Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 1 / 13 İÇİNDEKİLER 1. Amaç... 2 2. Kapsam... 2 3. Sorumlular... 2 4. Tanımlar... 3 5. ÖĞRENCİLERDEN ALINAN DİPLOMALAR... 3 5.1.Diplomaların Teslim Alınması... 4 5.2.Diplomaların Tasnifi ve Muhafazası... 4 5.3.Diplomaların Teslim Edilmesi... 4 6. MEZUNİYET TARİHİ... 4 7. ÖNLİSANS DİPLOMASI... 5 8. MEZUNİYET ÖNCESİ SORUNLAR ve ÇÖZÜMLER... 5 9. MEZUNİYETİ BELİRTEN YAZI... 6 10. DİPLOMA EKİ... 6 11. MEZUNİYET DİPLOMALARI... 7 12. DİPLOMALARIN TESLİM EDİLMESİ... 7 13. DİPLOMA YENİLEME... 8 13.1.Diplomanın Kaybedilmesi... 8 13.2.Nüfus Kaydı Değişikliği ve Yenileme... 9
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 2 / 13 14. MEZUNİYET TÖRENİ... 10 15. MEZUNİYET SONRASI TAKİP ve HABERLEŞME... 11 16. DİĞER HÜKÜMLER... 11 16.1.Onur ve Yüksek Onur Öğrencisi... 11 16.2.Not Durum Belgesi... 11 16.3.Engelli Öğrenciler... 12 16.4.Hüküm Bulunmayan Haller... 12 17. YÜRÜRLÜK... 13 18. YÜRÜTME... 13 1. AMAÇ Fakülte programlarına kayıt yaptıran öğrencilerin diploma, mezuniyet ve mezuniyet sonrası yürütülecek faaliyetlerin yöntemini belirlemektir. 2. KAPSAM Fakülte bünyesinde diploma, mezuniyet ve mezuniyet sonrası yürütülen faaliyetlerin tümünü kapsar. 3. SORUMLULAR Dekan, Eğitim Öğretim Sürecinin sorumlusu, süreç asistanları; Diploma, Mezuniyet ve Mezuniyet Sonrası Şubesinin sorumlusu ve çalışanları sorumludur.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 3 / 13 4. TANIMLAR AGNO: Ağırlıklı genel not ortalamasıdır. AKTS: Öğrencilerin yurt içinde ve yurt dışında aldıkları ve başarılı oldukları ders kredilerinin ve notlarının bir yükseköğretim kurumundan diğerine transfer edilmelerini sağlayan Avrupa Kredi Transfer Sistemidir. AUZEF: İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi Dekan: İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi Dekanı Fakülte: İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi Genel Sekreter: İstanbul Üniversitesi Genel Sekreteri Otomasyon Sistemi: Fakültenin kullandığı öğrenci bilgi yönetim sistemi ÖİDB: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Rektör: İstanbul Üniversitesi Rektörü Rektörlük: İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü Süreç: Eğitim Öğretim Süreci Şube: Diploma, Mezuniyet ve Mezuniyet Sonrası Şubesi 5. ÖĞRENCİLERDEN ALINAN DİPLOMALAR Kayıt sürecinde öğrencilerden alınan diplomalar ve mezuniyet belgeleri aynı işlemlere tabidir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 4 / 13 5.1.Diplomaların Teslim Alınması Kayıt sürecinde öğrencilerden alınan diplomalar ve mezuniyet belgeleri, öğrencinin programlarına göre ayrılmış olarak Kayıt ve Kayıtlı Öğrenci Takip Analiz Şubesinden teslim alınır. 5.2.Diplomaların Tasnifi ve Muhafazası Teslim alınan diplomalar için diploma listeleri hazırlanır. Hazırlanan listelerde en az öğrencinin adı, soyadı, öğrenci numarası, öğrenim gördüğü program bulunur. Diploma sahibi veya yakınları tarafından teslim alınmayan diplomalar süreç sorumlusunun belirlediği bir yerde muhafaza edilir. 5.3.Diplomaların Teslim Edilmesi Kayıt sürecinde öğrencilerden alınan diplomalar öğrencinin talep etmesi üzerine 9. madde hükümlerine ve Diploma Teslimi İş Analizi ne göre diploma sahiplerine veya vekalet ile yakınlarına teslim edilir. 6. MEZUNİYET TARİHİ Kayıtlı olduğu programın bütün gereklerini yerine getirenlerin mezuniyet tarihi, ilgili dönemin/yılın dönem sonu/yıl sonu sınavlarının, bütünleme sınavlarının ve mazeret sınavına girenler için dönem sonu mazeret sınavlarının bitim tarihidir. Bunun dışında öğrencinin staj, ek sınav, proje veya tez çalışmasının sonuçlandığı tarih mezuniyet tarihi olarak belirlenir. Mezuniyet tarihi (bitirilen yıl, yarıyıl, gün ve ay belirtilerek) yazılır. Bir lisans programına kayıtlı iken kaydını sildirip, ön lisans diploması alanların mezuniyet tarihi ise birinci paragrafta belirtildiği şekilde belirlenir. Ayrıca diplomanın arka yüzünde öğrencinin ön lisans diploması almak için kaydını sildirdiği tarih ile diploma düzenleme tarihi yer alır. Ancak, sınavların
