar Durum Belgeleri 310 06 Zemin Etüdleri 310 07 Ruhsat ve İzinler 310 07 01 İnşaat Ruhsatları 310 07 01 01 İnşaat Ruhsatı Talepleri 310 07 01 02 Verilen İnşaat Ruhsatları 310 07 02 İskan Ruhsatları 310 07 02 01 İskan Ruhsatı Talepleri 18

310 07 02 02 Verilen İskan Ruhsatları 310 07 03 Asansör Ruhsatları 310 07 03 01 Asansör Ruhsatı Talepleri 310 07 03 02 Verilen Asansör Ruhsatları 310 07 04 Kat İrtifakı 310 08 Vizeler 310 08 01 Aplikasyon ve Yol Kotu Vizesi 310 08 01 01 Aplikasyon ve Yol Kotu Vizesi Talepleri 310 08 01 02 Yapılan Aplikasyon ve Yol Kotu Vizesi 310 08 01 03 Aplikasyon ve Yol Kotu Tutanakları 310 08 02 Toprak Vizesi 310 08 02 01 Toprak Vizesi Talepleri 310 08 02 02 Yapılan Toprak Vizesi 310 08 02 03 Temel Toprak Tutanakları 310 08 03 Temel Vizesi 310 08 03 01 Temel Vizesi Talepleri 310 08 03 02 Yapılan Temel Vizesi 310 08 03 03 Temel Vizesi Tutanakları 310 08 04 Demir Vizesi 310 08 04 01 Demir Vizesi Talepleri 310 08 04 02 Yapılan Demir Vizesi 310 08 04 03 Demir Vizesi Tutanakları 310 09 Proje Onay İşleri 310 09 01 Mimari Proje 310 09 02 Statik Proje 310 09 03 Tesisat Projeleri 310 10 Kaçak ve Ruhsata Aykırı Yapı Şikayetleri 310 10 01 Kaçak ve Ruhsata Aykırı Yapı Tutanakları 310 10 01 01 İmar Para Cezaları 310 10 01 02 Yıkım Kararları 310 11 Yapı Denetim İşleri 310 11 01 Yapı Denetim Şirketleri 310 11 02 Yapı Denetim Hakedişleri 310 12 Tutulan Siciller 310 12 01 Proje Müellif Sicilleri 310 12 02 Müteahhit Sicilleri 310 12 03 Yapı Denetim Şirket Sicilleri 310 13 775 Sayılı Gecekondu Kanunu Uygulamaları 310 14 Kentsel Dönüşüm ve Konut İşleri 310 14 01 Kentsel Dönüşüm İşleri 310 14 01 01 Kentsel Dönüşüm Projeleri 310 14 01 02 Kentsel Dönüşüm Uygulamaları 310 14 02 Arsa Tahsis ve Satış İşleri 310 14 02 01 Arsa Talepleri 310 14 02 02 Arsa Tahsis ve Satışları 310 14 03 Konut Tahsis ve Satış İşleri 310 14 03 01 Konut Talepleri 19