Sayfa 1/7 Revizyon Takip Tablosu REVİZYON NO TARİH AÇIKLAMA 00 01.11.2014 İlk Yayın 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Yönetim Faaliyetlerinde ve KYS Kalite Yönetim Sisteminde kullanılan dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını, sürdürülmesi, güncelleştirilmesi ve dağıtım esasları için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. 2. KAPSAM Bu prosedür, Barış Tatil Sitesi Yönetiminde kullanılan tüm dokümanları kapsar. 3. TANIMLAR Doküman: Bir faaliyeti tanımlayan veya belgeleyen yazılı ya da görsel araçlardır. Kontrollü Doküman: Güncelliği, içeriği onaylanmış, yayını, dağıtımı ve değişikliği yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır. Kontrolsüz Doküman: Güncelliği garanti altına alınmamış bilgilendirme amaçlı dokümanlardır. Dış Kaynaklı Doküman: Yönetim dışında oluşturulan, uyulması zorunlu veya ihtiyari olan dokümanlardır. (Kanunlar, Kılavuzlar vb.) İç Kaynaklı Doküman: Yönetim tarafından oluşturulan dokümanlardır. Süreç: Kaynakları kullanan, girdileri çıktılara dönüştüren, kaliteyi doğrudan etkileyen faaliyetler dizisidir. Doküman Türleri: Prosedür: Faaliyetlerin hangi kurallar çerçevesinde yürütüleceğini gösteren dokümanlardır. Bir prosedür, birden fazla süreci kapsayabilir. İş Akışı: Yapılacak işlerin adımlarını tanımlayan dokümanlardır. Kaplumbağa Şeması: Süreçlerin girdi, çıktı, kaynak, iş gücü, dokümantasyon ve hedeflerini tek bir yapıda gösteren dokümanlardır. (Form No: FR-02; :00.00.0000; :00)
Sayfa 2/7 Talimat: Uygulamanın nasıl yapılacağını açıklayan dokümanlardır. Kılavuzlar: Herhangi bir konuda bilgi veren, yol, yöntem gösteren dokümanlardır. Liste: Faaliyetlerin sıralı olarak gösterildiği dokümanlardır. Plan: Uygulanacak faaliyetlerin, hedeflerini, yöntem ve unsurlarını, işlem sıralarını, kontrol metotlarını, özelliklerini, kaynak ve ekipman ihtiyaçlarını, uygunsuz sonuçla karşılaşıldığında yapılacak işlemleri gösteren dokümanlardır. Form: Prosedür ve talimatlarda belirtilen faaliyetlere ait bilgilerin kaydını sağlayan dokümanlardır. Süreç İzleme Karnesi: Sürecin performans hedeflerinde oluşan sapmaların aylık takibinde kullanılan dokümandır. 4. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Yönetim Kurulu Başkanlığı sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir. 5. UYGULAMA 5.1. Dokümanların hazırlanması ve yürürlüğe alınması Doküman hazırlanmasında izlenecek yol, İA-01 Doküman Hazırlama İş Akışı nda tanımlanmıştır. Doküman ihtiyacı; Yönetim Kaite Sorumlusu tarafından belirlenir. Bununla birlikte tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Öneriler doğrudan Yönetime veya Site Konseyi Üyelerine iletilir. Genel olarak dokümanın, ilgili sorumlular veya görevli kişilerce hazırlanması esastır. Hazırlanan dokümanlar, yayınlanmadan önce gözden geçirilir ve Sistem Onayı verilir. Onay verilen doküman LS-01 Doküman Listesi ne kaydedilir. Dokümanların güncelliği dönem sonunda bu listeden kontrol edilir. 5.1.1. Dokümanların Yapısı Dokümanların yapısı uygun ise doğrudan LS-01 Ana Doküman Listesi ne alınırlar. Yapısı gereği form kullanılması mümkün olmayan dokümanlar farklı formatla da kullanılabilir. Ancak, aksi belirtilmedikçe, kullanılan tüm formatlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. (Form No: FR-02; :00.00.0000; :00)
