AVRUPA BİRLİĞİ EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI MERKEZİ BAŞKANLIĞI () ERASMUS+ KA1 BİREYLERİN ÖĞRENME HAREKETLİLİĞİ AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ BAŞVURU REHBERİ 2014
Bu rehber, 2014 Erasmus+ Ana Eylem 1 (KA1) Bireylerin Öğrenme Hareketliliği eyleminin alt faaliyeti olan Gençlik Hareketliliği- Avrupa Gönüllü Hizmeti kapsamında başvuru yapmak isteyen ve Türkiye de faaliyet gösteren kuruluşlara yönelik olarak hazırlanmış yardımcı bir doküman niteliğindedir. Bu rehberin içeriği ile Avrupa Komisyonu nun temel belgelerinde yer alan bilgiler arasında farklılıklar olması halinde Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanan resmi dokümanlar esas alınacaktır. Hareketlilik faaliyetlerini içeren diğer eylem türleri Ana Eylem 2 ve Ana Eylem 3 alanlarındaki projelere başvurmak isteyenler, Türkiye Ulusal Ajansı nın resmi internet sitesini inceleyebilirler: http://www.ua.gov.tr/ Ayrıntılı bilgi ve sorularınız için: youthmobility@ua.gov.tr Mevlana Bulvarı No:181 06520 Balgat/ANKARA Tel: +90 312 409 62 15 Faks: +90 312 409 60 09 +90 312 409 60 99 Bu rehber hazırlanırken İngiltere Ulusal Ajansına ait Key Action 1 (KA1) Guide for Applicants adlı dokümandan yararlanılmıştır. 1
İÇİNDEKİLER GİRİŞ... 3 AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ NEDİR?... 4 BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI...12 BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR...12 A.Genel Bilgi...13 B.İçerik...13 C.Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar)...14 D.Projenin Tanımı...17 E.Katılımcı Profili...18 F.Hazırlık...19 G.Ana Faaliyetler...21 H.Proje Takibi...23 I.Bütçe...24 J.Proje Özeti...30 K.Kontrol Listesi...32 L.Veri Koruma Bildirimi...32 M.Doğruluk Beyanı...33 N.Ekler...33 O.Başvuru Formunun Sunulması...33 BAŞVURU SONRASI DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR:...35 EK-1: İÇ ORTAKLIK ANLAŞMASI ÖRNEĞİ...37 EK-2: AGH FAALİYET TABLOSU ÖRNEĞİ...40 EK-3 ORTAKLIK YETKİ BELGESİ (MANDATE)...41 2
GİRİŞ Erasmus+ Programı eğitim, öğretim, gençlik ve spor alanlarında faaliyet gösteren kurum/kuruluşlara açıktır. Bu alanlarla aktif olarak ilgili olan her hangi bir kamu, özel veya kar amacı olmayan kurumlar hibe başvurusu yapabilirler. Programın genel amaçları şunlardır: Becerileri ve istihdamı artırmak, Eğitim, öğretim ve gençlik çalışmalarını modernize etmek, Genç insanlara odaklanmak. Ana Eylem 1 (KA1) Bireylerin Öğrenme Hareketliliği, bireylere, beceri geliştirme, istihdamlarını artırma ve kültürel farkındalık kazandırma fırsatları sunar. KA1 faaliyetleri kapsamında kurumlar proje yürütmek amacıyla hibe başvurusu yapabilirler. Bu projeler, kurumların öğrenici ve personeline iş tecrübesi, staj, işbaşı eğitimi, eğitim ve öğretmenlik yapma fırsatı sunar. (Türkiye Ulusal Ajansı) tarafından yürütülen KA1 faaliyetleri, şu alt eylem türlerinden oluşmaktadır: Yükseköğretim öğrencileri ve personeli için hareketlilik projesi, Mesleki eğitim öğrenici ve personeli için hareketlilik projesi, Okul personeli için hareketlilik projesi, Yetişkin eğitimi personeli için hareketlilik projesi, Gençler ve gençlik çalışanları için hareketlilik projesi. 3
AVRUPA GÖNÜLLÜ HİZMETİ NEDİR? 1- Avrupa Gönüllü Hizmeti - AGH ne demektir? Bu faaliyet Avrupa Birliğinin içinde veya dışında bir ülkede, 12 aya kadar uzanan bir sürede, 17-30 yaş arasındaki gençlerin ücretsiz ve tam zamanlı gönüllü hizmette bulunarak kişisel sorumluluklarını ifade etmelerine olanak tanımaktadır. Genç gönüllüler gençlik bilgilendirmesi ve gençlik politikaları, gençlerin kişisel ve sosyo-eğitimsel gelişimi, sivil katılım, sosyal hizmet, dezavantajlı kimselerin dahil edilmesi, çevre, yaygın eğitim programları ve medya okuryazarlığı, kültür ve yaratıcılık, kalkınma için işbirliği vb. konularla ilgilenen kurum/kuruluşların günlük çalışmalarına katkıda bulunma fırsatını elde etmektedir. Bu formu, gönüllü göndermek veya gönüllü getirmek üzere sunulacak projelerin Koordinatörlüğünü üstlenen (ve koordinatör olarak akredite edilmiş) kuruluşun doldurması gerekmektedir. 2- Uygun Katılımcılar Kimlerdir? Ev sahibi ve Gönderen Kurum/kuruluşların ülkelerinden 17-30 yaş arası gençler dil yeterliliklerine ve mezuniyet derecelerine bakılmaksızın katılımcı olabilirler. 3- Uygun Kurum/Kuruluşlar Hangileridir? Türkiye de yerleşik, AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından Koordinatör Kuruluş olarak akredite edilmiş ve başvuru tarihi itibariyle geçerli akreditasyonu bulunan: Kar amacı gütmeyen bir kurum/kuruluş, dernek, vakıf, STK lar, Yerel düzeyde bir kamu kurum kuruluşu, Bölgesel veya ulusal düzeyde bir kamu kurum/kuruluşu, Bölgeler birliği, Avrupa karasal İşbirliği gruplandırması, Kurumsal sosyal sorumluluk projeleri yürütmekte olan kar amacı güden kuruluşlar tarafından doldurulacaktır. Bu form kesinlikle gönüllüler tarafından doldurulmamalıdır. 4
4- Katılımcı Kurum/Kuruluşların Görevleri Nelerdir? Koordinatör Kuruluş Başvuruyu sunar ve Ulusal Ajansa ya da Yürütme Ajansına karşı tüm projenin mali ve idari sorumluluğunu taşır. Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla işbirliği içinde projenin koordinasyonunu sağlar. AGH Anlaşmasında belirlenen görev dağılımı doğrultusunda, AGH hibesini, projedeki tüm Gönderen ve Ev Sahibi kuruluşlar arasında paylaştırır. Gönüllünün/lerin, AGH Eğitim ve Değerlendirme Döngüsünün tamamına katılmasını sağlar. Gönüllüye/lere yerleştikleri Ev Sahibi Kuruluşta destek verir. Projede yer alan Gönderen ya da Ev Sahibi Kuruluşun/ların idari görevlerinin bazılarını ya da tamamını yerine getirir. Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla birlikte, projedeki her bir gönüllünün zorunlu AGH grup Sigorta Planına dahil olmasını sağlar. Gönderen ve Ev Sahibi Kuruluşlarla birlikte ihtiyaç duyan gönüllünün/lerin vize düzenlemelerini yapar. Gerektiğinde Ulusal Ajanslar ya da Yürütme Ajansı vize destek yazısı verebilirler. Öğrenme ve/veya Youthpass sürecine destek olur. Gönderen, Ev Sahibi Kuruluş ve gönüllü ile birlikte, AGH lerinin bitiminde isteyen gönüllülere Youthpass sertifikası verir. 5
