01.01.2015 TARĠHĠNDE YÜRÜRLÜĞE GĠREN KAYIT SAKLAMA ZORUNLULUĞU HAKKINDAKĠ MEVZUAT, BĠRAZ UZUN AMA CEZALI DURUMA DÜġMEMELERĠ ĠÇĠN ĠLGĠLĠLERĠN OKUMALARINI ÖNERĠRĠM. BU DÜZENLEME ÖTV. MÜKELLEFLERĠNĠ, TÜTÜN TĠCARETĠ YETKĠ BELGESĠ OLANLARI, BAYĠLĠK LĠSANSINA SAHĠP AKARYAKIT VE OTOGAZ ĠSTASYONLARINI VE AġAĞIDA 3. MADDEDE YAZILI DĠĞER ĠġLETMELERĠ KAPSAMINA ALMAKTADIR. 431 SIRA NO'LU VERGĠ USUL KANUNU GENEL TEBLĠĞĠ Resmi Gazete Sayısı 28866 Resmi Gazete Tarihi 29/12/2013 BĠRĠNCĠ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve kapsam MADDE 1 - (1) GeliĢen bilgi ve iletiģim teknolojilerinin sunduğu imkânlar çerçevesinde mükelleflerin önemli bir bölümü, basit muhasebe programlarından kurumsal kaynak planlama sistemlerine kadar oldukça geniģ bir yelpazede bulunan yazılımları, vergi ile ilgili olay ve iģlemlerin takip edilmesi amacı ile kullanmaktadır. Artan faaliyet hacimlerinin de doğal sonucu olan bu durum, vergi ile ilgili kayıtların niteliğini değiģtirmekte, neticede vergi denetim süreçleri ile ilgili yeni usul ve esasların belirlenmesini zorunlu kılmaktadır. (2) Vergi denetim faaliyetlerinin geliģen teknolojilere uygun bir Ģekilde yürütülebilmesi amacı ile belirlenen konulara iliģkin kayıtların elektronik ortamda oluģturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine (Kayıt Saklama Gereksinimleri) dair usul ve esaslar bu Tebliğin konusunu teģkil etmektedir. Yetki MADDE 2 - (1) 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının birinci bendinde, Maliye Bakanlığının, mükellef ve meslek grupları itibarıyla muhasebe usul ve esaslarını tespit etmeye, mezkûr Kanuna göre tutulmakta olan defter ve belgeler ile bunlara ilaveten tutulmasını veya düzenlenmesini uygun gördüğü defter ve belgelerin mahiyet, Ģekil ve ihtiva etmesi zorunlu bilgileri belirlemeye, bunlarda değiģiklik yapmaya; bedeli karģılığında basıp dağıtmaya veya üçüncü kiģilere bastırıp dağıtmaya veya dağıttırmaya, bunların kayıtlarını tutturmaya bu defter ve belgelere tasdik, muhafaza ve ibraz zorunluluğu getirmeye veya kaldırmaya, yine mezkûr Kanuna göre tutulacak defter ve düzenlenecek belgelerin tutulması ve düzenlenmesi zorunluluğunu kaldırmaya yetkili olduğu hükme bağlanmıģtır. (2) Ayrıca söz konusu maddenin birinci fıkrasının üçüncü bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiģ veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu Ģekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıģtır. (3) Öte yandan mezkûr Kanunun mükerrer 242 nci maddesinin ikinci fıkrası ile Maliye Bakanlığı, elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluģturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına iliģkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dâhil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletiģim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya iliģkin usul ve esasları tespit etmeye, mezkûr Kanun kapsamına giren iģlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıģtır. Söz konusu fıkrada ayrıca, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere iliģkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara iliģkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıģtır. (4) Son olarak yine aynı Kanunun 175 inci maddesinin son fıkrasında, Maliye Bakanlığının, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kiģilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgarî hususlar ile standartları ve uygulamaya iliģkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu hükmü yer almaktadır.