Sayfa 3/7 Bu bilgiler; Barış Tatil Sitesi Amblemi Doküman Adı Doküman No 5.1.1.2. Prosedür ve Talimatlar Yürütülen faaliyetlere ilişkin genel esaslar ve kurallar prosedürlerde açıklanır. Prosedürlerde tanımlanan faaliyetlerin detaylarının açıklanmasına ilişkin esaslar ve kurallar için talimatlar hazırlanır. (Örneğin; Giriş Kapısı Güvenlik Kontrol Talimatı gibi) Prosedürler aşağıdaki 6 ana başlığı içerir: 1. AMAÇ 2. KAPSAM 3. TANIMLAR 4. SORUMLULUKLAR 5. UYGULAMA 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR Bu ana başlıklara ek başlık eklenemez. Eklenmesine ihtiyaç duyulan başlıklar UYGULAMA aşamasına alt başlık olarak tanımlanmalıdır. Prosedür ve talimatların hazırlanmasında içerik olarak bu prosedür (Doküman Hazırlama Prosedürü) örnek alınır. Prosedür ve Talimatlar Yönetim Kurulu onayı ile yürürlüğe girer. 5.1.1.3 İş Akışları İş Akış Şemaları İş Akışı Formu formatında hazırlanır. İş Akış Şemalarında kullanılan süreç adımı türleri ve sembolleri; İşlem/ Faaliyet Faaliyet/işlem/süreç adımı Kontrol/ Karar/ Onay Kontrol/karar/onay işlemi Sayfa bağlantısı Sayfalar arasındaki bağlantı (sayfa başlangıc/bitişi) (Form No: FR-02; :00.00.0000; :00)
Sayfa 4/7 İş akış şemalarının hazırlanmasında, bu prosedür ekinde belirtilen doküman hazırlama, revizyon ve iptal iş akış süreçleri uygulama örneği olarak kullanılabilir. 5.1.1.4. Formlar Formlar, kayıtların oluşturulması amacıyla kullanılır. Bağımsız olarak veya herhangi bir dokümana (prosedür, talimat, iş akış süreci vb.) bağlı olarak hazırlanır. Formlar, kullanılacakları yere ve kullanım şartlarına göre kağıt ortamında veya elektronik ortamda kullanıma uygun olarak tasarlanabilirler. Formların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. İhtiyaç doğrultusunda uygun bir formatta oluşturulabilirler. Bununla birlikte tüm formların uygun bir yerine Barış Tatil Sitesi amblemi, form adı, doküman numarası (form numarası), revizyon tarihi ve revizyon numarasının yazılması gerekmektedir. 5.1.1.5. Liste ve Planlar Liste ve planların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. İhtiyaç doğrultusunda uygun bir formatta oluşturulabilirler. Bununla birlikte tüm liste ve planlar madde 5.1.1 de belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. Tüm liste ve planlar bir form kullanılarak oluşturulur. 5.1.1.6. Kılavuzlar Kılavuzların hazırlanması özel bir şekle tabi olmayıp detayını anlattığı işlerin açıkça belirtilmesi esastır. Kılavuzların içerisinde Barış Tatil Sitesi amblemi, kılavuz adı, doküman numarası, revizyon tarihi ve revizyon numarasının yazılması gerekmektedir. 5.1.2 Dokümanların Numaralandırılması Dokümanlar, aşağıda belirtilen kodlama şekline uygun olarak, doküman numarası ile numaralandırılır. XX - 00 - : Dokümanın cinsi - sıra numarası XX: Dokümanın Cinsi: Dokümanın cinsini tanımlayan kod kısaltmasını temsil eder. İki haneden oluşur (örneğin: PR-04). BTS de tanımlanan dokümanlar ve kısaltmaları aşağıda belirtilmektedir. PR. Prosedür TL.. Talimat KŞ.. Kaplumbağa Şeması (Form No: FR-02; :00.00.0000; :00)