Gönderen Kuruluş Hazırlık - Gönüllüye bir Ev Sahibi Kuruluş bulunmasında ve onunla temasa geçilmesinde yardımcı olur. - Projelerine katılmadan once gönüllünün/lerin bireysel ihtiyaçlarına ve öğrenme fırsatlarına göre onlara yeterli hazırlığı sağlar. Bu hazırlığı Avrupa Komisyonu nun hazırladığı Gönüllü Eğitimi: Rehber İlkeler ve Asgari Kalite Standartları doğrultusunda yapar (bkz. http://ec.europa.eu/youth/youth-in-action-programme/doc405_en.htm). Gönüllü hizmet sırasında iletişim - Proje süresince gönüllüyle/lerle ve Ev Sahibi Kuruluşla/larla sürekli iletişim halinde olur. Gönüllünün dönüşünden sonra - Gönüllünün proje bittikten sonra ülkesine döndüğünde yaşadığı topluma yeniden entegre olmasına yardımcı olur. - Gönüllülere deneyimlerini ve öğrenme çıktılarını paylaşmaları ve değiş tokuş etmeleri içinı fırsat sunar. - Gönüllülerin, gönüllü hizmet deneyimlerinin ve öğrenme çıktılarının yaygınlaştırılmasını ve bunlardan yararlanılmasını teşvik eder. - Gönüllülere, başka eğitim, öğrenim ve istihdam imkânları konusunda rehberlik sağlar. - Gönüllünün ikamet ülkesindeki Ulusal Ajans tarafından düzenlenecek yıllık AGH etkinliğine katılmasını sağlar. 6
Ev Sahibi Kuruluş Rehber (Mentor) - Gönüllüye kişisel destek/öğrenme-youthpass sürecinde destek sağlamaktan sorumlu bir rehber belirler. Görevle ilgili destek - Tecrübeli personeli aracılığıyla gönüllüyü, gönüllü hizmet sürecinde gözlemler ve ona rehberlik sağlar. Kişisel destek - Gönüllüye kişisel/öğrenme-youthpass sürecinde destek sağlar. - Gönüllüye yerel topluma entegre olma, diğer gençlerle tanışma, sosyalleşme, boş zaman etkinliklerine katılma, vb. fırsatları sunar. - Mümkün olduğu kadarıyla gönüllünün diğer AGH gönüllüleriyle iletişim kurmasını teşvik eder. AGH Eğitim ve Değerlendirme Döngüsü ve dil desteği - Gönüllünün varış sonrası eğitimine ve ara değerlendirme toplantısına katılmasını sağlar. - Gönüllü için dil öğrenimi fırsatı sunar. Gönüllü Hizmet ilkeleri - AGH nin genel erişilebilirliğini sağlamak: Ev Sahibi Kuruluşlar gönüllüleri, belli bir etnik gruba ya da dine mensubiyetlerine, cinsel yönelimlerine, siyasi düşüncelerine göre belirleyemedikleri gibi, gönüllüleri seçerken belli nitelikleri ve eğitim seviyesini de şart koşamazlar. - Gönüllülere, fikirlerini, yaratıcılıklarını ve deneyimlerini ortaya koyabilmelerini mümkün kılacak iyi tanımlanmış görevler sunmak. - Gönüllüler için açık öğrenme hedefleri belirlemek. Barınma ve yeme-içme - Gönüllülere uygun barınma ve yeme-içme imkanları sunmak (ya da tatil sürelerini de kapsayacak şekilde yemek parası vermek). 7
Yerel ulaşım - Gönüllülerin yerel ulaşım araçlarından yararlanmasını sağlamak. Cep harçlığı - Gönüllüye belirlenmiş cep harçlığını haftalık ya da aylık olarak vermek. 5- Proje Süresi Ne Kadardır? Proje hedefleri ve planlanan faaliyetlerin türüne bağlı olarak, başvuru aşamasında seçilmek koşulu ile proje süresi maksimum 2 ay olabilir. 6- Faaliyet Süreleri Ne Kadardır? Kısa dönemli projeler için en az iki ay, uzun dönemli projeler için en fazla 12 aydır. 7- Projeye Sağlanan Hibe Destekleri Nelerdir? 1.Kurumsal destek 2.Seyahat desteği 3.Bireysel destek 4.Cep Harçlığı 5.Dil desteği (Ev sahibi Kuruluşlar için) 5.Özel ihtiyaç desteği 6.İstisnai masraflar 7. Sigorta 8- Başvuru Nereye Yapılır? Başvurular, başvuran kuruluşun yerleşik bulunduğu ülkedeki Ulusal Ajansa yapılır. 9- Başvuru Nasıl Yapılır? Erasmus+Programı çerçevesinde tüm başvurular e-formlar üzerinden online yapılmaktadır. Posta, kargo, faks veya e-posta ile gönderilen başvuru formları kabul edilmeyecektir. Erasmus+ Programında bireysel başvuru kabul edilmemektedir. 8
10- Başvuru Ne Zaman Yapılır? Başvuru sahipleri hibe başvurularını aşağıdaki tarihler itibariyle sunmalıdır: - Aynı yıl 17 Haziran-31 Aralık (bu günler dahil) tarihleri arasında başlayan projeler için en geç 17 Mart 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00) - Aynı yılın 01 Ağustos u ile takip eden yılın 28 Şubat ı arasında başlayan projeler için en geç 30 Nisan 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00) - Takip eden yılın 01 Ocak ı ile 30 Eylül ü arasında başlayan projeler için en geç 01 Ekim 20XX saat 12:00 (Brüksel saati) (Türkiye saati ile saat 13:00) Örneğin: Projeniz 10 Ağustos 2014 tarihinde başlayacaksa, en geç 17 Mart 2014 ya da 30 Nisan 2014 tarihinde başvuru sunulmalıdır. 11- Başvuru Öncesi Yapılması Gereken İşlemler Nelerdir? Erasmus + Programından yararlanmak isteyen tüm kurum/kuruluş/gruplar; Avrupa Komisyonu Katılımcı Portalının Tekil Kayıt Sistemine (Unique Registration Facility: URF) kayıt yaptırmak ve 9 (dokuz) haneli PIC numarası (Kullanıcı Tanımlama Kodu) almak zorundadır. Bu numara başvuru yapmak isteyenlerin başvuru formlarına ulaşmalarını sağlayacak ve Ulusal Ajansların yararlanıcı kurum/kuruluş/gruplar ile yapılacakları tüm iletişimlerinde kullanılacaktır. 12- PIC Numarası almak için izlenmesi gereken adımlar 1 : European Commission Authentication Service (ECAS) (Avrupa Komisyonu Doğrulama Hizmeti) kaydı, ECAS Kayıt Sayfası; http://bit.ly/1eqkfoo ECAS Kayıt Rehberi; http://bit.ly/1heydit Unique Registration Facility (URF) (Katılımcı Portalı Veritabanı) kaydı, ECAS Kayıt Sayfası; http://bit.ly/1l0pmqu URF Kayıt Rehberi http://bit.ly/1dbuacf 1 Başvuru sürecine dair tüm bilgiler için Ulusal Ajansın web sayfasını mutlaka inceleyin: http://www.ua.gov.tr/programlar/erasmus-program%c4%b1/gen%c3%a7lik-program%c4%b1/ba%c5%9fvuru-s%c3%bcreci 9
Kaydınızın tamamlanabilmesi için URF ye yüklenmesi gerekli olan belgeler aşağıdadır: Tüzel Kişilik Formu http://bit.ly/1hgkfny Finansal Bilgi Formu http://bit.ly/1cjmir9, Proje toplam hibesi 60.000 Avro dan fazla ise finansal kapasite analizi için gerekli ilave belgeler (detaylar için lütfen Erasmus+ Program Rehberi nin C Bölümüne bakınız). Başarılı bir kayıt işleminin sonunda kurum/kuruluş/grubunuza bir PIC numarası verilecektir. Başkanlığımız tarafından hazırlanan ECAS ve PIC Numarası rehber videolarını izlemek için tıklayınız. Hibe Ölçütleri Projenizin içerik değerlendirmesi bağımsız dış uzmanlar tarafından yapılacak olup, değerlendirme aşağıdaki ölçütlere göre yapılacaktır. Projenin uygunluğu (azami 30 puan) - Teklifin aşağıdaki unsurlar ile uygunluğu: - Eylemin hedefleri ve öncelikleri (Lütfen Hareketlilik Projelerinin Amaçları Nelerdir bölümüne bakınız) - Katılımcı kuruluşların ve bireysel katılımcıların ihtiyaçları ve hedefleri Teklifin aşağıdaki unsurlar için ne ölçüde uygun olduğu: - Katılımcılar için yüksek kaliteli öğrenme çıktıları üretmek - Katılımcı kurum/kuruluşların kapasitelerini ve uluslararası kapsamını güçlendirmek - Projenin ne ölçüde imkânları kısıtlı gençleri kapsadığı - - 10