ĠKĠNCĠ BÖLÜM Kayıt Saklama Gereksinimleri a giren mükellefler MADDE 3 - (1) AĢağıda yer alan mükellefler, Tebliğ ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluģturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bu kapsamda oluģturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine iliģkin olarak hazırlanması mecburidir. a) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aģağıdaki faaliyetlerde bulunanlar; 1) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taģıma, dağıtıcı, depolama (deniz taģıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve iģleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, 2) 18/4/2001 tarihli ve 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satıģ, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, 3) 2/3/2005 tarihli ve 5307 sayılı SıvılaĢtırılmıĢ Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taģıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar, b) Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak, 1) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almıģ gerçek ve tüzel kiģiler, 2) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almıģ gerçek ve tüzel kiģiler, 3) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almıģ gerçek ve tüzel kiģilerin mamullerinin, Toptan SatıĢ Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleģtiren gerçek ve tüzel kiģiler. (2) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kurum, kuruluģlar, kamu iktisadi kuruluģları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluģlar yukarıda belirlenen kapsamın dıģındadır. Kayıtların oluģturulması, muhafazası ve ibrazı MADDE 4 - (1) Bu Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uygun kayıtların, elektronik ortamda oluģturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Tebliğ ekinde belirlenen konulara iliģkin kayıtlar, Tebliğ ekinde belirlenen asgari içeriğe sahip olacak Ģekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluģturulur. Ancak mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde söz konusu kayıtlara, belirlenen asgari içeriğe ilave bilgiler de ekleyebilirler. Bu durumda, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ilave bilgileri de kapsar. (2) Mükellefler, bu Tebliğ kapsamındaki kayıtlara iliģkin oluģturma iģlemini, iģlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadır. Bilgi sisteminin özellikleri MADDE 5 - (1) Tebliğ ekinde yer alan konulara iliģkin kayıtların elektronik ortamda oluģturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi sırasında kullanılacak olan bilgi sisteminin (yazılım ve donanım) taģıması gereken asgari özellikler aģağıda yer almaktadır. a) Bu Tebliğ kapsamında belirlenen usul ve esaslara uygun nitelikteki kayıtları oluģturup istenildiğinde ibraz edilecek Ģekilde muhafaza edebilmelidir. b) Muhafaza edilen kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya baģka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aģağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır. 1).xls - Microsoft Excel dosyası, 2).xlsx - Microsoft Excel dosyası, 3).txt - Düz metin dosyası, 4).csv - Virgül ile ayrılmıģ değer dosyası, 5).xml - GeniĢletilebilir iģaretleme dili dosyası. c) Yetkililer tarafından istenilmesi durumunda, muhafaza edilen kayıtlara eriģimin sağlanması ve ihtiyaç duyulan kayıtların kopyalarının çıkarılması konusunda yeterli imkânlara sahip olmalıdır. (2) Mükellefler, Tebliğ ekinde yer alan konulara iliģkin kayıtların oluģturulması ve muhafazası sırasında, istedikleri yazılımları ve donanımları kullanabilirler.