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 5 / 13 bitim tarihinin belirlenememesi durumunda mezuniyet tarihi ilk dört yarıyılı /iki yılı başardığı ilgili öğretim yılı veya dönemin sonu olarak belirlenir ve diplomada belirtilir. 7. ÖNLİSANS DİPLOMASI Devletin şahsiyetine karşı işlediği cürümler sebebiyle hüküm giyenler ile disiplin cezası alarak yükseköğretim kurumlarından uzaklaştırılanlar hariç olmak üzere, en az 120 AKTS kredilik ders alarak başarılı olan ve 2,00 Genel Not Ortalamasını sağlayarak lisans programının en az ilk dört yarı yılının bütün zorunlu derslerinden başarılı olan öğrencilere programdan kaydını sildirmek koşuluyla ön lisans diploması verilir. Önlisans diplomasında alan belirtilmez, öğrencinin 2 yıllık yükseköğrenim mezunu olduğu belirtilir. Bu diploma alan belirlememekte, sadece önlisans derecesi vermektedir. Önlisans diploması almak için yapılacak başvurular herhangi bir süre ile sınırlı değildir. Bir öğrencinin mezuniyete hak kazanabilmesi için ilgili dönemde kayıtlı olması gerekir. Mezuniyet tarihi öğrencinin başarılı olduğu son sınava girdiği tarih, staj zorunluluğu olan programlarda stajın bittiği tarihtir. Önlisans diploması alan mezunların, lisans öğrenimlerine devam etmek istemeleri durumunda önlisans diplomasını iade etmeden devam etmek istedikleri lisans programlarına kayıtları yapılmaz. Mezuniyet sonrasında önlisans diploması geri verilmez. 8. MEZUNİYET ÖNCESİ SORUNLAR VE ÇÖZÜMLER Şube sorumlusu, mezuniyet öncesi son yarıyılda öğrencilerin fakülteye iletilen sorunlarına en kısa zamanda çözüm getirir, önemli gördüğü sorunları mezunlardan yazılı olarak ister ve süreç sorumlusuna bilgi verir. Mezuniyet öncesi sorunlar ve çözümler için aylık rapor düzenlenir ve bu rapor doğrultusunda yönetim bilgilendirilir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 6 / 13 9. MEZUNİYETİ BELİRTEN YAZI Diplomaya hak kazanmış, diploması henüz düzenlenmemiş önlisans ve lisans mezunlarına, istekleri üzerine mezuniyetini belirten bir yazı verilir. Bu yazının sağ alt köşesi dekan veya dekan vekili tarafından imzalanır. İmzanın üzerine fakültenin mührü basılır. Mezuniyeti belirten yazı, tarih ve sayı numarası atıldıktan sonra mezuna 9. Madde hükümlerine uygun olarak verilir. Mezuniyeti belirten yazı talebi için dilekçe verilir. Mezunlar Mezuniyet Sonrası Takip ve Haberleşme Anketi ne katılır. 10. DİPLOMA EKİ Kayıtlı oldukları programları başarıyla tamamlayarak diploma almaya hak kazanan mezunlara, fakültede hazırlanan ÖİDB tarafından onaylanan Diploma Eki verilir. İngilizce hazırlanan Diploma Eki AUZEF mezunlarına diplomalarıyla birlikte ücretsiz olarak verilir. Diploma Eki, yüksek öğretim diplomasına yapılan bir ek olup diplomanın akademik ve profesyonel anlamda tanınmasını kolaylaştırır, ancak diplomanın yerini almaz ve uluslararası akademik tanınırlığı garanti etmez. Diploma Ekini hak etmiş olan mezunun kimliği, diploma ekini hak etme nedenini teşkil eden bilgiler, kazanılmış yeti; Diploma Ekinin verilmesini sağlayan kazanılmış yetinin düzeyi, içerik ve sonuçları, işlevi; ek bilgiler, Diploma Ekinin resmî tasdiki, Ulusal Yüksek Öğrenim Sistemi hakkında bilgi Diploma Ekininde bulunur. Bu hususların doldurulması gerekmektedir. Bilgi verilmeyen (boş bırakılan) bir yer olursa, niçin boş bırakıldığına dair açıklama belirtilmesi gerekir. Öğrencinin öğrenimi süresince almış olduğu bütün derslerin adlarının, içeriklerinin ve AKTS kredileri bilgilerinin yer aldığı diploma ekinde sol alt köşede Öğrenci İşleri Daire Başkanının adı, soyadı ve imzası, sağ alt köşede İstanbul Üniversitesi nin hologramı yer alır. Diploma Eki ve üzerindeki imza