Proje tasarımının ve uygulamasının kalitesi (azami 40 puan) Etki ve yaygınlaştırma (azami 30 puan) - Proje teklifinin tüm aşamalarının açıklığı, bütünlüğü ve kalitesi (faaliyetlerinin hazırlanması, uygulanması ve takibi) - Proje hedefleri ve teklif edilen faaliyetler arasında tutarlılık - Katılımcılara sağlanan hazırlık faaliyetlerinin kalitesi - Uygulamaya yönelik düzenlemelerin, yönetim ve destek usullerinin kalitesi - Teklif edilen katılımcı yaygın öğrenme yöntemlerinin kalitesi ve projenin tüm aşamalarında gençlerin aktif katılımı - Katılımcıların öğrenme çıktılarının tanınması ve doğrulanmasına ilişkin düzenlemelerin kalitesi ve Avrupa şeffaflık ve tanınma araçlarının tutarlı bir şekilde kullanımı - Hareketlilik faaliyetlerine katılımcıları seçmek ve/veya bunları dâhil etmek için kullanılan tedbirlerin yerindeliği - Gerek katılımcı/kuruluşlar arasında, gerekse diğer ilgili paydaşlarla işbirliği ve iletişimin kalitesi Proje çıktılarını değerlendirmeye yönelik tedbirlerin kalitesi - - Projenin potansiyel etkisi: doğrulanmasına ilişkin düzenlemelerin kalitesi ve Avrupa şeffaflık Proje döngüsü ve tanınma içinde araçlarının ve sonrasında tutarlı bir Bireysel şekilde katılımcılar kullanımı ve katılımcı kuruluşlar üzerinde - Yerel, bölgesel, ulusal seviyede ve/veya Avrupa seviyesinde projeye doğrudan katılan kuruluşlar ve bireylerin dışında Katılımcı kuruluşların içinde ve dışında projenin çıktılarını yaygınlaştırmayı amaçlayan tedbirlerin yerindeliği ve kalitesi Hibe tahsisi açısından dikkate alınabilmesi için bir teklif en az 60 puan almalıdır. Ayrıca, yukarıda belirtilen hibe ölçütlerinin her bir kategorisinde azami puanın en az yarısını alan teklifler (başka bir deyişle proje uygunluğu ve "etki ve yaygınlaştırma" kategorileri için asgari 15 er puan; projenin tasarımının ve uygulamasının kalitesi kategorisi için 20 puan) hibe tahsisi için dikkate alınacaktır. 11
BAŞVURU FORMUNUN DOLDURULMASI Genel Açıklamalar Başvuru formunu doldurmadan önce ECAS üyeliğinizin bulunması ve kurumunuza ait PIC numarası almış olmanız gerekmektedir. Elektronik form, Başkanlığımız Elektronik Proje Yönetim Sistemi (TURNA) nden indirilebilir. Bunun için kurumunuzun TURNA sistemine kayıt olması gerekmektedir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, Başvuru Formları sekmesinden Gençlik Hareketliliği başvuru formunu indirebilirsiniz. Doğru formu indirdiğinizden emin olunuz. Elektronik form PDF formatında olduğu için bilgisayarınızda Adobe Reader 10 ya da daha yüksek versiyonunun yüklü olması gerekmektedir. Formun boş halini bilgisayarınıza indirip tüm bölümleri aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda eksiksiz bir şekilde doldurunuz. Form indirildikten sonra bilgisayarınıza PDF olarak kaydedilmelidir. Formda bazı bölümler dolu olarak gelecek ve bazı bölümlerdeki hesaplamalar form tarafından otomatik olarak yapılacaktır. Bu bilgilerin doğruluğunun tarafınızca kontrol edilmesi gerekmektedir. Formun onay işleminin yapılabilmesi için zorunlu alanların doldurulması gerekir. Gri renkli alanlar, Önceden doldurulmuş veya hesaplanmış alanlar olup üzerlerinde değişiklik yapılamaz. Bazı bölümlerde + ya da butonlarını kullanarak formlara satır/sütun eklenebilir veya çıkarılabilir. Verilerinizin kaybolmaması için girdiğiniz bilgileri sık sık kaydetmeniz önemlidir; kayıt işlemine ara verip daha sonra kaldığınız yerden devam etmeniz mümkündür. BAŞVURU ÖNCESİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN NOKTALAR 1. Ana Eylem 1 (KA105) başvuru formu Gençlik Değişimleri, Avrupa Gönüllü Hizmeti ve Gençlik Çalışanlarının Hareketliliği faaliyetleri için yapılabilmektedir. Eğer aynı Gençlik Hareketliliği Projesinde Gençlik değişimleri, Avrupa Gönüllü Hizmeti ve Gençlik Çalışanlarına Yönelik Eğitim ve Ağ Kurma faaliyetlerine başvuruyorsanız, faaliyetleri birbirine karışmayacak şekilde çok açık ve anlaşılır olmasına dikkat ederek planlayınız. 2. Form İngilizce de doldurulabilir ancak, Dış uzmanların değerlendirme kolaylığını sağlamak ve bütünsellik açısından formun Türkçe doldurulması tavsiye edilir 3. Proje başvuruları için 3 dönem bulunmaktadır. Her yıl için Program Rehberinde yazan son başvuru tarihleri ve proje başlama /bitiş tarihlerine dikkat ettiğinizden emin olunuz. 12
A. Genel Bilgi Bu bölüm başvuru formunu oluşturan ana bölümlerin içeriğini kısaca açıklamaktadır. B. İçerik Bu bölümde, yapılan başvuruya ilişkin bazı alanlar (Program, Ana Eylem, Eylem, Eylem Türü, Teklif Çağrısı Yılı, Dönem ve Son Başvuru Tarihi) doldurulmuş halde gelecektir. Yararlanıcılarımızın dolu olarak gelen alanların doğruluklarını kontrol etmeleri gerekmektedir. Bu bölümde sadece formun doldurulduğu dilin seçilmesi gerekir. B.1. Projenin Tanımı Projenin Başlığı: Söz konusu hareketlilik projeniz için bir proje başlığı yazınız. Proje Başlangıç Tarihi: Projenizin başlangıç tarihine göre bir son başvuru tarihi belirlenmiştir. Ya da tersinden söyleyecek olursak, son başvuru tarihine göre bir başlangıç tarihi. Aşağıda buna ilişkin tabloyu bulabilirsiniz: Proje Başlangıç Tarihi Aşağıdaki Aralıklardaysa Son Başvuru Tarihi 17 Haziran-31 Aralık 17 Mart 1 Ağustos- 28 Şubat 30 Nisan 1 Ocak- 30 Eylül 1 Ekim Örneğin: Projeniz 10 Ağustos 2014 tarihinde başlayacaksa, en geç 17 Mart 2014 ya da 30 Nisan 2014 tarihinde başvuru sunulmalıdır. Projenin Toplam Süresi: Projelerin süresi maksimum 2 yıldır. Başvuru formunda proje süresinin belirtilmesi gerekir. Proje Bitiş Tarihi: Proje bitişi, proje başlangıç tarihine göre belirlenmesi gereken bir tarihtir. Diyelim ki proje 1 Ağustos 2014 te başladı. Proje en fazla 24 ay sürebileceği için proje bitiş tarihi en geç 31 Temmuz 2016 olabilir. Ayrıca hizmetler bittikten sonra uygun bir 13
