WORLD ENERGY COUNCIL DÜNYA ENERJİ KONSEYİ TÜRK MİLLİ KOMİTESİ DÜNYA ENERJİ KONGRESİ (WEC 2016) İDARİ ŞARTNAME ANKARA
WEC 2016 DÜNYA ENERJİ KONGRESİ (WORLD ENERGY CONGRESS) HİZMET ALIMI İDARİ ŞARTNAMESİ Madde 1- İşverene ilişkin bilgiler 1.1. İşverenin; a) Adı: Dünya Enerji Konseyi Türk Milli Komitesi (DEK-TMK) b) Adresi: Cinnah Cad. No:67/15 06680 Çankaya-Ankara c) Telefon numarası: + 90 (312) 442 82 78-79 ç) Faks numarası: + 90 (312) 441 96 10 d) Elektronik posta adresi: dektmk@dektmk.org.tr e) İlgili personelinin adı, soyadı ve unvanı: Şerife ODABAŞI, Büro Hizmetleri Sorumlusu 1.2. Adaylar, Hizmet Alımı dokümanlarına ilişkin bilgileri yukarıdaki adres ve numaralardan görevli personelle irtibat kurmak suretiyle temin edebilirler. Madde 2- Hizmet Alımı konusu işe ilişkin bilgiler Hizmet Alımı konusu işin; a) Adı: WEC 2016 - DÜNYA ENERJİ KONGRESİ (WORLD ENERGY CONGRESS) b) Miktarı ve türü: KONGRE ve FUAR ORGANİZASYONU c) Yapılacağı yer: İSTANBUL-TÜRKİYE Madde 3- Hizmet Alımı değerlendirmesine ilişkin bilgiler 3.1. a) Hizmet Alımı usulü: istekliler arasında yarışma b) Hizmet Alımı başvurusunun sunulacağı adres: Cinnah Cad. No:67/15 06680 Çankaya-Ankara c) Hizmet Alımı değerlendirmesinin yapılacağı adres: Cinnah Cad. No:67/15 06680 Çankaya-Ankara ç) Hizmet Alımı son başvuru tarihi: 06.06.2014 d) Hizmet Alımı son başvuru saati: 17:00 e) Hizmet Alımı komisyonu toplantı yeri: Cinnah Cad. No:67/15 06680 Çankaya-Ankara 3.2. Hizmet Alımı başvuruları, Hizmet Alımı son başvuru tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta veya kargo yoluyla da gönderilebilir. Hizmet Alımı son başvuru saatine kadar İşverene ulaşmayan Hizmet Alımı başvuruları değerlendirmeye alınmaz. 3.3. Hizmet Alımı başvuruları, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz. 3.4. Hizmet Alımı son başvuru tarihinin tatil gününe rastlaması halinde, Hizmet Alımı başvurusu takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen Hizmet Alımı başvuruları kabul edilir. 3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de Hizmet Alımı başvurusu yukarıda belirtilen saatte yapılır. 3.6. Saat ayarlarında, Türkiye Radyo Televizyon Kurumunun (TRT) ulusal saat ayarı esas alınır. Madde 4- - Hizmet Alımı dokümanlarının görülmesi ve temini 4.1. Hizmet alımı dokümanları aşağıda belirtilen adreste ve talep edilmesi halinde e-posta yolu ile talep edene göndermek suretiyle bedelsiz olarak görülebilir. Ancak, Hizmet Alımı'na başvuracak olanların, İşveren onaylı 1
Hizmet Alımı dokümanlarını satın alması zorunludur. Hizmet Alımı dokümanı işveren tarafından onaylı CD şeklinde imza karşılığı verilecektir. a) Hizmet Alımı dokümanlarının görülebileceği yer: Cinnah Cad. No:67/15 06680 Çankaya-Ankara b) Hizmet Alımı dokümanlarının görülebileceği internet adresi: yoktur. c) Hizmet Alımı dokümanlarının satın alınabileceği yer: Cinnah Cad. No:67/15 06680 Çankaya-Ankara ç) Hizmet Alımı dokümanlarının satış bedeli (K.D.V dahil): 5.900.-TL (yalnız beş bin dokuz yüz Türk Lirası, 5000.-TL +K.D.V.) dir. Banka Bilgileri : T.C. Ziraat Bankası A.Ş. Çankaya Şubesi (798) 51754869-5001 Nolu Hesap IBAN: TR31 0001 0007 9851 7548 6950 01 4.2. Hizmet Alımı dokümanlarını satın almak isteyenler, hizmet alımı dokümanlarını oluşturan belgelerin aslına uygunluğunu ve belgelerin tamam olup olmadığını kontrol eder. Bu incelemeden sonra, hizmet alımı dokümanlarını oluşturan belgelerin tamamının aslına uygun olarak teslim alındığına dair standart form, biri satın alana verilmek üzere iki nüsha olarak düzenlenir. Madde 5- Hizmet Alımı dokümanlarının kapsamı 5.1. Hizmet Alımı dokümanları aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır: a) Hizmet Alımı İdari Şartnamesi b) Standart formlar: 1) Başvuru mektubu 2) İş Ortaklığı Beyannamesi 3) Ortaklık Durum Belgesi 4) Banka Referans Mektubu 5) Bilanço Bilgileri Tablosu 6) İş Bitirme belgesi c) Teknik Şartname d) Birim Fiyat Teklif Cetveli 5.2. Ayrıca, bu şartnamenin ilgili hükümleri gereğince İşverenin düzenleyeceği zeyilnameler ile adayların yazılı talebi üzerine İşveren tarafından yapılan yazılı açıklamalar, hizmet alımı dokümanlarının bağlayıcı bir parçasıdır. 5.3. Aday tarafından, Hizmet Alımı dokümanlarının içeriği dikkatli bir şekilde incelenmelidir. Hizmet Alımı başvurusunun yapılmasına ilişkin şartların yerine getirilmemesinden kaynaklanan sorumluluk adaya aittir. Hizmet Alımı dokümanlarında öngörülen kriterlere ve şekil kurallarına uygun olmayan başvurular değerlendirmeye alınmaz. Madde 6- Bildirim ve Tebligat esasları 6.1. Adaylar, bildirim ve tebligatlarını, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapabilirler. Ancak, İşveren tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim de yapılabilir. 6.2. İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatlarda mektubun teslim edildiği tarih, tebliğ tarihi sayılır. Teslimin gerçekleştirilememesi halinde tebligat, 7201 sayılı Tebligat Kanunu hükümlerine göre gerçekleştirilir. 6.3. Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün İşveren tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir. 2