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 7 / 13 bilgisayar ortamında basılır. Orijinal Diplomada adı verilen kişinin ait olduğu ulusal yüksek öğrenim sisteminin bir tarifi Diploma Ekine iliştirilir. 11. MEZUNİYET DİPLOMALARI Mezun öğrencilerin otomasyon sisteminin Diploması Görüntülenecek Öğrenci sayfasında olması ve bu öğrencilerin mezuniyet kontrollerinin yapılması görevlerinin yürütülmesinden Kayıt ve Kayıtlı Öğrenci Takip Analiz Şubesi sorumludur. Fakülte Yönetiminin mezuniyet kararlarını alması, ÖİDB den diplomanın hazırlanacağı kağıtların temin edilmesi, diplomaların hazırlanması, diploma defterlerinin hazırlanması, bu evrakların dekana imzalatılması ve soğuk mühürün basılması, diplomanın arka yüzünün hazırlayan tarafından imzalanması, diplomaların son kontrollerinin yapılması; diplomaların, diploma eklerinin ve diploma defterlerinin ÖİDB na gönderilmesi ile ÖİDB den imzalanmış olarak teslim alınması, diplomaların tasnif ve muhafaza edilmesi, diploma teslim listelerini oluşturulması görevlerinin yürütülmesinden Diploma, Mezuniyet ve Mezuniyet Sonrası Şubesi sorumludur. 12. DİPLOMALARIN TESLİM EDİLMESİ Mezuniyet diplomaları, AUZEF tarafından yemin metni okutularak imza karşılığı teslim edilir. Şube sorumlusu tarafından hazırlanan diploma teslim listesinde en az öğrencinin adı, soyadı, öğrenci numarası, öğrenim gördüğü programı, imzası ve teslim tarihi bulunur. Teslim edilen diplomalar ile birlikte mezunların kayıt sürecinden kalan diplomaları, Diploma Eki ve Not Durum Belgesi (Transkript) birlikte verilir. Diplomalar öğrencilerin kendisine veya öğrencinin noterde özel vekâlet verdiği yakınlarına teslim teslim edilir. Vekâletname ibraz edecek mezun yakınları, vekâletnamenin aslını ibraz eder. Vekâletnamede diploma veya mezuniyete ilişkin belgeleri almaya yetkili kılındığı belirtilir. Hak sahibinin, yurt dışında bulunması halinde T.C. konsolosluklarından alınmış vekaletname ile, ölümü halinde Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği ni beyan etmesi ve mezunun ölümünü
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 8 / 13 belgelemesi koşulu ile birinci derece yakınına teslim edilir. Bu durum daha sonra başvuruda bulunan diğer kanuni mirasçılarına (istekleri halinde yazı ile) bildirilir. Posta ile diploma gönderilmez, telefon ya da faksla yapılan talepler dikkate alınmaz. Mezuniyet Sonrası Takip ve Haberleşme Anketi ne katılmayan öğrencilerin diplomaları ve mezuniyetini belirten yazıları verilmez. 13. DİPLOMA YENİLEME Diplomasını veya Diploma Ekini değiştirmek veya yenilemek isteyenlere, yasa ve yönetmeliklerle yenisinin verilmesi yasaklanmıştır; fakat aşağıda belirtilen şartların yerine getirilmesi durumunda ikinci bir nüshası (DUPLİKATA) verilebilir. 