değerlendirme, takip, sonuçların yaygınlaştırılması ve kullanılması etkinlikleri yapılmasını mümkün kılacak bir proje bitiş tarihi belirlenmelidir. Örneğin bir hizmet 1 Temmuz 2015 da bitmişse proje bitişi için 1 Eylül 2015 tarihinin belirlenmesi ideal bir değerlendirme süreci için elverişli bir zaman dilimini ifade edecektir. Başvuru Sahibi Kurum/Kuruluşun Tam Yasal Adı (Latin karakterlerle): Bu alan PIC numarası alınırken girilen bilgilerle uyumlu olarak doldurulmalıdır. B.2. Başvuran Kurum/Kuruluşun Ulusal Ajansı Ulusal Ajansın Kimlik Bilgisi: Başvuru yapacağınız ajansın kimlik bilgisini seçiniz. Türkiye Ulusal Ajansı seçilecektir. C. Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar) C.1. Başvuran Kurum/Kuruluş Bu bölümde başvuru yapan kurum/kuruluşla ilgili bilgiler istenmektedir. Kurumunuza ait PIC numarasını giriniz ve PIC i Kontrol Et butonuna basarak gelen bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz. Bilgilerinizde bir değişiklik olması durumunda Katılımcı Portalı (The Participant Portal) nda gerekli güncellemeleri yapınız. C.1.1. Profil Bu bölüm önceden doldurulmuş olarak gelecektir; bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz. Bilgilerinizde değişiklik olması durumunda Katılımcı Portalı (The Participant Portal) nda gerekli güncellemeleri yapınız. Aşağıda kuruluşların türüne göre bütçede ortaya çıkan farklılıkları görebilirsiniz. Not: İki sonuç da aynı proje için aynı hibe kalemleri üzerinden hesaplanmıştır. 1.DURUM 14
2.DURUM: C.1.2. Akreditasyon Avrupa Gönüllü Hizmeti Faaliyetine katılan tüm katılımcı kurum/kuruluşlar geçerli bir AGH akreditasyonuna sahip olmalıdırlar. Bu formu doldurmadan önce Merkez Başkanlığımız 15
tarafından mutlaka koordinatör kuruluş olarak akredite edilmiş olmak gerekmektedir, aksi halde başvuru yapılamaz. Akreditasyon türü kısmında bunu belirtiniz. Akreditasyon Referans Numarası kısmında size verilmiş olan numarayı belirtiniz. C.1.3. Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim Bu bölümde kurumunuz kısaca tanıtılmalıdır; kurumunuzun mevcut durumu, konumu, proje yönetme kapasitesi açık bir şekilde yansıtılmalıdır. Kurumunuzun personel sayısını, varsa özel ihtiyaç sahibi kişileri, yer aldığı coğrafi bölgenin özelliklerini, varsa proje deneyimleri ve projeniz açısından önemli gördüğünüz diğer hususları belirtiniz. Bu başvurudan önceki son 12 ay içerisinde herhangi bir Avrupa Birliği programına hibe için başvurdunuz mu veya hibe aldınız mı?: Bu başvuru öncesi son 12 ay içerisinde herhangi bir AB programına başvuru yaptıysanız ya da hibe aldıysanız evet seçeneğini işaretleyiniz. Proje sayısı birden fazla ise, + butonunuyla ilave satır ekleyip gerekli bilgileri giriniz. C.1.4. Yasal Temsilci Bu bölümdeki tüm alanların doldurulması gerekmektedir. Dernek, vakıf başkanı ya da kurum adına kurum başkanı yasal temsilci olmalıdır. Başvurunuzun kabul edilmesi durumunda hibe sözleşmesi bu kişi tarafından imzalanacaktır. Eğer yasal temsilcinin irtibat adresi başvuru yapan kurumun adresinden farklıysa, formdaki kutucuğun işaretlenmesi ve irtibat bilgilerinin girilmesi gerekmektedir. İpucu: Yasal temsilci imzasıyla kurum/kuruluşu yükümlülük altına sokmaya yetki sahibi kişidir. Dernek Başkanı, Vakıf Müdürü, Belediye Başkanı, Vali projelerde doğal yasal temsilcidir. Kurum kuruluşun en üst amiri, dilerse yasal temsilci olarak başka birini yetkilendirebilir. C.1.5. İrtibat Kişisi İrtibat kişisi, yasal temsilci tarafından belirlenir. Başvuru sürecinde, proje kabul edildiği takdirde hibe sözleşmesi aşamasında ve proje süreci boyunca irtibat kurulacak kişidir. 16
C.2. Ortak Kuruluş Avrupa Gönüllü Hizmeti başvuruları başvuran (koordinatör) kuruluşun yanı sıra en az bir ortakla gerçekleştirilir.. Her ortak kuruluşun bir PIC numarası olması gerekmektedir. Ortak kuruluşlarla ilgili bilgileri eklerken kendi kuruluşunuz için ekleme yaparken kullandığınız prosedürü izleyiniz. C.2.1. Profil Ortağınızın profil bilgilerini dolduracaksınız. C.2.2. Ortak Kuruluş Ortak kuruluşunuzun ne türde akreditasyon aldığı bilgisini (Ev sahibi kuruluş, Gönderen kuruluş, Koordinatör Kuruluş) doldurmanız gerekmektedir. Akreditasyon türü kısmında bunu belirtiniz. Akreditasyon Referans Numarası kısmında onlara verilmiş olan numarayı belirtiniz. C.2.3. Kurumsal Özgeçmiş ve Deneyim Ortak kuruluşunuzu kısaca tanıtınız. Ortağınızın bu başvuruya ilişkin alanlarda faaliyetlerinin ve deneyimlerinin neler olduğunu açıklayınız. Bu başvuruda yer alacak ortağınızın kilit personelinin ( proje sorumlusu ve mentörünün ) beceri ve uzmanlıkları konusunda bilgi veriniz. C.2.4. Yasal Temsilci Bu bölümdeki tüm alanların ortağınız adına doldurulması gerekmektedir. Ortağınız olan kuruluştan dernek ise dernek başkanı, vakıf ise vakıf başkanı ya da kurum adına kurum başkanı yasal temsilci olmalıdır. D. Projenin Tanımı Bu projeyi nasıl yürütmek istediğinizi, amaçlarınızı ve bu proje ile ele almak istediğiniz konuları belirtiniz. Projenizin ele aldığı en temel konular nelerdir? Listeden projenizle ilgili en fazla üç konu seçebilirsiniz. Bu alandaki konular sizin projenizle ilgili değil ise bu bir sorun oluşturmaz. + ya da - butonlarını kullanarak konu ekleyebilir veya çıkarabilirsiniz. Eğer üçten fazla ilgili konu varsa en önemli olduğunu düşündüğünüz üç konuyu seçiniz. 17
E. Katılımcı Profili AGH ye katılacak gönüllüler için genel kural şudur: 17-30 yaşları arasında olmak ve bir program veya ortak ülkelerden birinde ikamet ediyor olmak. İşte bu genel kurala dayalı olarak projeye katılan gönüllülerin profillerinin nasıl olduğu; boş AGH kontenjanlarının nasıl duyurulduğu; gönüllülerin adaylar arasından nasıl seçildiği ve şeffaf bir seçim sürecinin nasıl sağlandığı; gönüllülerin profili ve ilgi alanları ile hizmetin niteliklerinin nasıl eşleştirildiği ve kızerkek dengesini nasıl sağlayacağınız konusunda bilgi veriniz. Önemli! 18 yaşından küçük gönüllülerin projede yer alabilmesi için ailelerinin resmi muvafakatı gereklidir. E.1. İmkanları Kısıtlı Katılımcılar Bu kısımda projenizde imkânları kısıtlı gençlere yer verecekseniz bunların niçin imkânları kısıtlı gruba dâhil edildiğini ve bunları projenize dâhil etmedeki amaç ve motivasyonunuzu açıklayınız. E.2. Öğrenme Çıktıları Bu bölümde proje sonucunda katılımcıların hangi yetkinlikleri (bilgi, beceri ve tutum/davranış) kazanmaları ya da geliştirmelerinin beklendiğini anlatınız. Bu kazanımlar çeşitlilik arz edebilir, her projeye göre farklılıklar gösterebilir. Ancak, projenizin amaçlarıyla söz konusu öğrenme çıktılarının birbiriyle bağlantılı olması gerekir. Ayrıca, bu öğrenme çıktıları gönüllülerinizle ilgili olmalı ve projede belirlediğiniz ihtiyaçlarınızı da karşılamalıdır. Projenizde gönüllülerin kazandığı yetkinlik ve deneyimleri belgelemek için YouthPass belgesi edineceklerdir. Youthpass proje süresince kazanılan yaygın ve sargın öğrenme deneyimini (öğrenme çıktıları) tanımlamakta ve doğrulamaktadır. Youthpass aynı zamanda proje faaliyetleri boyunca katılımcıların öğrenme süreci konusunda daha fazla bilinçlendirilmelerine yardım eden bir araç olarak da kullanılabilir. Youthpass hakkında daha fazla bilgi ve destek için lütfen www.youthpass.eu internet sitesindeki Youthpass rehberi ve ilgili dokümanları inceleyiniz. Bunun dışında edinilen yetkinlikleri belgeleme amacıyla herhangi bir ulusal araç/belge kullanmayı planlıyorsanız lütfen bunları belirtiniz. Söz konusu belgelerin nasıl kullanılacağını da kısaca açıklayınız. 18