6.4. İşveren tarafından ortak girişimlere yapılacak bildirim ve tebligat, yukarıdaki esaslara göre pilot/koordinatör ortağa yapılır. 6.5. İstekli olabilecekler ve adaylar tarafından İşveren ile yapılacak yazışmalarda, elektronik posta ve faks kullanılamaz. Madde 7- Hizmet Alımı başvurusu için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri 7.1. Adayların aşağıda sayılan belgeleri, Hizmet Alımı başvuruları kapsamında sunmaları gerekir: a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi; 1) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da ilgili meslek odasından, ilk ilan veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge, 2) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odasından, ilk ilan veya son başvuru tarihinin içerisinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğuna dair belge, b) Hizmet Alımı başvurusu yapmaya yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri; 1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi, 2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri, c) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun başvuru mektubu, [EK-1 Başvuru Mektubu] ç) Bu şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde, şekli ve içeriği belirtilmiş yeterlik belgeleri, d) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi, e) Adayın ortak girişim olarak başvuruda bulunulması halinde, bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi. [EK-2 İş Ortaklığı Beyannamesi] f) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge [EK-3 Ortaklık Durum Belgesi] g) Kültür ve Turizm Bakanlığından alınmış A Grubu Seyahat Acentası İşletmesi Belgesi sahibi olduklarına dair belgenin aslı veya noter tasdikli sureti. (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.) ğ) Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği ne (TÜRSAB) en az 10 yıllık A Grubu üye olduğuna dair belgenin aslı veya noter tasdikli sureti. (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.) h) Uluslararası Profesyonel Kongre Organizatörleri Birliği (IAPCO) üyesi olunduğuna dair belge, (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.) ı) Uluslararası Kongre ve Toplantı Organizasyonları Birliği (ICCA) üyesi olunduğuna dair belge, (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.) i) TOBB Yönetim Kurulu'nun 27.02.2007 tarih ve 242 sayılı Kararına İstinaden Yurt İçinde Fuar Düzenlenmesi'ne Dair Usul ve Esaslara göre Fuar düzenlemeye yetkili olduğunu gösteren TOBB dan alınmış yetki belgesi. (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.) j) Firmanın uluslararası toplantı düzenlemede tecrübesini gösterir nitelikte, son 5 yıl içerisinde düzenlediği en az 5.000 (Beşbin) kişilik uluslararası kongrelerin listesi (yer/tarih ve kişi sayısı ile birlikte) gerekmektedir. (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.) 3
k) İlgili Kurumlardan alınmış, adayların vergi ve SGK prim borcu olmadığına dair belgeler 7.2. Hizmet Alımı'na iş ortaklığı olarak başvuruda bulunulması halinde; 7.2.1. İş ortaklığının her bir ortağı tarafından 7.1 maddesinin (a) ve (b) bentlerinde yer alan belgelerin ayrı ayrı sunulması zorunludur. İş ortaklığının tüzel kişi ortağı tarafından, iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde bu ortak (f) bendindeki belgeyi de sunmak zorundadır. 7.3. Konsorsiyumlar ihaleye teklif veremezler. 7.4. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler: 7.4.1 Adayın bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatının 10.000.000.-TL.'dan az olmadığını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. [EK-4 Banka Referans Mektubu] Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur. Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir. İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. 7.4.2. İsteklinin ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yıl sonu bilançosu veya eşdeğer belgeleri. a) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olan istekliler, yıl sonu bilançosunu veya bilançonun gerekli kriterleri sağlandığını gösteren bölümlerini, b) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olmayan istekliler, yıl sonu bilançosunu veya bilançonun gerekli kriterleri sağladığını gösteren bölümlerini, ya da bu kriterlerin sağlandığını göstermek üzere yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir tarafından standart forma uygun olarak düzenlenen belgeyi sunmaları gerekmektedir. [EK-5 Bilanço Bilgileri Tablosu] Sunulan bilanço veya eşdeğer belgelerde; a) Belli sürelerde nakit akışını sağlayabilmesi için gerekli likiditeye ve kısa dönem (bir yıl) içinde borç ödeme gücüne sahip olup olmadığını gösteren cari oranın (dönen varlıklar/kısa vadeli borçlar) en az 0,75 olması, (hesaplama yapılırken; yıllara yaygın inşaat maliyetleri dönen varlıklardan, yıllara yaygın inşaat hakediş gelirleri ise kısa vadeli borçlardan düşülecektir), b) Aktif varlıkların ne kadarının öz kaynaklardan oluştuğunu gösteren öz kaynak oranının (öz kaynaklar/toplam aktif) en az 0,15 olması, (hesaplama yapılırken, yıllara yaygın inşaat maliyetleri toplam aktiflerden düşülecektir), c) Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,50'den küçük olması, ve belirtilen üç kriterin birlikte sağlanması zorunludur. Sunulan bilançolarda varsa yıllara yaygın inşaat maliyetleri ile yıllara yaygın inşaat hakediş gelirlerinin gösterilmesi gerekir. Yukarıda belirtilen kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır. Bilanço veya bilançonun yukarıda belirtilen kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerinin ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylanmış olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen bilanço veya bilançonun yukarıda belirtilen kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerinin ise o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeleri düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir. Yabancı ülkede düzenlenen yayımlanması zorunlu olmayan bilançoların veya bunların bölümlerinin ibraz edilmemesi durumunda, yukarıda belirtilen kriterlerin sağlandığı o ülke mevzuatına göre bu belgeleri düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış belge ile tevsik edilebilir. Serbest meslek erbabı tarafından sunulan, ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve onaylanmış serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değerlere göre, son yıla ait toplam gelirin toplam gidere oranının veya son iki yıla ait gelir ve giderlerin parasal tutarlarının ortalaması üzerinden bulunacak oranın en az (1,25) olması şartı aranır. Serbest meslek kazanç defteri özetinin yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması gerekir. 4