13.1.Diplomanın Kaybedilmesi Diplomasını, Diploma Ekini kaybedenler Ankara, İstanbul ve İzmir de yayınlanan ve ülke çapında dağıtımı yapılan yüksek tirajlı bir gazetede kayıp ilanı verirler. Bu ilanda kayıp edilen belgenin tam adı, nereden alındığı, mezuniyet tarihi ve kaybedilmesinden dolayı geçersiz olduğu belirtilir. Belgesini kaybeden kişi, Diplomanın Kaybedilmesi hakkında dilekçe, kayıp ilanının çıktığı gazete kupürü, onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı sureti ve belge harcının yatırıldığını gösteren banka dekontu ile birlikte fakülteye başvurur. Fakülte Yönetim Kurulu evrakı inceler ve talebin kabul edilip edilmeyeceğine karar verir. Talebin kabulü halinde diploma ve sertifikanın ikinci nüshası (duplikata) hazırlanır. İkinci nüshasına aslında bulunan aynı numaralar, kayıtlar ve imza sahiplerinin ad ve soyadları yazılır, fakat imzalar atılmaz. Düzenlenen ikinci nüshalarda değiştirilme gerekçesi belirtilerek belgenin ön ve arka yüzüne kırmızı sabit mürekkeple DUPLİKATA kaşesi basılır. Bu suretle hazırlanan duplikatanın arkasının sol alt tarafına o günkü tarih atılır ve dekanın adı, soyadı ve unvanı yazıldıktan
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 9 / 13 sonra imzalanır. Fakülte mühürü basılarak üst yazı ekinde, duplikata diploma, diploma defter yaprağı, kayıp ilanı ve mezun olunan kurumun yönetim kurulu kararı, rektörlük onayına sunulur. Sağ alt köşeye yapılan rektörlük onayından ve duplikatanın ön yüzüne basılan rektörlük soğuk damgasından sonra, duplikata diploma ve diploma defter yaprağı, mezun olunan kuruma gönderilir. Bu kurum, duplikatayı, diploma ve sertifikaların verilmesinde takip edilen usule uygun olarak sahibine verir. Duplikatasını kaybedenlere tekrar bir nüsha verilmez; yalnız onaylı kayıp kağıdı verilir. Kayıp kağıdının verilmesinde de duplikataların verilmesi usulüne uyulur. İkinci nüsha verildiği tarihteki rektör ve dekan tarafından imzalanır. Kapatılan ya da ismi değiştirilen program mezunlarının diplomaları rektör ile rektörlük tarafından tanımlanan kişi tarafından imzalanır. 13.2.Nüfus Kaydı Değişikliği ve Yenileme Mezuniyetten sonra öğrencinin evlilik nedeniyle veya mahkeme kararıyla ad soyadı gibi kimlik bilgilerinde ya da nüfus kaydını ilgilendiren diğer bilgilerinde değişiklik olması durumunda, kendi talebi doğrultusunda diploması henüz hazırlanmamışsa yeni bilgilerle düzenlenir; hazırlanmış ise diploma / belge üzerindeki değişiklikler tarih belirtmek ve gerekli açıklama yazılmak suretiyle yapılır. Kimlik ve mezuniyet bilgilerinin korunmuş olması kaydıyla, yırtılan, herhangi bir nedenle tahrip olan veya zorunlu nedenlerle tümüyle yeniden düzenlenmesi gereken diplomaların belgelerin yerine yenisi ( ikinci nüsha olarak ) hazırlanır. Diplomasını değiştirmek isteyen mezun, bir dilekçe ile başvurur. Dilekçeye eski diploma, onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı sureti ve belge harcının yatırıldığını gösteren banka dekontu eklenir. Düzenlenecek olan diplomanın ön yüzüne ikinci nüsha ibaresi arka yüzüne Kayıp/Değiştirme Nedeni İle Yeniden Hazırlanmıştır ibaresi ve hazırlandığı tarih yazılır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 10 / 13 Mahkeme kararına dayalı nüfus kaydı değişikliği, Öğrenci İşleri Daire Başkanı ile genel sekreterinin parafı, rektörün imzası ve rektörlüğün mührüyle onaylanır. Onay işleminin yapılabilmesi için, ilgili dekanlık veya müdürlük yazısı ekinde nüfus cüzdanı ve mahkeme kararının noterden onaylı fotokopileri ile diploma ve diploma defteri rektörlüğe sunulur. Diploma defterinde gerekli düzeltme, rektörlük tarafından yapılır. Rektörlük onayından sonra, şerhli diploma ve diploma defterlerinin biri ÖİDB den teslim alınır. Diplomada kurum tarafından yapılan bir hata varsa, yeni diploma düzenlenir. Diplomaya ikinci nüsha için yapılanlar uygulanmaz. İptal edilen diplomalar, üzerine iptal yazılarak saklanır. Hatalı düzenlenen diplomalar imha edilmez, her iki yüzüne iptal kaşesi basılarak saklanır. 