F. Hazırlık Bu bölümde projenize hazırlanırken ortağınızla beraber ne tür faaliyetler planladığınızı belirtiniz. F.1. Uygulamaya Yönelik Düzenlemeler Projenin uygulamaya yönelik ve lojistik konuları nasıl ele alınacak? (örneğin katılımcıların seyahati, konaklaması, sigortası, güvenliği ve korunması, vize, sosyal güvenlik, rehberlik ve destek, ortaklar ile hazırlık toplantıları vs.) Bu çalışmaların nasıl, ne zaman ve kimler tarafından yapılacağını ayrıntılı olarak anlatınız. Bu çalışmalarda hangi katılımcıların ya da ortakların sorumluluk alacağını belirleyiniz. Gönüllülerin seyahat ve konaklamaları sırasında karşılaşabilecekleri riskleri önlemek ve güvenliklerinin sağlanması hususunda alınacak tedbirler ayrıntılı olarak planlanıp bu bölümde anlatılmalıdır. Proje süresince katılımcıların, proje faaliyetlerini gerçekleştirmelerine engel olabilecek risklerin ortadan kaldırılmasıyla ilgili tedbirler de bu kapsama girer. F.2. Proje Yönetimi Kalite ve yönetim konularını nasıl ele alacaksınız? (örneğin ortaklar ile anlaşmalar, gönüllüler ile öğrenme sözleşmesi yapmak vb.) Ortaklık Yetki Belgesi (Mandate): Eski başvuru formlarında Koordinatör kuruluşlar formun 3.cü bölümünü (Part III) ortaklarına doldurtup imzalatıyorlardı. Erasmus+ döneminde bunun yerine, Ortaklık Yetki Belgesi oluşturulmuştur. Ortaklık yetki belgelerinin formatı TURNA sisteminden (başvuru formu listesi) veya aşağıdaki adresten indirilebilir: Ortaklık Yetki Belgeleri. Yabancı ortaklar için İngilizce form, Türkiye den ortaklar için Türkçe form kullanılabilir. Ortak ile birlikte koordinatör tarafından da imzalanmalıdır (kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte). Taranarak e-form a eklenmesi yeterlidir, ulusal ajansa postalanmayacaktır. "Project title" yazan here yere proje adı yazılmalıdır (üst bilgi alanı dahil). "Partner" yazan bölümlerde ortağın bilgisi, "coordinator" yazan bölümlerde ise koordinatörün bilgisi girilmelidir. 19
Önemli: Ortaklık Yetki Belgelerinin, tercihen başvuru aşamasında bu mümkün olamıyorsa en geç sözleşme aşamasından önce taranarak sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Yetki belgesi örneği (Ek-3)Turna dan indirilebilir. Ortaklar ve Gönüllü ile İç Ortaklık Anlaşması (Activity Agreement) AGH projesine katılan tüm kurum/kuruluşlar ortakları arasında bir iç anlaşma imzalamaları önemle tavsiye edilmektedir. Böyle bir anlaşmanın amacı, projede yer alan tüm taraflar için sorumlulukları, görevi ve mali katkıyı açıkça tanımlamaktadır. AB hibesinin nasıl dağıtılacağı ve hangi maliyeti karşılayacağı hususunda ortaklaşa karar vermek katılımcı kuruluşlara kalmıştır. Proje başlığı ve başvuru sahibi kurum/kuruluş ile hibe veren Ajans arasındaki hibe anlaşmasına referans; Projede yer alan tüm katılımcı kurum/kuruluşların isimleri ve iletişim bilgileri; Her katılımcı kurum/kuruluşların rolü ve sorumlulukları; Katılımcı kuruluşlar arasında ödeme ve bütçe transferlerinin usulleri yer almalıdır. Bu uygulama projedeki her bir ortağın çıkarlarını korumak açısından şiddetle tavsiye edilmesine rağmen, böyle bir anlaşma ortaklar arasında bir iç belge olarak kalmaktadır; hibeyi veren Ulusal Ajans tarafından talep edilmeyecektir Ayrıca ülkelerinden ayrılmadan önce her bir AGH gönüllüsü gönderen ve ev sahibi kuruluşu ile gönüllülük anlaşması imzalamak zorundadır. Bu anlaşma AGH sırasında gönüllünün yürüteceği görevleri ve amaçlanan öğrenme çıktılarını tanımlamaktadır. Anlaşmanın parçası olarak, gönüllü AGH den ne beklemesi gerektiğine, Youthpass in nasıl kullanılacağına ve faaliyetin sonunda sertifikanın nasıl alınacağına ilişkin bilgileri içeren bir bilgi paketi alacaktır. Böyle bir anlaşma ortaklar ve gönüllüler arasında bir belge olarak kalmaktadır; hibeyi veren Ulusal Ajans tarafından istenmeyecektir. Örnek bir çalışmayı Ek II de bulacaksınız. Söz konusu belgeyi Turna dan da indirebilirsiniz. 20
F.3. Katılımcıların Hazırlıkları Bu bölümde gönüllülerin nasıl hazırlanacağı, eğitileceği ve destekleneceğine ilişkin bilgiler verilmelidir. Ayrıca gönüllülere kişisel desteğin mentor tarafından nasıl sağlanacağını ve ayrıca gönüllülere yapacakları görevle ilgili desteği (oryantasyon, ayrılış öncesi, varış sonrası ve ara değerlendirme eğitimleri vb.) ve gönüllülerin dil desteği ile ilgili eğitimlerin nasıl sağlanacağı konusunda bilgi veriniz. Özellikle ayrılış öncesi eğitimi, AGH kurum/kuruluşlarının (genellikle gönderen veya koordinatör kuruluş) sorumluluğundadır ve gönüllülere beklentileri hakkında konuşma, motivasyonlarını ve öğrenme araçlarını geliştirme fırsatı sağlar. Buna ek olarak projeniz kapsamında risk önleme ve kriz yönetimi konularına genel yaklaşımınızı ve projenizin gönüllülerin diğer kültürlere olumlu bir yaklaşım sergilemesine nasıl katkıda bulunacağı, farklı kültürlerden ve geçmişlerden gelen gençlerle kültürlerarası diyalog kurmasına nasıl katkıda bulunacağı, önyargı, ırkçılık gibi dışlanmaya yol açan tutum ve davranışların engellenmesine nasıl katkıda bulunacağı, hoşgörü ve farklılıklara anlayış gösterme duygusunun güçlenmesine nasıl yardımcı olacağı belirtilmelidir. G. Ana Faaliyetler Projenizde yapmayı planladığınız faaliyetler ve detayları hakkında bilgi veriniz. Proje ortağınızla beraber ne tür bir işbirliği içerisinde olmayı planladığınızı ve ortağınızın faaliyetlerde rolünün ne olacağını belirtiniz. Bu bölümde genel olarak faaliyetlerinizden bahsettikten sonra Faaliyet Tablosunu ayrıca sisteme yüklemeniz gerekmektedir. Bakınız EK-2 (Turna dan indirilebilir) G.1. Faaliyet Detayları Gerçekleştirmeyi planladığınız tüm faaliyetler bu bölümde listelenmelidir. Bu formda belirtilmeyen faaliyetler desteklenmez. Daha sonraki tarihlerde Ajans tarafından bazı değişiklikler teklif edilebilir ve uygun görüldüğü takdirde onaylanabilir, fakat faaliyet eklenmesi durumunda hibe artışı yapılmayacaktır. Faaliyet No: Otomatik olarak gelecektir. Faaliyet Türü: Açılan kutudan seçilecektir. Açıklamalar yukarıda verilmiştir. 21