İsteklinin ortak girişim olması halinde, ortakların her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı sunması ve yukarıda belirtilen kriterleri sağlaması zorunludur. 7.4.3. İstekli tarafından; a) Hizmet alımının yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam ciroyu gösteren gelir tablosunun, b) Taahhüt altında devam eden hizmet işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen hizmet işlerinin parasal tutarını gösteren hizmet alımının yapıldığı yıldan önceki yılda düzenlenmiş faturaların, birinin sunulması yeterlidir. Taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının hesabında, yurt içinde ve yurt dışında gerçekleştirilen işlerden elde edilen gelirlerin toplamı dikkate alınır. Adayların cirosu 20.000.000.-Türk Lirası'ndan az olmaması gerekir. Bu kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır. Gelir tablosunun, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması zorunludur. Yabancı ülkede düzenlenen gelir tablosunun o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve bu belgeyi düzenlemeye yetkili merci tarafından onaylanmış olması gereklidir. İş ortaklığı olarak ihaleye katılan isteklilerde; iş hacmine ilişkin kriterlerin, her bir ortak tarafından iş ortaklığındaki hissesi oranında sağlanması zorunludur. 7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler: 7.5.1. İsteklinin yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak; a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az %80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri sunması zorunludur. [EK-6 Yüklenici İş Bitirme Belgesi] İstekli tarafından; Yurtiçinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen, Hizmet Alımı İdari Şartnamesi konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak; son beş (5) yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan, t o p l a m tutarı 6.000.000.-Türk Lirası ndan az olmayacak uluslararası kongre ve toplantı organizasyonunun başarıyla gerçekleştirildiğine ilişkin işverenden alınan İş Bitirme Belgesi sunulması gerekmektedir. İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az %70'ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az %10'unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının %30'undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur. Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren belgenin sunulması zorunludur. 7.5.2. Kalite yönetim sistem belgesinin, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme kuruluşlarının, Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin 5
geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. İhale tarihi veya bu tarihten önceki bir yıl içinde alınan teyit yazıları geçerlidir. Ancak, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir. Bu belge veya belgelerin ihale tarihinde geçerli olması yeterlidir. İş ortaklıklarında, ortaklardan birinin istenilen belgeyi sunması yeterlidir. 7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir: a) Tek bir iş bitirme dahilinde benzer iş; Türk ve yabancı katılımcıların otel rezervasyonları, konaklama, havaalanı karşılamaları, ulaşım, transfer ve taşımacılık hizmetleri, turlar, sekretarya hizmetleri, toplantı salonlarının, konferans merkezinin, basın merkezinin düzenlenmesi, toplantı açılış, kapanış, fuarlar ve toplantılar, yan etkinlik ile ilgili hizmetler, web yayını, simultane tercüme, ses ve görüntü sistemleri ve hizmetlerinin temini, teknik hizmetler, elektrik, data altyapısı ve jeneratörler, fotoğraf, lojistik, çevre düzenlemesi, genel sarf malzemeleri ve gereksinimleri, kırtasiye, ofis araç ve gereç malzemeleri ile mobilya temini, kültürel ve sosyal programların düzenlenmesi, gerekli personelin temini ve eğitimi, basılı malzemelerin yaptırılması vb. ile ilgili tüm organizasyon hizmetlerinin yerine getirilmesi ve koordinasyonunun sağlanmasını kapsayan uluslararası kongre organizasyonları. 7.7. Verilen teklifler tamamı Hizmet alımı komisyonunca değerlendirilerek, kısa listeye alınmasına karar verilen adaylar, son başvuru tarihini müteakip daha sonra belirlenecek bir tarihte, İşveren'e sunum yapmak üzere davet edilecektir. 7.8. Belgelerin sunuluş şekli: 7.8.1. Adaylar, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesi çerçevesinde; Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca aslının aynıdır şeklinde onaylanarak adaylara verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir. 7.8.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile ibraz edilenin aynıdır veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir. 7.8.3. Adaylar, istenen belgelerin aslı yerine son başvuru tarihinden önce İşveren tarafından aslı İşverence görülmüştür veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini de başvurularına ekleyebilirler. 