14. MEZUNİYET TÖRENİ Mezuniyet töreni planlamalarında; mezuniyet töreninin tarihi, saati, yeri ve programın içeriği belirlenir. Oturma planı hazırlanır. Tüm mezunlar ve mezun yakınları törene davet edilir. Diğer davetliler fakülte yönetimi tarafından belirlenir. Fakültenin mezuniyet törenlerinde eğitim öğretim yılı yerine mezuniyet töreninin sayısı belirtilir. Tören programı, cübbe ve kep dağıtımı, tören alanına ulaşım konularında tüm davetliler bilgilendirilir. Tören sırasında mezunların cübbe ve kep giymeleri zorunludur. Fakültenin temin ettiği cübbe ve kepler depozito karşılığı törene katılacak mezunlara verilir. Depozito miktarını fakülte yönetimi belirler. Mezunlar cübbe ve kepleri teslim aldıkları gibi geri getirmeleri durumunda ödedikleri depozitoları kesinti olmaksızın geri alırlar. Törene fakültenin tüm akademik ve idari personelleri katılır. Törene katılamayacaklar şube sorumlusuna katılamama gerekçesini yazılı olarak en az on gün önceden bildirir. Mezuniyet törenlerinde mezunların diplomaları 8. Madde hükümlerine göre teslim edilir. Törende ilk konuşma sırası fakülte birincisine verilir. Dereceye girenlere ödül verilir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 11 / 13 15. MEZUNİYET SONRASI TAKİP VE HABERLEŞME Mezunların listesi üzerinden takip ve haberleşme sistemi şube sorumlusu ve çalışanları tarafından yürütülür. Bu listede en az mezunun adı, soyadı, öğrenci numarası, öğrenim gördüğü program, iletişim bilgileri, başarı notu ve katılmış olduğu anket bilgileri yer alır. Eğitim öğretim sonunda mezunlar için anket hazırlanır. Mezunlar için anket AUZEF in resmi web sitesinde yapılır. 16. DİĞER HÜKÜMLER Onur ve yüksek onur öğrencisi, not durum belgesi, engelli öğrenciler, hüküm bulunmayan haller ve genel hükümler hususlarında açıklamalar yapılmıştır. Evrakların dosyalanması manuel sistem ile birlikte elektronik ortamda yapılır. Şubede faaliyetler Karınca İş Takip Sistemi kullanılarak yürütülür. Şube sorumlusu ve çalışanları bu sistemde talep oluşturur, talebi üzerine alır veya yönlendirir; görevi başlatır ve tamamlar. En son talep kapatılır. 16.1.Onur ve Yüksek Onur Öğrencisi Tüm derslere ilişkin AGNO su, 3.00 3.49 arasında olan öğrenciler onur öğrencisi; 3.50 4.00 arasında olan öğrenciler ise yüksek onur öğrencisi olarak mezun olurlar ve bu durumları not durum belgesinde (transkript) belirtilir. Ancak, disiplin cezası alan ve FF, FD notu olan öğrenciler belirtilen not ortalamalarını sağlasalar bile onur öğrencisi veya yüksek onur öğrencisi sayılmaz. 16.2.Not Durum Belgesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi mezunlarına, Kayıt ve Kayıtlı Öğrenci Takip Analiz Şubesi tarafından mezuniyet derecesini, AGNO sunu, devam ettikleri bölüm veya program ile aldıkları ders,
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 12 / 13 proje, laboratuvar ve bitirme projesini, başarı notlarıyla birlikte gösteren bir not durum belgesi diploması ile birlikte (transkript) verilir. 16.3.Engelli Öğrenciler Üniversite ve fakülte yönetimi, engelli öğrenciler için gerekli düzenlemeleri yapma ve uygulama konusunda yetkilidir. 16.4.Hüküm Bulunmayan Haller nda hüküm bulunmayan hallerde; ilgili diğer mevzuat hükümlerine ters düşmeyecek şekilde süreç sorumlusunun veya şube sorumlusunun kararları uygulanır. Bu standart Hükümleri çerçevesinde faaliyetlerin tümü İstanbul üniversitesinin ilgili mevzuatlarına uygun olarak yürütülür.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-06 Yayın Tarihi:30.06.2014 Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 13 / 13 17. YÜRÜRLÜK Bu standart Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi Dekanı tarafından onaylandığı gün yürürlüğe girer. 18. YÜRÜTME Bu standart hükümlerini Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi Dekanı yürütür.