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Sorumluluk ve Cezai Müeyyide Sorumluluk ve ceza uygulaması MADDE 6 - (1) OluĢturulan kayıtlarda yer alması gereken asgari unsurlar ile söz konusu kayıtların elektronik ortamda muhafazası ve istenildiğinde ibrazına iliģkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇeĢitli ve Diğer Hükümler Uygulanacak diğer hükümler MADDE 7 - (1) Bu Tebliğde yer alan esaslara uygun olarak oluģturulan kayıtlar, vergi kanunları çerçevesinde istenildiğinde ibraz edilmek üzere elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. (2) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, oluģturulan kayıtlara iliģkin her türlü dosya, veritabanı dosyası, saklama ortamı ve görüntüleme araçlarını kapsamakta olup, elektronik kayıtlara istenildiğinde kolaylıkla eriģebilmeyi, anlaģılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. (3) Muhafaza ve ibraz iģleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluģturulan kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi iģlem sistemlerinde gerçekleģtirilir. (4) Gerekli görülen durumlarda Maliye Bakanlığı, bu Tebliğ kapsamında üretilen kayıtların ibrazını, belirlenecek standartlara uygun olarak mükelleflere ait bilgi iģlem sistem veya sistemlerine sürekli eriģimin sağlanması da dâhil olmak üzere farklı yöntemler kullanmak suretiyle isteyebilir. Bu kapsamda kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenir. Bilgi iģlem sistemine eriģim ile ilgili yetki, sektörler, mükellef grupları ve/veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir. (5) Bu Tebliğ kapsamındaki kayıtlara iliģkin olarak mükellefler, Maliye Bakanlığı veya vergi incelemesine yetkili olanların talebi üzerine, ilgili bilgi sistem veya sistemlerinin bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaģım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. (6) Mükellefler, bu Tebliğ kapsamındaki kayıtların oluģturulması sırasında kullanılan bilgi iģlem sistemlerinin sağlıklı bir biçimde çalıģabilmesi ile ilgili her türlü önlemi almak zorundadırlar. (7) Maliye Bakanlığı, bu Tebliğ kapsamında belirlenen esaslar çerçevesindeki kayıtların oluģturulması için kullanılacak bilgi sistemlerine yönelik, baģta elektronik imza ve mali mühür kullanımı ile veri aktarımına iliģkin standartlar olmak üzere her türlü standardı belirlemeye ve kullanım zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı bu yetkisini, sektörler, mükellef grupları ve/veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanabilir. Yürürlük MADDE 8 - (1) Bu Tebliğ 1/7/2014 tarihinde yürürlüğe girer. Tebliğ olunur. EK : ASGARĠ KAYIT SAKLAMA GEREKSĠNĠMĠ BELĠRLENEN KONULAR Ek liste buraya alınmamıģtır. GĠB sitesinden listeye ulaģılabilir. VERGĠ USUL KANUNU GENEL TEBLĠĞĠ (SIRA NO: 431) NDE DEĞĠġĠKLĠK YAPILMASINA DAĠR TEBLĠĞ (SIRA NO: 436) Resmi Gazete Sayısı 29044 Resmi Gazete Tarihi 28/06/2014 29/12/2013 tarihli ve 28866 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 431)'nin 8 inci maddesinde yer alan "1/7/2014" ibaresi "1/1/2015" olarak değiģtirilmiģtir. Tebliğ olunur. 431 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine iliģkin açıklamalar
Tarih 29/12/2014 Sayı VUK-70/2014-3 T.C. MALĠYE BAKANLIĞI Gelir Ġdaresi BaĢkanlığı VERGĠ USUL KANUNU SĠRKÜLERĠ / 70 Konusu : 431 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine iliģkin açıklamalar Tarihi : 29/12/2014 Sayısı : VUK-70/2014-3 Ġlgili Olduğu Maddeler: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu 175, Mükerrer 242 ve Mükerrer 257 nci maddeleri. 1. GiriĢ Vergi denetim faaliyetlerinin geliģen teknolojilere uygun bir Ģekilde yürütülebilmesi amacı ile belirlenen konulara iliģkin kayıtların elektronik ortamda oluģturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine (Kayıt Saklama Gereksinimine) dair usul ve esasların yer aldığı 431 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine (Tebliğ) iliģkin açıklamalar bu sirkülerin konusunu teģkil etmektedir. 2., Kayıtların OluĢturulması ve Muhafazası Tebliğin ikinci bölümünde yer alan düzenlemelere göre kapsama giren mükellefler, iģlemlerinin süreklilik arz edip etmediğine bakılmaksızın Tebliğ ekinde yer alan konulara iliģkin kayıtları, yine Tebliğ ekinde yer alan asgari içeriği taģıyacak Ģekilde elektronik ortamda oluģturmak ve istendiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmekle yükümlüdürler. Söz konusu yükümlülük, Tebliğin yürürlük tarihinden itibaren geçerli olmak üzere, mükelleflerin bütün iģ ve iģlemlerini içerecek Ģekilde yerine getirilmelidir. 2.1. a girmekle birlikte Tebliğde yer alan iģlemleri esas faaliyet olarak gerçekleģtirmeyen mükelleflerin sadece ilgili iģlemlere yönelik kayıtları elektronik ortamda oluģturmaları ve muhafaza etmeleri yeterlidir. Örnek: Esas faaliyet konusu motorlu kara taģıtları için parça imalatı olan ABC A.