7.8.4. Türkiye Cumhuriyeti'nin yabancı ülkelerde bulunan temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgeler dışında yabancı ülkelerde düzenlenen belgeler ile yabancı ülkelerin Türkiye deki temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgelerin tasdik işlemi: 7.8.4.1. Tasdik işleminden, belgedeki imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığının ve varsa üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi işlemi anlaşılır. 7.8.4.2. Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf ülkelerde düzenlenen ve bu Sözleşmenin 1 inci maddesi kapsamında bulunan resmi belgeler, apostil tasdik şerhi taşıması kaydıyla Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır. 7.8.4.3. Türkiye Cumhuriyeti ile diğer devlet veya devletler arasında, belgelerdeki imza, mühür veya damganın tasdik işlemini düzenleyen hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme bulunduğu takdirde, bu ülkelerde düzenlenen belgelerin tasdik işlemi, bu anlaşma veya sözleşme hükümlerine göre yaptırılabilir. 7.8.4.4. Apostil tasdik şerhi taşımayan veya tasdik işlemine ilişkin özel hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme kapsamında sunulmayan yabancı ülkelerde düzenlenen belgelerin üzerindeki imzanın, mührün veya damganın, düzenlediği ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu tarafından veya sırasıyla, belgenin düzenlendiği ülkenin Türkiye deki temsilciliği ile Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmesi gerekir. Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunun bulunmadığı ülkelerde düzenlenen belgeler ise sırasıyla, düzenlendiği ülkenin Dışişleri Bakanlığı, bu ülkeyle ilişkilerden sorumlu Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya bu ülkenin Türkiye deki temsilciği ve Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir. 7.8.4.5. Yabancı ülkenin Türkiye deki temsilciliği tarafından düzenlenen belgeler, Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir. 6
7.8.4.6. Fahri konsolosluklarca düzenlenen belgelere dayanılarak işlem tesis edilmez. 7.8.5. Başvuru kapsamında sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin yapılması ve bu tercümelerin tasdik işlemi: 7.8.5.1. Yerli istekliler tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümeleri ve bu tercümelerin tasdik işlemi aşağıdaki şekilde yapılır: 7.8.5.1.1. Yerli istekliler ile Türk vatandaşı gerçek kişi ve/veya Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişi ortağı bulunan iş ortaklıkları tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, Türkiye deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler, Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır. 7.8.5.2. Yabancı istekliler tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümeleri ve bu tercümelerin tasdik işlemi aşağıdaki şekilde yapılır: 7.8.5.2.1. Tercümelerin tasdik işleminden tercümeyi gerçekleştiren yeminli tercümanın imzası ve varsa belge üzerindeki mührün ya da damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi işlemi anlaşılır. 7.8.5.2.2. Belgelerin tercümelerinin, düzenlendiği ülkedeki yeminli tercüman tarafından yapılmış olması ve tercümesinde apostil tasdik şerhi taşıması halinde bu tercümelerde başkaca bir tasdik şerhi aranmaz. Bu tercümelerin apostil tasdik şerhi taşımaması durumunda ise tercümelerdeki imza ve varsa üzerindeki mühür veya damga, bu ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu tarafından veya sırasıyla, belgenin düzenlendiği ülkenin Türkiye deki temsilciliği ile Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir. 7.8.5.2.3. Türkiye Cumhuriyeti ile diğer devlet veya devletler arasında belgelerdeki imza, mühür veya damganın tasdik işlemini düzenleyen hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme bulunduğu takdirde belgelerin tercümelerinin tasdik işlemi de bu anlaşma veya sözleşme hükümlerine göre yaptırılabilir. 7.8.5.2.4. Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunun bulunmadığı ülkelerde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, düzenlendiği ülkedeki yeminli tercüman tarafından yapılmış olması ve tercümenin de apostil tasdik şerhi taşımaması durumunda ise söz konusu tercümedeki imza ve varsa üzerindeki mühür veya damganın sırasıyla, bu ülkenin Dışişleri Bakanlığı, bu ülkeyle ilişkilerden sorumlu Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya bu ülkenin Türkiye deki temsilciliği ve Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmelidir. 7.8.5.2.5. Yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması halinde, bu tercümelerde başkaca bir tasdik şerhi aranmaz. 7.9. Yabancı istekli tarafından başvuruda bulunulması halinde, bu şartname ve eklerinde istenilen belgelerin, adayın kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş dengi olan belgelerin sunulması gerekir. 7.10. Hizmet Alımı başvurusunun dili: 7.10.1 Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer dokümanlar, Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işleminde ilgili maddedeki düzenlemeler esas alınacaktır. Madde 8 - Hizmet Alımı'nın yabancı adaylara açıklığı 8.1. Hizmet Alımı'na yerli adaylar ile yerli adaylar ile ortak girişim yapan yabancı adaylar katılabilir. Uluslararası bir firmanın Türkiye de bulunan şubeleri, Yerli aday tanımına uymayıp yabancı aday olarak değerlendirilecektir. Hizmet Alımı'nda yerli aday lehine fiyat avantajı uygulanmayacaktır. Madde 9 - Hizmet Alımı'na katılamayacak olanlar 9.1. 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (b) bendinin (8) numaralı alt bendi gereğince alınacak Bakanlar Kurulu Kararları ile belirlenen yabancı ülkelerin isteklileri doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde Hizmet Alımı'na katılamazlar. 9.2. Bu yasaklara rağmen Hizmet Alımı'na katılan istekliler, Hizmet Alımı dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine Hizmet Alımı işlemi yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek Hizmet Alımı iptal edilir. 7