Katılımcı Sayısı: Toplam katılımcı sayısını giriniz. Özel İhtiyaç Sahibi Katılımcılar: Özel ihtiyaç sahibi katılımcıların toplam sayısını yazınız. Bu sayı yukarıda belirtilen toplam katılımcı sayısına dahildir. Kişilerin özel ihtiyaç sahibi olduğu belgelendirilmelidir. Refakatçiler: Özel ihtiyaç sahibi katılımcılara refakat etmesi gereken kişilerin sayısını yazınız. Bu sayı yukarıda belirtilen toplam katılımcı sayısına dahildir. Bu uzun dönemli bir faaliyet midir? Kısa süreli mi yoksa uzun dönem AGH olup olmadığı bilgisi girilmelidir. Uzun dönemli aktiviteler 2 ayın üzerinde olan aktivitelerdir. Akış No: Akış kavramı, bir faaliyetteki hareketlilikleri ifade etmek için kullanılır. Aynı yere, aynı süre ve aynı faaliyet için yapılan hareketlilikler tek akış olarak kabul edilebilir. Bir akışın katılımcı sayısı birden fazla olabilir. Aynı ülkeden giden/gelen gönüllülerin aynı zaman diliminde ve aynı faaliyette yer almaları durumunda, sayılarının en fazla 2 olması önemle tavsiye edilir. Faaliyetin ayrıntıları olan süre ve gidilecek yer gibi bilgilerde değişiklik olduğunda yeni bir akış eklenmesi gerekir. Akış sayısı I. bölümündeki bütçe hesaplamasında kullanılır. + ve - kullanılarak yeni akış eklenebilir ya da çıkarılabilir. Gönderen Ülke: Eğer projede yurtdışına gönüllü gönderilecekse, Türkiye yazılacak; projede gönüllülere Türk ortak ev sahipliği yapacaksa, gönderici kuruluşun/kuruluşların ülkeleri yazılacak. Gidilecek Ülke: Bu alan, gidilecek ülkeye göre günlük bireysel destek tutarının hesaplanmasında kullanılacaktır. Gidilecek ülke adı girildiğinde bireysel destek tutarı otomatik olarak bütçe tablosunda görülecektir. Ayrıca, yukarıdaki ifadeye benzer şekilde, proje Türkiye de yapılacaksa, buraya Türkiye yazılacak ve hibe ona göre hesaplanacaktır. Süre(ay): Yol hariç faaliyet süresidir. 2 ay ile 12 ay arasındaki faaliyetlerdir. Hesaplama, faaliyetin gerçekleşeceği yere göre süre üzerinden yapılır ve tamamı ödenir; fakat, başvuru, kar amacı güden bir kuruluş, ulusal veya bölgesel bir kamu kuruluşu ise hibenin %50 si tahsis edilir. Süre (gün): Yol hariç faaliyet süresidir. 14 gün ila 59 gün arası faaliyetleri kapsar. Hususlar yukarıda belirtilenlerle aynıdır. DİKKAT: Bireysel Destek ve Kurumsal Destek kalemlerinin 22
hesaplanması kısa dönem ve uzun dönem AGH için farklıdır. Kısa Dönem gün bazlı, uzun dönem ise ay bazlı hesaplanmaktadır. Katılımcı Sayısı: Her faaliyete/akışa kaç kişinin katılacağını gösterir. Bütçe hesaplaması katılımcı sayısına göre otomatik olarak yapılır. Projeniz devam ederken planlanmış olan bazı faaliyetlerde değişiklikler olabilir, ancak faaliyetlerin değişmesi durumunda hibe artırımı yapılamaz. *Başvuru formunun ekler kısmına lütfen bir faaliyet programını ekleyiniz. Bir örneğini bu kılavuzun Ek-2 kısmında bulabilirsiniz. G1.1. Faaliyetlerin ve Katılımcıların Özetleri Bu bölümde faaliyet numarası ile birlikte katılımcı sayısı otomatik olarak gelmektedir. Kontrol etmeniz önerilmektedir. H. Proje Takibi Projenin faaliyetleri sonunda ne gibi sonuçlar elde edileceği açıklanmalıdır. H.1. Etki Projenizin katılımcılar ve kurum/kuruluşlar üzerinde beklenen etkileri anlatılmalıdır. Projenin, katılımcıların bilgi, beceri ve davranışları üzerindeki olumlu etkileri ile mesleki gelişimleri, daha ileri seviyede bilgiye ulaşmaya yönelik becerileri ve yaşam kalitelerine sağladığı katkılardan da bahsedilebilir. Bu etkilerin gerçekçi ve projenizle ilgili olması beklenmektedir. Bireyler üzerindeki etkilerinin yanısıra, kurumsal açıdan da yönetim yapısında, müfredatta, Avrupa boyutunda ve personelin motivasyonu gibi alanlarda beklenen etkilere yer verilmesi gerekir. H.2. Proje Sonuçlarının Yaygınlaştırılması Erasmus+ Programı, yaygınlaştırma faaliyetlerine özel önem vermektedir. Bu nedenle başvuruda proje sonuçlarınızı yaygınlaştırmak için iyi bir planınızın olması projenizi güçlendirecektir. Proje çıktılarının yaygınlaştırılması faaliyetler bittikten sonra yapılacaktır. İyi bir yaygınlaştırma planı sadece faaliyete değil faaliyetin sonuçlarına da odaklanmalıdır. 23
Faaliyetin yapılmış olmasının yanısıra somut sonuçlarının ortaya konması, yaygınlaştırma faaliyetlerinin yapılması ve etkisinin daha çok kişiye ulaşması önemlidir. Ne tür yaygınlaştırma faaliyetleri yapacağınız size bağlıdır. En yaygın olarak kullanılan yaygınlaştırma araçları; sunumlar, konferanslar, çalıştaylar, broşürler, bültenler ve kitapçıklar; yerel ve ulusal basında ilan, gazete çıkarma; yeni kurs ve eğitim materyalleri oluşturma ve web sayfası şeklinde sıralanabilir. H.3. Değerlendirme Projenizin amaçlarına ve sonuçlarına ulaşıp ulaşmadığını, ulaştıysa ne ölçüde ulaştığını değerlendirmek için hangi faaliyetleri yürüteceğinizi açıklayınız. Yapılan bu değerlendirme tüm öğrenme çıktılarını öne çıkarmalıdır. Değerlendirme sadece proje bitiminde değil, proje öncesinde ve proje devam ederken de yapılmalıdır. Böylece; proje devam ederken amaçlara uygun gerekli düzenlemeler ve uyarlamalar yapılabilir. I. Bütçe Erasmus + bütçesi, projenize olan hibe desteğini ifade etmekte olup bütün masrafları kapsıyor olmayabilir. KA1 içinde yer alan Avrupa Gönüllü Hizmetine başvuru yaparken yüzdelik olarak aşağıda yer alan kalemlerde destek alınacaktır: Seyahat Bireysel Destek Kurumsal Destek Dil Desteği Özel İhtiyaç Desteği İstisnai Masraflar Başvuru sahibi, başvuru sırasında proje bütçesini aşağıdaki sayfalarda belirtilen oranlara göre hesaplayıp geçici proje bütçesini oluşturmalıdır. Eğer yanlış hesaplama yapılmışsa sadece başvuru sırasında talep edilen miktara kadar olan kısım dikkate alınacaktır. Ayrıca, Başvuru sahibi bütçenin başvuru formunda yazılan akitivite ile uyumlu olduğunu garanti etmek durumundadır. 24
Türkiye Ulusal Ajansı, başvuruda talep edilen miktardan fazla hibe tahsis edememektedir, dolayısıyla başvurunuzu tamamlayıp onaylamadan önce lütfen bütçe kalemlerinizi tekrar kontrol ediniz. Başvuru sırasında, eform üzerinde bilgiler girildikten sonra sistem tarafından otomatik hesaplama, formun ilgili sayfasındaki onayla butonuna tıkladıktan sonra yapılacaktır. Formu düzeltebilmek ve yükleyebilmek için internete bağlı olmanız ve her sayfa için onayla butonuna tıklamanız gerekir. I.1. Seyahat Seyahat masrafları birim maliyet üzerinden hesaplanmakta olup yeni dönemde Avrupa Komisyonunun belirlediği bir sistem üzerinden gidiş-dönüş olarak mesafe bazında hesaplanacaktır. İlgili mesafe hesaplayıcıya şu linkten ulaşılabilir: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm. Programda çıkan mesafenin, Erasmus+ program rehberinde ve aşağıda yer almakta olan birim maliyet için gidiş ve dönüş olarak hesaplandığı unutulmamalıdır. Birim maliyet tablosu şu şekildedir: 0-99 km 0 100-499 km 180 500-1999 km 275 2000-2999 km 360 3000-3999 km 530 4000-7999 km 820 8000 km + 1100 ÖRNEK: 25