ġ. ÖTV I sayılı liste kapsamında bazı malları üretim faaliyetlerinde kullanmak üzere ithal etmekte olup Ģirketin bu kapsamda ÖTV mükellefiyeti bulunmaktadır. ABC A.ġ.'nin 431 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine iliģkin yükümlülüğü ÖTV I sayılı liste kapsamındaki malların ithalatı, envanteri ve sarfı ile ilgili kayıtlarla sınırlıdır. ABC A.ġ.'nin esas faaliyeti söz konusu malların ithalatı, imalatı veya dağıtımı olmadığından yalnızca ÖTV I sayılı liste kapsamındaki iģlemlere iliģkin kayıtlarını elektronik ortamda oluģturması ve muhafaza etmesi yeterlidir. 2.2. Tebliğin yürürlük tarihi, 436 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 1/1/2015 olarak yeniden belirlenmiģ olup, kapsamda yer alan mükelleflerden Tebliğ ekinde yer alan asgari kayıt içeriklerinin, Tebliğin yürürlük tarihinden önceki dönemleri kapsayacak biçimde ibrazının istenmeyeceği tabiidir. Örnek: (XYZ) A.ġ.'nin ÖTV I sayılı liste kapsamında 2014 hesap döneminde ÖTV mükellefiyeti vardır. Mükellef 2014 Aralık ayında ÖTV I sayılı liste kapsamındaki faaliyetini terk etmiģ ve ÖTV mükellefiyeti bağlı olduğu vergi dairesince kapatılmıģtır. (XYZ) A.ġ.'nin 2015 hesap dönemine ait asgari içerikte kayıtları oluģturmak ve ibraz etmekle ilgili herhangi bir yükümlülüğü bulunmamaktadır. 2.3. Tebliğin yürürlük tarihinden sonra mükellefiyet tesis ettirmiģ ya da lisans veya yetki belgesi alarak ilgili faaliyetleri hesap dönemi içerisinde kıst dönemde yürütecek mükellefler sadece bu kapsamdaki iģlemleri için Tebliğ ekinde yer alan kayıtları elektronik ortamda oluģturmak ve muhafaza etmekle yükümlüdürler. ÖTV mükellefiyetinin sona erdiği ya da lisans veya yetki belgesinin iptalini izleyen dönemde kayıt saklamaya iliģkin yükümlülükleri bulunmamaktadır. 2.4. Kayıt saklama yükümlülüğü getirilen mükelleflerin Tebliğ ekinde yer alan kayıtlarını elektronik ortamda saklıyor olması Tebliğ açısından yeterlidir. Tebliğde yer verilen düzenlemelerle elektronik ortamda kayıt oluģturma ile ilgili herhangi bir format, teknik Ģart veya Ģekil Ģartı zorunlu tutulmadığı için vergi mükellefleri tarafından halen kullanılan kurumsal kaynak planlama çözümleri veya muhasebe programları ile Tebliğ gereklerinin karģılanması mümkündür. Bu aģamada açık kaynak kodlu elektronik tablo programları veya veri tabanı yönetim sistemleri de kullanılabilir. 2.5. Tebliğde ifade edilen.xml,.xls,.xlsx,.txt,.csv, formatları elektronik ortamda tutulan kayıtların, istendiğinde ibrazı sırasında kullanılabilecek dosya formatları olup oluģturulan kayıtların sayılan dosya formatlarından birisi ile ibraz edilebilmesi yeterlidir. Tebliğde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik ortamda oluģturulan kayıtların mükellefler tarafından ibrazına iliģkin kurallar genel hükümlere göre belirlenecektir.
2.6. Kayıt Saklama Gereksinimi çerçevesinde, elektronik ortamda oluģturulması ve istendiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi istenen kayıtların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde saklanması zorunluluğu "Kanunların Mülkiliği" ilkesinin doğal bir sonucudur. Herhangi bir inceleme veya denetim sürecinde ilgili kayıtlara eriģim sürecinin vergi kanunlarımızın geçerli olduğu Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde gerçekleģtirilmesi zorunludur. Yukarıda ifade edilen zorunluluk, kayıtlara eriģim yetkisinin mükellefin sorumluluğunda kalması Ģartıyla, kayıtların tutulması ve muhafazasında kiralık sunucu kullanılmasına da bir sınırlama getirmemektedir. Kayıtların kiralık sunucularda tutulması, kapsamdaki mükelleflerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır. Ayrıca Tebliğ kapsamındaki kayıtların, Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisindeki bir sunucuda tutulması Tebliğ gereklerinin yerine getirilmesi açısından yeterli olup, bu durum asıl iģletme operasyonlarının yurt dıģından yürütülmesine ve kayıtların bir örneğinin yurt dıģında bulundurulmasına engel teģkil etmemektedir. Duyurulur. Adnan ERTÜRK Gelir Ġdaresi BaĢkanı