Madde 10 - Hizmet Alımı dışı bırakılma ve yasak fiil veya davranışlar 10.1. İsteklilerin, hizmet alımı başvuru tarihinde 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e), (f), (g), (h) ve (i) bentlerinde belirtilen durumlarda olmaması gerekmektedir. Anılan maddenin dördüncü fıkrasının (c) ve (d) bentleri hariç, bu durumlarında değişiklik olan istekli, İşveren'e derhal bilgi verecektir. Hizmet Alımı işi üzerinde kalan istekli ise sözleşmenin imzalanmasından önce, Hizmet Alımı başvuru tarihinde 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadığına ilişkin belgeleri verecektir. a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan. b) İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan. c) Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olan. d) Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan. e) Hizmet alımı başvuru tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen. f) Hizmet alımı başvuru tarihinden önceki beş yıl içinde, Hizmet alımı yapan işverene yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu bu işveren tarafından ispat edilen. g) Hizmet alımı başvuru tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan. h) Bu maddede belirtilen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen. i) 4734 sayılı Kanunun 11 inci maddeye göre Hizmet alımına katılamayacağı belirtildiği halde Hizmet alımı başvurusu yapan. 10.2. Bu Şartnamenin 9 uncu maddesi uyarınca hizmet alımına katılamayacak olanlar ile 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca ihale dışı bırakılma nedenlerini taşıyan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. 10.3. 4734 sayılı Kanunun 11 inci maddesi uyarınca ihaleye katılamayacak olanlar ile 17 nci maddesinde sayılan yasak fiil veya davranışta bulunduğu tespit edilenler hakkında, ayrıca fiil veya davranışın özelliğine göre aynı Kanunun Dördüncü Kısmında belirtilen hükümler uygulanır. Madde 11 - Hizmet Alımı başvurusuna ilişkin giderler Hizmet Alımı başvurularının hazırlanması ve sunulması ile ilgili bütün masraflar adaylara aittir. Adaylar, başvurularını hazırlamak için yapmış olduğu hiçbir masrafı İşveren'den isteyemez. Madde 12 - Hizmet Alımı dokümanlarında açıklama yapılması 12.1. Adaylar, başvurularının hazırlanması aşamasında, Hizmet Alımı dokümanlarında açıklanmasına ihtiyaç duydukları hususlarla ilgili olarak, son başvuru tarihinden beş gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilir. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmayacaktır. 12.2. Talebin uygun görülmesi halinde İşveren'ce yapılacak yazılı açıklama, son başvuru tarihinden en az iki gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde Hizmet Alımı dokümanları alanların tamamına gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir. 12.3. Açıklamada, sorular ile İşveren'in ayrıntılı cevabı yer alır, açıklama talebinde bulunanın kimliği belirtilmez. 12.4. Açıklamalar, açıklamanın yapıldığı tarihten sonra dokümanları satın alanlara, Hizmet Alımı dokümanlarının bir parçası olarak verilir. 8
Madde 13 - Hizmet Alımı dokümanlarında değişiklik yapılması 13.1. İlan edildikten sonra Hizmet Alımı dokümanlarında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak, başvuruların hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin İşverence tespit edilmesi veya adaylarca yazılı olarak bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle Hizmet Alımı dokümanlarında değişiklik yapılabilir. Zeyilname, Hizmet Alımı dokümanlarının bağlayıcı bir parçası olarak Hizmet Alımı dokümanlarına eklenir. 13.2. Zeyilname, son başvuru tarihinden en az beş gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde Hizmet Alımı dokümanlarını alanların tamamına gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir 13.3. Zeyilname düzenlenmesi nedeniyle başvuruların hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde İşveren, son başvuru tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir. Erteleme süresince, Hizmet Alımı dokümanlarının satılmasına ve başvuruların alınmasına devam edilecektir. 13.4. Zeyilname düzenlenmesi halinde, Hizmet Alımı başvurularını bu düzenlemeden önce vermiş olan adaylara başvurularını geri çekerek, yeniden başvuru yapma imkanı tanınacaktır. 13.5. İşverence Hizmet Alımı dokümanlarında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, son başvuru tarihinden önce gerekli düzeltme yapılarak son başvuru tarihi ertelenebilir. Belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin devam etmesi halinde İşveren tarafından düzeltme yapılması mümkündür. Madde 14 - Hizmet Alımı son başvuru saatinden önce ihalenin iptal edilmesi 14.1. İşveren tarafından gerekli görülen veya Hizmet Alımı dokümanlarında yer alan belgelerde Hizmet Alımı yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde, son başvuru saatinden önce Hizmet Alımı iptal edilebilir. 14.2. Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle Hizmet Alımı'nın iptal edildiği ilan edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar başvuruda bulunmuş olanlara Hizmet Alımı'nın iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir. 14.3. Hizmet Alımı'nın iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün Hizmet Alımı başvuruları reddedilmiş sayılır ve başvurular açılmaksızın adaylara iade edilir. 