Sayfa 5/7 FR.. Form İA.. İş Akışı PL.. Plan LS..Liste YD.Yönetim Dokümanı KL. Kılavuz YÖ Yönerge YN Yönetmelik SÖ Sözleşme İK.. Süreç İzleme Karnesi DD Diğer Doküman DŞ Dış Kaynaklı Doküman 00: Sıra Numarası: Aynı türdeki dokümanlara 01 den başlayarak LS-01 Ana Doküman Listesi üzerinden sırayla verilen numara. 5.2. Dokümanların Gözden Geçirilmesi ve Revizyonu 5.2.1.Gözden Geçirme Dokümanlar, yapılan işe uygunluk açısından sürekli gözden geçirilir. Zaman içerisinde faaliyetlerdeki değişiklikler ve gelişmeler nedeniyle doküman ile uygulama arasında ortaya çıkabilecek farklılıklar durumunda revizyon süreci başlatılır. Her dönemin sonunda, uygulanan dokümanlar gözden geçirilerek, revizyon gerekip gerekmediği hususu değerlendirilir. Revizyon gerektiren dokümanlar için revizyon süreci başlatılır. Sistemi etkileyebilecek büyük değişiklikler olması durumunda ilgili tüm dokümantasyonun gözden geçirilmesi ve gerekli ise revizyon sürecinin başlatılması gerekebilir. 5.2.2.Revizyon Bir doküman için revizyon kararı verildiğinde, prensipte yeni bir doküman yazılıyormuş gibi tüm aşamalar (madde 5.1) yeniden takip edilir. Prosedürlerdeki ve talimatlardaki değişiklikler Revizyon Takip Tablosu ile takip edilir. Bu tabloda, değişiklik yapılan bölüm, tarih ve revizyon numarası gibi bilgilere ulaşmak mümkündür. Revizyon Takip Tablosu aşağıda belirtilen şekilde yazılır. Revizyon Takip Tablosu REVİZYON NO TARİH AÇIKLAMA (Form No: FR-02; :00.00.0000; :00)
Sayfa 6/7 Revizyon Takip Tablosu, dokümanın başına AMAÇ bölümünün üstüne yazılır. Bir dokümanda beşten fazla revizyon yapılması halinde tabloda son beş revizyon gösterilir. İlk yayınlanan doküman 00 revizyon no su ile yayınlanır. Her revizyonda bu numara birer arttırılır. Tüm dokümanların son revizyonlarını göstermek amacıyla LS-01 Doküman Listesi kullanılır. Faaliyet ve sorumluluk yapısını etkileyen doküman revizyonları web sitesinde duyurulur ve e-mail ile ilgililere bildirilir. 5.3. Dokümanların İptali İptal talebi FR-01 Doküman Talep Formu ile yapılır. Talep değerlendirilir, gerekli görülen ilgili kişilerin de görüşü alınır. 5.4. Arşiv İptal edilen dokümanlarla revize edilen dokümanların güncelliğini yitirmiş olan suretlerinin saklanmasından Yönetim sorumludur. Revize veya iptal edilen dokümanların web sitesi üzerinden yayınlanan elektronik ortamdaki kopyaları Yönetim Sorumlusu tarafından web sitesi üzerinden kaldırılır. Böylece güncelliğini yitirmiş olan dokümana erişim engellenir. Güncelliğini yitirmiş olan bu dokümanlar Yönetim Sorumlusu tarafından bilgisayar ortamında arşivlenir. 5.5. Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü Gerekli dış kaynaklı dokümanlar LS-01 Ana Doküman Listesi kullanılarak Yönetim tarafından tanımlanır. Faaliyetler işbu dış kaynaklı dokümanların güncel revizyonlarında tanımlanan kurallara uygun olarak yürütülür. 5.6. Dokümanların etkin kullanımı Gerekli olan tüm iç ve dış kaynaklı dokümanlar izlenir. İlgili kullanıcılara gönderilir. Ayrıca web sitesi üzerinden yayınlanır. Web sitesine, www.baristatilsitesi.com adresinden ulaşılabilir. Yönetim Sorumlusu, dokümanların bu prosedürde tanımlanan kurallara uygun olarak hazırlanmasından sorumludur. Bu amaçla, bu prosedüre uygun olarak hazırlanmamış dokümanların tespit edilerek bu prosedüre uygun hale getirilmesini sağlar. (Form No: FR-02; :00.00.0000; :00)
Sayfa 7/7 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. Dış Kaynaklı Dokümanlar 6.2. İç Kaynaklı Dokümanlar FR-01 Doküman Talep Formu İA-01 Doküman Hazırlama İş Akışı LS-01 Ana Doküman Listesi (Form No: FR-02; :00.00.0000; :00)