ÖNEMLİ: Klavuzda 0-99 km nin hemen altında yer almakta olan 10-99 km ibaresi hatalı olduğu ve bütçe hesaplanmasında sorun olabileceği için seçilmemelidir: I.2. Bireysel Destek Bireysel Destek, Gönüllü hizmeti yapılacak ülke ve faaliyet süresi üzerinden birim maliyet olarak hesaplanır. Gönüllünün cep harçlığı olarak düşünüldüğü için yiyecek ve konaklama ücreti olarak düşünülemez, o masrafların yerine sayılamaz. AGH 14 ila 59 gün (AVRO/gün) 2 ila 12 ay (AVRO/ay) Belçika 4 110 Bulgaristan 3 70 Çek Cumhuriyeti 4 90 Danimarka 5 145 Almanya 4 110 Estonya 3 85 İrlanda 5 125 Yunanistan 4 100 İspanya 4 105 26
AGH 14 ila 59 gün (AVRO/gün) 14 ila 59 gün (AVRO/gün) Fransa 5 115 Hırvatistan 4 90 İtalya 4 115 Güney Kıbrıs Rum 4 110 Yönetimi Letonya 3 80 Litvanya 3 80 Lüksemburg 4 110 Macaristan 4 90 Malta 4 110 Hollanda 4 110 Avusturya 4 115 Polonya 3 85 Portekiz 4 100 Romanya 2 60 Slovenya 3 85 Slovakya 4 95 Finlandiya 4 125 İsveç 4 115 İngiltere 5 140 Makedonya 2 60 İzlanda 25 135 60 Lihtenştayn 5 120 Norveç 5 135 İsviçre 5 130 Türkiye 3 80 Ortak Ülke 2 55 I.3. Kurumsal Destek *Hesaplanmış oran aktivitenin geçtiği yere ve eğer başvuran Kurum kar amacı güden, kurumsal sosyal sorumluluk yapan işletmeler, bölgesel ve/veya ulusal düzeyde bir kamu kurumu kapsamına giriyorsa (Kalkınma Ajansları, Bakanlıkların Bölge Müdürlükleri, Bakanlıkların Merkez Teşkilatları, Kâr amacı güden kuruluşlar gibi) bu oran % 50 oranında düşürülür. 27
AGH 14 ila 59 gün (Avro /gün) 2 ila 12 ay (Avro /ay) Belçika 20 590 Bulgaristan 17 500 Çek Cumhuriyeti 17 490 Danimarka 21 630 Almanya 18 520 Estonya 18 520 İrlanda 21 610 Yunanistan 21 610 İspanya 18 530 Fransa 19 570 Hırvatistan 19 570 İtalya 21 610 Güney Kıbrıs Rum 21 610 Yönetimi Letonya 19 550 Litvanya 18 540 Lüksemburg 21 610 Macaristan 17 510 Malta 20 600 Hollanda 21 620 Avusturya 18 540 Polonya 18 540 Portekiz 20 600 Romanya 17 500 Slovenya 20 580 Slovakya 19 550 Finlandiya 21 630 İsveç 21 630 İngiltere 21 630 Makedonya 15 İzlanda 15 21 440 610 Lihtenştayn 21 610 Norveç 21 630 İsviçre 21 620 Türkiye 17 500 Ortak Ülke 15 440 440 28
I.4. Dil Desteği Faaliyete gitmeden önce veya faaliyet boyunca katılımcıların gönüllü görevlerini gerçekleştirmek için kullanacakları dil bilgisini iyileştirmek amacıyla katılımcılara sunulan destek ile bağlantılı maliyeti ifade etmekte olup birim maliyet üzerinden hesaplanır. Yalnızca 2 ila 12 ay süren faaliyetler için Dil desteği ihtiyacı olan katılımcı başına 150 AVRO olarak belirlenmiş olup başvuru sahipleri, katılımcıların merkezi online hizmet tarafından sunulmayan dillere olan ihtiyaçları temelinde faaliyetin öğretim dili ile ilgili destek talep etmelidir. Çevrimiçi dil desteği sağlanan diller (Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca ve İtalyanca) dışındaki dillerde program kılavuzunda dil desteği için belirlenen kurallar çerçevesinde ve öngörülen miktarlarda dil desteği için hibe talep edilebilir. Çevrimiçi Dil Desteği sağlanan dillerde hibe desteği talep edilemez. Dil desteği için hibe talep edildiğinde bu desteğin kurumsal bir yapı tarafından verilmesi ve muhasebe kurallarına uygun bir belge (fatura) ile belgelendirilmesi gerekmektedir. Aşağıda bir hesaplama örneği görebilirsiniz: Grup 1 de yer alan dillerdeki değerlendirme ve derslerin Avrupa Komisyonu tarafından düzenlenen online dil hizmeti aracılığıyla desteklenmesi planlanmaktadır. Hizmetin kullanılabilir olması durumunda, dil desteği, bu dillere hibe sağlanmasından ziyade, online değerlendirme ve online dil dersleri şeklinde sağlanacaktır. Grup 2 de yer alan dillerde dil hazırlığı, farklı dil hazırlığı şekilleri (Örneğin; geleneksel kurslar, bireysel çalışma vs.) için kullanılabilecek hibeler aracılığıyla desteklenecektir. Dil hazırlığı hareketlilik öncesinde veya esnasında gerçekleştirilebilir. 29
I.5. Özel İhtiyaç Desteği Engelli katılımcılar ile doğrudan ilişkili ek maliyeti ifade eder ve gerçekleşen maliyet üzerinden hesaplanıyor olup gerçekleşen maliyetin %100 ünü kapsar. Özel ihtiyaç desteği, Başvuru sırasında başvuru formunun ilgili kısmına yazılmak zorundadır. Ayrıca, Özel ihtiyaç desteği gerekçelendirilmelidir. I.6. İstisnai Masraflar İstisnai masraflar kalemi, gerçekleşen maliyet üzerinden hesaplanıyor olup aşağıdaki maddeleri kapsar: Vize ve vize ile bağlantılı maliyet ve ikamet izinleri maliyeti, Aşı maliyeti Ön Hazırlık Ziyareti esnasında katılımcıların konaklaması ile bağlantılı maliyet İmkânı kısıtlı gençlerin katılımı halinde, güçlendirilmiş rehberlik ve özel hazırlığa destek amaçlı maliyet İstisnai maliyetler, başvuru aşamasında Başvuru formunun ilgili kısmına yazılmak zorundadır zira başvurudan sonraki hiç bir süreçte istisnai masraflar kalemi güncellenememekte veya başvuruda herhangi bir hibe talep edilmemişse, ilerleyen süreçte tekrar talep edilememektedir. ÖRNEK: J. Proje Özeti Başvuru sahibi, başvuru kapsamında sunmuş olduğu projesini bütün yönleriyle açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanarak özetlemelidir. Proje özeti, herkese açık olacağından ve AB Komisyonu ve Ulusal Ajans dokümanlarında kullanılacağından önemli bir metin niteliğindedir ve gereksiz ifadelerden kaçınılmalıdır. Proje özetinin anlaşılır ve açık olmasına dikkat edilmeli ve aşağıdaki hususlara yer verilmelidir: 30
- Projenin arka planı (background) ve bağlamı (context), - Projenin hedefleri, - Katılımcı ülke ve kuruluşlar, gönüllü sayısı ve profilleri, - Projeyi yürütürken kullanılacak yöntem, - Proje sonuçlarının kısaca anlatılması, öngörülen etkileri ve uzun dönemdeki potansiyel faydaları. Proje özetinizin İngilizce çevirisini açık ve anlaşılır şekilde yazınız. J.1. Katılımcı Kurum/Kuruluş(lar) Listesi Bu tablo, başvuru formunun önceki bölümlerinden alınan bilgilere göre dolu olarak gelecektir. J.2. Bütçe Özeti Bu tablo, proje kapsamında yapılacak faaliyet sayısı, faaliyet türü ve talep edilen hibe miktarı konusunda özet bilgiler sunar. Aşağıda verilen ek tablo ise, kurumsal destek hibesine ilişkin genel toplamı vermektedir. J.2.1. Toplam Proje Hibesi Hesaplanan Hibe kısmı, daha önce girilen verilere göre dolu olarak gelecektir. Ancak Talep edilen hibe kısmının doldurulması gerekmektedir. Talep edilen hibe kısmı başvuru sahibininin manuel olarak hesaplama yaparak doldurması gereken bir alandır. Bu alan kontrol amaçlı doldurulacaktır. İdeali Hesaplanan Hibe ve Talep edilen hibe alanlarınınn aşağıdaki gibi eşit olmasıdır. Manuel olarak hesaplanan hibe tutarı ile başvuru formunun hesapladığı hibe miktarı arasında fark var ise, bütçe kalemlerinin yeniden gözden geçirilmesi gerekecektir. 31