14.4. Hizmet Alımı'nın iptal edilmesi nedeniyle adaylarca İşveren'den herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. Madde 15 - İş ortaklığı 15.1. Birden fazla gerçek veya tüzel kişi iş ortaklığı oluşturmak suretiyle Hizmet Alımı başvurusunda bulunabilir. 15.2. İş ortaklığında en çok hisseye sahip ortak, pilot ortak olarak gösterilmek zorundadır. Ancak bütün ortakların hisse oranlarının eşit olduğu veya diğer ortaklara göre daha fazla hisse oranına sahip ve hisseleri birbirine eşit olan ortakların bulunduğu iş ortaklıklarında ise, bu ortaklardan biri pilot ortak olarak belirlenir. 15.3. İş ortaklığı oluşturmak suretiyle Hizmet Alımı başvurusunda bulunacak adaylar, iş ortaklığı yaptıklarına dair pilot ortağın da belirtildiği, ekte örneği bulunan iş ortaklığı beyannamesini başvurularıyla beraber sunacaklardır. 15.4. İş ortaklığının yeterli görülmesi, her bir ortağın ayrı ayrı yeterli olduğu anlamına gelmez. 15.5. Hizmet Alımı'nın iş ortaklığı üzerinde kalması halinde, iş ortaklığından sözleşme imzalanmadan önce noter tasdikli ortaklık sözleşmesini vermesi istenecektir. 15.6. İş ortaklığı sözleşmesinde, ortakların hisse oranları ve pilot ortak ile diğer ortakların işin yerine getirilmesinde müştereken ve müteselsilen sorumlu oldukları belirtilecektir. Madde 16 - Konsorsiyum 16.1. Konsorsiyumlar Hizmet Alımı'na başvuruda bulunamaz. 9
Madde 17 - Hizmet Alımı başvuru belgelerinin sunulması 17.1. Bu Şartname ile istenilen bütün Hizmet Alımı başvuru belgeleri bir zarfa veya pakete konulur. Zarfın veya paketin üzerine adayın adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, başvurunun hangi işe ait olduğu ve hizmet alımını yapan İşveren'in açık adresi yazılır. Zarfın veya paketin yapıştırılan yeri aday tarafından imzalanarak, mühürlenir veya kaşelenir. 17.2. Hizmet Alımı başvuruları, Hizmet Alımı dokümanlarında belirtilen son başvuru saatine kadar İşveren'e (Hizmet Alımı başvurularının sunulacağı yere) teslim edilir. Bu saatten sonra yapılan Hizmet Alımı başvuruları kabul edilmez ve açılmadan iade edilir. Bu durum bir tutanakla tespit edilir. 17.3. Hizmet Alımı başvuruları iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek Hizmet Alımı başvurularının, Hizmet Alımı dokümanlarında belirtilen son başvuru saatine kadar İşveren'e ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan Hizmet Alımı başvurularının alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir ve bu başvurular değerlendirmeye alınmaz. 17.4. Zeyilname ile Hizmet Alımı başvuru süresinin uzatılması halinde, İşveren ve adayların son başvuru tarih ve saatine bağlı tüm hak ve yükümlülükleri, süre açısından tespit edilecek yeni son başvuru tarih ve saatine kadar uzatılmış sayılır. Madde 18 - Hizmet Alımı başvurularının alınması ve açılması 18.1. Hizmet Alımı komisyonunca, Hizmet Alımı başvurularının alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır: 18.1.1. Hizmet Alımı komisyonu tarafından son başvuru tarih ve saatine kadar yapılan başvurular bir tutanakla tespit edilir. 18.1.2. Hizmet Alımı komisyonu başvuruları inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde adayın adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, başvurunun hangi işe ait olduğu, Hizmet Alımı'nı yapan İşveren'in açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin aday tarafından imzalanıp mühürlenmesi (veya kaşelenmesi) hususlarına bakılır. 18.1.3. Başvuru zarfları alınış sırasına göre açılır. Adayların belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir ve bu işleme ilişkin hazırlanan tutanak, Hizmet Alımı komisyonunca imzalanır. 18.1.4. Bu aşamada hiçbir başvurunun reddine veya kabulüne karar verilmez. Adaylar tarafından sunulan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Başvurular değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır. Madde 19 - Hizmet Alımı başvurularının değerlendirilmesi 19.1. Başvuruların değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu ilk oturumda tespit edilen adayların başvurularının değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. 19.2. Başvurunun esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İşveren tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuruları değerlendirme dışı bırakılır. 19.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde adaylarca sunulan belgelerin son başvuru tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, adayın Hizmet Alımı tarihi itibarıyla yeterlik şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir. 19.4. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri tam olan adayların başvurularının ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. 19.5. Bu aşamada, adayların ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve hizmet alımı dokümanında belirtilen şartlara sahip olup olmadığı incelenir. 19.6. Yapılan değerlendirme sonucunda istenen yeterlik kriterlerini sağlayan adaylar yeterli bulunur. Yeterlik kriterlerini taşımadıkları tespit edilen adaylar ise yeterli kabul edilmez. 10
Madde 20 - Hizmet Alımı başvurularının sonuçlandırılması 20.1. Hizmet Alımı başvurularının değerlendirmesi sonucu Hizmet Alımı komisyonu tarafından, yeterli oldukları tespit edilen adaylar ile yeterli bulunmayan adayların yeterli bulunmama gerekçeleri ayrıntılı olarak belirtilir. 20.2. Hizmet Alımı başvurularının değerlendirmesi sonucu yeterli olduğu tespit edilen adaylardan, kısa listeye alınmasına karar verilen adaylar, İşveren'e sunum yapmak üzere davet edilir. 20.3. İşveren, sunum yapan adaylar arasından hizmet alımı işini yapacak adayı belirler. Madde 21- Hizmet Alımı'nın iptali 21.1. Hizmet Alımı değerlendirmesi sonucu Hizmet Alımı'na davet edilebilecek aday sayısının üçten az olması halinde Hizmet Alımı iptal edilecektir. 21.2. Hizmet Alımı'nın iptal edilmesi halinde durum bütün adaylara veya isteklilere bildirilir. 21.3. Hizmet Alımı'nın iptal edilmesi nedeniyle adaylar veya istekliler İşveren'den herhangi bir hak talebinde bulunamaz. 11
Ek. 1 BAŞVURU MEKTUBU DEK-TMK HİZMET ALIMI KOMİSYONU BAŞKANLIĞINA. /. /2014 WEC 2016 DÜNYA ENERJİ KONGRESİ Hizmet Alımının adı (WORLD ENERGY CONGRESS) Başvuru Sahibi'nin adı ve soyadı / ticaret unvanı Uyruğu TC Kimlik Numarası (gerçek kişi ise) Vergi Kimlik Numarası Tebligat adresi Telefon ve Faks numarası Elektronik posta adresi 1) Yukarıda adı yer alan Hizmet Alımı'na ilişkin tüm belgeler tarafımızdan okunmuş, anlaşılmış ve kabul edilmiştir. Dokümanda yer alan tüm düzenlemeleri dikkate alarak başvuruda bulunduğumuzu, dokümanda yer alan yükümlülükleri yerine getirmememiz durumunda uygulanacak yaptırımları kabul ettiğimizi beyan ediyoruz. 2) Son başvuru tarihinde 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a),(b),(c),(d),(e),(f),(g),(h) ve (i) bentlerinde sayılan durumlarda olmadığımızı ve olmayacağımızı, anılan maddenin dördüncü fıkrasının (c) ve (d) bentleri hariç, bu hususlara ilişkin olarak durumumuzda değişiklik olması halinde buna ilişkin belgeleri işverene derhal vereceğimizi; Hizmet Alımı üzerimizde kalması halinde ise sözleşme imzalanmadan önce anılan maddenin dördüncü fıkrasının (a),(b),(c),(d),(e) ve (g) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadığımıza ilişkin belgeleri anılan Kanun ve ilgili mevzuat ile Hizmet Alımı dokümanlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak işverene sunacağımızı taahhüt ediyoruz. 3) Yukarıda yer alan elektronik posta adresime ve faks numarama tebligat yapılmasını kabul ediyorum. Adı ve Soyadı/Ticaret Unvanı Kaşe ve İmza 12
Ek. 2 İŞ ORTAKLIĞI BEYANNAMESİ WEC 2016 - DÜNYA ENERJİ KONGRESİ (WORLD ENERGY CONGRESS) işine müşterek teklif vermek ve söz konusu iş uhdemize kaldığı takdirde sözleşme aktedilerek işin ifası ve bitirilmesi amacı ile, özel bir ortaklık kurmuş bulunuyoruz. Hizmet Alımı'nın üzerimizde kalması halinde ortaklık sözleşmesi, sözleşme imzalanmadan önce noterliğe tasdik ettirilerek işverene verilecektir. İş ortaklığımızın pilot ortağı, işin bitimine kadar [pilot ortağın adı] dır. Pilot ortağın iş ortaklığımızı her konuda temsile tam yetkili olduğunu, işveren tarafından pilot ortağa yapılacak bildirimlerin iş ortaklığımıza yapılmış sayılacağını, vermiş olduğumuz müşterek teklif neticesinde iş üzerimizde kaldığı takdirde sözleşmenin bütün ortaklarca müştereken imza edileceğini ve aktedilecek sözleşme ile ilgili diğer bütün hususlarda pilot olarak göstermiş olduğumuz ortağımızın, ortaklığımız nam ve hesabına hareket etmeye tam yetkili olacağını, her birimizin aktolunacak sözleşmenin konusuna ve kapsamına girecek işlerin ve taahhütlerin ve sözleşmeden doğup da ortaklığımıza yönelecek yükümlülüklerin yerine getirilmesinden müştereken ve müteselsilen sorumlu olacağımızı ve iş sonuna kadar kurduğumuz özel ortaklıktan ayrılmayacağımızı; aksi takdirde sözleşmenin feshi, kesin teminatın gelir kaydı hususlarında işverenin yetkili olacağını, sözleşme konusu işin tamamlanmasından önce iş ortaklığına dahil pilot ortak dışındaki ortaklardan herhangi birinin ölümü, iflası, ağır hastalığı, tutukluluğu veya özgürlüğü kısıtlayıcı bir cezaya mahkum olması veya dağılması gibi durumlarda, pilot ortak ve iş ortaklığının geri kalan diğer ortaklarının teminat da dahil işin bütün yükümlülüklerini ve sorumluluklarını üzerine alacağını ve işi bitireceğini, beyan, kabul ve taahhüt ederiz. Sıra no 1) 2) 3)...) n) Ortağın adı ve soyadı/ticaret unvanı Ortaklık oranı Tebligat adresi PİLOT ORTAK ÖZEL ORTAK ÖZEL ORTAK ÖZEL ORTAK ÖZEL ORTAK İmza İmza İmza İmza İmza 13
Ek. 3 ORTAKLIK DURUM BELGESİ 1. Belge Düzenleme Tarihi : 2. Başvuru Sahibi Şirketin; 2.1. Ticaret Unvanı : 2.2. Ticaret Sicil No : 3. İş deneyimini gösteren belgesi kullanılacak ortağa ilişkin bilgiler Ortağın Adı ve Soyadı veya Ticaret Unvanı Ortaklık Tipi Ortaklık Hisse oranı [Gerçek kişi/tüzel kişi] [ İş deneyimini gösteren belgesi kullanılacak olan ortağın, başvuru sahibi şirketin yüzde elliden fazla hissesine sahip olması zorunludur.] Başvuruda bulunan şirkete ilişkin kayıtların incelenmesi sonucunda, yukarıda adı ve soyadı/ticaret unvanı bulunan kişinin bu belgenin düzenleme tarihinden önceki bir yıl boyunca [Başvuru sahibi şirketin ticaret unvanı yazılacaktır.] nin kesintisiz olarak % 50 den fazla hissesine sahip ortağı olduğu tespit edilmiştir. Belge düzenleme tarihinden sonra ortaklık oranının %50 ye veya %50 nin altına düşmesi durumunda bu belge, Hizmet Alımı'nda kullanılamaz. Düzenleyen Yetkilinin Adı SOYADI Görevi İmzası ve Mührü. AÇIKLAMALAR 1 Bu belge, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenecektir. Bu belgenin serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenmesi halinde 15/11/2002 tarihli ve 24937 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin kullanılması gerekmektedir. 2 Belgenin, ihalenin ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmesi zorunludur. 14