K. Kontrol Listesi Projenizi Ulusal Ajans a online olarak sunmadan önce, başvuru formunuzun Program Rehberinde belirtilen uygunluk kriterlerini yerine getirdiğinden emin olunuz ve aşağıdaki hususları kontrol ediniz. - Kullandığınız form KA1 başvuru formu mu? - Başvuru formundaki ilgili kısımların hepsi eksiksiz dolduruldu mu? - Başvuru formu, kuruluşunuzun ilgili olduğu ülkenin ulusal ajansına mı gönderildi? - Başvuru Formu, Erasmus + Program Ülkelerinden birinin dili ile mi dolduruldu? - Aşağıdaki belgeleri eklediniz mi? - Kuruluşun yasal temsilcisi tarafından imzalanmış olan Doğruluk Beyanı - Her ortak için hazırlanmış ve imzalanmış Avrupa Komisyonunun belirlediği formattaki mandate formları - Gençlik başvuruları için Gençlik Faaliyet Tablosu -Tüm ortaklar, hukuksal statülerinin bir kanıtı olarak gerekli bütün belgeleri katılımcı portalına yükledi mi? - Hibesi 60.000 nun üzerinden olan başvurular için, bilanço/gelir-gider tablosu katılımcı portalına eklendi mi? (Kamu kurumları ve Uluslararası Örgütlerden talep edilmemektedir.). -Program Rehberindeki son başvuru tarihleri ile başvuru uyumlu mu? - Formun nihai halini kaydettiniz ve kendiniz için çıktı aldınız mı? L. Veri Koruma Bildirimi Başvuru sahiplerinin Doğruluk Beyanını imzalamadan önce veri koruma bildirimini okumaları gerekir. 32
M. Doğruluk Beyanı Başvuru sahibi kurum/kuruluşun yasal temsilcisi Doğruluk Beyanı sayfasının kağıt çıktısını almalı, dikkatli bir şekilde okumalı, beyan bölümünü el yazısı ile doldurmalı ve imzalamalı, varsa kurum mührünü tatbik etmelidir. Onaylanan Doğruluk Beyanı taranıp başvuru formu sunulmadan önce formda yer alan Ekler bölümüne eklenmelidir. N. Ekler Kurum yasal temsilcisi tarafından onaylanmış olan Doğruluk Beyanı belgesi, Mandate (Ortaklık Yetki) belgesi ve Gönüllü Faaliyet tablosu başvuru formuna eklenecektir. Belge yüklemek için kutunun sağ tarafında bulunan ekle butonuna basınız ve ilgili belgeyi bilgisayarınızdan bularak yükleyiniz. Yanlışlıkla yüklenen belgeler çıkarınız butonuna basılarak çıkarılabilmektedir. O. Başvuru Formunun Sunulması O.1. Veri Onaylama Formu elektronik olarak sunmadan önce, her sayfayı Onayla butonuna basarak onaylamayı unutmayınız. Formunuzun yalnızca nihai versiyonu elektronik olarak sunulacaktır. O.2. Standart Başvuru Formu Sunma Süreci Faks, posta veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik yapamazlar. Başvuru sahibi kurum/kuruluş(lar), başvuru formlarını sunmadan önce forma son şeklini verdiklerinden emin olmalı ve gerekirse sunmadan önce tekrar gözden geçirmelidir. Sisteme en son yüklenen form geçerli form olarak kabul edilecektir. Başvuru formunun sisteme yüklenebilmesi için bilgisayarınızın internet bağlantısı olması gerekmektedir. Tekrar hatırlatmak gerekirse, formu yüklemeden önce, formun bütün bölümlerinin onaylanmış ve bütün eklerin başvuru formuna eklenmiş olması gerekir. Başvurunuzu yapmadan önce, sunma işlemi sırasında ve daha sonra doğabilecek teknik sorunlara karşı, formun nihai halini bilgisayarınıza kaydetmeniz önerilir. 33
Başvuru sahiplerinin, başvurularını 30 Nisan 2014, Pazartesi günü saat 13:00 a (Başvurularda Brüksel saatiyle öğle 12:00 esastır) kadar yapmaları gerekmektedir. Farklı bir zaman diliminde yer alan ülkelerde bulunan başvuru sahipleri reddedilmemek adına saat farklılıklarını göz önünde bulundurmalıdır, bu konuda sorumluluk başvuru sahibine aittir. Son başvuru saatinden sonra yapılacak başvurular kesinlikle geçersiz sayılacaktır. O.3. Alternatif Başvuru Formu Sunma Süreci Faks, posta/kargo veya e-posta yoluyla gönderilen başvurular kabul edilmeyecektir. Başvuru sahipleri, son başvuru tarihinden sonra hibe başvurularında herhangi bir değişiklik yapamazlar. O.4. Başvuru Sunum Özeti Bu tablo, yapılmış olan tüm başvuru formu sunma girişimlerine ilişkin ek bilgi (log) sunmaktadır. Bu bilgiler birden fazla başvuru sunulması durumunda Ulusal Ajanslar için özellikle yararlıdır. O.2. bölümündeki süreç tamamlandıktan sonra, başvurunun çevrimiçi olarak gönderildiği tarih ve saat aşağıdaki ekran görüntüsü gibi olacaktır. O.5. Formu Yazdırma Başvuru formlarının kâğıt çıktıları Ulusal Ajans a posta yoluyla gönderilmeyecektir. Ancak, başvuru sahiplerinin formların kâğıt çıktılarını saklamalarında yarar vardır. Teşekkür ederiz. 34
BAŞVURU SONRASI DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR: 1. Aşağıdaki dosyaların başvuru formuna eklenmesi gerekmektedir. Doğruluk Beyanı Faaliyet Tablosu Her bir ortak için Ortaklık Yetki Belgesi (Mandate) 5 adet dosya ekleme alanı bulunduğundan Mandate (Ortaklık yetki belgelerinin) doğruluk beyanı ile birlikte tek bir dosya olacak şekilde taratılıp eklenmesi önerilir. Bu dosyalar PDF DOC (a pre-2007 word document) DOCX (a post-2007 word document) XLS (a pre-2007 excel file) XLSX (a post-2007 excel file) JPG (an image file in jpeg format) TXT (a text document) ODT (open office word processor document) ODS (open office spreadsheet document) olabilir ve toplamda 5120 kb yi geçmemelidir. 35
2. Ön Hazırlık Ziyareti (ÖHZ) nin faaliyetin gerçekleşeceği ülkede öngörülmesi tavsiye olunur. Zira, ÖHZ nin en önemli amaçlarından biri de tüm ortaklarla birlikte proje ortamının ziyareti, eksikliklerin tespiti gibi hususlardır. ÖHZ nin faaliyetin gerçekleşeceği ülke dışında öngörülmesi halinde, bunun sağlam nedenlerle gerekçelendirilememesi, Proje kabul edilse bile ÖHZ bütçesinin kabul edilmemesi durumuna yol açacaktır. 3. Her bir proje ortağıyla İç Ortaklık Antlaşması nın imzalanması şiddetle önerilir (Ortaklık yetki belgelerinden ayrı olarak) İç ortaklık anlaşması kriz durumlarında ortaya çıkan sorunların başvuran tarafından müdahale edilmesine yardımcı olacak bir belgedir. Ek 1_de İç Ortaklık Anlaşması nın formatı bulunmaktadır. 36