Ek. 4 BANKA REFERANS MEKTUBU İsteklinin [ad ve soyadı/ticaret unvanı] : Üzerinde Kısıtlama Bulunmayan Mevduatı Nakdi Kredisi Kullanılmamış Krediler Gayrinakdi Kredisi Yukarıdaki bilgiler müşterimizin isteği üzerine hazırlanmıştır. Bilgilerinize arz ederiz. / / [banka adı] Yetkililerin isim, unvan ve imzaları Açıklama: 1- Para birimi belirtilecektir. 2- İşverence gerekli görüldüğünde ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyit edilecektir. Faks ile yapılan teyitlerin banka şubesinin en az iki yetkilisinin imzasını taşıması gereklidir. 15
Ek. 5 Bilançosu İncelenen Kişinin Adı ve Soyadı/Ticaret Unvanı BİLANÇO BİLGİLERİ TABLOSU Vergi Kimlik Numarası Belge Düzenleme Tarihi Yıl / Yıllar 20.. 20.. Dönen Varlıklar Kısa Vadeli Borçlar Öz Kaynaklar Toplam Aktif Yıllara Yaygın İnşaat Maliyetleri (varsa) Kısa Vadeli Banka Borçları Yıllara Yaygın İnşaat Hakediş Gelirleri (varsa) Bilanço Oranları Cari Oran (Dönen Varlıklar/ Kısa Vadeli Borçlar) Öz Kaynak Oranı (Öz Kaynaklar/Toplam Aktif) Kısa Vadeli Banka Borçları/Öz Kaynaklar Yukarıdaki bilgiler belge düzenlenen kişinin bilançosu incelenerek hazırlanmıştır. Bilgilerinize arz ederim. Belgeyi düzenleyen YMM/SMMM Adı-Soyadı ve Unvanı İmza Kaşe/Mühür AÇIKLAMALAR 1- Bu belge, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 35 inci maddesi hükümleri esas alınarak düzenlenecektir. 2- Hizmet Alımı'nın yapıldığı yıldan önceki yıla ait bilanço bilgileri sunulmalıdır. Yönetmeliğin 35 inci maddesinde belirtilen kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait bilgilerini sunabilir. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden bilanço oranları hesaplanacaktır 3- Hizmet Alımı veya son başvuru tarihi yılın ilk dört ayında olan ihalelerde, bir önceki yıla ait bilanço bilgisinin sunulmaması durumunda iki önceki yıla ait bilanço bilgileri sunulabilir. Bu bilanço bilgilerine göre yeterlik kriterini sağlayamayanlar ise iki önceki yılın bilanço bilgileri ile üç önceki yılın bilanço bilgilerini sunabilir. Bu takdirde, ilgili yılların parasal tutarlarının ortalaması üzerinden bilanço oranları hesaplanacaktır. 4-Cari oran hesaplanırken yıllara yaygın inşaat maliyetleri dönen varlıklardan; yıllara yaygın inşaat hakediş gelirleri ise kısa vadeli borçlardan düşülecektir. 5-Öz kaynak oranı hesaplanırken yıllara yaygın inşaat maliyetleri toplam aktiflerden düşülecektir. 6-4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 174 üncü maddesine göre takvim yılından farklı hesap dönemi belirlenen mükellefin bilançoları için bu hesap dönemi esas alınır. 7- Bilanço oranlarında yuvarlama yapılmayacaktır. 8- Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin kullanılması gerekmektedir. 16
Ek. 6 İŞ BİTİRME BELGESİ (YÜKLENİCİ) Sayı : Tarih: 1 İşverenin adı 2 İşin adı ve varsa Hizmet Alımı kayıt numarası 3 İşin tanımı 4 Yüklenicinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı 5 TC Kimlik Numarası [Yüklenicinin Türk vatandaşı gerçek kişi olması halinde yazılacaktır.] 6 Vergi Kimlik Numarası [ Yüklenicinin Türkiye de faaliyet gösteren kişi olması 7 Yüklenici iş ortaklığı ise ortaklar ve ortaklık oranları/yüklenici konsorsiyum ise ortaklar ve bu ortaklarca geçekleştirilen iş kısımları ile bu kısımların tutarı 8 Sözleşme tarihi 9 İlk Sözleşme bedeli halinde yazılacaktır.] [İş ortaklığının her bir ortağının adı ve soyadı/ticaret unvanı ile iş ortaklığındaki hisse oranı belirtilecektir. Bu düzenleme her ortak için ayrı bir satırda yapılacaktır.] [Konsorsiyumun her bir ortağının adı ve soyadı/ticaret unvanı ve geçekleştirilen iş kısmı ve tutarı belirtilecektir. Bu düzenleme her bir ortak için ayrı satırda yapılacaktır.] Gerçekleştirilen iş tutarı [İşin sözleşme fiyatlarıyla gerçekleşen tutarı yazılacaktır.] Toplam sözleşme tutarı [İşin ilk sözleşme bedelindeki yasal artışlar dahil toplam sözleşme bedeli yazılacaktır.] 10 Kabul tarihi [Kısmi kabul yapılıyor ise en son kısmın kabulünün yapıldığı tarih yazılacaktır.] Sözleşme devredilmiş ise Sözleşme devir tarihi 11 Sözleşme devir tarihindeki iş tutarı Adına belge düzenlenen yüklenicinin gerçekleştirdiği iş tutarı ve oranı 12 BELGE TUTARI [Belge tutarının hesaplanmasında, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğindeki düzenlemeler esas alınacaktır. Her türlü fiyat farkları ve KDV hariç tutar belirtilecektir.] AÇIKLAMA: [ İşveren tarafından iş bitirme belgesi düzenlenen hizmete ilişkin açıklama yapılmak isteniyor ise burada yer verilecektir.] Adı ve Soyadı* Unvanı İmza ve Mühür *İdare adına sözleşme yapmaya yetkili makam tarafından ad ve soyadı ile unvan belirtilerek imzalanacak ve mühürlenecektir. 17
WORLD ENERGY COUNCIL DÜNYA ENERJİ KONSEYİ TÜRK MİLLİ KOMİTESİ DÜNYA ENERJİ KONGRESİ (WEC 2016) TEKNİK ŞARTNAME ANKARA 18
WEC 2016 DÜNYA ENERJİ KONGRESİ (WORLD ENERGY CONGRESS) TEKNİK ŞARTNAME TANIMLAR KONU ORGANİZASYON TARİHİ HİZMETİN TARİFİ DEK İŞVEREN YÜKLENİCİ KONGRE MERKEZİ KONGRE : WEC 2016 DÜNYA ENERJİ KONGRESİ ORGANİZASYONU : 3-15 Ekim 2016, : 3-15 Ekim 2016 tarihleri arasında düzenlenecek olan WEC 2016 Dünya Enerji Kongresi ve Fuarı'na ilişkin bu şartnamede belirtilen lojistik ve diğer hizmetlerin tamamı, : Dünya Enerji Konseyi'ni, : Dünya Enerji Konseyi Türk Milli Komitesi ni (DEK-TMK), : Kongre ve Fuar Organizasyonu ile ilgili çalışmaları şartnamede belirtildiği şekilde yürütmeyi ve sonuçlandırmayı yüklenecek olan firmayı, : İstanbul Kongre Merkezi ve Lütfi Kırdar Kongre Merkezi ni, : WEC 2016 Dünya Enerji Kongresi ve Fuarı nı, ifade eder. 19